MỤC LỤC tài liệu

(Bấm phím Ctrl + click chuột vào đường link trong mục lục để di chuyển đến bài cần đọc)

Bài 1: 8 bước làm thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu - đọc để tự làm.
Đây là bài có tính chất kể lể, mô tả cho người mới bắt đầu dễ tưởng tượng toàn cảnh về
việc XNK nó như thế nào.
Bài 2: Thủ tục nhập khẩu hàng hóa
Đây là bài nói sâu hơn về thủ tục NHẬP hàng hóa về để Kinh Doanh. Dễ đọc, dễ hiểu.
Bài 3: Toàn cảnh Thủ tục hải quan
Đây là bài mang tính BẢN ĐỒ HỌC TẬP để tìm hiểu chi tiết hơn các Khái niệm.

Lưu ý: Khi đọc trên máy tính có kết nối Internet, người đọc có thể mở link để tìm hiểu
thêm từ các đường dẫn được giới thiệu trong bài.

1
Bài 1: 8 bước làm thủ tục hải quan cho người mới
bắt đầu - đọc để tự làm

Thỉnh thoảng tôi được nhiều bạn gọi điện hoặc email hỏi các bước làm thủ tục hải quan,
và thủ tục xuất nhập khẩu phải thực hiện thế nào, bắt đầu từ đâu. Có bạn băn khoăn lo
lắng vì công ty đang chuẩn bị xuất khẩu hay nhập khẩu lô hàng đầu tiên, mà chưa biết
phải làm gì trước, làm gì sau.

Khi được hỏi như vậy, nếu không quá bận rộn, thì tôi cũng cố gắng hướng dẫn tóm tắt
những bước công việc chính mà chủ hàng cần làm.

Mỗi lần hướng dẫn như vậy thì sơ sơ cũng phải 5-10 phút. Ít thời gian hơn thì không đủ
nói và trả lời hết ý cơ bản. Lâu hơn thì tôi không có thời gian, vì còn phải làm công việc
của mình. Thực tế thì việc làm thủ tục thông quan là chủ đề khá rộng, cần bỏ thời gian,
công sức, và có thể cả chi phí để học và thực hành mới có thể hiểu và làm thông thạo.

Nhưng rõ ràng không phải lúc nào cũng có điều kiện tối ưu để theo trình tự:

Học => luyện tập => bắt tay vào làm

Tình huống thực tế cần bạn phải bắt đầu luôn, kiểu như:

Vừa làm - vừa học - vừa luyện - vừa rút kinh nghiệm

… với hy vọng không mắc sai sót nào nghiêm trọng.

Nhu cầu học hỏi trong những trường hợp đó là chính đáng, vì thực tế công việc là như
vậy. Chúng ta cần thu lượm nhanh để bắt tay vào làm luôn.

Và tôi viết bài này để phần nào trợ giúp bạn thực hiện nhiệm vụ đó. Đồng thời, cũng là
để khi ai đó gọi điện nhờ tôi hướng dẫn từ đầu, thì vui lòng đọc bài này trước. Như vậy
sẽ tiết kiệm thời gian cho cả 2 bên, mà tôi vẫn giữ được tiếng về sự nhiệt tình của mình
(hy vọng như vậy).
Ghi chú: Bài viết này ở mức cơ bản, dành cho người mới. Nếu bạn đã có kinh nghiệm rồi, thì không phù
hợp lắm. Khi đó bạn có thể tham khảo thêm những bài viết khác trong loạt bài về Thủ tục hải quan (link:
https://www.container-transportation.com/thu-tuc-hai-quan.html).

2
Trước hết, tôi bắt đầu với một số tình huống mà bạn rất có thể đang gặp phải:

● Công ty bạn mới thành lập, và chuẩn bị xuất hoặc nhập khẩu lô hàng đầu tiên.

Bạn lo lắng không biết tự làm thủ tục có khó không, có phát sinh nhiều chi phí

không. Hoặc nếu thuê đơn vị dịch vụ hải quan thì phối hợp công việc với họ ra

sao cho hiệu quả.

● Bạn mới được tuyển dụng vào công ty xuất nhập khẩu, nhưng chưa hề có

kinh nghiệm về mảng thủ tục xuất nhập hàng. Bạn hoang mang, nhỡ làm không

đúng thì bị Sếp khiển trách. Bạn muốn tự tìm hiểu kết hợp với nhờ đồng nghiệp

chỉ bảo thêm.

● Bạn là nhân viên mới cho công ty làm dịch vụ hải quan, nhưng chưa có

kinh nghiệm thực tế, nên muốn tìm hiểu từ đầu để chuẩn bị làm dịch vụ cho

khách hàng sắp tới.

Nếu nằm trong số những trường hợp tôi liệt kê phía trên thì bạn đúng là người mới vào
nghề, và cần được hướng dẫn chi tiết.

Cũng vì nhu cầu tìm hiểu trong mỗi trường hợp sẽ khác nhau, nên bạn cần chọn đọc bài
nào dưới đây phù hợp với nhu cầu của mình nhất. Tôi viết mỗi bài cho 1 đối tượng khác
nhau:

1. Bạn muốn tự làm thủ tục hải quan, thì đọc tiếp phần sau của bài viết này.
2. Nếu bạn muốn thuê đơn vị dịch vụ làm thủ tục hải quan, và muốn tìm hiểu
nghiệp vụ để phối hợp với họ cho hiểu quả, thì đọc bài hướng dẫn các phối hợp
với đơn vị dịch vụ hải quan.
3. Trường hợp bạn mới vào nghề và muốn học để làm dịch vụ cho khách hàng thì
đọc 1 bài Hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan.

Tất nhiên, nếu có thời gian, bạn có thể xem tất cả các trường hợp để hiểu toàn diện
hơn. Nhưng có lẽ ban đầu chỉ cần hiểu lĩnh vực mình đang cần là đủ. Khi nào có nhiều
thời gian sẽ tham khảo thêm sau.

Tôi xin nhắc lại chủ đề để tránh nhầm lẫn:

Bạn muốn tìm hiểu để có thể tự làm thủ tục hải quan

3
 cho hàng xuất nhập khẩu của công ty mình.

Tôi sẽ cố gắng giới thiệu chi tiết những bước công việc cần thực hiện. Tất nhiên, trong
khuôn khổ 1 bài viết thì tôi không thể nói hết tất cả các trường hợp, mà chỉ nêu những
gì phổ biến, điển hình mà thôi.

Bài hơi dài chút xíu, bạn chịu khó đọc nhé.

Trước hết, các bước công việc có phần khác nhau ít nhiều giữa hàng xuất và hàng nhập, hàng Sea
và hàng Air. Tôi sẽ hướng dẫn thủ tục cho lô hàng nhập đường biển cho loại hình kinh
doanh. Trường hợp này thường nhiều bước hơn, có phần phức tạp hơn, và cũng nhiều
bạn thắc mắc với tôi hơn.

Bạn có thể xem lần lượt theo trình tự bài viết, hoặc bấm vào link để chuyển ngay đến
bước mình muốn đọc:

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan
Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS
Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Bước 5: Khai và truyền tờ khai hai quan
Bước 6: Lấy lệnh giao hàng
Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Để có cái nhìn bao quát, bạn có thể muốn tìm hiểu trước về Thủ tục nhập khẩu hàng
hóa (link: https://www.container-transportation.com/thu-tuc-nhap-khau-hang-
hoa.html) nói chung, trong đó tôi có nêu những bước chính mà nhà nhập khẩu thường
quan tâm như:

1. Loại hình nhập khẩu: hàng kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập

tái xuất..
2. Hàng cấm nhập, hàng phải xin giấy phép
3. Ký kết hợp đồng ngoại thương
4. Vận chuyển quốc tế
5. Làm thủ tục hải quan
6. Chuyển hàng về kho

Trong những mục nội dung chính trên, ở bài viết này, tôi sẽ đi chi tiết vào mục 5: làm
thủ tục hải quan (dành cho người mới làm lần đầu).

