PROGRAM DIPLOMA PENDIDIKAN LEPAS

IJAZAH

Modul Pembelajaran
MPU 2021
PERSATUAN

Institut Pendidikan Guru Malaysia Kementerian

Pendidikan Malaysia Aras 1-3, Blok 2250, Jalan
Usahawan 1, 63000 Cyberjaya, Selangor Darul
Ehsan
 i

MODUL INI DIEDARKAN UNTUK KEGUNAAN PELAJAR-PELAJAR YANG

BERDAFTAR DENGAN INSTITUT PENDIDIKAN GURU, KEMENTERIAN
PENDIDIKAN MALAYSIA BAGI MENGIKUTI PROGRAM DIPLOMA
PENDIDIKAN LEPAS IJAZAH SEKOLAH MENENGAH.

Institut Pendidikan Guru Malaysia

Kementerian Pendidikan Malaysia
 ii

FALSAFAH PENDIDIKAN KEBANGSAAN

Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan ke arah

memperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan
bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari
segi intelek, rohani, emosi, dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan
kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat
Malaysia yang berilmu pengetahuan, berketrampilan, berakhlak mulia,
bertanggungjawab, dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri
serta memberi sumbangan terhadap keharmonian dan kemakmuran
keluarga, masyarakat, dan negara.
 FALSAFAH PENDIDIKAN GURU

Guru yang berpekerti mulia, berpandangan progresif dan saintifik,

bersedia menjunjung aspirasi negara serta menyanjung warisan
kebudayaan negara, menjamin perkembangan individu, dan memelihara
suatu masyarakat yang bersatu padu, demokratik, progresif, dan
berdisiplin.

November 2017

Kementerian Pendidikan Malaysia

Hak cipta terpelihara. Kecuali untuk tujuan pendidikan yang tidak

ada kepentingan komersial, tidak dibenarkan sesiapa mengeluarkan
atau mengulang mana-mana bahagian artikel, ilustrasi dan
kandungan buku ini dalam apa-apa juga bentuk dan dengan apa-apa
cara pun, sama ada secara elektronik, fotokopi, mekanik, rakaman
atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Rektor
Institut Pendidikan Guru, Kementerian Pendidikan Malaysia.

iii
Notis Hak Cipta ii
Falsafah Pendidikan Kebangsaan iii
Falsafah Pendidikan Guru iii
Isi Kandungan iv
Panduan Pelajar v
Ikon Modul vii
Agihan Tajuk viii
Tajuk Pembelajaran
Persatuan Sebagai Salah Satu Komponen
UNIT 1:
Kokurikulum 1
UNIT 2: Pengurusan Persatuan 6
UNIT 3: Tatacara dan Kaedah Penubuhan Persatuan 24
UNIT 4: Merancang Program dan Pelaksanaan Aktiviti/Projek 35
Rujukan 41
Ahli Panel 42
Lampiran 43
KANDUNGAN
iv
MUKA SURAT
PENGENALAN
Modul pembelajaran ini disediakan untuk membantu pelajar menguruskan
pembelajaran agar lebih berkesan. Modul pembelajaran ini memberi peluang kepada
pelajar untuk mendapatkan maklumat dan gaya pembelajaran terkini.
PEMBELAJARAN ARAH KENDIRI
Pembelajaran arah kendiri membolehkan pelajar membuat keputusan tentang
pembelajaran yang akan ditempuhi. Pembelajaran arah kendiri lebih berkesan jika
pelajar dapat menentukan sasaran yang hendak dicapai. Ianya dibentuk agar pelajar
mempunyai autonomi dan bertanggungjawab atas pembelajaran sendiri.
SASARAN KURSUS
Pelajar Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah Sekolah Menengah yang mendaftar
dengan Institut Pendidikan Guru, Kementerian Pendidkan Malaysia (IPG KPM).
JAM PEMBELAJARAN PELAJAR (JPP)
Berdasarkan standard IPG KPM dan MQA pelajar perlu mengumpulkan 40 jam
pembelajaran bagi setiap jam kredit. Bagi kursus PDPLI SM/SR yang dilaksanakan
dalam mod Kursus Dalam Cuti (KDC), diperuntukkan 60% daripada Jumlah
Pembelajaran Pelajar adalah bersemuka manakala 40% ialah Jumlah Pembelajaran
PANDUAN PELAJAR
Pelajar pembelajaran kendiri.
v

SUSUNAN UNIT MODUL

Modul ini ditulis dalam susunan unit. Setiap unit mempunyai lima eleman asas yang

konsisten
:

1. Hasil Pembelajaran Unit

 2. Sinopsis

3. Penyelidikan

4. Pengalaman

5. Refleksi

Pelajar boleh berbincang dengan pensyarah atau rakan pelajar melalui email jika

terdapat masalah berhubung dengan modul

ini.

IKON

Pelajar akan mendapati bahawa ikon digunakan untuk menarik perhatian pelajar agar

pada sekali imbas pelajar akan tahu apa yang harus dibuat.

PEPERIKSAAN DAN PENTAKSIRAN

Pentaksiran adalah 100 % kerja kursus berdasarkan tugasan yang diberikan. Tarikh

dan pelaksanaan tugasan akan diberitahu apabila pelajar mendaftar.

vi
IKON

HASIL PEMBELAJARAN
UNIT

AKTIVITI

PENYELIDIKA
N

PENGALAMA
N

REFLEKS
I

RUJUKA
N

CARIAN INTERNET
 vii
AGIHAN TAJUK
Nama Kursus : PERSATUAN
Kod : MPU2021
Kandungan modul ini dibahagi kepada empat unit. Jadual di bawah menjelaskan
agihan tajuk-tajuk untuk pembelajaran melalui modul dan interaksi bersemuka.
Jumlah Jam
TAJUK / TOPIK
Pembelajaran (16 Jam)
Modul
(6 Jam)
Bersemuka
(10 Jam)
Catatan
1. Pengenalan, Definisi dan
Kepentingan Persatuan
- Definisi persatuan - Ciri-ciri persatuan - Konsep / teori
Modul pengenalan disediakan untuk rujukan pelajar
2. Pengurusan Persatuan
Pengurusan Mesyuarat - Jenis Mesyuarat - Peranan dan Tanggungjawab Ahli
Jawatankuasa - Agenda mesyuarat - Pengendalian mesyuarat - Tatacara mesyuarat -
Minit mesyuarat Sistem Fail dan surat
menyurat  Sistem dan Jenis-jenis
fail”  Penulisan surat rasmi  Komunikasi rasmi melalui media elektronik Pengurusan
kewangan  Sumber kewangan  Peraturan mengutip
wang
11
Perlu dibaca
422
sebelum interaksi bersemuka
viii
 Integriti dalam Identiti Persatuan
pengurusan kewangan   mereka cipta
Penyata kira-kira identiti
Pengurusan risiko  persatuan logo;  moto;
Surat kebenaran dan lagu
o Majikan/agensi o persatua
Ibubapa  n
Keselamatan SOP

3. Tatacara dan Kaedah

Penubuhan Persatuan
Penubuhan Persatuan

Struktur
Jawatankuasa  ix
Jenis persatuan/ 422
kelab  Mengenal pasti ciri- Perlu
ciri aktiviti berpersatuan dibaca
 Peraturan sebelum
penubuhan interaksi
persatuan  Pekeliling bersemuka
berkaitan Perlu
kokurikulum dibaca
persatuan. Kaedah sebelum
Penubuhan interaksi
persatuan bersemuka
 4. Merancang Program dan
Langkah-langkah Pelaksanaan Aktiviti /
Projek
penubuhan persatuan  Carta
alir penubuhan Jenis aktiviti
persatuan  Perlembagaan /projek - Akademik
dan Persatuan
o
Matematik, o Sains
peraturan persatuan
(Artikel 1 hingga 16) - Seni Budaya o
Tarian o Gamelan
 Contoh k
aktiviti/projek - Perlu
Lawatan - Karnival dibaca
keusahawanan - Pameran sebelum
persatuan - Karnival seni interaksi
dan bersemuka
kebudayaan - Refleksi 725
pelaksanaan 725
aktiviti/proje

16 jam 6 jam 10 jam

JUMLAH JAM

Catatan: Interaksi bersemuka – dapatkan maklumat daripada pensyarah anda.

 x
PENGENALAN, DEFINISI DAN KEPENTINGAN
UNIT 1
PERSATUAN
Hasil Pembelajaran
Pada akhir unit, pelajar dapat:
1. Menerangkan definisi kokurikulum persatuan;
2. Mengenalpasti konsep dalam berpersatuan;
3. Mengenalpasti kepentingan dalam kokurikulum persatuan; dan
4. Menghayati nilai-nilai serta mengamalkan sikap positif secara
berterusan melalui penglibatan aktif dalam aktiviti kokurikulum
persatuan;
1.1 Definisi Persatuan
Persatuan didefinisikan sebagai sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur,
berpelembagaan, berperaturan dan berkepimpinan. Mengikut kamus Oxford
Advance Lerner’s Edisi Kelapan, persatuan bermaksud satu kumpulan individu
yang telah bergabung bersama secara rasmi untuk satu tujuan atau matlamat
tertentu. Persatuan juga didefinisikan sebagai satu gabungan, ikatan dan
kumpulan.
Di peringkat sekolah persatuan biasanya dianggotai oleh murid-murid
sekolah yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang
sama serta bertujuan untuk saling bekerjasama, bantu-membantu dan
berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta
1
matlamat yang telah ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi

memperkembangkan minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-

masing.

1.2 Konsep Persatuan

Menurut Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan (Persatuan

Sekolah) tahun 1998, Warta Kerajaan P.U(A) 196 bertarikh 21 Mei 1998

menegaskan bahawa Guru Besar atau Pengetua, setelah menerima

permohonan secara bertulis MESTILAH menubuhkan persatuan sekolah dari

kategori yang berikut iaitu:

- Mata pelajaran diajar di sekolah yang dinyatakan dalam Peraturan

Pendidikan

- Hobi dan rekreasi

- Sukan dan permainan

- Badan beruniform atau

- Apa-apa persatuan lain yang diluluskan oleh pendaftar.

1.3 Kepentingan Penubuhan Persatuan

Usaha menubuhkan persatuan di sekolah merupakan satu langkah yang

penting, khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip, kaedah dan

kemahiran kepimpinan dalam kalangan murid di samping membangunkan diri

mereka menjadi insan yang mewarisi dan menghayati keseluruhan ciri-ciri

kecemerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam Falsafah Pendidikan

Kebangsaan (FPK).

