PROGRAM DIPLOMA PENDIDIKAN LEPAS IJAZAH

Modul Pembelajaran
MPU 2021
PERSATUAN

Institut Pendidikan Guru Malaysia

Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 1-3, Blok 2250, Jalan Usahawan 1,
63000 Cyberjaya,
Selangor Darul Ehsan

MODUL INI DIEDARKAN UNTUK KEGUNAAN PELAJAR-PELAJAR YANG

BERDAFTAR DENGAN INSTITUT PENDIDIKAN GURU, KEMENTERIAN
PENDIDIKAN MALAYSIA BAGI MENGIKUTI PROGRAM DIPLOMA
PENDIDIKAN LEPAS IJAZAH SEKOLAH MENENGAH.

i
Institut Pendidikan Guru Malaysia
Kementerian Pendidikan Malaysia

FALSAFAH PENDIDIKAN KEBANGSAAN

Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan ke arah

memperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan
bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari
segi intelek, rohani, emosi, dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan
kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat
Malaysia yang berilmu pengetahuan, berketrampilan, berakhlak mulia,

ii
 bertanggungjawab, dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri
serta memberi sumbangan terhadap keharmonian dan kemakmuran
keluarga, masyarakat, dan negara.

FALSAFAH PENDIDIKAN GURU

Guru yang berpekerti mulia, berpandangan progresif dan saintifik,

bersedia menjunjung aspirasi negara serta menyanjung warisan
kebudayaan negara, menjamin perkembangan individu, dan memelihara
suatu masyarakat yang bersatu padu, demokratik, progresif, dan
berdisiplin.

November 2017

Kementerian Pendidikan Malaysia

Hak cipta terpelihara. Kecuali untuk tujuan pendidikan yang tidak

ada kepentingan komersial, tidak dibenarkan sesiapa mengeluarkan
atau mengulang mana-mana bahagian artikel, ilustrasi dan
kandungan buku ini dalam apa-apa juga bentuk dan dengan apa-apa
cara pun, sama ada secara elektronik, fotokopi, mekanik, rakaman
atau cara lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Rektor
Institut Pendidikan Guru, Kementerian Pendidikan Malaysia.

KANDUNGAN MUKA

Notis Hak Cipta ii

Falsafah Pendidikan Kebangsaan iii

Falsafah Pendidikan Guru iii
Isi Kandungan iv
Panduan Pelajar v

iii
 Ikon Modul vii
Agihan Tajuk viii

Tajuk Pembelajaran

Persatuan Sebagai Salah Satu Komponen

UNIT 1: Kokurikulum 1
UNIT 2: Pengurusan Persatuan 6

UNIT 3: Tatacara dan Kaedah Penubuhan Persatuan 24

UNIT 4: Merancang Program dan Pelaksanaan Aktiviti/Projek 35

Rujukan 41
Ahli Panel 42
Lampiran 43

PANDUAN PELAJAR

PENGENALAN

Modul pembelajaran ini disediakan untuk membantu pelajar menguruskan pembelajaran agar
lebih berkesan. Modul pembelajaran ini memberi peluang kepada pelajar untuk mendapatkan
maklumat dan gaya pembelajaran terkini.

PEMBELAJARAN ARAH KENDIRI

iv
Pembelajaran arah kendiri membolehkan pelajar membuat keputusan tentang pembelajaran
yang akan ditempuhi. Pembelajaran arah kendiri lebih berkesan jika pelajar dapat menentukan
sasaran yang hendak dicapai. Ianya dibentuk agar pelajar mempunyai autonomi dan
bertanggungjawab atas pembelajaran sendiri.

SASARAN KURSUS

Pelajar Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah Sekolah Menengah yang mendaftar dengan
Institut Pendidikan Guru, Kementerian Pendidkan Malaysia (IPG KPM).

JAM PEMBELAJARAN PELAJAR (JPP)

Berdasarkan standard IPG KPM dan MQA pelajar perlu mengumpulkan 40 jam pembelajaran
bagi setiap jam kredit. Bagi kursus PDPLI SM/SR yang dilaksanakan dalam mod Kursus
Dalam Cuti (KDC), diperuntukkan 60% daripada Jumlah Pembelajaran Pelajar adalah
bersemuka manakala 40% ialah Jumlah Pembelajaran Pelajar pembelajaran kendiri.

SUSUNAN UNIT MODUL

Modul ini ditulis dalam susunan unit. Setiap unit mempunyai lima eleman asas yang konsisten:
1. Hasil Pembelajaran Unit
2. Sinopsis
3. Penyelidikan
4. Pengalaman
5. Refleksi

Pelajar boleh berbincang dengan pensyarah atau rakan pelajar melalui email jika terdapat

v
masalah berhubung dengan modul ini.

IKON

Pelajar akan mendapati bahawa ikon digunakan untuk menarik perhatian pelajar agar pada
sekali imbas pelajar akan tahu apa yang harus dibuat.

PEPERIKSAAN DAN PENTAKSIRAN

Pentaksiran adalah 100 % kerja kursus berdasarkan tugasan yang diberikan. Tarikh dan
pelaksanaan tugasan akan diberitahu apabila pelajar mendaftar.

IKON

HASIL PEMBELAJARAN UNIT

AKTIVITI

vi
 PENYELIDIKAN

PENGALAMAN

REFLEKSI

RUJUKAN

CARIAN INTERNET

AGIHAN TAJUK

Nama Kursus : PERSATUAN

Kod : MPU2021

Kandungan modul ini dibahagi kepada empat unit. Jadual di bawah menjelaskan agihan tajuk-
tajuk untuk pembelajaran melalui modul dan interaksi bersemuka.

vii
 TAJUK / TOPIK Jumlah Jam Modul Bersemuka Catatan
Pembelajaran
(16 Jam) (6 Jam) (10 Jam)

1. Pengenalan, Definisi dan Modul

Kepentingan Persatuan pengenalan
- Definisi persatuan disediakan
- Ciri-ciri persatuan 1 1 untuk rujukan
- Konsep / teori pelajar

2. Pengurusan Persatuan 4 2 2 Perlu dibaca

sebelum
 Pengurusan Mesyuarat
interaksi
- Jenis Mesyuarat.
bersemuka
- Peranan dan
Tanggungjawab Ahli
Jawatankuasa.
- Agenda mesyuarat.
- Pengendalian
mesyuarat.
- Tatacara mesyuarat.
- Minit mesyuarat.

 Sistem Fail dan surat

menyurat.
 Sistem dan Jenis-jenis
fail.
 Penulisan surat rasmi.
 Komunikasi rasmi
melalui media
elektronik.

 Pengurusan kewangan
 Sumber kewangan.
 Peraturan mengutip
wang.
 Integriti dalam
pengurusan
kewangan.
 Penyata kira-kira.

 Pengurusan risiko
 Surat kebenaran
o Majikan/agensi
o Ibubapa

viii
  Keselamatan SOP

3. Tatacara dan Kaedah

Penubuhan Persatuan
 Penubuhan Persatuan
 Struktur
Jawatankuasa.
 Jenis persatuan/
kelab.
 Mengenal pasti ciri-
ciri aktiviti
berpersatuan.
 Peraturan penubuhan
persatuan.
 Pekeliling berkaitan
kokurikulum Perlu dibaca
persatuan. sebelum
4 2 2
interaksi
 Kaedah Penubuhan bersemuka
persatuan
 Langkah-langkah
penubuhan persatuan
 Carta alir penubuhan
persatuan
 Perlembagaan dan
peraturan persatuan
(Artikel 1 hingga 16)
 Identiti Persatuan
 mereka cipta identiti
persatuan logo;
 moto; dan lagu
persatuan.

ix
 4. Merancang Program dan
Pelaksanaan Aktiviti /
Projek
 Jenis aktiviti /projek
- Akademik
o Persatuan
Matematik,
o Sains
- Seni Budaya
o Tarian Perlu dibaca
o Gamelan sebelum
7 2 5 interaksi
 Contoh aktiviti/projek bersemuka
- Lawatan
- Karnival
keusahawanan
- Pameran persatuan
- Karnival seni dan
kebudayaan
- Refleksi pelaksanaan
aktiviti/projek

JUMLAH JAM 16 jam 6 jam 10 jam

Catatan: Interaksi bersemuka – dapatkan maklumat daripada pensyarah anda.

x
 UNIT 1 Pengenalan, Definisi dan Kepentingan Persatuan

Hasil Pembelajaran

Pada akhir unit, pelajar dapat:

1. Menerangkan definisi kokurikulum persatuan;

2. Mengenalpasti konsep dalam berpersatuan;

3. Mengenalpasti kepentingan dalam kokurikulum persatuan; dan

4. Menghayati nilai-nilai serta mengamalkan sikap positif secara

berterusan melalui penglibatan aktif dalam aktiviti kokurikulum
persatuan;

1.1 Definisi Persatuan

Persatuan didefinisikan sebagai sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur,

berpelembagaan, berperaturan dan berkepimpinan. Mengikut kamus Oxford
Advance Lerner’s Edisi Kelapan, persatuan bermaksud satu kumpulan
individu yang telah bergabung bersama secara rasmi untuk satu tujuan atau
matlamat tertentu. Persatuan juga didefinisikan sebagai satu gabungan,
ikatan dan kumpulan.

Di peringkat sekolah persatuan biasanya dianggotai oleh murid-murid

sekolah yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang
sama serta bertujuan untuk saling bekerjasama, bantu-membantu dan
berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta

1
matlamat yang telah ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi
memperkembangkan minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-
masing.

1.2 Konsep Persatuan

Menurut Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan (Persatuan

Sekolah) tahun 1998, Warta Kerajaan P.U(A) 196 bertarikh 21 Mei 1998
menegaskan bahawa Guru Besar atau Pengetua, setelah menerima
permohonan secara bertulis MESTILAH menubuhkan persatuan sekolah dari
kategori yang berikut iaitu:
- Mata pelajaran diajar di sekolah yang dinyatakan dalam Peraturan
Pendidikan
- Hobi dan rekreasi
- Sukan dan permainan
- Badan beruniform atau
- Apa-apa persatuan lain yang diluluskan oleh pendaftar.

1.3 Kepentingan Penubuhan Persatuan

Usaha menubuhkan persatuan di sekolah merupakan satu langkah yang

penting, khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip, kaedah dan
kemahiran kepimpinan dalam kalangan murid di samping membangunkan diri
mereka menjadi insan yang mewarisi dan menghayati keseluruhan ciri-ciri
kecemerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam Falsafah Pendidikan
Kebangsaan (FPK).