Các bước công việc liệt kê trong phần tiếp theo dưới đây mang tính chất tương đối,
thường được áp dụng hiện nay, nhưng không phải lúc nào cũng như vậy. Bước 1, 2, 3
có thể thực hiện đồng thời hoặc đổi thứ tự linh hoạt cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

4
Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Chứng nhận xuất xứ (CO)

Như tôi đã nêu trong bài viết Thủ tục nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị bộ chứng
từ. Bắt đầu từ Hợp đồng ngoại thương, trong đó quy định những chứng từ liên quan
như: Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ,
Chứng nhận chất lượng…

Khi có file mềm là lúc bạn có thể kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ. Nếu thấy chỗ
nào chưa hợp lý thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu
cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay.

Ở bước này, bạn có thể tương đối dễ dàng điều chỉnh những chi tiết, nội dung chưa phù
hợp. Nếu để đến khi người bán đã gửi chuyển phát nhanh giấy tờ gốc đi rồi, thì việc
thay đổi sẽ khó hơn, mất nhiều thời gian chờ đợi, và thường sẽ phát sinh chi phí.

Vì thế, bạn nên cẩn thận trong việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, và đầy đủ của
chứng từ.

Kinh nghiệm làm thủ tục của tôi cho thấy, cẩn trọng ở bước này sẽ giúp bạn làm thủ tục nhập khẩu
thuận tiện hơn rất nhiều.

Nhưng kiểm tra thế nào đây?

Với người mới làm thì cũng hơi khó, vì cái gì cũng mới mẻ. Bạn đành phải chịu khó tìm
hiểu nghiên cứu trước thôi. Có 2 việc tôi nghĩ bạn cần chuẩn bị khi làm thủ tục lần đầu:

Thứ nhất: tìm hiểu về các chứng từ liên quan, nghĩa là bạn phải hiểu giấy tờ đó là cái
gì, dùng để làm gì, và trên đó có những nội dung gì quan trọng.

Dưới đây là những bài tôi đã viết về một số chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng mà
bạn cần xem trước:

5
 ● Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

● Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

● Chi tiết đóng gói (Packing List)

● Vận đơn (Bill of Lading)

● Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Ngoài ra còn những chứng từ khác có thể lô hàng của bạn cần đến như: CQ, CA,
Fumigation Certificate… Gặp loại nào thì phải nghiên cứu loại ấy, nếu không muốn mắc
sai sót.

Thứ hai: sau khi đã kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, bạn cần đối chiếu
chéo số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác. Đặc biệt lưu ý
đến Invoice và CO (nếu có CO ưu đãi thuế đặc biệt, như các mẫu D, E, KV, JV…)

Một số những chi tiết cần đối chiếu như:

● Tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên Invoice, Hợp đồng

● Số kiện (packages), tổng trọng lượng hàng (Gross Weight) trên B/L và P/L…

● Với CO thì phải kiểm tra chi tiết. Bạn kiểm tra từng ô, và đối chiếu với các chứng

từ khác như B/L, Invoice, Packing List… Tốt nhất là không sai gì mới yên tâm. Sai

là dễ mất tiền thuế, vì không được hưởng ưu đãi đặc biệt.

Sau khi kiểm tra và phối hợp với người bán để bổ sung chỉnh sửa (nếu cần), bạn đã có
bộ hồ sơ tốt. Về cơ bản là đã yên tâm làm thủ tục tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục

hải quan

6
 Chữ ký số Viettel

Theo như tôi biết thì hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều dùng chữ ký số để khai
thuế. Công ty bạn có thể dùng luôn chữ ký số đã có, không cần phải mua thêm.

Với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần mua chữ số mới. Bạn nên chọn mua của những
thương hiệu lớn như Vietel, VNPT, FPT… Cứ alo cho nhân viên hoặc đại lý của họ, bạn sẽ
được tư vấn tận tình.

Sau khi mua xong, bạn cần đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan thì mới có
thể truyền tờ khai hải quan điện tử.

Về lý thuyết, mọi người hoàn toàn có thể xem hướng dẫn và tự đăng ký.

Nhưng nói thực là việc đọc & làm theo hướng dẫn khá mất thời gian. Nhiều bước hơi
phức tạp, và dễ sai sót. Vì thế, lời khuyên của tôi là: nhờ bên cung cấp chữ ký số đăng
ký giúp. Kể cả bạn đã mua từ trước, thì vẫn có thể liên hệ với họ nhờ làm giúp, và
thường là miễn phí. Họ làm thường xuyên nên chỉ làm trong 5-10 phút là xong. Còn nếu
bạn tự thực hiện thì yên tâm là phải mất vài tiếng đồng hồ là ít, chưa kể làm xong rồi
nhưng vẫn có thể sai sót, không truyền được tờ khai.

Trường hợp công ty bạn thuê dịch vụ khai báo hải quan, thì bạn cũng có thể nhờ họ
làm, có phí hoặc miễn phí tùy từng bên. Như công ty tôi làm dịch vụ thì thường đăng ký
free cho khách hàng.

Nếu so sánh giữa phương án tự chủ hàng làm, nhờ dịch vụ hải quan, và nhờ đơn vị
cung cấp chữ ký số, thì tôi thấy bên công ty bán chữ ký số thao tác nhanh hơn cả. Đơn
giản là vì họ làm thường xuyên.

Nếu quyết định tự thực hiện, thì bạn lưu ý: cần đăng ký chữ ký số 2 lần (cùng của Tổng
cục hải quan):

1. Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số

container/seal, CO… Làm xong, đợi vài tiếng là hệ thống cập nhật.
2. Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường
phải đợi đến ngày hôm sau mới dùng được chức năng này.

Các bước tự đăng ký, bạn có thể xem trong Hướng dẫn trên website của Tổng cục hải quan.

Khi có chữ ký số đăng ký xong, bạn cần cài đặt phần mềm để khai và truyền tờ khai hải
quan như tôi trình bày ở các bước kế tiếp.

Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan

VNACCS

7
Để khai báo hải quan điện tử, bạn có thể chọn một trong các phương án:

1. Dùng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp.
Phần mềm này cùng hướng dẫn sử dụng và các thông tin liên quan khác có thể
được tải về từ địa chỉ:
https://www.customs.gov.vn/ChuyenMuc/VNACCS_VCIS/Default.aspx
2. Chủ động xây dựng phần mềm theo chuẩn thông điệp kết nối đã được Tổng cục
Hải quan công bố tại địa chỉ:
http://ptsw.customs.gov.vn/vnaccs/EDI%20Detailed%20Design.rar
3. Sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan
xác nhận hợp chuẩn.

Trên lý thuyết là có 3 phương án như trên, nhưng thực tế thì gần như chỉ có phương án thứ 3 khả
thi. Lý do thế này:

Phần mềm miễn phí do Tổng cục hải quan cung cấp thì rất ít đơn vị dùng. Tôi chưa
kiểm chứng nhưng đoán rằng có lẽ bởi vì khó sử dụng, không thân thiện. Phương án tự
phát triển cũng ít khả thi, nhất là đối với đại đa số các công ty xuất nhập khẩu.