Sehingga kini inisiatif dan usaha sekolah menubuhkan persatuan yang

dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah digalakkan. Hal

ini kerana, inisiatif dan usaha ini akan memberi impak yang lebih besar dalam

mengangkat kegiatan kokurikulum sebagai sebahagian daripada program

pendidikan di sekolah apabila pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran

murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan persatuan yang

2
ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan. Sebagai

contoh, murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan

kecenderungan yang sama akan berpeluang iaitu:

- Merancang dan melaksanakan aktiviti dan kegiatan berkumpulan.

- Berkongsi pengetahuan & pengalaman dalam bidang yang diminati &

digemari.

- Menetapkan matlamat yang dipersetujui dan dilaksanakan bersama.

- Berkongsi sumber & peralatan.

- Wujudkan peluang untuk murid mengembangkan bakat & potensi

kepimpinan.

- Wujudkan wahana kepada murid-murid agar bakat & potensi dapat

ditingkatkan.

- Menjalin hubungan antara rakan sebaya atau orang yang lebih dewasa

dalam usaha meningkatkan kemahiran sosial dan komunikasi.

 Berdasarkan hakikat kemenjadian insan, setiap murid mempunyai bakat

dan potensi untuk memimpin, sekurang-kurangnya untuk memimpin diri sendiri

menjadi apa yang diinginkan. Walau bagaimanapun pengetahuan,

kesungguhan dan kemahiran memimpin, mengurus dan mengoperasikan

sesuatu kelab atau persatuan bukanlah warisan semula jadi. Pengetahuan,

kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh diperolehi melalui proses-

proses pengajaran dan pembelajaran formal dan tidak formal, pengalaman

secara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.

Sehubungan itu, penubuhan persatuan akan dapat membantu guru dan

murid-murid merancang dan melaksanakan dengan bermatlamat untuk

melahirkan insan yang berwibawa, berketrampilan dan berkeyakinan tinggi

sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan

upaya kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-

bidang yang diceburi pada masa akan datang.

Penyelidikan : Penerokaan Pelbagai Media

Anda boleh meluaskan pengetahuan anda tentang definisi, ciri-ciri dan konsep serta
kepentingan persatuan dengan melayari internet serta membuat bacaan lanjut terhadap
sumber-sumber rujukan yang lain serta mengadakan perbincangan dengan
rakan-rakan. Anda juga amat digalakkan untuk mempraktikkan apa yang telah anda
pelajari dan pengetahuan anda tentang Definisi, Ciri-ciri dan Konsep serta Kepentingan
Persatuan akan menjadi lebih mantap.

Pengalaman

AKTIVITI

Sila huraikan definisi, konsep dan kepentingan dalam

satu jenis persatuan akademik di sekolah anda.
Carian perlu meliputi isu-isu berkaitan penubuhan persatuan di
sekolah dan kenapa penyertaan dalam persatuan amat penting
dalam kalangan pelajar dan anak-anak muda Malaysia.
 4

Refleksi:

Berdasarkan bacaan dan kefahaman anda terhadap definisi,

konsep dan kepentingan persatuan, secara berkumpulan,
bincangkan sejauh manakah penglibatan dalam aktiviti
persatuan mampu memupuk kemenjadian murid-murid dari
segi intelek, rohani, emosi dan jasmani.
 Berikan contoh-contoh yang sesuai dalam perbincangan
tersebut.

UNIT 2 Pengurusan Persatuan

 Hasil Pembelajaran

Pada akhir unit, pelajar dapat:

1. Menerangkan matlamat, objektif dan hala tuju penubuhan persatuan;

2. Mengenalpasti konsep pengurusan mesyuarat dan jenis-jenisnya;

3. Menyenaraikan peranan dan tanggung jawab setiap jawatankuasa

dalam persatuan;

4. Menerangkan pengendalian dan tatacara pelaksanaan mesyuarat; dan

5. Mengenalpasti pengurusan sistem fail dan surat menyurat dalam

persatuan.

2.1 Matlamat, Objektif dan Arah Tuju Persatuan

Matlamat utama kokurikulum persatuan di sekolah untuk menghasilkan murid-

murid yang berkeyakinan tinggi, kreatif, memiliki ciri-ciri kepimpinan dan dapat

menghayati nilai-nilai murni. Murid-murid yang mempunyai kesemua sifat yang

tersebut akan menjadi warganegara yang berguna dan produktif. Untuk mencapai

matlamat ini, setiap aktiviti yang dirancang dan dikelolakan haruslah mempunyai

objektif khusus yang boleh membawa kepada pencapaian matlamat utama.

Sehubungan itu, semua aktiviti persatuan yang dirancang mestilah mempunyai

arah tuju yang spesifik yang menuju kepada pencapaian matlamat pada akhirnya.

6
Persatuan yang dikendalikan di sekolah merangkumi semua subjek

major dan minor. Secara kasar jenis persatuan boleh dikategorikan seperti

berikut: • Persatuan Bahasa

• Persatuan Budaya

• Persatuan Subjek major

• Persatuan Subjek minor

Pengurusan adalah satu kemahiran yang perlu dipelajari melalui

pengalaman. Namun begitu, beberapa langkah perlu diambil untuk mengurus

persatuan dengan sistematik merangkumi penguasaan ilmu pengetahuan yang

merangkumi aspek-aspek berikut:

2.2 Pengurusan Mesyuarat

Mesyuarat merujuk kepada perbincangan di antara 2 pihak atau lebih

untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Pengendalian

dan tatacara mensyuarat adalah berbeza di antara satu sama lain mengikut

keahlian, organisasi, objektif dan agenda.

Untuk melaksanakan sesebuah mesyuarat, beberapa langkah perlu

dilakukan seperti membentuk dan menyusun agenda mesyuarat yang meliputi:

 - Perutusan pengerusi.

- Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.

- Perkara-perkara berbangkit.

- Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan.

- Pembentangan kertas kerja (jika perlu).

- Hal-hal lain dan

- Penutup.

Setiausaha bersama pengerusi hendak bersama-sama membentuk

agenda mesyuarat yang dirancangkan.

7
2.3 Jenis-Jenis Mesyuarat

2.3.1 Mesyuarat Jawatankuasa

Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satu jawatankuasa

yang dilantik menerusi mesyuarat agung. Jawatankuasa ini dipanggil

jawatankuasa kerja atau jawatankuasa induk. Jawatankuasa ini boleh

mewujudkan jawatankuasa kecil untuk menjalankan tugas-tugas khas.

Setiap mesyuarat jawatankuasa perlu dikendalikan mengikut tatacara

yang ditetapkan dan sebarang perubahan yang mungkin berlaku adalah

bergantung pada budi bicara pengerusi yang mempengerusikan mesyuarat

tersebut.
2.3.2 Mesyuarat Agung

Mesyuarat agung lazimnya diadakan sekali setahun. Tujuannya adalah untuk

membentangkan aktiviti tahun lalu, meluluskan penyata kira-kira, merancang

kegiatan tahun hadapan, memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru dan

meluluskan cadangan-cadangan yang dikemukakan.

2.3.3 Mesyuarat Agung Luar Biasa

Mesyuarat ini diadakan kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli

yang mahukan pertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk, perubahan

perlembagaan persatuan secara mendadak, penyelesaian masalah kewangan

yang mendesak atau hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa yang lama.

8
2.3.4 Mesyuarat Khas

Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang

dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan. Misalnya, dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah Tahunan

 Sekolah telah memutuskan untuk mempercepat tarikh majlis tersebut lalu

setiausaha diarahkan oleh pengerusi memanggil mesyuarat khas

2.3.5 Mesyuarat Tergempar

Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan

kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa. Misalnya, melucutkan

keahlian anggota yang melanggar disiplin atau mencemarkan nama baik

persatuan atau organisasi.

2.4 Senarai Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa

Setelah ahli jawatankuasa (AJK) pengurusan dipilih, peranan dan tanggungjawab

setiap orang AJK mestilah dibincang dan diterangkan agar segala urusan dapat

dijalankan dengan berkesan. Di antara tugas umum AJK adalah seperti berikut:

- Memastikan interaksi berlaku mengikut jadual yang telah ditetapkan.

- Memastikan interaksi atau aktiviti dikendalikan mengikut sukatan

pelajaran yang sedia ada.

- Memastikan semua ahli hadir pada setiap sesi interaksi

- Sekiranya ada ahli yang tidak hadir, mesti dapatkan maklumat dan

tindakan mesti diambil terhadap ahli yang tidak hadir tanpa sebab

- Memastikan penyertaan semua ahli dalam semua aktiviti persatuan.

 9
2.4.1 Pengerusi

- Perlu memiliki sifat peribadi yang tenang, peramah dan boleh berfikir.

- secara objektif berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat,

mesra dan berkeupayaan mengawal diri.

- Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam sesuatu

mesyuarat.

- Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad.

- Pengerusi perlu berdiri apabila bercakap dalam mesyuarat kecuali

dalam mesyuarat jawatankuasa.

- Pengerusi perlu menegaskan setiap soalan, komen atau pandangan

yangdikemukakan oleh hadirinataujawatankuasamestilah ditujukan

kepada pengerusi dan bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat.

Kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa, seseorang yang berucap

hendaklah berdiridalam setiap jenis mesyuarat.6.

- Apabila seseorang ahli mesyuarat sedang berucap kepadanya,

pengerusi perlu duduk kerana peraturan menentukan bahawa tiada

sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.

2.4.2 Setiausaha
Seseorang setiausaha seharusnya penyelenggara yang baik, berdisiplin dan

kemas kerjanya, jelas dan tenang pemikirannya serta peramah dan bijak.

Antara tugas penting beliau ialah:

- Menguruskan sesuatu mesyuarat.

- Membuat agenda bersama pengerusi.

- Mencatat minit minit mesyuarat.

- Menulis laporan tahunan.

- Melaksanakan semua arahan jawatankuasanya.

- Memberikanmaklumat kepada setiap ahli yang memerlukannya.

Surat-menyurat.

- Memanggil setiap mesyuarat, sekurang-kurangnyaseminggu sebelum

tarikh mesyuarat.

10
- Menjawab surat dalam masa 24 jam tidak boleh dibiarkan tidak

berjawab melebihi satu minggu.

- Mengepilkan salinan surat jawapan pada surat asal sebelum disimpan

di dalam fail atau sekurang-kurangnya ada nota tentang tarikh tindakan

diambil atau surat dikirimkan.

Sebelum mesyuarat diadakan, setiausaha perlu:

▪ Mengirim/menghantar notis-notis pemberitahuan.

▪ Memanggil mesyuarat melalui telefon atau sistem.

▪ pesanan ringkas bukanlah prosedur yang betul.