Sehingga kini inisiatif dan usaha sekolah menubuhkan persatuan yang

dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah digalakkan.
Hal ini kerana, inisiatif dan usaha ini akan memberi impak yang lebih besar
dalam mengangkat kegiatan kokurikulum sebagai sebahagian daripada
program pendidikan di sekolah apabila pengetahuan, kesungguhan dan
kemahiran murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan persatuan

2
yang ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan.
Sebagai contoh, murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan
kecenderungan yang sama akan berpeluang iaitu:
- Merancang dan melaksanakan aktiviti dan kegiatan berkumpulan.
- Berkongsi pengetahuan & pengalaman dalam bidang yang diminati &
digemari.
- Menetapkan matlamat yang dipersetujui dan dilaksanakan bersama.
- Berkongsi sumber & peralatan.
- Wujudkan peluang untuk murid mengembangkan bakat & potensi
kepimpinan.
- Wujudkan wahana kepada murid-murid agar bakat & potensi dapat
ditingkatkan.
- Menjalin hubungan antara rakan sebaya atau orang yang lebih dewasa
dalam usaha meningkatkan kemahiran sosial dan komunikasi.

Berdasarkan hakikat kemenjadian insan, setiap murid mempunyai

bakat dan potensi untuk memimpin, sekurang-kurangnya untuk memimpin diri
sendiri menjadi apa yang diinginkan. Walau bagaimanapun pengetahuan,
kesungguhan dan kemahiran memimpin, mengurus dan mengoperasikan
sesuatu kelab atau persatuan bukanlah warisan semula jadi. Pengetahuan,
kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh diperolehi melalui proses-
proses pengajaran dan pembelajaran formal dan tidak formal, pengalaman
secara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.

Sehubungan itu, penubuhan persatuan akan dapat membantu guru

dan murid-murid merancang dan melaksanakan dengan bermatlamat untuk
melahirkan insan yang berwibawa, berketrampilan dan berkeyakinan tinggi
sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan
upaya kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam
bidang-bidang yang diceburi pada masa akan datang.

3
 Penyelidikan : Penerokaan Pelbagai Media

Anda boleh meluaskan pengetahuan anda tentang definisi, ciri-ciri dan konsep serta
kepentingan persatuan dengan melayari internet serta membuat bacaan lanjut terhadap
sumber-sumber rujukan yang lain serta mengadakan perbincangan dengan rakan-rakan. Anda
juga amat digalakkan untuk mempraktikkan apa yang telah anda pelajari dan pengetahuan
anda tentang Definisi, Ciri-ciri dan Konsep serta Kepentingan Persatuan akan menjadi lebih
mantap.

Carian perlu meliputi isu-isu berkaitan penubuhan persatuan di

sekolah dan kenapa penyertaan dalam persatuan amat penting
dalam kalangan pelajar dan anak-anak muda Malaysia.

Pengalaman

AKTIVITI

Sila huraikan definisi, konsep dan kepentingan dalam

satu jenis persatuan akademik di sekolah anda.

Berdasarkan bacaan dan kefahaman anda terhadap

definisi, konsep dan kepentingan persatuan, secara
Refleksi:
berkumpulan, bincangkan sejauh manakah penglibatan
dalam aktiviti persatuan mampu memupuk kemenjadian
murid-murid dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani.

4
Berikan contoh-contoh yang sesuai dalam perbincangan
tersebut.
5
 UNIT 2 Pengurusan Persatuan

Hasil Pembelajaran

Pada akhir unit, pelajar dapat:

1. Menerangkan matlamat, objektif dan hala tuju penubuhan persatuan;

2. Mengenalpasti konsep pengurusan mesyuarat dan jenis-jenisnya;

3. Menyenaraikan peranan dan tanggung jawab setiap jawatankuasa

dalam persatuan;

4. Menerangkan pengendalian dan tatacara pelaksanaan mesyuarat; dan

5. Mengenalpasti pengurusan sistem fail dan surat menyurat dalam

persatuan.

2.1 Matlamat, Objektif dan Arah Tuju Persatuan

Matlamat utama kokurikulum persatuan di sekolah untuk menghasilkan murid-

murid yang berkeyakinan tinggi, kreatif, memiliki ciri-ciri kepimpinan dan dapat
menghayati nilai-nilai murni. Murid-murid yang mempunyai kesemua sifat yang
tersebut akan menjadi warganegara yang berguna dan produktif. Untuk
mencapai matlamat ini, setiap aktiviti yang dirancang dan dikelolakan haruslah
mempunyai objektif khusus yang boleh membawa kepada pencapaian matlamat
utama. Sehubungan itu, semua aktiviti persatuan yang dirancang mestilah
mempunyai arah tuju yang spesifik yang menuju kepada pencapaian matlamat
pada akhirnya.

6
 Persatuan yang dikendalikan di sekolah merangkumi semua subjek
major dan minor. Secara kasar jenis persatuan boleh dikategorikan seperti
berikut:

 Persatuan Bahasa
 Persatuan Budaya
 Persatuan Subjek major
 Persatuan Subjek minor

Pengurusan adalah satu kemahiran yang perlu dipelajari melalui

pengalaman. Namun begitu, beberapa langkah perlu diambil untuk mengurus
persatuan dengan sistematik merangkumi penguasaan ilmu pengetahuan
yang merangkumi aspek-aspek berikut:

2.2 Pengurusan Mesyuarat

Mesyuarat merujuk kepada perbincangan di antara 2 pihak atau lebih

untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Pengendalian
dan tatacara mensyuarat adalah berbeza di antara satu sama lain mengikut
keahlian, organisasi, objektif dan agenda.

Untuk melaksanakan sesebuah mesyuarat, beberapa langkah perlu

dilakukan seperti membentuk dan menyusun agenda mesyuarat yang
meliputi:

- Perutusan pengerusi.

- Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.

- Perkara-perkara berbangkit.

- Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan.

- Pembentangan kertas kerja (jika perlu).

- Hal-hal lain dan

- Penutup.

7
 Setiausaha bersama pengerusi hendak bersama-sama membentuk
agenda mesyuarat yang dirancangkan.

2.3 Jenis-Jenis Mesyuarat

2.3.1 Mesyuarat Jawatankuasa

Sesebuah persatuan atau organisasi dikendalikan oleh satu jawatankuasa

yang dilantik menerusi mesyuarat agung. Jawatankuasa ini dipanggil
jawatankuasa kerja atau jawatankuasa induk. Jawatankuasa ini boleh
mewujudkan jawatankuasa kecil untuk menjalankan tugas-tugas khas.

Setiap mesyuarat jawatankuasa perlu dikendalikan mengikut tatacara

yang ditetapkan dan sebarang perubahan yang mungkin berlaku adalah
bergantung pada budi bicara pengerusi yang mempengerusikan mesyuarat
tersebut.

2.3.2 Mesyuarat Agung

Mesyuarat agung lazimnya diadakan sekali setahun. Tujuannya adalah untuk

membentangkan aktiviti tahun lalu, meluluskan penyata kira-kira, merancang
kegiatan tahun hadapan, memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru dan
meluluskan cadangan-cadangan yang dikemukakan.

2.3.3 Mesyuarat Agung Luar Biasa

Mesyuarat ini diadakan kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli

yang mahukan pertukaran jawatan semua ahli jawatankuasa induk,
perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak, penyelesaian
masalah kewangan yang mendesak atau hilang kepercayaan seluruh ahli
jawatankuasa yang lama.

8
 2.3.4 Mesyuarat Khas

Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang

dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan. Misalnya, dalam
Mesyuarat Jawatankuasa Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah Tahunan
Sekolah telah memutuskan untuk mempercepat tarikh majlis tersebut lalu
setiausaha diarahkan oleh pengerusi memanggil mesyuarat khas

2.3.5 Mesyuarat Tergempar

Mesyuarat ini diadakan untuk membincangkan sesuatu isu dan memerlukan

kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa. Misalnya, melucutkan
keahlian anggota yang melanggar disiplin atau mencemarkan nama baik
persatuan atau organisasi.

2.4 Senarai Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa

Setelah ahli jawatankuasa (AJK) pengurusan dipilih, peranan dan tanggungjawab

setiap orang AJK mestilah dibincang dan diterangkan agar segala urusan dapat
dijalankan dengan berkesan. Di antara tugas umum AJK adalah seperti berikut:

- Memastikan interaksi berlaku mengikut jadual yang telah ditetapkan.

- Memastikan interaksi atau aktiviti dikendalikan mengikut sukatan

pelajaran yang sedia ada.

- Memastikan semua ahli hadir pada setiap sesi interaksi

- Sekiranya ada ahli yang tidak hadir, mesti dapatkan maklumat dan
tindakan mesti diambil terhadap ahli yang tidak hadir tanpa sebab

- Memastikan penyertaan semua ahli dalam semua aktiviti persatuan.

9
2.4.1 Pengerusi

- Perlu memiliki sifat peribadi yang tenang, peramah dan boleh berfikir.

- secara objektif berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat,

mesra dan berkeupayaan mengawal diri.

- Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam sesuatu

mesyuarat.

- Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad.

- Pengerusi perlu berdiri apabila bercakap dalam mesyuarat kecuali

dalam mesyuarat jawatankuasa.

- Pengerusi perlu menegaskan setiap soalan, komen atau pandangan

yangdikemukakan oleh hadirinataujawatankuasamestilah ditujukan
kepada pengerusi dan bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat.
Kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa, seseorang yang berucap
hendaklah berdiridalam setiap jenis mesyuarat.6.

- Apabila seseorang ahli mesyuarat sedang berucap kepadanya,

pengerusi perlu duduk kerana peraturan menentukan bahawa tiada
sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.

2.4.2 Setiausaha

Seseorang setiausaha seharusnya penyelenggara yang baik, berdisiplin dan

kemas kerjanya, jelas dan tenang pemikirannya serta peramah dan bijak.
Antara tugas penting beliau ialah:

- Menguruskan sesuatu mesyuarat.

- Membuat agenda bersama pengerusi.

- Mencatat minit minit mesyuarat.

10
 - Menulis laporan tahunan.

- Melaksanakan semua arahan jawatankuasanya.

- Memberikanmaklumat kepada setiap ahli yang memerlukannya.

Surat-menyurat.

- Memanggil setiap mesyuarat, sekurang-kurangnyaseminggu sebelum

tarikh mesyuarat.

- Menjawab surat dalam masa 24 jam tidak boleh dibiarkan tidak

berjawab melebihi satu minggu.

- Mengepilkan salinan surat jawapan pada surat asal sebelum disimpan

di dalam fail atau sekurang-kurangnya ada nota tentang tarikh tindakan
diambil atau surat dikirimkan.