Vậy chỉ còn phương án 3: dùng phần mềm của các công ty công nghệ được công nhận.
Theo như 1 bài báo trên trang baohaiquan.vn, các công ty đủ điều kiện như:

1. Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT;

2. Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn;
3. Công ty TNHH thương mại dịch vụ CNTT G.O.L;
4. Công ty cổ phần Softech;
5. Công ty cổ phần TS24

Danh sách là vậy, nhưng phần mềm do bên nào viết dùng phù hợp nhất mới là vấn đề
người dùng quan tâm.

Hiện rất nhiều công ty xuất nhập khẩu dùng phần mềm ECUS của Thái Sơn. Bản thân
công ty tôi, và bạn bè làm dịch vụ hải quan, hầu hết cũng đều đang dùng của công ty
công nghệ này. Lý do là vì bên tôi dùng từ ngày đầu khai hải quan điện tử, lâu thành
quen, chất lượng cũng khá ổn, và dịch vụ hỗ trợ tốt. Tôi giới thiệu khách quan, chứ
không quảng cáo, vì chẳng được lợi lộc gì trong việc này.

Bạn có thể tìm hiểu và tải phần mềm ECUS-EK từ website của Thái Sơn. Trên trang đó
cũng có hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng luôn. Phần mềm hiện miễn phí cho khách
hàng có thể truyền 20 tờ khai đầu tiên, sau đó có thu phí theo hợp đồng. Để biết chi

8
tiết hơn, bạn nên hỏi trực tiếp nhà cung cấp trước khi quyết định có chọn sử dụng phần
mềm của họ hay không.

Rồi, giờ coi như đã xong khâu chọn và cài đặt phần mềm. Bước tiếp phải làm mới liên
quan trực tiếp đến thủ tục xuất nhập khẩu

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa xuất nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền
tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn xuất, hoặc nhập khẩu.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất
lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm…

Với hàng xuất khẩu, cần căn cứ vào nội dung hợp đồng ngoại thương để làm thủ tục
kiểm tra chuyên ngành cho phù hợp. Chẳng hạn: kiểm dịch thực vật, hun trùng…
Thường thì đó là tùy chọn theo thỏa thuận giữa người mua và người bán, chứ không
phải là điều kiện bắt buộc khi làm thủ tục hải quan.

Với hàng nhập khẩu thì có khác. Với mỗi mặt hàng cụ thể, chủ hàng căn cứ vào quy
định hiện hành để biết có phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Bạn nên tìm hiểu
trước vấn đề này, để tránh rủi ro phát sinh thời gian, chi phí.

9
 Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng, đã được xác nhận

Nếu hàng của bạn không cần kiểm tra chuyên ngành bỏ qua bước này (may quá!).

Trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan
kiểm tra theo quy định, chẳng hạn:

● Kiểm dịch thực vật

● Kiểm dịch động vật

● Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm

● Kiểm tra an toàn chất lượng

● Đăng kiểm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng

Hồ sơ đăng ký với mỗi cơ quan yêu cầu mỗi khác, nên tôi không thể nêu chi tiết tại đây.
Bạn chịu khó tìm hiểu quy định và hướng dẫn liên quan để thực hiện nhé. Có thể tham
khảo thêm Danh sách các văn bản pháp luật về thủ tục hải quan để tìm văn bản liên
quan đến mặt hàng mà bạn định nhập khẩu.

10
Thời điểm làm hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
của hãng vận chuyển, thường là trước khi tàu đến 1-2 ngày.

Sau khi nhận bộ hồ sơ và xem xét thấy đầy đủ hợp lệ, cơ quan chuyên ngành sẽ cấp số
và ngày đăng ký. Thông thường, họ ghi & đóng dấu vào ô xác nhận trên giấy đăng ký
mà bạn đã nộp. Với chứng từ này trong tay, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hai quan

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, bạn có thể lên tờ khai.

Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của
lô hàng vào tờ khai. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lên tờ khai của Công ty phần mềm
Thái Sơn, để biết cách thực hiện.

Thực sự mà nói, với lần đầu tiên thì rất khó để cho bạn có thể tự lên tờ khai bằng phần
mềm, vì trên đó có quá nhiều thông tin phải nhập. Ấy là chưa nói đến rất nhiều các mã
số mà bạn sẽ không hiểu phải lựa chọn thế nào, hay phải tìm từ đâu, chẳng hạn như
mã cảng, mã hải quan, mã loại hình...

Tôi nói như vậy không có ý làm bạn nản lòng. Nhưng cần phải chuẩn bị thật kỹ, và nếu
có thể thì tham khảo thêm từ người có kinh nghiệm. Hãy tìm đến bạn bè, người thân đã
từng làm tờ khai, nhờ họ giúp đỡ. Hoặc bạn có thể gọi điện thoại lên tổng đài công ty
Thái Sơn nhờ họ trợ giúp.

Một khi đã lên đủ những phần cần thiết của tờ khai, và kiểm tra lại cho chắc chắn, bạn
có thể truyền thử tờ khai. Khi thông tin đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số.

Sau khi truyền thử, bạn cần kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã
loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan… Lưu ý: nếu sai
những thông tin này, nhiều khả năng bạn phải hủy tờ khai, chứ không được truyền sửa
như những thông tin khác.

>> Download các bảng mã: chi cục hải quan, địa điểm lưu kho, mã cảng...

Ngoài ra bạn cũng nên check lại số thuế phải nộp, nếu cần thì tính toán lại bằng máy
tính bỏ túi, hoặc file Excel. Bên tôi dùng file Excel lập sẵn công thức để kiểm tra lại số
thuế phải nộp cho nhanh. Cách đó sẽ giúp người làm yên tâm hơn.

Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

● Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát

làm nốt thủ tục là xong.

● Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy

● Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa

11
Giờ bạn in tờ khai ra chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra
để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng
tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D/O.

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu
kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như:

● Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh.

● Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không

● Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi

thông tin phí)

Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí.
Mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo những chứng từ sau:

● Chứng minh nhân dân: 1 bản photo

● Vận đơn: 1 bản photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hãng có bản photo sẵn,

nhưng có hãng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng

dấu, lấy về làm chứng từ hải quan.

● Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn

& dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu

cầu phải nộp cả 3 bản gốc.

● Tiền phí: nộp tại ngân hàng (nhân viên ngồi ngay tại hãng tàu, hoặc ở gần đó).

Với hàng nguyên container (Full Container Loaded - FCL), nếu hàng đã về cảng quá thời
gian miễn phí lưu container tại cảng (Free Demurrage), thì bạn cần nộp thêm phí để gia
hạn đến ngày dự kiến lấy hàng. Mức phí dao động khác nhau theo loại container, theo
các hãng, nhưng ước chừng mức ban đầu khoảng: 200-300k/20’DC; 400-500k/40’DC.
Hàng để ở cảng càng lâu, mức phí có thể sẽ tăng lên mức cao hơn.

Thủ tục lấy lệnh không khó, nhưng cũng hơi lằng nhằng, lại thêm mỗi hãng mỗi khác.
Nếu bạn chưa quen, thì cứ đến đó, vướng đâu hỏi đấy thôi.

12
Ghi chú thêm: Bạn cần phân biệt giữa Lệnh của forwarder và Lệnh của hãng tàu, tương
ứng với House Bill of Lading (HBL) và Master Bill of lading (MBL).

>> Phân biệt House Bill và Master Bill

Nếu công ty bạn là người nhận hàng (consignee) trên Master B/L của hãng tàu, thì chỉ
cần đến hãng tàu (shipping lines) lấy lệnh.

Nếu bạn dùng House B/L thì sẽ lấy lệnh tại công ty giao nhận (freight forwarder) lấy
lệnh của họ. Sau đó họ có thể ủy quyền để bạn sang hãng tàu lấy tiếp lệnh hãng tàu và
cược vỏ container. Cũng nhiều khi, forwarder đã lấy lệnh hãng tàu rồi, thì bạn chỉ cần
đến hãng tàu cược vỏ là xong.