▪ Berbincang dengan pengerusi tentang tarikh mesyuarat.

 ▪ Menyediakan agenda mesyuarat jawatankuasa bersama-sama

dengan pengerusi.

▪ Setiausaha perlu mencatat minit (rekod yang tepat dan ringkas

tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat) dalam

setiap mesyuarat.

▪ Minit perlu untuk mesyuarat jawatankuasa dan mesyuarat agung

tahunan.

2.4.3 Bendahari

Tanggung jawab bendahari adalah tentang hal-hal kewangan bagi sesebuah

persatuan. Antara tugasnya ialah:

- Mengutip yuran.

- Menyediakan simpan kira.

- Membayar bil-bil.

- Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukan kewangan bagi

sesebuah persatuan.

- Menyediakan penyata kirakira untuk mesyuarat agung tahunan.

- Sentiasa menyediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk

kegunaan setiausaha membentangkannya pada setiap kali mesyuarat

11
jawatankuasa. Beliau tidak perlu hadir pada setiap kali mesyuarat

diadakan.
 - memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan

dan direkodkan dalam minit. Jika beliau mendapati, pihak jawatankuasa

menjalanka dasar kewangan yang bertentangan dengan kepentingan

persatuan, beliau berhak untuk meminta pengerusi atau Yang Dipertua

memanggil satu mesyuarat agung dan mengemukakan pendapatnya

kepada semua ahli

- Satu kunci kira-kira eloklah disediakan pada setiap tiga atau enam bulan

sekali bagi menyenangkan kerja menyediakan penyata kira-kira tahunan

untuk kegunaan mesyuarat agung tahunan nanti.

2.4.4 Jawatankuasa / Anggota Mesyuarat

Ahli jawatankuasa atau anggota mesyuarat perlu mengambil bahagian

terhadap sebarang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan

memberikan pandangan sendiri atau menimbulkan pertanyaan untuk

penjelasan lanjut. Jika mesyuarat yang dihadiri melibatkan keputusan, ahli

jawatankuasa atau ahli-ahli yang hadir berhak untuk mengundi.

2.5 Agenda Mesyuarat

2.5.1 Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan

dalam mesyuarat. Lazimnya, agenda mesyuarat sekurang-kurangnya

mesti mengandungi:

- Ucapan alu-aluan pengerusi.

- Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.

 - Perkara-perkara berbangkit Hal-hal lain.

2.5.2 Satu salinan agenda (atur cara perkara-perkara yang akan dibincangkan

dalam sesuatu mesyuarat) hendaklah dikirimkan kepada semua ahli

selewat-lewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakan. Lazimnya

agenda dimasukkan ke dalam surat pemberitahuan mesyuarat. Tujuan

12
agenda ini disediakan adalah untukmemberitahu kesempatan kepada

ahli-ahli menelitinya dan mingkin membincangkannya dengan pihak yang

diwakili dalam mesyuarat yang akan datang.

2.5.3 Pengerusi perlu mempunyai pengetahuan yang lengkap tentang agenda

(hal-hal yang akan dibincangkan dalam mesyuarat) dan jangan terlalu

bergantung pada setiausaha untuk membantunya.

2.6 Pengendalian Mesyuarat

2.6.1 Mengadakan mesyuarat dan melantik ahli jawatankuasa:

Mesyuarat pertama adalah mesyuarat dengan semua ahli persatuan. Mesyuarat

dipengerusikan oleh Guru Penasihat Persatuan. Dalam mesyuarat ini beberapa
keputusan yang penting dan dipersetujui oleh semua ahli diambil. Satu
Jawatankuasa Pengurusan dipilih secara demokratik untuk mengurus persatuan
bagi sesuatu tempoh masa. Setiausaha akan mencatat dan menyediakan minit
mesyuarat. Selain itu, AJK pengurusan akan mengadakan mesyuarat AJK dari
semasa ke semasa untuk membincang, merancang dan membuat keputusan
yang berkaitan.

2.6.2 Ahli-ahli mesyuarat atau ahli jawatankuasa hendaklah menggunakan

 pembuka kata yang betul untuk memulakan ucapan. Sebagai contoh:

- “Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan

kepada...” - “Tuan/Puan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada
kami...” - “Melalui Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan
pertanyaan kepada...” - ‘Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya bertanya...’ dan
lain-lain.

2.6.3 Pastikan mesyuarat dimulakan tepat pada waktunya dan ditangguhkan

secara rasmi supaya setiap ahli yang hadir tahubahawa mesyuarat tersebut telah
tamat. Mesyuarat perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam agenda.
Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi kuorum (bilangan minimum

13
ahli-ahli yang seharusnya menghadiri mesyuarat) tidak mencukupi. Lazimnya
tidak kurang daripada satu pertiga daripada jumlah ahli jawatankuasa. Hal ini
dapat mengelakkan ketidakcukupan ahli dan daripada membuat keputusan yang
boleh menimbulkan persoalan kelak.

2.6.4 Menepati waktu adalah digalakkan. Jika kuorum tidak mencukupi,

pengerusi perlu menunggu 5 atau 10 minit lagi, kemudian jika kuorum masih
tidak mencukupi, beliau harus membatalkan mesyuarat tersebut. Lazimnya
pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa. Begitu juga dengan
ahli-ahli, mereka tidak perlu berdiri ketika berucap kepada pengerusi kecuali
dalam mesyuarat yang besar seperti mesyuarat agung.

2.6.5 Tepat pada masanya, pengerusi memulakan mesyuarat dengan

membacakan nama ahli-ahli yang tidak hadir atau meminta setiausaha
membacakannya. Kemudian pengerusi meminta setiausaha minit yang berkaitan
dengan suara yang jelas dan sempurna. Sebaliknya, jika minit dan agenda
sudah diberikan kepada semua ahli, tindakan membacanya tidak perlu lagi.
Pengerusi hanya perlu berkata, “Saudara sekalian sudah membaca minit
mesyuarat yang lalu. Bolehkah saya menandatanganinya untuk pengesahan?”
Jika ada ahli yang mempersoalkan ketepatan minit itu sebagai satu rekod
mesyuarat yang lalu, beliau perlulah menyatakannya sebelum minit mesyuarat
 itu ditanda tangani.

2.7 Tatacara mesyuarat

2.7.1 Mesyuarat Jawatankuasa

- Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlulah dikirimkan

kepada ahli yang terlibat, selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh

mesyuarat berkenaan. Pengerusi hendaklah sentiasa menguasai

mesyuarat dengan memastikan tiada sesiapa yang menyeleweng

daripada pokok perbincangan dan setiap ahli yang hendak berucap

perlu melalui beliau.

14
- Jika pengerusi berpendapat bahawa perbincangan terbuka

menguntungkan semua ahli, eloklah beliau meminta mesyuarat

melakukannya dengan berkata:

“Saya kira saudara-saudara mungkin mahu membincangkan perkara

ini sesama sendiri. Jadi, saya berikan masa 10 minit untuk

perbincangan bebas.”

- Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam

mesyuaratberkenaan. Tujuan usul dikemukakan adalah untuk

menjelaskannya dalam satu ayat yang padat dan mudah supaya

 tidak timbul salah faham kemudiannya.

- Andainya kebanyakan ahli bersetuju untuk membuat pembetulan,

pembetulan perlu dibuat kepada minit yang dipersoalkan dengan

menggunakan dakwat dan diparap olehpengerusi. Setelah

semuanya berpuas hati tentang kesahihan minit berkenaan, mereka

akan mengangkat tangan untuk mencadangkan agar minit itu

disahkan dan disokong. Selepas itu, barulah pengerusi akan

menandatangani minit tersebut dan mencatatkan tarikh pada minit

berkenaan dengan menggunakan dakwat.

- Jika minit tersebut bertulis tangan, hanya muka surat akhir ditanda

tangani. Jika minit itu ditaip, maka setiap halaman perlu ditanda

tangani. Agenda yang berikutnya ialah mengemukakan perkara

yang berbangkit. Dalam agenda ini, pihak yang perlu bertindak

berdasarkan ketetapan mesyuarat yang lepas perlu membuat

pelaporan. Tujuannya adalah memberitahu ahli mesyuarat tentang

segala perkembangan mutakhir tentang sesuatu perkara.

- Setelah itu, barulah agenda utama mesyuarat dibincangkan. Jika

organisasi itu mempunyai jawatankuasa-jawatankuasa yang tetap,

laporan daripada setiap jawatankuasa perlu dibentangkan oleh

pengerusi kecilnya atau wakil yang dilantik. Semua cadangan yang

15
hendak dikemukakan hendaklah jelas dan tepat. Kemudian
 cadangan dibincangkan sama ada diterima atau tidak. Perkara-

perkara baru juga boleh diketengahkan dan dibincangkan.

- Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam mesyuarat

jawatankuasa. Tujuannya adalah untuk memberikan peluang kepada

ahli-ahli untuk mengemukakan hal-hal yang tidak begitu penting atau

hal-hal penting yang tidak dimasukkan ke dalam agenda. Walau

bagaimanapun, perkara-perkara penting tidak akan diputuskan di

bawah agenda hal-hal lain ini tetapiboleh dibincangkan secara

sepintas lalu. Pengerusi boleh memutuskan agar hal ini dibicarakan

dalam mesyuarat yang akan datang.

- Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlu menangguhkan

mesyuarat secara rasmi dan setiausaha boleh berhenti mencatat

minit. Perbincangan selepas mesyuaratditangguhkan tidak perlu

dicatat.

2.7.2 Mesyuarat Agung

Tatacara untuk mesyuarat agung tahunan sama seperti mesyuarat

jawatankuasa dengan sedikit perbezaan iaitu:

- Lazimnya yang dipertua atau presiden persatuan akan

mempengerusikan mesyuarat agung tahunan.

- Pengumuman ketidakhadiran ahli-ahli dilakukan dengan membaca

nama-nama pegawai yang tidak dapat hadir diikuti dengan menyatakan

 bilangan ahli lain yang tidak dapat hadir. Selalunya agenda ini

diketepikan sahaja untuk menjimatkan masa.

- Perbincangan tentang minit mesyuarat yang lalu dibuat secara ringkas.

Ada juga persatuan atau organisasi yang mengedarkan salinan minit

bersama-sama laporan tahunan selepas mesyuarat tersebut. Pengerusi

akan meminta izin daripada mesyuarat supaya menerima minit

16
berkenaan sebagai sudah pun dibaca. Minit ini perlu diluluskan oleh

mesyuarat secara rasmi, kemudian pengerusi menandatanganinya dan

dicatatkan tarikhnya.