Sebelum mesyuarat diadakan, setiausaha perlu:

 Mengirim/menghantar notis-notis pemberitahuan.

 Memanggil mesyuarat melalui telefon atau sistem.

 pesanan ringkas bukanlah prosedur yang betul.

 Berbincang dengan pengerusi tentang tarikh mesyuarat.

 Menyediakan agenda mesyuarat jawatankuasa bersama-sama

dengan pengerusi.

 Setiausaha perlu mencatat minit (rekod yang tepat dan ringkas

tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat) dalam
setiap mesyuarat.

 Minit perlu untuk mesyuarat jawatankuasa dan mesyuarat

agung tahunan.

11
2.4.3 Bendahari

Tanggung jawab bendahari adalah tentang hal-hal kewangan bagi sesebuah

persatuan. Antara tugasnya ialah:

- Mengutip yuran.

- Menyediakan simpan kira.

- Membayar bil-bil.

- Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukan kewangan bagi

sesebuah persatuan.

- Menyediakan penyata kirakira untuk mesyuarat agung tahunan.

- Sentiasa menyediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk

kegunaan setiausaha membentangkannya pada setiap kali mesyuarat
jawatankuasa. Beliau tidak perlu hadir pada setiap kali mesyuarat
diadakan.

- memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan

dan direkodkan dalam minit. Jika beliau mendapati, pihak
jawatankuasa menjalanka dasar kewangan yang bertentangan dengan
kepentingan persatuan, beliau berhak untuk meminta pengerusi atau
Yang Dipertua memanggil satu mesyuarat agung dan mengemukakan
pendapatnya kepada semua ahli

- Satu kunci kira-kira eloklah disediakan pada setiap tiga atau enam
bulan sekali bagi menyenangkan kerja menyediakan penyata kira-kira
tahunan untuk kegunaan mesyuarat agung tahunan nanti.

2.4.4 Jawatankuasa / Anggota Mesyuarat

12
 Ahli jawatankuasa atau anggota mesyuarat perlu mengambil bahagian
terhadap sebarang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan
memberikan pandangan sendiri atau menimbulkan pertanyaan untuk
penjelasan lanjut. Jika mesyuarat yang dihadiri melibatkan keputusan, ahli
jawatankuasa atau ahli-ahli yang hadir berhak untuk mengundi.

2.5 Agenda Mesyuarat

2.5.1 Agenda ialah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan

dalam mesyuarat. Lazimnya, agenda mesyuarat sekurang-kurangnya
mesti mengandungi:

- Ucapan alu-aluan pengerusi.

- Pengesahan minit mesyuarat yang lepas.

- Perkara-perkara berbangkit Hal-hal lain.

2.5.2 Satu salinan agenda (atur cara perkara-perkara yang akan

dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat) hendaklah dikirimkan kepada
semua ahli selewat-lewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakan.
Lazimnya agenda dimasukkan ke dalam surat pemberitahuan
mesyuarat. Tujuan agenda ini disediakan adalah untukmemberitahu
kesempatan kepada ahli-ahli menelitinya dan mingkin
membincangkannya dengan pihak yang diwakili dalam mesyuarat yang
akan datang.

2.5.3 Pengerusi perlu mempunyai pengetahuan yang lengkap tentang

agenda (hal-hal yang akan dibincangkan dalam mesyuarat) dan jangan
terlalu bergantung pada setiausaha untuk membantunya.

2.6 Pengendalian Mesyuarat

2.6.1 Mengadakan mesyuarat dan melantik ahli jawatankuasa:

13
Mesyuarat pertama adalah mesyuarat dengan semua ahli persatuan.
Mesyuarat dipengerusikan oleh Guru Penasihat Persatuan. Dalam mesyuarat
ini beberapa keputusan yang penting dan dipersetujui oleh semua ahli diambil.
Satu Jawatankuasa Pengurusan dipilih secara demokratik untuk mengurus
persatuan bagi sesuatu tempoh masa. Setiausaha akan mencatat dan
menyediakan minit mesyuarat. Selain itu, AJK pengurusan akan mengadakan
mesyuarat AJK dari semasa ke semasa untuk membincang, merancang dan
membuat keputusan yang berkaitan.

2.6.2 Ahli-ahli mesyuarat atau ahli jawatankuasa hendaklah menggunakan

pembuka kata yang betul untuk memulakan ucapan.
Sebagai contoh:

- “Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan

kepada...”
- “Tuan/Puan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada
kami...”
- “Melalui Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan
pertanyaan kepada...”
- ‘Tuan/Puan Pengerusi, izinkan saya bertanya...’ dan lain-lain.

2.6.3 Pastikan mesyuarat dimulakan tepat pada waktunya dan ditangguhkan

secara rasmi supaya setiap ahli yang hadir tahubahawa mesyuarat tersebut
telah tamat. Mesyuarat perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam
agenda. Mesyuarat tidak boleh dijalankan selagi kuorum (bilangan minimum
ahli-ahli yang seharusnya menghadiri mesyuarat) tidak mencukupi. Lazimnya
tidak kurang daripada satu pertiga daripada jumlah ahli jawatankuasa. Hal ini
dapat mengelakkan ketidakcukupan ahli dan daripada membuat keputusan
yang boleh menimbulkan persoalan kelak.

2.6.4 Menepati waktu adalah digalakkan. Jika kuorum tidak mencukupi,

pengerusi perlu menunggu 5 atau 10 minit lagi, kemudian jika kuorum masih
tidak mencukupi, beliau harus membatalkan mesyuarat tersebut. Lazimnya
pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa. Begitu juga
dengan ahli-ahli, mereka tidak perlu berdiri ketika berucap kepada pengerusi
kecuali dalam mesyuarat yang besar seperti mesyuarat agung.

2.6.5 Tepat pada masanya, pengerusi memulakan mesyuarat dengan

14
 membacakan nama ahli-ahli yang tidak hadir atau meminta setiausaha
membacakannya. Kemudian pengerusi meminta setiausaha minit yang
berkaitan dengan suara yang jelas dan sempurna. Sebaliknya, jika minit dan
agenda sudah diberikan kepada semua ahli, tindakan membacanya tidak
perlu lagi. Pengerusi hanya perlu berkata, “Saudara sekalian sudah membaca
minit mesyuarat yang lalu. Bolehkah saya menandatanganinya untuk
pengesahan?” Jika ada ahli yang mempersoalkan ketepatan minit itu sebagai
satu rekod mesyuarat yang lalu, beliau perlulah menyatakannya sebelum
minit mesyuarat itu ditanda tangani.

2.7 Tatacara mesyuarat

2.7.1 Mesyuarat Jawatankuasa

- Surat pemberitahuan memanggil mesyuarat perlulah dikirimkan

kepada ahli yang terlibat, selewat-lewatnya seminggu sebelum
tarikh mesyuarat berkenaan. Pengerusi hendaklah sentiasa
menguasai mesyuarat dengan memastikan tiada sesiapa yang
menyeleweng daripada pokok perbincangan dan setiap ahli yang
hendak berucap perlu melalui beliau.

- Jika pengerusi berpendapat bahawa perbincangan terbuka

menguntungkan semua ahli, eloklah beliau meminta mesyuarat
melakukannya dengan berkata:
“Saya kira saudara-saudara mungkin mahu membincangkan
perkara ini sesama sendiri. Jadi, saya berikan masa 10 minit untuk
perbincangan bebas.”

- Sesuatu usul rasmi jawatankuasa kecil perlu diluluskan dalam

mesyuaratberkenaan. Tujuan usul dikemukakan adalah untuk
menjelaskannya dalam satu ayat yang padat dan mudah supaya
tidak timbul salah faham kemudiannya.

15
- Andainya kebanyakan ahli bersetuju untuk membuat pembetulan,
pembetulan perlu dibuat kepada minit yang dipersoalkan dengan
menggunakan dakwat dan diparap olehpengerusi. Setelah
semuanya berpuas hati tentang kesahihan minit berkenaan,
mereka akan mengangkat tangan untuk mencadangkan agar minit
itu disahkan dan disokong. Selepas itu, barulah pengerusi akan
menandatangani minit tersebut dan mencatatkan tarikh pada minit
berkenaan dengan menggunakan dakwat.

- Jika minit tersebut bertulis tangan, hanya muka surat akhir ditanda
tangani. Jika minit itu ditaip, maka setiap halaman perlu ditanda
tangani. Agenda yang berikutnya ialah mengemukakan perkara
yang berbangkit. Dalam agenda ini, pihak yang perlu bertindak
berdasarkan ketetapan mesyuarat yang lepas perlu membuat
pelaporan. Tujuannya adalah memberitahu ahli mesyuarat tentang
segala perkembangan mutakhir tentang sesuatu perkara.

- Setelah itu, barulah agenda utama mesyuarat dibincangkan. Jika

organisasi itu mempunyai jawatankuasa-jawatankuasa yang tetap,
laporan daripada setiap jawatankuasa perlu dibentangkan oleh
pengerusi kecilnya atau wakil yang dilantik. Semua cadangan yang
hendak dikemukakan hendaklah jelas dan tepat. Kemudian
cadangan dibincangkan sama ada diterima atau tidak. Perkara-
perkara baru juga boleh diketengahkan dan dibincangkan.

- Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam mesyuarat

jawatankuasa. Tujuannya adalah untuk memberikan peluang
kepada ahli-ahli untuk mengemukakan hal-hal yang tidak begitu
penting atau hal-hal penting yang tidak dimasukkan ke dalam
agenda. Walau bagaimanapun, perkara-perkara penting tidak akan
diputuskan di bawah agenda hal-hal lain ini tetapiboleh
dibincangkan secara sepintas lalu. Pengerusi boleh memutuskan
agar hal ini dibicarakan dalam mesyuarat yang akan datang.

16
 - Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlu menangguhkan
mesyuarat secara rasmi dan setiausaha boleh berhenti mencatat
minit. Perbincangan selepas mesyuaratditangguhkan tidak perlu
dicatat.