Đến đây là bạn đã xong bước lấy Lệnh giao hàng.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tùy theo luồng tờ khai mà chứng từ cần chuẩn bị khác nhau.

Tờ khai luồng Xanh:

... thì hồ sơ chỉ cần tờ khai in từ trên phần mềm và tờ mã vạch in từ website của Tổng
cục hải quan, đem đến bộ phận hải quan giám sát làm nốt thủ tục.

Tờ khai luồng Vàng:

Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu gồm:

1. Giấy giới thiệu của công ty

2. Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp
4. Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận
chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)
5. Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (nếu điều kiện ExWork, FOB), hóa đơn phụ phí
CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp
6. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)
7. Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu
xác nhận của cơ quan chuyên ngành
8. Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of
Quality - CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis - CA), Chứng nhận sức khỏe
(Health Certificate)...

13
Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc
xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing
List), và những chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật… của lô
hàng. Nguyên tắc là: chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ, thì càng thuận lợi cho việc làm thủ
tục.

Tờ khai luồng Đỏ:

... chuẩn bị chứng từ cho 2 khâu nghiệp vụ:

● Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn chuẩn bị như với luồng Vàng tôi vừa nêu trên.

● Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm

hóa tại cảng, hoặc kho. Bạn chuẩn bị thêm: giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn

hạn) đã lấy ở bước trên. Đọc thêm về thủ tục kiểm hóa hải quan tại đây.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, bạn đem xuống chi cục hải quan để làm thủ tục
nhé.

Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Ở bước này, cũng lại theo tờ khai luồng gì mà làm công việc tương ứng:

Tờ khai luồng Xanh:

Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt
thủ tục là xong.

Tuy vậy, theo kinh nghiệm của tôi, vẫn có trường hợp hải quan thấy nghi vấn, và hỏi
thêm chi tiết về lô hàng. Vì thế để cho chắc chắn, bạn cứ đem theo bản photo của
những chứng từ khác như Invoice, Packing List, B/L..., phòng khi hải quan hỏi thì có
sẵn chứng từ giải thích luôn.

Tờ khai luồng Vàng:

14
 Làm thủ tục hải quan tại chi cục

Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Có một số tình huống hay xảy ra:

● Hồ sơ chuẩn chỉnh, không có gì cần hỏi thêm. Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn.

Quá tuyệt!

● Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý, và chất vấn. Bạn

phải giải thích, và xuất trình thêm chứng từ bổ sung nếu cần. Nếu thỏa đáng, họ

sẽ thông quan, vậy là xong.

● Khi có vướng mắc, bạn giải thích nhưng không hợp lý, hải quan yêu cầu bạn phải

chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, bạn cần truyền sửa tờ khai trên phần

mềm. Tốt nhất, nên có ai ở văn phòng truyền sửa cho nhanh, trong khi bạn vẫn

ở chi cục để theo sát tiến độ. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông

quan cho bạn. Nếu chưa hợp lý, hoặc phát hiện thấy những nội dung khác nữa,

thì các bước lại lặp lại như trên, đến khi hoàn tất.

● Trường hợp tài liệu và giải thích của bạn không đủ thuyết phục, hoặc nhận thấy

có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có

thể sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp

(kiểm hóa giống luồng Đỏ, chi tiết trong phần dưới). Trường hợp này ít gặp,

nhưng vẫn có thể xảy ra, nhất là với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với

những mặt hàng nhạy cảm, có rủi ro gian lận cao. Nếu chẳng may lâm vào tình

huống này, bạn cũng cứ bình tĩnh tìm cách giải thích hết mức có thể, để tránh bị

15
 chuyển kiểm. Còn nếu cố gắng hết sức rồi vẫn không được thì vui vẻ làm thủ tục

kiểm hóa thôi. Các bước như trong phần tiếp theo.

Tờ khai luồng Đỏ:

Kiểm hóa bằng máy soi

Vào luồng này là không may rồi, chủ hàng sẽ mất công sức và tốn chí phí hơn. Đành
làm cho biết vậy!

Trước hết, hải quan sẽ check hồ sơ giấy, giống như với luồng Vàng nêu trên. Nếu cần
hỏi, chỉnh sửa tờ khai thì bạn cũng phải làm cho xong.

Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận
kiểm tra thực tế hàng hóa (thường gọi tắt là “kiểm hóa”).

Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan phát
hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng...
thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì quay lại chi cục giải quyết
thông quan cho lô hàng.

Vậy thôi!

Sau khi đã có tờ khai thông quan, việc bạn cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ khai từ
website của tổng cục hải quan, xuống hải quan giám sát tại cảng/kho để làm nốt thủ
tục. Hải quan dùng thiết bị đọc mã vạch, bấm kêu chít một cái, ký giấy là xong.

Vậy là hoàn tất thủ tục hải quan. Bạn đem theo lệnh vào cảng/kho làm thủ tục đổi lệnh
của cảng/kho để giao cho xe kéo hàng. Lưu ý hạn lệnh của hãng tàu (với hàng nguyên
container), nếu thấy lệnh hết hạn thì phải đến hãng tàu gia hạn trước khi đổi lệnh ở
cảng.

***

Đến đây, tôi xin kết thúc bài viết. Cám ơn bạn đã kiên nhẫn ngồi đọc, mặc dù khá dài.

16
Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè
cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

17
Bài 2: Thủ tục nhập khẩu hàng hóa
Bạn muốn tìm hiểu về thủ tục nhập khẩu hàng hóa? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các
bước cần thực hiện để nhập khẩu một lô hàng.

Xuất nhập khẩu là một lĩnh vực khá rộng nên khó có thể gói gọn trong nội dung một bài
viết. Để đơn giản, tôi sẽ chỉ nói tóm tắt về cách thức làm thủ tục để nhập khẩu một lô
hàng, theo điều kiện nhập kinh doanh.

Với những loại hình khác như nhập gia công, sản xuất xuất khẩu, đầu tư, tạm nhập tái
xuất…, thủ tục nhập khẩu hàng hóa sẽ phức tạp hơn nên sẽ được trình bày riêng trong
những bài viết khác.

Loại hình nào khi làm thủ tục nhập khẩu hàng
hóa?
Trước hết, hãy cùng hiểu một chút xem hàng nhập theo loại hình kinh doanh là như thế
nào. Một cách đơn giản, nhập kinh doanh là loại hình nhập khẩu hàng hóa theo hợp
đồng mua bán về Việt Nam để sau đó bán nội địa hoặc làm nguyên liệu phục vụ sản
xuất (ra hàng hóa tiêu thụ trong nước).

Một số ví dụ minh họa cho loại hình nhập kinh doanh để bạn tiện so sánh tham khảo:

● Nhập khẩu hàng thiết bị thể thao, đồ dùng nhà bếp, dây điện từ Trung Quốc về

Việt Nam để bán tại các cửa hàng;

● Nhập khẩu hạt nhựa từ Thái Lan để sản xuất sản phẩm nhựa tiêu thụ tại Việt

nam

● Nhập khẩu gỗ từ Lào về để sản xuất đồ gỗ (dùng nội địa)

● Nhập thịt bò từ Nhật về để bán tại siêu thị

● v.v…

Nếu bạn vẫn còn phân vân mình nên nhập khẩu theo loại hình nào, có thể tìm hiểu
thêm về các loại hình xuất nhập khẩu.

Đến đây, giả sử bạn đã biết mình muốn nhập khẩu hàng theo loại hình kinh doanh, mã
A11.

18
Chuyển sang bước tiếp theo, bạn nên kiểm tra xem hàng của bạn có thuộc loại...

Làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Hàng cấm nhập, xin giấy phép?