- Pengerusi menyampaikan ucapan yang berupa satu pandangan

sepintas lalu tentang aktiviti-aktiviti yang sudah dijalankan pada tahun

lepas. Dalam hal ini pengerusi perlulah berhati-hati supaya tidak terlalu

kerap mengulangi apa-apayang tercatat dalam laporan Setiausaha pula

akan membacakan laporannya diikuti oleh bendahari dan pengerusi

pengerusi jawatankuasa kecil (jika ada). Yang sebaik-baiknya, jangan

terlalu banyak laporan dibentangkan sehingga boleh membosankan

ahli-ahli yang mendengarnya.

- Sebaik sahaja kesemua laporan selesai dibentangkan, pengerusi akan

meminta seorang ahli mengusul dan seorang lagi menyokong

penerimaan setiap laporan itu. Jika ada antara ahli yang ingin

memberikan ucapan pendek tentang laporan berkenaan, beliau bebas

berbuat demikian asalkan ringkas dan ada kaitannya. Selepas itu,

pengerusi akan mengemukakan pertanyaan jika ada sesiapa antara ahli

 yang mahu membuat sebarang ulasan tentang laporan-laporan

berkenaan. Kemudian barulah dibuat pengundian terhadap usul

penerimaan laporan-laporan tersebut.

- Yang dipertua/presiden yang sedang memegang jawatan dan ingin

bertanding untuk setahun lagi, beliau hendaklah meletakkan jawatan

sebagai pengerusi majlis semasa pengundian dijalankan dan seorang

pengerusi sementara hendaklah dipilih.

- Sebelum pemilihan yang dipertua/presiden dan ahli-ahli jawatankuasa

dimulakan, lazimnya yang dipertua/ presiden akan mengucapkan terima

kasih kepada pengerusi yang akan meletakkan jawatannya.

- Sebarang hal yang memerlukan pengesahan mesyuarat agung akan

dikemukakan dalam bentuk ketetapan oleh jawatankuasa kerja yang

mencadangkannya dan akan diselesaikan mengikut tatacara biasa yang

dilakukan atas sesuatu usul.

- Perbincangan hal-hal lain akan memberikan peluang kepada ahli-ahli

membangkitkan perkara-perkara yang tidak dimasukkan dalam agenda.

17
Selalunyaperkara-perkara penting tidak dibangkitkan. Jika dibangkitkan

juga, perkara tersebut tidak boleh dihalang malah harus dibincangkan

dengan adil dan

- Jika perlu sesuatu keputusan tentangnya perlu diambil. Seterusnya, jika

perkara yang dibincangkan itu sukar dicapai keputusannya, mesyuarat

boleh menunda perbincangan tersebut kesatu mesyuarat agung luar

biasa yang patut diadakankemudiannya. Tindakan ini akan memberikan

 peluang kepadaahli-ahli membincangkannyadengan lebih mendalam.

- Atur cara bagi mesyuarat ini adalah seperti yang berikut:

- Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 hari

sebelum mesyuarat.

- Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu dibincangkan lagi.

- Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stok persatuan.

- Kehadiran ahli dalam mesyuarat ini perlulah 2/3 daripada jumlah

keseluruhan anggota.

- Mesyuarat hendaklah melantik salah seorang daripada ahli

jawatankuasa untuk menjadi pencatat minit mesyuarat.

- Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat

agung luar biasa ini mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang

baru.

- Semua pemberitahuan/notis mesyuarat agung hendaklah dihantar

kepada semua ahli, iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.

- Agenda mesyuarat agung tahunan juga dikirimkan bersama-sama surat

pemberitahuan/jemputan untuk menghadiri mesyuarat tersebut.

- Sebarang usul jika ada perlu dihantar kepada setiausaha 7 hari sebelum

mesyuarat diadakan.

- Setiausaha dan penolong setiausaha laporan minit mesyuarat agung

dan semua laporanaktiviti persatuan/organisasi sepanjang tahun.

- Bendahari juga dikehendaki menyediakan laporan kewangan untuk

dibentangkan dalam mesyuarat agung kelak.

 18
2.7.3 Mesyuarat Agung Luar Biasa

Antara tatacara untuk mengadakan mesyuarat ini ialah:

- Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.

- Mesyuarat dipengerusikan oleh yang dipertua atau presiden atau pengerusi

persatuan dan boleh juga oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya Yang

Dipertua atau presiden atau pengerusi tiada serta memberikan kuasa untuk

mempengerusikan mesyuarat.

- Setiausaha mencatat minit mesyuarat yang dijalankan.

- Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam

perbincangan.

- Setiausaha kemudian menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya

kepada semua ahli jawatankuasa.

- Ahli jawatankuasa perlu bertindak segera mengemukakan minit mesyuarat

kepada pihak yang berkenaan dengan tujuan menyegerakan pelaksanaan

sesuatu projek.

2.7.4 Mesyuarat Tergempar

Atur cara mesyuarat ini adalah seperti yang berikut:

- Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.

- Mesyuarat juga dipengerusikan oleh Yang Dipertua atau presiden atau

pengerusi dan boleh juga oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya yang

dipertua atau presiden atau pengerusi tiada serta diberi kuasa untuk

mempengerusikan mesyuarat.

- Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang dijalankan.

- Semua ahli jawatankuasa perlu mengambil bahagian dalam perbincangan.

- Setiausaha akan menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya

kepada semua ahli jawatankuasa.

- Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan segera tentangisu yang

diputuskan dalam mesyuarat tersebut.

19
2.8 Minit Mesyuarat

Merupakan butiran yang diambil semasa mesyuarat sedang dijalankan,

kemudian merekodkannya semula dengan segera. Minit harus ringkas dan

padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat itu. Setiap patah

perkataan tentang ketetapan dan pindaan hendaklah dicatatkan sepenuhnya

bersama-sama nama pencadang dan penyokongnya.

Rangka minit mesyuarat yang lazim disediakan seperti berikut:

i. Bentuk mesyuarat (sama ada mesyuarat jawatankuasa kerja, mesyuarat

jawatankuasa kecil, mesyuarat agung tahunan dan sebagainya) dan

 tempat, waktu dan tarikh diadakan Misalnya, Mesyuarat Jawatankuasa

Hari Anugerah Cemerlang Kali Kedua telah diadakan pada pukul 9.00

pagi di Bilik Gerakan, pada 3 Jun 2017.

ii. Ahli yang hadir. Nama pengerusi dicatatkan terlebih dahulu. Bagi

mesyuarat kecil, diikuti dengan ahli-ahli lain hadir. Untuk mesyuarat

yang lebih besar, memadailah mencatatkan bilangan yang hadir.

Pengerusi: Encik Yang hadir atau seramai 62 orang hadir.

iii. Alasan ketidakhadiran. Bagi mesyuarat kecil, semua nama ahli yang

tidak hadir direkodkan manakala dalam mesyuarat besar, memadai

dicatatkan nama-namapegawai atau ahli penting yang tidak hadir dan

bilangan ahli lain yang tidak hadir. Sebagai contoh, alasan

ketidakhadiran telah diterima daripada C, E, F dan 12 orang ahli lain.

iv. Minit mesyuarat terakhir – dicetak dan diedarkan kepada ahli-ahli.

v. Perkara-perkara berbangkit. Laporan tentang sebarang tindakan yang

diambil hasil keputusan mesyuarat terakhir (sebarang perbincangan

tidak perlu direkodkan).

vi. Laporan - (jika ada) daripada ahli-ahli jawatankuasa kecil.

Sebagai contoh:

Pengerusi Jawatankuasa Juruacara melaporkan bahawa....

20
vii. Hal-hal lain – diikuti apa-apa sahaja keputusan yang dicapai dalam

perbincangan sebelum mesyuarat. Misalnya: Persoalan tentang bilik

 darjah yang baru telah dibincangkan, tetapi tiada keputusan dibuat.

viii. Setelah rangka minit mesyuarat disiapkan lalu ditunjukkan kepada

pengerusi untuk disahkan dan salah satu daripada tindakan yang berikut

perlu diambil.

ix. Dicetak minit itu lalu dikirimkan kepada setiap ahli dan disimpan satu

salinan dalam buku minit.

2.9 Sistem Fail dan Surat Menyurat

2.9.1 Sistem dan Jenis-Jenis Fail

Sistem Fail merujuk kepada proses mengklasifikasi, menyusun,

menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan

pengurusannya apabila diperlukan. Pengurusan sistem fail secara

sistematik perlu dipelajari dengan tujuan:

- meningkatkan kefahaman dan kesedaran pelaksanaan sistem

rekod dan fail yang yang betul dan berkesan.

- memahami dan memahirkan pengendalian penyimpanan,

pelupusan rekod dan fail yang kemas kini dan sistematik.

- memahami untuk menulis dan merekod surat rasmi dengan

menggunakan teknik yang betul.

2.9.2 Surat Menyurat

Dalam melaksanakan aktiviti persatuan, surat menyurat

merupakan elemen penting yang perlu diberi perhatian. Surat

 bertindak sebagai alat komunikasi, rekod persatuan dan bahan

bukti perlaksanaan aktiviti yang dirancangkan. Surat boleh

diklasifikasikan kepada TERBUKA, TERHAD, SULIT, RAHSIA,

RAHSIA BESAR atau PERSENDIRIAN.

21
Surat boleh dibuat dalam format atau bentuk SURAT RASMI,

SURAT TIDAK RASMI atau MEMO. Kesemua format dan

klasifikasi surat yang dinyatakan di atas mempunyai tatacara dan

peraturan penulisan tertentu yang perlu dipatuhi. Di dalam

persatuan, urusan surat menyurat biasanya menjadi tugas dan

tanggungjawab setiausaha.

Penyelidikan : Penerokaan Pelbagai Media

Anda boleh meluaskan pengetahuan anda tentang pengurusan persatuan dengan

melayari internet serta membuat bacaan lanjut terhadap sumber-sumber rujukan yang
lain serta mengadakan perbincangan dengan rakan-rakan. Anda juga amat digalakkan
untuk mempraktikkan apa yang telah anda pelajari dan pengetahuan anda tentang
pengurusan persatuan agar dapat meningkatkan pengetahuan dan pengalaman dalam
menguruskan persatuan di sekolah.

Carian perlu meliputi isu-isu berkaitan pengurusan persatuan di

sekolah yang meliputi pengurusan mesyuarat, sistem fail dan
 surat, pengurusan kewangan dan pengurusan risiko di sekolah
dan kenapa pengurusan persatuan amat penting dikuasai oleh
guru-guru di sekolah.

22

Pengalaman

AKTIVITI
 Refleksi:
1. Sila nyatakan siapakah anggota sesuatu jawatankuasa?