2.7.2 Mesyuarat Agung

Tatacara untuk mesyuarat agung tahunan sama seperti mesyuarat

jawatankuasa dengan sedikit perbezaan iaitu:

- Lazimnya yang dipertua atau presiden persatuan akan

mempengerusikan mesyuarat agung tahunan.
- Pengumuman ketidakhadiran ahli-ahli dilakukan dengan membaca
nama-nama pegawai yang tidak dapat hadir diikuti dengan
menyatakan bilangan ahli lain yang tidak dapat hadir. Selalunya
agenda ini diketepikan sahaja untuk menjimatkan masa.
- Perbincangan tentang minit mesyuarat yang lalu dibuat secara ringkas.
Ada juga persatuan atau organisasi yang mengedarkan salinan minit
bersama-sama laporan tahunan selepas mesyuarat tersebut.
Pengerusi akan meminta izin daripada mesyuarat supaya menerima
minit berkenaan sebagai sudah pun dibaca. Minit ini perlu diluluskan
oleh mesyuarat secara rasmi, kemudian pengerusi
menandatanganinya dan dicatatkan tarikhnya.
- Pengerusi menyampaikan ucapan yang berupa satu pandangan
sepintas lalu tentang aktiviti-aktiviti yang sudah dijalankan pada tahun
lepas. Dalam hal ini pengerusi perlulah berhati-hati supaya tidak terlalu
kerap mengulangi apa-apayang tercatat dalam laporan Setiausaha
pula akan membacakan laporannya diikuti oleh bendahari dan
pengerusi pengerusi jawatankuasa kecil (jika ada). Yang sebaik-
baiknya, jangan terlalu banyak laporan dibentangkan sehingga boleh
membosankan ahli-ahli yang mendengarnya.

17
- Sebaik sahaja kesemua laporan selesai dibentangkan, pengerusi akan
meminta seorang ahli mengusul dan seorang lagi menyokong
penerimaan setiap laporan itu. Jika ada antara ahli yang ingin
memberikan ucapan pendek tentang laporan berkenaan, beliau bebas
berbuat demikian asalkan ringkas dan ada kaitannya. Selepas itu,
pengerusi akan mengemukakan pertanyaan jika ada sesiapa antara
ahli yang mahu membuat sebarang ulasan tentang laporan-laporan
berkenaan. Kemudian barulah dibuat pengundian terhadap usul
penerimaan laporan-laporan tersebut.
- Yang dipertua/presiden yang sedang memegang jawatan dan ingin
bertanding untuk setahun lagi, beliau hendaklah meletakkan jawatan
sebagai pengerusi majlis semasa pengundian dijalankan dan seorang
pengerusi sementara hendaklah dipilih.
- Sebelum pemilihan yang dipertua/presiden dan ahli-ahli jawatankuasa
dimulakan, lazimnya yang dipertua/ presiden akan mengucapkan
terima kasih kepada pengerusi yang akan meletakkan jawatannya.
- Sebarang hal yang memerlukan pengesahan mesyuarat agung akan
dikemukakan dalam bentuk ketetapan oleh jawatankuasa kerja yang
mencadangkannya dan akan diselesaikan mengikut tatacara biasa
yang dilakukan atas sesuatu usul.
- Perbincangan hal-hal lain akan memberikan peluang kepada ahli-ahli
membangkitkan perkara-perkara yang tidak dimasukkan dalam
agenda. Selalunyaperkara-perkara penting tidak dibangkitkan. Jika
dibangkitkan juga, perkara tersebut tidak boleh dihalang malah harus
dibincangkan dengan adil dan
- Jika perlu sesuatu keputusan tentangnya perlu diambil. Seterusnya,
jika perkara yang dibincangkan itu sukar dicapai keputusannya,
mesyuarat boleh menunda perbincangan tersebut kesatu mesyuarat
agung luar biasa yang patut diadakankemudiannya. Tindakan ini akan
memberikan peluang kepadaahli-ahli membincangkannyadengan lebih
mendalam.
- Atur cara bagi mesyuarat ini adalah seperti yang berikut:

18
 - Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 hari
sebelum mesyuarat.
- Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu dibincangkan lagi.
- Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stok persatuan.
- Kehadiran ahli dalam mesyuarat ini perlulah 2/3 daripada jumlah
keseluruhan anggota.
- Mesyuarat hendaklah melantik salah seorang daripada ahli
jawatankuasa untuk menjadi pencatat minit mesyuarat.
- Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat
agung luar biasa ini mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang
baru.
- Semua pemberitahuan/notis mesyuarat agung hendaklah dihantar
kepada semua ahli, iaitu 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.
- Agenda mesyuarat agung tahunan juga dikirimkan bersama-sama
surat pemberitahuan/jemputan untuk menghadiri mesyuarat tersebut.
- Sebarang usul jika ada perlu dihantar kepada setiausaha 7 hari
sebelum mesyuarat diadakan.
- Setiausaha dan penolong setiausaha laporan minit mesyuarat agung
dan semua laporanaktiviti persatuan/organisasi sepanjang tahun.
- Bendahari juga dikehendaki menyediakan laporan kewangan untuk
dibentangkan dalam mesyuarat agung kelak.

2.7.3 Mesyuarat Agung Luar Biasa

Antara tatacara untuk mengadakan mesyuarat ini ialah:

- Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.

- Mesyuarat dipengerusikan oleh yang dipertua atau presiden atau
pengerusi persatuan dan boleh juga oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya
Yang Dipertua atau presiden atau pengerusi tiada serta memberikan
kuasa untuk mempengerusikan mesyuarat.
- Setiausaha mencatat minit mesyuarat yang dijalankan.

19
- Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam
perbincangan.
- Setiausaha kemudian menyediakan minit mesyuarat dan
mengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasa.
- Ahli jawatankuasa perlu bertindak segera mengemukakan minit mesyuarat
kepada pihak yang berkenaan dengan tujuan menyegerakan pelaksanaan
sesuatu projek.

2.7.4 Mesyuarat Tergempar

Atur cara mesyuarat ini adalah seperti yang berikut:

- Mesyuarat diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan.

- Mesyuarat juga dipengerusikan oleh Yang Dipertua atau presiden atau
pengerusi dan boleh juga oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya yang
dipertua atau presiden atau pengerusi tiada serta diberi kuasa untuk
mempengerusikan mesyuarat.
- Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang dijalankan.
- Semua ahli jawatankuasa perlu mengambil bahagian dalam perbincangan.
- Setiausaha akan menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya
kepada semua ahli jawatankuasa.
- Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan segera tentangisu yang
diputuskan dalam mesyuarat tersebut.

2.8 Minit Mesyuarat

Merupakan butiran yang diambil semasa mesyuarat sedang dijalankan,

kemudian merekodkannya semula dengan segera. Minit harus ringkas dan
padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat itu. Setiap patah
perkataan tentang ketetapan dan pindaan hendaklah dicatatkan sepenuhnya
bersama-sama nama pencadang dan penyokongnya.

Rangka minit mesyuarat yang lazim disediakan seperti berikut:

20
 i. Bentuk mesyuarat (sama ada mesyuarat jawatankuasa kerja,
mesyuarat jawatankuasa kecil, mesyuarat agung tahunan dan
sebagainya) dan tempat, waktu dan tarikh diadakan Misalnya,
Mesyuarat Jawatankuasa Hari Anugerah Cemerlang Kali Kedua telah
diadakan pada pukul 9.00 pagi di Bilik Gerakan, pada 3 Jun 2017.
ii. Ahli yang hadir. Nama pengerusi dicatatkan terlebih dahulu. Bagi
mesyuarat kecil, diikuti dengan ahli-ahli lain hadir. Untuk mesyuarat
yang lebih besar, memadailah mencatatkan bilangan yang hadir.
Pengerusi: Encik Yang hadir atau seramai 62 orang hadir.
iii. Alasan ketidakhadiran. Bagi mesyuarat kecil, semua nama ahli yang
tidak hadir direkodkan manakala dalam mesyuarat besar, memadai
dicatatkan nama-namapegawai atau ahli penting yang tidak hadir dan
bilangan ahli lain yang tidak hadir. Sebagai contoh, alasan
ketidakhadiran telah diterima daripada C, E, F dan 12 orang ahli lain.
iv. Minit mesyuarat terakhir – dicetak dan diedarkan kepada ahli-ahli.
v. Perkara-perkara berbangkit. Laporan tentang sebarang tindakan yang
diambil hasil keputusan mesyuarat terakhir (sebarang perbincangan
tidak perlu direkodkan).
vi. Laporan - (jika ada) daripada ahli-ahli jawatankuasa kecil.
Sebagai contoh:
Pengerusi Jawatankuasa Juruacara melaporkan bahawa....
vii. Hal-hal lain – diikuti apa-apa sahaja keputusan yang dicapai dalam
perbincangan sebelum mesyuarat. Misalnya: Persoalan tentang bilik
darjah yang baru telah dibincangkan, tetapi tiada keputusan dibuat.
viii. Setelah rangka minit mesyuarat disiapkan lalu ditunjukkan kepada
pengerusi untuk disahkan dan salah satu daripada tindakan yang
berikut perlu diambil.
ix. Dicetak minit itu lalu dikirimkan kepada setiap ahli dan disimpan satu
salinan dalam buku minit.

2.9 Sistem Fail dan Surat Menyurat

21
 2.9.1 Sistem dan Jenis-Jenis Fail

Sistem Fail merujuk kepada proses mengklasifikasi, menyusun,

menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan
pengurusannya apabila diperlukan. Pengurusan sistem fail secara
sistematik perlu dipelajari dengan tujuan:

- meningkatkan kefahaman dan kesedaran pelaksanaan sistem

rekod dan fail yang yang betul dan berkesan.
- memahami dan memahirkan pengendalian penyimpanan,
pelupusan rekod dan fail yang kemas kini dan sistematik.
- memahami untuk menulis dan merekod surat rasmi dengan
menggunakan teknik yang betul.

2.9.2 Surat Menyurat

Dalam melaksanakan aktiviti persatuan, surat menyurat

merupakan elemen penting yang perlu diberi perhatian. Surat
bertindak sebagai alat komunikasi, rekod persatuan dan bahan
bukti perlaksanaan aktiviti yang dirancangkan. Surat boleh
diklasifikasikan kepada TERBUKA, TERHAD, SULIT, RAHSIA,
RAHSIA BESAR atau PERSENDIRIAN.

Surat boleh dibuat dalam format atau bentuk SURAT RASMI,

SURAT TIDAK RASMI atau MEMO. Kesemua format dan
klasifikasi surat yang dinyatakan di atas mempunyai tatacara
dan peraturan penulisan tertentu yang perlu dipatuhi. Di dalam
persatuan, urusan surat menyurat biasanya menjadi tugas dan
tanggungjawab setiausaha.

Penyelidikan : Penerokaan Pelbagai Media

22
Anda boleh meluaskan pengetahuan anda tentang pengurusan persatuan dengan melayari
internet serta membuat bacaan lanjut terhadap sumber-sumber rujukan yang lain serta
mengadakan perbincangan dengan rakan-rakan. Anda juga amat digalakkan untuk
mempraktikkan apa yang telah anda pelajari dan pengetahuan anda tentang pengurusan
persatuan agar dapat meningkatkan pengetahuan dan pengalaman dalam menguruskan
persatuan di sekolah.