Rõ ràng, khi chuẩn bị nhập hàng, bạn cần trả lời rõ những câu hỏi dưới đây.

● Hàng có bị cấm nhập khẩu không?

● Hàng có cần giấy phép nhập khẩu không? Nếu có, của cơ quan nào? >> Tìm hiểu về

Giấy phép nhập khẩu tại đây.

● Hàng có cần Công bố hợp quy không?

● Có cần kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan không? Nếu có, của cơ quan nào?

v.v...

Việc tìm hiểu này quan trọng, tránh nhập phải mặt hàng cấm, hoặc không đủ thời gian
xin giấy phép, hay không kịp Công bố chất lượng trước khi nhập hàng về.

Bên tôi đã có khách hàng nhập hàng thủy sản đông lạnh mà chậm xin giấy phép, phải
chịu chi phí lưu cont, phí cắm lạnh tại cảng... cực kỳ tốn kém. Ấy là chưa kể có trường
hợp còn bị xử phạt vì nhập hàng không giấy phép.

Khi nhập khẩu mặt hàng mới, bạn nên cẩn trọng với việc xin giấy phép (nếu có) khi
chuẩn bị làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa.

Nếu mặt hàng phải Công bố hợp quy, ví dụ: thực phẩm chức năng, đá ốp lát..., thì phải
làm thủ tục này trước khi nhập hàng về. >>Tìm hiểu thêm về công bố hợp chuẩn,
công bố hợp quy.

19
Để tìm hiểu cụ thể về mặt hàng nào bị cấm nhập, phải xin giấy phép, hay phải công bố
hợp quy, bạn có thể tìm đọc Nghị định 187/2013/NĐ-CP (lưu ý các Phụ lục), và thông tư
04/2014/TT-BTC.

Sau bước kiểm tra trên, khi mặt hàng muốn nhập không bị cấm, không cần giấy phép,
hoặc sẽ thu xếp được giấy phép, bạn có thể yên tâm tìm hiểu tiếp các bước tiếp theo
của thủ tục nhập khẩu hàng hóa.

Dưới đây, tôi tóm tắt theo trình tự (tương đối) về thời gian để bạn tiện theo dõi. Đây
cũng là cách mà tôi thường tư vấn cho khách hàng khi họ chưa nắm rõ và muốn tìm
hiểu chi tiết hơn.

Ký hợp đồng ngoại thương

Bước đầu tiên là việc đàm phán ký kết hợp đồng mua hàng với đối tác nước ngoài.
Theo đó, hai bên sẽ thỏa thuận những điều kiện liên quan, trong đó có một số điều
khoản chính như sau:

● Tên hàng

● Quy cách hàng hóa

● Số lượng / trọng lượng hàng

● Giá cả

● Cách đóng gói

Và một số điều khoản quan trọng khác:

● Điều kiện giao hàng (CIF, FOB, EXW...),

● Thời gian giao hàng

● Thanh toán: thời hạn, phương thức thanh toán: bằng điện chuyển tiền (TT) hay

tín dụng thư (L/C)...

● Chứng từ hàng hóa người bán phải gửi người mua

Tìm hiểu thêm về Hợp đồng ngoại thương

Vận chuyển hàng quốc tế

Đến bước này, hai bên sẽ thu xếp vận chuyển hàng theo điều kiện đã thỏa thuận. Trách
nhiệm của mỗi bên đến đâu, sẽ theo quy định trong hợp đồng.

20
Bạn có thể căn cứ vào điều kiện giao hàng nêu trên (FOB, CIF…), và tham khảo trong
Các điều kiện thương mại quốc tế - Incoterms (bản 2000 hoặc 2010), để biết hàng hóa
chuyển giao cho mình từ thời điểm nào, và trách nhiệm của mình gồm những gì.

Tóm tắt sơ bộ 4 điều kiện phổ biến như dưới đây:

Điều kiện thương Trách nhiệm của người mua Ghi chú
mại

● Vận tải bộ ở nước XK Trách nhiệm của người mua

là lớn nhất.
● Thủ tục hq nước XK

● Vận tải biển

Ex.Work ● Mua bảo hiểm hàng

● Thủ tục hq ở VN

● Vận tải bộ ở VN

● Vận tải biển

● Mua bảo hiểm hàng

FOB ● Thủ tục hq ở VN

● Vận tải bộ ở VN

● Thủ tục hq ở VN
CIF ● Vận tải bộ ở VN

Cung cấp chứng từ để

DDU người bán làm thủ tục
nhập khẩu hàng hóa

Cụ thể hơn, theo điều kiện CIF, người bán thuê công ty vận chuyển (hãng tàu) và mua
bảo hiểm hàng, đưa hàng đến cảng dỡ (chẳng hạn Hải Phòng). Bạn là người mua hàng,
sẽ làm thủ tục hải quan tại Hải Phòng & tự thuê vận tải bộ kéo hàng về kho.

21
Với điều kiện FOB, bạn sẽ tự thu xếp chặng vận tải biển & mua bảo hiểm cho hàng. Bạn
cũng cần lưu ý, với cả 2 điều kiện này, trách nhiệm của người bán hàng sẽ đều chấm
dứt khi hàng qua lan can tàu ở cảng xếp.

Với những điều kiện khác: ExWork, DDU… trách nhiệm của hai bên sẽ thay đổi, bạn tra
cứu Incoterms, sẽ biết mình cần phải làm gì.

Tìm hiểu thêm về Incoterms tại đây

Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu

Đối với hàng nhập khẩu theo điều kiện FOB, CIF, CNF, nhà nhập khẩu phải làm thủ tục
hải quan tại Việt Nam. Bạn có thể tự làm hoặc thuê công ty dịch vụ thông quan làm
thay.

Công ty tôi chuyên làm thủ tục hải quan cho hàng kinh doanh tại Hải Phòng, Hà Nội, Đà
Nẵng, Tp. HCM. Bạn có thể gửi yêu cầu báo giá như dưới đây.

Thủ tục hải quan & vận

chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất

nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng,
thuận lợi!

Còn đối với những điều kiện như DDU, DDP (hoặc DAP) thì người bán sẽ làm thủ tục cho
bạn và chuyển hàng đến kho của bạn. Tất nhiên, là người nhập khẩu, bạn phải cung
cấp chứng từ cần thiết để kê khai hải quan.

Để làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa trong bước này, cần có bộ chứng từ để làm hồ sơ
hải quan. Thông thường sau khi hàng xếp lên tàu tại cảng nước ngoài, người bán hàng
gửi cho bạn một bộ chứng từ gốc.

Số lượng & loại giấy tờ sẽ quy định rõ trong hợp đồng mua bán, và thường gồm các
chứng từ sau:

● Bộ vận tải đơn (Bill of Lading): 3 bản chính

● Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)- 3 bản chính

22
 ● Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List): 3 bản chính

● Giấy chứng nhận xuất xứ (CO - Certificate of Origin): có thể theo mẫu D, E, AK…

để được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu.

● Ngoài ra còn một số giấy tờ khác như: chứng nhận chất lượng (CQ), chứng nhận

phân tích (CA), đơn bảo hiểm, hun trùng, kiểm dịch ... nếu có.

Căn cứ vào thông tin trên những chứng từ thương mại trên, bạn sẽ khai hải quan nhập
khẩu theo quy định hiện hành. Việc kê khai này hiện được thực tiện qua phần mềm hải
quan điện tử, tức là được khai và truyền dữ liệu qua mạng internet.