2. Tuliskan perkara-perkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat.

3. Senaraikan jenis-jenis fail dalam sistem surat menyurat.

Berdasarkan bacaan dan kefahaman anda terhadap

pengurusan persatuan, secara berkumpulan, bincangkan
 sejauh manakah pengurusan persatuan yang berkesan
mampu membentuk murid-murid yang mempunyai
kemahiran sosial dan kemahiran peribadi yang cemerlang
dalam menghadapi cabaran hidup masa hadapan.

Berikan contoh-contoh yang sesuai dalam perbincangan

tersebut.

23

UNIT 3 Tatacara dan Kaedah Penubuhan Persatuan

Hasil Pembelajaran

Pada akhir unit, pelajar dapat:

1. Menerangkan tatacara penubuhan persatuan;

2. Menerangkan peraturan dalam penubuhan persatuan;

3. Menjelaskan pekeliling dalam penubuhan persatuan di sekolah;

4. Menghasilkan logo, moto dan lagu persatuan;

5. Mengenalpasti prsedur dalam penubuhan persatuan dan

pelaksanaannya; dan

6. Menyatakan nilai-nilai dan kemahiran kehidupan yang dapat dipupuk

dalam kalangan murid dalam aktiviti berpersatuan.

3.1 Tatacara Penubuhan Persatuan

Penubuhan sesebuah persatuan di sekolah hendaklah didaftarkan.

Pengetua bertindak sebagai pendaftar bagi persatuan yang akan ditubuhkan

di peringkat sekolah.

24
PENUBUHAN
PERSATUAN

Adakan mesyuarat penaja

Tulis surat permohonan penubuhan dari guru penasihat

kepada pendaftar (pengetua)

Terima surat kelulusan penubuhan dari

pengetua
 Terima surat perlantikan dari pengetua kepada guru
penasihat

3.2 Struktur Jawatankuasa

Struktur jawatankuasa didahului dengan penaung, penasihat,

setiausaha dan bendahari. Jawatankuasa kerja biasanya bergantung kepada

peranan dan fungsi persatuan yang akan ditubuhkan. Semakin besar

persatuan dan ahli-ahlinya ramai memerlukan jawatankuasa kerja yang banyak

juga.

25
3.3 Jenis-Jenis Persatuan/Kelab

Persatuan yang dikendalikan di sekolah, biasanya merangkumi semua subjek

akademik yang diajarkan dalam kelas bagi mata pelajaran major dan minor.

Antara jenis-jenis persatuan yang boleh ditubuhkan di sekolah adalah seperti

berikut:

1. Persatuan Bahasa Melayu 4. Persatuan Bahasa Jerman

2. Persatuan Bahasa Inggeris 5. Persatuan Bahasa Jepun

3. Persatuan Bahasa Arab 6. Persatuan Sains

7. Persatuan Matematik
11. Kelab Rukun Negara
8. Persatuan Sejarah
12. Kelab Usahawan Muda
9. Persatuan Geografi Setiausaha
Bendahari
10. Kelab Fotografi
Struktur
Jawatankuasa (Carta
Organisasi)

Pengetua (Penaung)

Jawatankuasa kerja
Guru (Penasihat)

Naib Pengerusi
Pengerusi
 26
13. Kelab Seni Warisan dan
16. Kelab Bahas Bahasa Melayu
Budaya
17. Kelab Bahas Bahasa Inggeri
14. Kelab Seni Kreatif 18. Kelab Dram Bahasa Inggeris

15. Kelab Pengguna 19. Kelab Pencinta Alam

 20. Kelab Rekacipta dan Inovasi

21. Kelab Astronomi

22. Kelab Seni dan Muzik

3.4 Peraturan Penubuhan Persatuan

i. Mewujudkan/Penubuhan Jawatankuasa Penaja (minimum 7 orang

ahli).

ii. Mengadakan ‘Mesyuarat JK Penaja’- Bincang Persediaan

Penubuhan.

iii. Membina dan menyediakan Draf Perlembagaan Persatuan dan

Peraturan Persatuan Kelab/Persatuan.

iv. Draf Aktiviti Tahunan.

v. Mengadakan Majlis perjumpaan / ‘Mesyuarat Agung Penajaan’

dengan ahli.

vi. Surat Permohonan Penubuhan Persatuan (Penaja).

vii. Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan

(Pengarah/Pengetua/Guru Besar) institusi masing-masing.

viii. Pengendalian Mesyuarat Agung (Tanggung jawab Jawatankuasa

Penaja):

a. Notis Mesyuarat Agung, Edar borang Usul

b. Surat Jemputan Mesyuarat

ix. Mesyuarat Agung:

a. Pelantikan pengerusi dan AJK.

 b. Perbincangan Perlembagaan (persetujuan/pindaan).

c. Peraturan-peraturan.

d. Sumber Kewangan Persatuan.

e. Cadangan Aktiviti.

f. Hal-hal lain.

27
g. Mencatat Minit.

x. Pengurusan, pelaksanaan aktiviti persatuan dan pemantauan

(Tanggung jawab AJK persatuan).

xi. Dokumentasi dan sistem fail.

xii. Pengauditan.

3.5 Pekeliling Kokurikulum Persatuan

• Warta Kerajaan bertarikh 31 Disember 1997, Jld. 41, No. 26,

Tambahan No. 94, Perundangan A.P.U. (A) 531, Akta Pendidikan

1996, Peraturan-peraturan (Kokurikulum Kebangsaan) telah

memberi takrif kokurikulum ialah kegiatan kokurikulum di sekolah

kerajaan dan bantuan kerajaan akan mengandungi yang berikut:

a. Penyertaan dalam sukan dan permainan.

b. Penyertaan dalam persatuan dan kelab.

c. Penyertaan dalam pasukan pakaian seragam.

d. Lain-lain kegiatan sebagaimana ditentukan oleh Menteri

Pendidikan.
 • Dasar Utama (2) Penyertaan Murid Dalam Kegiatan Kokurikulum

Adalah Wajib

“Matlamat gerakerja kokurikulum yang dikehendaki ialah

penyertaan setiap orang pelajar. Setiap pelajar hendaklah

mengambil bahagian sekurang-kurangnya dalam salah satu

gerakerja pakaian seragam, satu kegiatan persatuan atau kelab

dan satu kegiatan sukan atau permainan.”

– {Perkara 5.1 Surat Pekeliling ikhtisas Bil 1/1985

KP(BS)8591/Jld. II(29)}

• Sekolah mewujudkan peluang yang seluas-luasnya kepada

murid menyertai kegiatan kokurikulum yang mereka minati.

– {Untuk tujuan ini Pengetua/Guru Besar telah diperuntukkan

kuasa untuk menubuhkan kelab/persatuan di sekolah seperti

28
dalam Peraturan 4 Peraturan-Peraturan Pendidikan (Persatuan

Sekolah) 1998 yang diterbitkan sebagai PU(A)196/98.}

3.6 Perlembagaan

Perlembagaan merupakan satu dokumen yang mengandungi semua

susunan peraturan dan undang-undang dasar yang dianggap penting

bagi pentadbiran sesebuah persatuan. Perlembagaan berperanan

menentukan bidang kuasa J/kuasa, peraturan, syarat, dan sebagainya.

 Sebagai contoh; Pada mematuhi Subperaturan 5 {(1)(a)} dalam

Peraturan-peraturan Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998, Akta

Pendidikan 1996 seperti dalam Warta Kerajaan Malaysia Jilid 42, No.

11, Tambahan No. 41, Perundangan (A): P.U. (A) 196 bertarikh 21hb

Mei 1998, maka berikut ini dikemukakan Peraturan-peraturan

(Perlembagaan) (Nama Pertubuhan dan alamat) yang selepas ini

disebut sebagai “persatuan” sahaja.

Perlembagaan juga ialah suatu kumpulan undang-undang dasar

yang menentukan cara pentadbiran sesebuah persatuan itu dijalankan.

Perlembagaan menerangkan kuasa-kuasa yang dipunyai oleh ahli

J/Kuasa, hak-hak yang dipunyai oleh ahli dan perhubungan antara

Pimpinan J/kuasa dengan ahli.

3.7 Identiti Persatuan

Terdapat tiga perkara yang dapat mengambarkan identiti sesebuah

persatuan yang ditubuhkan iaitu logo, moto dan lagu persatuan.

3.7.1 Logo

Perkataan logo ialah singkatan daripada logogram. Logo

merupakan satu gubahan ringkas yang membawa makna dan

mesej tertentu serta fungsi yang tertentu. Pada masa kini istilah

29
 logo telah digunakan bagi menggambarkan isyarat, emblem, coat

of arms, simbol dan juga bendera. Logo adalah singkatan

perkataan logogram iaitu gubah ringkasan sesuatu bentuk. Logo

berfungsi sebagai satu simbol atau tanda pengenalan bagi:

– Pertubuhan

– Persatuan

– Kelab

– Barangan komersial

– Syarikat

– Perkhidmatan

– Kempen

– Pameran

Sumber ilham untuk penciptaan logo boleh di perolehi dari flora dan

fauna, manusia, objek ciptaan manusia, huruf, angka dan juga bentuk

geometri.

Terdapat 3 kumpulan jenis logo iaitu:

a. Logo Huruf

• Logo huruf dikenal sebagai logotype atau alphagram

• Dicipta berdasarkan rupa bentuk satu huruf atau angka

sahaja, beberapa huruf yang digabungjalinkan atau

beberapa huruf dalam satu perkataan.

• Singkatan (initial) yang mewakili sesuatu pertubuhan

dipilih untuk gubahan logo pertubuhan itu.

b. Logo Representasi

• Dikenali sebagai pictogram

• Dicipta berdasarkan rupabentuk objek-objek di alam

sekeliling.

• Bentuk asal dan gambar objek dipermudahkan untuk

menghasilkan imej visual yang ringkas tetapi masih

mengekalkan sifat-sifat asal objek itu.

30
• Gubahan logo yang mudah, ringkas dan berkesan dapat

menyampaikan mesej dengan jelas tanpa sebarang

penerangan.

c. Logo Simbol

• Merupakan tanda yang dikenal antarabangsa kerana

dapat menyampaikan mesej yang jelas tanpa mengira

bahasa dan bangsa.

• Biasanya menggunakan rupa mudah sesuatu objek

untuk mewakili perkara-perkara yang ada perkaitan

dengannya.

3.7.2 Moto

Moto adalah sebuah logan singkat yang mudah ingat

untuk dijadikan pedoman sehingga mampu memotivasi

dan mendorong untuk lebih maju.