Carian perlu meliputi isu-isu berkaitan pengurusan persatuan di

sekolah yang meliputi pengurusan mesyuarat, sistem fail dan
surat, pengurusan kewangan dan pengurusan risiko di sekolah
dan kenapa pengurusan persatuan amat penting dikuasai oleh
guru-guru di sekolah.

Pengalaman

AKTIVITI

1. Sila nyatakan siapakah anggota sesuatu jawatankuasa?

2. Tuliskan perkara-perkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat.
3. Senaraikan jenis-jenis fail dalam sistem surat menyurat.

Refleksi:

Berdasarkan bacaan dan kefahaman anda terhadap

pengurusan persatuan, secara berkumpulan, bincangkan
sejauh manakah pengurusan persatuan yang berkesan
mampu membentuk murid-murid yang mempunyai kemahiran
sosial dan kemahiran peribadi yang cemerlang dalam
menghadapi cabaran hidup masa hadapan.

Berikan contoh-contoh yang sesuai dalam perbincangan

tersebut.

23
 UNIT 3 Tatacara dan Kaedah Penubuhan Persatuan

Hasil Pembelajaran

Pada akhir unit, pelajar dapat:

1. Menerangkan tatacara penubuhan persatuan;

2. Menerangkan peraturan dalam penubuhan persatuan;
3. Menjelaskan pekeliling dalam penubuhan persatuan di sekolah;
4. Menghasilkan logo, moto dan lagu persatuan;
5. Mengenalpasti prsedur dalam penubuhan persatuan dan
pelaksanaannya; dan
6. Menyatakan nilai-nilai dan kemahiran kehidupan yang dapat
dipupuk dalam kalangan murid dalam aktiviti berpersatuan.

3.1 Tatacara Penubuhan Persatuan

Penubuhan sesebuah persatuan di sekolah hendaklah didaftarkan.

Pengetua bertindak sebagai pendaftar bagi persatuan yang akan
ditubuhkan di peringkat sekolah.

24
 PENUBUHAN PERSATUAN
Adakan mesyuarat penaja

Tulis surat permohonan penubuhan dari guru penasihat kepada pendaftar

(pengetua)

Terima surat kelulusan penubuhan dari pengetua

Terima surat perlantikan dari pengetua kepada guru penasihat

3.2 Struktur Jawatankuasa

Struktur jawatankuasa didahului dengan penaung, penasihat,

setiausaha dan bendahari. Jawatankuasa kerja biasanya bergantung kepada
peranan dan fungsi persatuan yang akan ditubuhkan. Semakin besar
persatuan dan ahli-ahlinya ramai memerlukan jawatankuasa kerja yang
banyak juga.

25
 Struktur Jawatankuasa
(Carta Organisasi)

Pengetua (Penaung)

Guru (Penasihat)

Pengerusi

Naib Pengerusi

Setiausaha Bendahari

Jawatankuasa kerja

3.3 Jenis-Jenis Persatuan/Kelab

Persatuan yang dikendalikan di sekolah, biasanya merangkumi semua subjek

akademik yang diajarkan dalam kelas bagi mata pelajaran major dan minor.
Antara jenis-jenis persatuan yang boleh ditubuhkan di sekolah adalah seperti
berikut:
1. Persatuan Bahasa Melayu 7. Persatuan Matematik
2. Persatuan Bahasa Inggeris 8. Persatuan Sejarah
3. Persatuan Bahasa Arab 9. Persatuan Geografi
4. Persatuan Bahasa Jerman 10. Kelab Fotografi
5. Persatuan Bahasa Jepun 11. Kelab Rukun Negara
6. Persatuan Sains 12. Kelab Usahawan Muda

26
 13. Kelab Seni Warisan dan 18. Kelab Dram Bahasa
Budaya Inggeris
14. Kelab Seni Kreatif 19. Kelab Pencinta Alam
15. Kelab Pengguna 20. Kelab Rekacipta dan
16. Kelab Bahas Bahasa Inovasi
Melayu 21. Kelab Astronomi
17. Kelab Bahas Bahasa 22. Kelab Seni dan Muzik
Inggeri

3.4 Peraturan Penubuhan Persatuan

i. Mewujudkan/Penubuhan Jawatankuasa Penaja (minimum 7 orang

ahli).
ii. Mengadakan ‘Mesyuarat JK Penaja’- Bincang Persediaan
Penubuhan.
iii. Membina dan menyediakan Draf Perlembagaan Persatuan dan
Peraturan Persatuan Kelab/Persatuan.
iv. Draf Aktiviti Tahunan.
v. Mengadakan Majlis perjumpaan / ‘Mesyuarat Agung Penajaan’
dengan ahli.
vi. Surat Permohonan Penubuhan Persatuan (Penaja).
vii. Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan
(Pengarah/Pengetua/Guru Besar) institusi masing-masing.
viii. Pengendalian Mesyuarat Agung (Tanggung jawab Jawatankuasa
Penaja):
a. Notis Mesyuarat Agung, Edar borang Usul
b. Surat Jemputan Mesyuarat
ix. Mesyuarat Agung:
a. Pelantikan pengerusi dan AJK.
b. Perbincangan Perlembagaan (persetujuan/pindaan).
c. Peraturan-peraturan.
d. Sumber Kewangan Persatuan.

27
 e. Cadangan Aktiviti.
f. Hal-hal lain.
g. Mencatat Minit.
x. Pengurusan, pelaksanaan aktiviti persatuan dan pemantauan
(Tanggung jawab AJK persatuan).
xi. Dokumentasi dan sistem fail.
xii. Pengauditan.

3.5 Pekeliling Kokurikulum Persatuan

 Warta Kerajaan bertarikh 31 Disember 1997, Jld. 41, No. 26,

Tambahan No. 94, Perundangan A.P.U. (A) 531, Akta
Pendidikan 1996, Peraturan-peraturan (Kokurikulum
Kebangsaan) telah memberi takrif kokurikulum ialah kegiatan
kokurikulum di sekolah kerajaan dan bantuan kerajaan akan
mengandungi yang berikut:
a. Penyertaan dalam sukan dan permainan.
b. Penyertaan dalam persatuan dan kelab.
c. Penyertaan dalam pasukan pakaian seragam.
d. Lain-lain kegiatan sebagaimana ditentukan oleh Menteri Pendidikan.
 Dasar Utama (2) Penyertaan Murid Dalam Kegiatan Kokurikulum Adalah Wajib

“Matlamat gerakerja kokurikulum yang dikehendaki ialah penyertaan setiap orang

pelajar. Setiap pelajar hendaklah mengambil bahagian sekurang-kurangnya dalam
salah satu gerakerja pakaian seragam, satu kegiatan persatuan atau kelab dan satu
kegiatan sukan atau permainan.”
– {Perkara 5.1 Surat Pekeliling ikhtisas Bil 1/1985 KP(BS)8591/Jld. II(29)}
 Sekolah mewujudkan peluang yang seluas-luasnya kepada murid menyertai kegiatan
kokurikulum yang mereka minati.
– {Untuk tujuan ini Pengetua/Guru Besar telah diperuntukkan kuasa untuk
menubuhkan kelab/persatuan di sekolah seperti dalam Peraturan 4 Peraturan-
Peraturan Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998 yang diterbitkan sebagai
PU(A)196/98.}

3.6 Perlembagaan

28
 Perlembagaan merupakan satu dokumen yang mengandungi semua
susunan peraturan dan undang-undang dasar yang dianggap penting
bagi pentadbiran sesebuah persatuan. Perlembagaan berperanan
menentukan bidang kuasa J/kuasa, peraturan, syarat, dan sebagainya.
Sebagai contoh; Pada mematuhi Subperaturan 5 {(1)(a)} dalam
Peraturan-peraturan Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998, Akta
Pendidikan 1996 seperti dalam Warta Kerajaan Malaysia Jilid 42, No.
11, Tambahan No. 41, Perundangan (A): P.U. (A) 196 bertarikh 21hb
Mei 1998, maka berikut ini dikemukakan Peraturan-peraturan
(Perlembagaan) (Nama Pertubuhan dan alamat) yang selepas ini
disebut sebagai “persatuan” sahaja.

Perlembagaan juga ialah suatu kumpulan undang-undang dasar

yang menentukan cara pentadbiran sesebuah persatuan itu dijalankan.
Perlembagaan menerangkan kuasa-kuasa yang dipunyai oleh ahli
J/Kuasa, hak-hak yang dipunyai oleh ahli dan perhubungan antara
Pimpinan J/kuasa dengan ahli.

3.7 Identiti Persatuan

Terdapat tiga perkara yang dapat mengambarkan identiti sesebuah

persatuan yang ditubuhkan iaitu logo, moto dan lagu persatuan.

3.7.1 Logo

Perkataan logo ialah singkatan daripada logogram. Logo

merupakan satu gubahan ringkas yang membawa makna dan
mesej tertentu serta fungsi yang tertentu. Pada masa kini istilah
logo telah digunakan bagi menggambarkan isyarat, emblem,
coat of arms, simbol dan juga bendera. Logo adalah singkatan
perkataan logogram iaitu gubah ringkasan sesuatu bentuk.

29
 Logo berfungsi sebagai satu simbol atau tanda pengenalan
bagi:

– Pertubuhan
– Persatuan
– Kelab
– Barangan komersial
– Syarikat
– Perkhidmatan
– Kempen
– Pameran

Sumber ilham untuk penciptaan logo boleh di perolehi dari flora dan
fauna, manusia, objek ciptaan manusia, huruf, angka dan juga bentuk
geometri.

Terdapat 3 kumpulan jenis logo iaitu:

a. Logo Huruf
 Logo huruf dikenal sebagai logotype atau alphagram
 Dicipta berdasarkan rupa bentuk satu huruf atau angka
sahaja, beberapa huruf yang digabungjalinkan atau
beberapa huruf dalam satu perkataan.
 Singkatan (initial) yang mewakili sesuatu pertubuhan
dipilih untuk gubahan logo pertubuhan itu.
b. Logo Representasi
 Dikenali sebagai pictogram
 Dicipta berdasarkan rupabentuk objek-objek di alam
sekeliling.
 Bentuk asal dan gambar objek dipermudahkan untuk
menghasilkan imej visual yang ringkas tetapi masih
mengekalkan sifat-sifat asal objek itu.

30
  Gubahan logo yang mudah, ringkas dan berkesan dapat
menyampaikan mesej dengan jelas tanpa sebarang
penerangan.
c. Logo Simbol
 Merupakan tanda yang dikenal antarabangsa kerana
dapat menyampaikan mesej yang jelas tanpa mengira
bahasa dan bangsa.
 Biasanya menggunakan rupa mudah sesuatu objek
untuk mewakili perkara-perkara yang ada perkaitan
dengannya.