Sau khi truyền tờ khai bằng phần mềm, bạn cần in tờ khai cùng bộ chứng từ giấy để tới
chi cục hải quan (chi cục quản lý cảng dỡ hàng hoặc kho CFS đang lưu giữ hàng). Tùy
theo kết quả truyền tờ khai là Luồng xanh, Luồng vàng, hay Luồng đỏ, mà bộ chứng từ
cần nhiều hay ít. Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn nên chuẩn bị sẵn những chứng từ đầy
đủ như trường hợp tờ khai luồng Vàng.

Trong trường hợp luồng Vàng, hồ sơ hải quan gồm:

1. Bộ tờ khai hải quan & phụ lục (nếu nhiều mục hàng): 01 bản in
2. Hóa đơn thương mại: 01 bản sao
3. Vận đơn: 01 bản sao
4. Hóa đơn cước biển (với điều kiện FOB): 01 bản sao
5. Chứng từ khác: CO, kiểm tra chất lượng (nếu có)…

Bạn đem bộ hồ sơ tới đúng chi cục hải quan để làm thủ tục. Đồng thời đừng quên nộp
thuế để được thông quan.

Công việc tiếp theo, bạn xuống cảng đổi lệnh và trình ký hải quan cổng, bãi. Như vậy là xong
công việc thủ tục nhập khẩu hàng hóa liên quan tới cơ quan hải quan.

● Dịch vụ hải quan dành riêng cho người mới nhập khẩu lần đầu

● Tìm hiểu thêm về thủ tục hải quan

Chuyển hàng về kho

Sau khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu xong, lúc này bạn chỉ cần bố trí phương tiện
vận tải bộ để đưa hàng về kho của mình.

23
Thường thì, chủ hàng có thể thuê xe container (hàng nguyên container - FCL) hoặc xe tải nhỏ (với
lô hàng lẻ LCL), chuyển cho họ lệnh giao hàng mà đơn vị vận tải biển cấp (hãng tàu
hoặc công ty forwarding). Nhà xe sẽ vào cảng hoặc kho CFS làm nốt thủ tục hải quan
tại kho bãi, rồi lấy hàng chở về địa điểm đích cho bạn.

Nhiều chủ hàng e ngại việc thủ xếp nhiều công đoạn, và muốn tìm công ty giao nhận
vận tải làm trọn gói tất cả các khâu dịch vụ: vận tải biển, thủ tục hải quan, vận tải bộ...

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, hoặc thực sự muốn tập trung thời gian vào công việc
thương mại của mình, việc thuê dịch vụ sẽ giúp bạn nhiều. Công ty tôi chuyên làm dịch
vụ vận chuyển và thủ tục để phục vụ nhu cầu của công ty bạn.

Vận chuyển & thủ tục hải quan

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập

khẩu hàng hóa thuận lợi!

Đến đây tôi xin kết thúc bài viết về thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Hy vọng những kinh
nghiệm và thông tin tôi trình bày ở đây giúp ích cho công việc của bạn.

Bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết liên quan:

● 8 bước làm thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu - Đọc & tự làm

● Hướng dẫn các bước phối hợp cho chủ hàng khi thuê dịch vụ hải quan

Và những bài viết về thủ tục nhập khẩu một số loại hàng cụ thể:

● Trái cây tươi

● Lốp xe ô tô

● Xe nâng, máy xúc, máy đào

● Đàn Piano

● Dụng cụ thể thao

● Đá Granite

24
 ● Bình chữa cháy

● Thuốc sát trùng

● Thực phẩm chức năng

● Thiết bị vệ sinh: sen vòi, bồn tắm, bệ bệt...

● Máy làm mát không khí bằng bay hơi

Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích trong bài viết này thì nhấp Like & Share để bạn bè
cùng đọc nhé. Cám ơn bạn!

25
 Bài 3: Toàn cảnh Thủ tục hải quan
Khi làm thủ tục hải quan (tiếng Anh là Customs Clearance), mỗi người có thể sẽ có một cảm
nhận khác nhau.

Những người quen với việc thông quan hàng hóa, một ngày làm có thể tới hơn chục bộ
tờ khai, thì công việc này có lẽ cũng đơn giản, bình thường.

Với những người chưa bao giờ hoặc mới làm những lô hàng đầu tiên, cảm giác lo lắng là
không thể tránh khỏi; nào là: hồ sơ đúng không, lên tờ khai thế nào, làm việc với hải
quan ra sao…

Trước đây khi mới tiếp xúc công việc làm thủ tục này, quả thực tôi cũng nếm mùi lo âu
khi lô hàng bị vướng mắc, hồi hộp khi bị các bác hải quan chất vấn hồ sơ, và sướng âm ỉ
khi giải quyết xong trục trặc và giải phóng lô hàng.

Vì thế tôi viết bài này để chia sẻ thông tin, có lẽ vẫn còn khá xa mới đến mức độ hướng
dẫn, hay chỉ dạy. Chỉ hy vọng rằng những gì tôi đã trải qua và viết ra đây ít nhiều hữu
ích cho bạn đọc.

Vận chuyển & thủ tục hải quan

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất nhập

khẩu hàng hóa thuận lợi!

Thủ tục hải quan là gì?

26
 Làm thủ tục hải quan tại Bắc Ninh

Đó là những thủ tục cần thiết để hàng hóa, phương tiện vận tải được nhập khẩu/nhập
cảnh vào một quốc gia hoặc xuất khẩu/xuất cảnh ra khỏi biên giới một quốc gia.

● Ví dụ 1: khách hàng bên tôi muốn đưa 100 tấn thịt bò nhập khẩu từ Nhật Bản

bằng đường biển (hàng sea) về Việt Nam tiêu thụ, tôi phải làm thủ tục thông quan cho số

thịt bò này. Trường hợp này là nhập khẩu hàng hóa.

● Ví dụ 2: Công ty dệt may Việt Nam muốn chuyển lô hàng dệt may xuất khẩu đi

Mỹ bằng đường hàng không (hàng Air), họ phải làm thủ tục hải quan xuất khẩu,

chẳng hạn tại Hải quan Nội Bài. Trường hợp này là xuất khẩu hàng hóa.

● Ví dụ 3: công ty tôi khai thác tàu biển hàng rời, khi tàu từ nước ngoài về tới cảng

Hải Phòng dỡ hàng, người bên tôi phải làm thủ tục với cơ quan hải quan để con

tàu được nhập cảnh. Trường hợp này là nhập cảnh với phương tiện vận tải. (Bài

viết này không tập trung vào thủ tục hải quan với phương tiện vận tải xuất nhập

cảnh).

Lưu ý: thủ tục hải quan chỉ áp dụng cho hàng hóa & phương tiện vận tải, không áp dụng
cho người. Ở Việt Nam, việc làm thủ tục cho người xuất nhập cảnh là cơ quan an ninh
hoặc bộ đội biên phòng ở cửa khẩu.

27
Mục đích của việc làm thủ tục thông quan
Nhiều lúc trong công việc hàng ngày, những lúc thủ tục có vướng mắc hay trục trặc, tôi
lại nghĩ “giá mà không cần làm thủ tục hải quan” hay “sao phải tốn bao nhiêu con người
để làm thứ thủ tục rắc rối này nhỉ?”.

Công ty tôi có cả dịch vụ vận chuyển hàng container nội địa từ Hải Phòng vào Tp. Hồ Chí
Minh, hoặc ngược lại. Cũng những bước nghiệp vụ như: bán hàng (sales), book tàu, làm
chứng từ … nhưng loại hình vận tải hàng hóa Bắc Nam thì chẳng có gì liên quan đến hải
quan. Và tôi thấy khá thoải mái với những lô hàng nội địa này.