 3.7.3 Lagu Persatuan

Lagu sebagai suatu lambang dari hal-hal yang berkaitan

dengan idea-idea maupun tingkah laku suatu masyarakat.
Lagu persatuan ialah lagu yang mempunyai lirik yang dapat
membangkitkan semangat dan memupuk perasaan cinta
akan persatuan dalam kalangan ahli. Biasanya ia juga
dikenali sebagai lagu yang bersifat patriotik.

3.8 Prosedur Tetap Penubuhan Persatuan

3.8.1 Penubuhan Persatuan

- Mesyuarat penaja.

- Surat permohonan penubuhan dari Guru Penasihat

Kelab/Persatuan kepada Pengetua/Guru Besar. (Rujuk

Lampiran 1)

31
- Surat Perlantikan dari Pengetua/Guru Besar kepada

Guru Penasihat Kelab/Persatuan. (Rujuk Lampiran 2)

- Surat Kelulusan Penubuhan Kelab/Persatuan dari

Pengetua/Guru Besar kepada Guru Penasihat. (Rujuk

Lampiran 3)

- Tanggungjawab Guru Penasihat. (Rujuk Lampiran 4)

- Surat Penurunan Kuasa daripada Guru Penasihat melalui

Pengetua/Guru Besar kepada Ahli Jawatankuasa. (Rujuk

 Lampiran 5)

- Tanggungjawab Ahli Jawatankuasa. (Rujuk Lampiran 6)

- Surat permohonan menubuhkan Persatuan kepada

agensi-agensi kerajaan dan badan bukan kerajaan. (Rujuk

Lampiran 7)

3.8.2 Pelaksanaan

- Perkara-perkara yang perlu ada dalam Takwim (Rujuk

Lampiran 8)

a. Pendaftaran.

b. Mesyuarat Jawatankuasa Kelab/Persatuan.

c. Mesyuarat Agung Kelab/ Persatuan.

d. Mesyuarat Jawatankuasa Kelab/Persatuan bagi kali

1, 2 ....

e. Rancangan aktiviti.

f. Hari Kokurikulum Sekolah.

g. Penilaian

h. Pelaporan.

3.8.3 Surat permohonan memungut derma untuk

Kelab/Persatuan. (Rujuk Lampiran 9)

3.8.4 Surat kelulusan mengutip derma dari Pengetua / Guru

Besar dan contoh resit derma. (Rujuk Lampiran 10)

 32

3.8.5 Surat pemberitahuan sekolah kepada ibu bapa / penjaga

berkaitan penglibatan murid dalam Kokurikulum.

(Lampiran 11)

3.8.6 Surat pemberitahuan kepada ibu bapa / penjaga

ketidakhadiran murid dalam aktiviti Kokurikulum.

(Rujuk Lampiran 12)

Penyelidikan : Penerokaan Pelbagai Media

Anda boleh meluaskan pengetahuan anda tentang tatacara dan penubuhan persatuan
dengan melayari internet serta membuat bacaan lanjut terhadap sumber- sumber
rujukan yang lain serta mengadakan perbincangan dengan rakan-rakan. Anda juga
amat digalakkan untuk mempraktikkan apa yang telah anda pelajari dan pengetahuan
anda tentang tatacara dan penubuhan persatuan agar ilmu yang dipelajari dapat
difahami dengan lebih berkesan.

Carian perlu meliputi isu-isu berkaitan tatacara dan kaedah

penubuhan persatuan di sekolah dan kenapa penubuhan
persatuan, kaedah penubuhan persatuan dan identiti persatuan
yang betul akan dapat memastikan sesebuah persatuan dapat
ditubuhkan dengan jayanya.

Bincangkan juga kekuatan dan kelemahan dalam isu penubuhan

 persatuan di Malaysia.

33

Pengalaman

AKTIVITI:

Hasilkan identiti bagi satu jenis persatuan yang mengandungi perlembagaan,

logo, moto dan lagu persatuan di sekolah anda.

Refleksi:

Berdasarkan bacaan dan kefahaman anda terhadap tatacara dan

 kaedah penubuhan persatuan, secara berkumpulan, bincangkan
sejauh manakah kekuatan dan kelemahan dalam isu penubuhan
persatuan di negara ini.

Berikan contoh-contoh yang sesuai dalam perbincangan tersebut.

34

UNIT 4 Merancang Program dan Pelaksanaan Aktiviti/Projek

Hasil Pembelajaran

Pada akhir unit, pelajar dapat:

1. Menghasilkan sebuah kertas kerja projek, surat menyurat,

penubuhan AJK pengelola, anggaran perbelanjaan, aturcara

pentadbiran, buku program;

2. Membuat persembahan projek yang dirancangkan;

3. Mengetahui dan memahami keperluan perancangan dan

pengendalian aktiviti persatuan;

 4. Menghayati kemahiran insaniah yang berkaitan; dan

5. Menghasilkan refleksi daripada pelaksanaan projek yang

dilaksanakan.

4.1 Merancang Program

Selain daripada perkara yang terdapat dalam sukatan pelajaran adalah

penting untuk persatuan mengadakan aktiviti-aktiviti yang menyokong

seperti lawatan sambil belajar, pertandingan, pameran, perhimpunan,

persembahan dan lain-lain untuk memberi pendedahan dan maklumat

tambahan kepada ahlinya.

Sebelum mengadakan aktiviti, mestilah merancang.

Perancangan memerlukan pengetahuan dan kemahiran untuk

merealisasikan apa yang dirancang. Perancang harus dibuat oleh

35
jawatankuasa yang dilantik untuk mengendalikan sesuatu aktiviti. Di

antara perkara-perkara yang patut dibincang dan diambil tindakan

dalam fasa perancangan adalah aktiviti yang hendak dilakukan, tujuan,

tarikh/tempoh, tempat, fasilitator, peserta, kewangan, aturcara,

pengangkutan dan kebenaran dari pihak-pihak yang berkenaan.

4.2 Pelaksanaan Aktiviti/Projek

Perancangan aktiviti persatuan perlu mengambil kira beberapa aspek

seperti berikut:

4.2.1 Sebelum Pelaksanaan Projek

• Pemilihan aktiviti

Aktiviti-aktiviti persatuan yang boleh dijalankan antaranya

ialah:

a. Menganjurkan seminar

b. Menganjur lawatan

c. Menganjur pertandingan

d. Menganjur ceramah / bengkel / seminar

e. Mengadakan pameran

f. Menganjurkan program anak angkat

g. Gotong royong

h. Menemu ramah

i. Meneroka bidang yang bersesuaian dengan persatuan

j. Buat kerja lapangan

• Penyediaan kertas kerja

a. Tajuk

b. Matlamat

c. Jawatankuasa kerja
 d. Anggaran perbelanjaan

e. Program

36

• Pengurusan

a. Mengadakan mesyuarat

b. Menyediakan senarai peserta

c. Urusan surat menyurat

• Kewangan

a. Anggaran perbelanjaan

b. Sumber kewangan

4.2.2 Semasa Pelaksanaan Projek

• Pelaksanaan

a. Cara-cara pelaksanaan projek.

b. Agensi/pihak lain yang terlibat.

c. Aspek pengelolaan.

• Keselamatan

a. Aspek-aspek keselamatan yang ditekankan.

b. Langkah-langkah keselamatan.

• Tugasan

a. Arahan tugasan jelas.

 b. Kepentingan tugasan.

c. Penglibatan peserta dalam tugasan.

4.2.3 Selepas Pelaksanaan Projek

• Pelaporan

a. Bentuk pelaporan. b. Tempoh

penyediaan laporan.

• Refleksi

37
a. Cara pelaksanaan refleksi. b.
Hasil refleksi.

4.3 Penilaian program

Setiap aktiviti yang dikendalikan mesti dinilai untuk mengetahui

keberkesanannya. Penilaian boleh dibuat dengan beberapa kaedah

seperti pemerhatian, membuat tinjauan menggunakan soal selidik dan

daripada pencapaian yang diperoleh.

Penilaian yang dibuat harus menunjukkan kedua-dua aspek iaitu

kekuatan dan kelemahan jika ada. Laporan penilaian terperinci perlu

dibuat berdasarkan kepada dapatan tinjauan dan dibentang dalam

Mesyuarat Pasca Nilai yang harus diadakan selepas sesuatu aktiviti

 dijalankan. Dalam mesyuarat ini kekuatan dan kelemahan harus

dibincang secara terperinci dan membuat cadangan untuk memperbaiki

kelemahan-kelemahan yang terdapat untuk masa akan datang.

Penyelidikan : Penerokaan Pelbagai Media

Anda boleh meluaskan pengetahuan anda tentang merancang program dan

pelaksanaan aktiviti / projek dalam persatuan dengan melayari internet serta membuat
bacaan lanjut terhadap sumber-sumber rujukan yang lain serta mengadakan
perbincangan dengan rakan-rakan. Anda juga amat digalakkan untuk mempraktikkan
apa yang telah anda pelajari dan pengetahuan anda tentang merancang program dan
pelaksanaan aktiviti / projek akan menjadi lebih mantap.

38
 Pengalaman

AKTIVITI 1:

Refleksi:
Sediakan kertas kerja pengendalian satu projek / program persatuan yang

mesti dilaksanakan di sekolah anda.

 a. Jenis aktiviti atau projek

- Akademik
o Persatuan Matematik, o
Sains

- Seni Budaya o
Tarian o Gamelan

Perkara-perkara berikut perlulah diberi perhatian:

i. Tajuk

iii. Jawatankuasa kerja

iv. Anggaran perbelanjaan

v. Aturcara program
Carian perlu meliputi isu-isu berkaitan perancangan program dan
pelaksanaan aktiviti/projek dan kenapa penganjuran program yang
berkesan akan dapat memupuk kemenjadian murid dalam usaha
mereka akan berjaya dalam kehidupan pada masa hadapan dalam
menghadapi cabaran alaf baru dalam sesebuah organisasi.
 39

AKTIVITI 2: Refleksi:
Tuliskan satu laporan lengkap tentang program yang telah dilaksanakan, nyatakan
kelebihan dan kekurangan yang terdapat pada program tersebut. Beri cadangan
penambahbaikan supaya program seperti itu lebih berjaya lagi di masa hadapan.
Sertakan bersama bukti-bukti aktiviti seperti gambar, buku program, surat-surat
berkaitan dan sebagainya.
Berdasarkan program yang telah dilaksanakan, tuliskan refleksi rentetan daripada
penglibatan dan peranan anda di sepanjang pelaksanaan program tersebut.
40

RUJUKAN

1. Ab Alim Abdul Rahim. 2004. Pengurusan Gerak Kerja Kokurikulum. Kuala

Lumpur: Fajar Bakti Sdn. Bhd.