3.7.2 Moto

Moto adalah sebuah logan singkat yang mudah ingat

untuk dijadikan pedoman sehingga mampu memotivasi
dan mendorong untuk lebih maju.

3.7.3 Lagu Persatuan

Lagu sebagai suatu lambang dari hal-hal yang berkaitan

dengan idea-idea maupun tingkah laku suatu
masyarakat. Lagu persatuan ialah lagu yang mempunyai
lirik yang dapat membangkitkan semangat dan memupuk
perasaan cinta akan persatuan dalam kalangan ahli.
Biasanya ia juga dikenali sebagai lagu yang bersifat
patriotik.

3.8 Prosedur Tetap Penubuhan Persatuan

3.8.1 Penubuhan Persatuan

- Mesyuarat penaja.
- Surat permohonan penubuhan dari Guru Penasihat
Kelab/Persatuan kepada Pengetua/Guru Besar. (Rujuk
Lampiran 1)

31
 - Surat Perlantikan dari Pengetua/Guru Besar kepada
Guru Penasihat Kelab/Persatuan. (Rujuk Lampiran 2)
- Surat Kelulusan Penubuhan Kelab/Persatuan dari
Pengetua/Guru Besar kepada Guru Penasihat. (Rujuk
Lampiran 3)
- Tanggungjawab Guru Penasihat. (Rujuk Lampiran 4)
- Surat Penurunan Kuasa daripada Guru Penasihat melalui
Pengetua/Guru Besar kepada Ahli Jawatankuasa. (Rujuk
Lampiran 5)
- Tanggungjawab Ahli Jawatankuasa. (Rujuk Lampiran 6)
- Surat permohonan menubuhkan Persatuan kepada
agensi-agensi kerajaan dan badan bukan kerajaan.
(Rujuk Lampiran 7)

3.8.2 Pelaksanaan

- Perkara-perkara yang perlu ada dalam Takwim (Rujuk

Lampiran 8)

a. Pendaftaran.
b. Mesyuarat Jawatankuasa Kelab/Persatuan.
c. Mesyuarat Agung Kelab/ Persatuan.
d. Mesyuarat Jawatankuasa Kelab/Persatuan bagi
kali 1, 2 ....
e. Rancangan aktiviti.
f. Hari Kokurikulum Sekolah.
g. Penilaian
h. Pelaporan.

3.8.3 Surat permohonan memungut derma untuk

Kelab/Persatuan. (Rujuk Lampiran 9)

3.8.4 Surat kelulusan mengutip derma dari Pengetua / Guru

Besar dan contoh resit derma. (Rujuk Lampiran 10)

32
 3.8.5 Surat pemberitahuan sekolah kepada ibu bapa / penjaga
berkaitan penglibatan murid dalam Kokurikulum. (Lampiran 11)

3.8.6 Surat pemberitahuan kepada ibu bapa / penjaga ketidakhadiran

murid dalam aktiviti Kokurikulum. (Rujuk Lampiran 12)

Penyelidikan : Penerokaan Pelbagai Media

Anda boleh meluaskan pengetahuan anda tentang tatacara dan penubuhan persatuan dengan
melayari internet serta membuat bacaan lanjut terhadap sumber-sumber rujukan yang lain
serta mengadakan perbincangan dengan rakan-rakan. Anda juga amat digalakkan untuk
mempraktikkan apa yang telah anda pelajari dan pengetahuan anda tentang tatacara dan
penubuhan persatuan agar ilmu yang dipelajari dapat difahami dengan lebih berkesan.

Carian perlu meliputi isu-isu berkaitan tatacara dan kaedah

penubuhan persatuan di sekolah dan kenapa penubuhan
persatuan, kaedah penubuhan persatuan dan identiti persatuan
yang betul akan dapat memastikan sesebuah persatuan dapat
ditubuhkan dengan jayanya.

Bincangkan juga kekuatan dan kelemahan dalam isu penubuhan

persatuan di Malaysia.

Pengalaman

33
AKTIVITI:

Hasilkan identiti bagi satu jenis persatuan yang mengandungi perlembagaan,

logo, moto dan lagu persatuan di sekolah anda.

Refleksi:

Berdasarkan bacaan dan kefahaman anda terhadap tatacara

dan kaedah penubuhan persatuan, secara berkumpulan,
bincangkan sejauh manakah kekuatan dan kelemahan dalam
isu penubuhan persatuan di negara ini.

Berikan contoh-contoh yang sesuai dalam perbincangan

tersebut.

UNIT 4 Merancang Program dan Pelaksanaan Aktiviti/Projek

Hasil Pembelajaran

34
 Pada akhir unit, pelajar dapat:

1. Menghasilkan sebuah kertas kerja projek, surat menyurat,

penubuhan AJK pengelola, anggaran perbelanjaan, aturcara
pentadbiran, buku program;
2. Membuat persembahan projek yang dirancangkan;
3. Mengetahui dan memahami keperluan perancangan dan
pengendalian aktiviti persatuan;
4. Menghayati kemahiran insaniah yang berkaitan; dan
5. Menghasilkan refleksi daripada pelaksanaan projek yang
dilaksanakan.

4.1 Merancang Program

Selain daripada perkara yang terdapat dalam sukatan pelajaran adalah

penting untuk persatuan mengadakan aktiviti-aktiviti yang menyokong
seperti lawatan sambil belajar, pertandingan, pameran, perhimpunan,
persembahan dan lain-lain untuk memberi pendedahan dan maklumat
tambahan kepada ahlinya.

Sebelum mengadakan aktiviti, mestilah merancang.

Perancangan memerlukan pengetahuan dan kemahiran untuk
merealisasikan apa yang dirancang. Perancang harus dibuat oleh
jawatankuasa yang dilantik untuk mengendalikan sesuatu aktiviti. Di
antara perkara-perkara yang patut dibincang dan diambil tindakan
dalam fasa perancangan adalah aktiviti yang hendak dilakukan, tujuan,
tarikh/tempoh, tempat, fasilitator, peserta, kewangan, aturcara,
pengangkutan dan kebenaran dari pihak-pihak yang berkenaan.

35
4.2 Pelaksanaan Aktiviti/Projek

Perancangan aktiviti persatuan perlu mengambil kira beberapa aspek

seperti berikut:

4.2.1 Sebelum Pelaksanaan Projek

 Pemilihan aktiviti
Aktiviti-aktiviti persatuan yang boleh dijalankan antaranya
ialah:
a. Menganjurkan seminar
b. Menganjur lawatan
c. Menganjur pertandingan
d. Menganjur ceramah / bengkel / seminar
e. Mengadakan pameran
f. Menganjurkan program anak angkat
g. Gotong royong
h. Menemu ramah
i. Meneroka bidang yang bersesuaian dengan
persatuan
j. Buat kerja lapangan

 Penyediaan kertas kerja

a. Tajuk
b. Matlamat
c. Jawatankuasa kerja
d. Anggaran perbelanjaan
e. Program

 Pengurusan
a. Mengadakan mesyuarat
b. Menyediakan senarai peserta

36
 c. Urusan surat menyurat

 Kewangan
a. Anggaran perbelanjaan
b. Sumber kewangan

4.2.2 Semasa Pelaksanaan Projek

 Pelaksanaan
a. Cara-cara pelaksanaan projek.
b. Agensi/pihak lain yang terlibat.
c. Aspek pengelolaan.

 Keselamatan
a. Aspek-aspek keselamatan yang ditekankan.
b. Langkah-langkah keselamatan.

 Tugasan
a. Arahan tugasan jelas.
b. Kepentingan tugasan.
c. Penglibatan peserta dalam tugasan.

4.2.3 Selepas Pelaksanaan Projek

 Pelaporan

a. Bentuk pelaporan.
b. Tempoh penyediaan laporan.

 Refleksi

a. Cara pelaksanaan refleksi.

b. Hasil refleksi.

4.3 Penilaian program

37
 Setiap aktiviti yang dikendalikan mesti dinilai untuk mengetahui
keberkesanannya. Penilaian boleh dibuat dengan beberapa kaedah
seperti pemerhatian, membuat tinjauan menggunakan soal selidik dan
daripada pencapaian yang diperoleh.

Penilaian yang dibuat harus menunjukkan kedua-dua aspek

iaitu kekuatan dan kelemahan jika ada. Laporan penilaian terperinci
perlu dibuat berdasarkan kepada dapatan tinjauan dan dibentang
dalam Mesyuarat Pasca Nilai yang harus diadakan selepas sesuatu
aktiviti dijalankan. Dalam mesyuarat ini kekuatan dan kelemahan
harus dibincang secara terperinci dan membuat cadangan untuk
memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat untuk masa akan
datang.

Penyelidikan : Penerokaan Pelbagai Media

Anda boleh meluaskan pengetahuan anda tentang merancang program dan pelaksanaan
aktiviti / projek dalam persatuan dengan melayari internet serta membuat bacaan lanjut
terhadap sumber-sumber rujukan yang lain serta mengadakan perbincangan dengan rakan-
rakan. Anda juga amat digalakkan untuk mempraktikkan apa yang telah anda pelajari dan
pengetahuan anda tentang merancang program dan pelaksanaan aktiviti / projek akan
menjadi lebih mantap.

Carian perlu meliputi isu-isu berkaitan perancangan program dan

pelaksanaan aktiviti/projek dan kenapa penganjuran program yang
berkesan akan dapat memupuk kemenjadian murid dalam usaha
mereka akan berjaya dalam kehidupan pada masa hadapan dalam
menghadapi cabaran alaf baru dalam sesebuah organisasi.

38
 Pengalaman

AKTIVITI 1:

Sediakan kertas kerja pengendalian satu projek / program persatuan yang

mesti dilaksanakan di sekolah anda.
Jenis aktiviti atau projek
Akademik
Persatuan Matematik,
Sains

Seni Budaya
Tarian
Gamelan

Refleksi:
Perkara-perkara berikut perlulah diberi perhatian:
Tajuk
Objektif
Jawatankuasa kerja
Anggaran perbelanjaan
AKTIVITI 2:
Aturcara program

Tuliskan satu laporan lengkap tentang program yang telah dilaksanakan, nyatakan
kelebihan dan kekurangan yang terdapat pada program tersebut. Beri cadangan
penambahbaikan supaya program seperti itu lebih berjaya lagi di masa hadapan.
Sertakan bersama bukti-bukti aktiviti seperti gambar, buku program, surat-surat
berkaitan dan sebagainya.