Với hàng xuất nhập khẩu thì lại khác, thông quan hàng hóa là yêu cầu bắt buộc. Kỳ thực,
thủ tục này nhằm quyết hai mục đích cơ bản như sau:

● Để Nhà nước tính và thu thuế. Đây là mục đích quá quan trọng trả lời tại sao

chúng ta lại phải tốn quá nhiều thời gian, công sức của bao nhiêu người để giải

quyết công việc này.

Như số liệu tôi xem trên bản tin thời sự VTV1 ngày 02/01/2014, ngành hải quan

năm 2013 thu thuế được 230 nghìn tỷ đồng. Trong năm 2016, theo số liệu từ

trang web customs.gov.vn, thu thuế xuất nhập khẩu đã đạt được trên 272 nghìn

tỉ đồng. Những con số cực lớn phải không? Và phải thông qua ngành hải quan mới

thu được khoản ngân sách đó.

● Để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra/vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc

danh mục cấm. Bạn không thể nhập ngà voi, súng, ma túy vào Việt Nam; và cũng

không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam theo con đường chính

ngạch.

Văn bản pháp luật liên quan

Khi làm những thủ tục phức tạp, quan trọng nhất là cần biết căn cứ để định hướng. Nếu
bạn thuê đơn vị làm dịch vụ hải quan, họ sẽ tư vấn thủ tục cho bạn. Còn nếu không bạn
cũng nên tìm hiểu những văn bản luật cơ bản liên quan đến lĩnh vực hải quan:

● Luật hải quan năm 2005; năm 2014 (có hiệu lực từ 1/1/2015)

28
 ● Nghị định 154/2005/NĐ chi tiết hóa Luật hải quan 2005;

● Nghị định 08/2015/NĐ-CP về thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm

tra, giám sát hải quan

● Thông tư 38/2015/TT-BTC hướng dẫn về thủ tục hải quan (thay thế thông tư 128/2013/TT-

BTC và 194/2010/TT-BTC)

● Thông tư 22/2014/TT-BTC về thủ tục hải quan điện tử (thay thế thông tư

196/2012/TT-BTC

Xem danh sách các văn bản pháp luật hải quan quan trọng

Trong bài viết này, tôi không trích dẫn nguyên nội dung của các văn bản pháp luật, mà cố
gắng diễn đạt theo ý hiểu của mình.

Trường hợp bạn muốn tìm những thông tin văn bản chính thống, thì những website dưới
đây chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn:

● Thư viện pháp luật

● Tổng cục hải quan

● Hải quan Đồng Nai

● Báo hải quan

Các bước làm thủ tục hải quan

Công việc phải làm của chủ hàng và công chức hải quan là khác nhau. Thủ tục cũng ít
nhiều khác nhau cho các loại hình xuất nhập khẩu (kinh doanh, phi mậu dịch, hàng gia
công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, chuyển khẩu v.v…)

>> Xem bảng mã loại hình xuất nhập khẩu tại đây

>> Xem các bước làm thủ tục hải quan hàng gia công tại đây

Trong điều kiện của bài viết này, để đơn giản, tôi chỉ tập trung vào công việc của người
khai hải quan cho loại hình nhập kinh doanh cho hàng hóa đi bằng đường biển.

29
Với những loại hình khác, các bước cơ bản cũng gần tương tự như loại hình kinh doanh,
và có bổ sung theo đặc thù từng loại hình. Thủ tục thông quan cho hàng Air cũng tương
tự, nhưng thường với tiến độ nhanh hơn.

Khi làm thủ tục hải quan, người khai tờ khai (chủ hàng, đại lý hải quan, hoặc người khai thuê hải
quan) thực hiện những bước cơ bản sau:

1. Khai và nộp tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định. Trước đây viết tay theo mẫu in sẵn. Nay
hầu hết các Chi cục đã chuyển sang khai và nộp tờ khai theo hình thức hải quan điện tử
bằng phần mềm chuyên dụng.

Từ tháng 4/2014, cơ quan hải quan đã bắt đầu triển khai áp dụng hệ thống VNACCS mới,
và mẫu tờ khai cũng có thay đổi nhiều.

2. Lấy kết quả phân luồng

Sau khi có kết quả phần luồng từ hệ thống, bạn làm bước tiếp theo:

Luồng xanh

Màu xanh may mắn!

Về lý thuyết, bạn chỉ cần xuống cảng lấy hàng sau khi nộp thuế (nếu có), mà không phải
làm gì thêm.

Tuy nhiên, trên thực tế ở các chi cục ở Hải Phòng, tôi thấy người khai vẫn phải xuống hải
quan để kiểm tra xem thuế đã nổi trong tài khoản kho bạc của hải quan hay chưa. Đồng
thời cán bộ hải quan cũng check lướt qua xem tờ khai có vấn đề gì hay không. Nếu phát
hiện thấy sai sót (nghiêm trọng) trong khai báo, hải quan vẫn có thể dừng thủ tục lại, và
đề nghị lãnh đạo chuyển luồng (nếu cần).

Quả thật như vậy thì chưa đúng nghĩa thực sự của luồng xanh. Do đó, bạn vẫn nên đem
theo bộ chứng từ hàng hóa, để giải trình khi cần. Vậy mới chắc ăn!

Luồng vàng

30
 Anh em tấp nập tại chi cục hải quan

Bạn phải xuất trình bộ hồ sơ giấy, gồm những chứng từ như:

● Tờ khai hải quan (in từ phần mềm, không cần đóng dấu)

● Hóa đơn thương mại (GĐ doanh nghiệp ký, đóng dấu tròn + chức danh)

● Chứng từ khác: Vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng (kiểm tra chuyên ngành)...

Theo thông tư 38, thì hồ sơ hải quan đã đơn giản hơn, không cần Hợp đồng ngoại
thương và Chi tiết đóng gói, tuy nhiên bạn nên chuẩn bị bản photo sẵn sàng để tham
khảo tra cứu số liệu khi cần.

Chi tiết về hồ sơ hải quan & quy trình thủ tục, bạn có thể tham khảo thêm:

● Điều 16 thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi trong thông tư 39/2018/TT-BTC).

● Với hồ sơ hải quan điện tử, xem thêm Điều 8, thông tư 22/2014/TT-BTC

Luồng đỏ

Phải kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra xong hồ sơ giấy. Đây là mức độ kiểm
tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục và tốn kém chi phí, thời gian, công sức nhất cho cả
chủ hàng và cán bộ hải quan.

31
 Kiểm hóa thực tế hàng nhập khẩu

Trước hết, bạn vẫn phải có bộ hồ sơ như luồng vàng trên đây. Sau khi hải quan tiếp nhận
duyệt hồ sơ, sẽ chuyển sang cho đội kiểm hóa. Bạn đăng kí kiểm hóa, xuống cảng làm thủ
tục hạ hàng đưa vào khu kiểm hóa, rồi liên hệ với cán bộ hải quan xuống làm thủ tục kiểm
tra.

Hiện có 2 hình thức kiểm hóa: kiểm bằng máy soi (kiểm soi), và kiểm thủ công (gọi
vui là "kiểm phanh"). Có trường hợp, hải quan kiểm máy soi thấy nghi ngờ lại cho mở container
kiểm thủ công (rất mệt mỏi và tốn kém!).

Sau khi kiểm tra xong, cán bộ hải quan sẽ về Chi cục làm các thủ tục cần thiết: biên
bản kiểm hóa. Nếu ok, sẽ làm thủ tục quyết & bóc tờ khai là xong phần ở chi cục. Bạn
in mã vạch tờ khai hải quan, và đến cảng làm nốt thủ tục đổi lệnh & ký hải quan giám
sát (còn gọi là ký cổng bãi) là xong.