2. Ab Alim Abdul Rahim. 2004 . Panduan Perkhemahan, Simpulan dan

Pioneering, Kuala Lumpur: Fajar Bakti Sdn. Bhd.

3. Ahmad Fazli Yusof, Amrizal Anuar, 2005. Resepi Kejayaan Untuk

Setiausaha Persatuan. Kuala Lumpur: PTS. Litera Utama

4. Laman sesawang http://www.moe.gov.my/v/pekeliling-ikhtisas

5. Omardin Ashaari. 1997. Pengurusan Sekolah. Kuala Lumpur: Utusan

Publication & Distributors Sdn. Bhd.

6. Oxford Advanced Learner's Dictionary, Edisi Ke-8. 2011. United Kingdom:

Oxford University Press.

7. Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam, 2016. Kuala Lumpur: Arkib

Negara Malaysia.

8. Panduan Pengurusan Majlis dan Acara, 2014. Kuala Lumpur: Jabatan

Perdana Menteri.

9. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998. Warta Kerajaan Bertarikh

21hb Mei 1998, Jilid 42. No. 11 Tambahan No.41, Perundangan (A), P.U (A) 196.
AKTA PENDIDIKAN 1996.
 41
AHLI PANEL

Bil Nama Institut/Bahagaian

En. Baharuddin bin Abd Latif
1.
(Penyelaras)
Pusat Perkembangan Akademik, IPGM Cyberjaya
2. En.Mohamad Hafedz bin Salleh IPG Kampus Darul Aman
3. Tn. Hj. Ruslan bin Saad IPG Kampus Sultan Abdul Halim
4. Tn. Hj. Mohd. Noor bin Awang IPG Kampus Kota Bharu
5. En. Hishamuddin bin Hassan IPG Kampus Temenggong Ibrahim
6 En. Hamidi bin Abdul Aziz IPG Kampus Tengku Ampuan Afzan
7. En. Mustafa bin Othman IPG Kampus Temenggong Ibrahim
AHLI PANEL PEMURNI

Bil Nama Institut/Bahagaian

1. Zali Bin A. Rahman IPG Kampus Temenggong Ibrahim
2. Che Rohani Che Aziz IPG Kampus Pendidikan Teknik
Zainab Bee Bt hamid
3
IPGM
(Penyelaras)
42
 Lampiran 1

Contoh Surat Permohonan Penubuhan Kelab/Persatuan

SMK Saujana Utama Persiaran Saujana 3

Saujana Utama 47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi: Ruj.
Kami : Tarikh :

Pengetua SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3 47000
Sungai Buloh SELANGOR
DARUL EHSAN

Tuan,

PERMOHONAN PENUBUHAN PERSATUAN SEJARAH

Dengan hormatnnya dimaklumkan bahawa saya, RAMLI BIN PUTIH berdasarkan Peraturan (4) dalam
Warta Kerajaan bertarikh 21 hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, yang berkait dengan Seksyen 130, Akta
Pendidikan 1996 dengan ini memohon untuk menubuhkan PERSATUAN SEJARAH, SMK SAUJANA
UTAMA mulai 3 Januari 2017.

2. Bersama-sama ini disertakan:

2.1 Draf Perlembagaan. 2.2 Draf Aktiviti Asas. 2.3
Senarai Nama Jawatankuasa Penaja.

Kerjasama dan perhatianb pihak tuan dalam perkara ini amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD ALI BIN SAFARI) Guru

Penasihat Persatuan Sejarah SMK
Saujana Utama

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

 2. Fail Persatuan

43

zar/ipti/2017/perst

Lampiran 2

Contoh Surat Perlantikan dari Pengetua/Guru Besar kepada Guru Penasihat

SMK Saujana Utama Persiaran Saujana 3 Saujana

Utama 47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi: Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Tarikh :

Mohd Ali bin Safari SMK Saujana

Utama Persiaran Saujana 3 Saujana
Utama 47000 Sungai Buloh,
SELANGOR

Tuan,

PERLANTIKAN SEBAGAI GURU PENASIHAT PERSATUAN SEJARAH

Berhubung perkara diatas, dimaklumkan bahawa dengan kuasa yang diberikan kepada saya oleh
Seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 seperti termaktub dalam Peraturan (4) Warta kerajaan bertarikh 21
hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, bahawa tuan telah dilantik sebagai Guru Penasihat Persatuan Sejarah,
Sekolah Menengah Kebangsaan Bandar Banting berkuatkuasa mulai 1 hb. Januari 2005 hingga 31hb.
Disember 2017.

2. Bersama-sama ini disertakan senarai tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh tuan.

3. Semoga dengan pelantikan ini tuan dapat menjalankan tanggungjawab untuk meninggikan prestasi
perkhidmatan pendidikan dan persatuan Sejarah.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD AHMAD BIN SAFAWI) Pengetua SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3 47000 Sungai Buloh. SELANGOR Merangkap
PENOLONG PENDAFTAR PERSATUAN SEKOLAH

44
s.k. 1. Fail Peribadi
2. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah 3. Fail
Persatuan

zar/ipti/2017/perst
Lampiran 3
Contoh Surat Kelulusan Penubuhan Kelab/Persatuan dari Pengetua/Guru Besar

SMK Saujana Utama Persiaran Saujana 3 Saujana

Utama 47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi: Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Tarikh :

Mohd Ali bin Safari SMK Saujana

Utama Persiaran Saujana 3 Saujana
Utama 47000 Sungai Buloh,
SELANGOR

Tuan,

KELULUSAN PENUBUHAN

Merujuk surat tuan ................................................. bertarikh .............................................. dinyatakan

bahawa dengan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 seperti
yang termaktub dalam Peraturan (4) Warta kerajaan bertarikh 21 hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, sukacita
dimaklumkan permohonan tuan untuk menubuhkan ............................................... SMK SAUJANA
UTAMA, SUNGAI BULOH, SELANGOR adalah DILULUSKAN berkuat kuasa mulai
.......................................

2. Semoga tuan dapat melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD AHMAD BIN SAFAWI) Pengetua SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3 47000 Sungai Buloh. SELANGOR Merangkap
PENOLONG PENDAFTAR PERSATUAN SEKOLAH

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. GPK Kokurikulum 3. S/U
Kokurikulum 4. Fail

45

zar/ipti/2017/perst

Lampiran 4

Tanggung jawab Guru Penasihat

1. Memastikan Mesyuarat Agung diadakan bagi tujuan melantik Ahli Jawatankuasa.

2. Memastikan ada Perlembagaan dan Peraturan.

3. Memastikan aktiviti selaras dengan objektif sekolah.

4. Memastikan Jawatankuasa menjalankan tugas seperti terkandung dalam Perlembagaan.

5. Merancang aktiviti tahunan dengan kerjasama pelajar.

6. Memastikan aktiviti berjalan mengikut jadual yang ditetapkan.

7. Merancang strategi untuk peningkatan kecemerlangan Passukan Pakaian Seragam,

Kelab/Persatuan dan Kelab Sukan/Permainan.

8. Memastikan pengurusan kewangan dan harta benda/peralatan diurus dengan baik.

9. Memastikan Minit Mesyuarat dan Laporan Aktiviti disedia dan difailkan.

10. Mendaftarkan Pasukan Pakaian Seragam, Kelab Persatuan dan Kelab Sukan/Permainan

kepada Pengetua/Guru Besar atau Badan Induk.

 11. Bertanggungjawab memberi bimbingan dan tunjuk ajar serta galakan kepada ahli-ahli.

12. Mengurus penyertaan ahli-ahli dalam kegiatan di peringkat sekolah / zon / daerah / negeri dan

kebangsaan dengan baik.

13. Mengiringi ahli dalam lawatan atau projek yang dijalankan.

14. Bertanggungjawab mencatat penglibatan dan pencapaian ahli.

15. Menandatangani Buku Kehadiran Ahli.

16. Menghadiri perjumpaan atau mesyuarat yang berkaitan dengan unit yang diwakili .

17. Menentukan Papan Kenyataan digunakan dengan sepenuhnya.

18. Memastikan tidak ada unsur subversif tersebar di kalangan ahli.

19. Mencadangkan nama ahli yang layak menerima Sijil Penghargaan kepada Jawatankuasa

Kokurikulum Sekolah.

20. Bekerjasama dengan pihak sekolah dalam menjayakan sesuatu program.

21. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar dari semasa ke

semasa.

46

Lampiran 5

Contoh Surat Penurunan Kuasa Daripada Guru Penasihat Kepada Ahli Jawatankuasa

SMK Saujana Utama Persiaran Saujana 3 Saujana

Utama 47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi: Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Tarikh :
Melalui dan salinan:

Pengetua SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3 47000 Sungai
Buloh, SELANGOR.

Saudara,

SURAT PENURUNAN KUASA KEPADA JAWATANKUASA

Berhubung perkara tersebut diatas, dinyatakan bahawa dengan kuasa yang diberikan kepada saya oleh
Seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 seperti termaktub dalam Peraturan (4) Warta Kerajaan bertarikh 21
hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, saudara telah dilantik sebagai Pengerusi Persatuan Sejarah, SMK Saujana
Utama, berkuatkuasa mulai 1 Januari 2017 hingga 31 Disember 2017.

2. Bersama-sama ini disertakan Senarai Tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh saudara.

3. Semoga dengan perlantikan ini saudara dapat menjalankan tanggungjawab untuk meninggikan
prestasi Persatuan Sejarah.

Sekian , terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD ALI BIN SAFARI) Guru

Penasihat Persatuan Sejarah SMK
Saujana Utama Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh, SELANGOR.

s.k. 1. Fail Persatuan

2. Fail Guru Penasihat

47
3. S/U Kokurikulum

zar/ipti/2017/perst
 Lampiran 6

Tanggung jawab Ahli Jawatankuasa

1. Pengerusi

1.1 Mempengerusikan mesyuarat yang diadakan. 1.2 Meneliti catatan minit mesyuarat dan
memastikan segala tindakan yang diputuskan
diambil tindakan sewajarnya. 1.3 Membincangkan semua program dan aktiviti mingguan,
semester dan tahunan
bersama-sama ahli jawatankuasa dan guru penasihat. 1.4 Memastikan semua kegiatan yang
dirancang dapat dijalankan dengan baik. 1.5 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh
guru penasihat dari semasa ke
semasa

2. Naib Pengerusi

2.1 Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab yang diberi. 2.2
Mempengerusikan mesyuarat jika pengerusi tidak dapat hadir. 2.3 Menjalankan tugas-tugas lain
yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari semasa ke
semasa.

3. Setiausaha

3.1 Mencatat minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada ahli. 3.2 Menyediakan laporan
semester dan laporan tahunan untuk diselia oleh Guru
Penasihat. 3.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari semasa ke
semasa.