39
Refleksi:

Berdasarkan program yang telah dilaksanakan, tuliskan

refleksi rentetan daripada penglibatan dan peranan anda
di sepanjang pelaksanaan program tersebut.

RUJUKAN

1. Ab Alim Abdul Rahim. 2004. Pengurusan Gerak Kerja Kokurikulum.

Kuala Lumpur: Fajar Bakti Sdn. Bhd.

2. Ab Alim Abdul Rahim. 2004. Panduan Perkhemahan, Simpulan dan

Pioneering, Kuala Lumpur: Fajar Bakti Sdn. Bhd.

3. Ahmad Fazli Yusof, Amrizal Anuar, 2005. Resepi Kejayaan Untuk

Setiausaha Persatuan. Kuala Lumpur: PTS. Litera Utama

4. Laman sesawang http://www.moe.gov.my/v/pekeliling-ikhtisas

5. Omardin Ashaari. 1997. Pengurusan Sekolah. Kuala Lumpur: Utusan

Publication & Distributors Sdn. Bhd.

6. Oxford Advanced Learner's Dictionary, Edisi Ke-8. 2011. United Kingdom:

Oxford University Press.

40
 7. Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam, 2016. Kuala Lumpur: Arkib
Negara Malaysia.

8. Panduan Pengurusan Majlis dan Acara, 2014. Kuala Lumpur: Jabatan

Perdana Menteri.

9. Peraturan-Peraturan Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998. Warta

Kerajaan
Bertarikh 21hb Mei 1998, Jilid 42. No. 11 Tambahan No.41,
Perundangan (A), P.U (A) 196. AKTA PENDIDIKAN 1996.

AHLI PANEL

Bil Nama Institut/Bahagaian

En. Baharuddin bin Abd Latif Pusat Perkembangan Akademik, IPGM

1.
(Penyelaras) Cyberjaya

2. En.Mohamad Hafedz bin Salleh IPG Kampus Darul Aman

3. Tn. Hj. Ruslan bin Saad IPG Kampus Sultan Abdul Halim

4. Tn. Hj. Mohd. Noor bin Awang IPG Kampus Kota Bharu

5. En. Hishamuddin bin Hassan IPG Kampus Temenggong Ibrahim

6 En. Hamidi bin Abdul Aziz IPG Kampus Tengku Ampuan Afzan

7. En. Mustafa bin Othman IPG Kampus Temenggong Ibrahim

41
 AHLI PANEL PEMURNI

Bil Nama Institut/Bahagaian

1. Zali Bin A. Rahman IPG Kampus Temenggong Ibrahim

2. Che Rohani Che Aziz IPG Kampus Pendidikan Teknik

Zainab Bee Bt hamid

3 (Penyelaras) IPGM

Lampiran 1

Contoh Surat Permohonan Penubuhan Kelab/Persatuan

SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3
Saujana Utama
47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi:
Ruj. Kami :
Tarikh :

Pengetua
SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh
SELANGOR DARUL EHSAN

Tuan,

PERMOHONAN PENUBUHAN PERSATUAN SEJARAH

Dengan hormatnnya dimaklumkan bahawa saya, RAMLI BIN PUTIH berdasarkan Peraturan (4)
dalam Warta Kerajaan bertarikh 21 hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, yang berkait dengan Seksyen 130,

42
Akta Pendidikan 1996 dengan ini memohon untuk menubuhkan PERSATUAN SEJARAH, SMK
SAUJANA UTAMA mulai 3 Januari 2017.

2. Bersama-sama ini disertakan:

2.1 Draf Perlembagaan.
2.2 Draf Aktiviti Asas.
2.3 Senarai Nama Jawatankuasa Penaja.

Kerjasama dan perhatianb pihak tuan dalam perkara ini amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD ALI BIN SAFARI)

Guru Penasihat Persatuan Sejarah
SMK Saujana Utama

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. Fail Persatuan

zar/ipti/2017/perst

Lampiran 2

Contoh Surat Perlantikan dari Pengetua/Guru Besar kepada Guru Penasihat

SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3
Saujana Utama
47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi:
Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh :

Mohd Ali bin Safari

SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
Saujana Utama
47000 Sungai Buloh, SELANGOR

Tuan,

PERLANTIKAN SEBAGAI GURU PENASIHAT PERSATUAN SEJARAH

43
Berhubung perkara diatas, dimaklumkan bahawa dengan kuasa yang diberikan kepada saya oleh
Seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 seperti termaktub dalam Peraturan (4) Warta kerajaan bertarikh
21 hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, bahawa tuan telah dilantik sebagai Guru Penasihat Persatuan Sejarah,
Sekolah Menengah Kebangsaan Bandar Banting berkuatkuasa mulai 1 hb. Januari 2005 hingga
31hb. Disember 2017.

2. Bersama-sama ini disertakan senarai tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh tuan.

3. Semoga dengan pelantikan ini tuan dapat menjalankan tanggungjawab untuk

meninggikan prestasi perkhidmatan pendidikan dan persatuan Sejarah.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD AHMAD BIN SAFAWI)

Pengetua
SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh. SELANGOR
Merangkap PENOLONG PENDAFTAR PERSATUAN SEKOLAH

s.k. 1. Fail Peribadi

2. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah
3. Fail Persatuan

zar/ipti/2017/perst
Lampiran 3
Contoh Surat Kelulusan Penubuhan Kelab/Persatuan dari Pengetua/Guru Besar

SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3
Saujana Utama
47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi:
Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh :

Mohd Ali bin Safari

SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
Saujana Utama
47000 Sungai Buloh, SELANGOR

Tuan,

KELULUSAN PENUBUHAN

44
Merujuk surat tuan ................................................. bertarikh .............................................. dinyatakan
bahawa dengan kuasa yang diberikan kepada saya oleh Seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 seperti
yang termaktub dalam Peraturan (4) Warta kerajaan bertarikh 21 hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, sukacita
dimaklumkan permohonan tuan untuk menubuhkan ............................................... SMK SAUJANA
UTAMA, SUNGAI BULOH, SELANGOR adalah DILULUSKAN berkuat kuasa
mulai .......................................

2. Semoga tuan dapat melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD AHMAD BIN SAFAWI)

Pengetua
SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh. SELANGOR
Merangkap PENOLONG PENDAFTAR PERSATUAN SEKOLAH

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. GPK Kokurikulum
3. S/U Kokurikulum
4. Fail

zar/ipti/2017/perst

Lampiran 4

Tanggung jawab Guru Penasihat

1. Memastikan Mesyuarat Agung diadakan bagi tujuan melantik Ahli Jawatankuasa.

2. Memastikan ada Perlembagaan dan Peraturan.
3. Memastikan aktiviti selaras dengan objektif sekolah.
4. Memastikan Jawatankuasa menjalankan tugas seperti terkandung dalam Perlembagaan.
5. Merancang aktiviti tahunan dengan kerjasama pelajar.
6. Memastikan aktiviti berjalan mengikut jadual yang ditetapkan.
7. Merancang strategi untuk peningkatan kecemerlangan Passukan Pakaian Seragam,
Kelab/Persatuan dan Kelab Sukan/Permainan.
8. Memastikan pengurusan kewangan dan harta benda/peralatan diurus dengan baik.
9. Memastikan Minit Mesyuarat dan Laporan Aktiviti disedia dan difailkan.
10. Mendaftarkan Pasukan Pakaian Seragam, Kelab Persatuan dan Kelab Sukan/Permainan
kepada Pengetua/Guru Besar atau Badan Induk.
11. Bertanggungjawab memberi bimbingan dan tunjuk ajar serta galakan kepada ahli-ahli.

45
 12. Mengurus penyertaan ahli-ahli dalam kegiatan di peringkat sekolah / zon / daerah / negeri
dan kebangsaan dengan baik.
13. Mengiringi ahli dalam lawatan atau projek yang dijalankan.
14. Bertanggungjawab mencatat penglibatan dan pencapaian ahli.
15. Menandatangani Buku Kehadiran Ahli.
16. Menghadiri perjumpaan atau mesyuarat yang berkaitan dengan unit yang diwakili .
17. Menentukan Papan Kenyataan digunakan dengan sepenuhnya.
18. Memastikan tidak ada unsur subversif tersebar di kalangan ahli.
19. Mencadangkan nama ahli yang layak menerima Sijil Penghargaan kepada Jawatankuasa
Kokurikulum Sekolah.
20. Bekerjasama dengan pihak sekolah dalam menjayakan sesuatu program.
21. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar dari semasa ke
semasa.

Lampiran 5

Contoh Surat Penurunan Kuasa Daripada Guru Penasihat Kepada Ahli Jawatankuasa

SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3
Saujana Utama
47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi:
Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh :

Melalui dan salinan:

Pengetua
SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh, SELANGOR.

Saudara,

46
SURAT PENURUNAN KUASA KEPADA JAWATANKUASA

Berhubung perkara tersebut diatas, dinyatakan bahawa dengan kuasa yang diberikan kepada saya
oleh Seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 seperti termaktub dalam Peraturan (4) Warta Kerajaan
bertarikh 21 hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, saudara telah dilantik sebagai Pengerusi Persatuan Sejarah,
SMK Saujana Utama, berkuatkuasa mulai 1 Januari 2017 hingga 31 Disember 2017.

2. Bersama-sama ini disertakan Senarai Tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh

saudara.

3. Semoga dengan perlantikan ini saudara dapat menjalankan tanggungjawab untuk

meninggikan prestasi Persatuan Sejarah.

Sekian , terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD ALI BIN SAFARI)

Guru Penasihat Persatuan Sejarah
SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh, SELANGOR.

s.k. 1. Fail Persatuan

2. Fail Guru Penasihat
3. S/U Kokurikulum

zar/ipti/2017/perst

Lampiran 6

Tanggung jawab Ahli Jawatankuasa

1. Pengerusi

1.1 Mempengerusikan mesyuarat yang diadakan.

1.2 Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala tindakan yang diputuskan
diambil tindakan sewajarnya.
1.3 Membincangkan semua program dan aktiviti mingguan, semester dan
tahunan bersama-sama ahli jawatankuasa dan guru penasihat.
1.4 Memastikan semua kegiatan yang dirancang dapat dijalankan dengan baik.
1.5 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh guru penasihat dari semasa ke
semasa

2. Naib Pengerusi

2.1 Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab yang diberi.
2.2 Mempengerusikan mesyuarat jika pengerusi tidak dapat hadir.
2.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari semasa ke
semasa.

3. Setiausaha

47
 3.1 Mencatat minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada ahli.
3.2 Menyediakan laporan semester dan laporan tahunan untuk diselia oleh Guru
Penasihat.
3.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari semasa ke
semasa.