Thêm một chi tiết hữu ích, trong quá trình làm thủ tục, bạn có thể vào website của
Tổng cục hải quan để cập nhật tình trạng một số bước công việc:

● Tra cứu nộp thuế, nợ thuế hải quan: sau khi nộp thuế xong, tra cứu nếu thấy

tình trạng là "Hết nợ", nghĩa là tiền thuế đã vào tài khoản của hải quan. Nếu

chưa thì phải đợi, và nên kiểm tra lại khâu nộp thuế, nếu cần.

● Tra cứu tờ khai hải quan: tra cứu xem tình trang của tờ khai thế nào: đã

thông quan hay chưa, ngày giờ thông quan...

● In mã vạch tờ khai hải quan: nếu có mã vạch là đã thông quan.

3. Nộp thuế

32
Người khai nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định: nộp ngay, ân hạn,
bảo lãnh ngân hàng… Với hàng nhập khẩu theo loại hình kinh doanh hiện nay, thì đa số
thuộc diện phải nộp thuế ngay. Khi nào có thuế nổi trong hệ thống, hải quan mới duyệt
thông quan cho lô hàng,.

Xem thêm về thuế nhập khẩu

Thông quan hàng hóa

Thông quan hàng hóa là việc hoàn tất thủ tục hải quan với hàng xuất nhập khẩu.

Tôi tạm dịch nôm na theo kiểu Hán - Việt thế này cho dễ nhớ:

Thông quan = Thông suốt (thông) để qua cửa khẩu (quan)

Sau những bước tôi đã nêu phía trên và hàng được hải quan chấp nhận thông quan,
bạn đã xong trách nhiệm. Khi đó, với hàng nhập khẩu, chủ hàng được quyền phân phối,
mua bán, sử dụng...; còn với hàng xuất khẩu, hàng đã đủ điều kiện đưa ra khỏi Việt
Nam (hoặc đưa vào Khu phi thuế quan).

Thủ tục, hồ sơ hải quan có vẻ hơi rắc rối, nếu bạn chưa quen. Nhưng tốt nhất là bạn nên
làm theo qui định, và chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ. Như vậy, thời gian làm thủ tục sẽ
nhanh hơn, và cán bộ hải quan sẽ bớt chất vấn.

Nếu bạn thấy những bước này phức tạp, hoặc không muốn mất nhiều thời gian làm thủ
tục hải quan, có thể bạn muốn sử dụng dịch vụ của công ty tôi. Hy vọng chúng tôi có thể
giải quyết được những lo lắng của bạn.

Thủ tục hải quan & vận

chuyển

Dịch vụ của Vinalogs giúp bạn xuất

nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng,
thuận lợi!

Còn nếu bạn mới tinh và muốn tìm xem học nghiệp vụ khai báo hải quan ở đâu, thì liên
hệ với tôi. Ở khu vực Hải Phòng, tôi có thể dạy kèm cầm tay chỉ việc từ đầu. Còn ở Hà

33
Nội & Tp.HCM thì tôi chưa sắp xếp được thời gian có mặt thường xuyên nên tôi sẽ chưa
nhận. Nếu bạn quan tâm thì alo số 0914.523.693 nhé.

>> Tìm hiểu thêm về Học nghiệp vụ khai báo hải quan tại Hải Phòng

Địa điểm làm thủ tục hải quan

Bạn có thể làm thủ tục thông quan tại Chi Cục hải quan cửa khẩu (cảng biển quốc tế,
cảng hàng không quốc tế…) hoặc Chi cục hải quan ngoài cửa khẩu (cảng nội địa).

Chẳng hạn, ở Hải Phòng, tôi có thể thông quan tại Chi Cục Đình Vũ, Hải quan Khu vực 1,
Khu vực 2… Bạn có thể tra cứu Chi tiết địa chỉ, số địa thoại của Các Chi cục thuộc Cục hải
quan Hải Phòng, hoặc tìm hiểu cảng nào thuộc địa bàn quản lý của chi cục hải quan nào
(lưu ý: Cảng PTSC Đình Vũ đã chuyển sang thuộc quản lý của Chi cục hải quan Kv2).

Nếu bạn ở Hà Nội, có thể thông quan tại ICD Mỹ Đình, ICD Gia Thụy, Sân bay Nội Bài…
Danh sách các chi cục hải quan Hà Nội.

Còn ở Tp. Hồ Chí Minh thì làm thủ tục tại chi cục hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn KV1, KV2, Tân
Sơn Nhất... Xem danh sách các chi cục hải quan Tp. HCM tại đây, và các chi cục hải quan
Đà Nẵng tại đây.

Nếu bạn cần tìm đơn vị dịch vụ khai báo hải quan tại các tỉnh thành, có thể tham khảo
đường dẫn dưới đây:

● Dịch vụ hải quan Hà Nội (gồm cả thông quan tại Nội Bài)

● Dịch vụ hải quan Tp HCM (gồm cả thông quan tại Tân Sơn Nhất cũng như Cát

Lái)

● Dịch vụ hải quan Hải Phòng

● Dịch vụ khai thuê hải quan tại Đà Nẵng

Ngoài ra, để cập nhập và trao đổi thông tin được kịp thời hơn, tôi đã lập group về chủ
đề này. Bạn có thể đăng ký theo đường link ở cuối bài này nhé.

Thủ tục nhập khẩu một số loại hàng

Và đây là bài viết về cách làm thủ tục thông quan cho một số loại hàng cụ thể:

● Thủ tục nhập khẩu thiết bị y tế

● Thủ tục nhập khẩu thức ăn chăn nuôi

● Thủ tục nhập khẩu thép

34
 ● Thủ tục hải quan hàng chuyển phát nhanh

● Thủ tục nhập khẩu xe nâng, máy xúc, máy đào...

● Thủ tục đăng kiểm xe máy chuyên dùng: xe nâng, máy xúc...

● Thủ tục nhập khẩu dụng cụ thể thao, máy tập thể dục...

● Thủ tục nhập khẩu thuốc sát trùng Cloramin B

● Và những mặt hàng khác: phụ tùng ô tô, trái cây tươi, dụng cụ nhà bếp, thịt bò

đông lạnh, máy in, phân bón, thiết bị vệ sinh, bình chữa cháy, lốp xe ô tô, thực

phẩm chức năng, quạt đá, thức ăn chó mèo, đàn Piano, đá Granite, mỹ phẩm...

Tham khảo thêm:

● 8 bước làm thủ tục hải quan cho người mới bắt đầu - Đọc & tự làm

● Hướng dẫn cho người mới làm dịch vụ hải quan

● Thủ tục nhập khẩu hàng hóa

● Thủ tục công bố thực phẩm nhập khẩu

● Công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy cho hàng XNK

● Cách khai hải quan điện tử

● Tra cứu Mã hs

● Tra cứu nợ thuế XNK

● VNACCS/VCIS là gì?

● VGM là gì?

● Hun trùng - Một số chú ý

● Kiểm tra sau thông quan

● Danh sách các Cục hải quan - các tỉnh thành

● Download Bảng mã hải quan trên toàn quốc

● Download các bảng mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến, địa điểm

xếp dỡ hàng, sân bay trong nước + nước ngoài...

35
 ● Quy trình làm hàng xuất khẩu, nhập khẩu

● Quy trình làm hàng nhập của forwarder

● Thủ tục chuyển cảng hàng hóa

Thủ tục hải quan là một chủ đề lớn và nhiều nội dung khá phức tạp. Tôi mới chỉ có thể
nêu tóm tắt một số nội dung cơ bản tại đây.

Nếu bạn thấy thông tin bài viết hữu ích thì nhấn nút Likes và Share để người khác cùng
đọc nhé. Cám ơn bạn!

36