4. Penolong Setiausaha

4.1 Membantu Setiausaha menjalankan segala tugas dan tanggungjawabnya. 4.2 Berkerjasama
dengan setiausaha. 4.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
semasa ke
semasa.

5. Bendahari

5.1 Mengutip wang derma daripada ahli. 5.2 Mencatat wang masuk dan keluar dalam
laporan kewangan. 5.3 Menyerahkan segala kutipan untuk disemak dan disimpan oleh
guru penasihat. 5.4 Mengeluarkan resit bagi penerimaan dan pembayaran yang dibuat. 5.5
Memastikan akaun sentiasa dikemaskini.

6. Ahli Jawatankuasa
 6.1 Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan
dengan sebaik mungkin. 6.2 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan
oleh guru penasihat.

7. Pemeriksa Kira-Kira

48

7.1 Memeriksa dan menyemak serta mengesahkan penyata kewangan pada akhir tahun. 7.2
Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.

Lampiran 7

Contoh Surat Permohonan Pendaftaran Kelab/Persatuan kepada Agensi-Agensi Kerajan dan

Badan Bukan Kerajaan

SMK Saujana Utama Persiaran Saujana 3 Saujana

Utama 47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi: Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Tarikh : 28 Januari 2017 Yang Dipertua
Persatuan Sejarah Daerah Kuala Selangor
.
Melalui dan salinan:

Pengetua SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3 47000 Sungai
Buloh, SELANGOR.

Tuan,

PENDAFTARAN PERSATUAN SEJARAH SEKOLAH

Berhubung perkara tersebut diatas, bersama-sama disertakan senarai ahli-ahli Persatuan Sejarah, SMK
Saujana Utama, Kuala Selangor dan juga senarai guru-guru penasihat yang akan mengendalikan
persatuan sejarah tersebut.

2. Semoga dengan pendaftaran tersebut pihak sekolah akan memperolehi segala berita dan
perkembangan aktiviti semasa agar dapat menjalankan tanggungjawab untuk meninggikan prestasi
Persatuan Sejarah.

Sekian , terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

 Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD ALI BIN SAFARI) Guru

Penasihat Persatuan Sejarah SMK
Saujana Utama Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh, SELANGOR.

s.k. 1. Pengarah Pelajaran Selangor

49
2. Pegawai Pelajaran Daerah Kuala Selangor 3. Yang Dipertua
Persatuan Sejarah Negeri Johor 4. Fail Jawatankuasa
Pengurusan Kokurikulum Sekolah 5. Fail Persatuan

zar/ipti/2017/perst

Lampiran 8

Contoh Perkara-Perkara Yang Perlu Ada Dalam Takwim/Rancangan Kelab/Persatuan

Bulan Minggu/ Jun

Tarikh
Aktiviti Catatan/ Julai
Tindakan

Ogos

Januari September

Februari Okotber

Mac November

April Minggu 4

Mei
 a

h
h

g
g

Pengetua / GuruBesar
Pengetua / GuruBesar
Pengetua / GuruBesar

/
/
daftaran Kelab/Persatuan
GPKK /
daftaran Kelab/Persatuan
GPKK /
daftaran Ahli GPKK /

Kenal Antara Ahli Persatuan Minggu 4

Kenal Antara Ahli Persatuan

Minggu 4
ggungjawab Ahli
ggungjawab Ahli
Minggu 4

aturan dan Undang-Undang

aturan dan Undang-Undang Minggu 4

genalan Sejarah Tempatan Minggu 4

genalan Sejarah Tempatan

Minggu 4
awan negara
 Guru Penasihat
Guru Penasihat
Minggu 4

Minggu 4

Minggu 4

Minggu 4
yusunan Organisasi

ar Berpersatuan

o, logo dan perlembagaan

genalan Sejarah Malaysia

u skrap

ggu Sejarah

cari Harta Karun

u Patriotik 50

atan

Lampiran 9

Contoh Surat Permohonan Kebenaran Memungut Derma

 SMK Saujana Utama Persiaran Saujana 3 Saujana
Utama 47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi: Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Tarikh : 28 Januari 2017 Pengetua SMK Saujana
Utama Persiaran Saujana 3 47000 Sungai Buloh SELANGOR DARUL EHSAN

Tuan,

PERMOHONAN MEMUNGUT DERMA PERSATUAN SEJARAH

Dengan segala hormatnya saya di arah merujuk perkara di atas.

2. Sukacita dimaklumkan, saya ................................ berdasarkan Peraturan (4) dalam Warta Kerajaan
bertarikh 21 Mei 1998 P.U.(A) 196 , yang berkait dengan Seksyen 130, Akta Pendidikan 1996 dengan ini
memohon untuk memungut derma bagi Persatuan Sejarah, SMK Saujana Utama, Kuala Selangor mulai
1 Januari 2017.

3. Bersama-sama ini disertakan keputusan mesyuarat jawatankuasa mengenai jumlah pungutan derma
yang dipohon untuk dikutip daripada setiap ahli.

3.1 Kutipan setiap minggu ialah RM ........... 3.2

Kutipan setiap bulan ialah RM 1............ 3.3 Kutipan
setahun ialah RM ................

Kerjasama dan perhatian pihak tuan dalam perkara ini amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD ALI BIN SAFARI) Guru

Penasihat Persatuan Sejarah SMK
Saujana Utama

51

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. Fail Persatuan
zar/ipti/2017/perst
Lampiran 10

Contoh Surat Kelulusan Mengutip Derma

SMK Bandar Banting SMKBB/7/P/2005(15) Jalan

Telekom 2 42700 Banting Tel: SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi:
________________________________________________________________________________
Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Tarikh : 28
Januari 2017

Encik Ramli bin Putih Guru Penasihat Persatuan

Sejarah Sekolah Menengah Kebangsaan Bandar
Banting 42700 Banting SELANGOR

Tuan,

KELULUSAN MEMUNGUT DERMA PERSATUAN SEJARAH

Merujuk surat tuan SMKBBU/7/P/2003(15) bertarikh 25 Januari 2017 dinyatakan bahawa dengan kuasa
yang diberikan kepada saya oleh Seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 seperti yang termaktub dalam
Peraturan (4) Warta kerajaan bertarikh 21 hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, sukacita dimaklumkan permohonan
tuan untuk memungut derma Persatuan Sejarah Sekolah Menengah Kebangsaan Bandar Banting adalah
DILULUSKAN berkuat kuasa mulai 01 Januari 2017.

2. Semoga tuan dapat melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD AHMAD BIN SAFAWI) Pengetua, SMK Saujana Utama

42700 Banting, SELANGOR. Merangkap PENOLONG PENDAFTAR
PERSATUAN SEKOLAH

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. Fail Persatuan 3. Fail Guru
Penasihat
 52

zar/ipti/2017/perst

Lampiran 11

Contoh Surat Pemberitahuan Kepada Ibu Bapa/Penjaga berkaitan Penglibatan anak dalam

Aktiviti Kokurikulum SMK Bandar Banting SMKBB/7/P/2005(15) Jalan Telekom 2 42700 Banting
Tel: SELANGOR. Faks:
__________________________________________________________________________
Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Tarikh : 28 Januari 2017 Encik Putih bin Sulaiman No. 21, Jalan Jelawat
3 Taman Sri Putra 42700 Banting SELANGOR

Tuan,

PENERIMAAN AHLI PERSATUAN SEJARAH

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa anak tuan, Putera bin Putih pelajar Tingkatan 1A2, telah
diterima menjadi ahli Persatuan Sejarah SMK Bandar Banting, Kuala Langat dan dikehendaki menghadiri
perjumpaan pada setiap hari Sabtu minggu ke-2 dan ke-4 dari jam 9.00 hingga 11.00 pagi.

2. Sehubungan dengan itu, pihak pengurusan sekolah telah meluluskan kutipan derma Persatuan
Sejarah Sekolah berjumlah RM 12.00 setahun. Oleh itu, pihak kami berbesar hati jika anak tuan dapat
membuat pembayaran kepada bendahari samada pembayaran mengikut mingguan (RM 0.25), atau
bulanan (RM 1.00) atau tahunan (RM 12.00) bermula dari bulan Januari 2005.

3. Semoga tuan dapat memberikan sokongan demi meningkatkan lagi penglibatan anak tuan dalam
kegiatan kokurikulum dengan penuh dedikasi.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(BASARUDDIN BIN MOHD AZIM) Pengetua SMK Bandar Banting

42700 Banting,SELANGOR Merangkap PENOLONG PENDAFTAR
PERSATUAN SEKOLAH
s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah
2. Fail Persatuan

53
3. Guru Penasihat Persatuan Sejarah

zar/ipti/2017/perst

Lampiran 12

Contoh Surat Pemberitahuan Kepada Ibu Bapa/Penjaga Ketidakhadiran Anaknya Dalam

Aktiviti Kokurikulum SMK Bandar Banting
Jalan Telekom 2 Tel: 42700 Banting, SELANGOR
Faks:
Portal Rasmi:

Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Tarikh : 3 Mac 2017 Encik Putih bin Sulaiman No. 21, Jalan Jelawat
3 Taman Sri Putra 42700 Banting SELANGOR.

Tuan,

KETIDAKHADIRAN AHLI PERSATUAN SEJARAH

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa anak tuan, Putera bin Putih pelajar Tingkatan 1A2, seorang
ahli Persatuan Sejarah SMK Bandar Banting, Kuala Langat telah tidak hadir semasa perjumpaan pada
setiap hari Sabtu jam 9:00 hingga 11:00 pagi seperti mana tarikh-tarikh berikut:

Tarikh : 10 Januari, 17 Januari, 8 Februari 2017

2. Sehubungan dengan itu, pihak pengurusan sekolah memohon kerjasama pihak tuan untuk
mempastikan bahawa ketiidak hadiran anak tuan pada tarikh tersebut adalah dalam pengetahuan tuan.
Pihak kami sangat berbangga jika pihak tuan dapat berjumpa Guru Penasihat Persatuan Sejarah (En.
Ramli bin Putih) untuk mendapat makluman selanjutnya.

3. Semoga tuan dapat memberikan sokongan demi meningkatkan lagi penglibatan anak tuan dalam
kegiatan kokurikulum dengan penuh dedikasi.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

 tt

(BAHAROM BIN ALIMUDDIN) Pengetua, SMK Bandar Banting,

42700 Banting, SELANGOR. Merangkap PENOLONG PENDAFTAR
PERSATUAN SEKOLAH

54

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. Guru Penasihat Persatuan Sejarah 3.
Fail Persatuan

zar/ipti/2017/perst
55