4. Penolong Setiausaha

4.1 Membantu Setiausaha menjalankan segala tugas dan tanggungjawabnya.

4.2 Berkerjasama dengan setiausaha.
4.3 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari semasa ke
semasa.

5. Bendahari

5.1 Mengutip wang derma daripada ahli.

5.2 Mencatat wang masuk dan keluar dalam laporan kewangan.
5.3 Menyerahkan segala kutipan untuk disemak dan disimpan oleh guru penasihat.
5.4 Mengeluarkan resit bagi penerimaan dan pembayaran yang dibuat.
5.5 Memastikan akaun sentiasa dikemaskini.

6. Ahli Jawatankuasa

6.1 Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan
dengan sebaik mungkin.
6.2 Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh guru penasihat.

7. Pemeriksa Kira-Kira

7.1 Memeriksa dan menyemak serta mengesahkan penyata kewangan pada akhir tahun.
7.2 Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.

Lampiran 7

Contoh Surat Permohonan Pendaftaran Kelab/Persatuan kepada Agensi-Agensi Kerajan dan

Badan Bukan Kerajaan

SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3
Saujana Utama
47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi:
Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh : 28 Januari 2017
Yang Dipertua
Persatuan Sejarah
Daerah Kuala Selangor
.
Melalui dan salinan:

Pengetua
SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh, SELANGOR.

48
Tuan,

PENDAFTARAN PERSATUAN SEJARAH SEKOLAH

Berhubung perkara tersebut diatas, bersama-sama disertakan senarai ahli-ahli Persatuan Sejarah,
SMK Saujana Utama, Kuala Selangor dan juga senarai guru-guru penasihat yang akan
mengendalikan persatuan sejarah tersebut.

2. Semoga dengan pendaftaran tersebut pihak sekolah akan memperolehi segala berita dan
perkembangan aktiviti semasa agar dapat menjalankan tanggungjawab untuk meninggikan prestasi
Persatuan Sejarah.

Sekian , terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD ALI BIN SAFARI)

Guru Penasihat Persatuan Sejarah
SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh, SELANGOR.

s.k. 1. Pengarah Pelajaran Selangor

2. Pegawai Pelajaran Daerah Kuala Selangor
3. Yang Dipertua Persatuan Sejarah Negeri Johor
4. Fail Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah
5. Fail Persatuan

zar/ipti/2017/perst
Lampiran 8
Contoh Perkara-Perkara Yang Perlu Ada Dalam Takwim/Rancangan Kelab/Persatuan

Bulan Minggu/ Aktiviti Catatan/

Tarikh Tindakan

Januari Minggu 2 Pendaftaran Kelab/Persatuan Pengetua / GuruBesar

Minggu 4 Pendaftaran Ahli /
Februari Minggu 2 Suai Kenal Antara Ahli Persatuan GPKK /
Minggu 4 Penyusunan Organisasi Guru Penasihat
Mac Minggu 2 Tanggungjawab Ahli
Minggu 4 Dasar Berpersatuan
April Minggu 2 Peraturan dan Undang-Undang
Minggu 4 Moto, logo dan perlembagaan

49
 Mei Minggu 2 Pengenalan Sejarah Tempatan
Minggu 4 Pengenalan Sejarah Malaysia
Jun Minggu 2 Pahlawan negara
Minggu 4 Kuiz I
Julai Minggu 2 Kembara Sejarah
Minggu 4 Buku skrap
Ogos Minggu 2 Jati diri bangsa
Minggu 4 Minggu Sejarah
September Minggu 2 Mesyuarat Agung
Minggu 4 Mencari Harta Karun
Okotber Minggu 2 Melukis logo
Minggu 4 Lagu Patriotik
November Minggu 2 Kuiz II
Minggu 4 Lawatan

Lampiran 9
Contoh Surat Permohonan Kebenaran Memungut Derma

SMK Saujana Utama

Persiaran Saujana 3
Saujana Utama
47000 Sungai Buloh Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi:
Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh : 28 Januari 2017
Pengetua
SMK Saujana Utama
Persiaran Saujana 3
47000 Sungai Buloh
SELANGOR DARUL EHSAN

Tuan,

PERMOHONAN MEMUNGUT DERMA PERSATUAN SEJARAH

50
Dengan segala hormatnya saya di arah merujuk perkara di atas.

2. Sukacita dimaklumkan, saya ................................ berdasarkan Peraturan (4) dalam Warta

Kerajaan bertarikh 21 Mei 1998 P.U.(A) 196 , yang berkait dengan Seksyen 130, Akta Pendidikan
1996 dengan ini memohon untuk memungut derma bagi Persatuan Sejarah, SMK Saujana Utama,
Kuala Selangor mulai 1 Januari 2017.

3. Bersama-sama ini disertakan keputusan mesyuarat jawatankuasa mengenai jumlah pungutan

derma yang dipohon untuk dikutip daripada setiap ahli.

3.1 Kutipan setiap minggu ialah RM ...........

3.2 Kutipan setiap bulan ialah RM 1............
3.3 Kutipan setahun ialah RM …………….

Kerjasama dan perhatian pihak tuan dalam perkara ini amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD ALI BIN SAFARI)

Guru Penasihat Persatuan Sejarah
SMK Saujana Utama

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. Fail Persatuan

zar/ipti/2017/perst
Lampiran 10

Contoh Surat Kelulusan Mengutip Derma

SMK Bandar Banting

SMKBB/7/P/2005(15)
Jalan Telekom 2
42700 Banting Tel:
SELANGOR. Faks:
Portal Rasmi:
________________________________________________________________________________
Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh : 28 Januari 2017

Encik Ramli bin Putih

Guru Penasihat Persatuan Sejarah
Sekolah Menengah Kebangsaan Bandar Banting
42700 Banting
SELANGOR

Tuan,

51
KELULUSAN MEMUNGUT DERMA PERSATUAN SEJARAH

Merujuk surat tuan SMKBBU/7/P/2003(15) bertarikh 25 Januari 2017 dinyatakan bahawa dengan
kuasa yang diberikan kepada saya oleh Seksyen 130 Akta Pendidikan 1996 seperti yang termaktub
dalam Peraturan (4) Warta kerajaan bertarikh 21 hb. Mei 1998 P.U.(A) 196, sukacita dimaklumkan
permohonan tuan untuk memungut derma Persatuan Sejarah Sekolah Menengah Kebangsaan
Bandar Banting adalah DILULUSKAN berkuat kuasa mulai
01 Januari 2017.

2. Semoga tuan dapat melaksanakan tugas dengan penuh dedikasi.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(MOHD AHMAD BIN SAFAWI)

Pengetua,
SMK Saujana Utama
42700 Banting, SELANGOR.
Merangkap PENOLONG PENDAFTAR PERSATUAN SEKOLAH

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. Fail Persatuan
3. Fail Guru Penasihat

zar/ipti/2017/perst

Lampiran 11

Contoh Surat Pemberitahuan Kepada Ibu Bapa/Penjaga berkaitan Penglibatan anak dalam
Aktiviti Kokurikulum

SMK Bandar Banting

SMKBB/7/P/2005(15)
Jalan Telekom 2
42700 Banting Tel:
SELANGOR. Faks:
__________________________________________________________________________
Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh : 28 Januari 2017
Encik Putih bin Sulaiman
No. 21, Jalan Jelawat 3
Taman Sri Putra
42700 Banting
SELANGOR

Tuan,

PENERIMAAN AHLI PERSATUAN SEJARAH

52
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa anak tuan, Putera bin Putih pelajar Tingkatan 1A2, telah
diterima menjadi ahli Persatuan Sejarah SMK Bandar Banting, Kuala Langat dan dikehendaki
menghadiri perjumpaan pada setiap hari Sabtu minggu ke-2 dan ke-4 dari jam 9.00 hingga 11.00
pagi.

2. Sehubungan dengan itu, pihak pengurusan sekolah telah meluluskan kutipan derma
Persatuan Sejarah Sekolah berjumlah RM 12.00 setahun. Oleh itu, pihak kami berbesar hati jika
anak tuan dapat membuat pembayaran kepada bendahari samada pembayaran mengikut mingguan
(RM 0.25), atau bulanan (RM 1.00) atau tahunan (RM 12.00) bermula dari bulan Januari 2005.

3. Semoga tuan dapat memberikan sokongan demi meningkatkan lagi penglibatan anak tuan
dalam kegiatan kokurikulum dengan penuh dedikasi.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(BASARUDDIN BIN MOHD AZIM)

Pengetua
SMK Bandar Banting
42700 Banting,SELANGOR
Merangkap PENOLONG PENDAFTAR PERSATUAN SEKOLAH

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. Fail Persatuan
3. Guru Penasihat Persatuan Sejarah

zar/ipti/2017/perst
Lampiran 12

Contoh Surat Pemberitahuan Kepada Ibu Bapa/Penjaga Ketidakhadiran Anaknya Dalam

Aktiviti Kokurikulum

SMK Bandar Banting

Jalan Telekom 2 Tel:
42700 Banting, SELANGOR Faks:
Portal Rasmi:

Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh : 3 Mac 2017
Encik Putih bin Sulaiman
No. 21, Jalan Jelawat 3
Taman Sri Putra
42700 Banting
SELANGOR.

Tuan,

KETIDAKHADIRAN AHLI PERSATUAN SEJARAH

53
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa anak tuan, Putera bin Putih pelajar Tingkatan 1A2,
seorang ahli Persatuan Sejarah SMK Bandar Banting, Kuala Langat telah tidak hadir semasa
perjumpaan pada setiap hari Sabtu jam 9:00 hingga 11:00 pagi seperti mana tarikh-tarikh berikut:

Tarikh : 10 Januari, 17 Januari, 8 Februari 2017

2. Sehubungan dengan itu, pihak pengurusan sekolah memohon kerjasama pihak tuan untuk
mempastikan bahawa ketiidak hadiran anak tuan pada tarikh tersebut adalah dalam pengetahuan
tuan. Pihak kami sangat berbangga jika pihak tuan dapat berjumpa Guru Penasihat Persatuan
Sejarah (En. Ramli bin Putih) untuk mendapat makluman selanjutnya.

3. Semoga tuan dapat memberikan sokongan demi meningkatkan lagi penglibatan anak tuan
dalam kegiatan kokurikulum dengan penuh dedikasi.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

tt

(BAHAROM BIN ALIMUDDIN)

Pengetua,
SMK Bandar Banting,
42700 Banting, SELANGOR.
Merangkap PENOLONG PENDAFTAR PERSATUAN SEKOLAH

s.k. 1. Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah

2. Guru Penasihat Persatuan Sejarah
3. Fail Persatuan

zar/ipti/2017/perst

54