ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

CHỦ ĐỀ:
TÌM HIỂU VỀ VIỆC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MINH HƯNG

MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG – PHẦN 2

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS. NGUYỄN PHẠM NGỌC HÂN

KHOA: LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM STING

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 05 NĂM 2021

 BẢNG PHÂN CÔNG
Mức độ
STT Họ và tên Nhiệm vụ hoàn
thành

Tổng hợp tài liệu, phân chia công việc,

kiểm soát nội dung, hoàn thành bài
Kim Bách Tâm Như thuyết trình, làm word, làm
1 (Nhóm trưởng) powerpoint, đóng góp ý kiến cho toàn 100%
bài.
MSSV: 1956130021
Nội dung cụ thể: Chương 1, word,
powerpoint.

Tìm kiếm tài liệu, soạn tài liệu, đóng

Cù Mỹ Linh
2 góp ý kiến cho toàn bài. 100%
MSSV: 1956130019
Nội dung cụ thể: Mục 2.5 Chương 2

Tìm kiếm tài liệu, soạn tài liệu, đóng

Trần Thị Thái Ngọc
3 góp ý kiến cho toàn bài. 100%
MSSV: 1956130080
Nội dung cụ thể: Mục 2.6, 3 Chương 2

Tìm kiếm tài liệu, soạn tài liệu, đóng

Võ Thị Bích Thụy
4 góp ý kiến cho toàn bài. 100%
MSSV: 1956130028
Nội dung cụ thể: Mục 1 Chương 2

Tìm kiếm tài liệu, soạn tài liệu, đóng

Nguyễn Thị Thanh Trúc góp ý kiến cho toàn bài.
5 100%
MSSV: 1956130118 Nội dung cụ thể: Mục 2.1 Chương 2 và
powerpoint.

Tìm kiếm tài liệu, soạn tài liệu, đóng

Nguyễn Thị Định
6 góp ý kiến cho toàn bài. 100%
MSSV: 1956130050
Nội dung cụ thể: Mở đầu, kết luận

7 Nguyễn Thị Ngọc Hân Tìm kiếm tài liệu, soạn tài liệu, đóng 100%

2
 góp ý kiến cho toàn bài.
MSSV: 1956130010
Nội dung cụ thể: Mục 2.2 Chương 2

Tìm kiếm tài liệu, soạn tài liệu, thuyết

Trần Nguyễn Kiều Hoanh trình, đóng góp ý kiến cho toàn bài.
8 100%
MSSV: 1956130014 Nội dung cụ thể: Mục 2.3, 2.4 Chương
2

Tìm kiếm tài liệu, soạn tài liệu, đóng

Nguyễn Văn Tú
9 góp ý kiến cho toàn bài. 100%
MSSV: 1956130096
Nội dung cụ thể: Thuyết trình

3
 MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU............................................................................................................6
B. NỘI DUNG.........................................................................................................6

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN

PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MINH HƯNG.................................................6

1. Giới thiệu về công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng...............................................................6

1.1. Giới thiệu chung về công ty.......................................................................................6

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển công ty....................................................................7

2. Khái quát chung về văn phòng công ty...............................................................................7

2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty........................................................................................7

2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty.................................................8

CHƯƠNG II: CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MINH HƯNG.......................................................13

1. Về chương trình, kế hoạch công tác và việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. 13

1.1. Khái niệm chương trình, kế hoạch công tác...............................................................13

1.2. Tác dụng của việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác...................................14

1.3. Những yêu cầu khi xây dựng chương trình, kế hoạch công tác..................................15

2. Về việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu ty
Minh Hưng............................................................................................................................. 15

2.1. Các loại hình chương trình kế hoạch mà văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Minh
Hưng thực hiện. .....................................................................................................................15

2.2. Quá trình xây dựng chương trình – kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần
đầu tư Minh Hưng..................................................................................................................16

4
 2.2.1. Căn cứ để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác........................................16

2.2.2. Bố cục xây dựng chương trình, kế hoạch công tác............................................17

2.2.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác........................................17

2.3. Tình hình công tác tổ chức xây dựng chương trình – kế hoạch của công ty...............20

2.4. Tình hình công tác ban hành văn bản quy định xây dựng chương trình kế hoạch công
tác của văn phòng công ty......................................................................................................21

2.5. Đánh giá về công tác xây dựng chương trình kế hoạch của văn phòng Công ty cổ phần
đầu tư Minh Hưng. ................................................................................................................22

2.5.1. Ưu điểm..................................................................................................................22

2.5.2. Nhược điểm.............................................................................................................24

2.6. Giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn
phòng Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng............................................................................25

3. Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Công ty cổ
phần đầu tư Minh Hưng..........................................................................................................28

C. KẾT LUẬN........................................................................................................29

TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................31

5
 A. MỞ ĐẦU 

Hiện nay tình hình dịch bệnh diễn biến ngày càng phức tạp. Điều đó dẫn đến kinh
tế, xã hội, chính trị của một số nước bất ổn. Để đối đầu với tình hình dịch bệnh thì các
nước nói chung cũng những các cơ quan, tổ chức của từng nước nói riêng cần phải đưa ra
những chiến lược, mục tiêu, chương trình cụ thể. Duy trì và phát triển của một đất nước
thì việc nâng cao chất lượng chương trình, kế hoạch công tác là rất quan trọng. 

 Việc lập chương trình, kế hoạch công tác gắn liền với việc hoạch định mục tiêu,
chương trình trong tương lai của cơ quan, doanh nghiệp.  Đối với cơ quan, doanh nghiệp
bất kỳ thì việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là chức năng đầu tiên của quản
lý và có vai trò quan trọng. Là cơ sở để xác định, triển khai, thực hiện những chức năng
còn lại của quản lý. 

Là những “nhà quản lý” trong tương lai thì việc tìm hiểu về việc xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác là một điều rất cần thiết. Từ việc tìm hiểu chương trình, kế hoạch
công tác của một công ty cụ thể sẽ giúp chúng ta nắm bắt được những yêu cầu, quy trình
thực hiện và từ đó có thể đổi mới trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
cho tương lai. Với ý nghĩa đó nhóm đã chọn chủ đề “Tìm hiểu về việc xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác của Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng” để thực hiện. 

B. NỘI DUNG

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG  CỦA

VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MINH HƯNG

1. Giới thiệu về công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng.

1.1. Giới thiệu chung về công ty.

- Tên đầy đủ: Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng.

- Địa chỉ: R6 – L2B – 03 Royal City, 72A Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội. 

B2 – R3 – Sàn giao dịch BĐS Vinhomes Smart City, Royal City, Hà Nội.
6
 - Email : minhhunghomes@gmail.com 
- Hotline : 024 6329 9768
- Website : www.minhhungland.vn

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển công ty.

Công ty Minh Hưng là đại lý chính thức chuyên phân phối các sản phẩm bất
động sản của Vinhomes. Công ty đã đồng hành cùng Vinhomes trong suốt một chặng
đường dài từ lúc dự án khu đô thị đầu tiên của Vinhomes, Vinhomes Royal City, mở bán
cho đến một loạt những dự án tiếp theo bao gồm Vinhomes Times City năng động, hiện
đại và Vinhomes Riverside đẳng cấp, sang trọng.

Minh Hưng luôn là đối tác tin cậy hàng đầu trong phân phối Vinhomes - thương
hiệu số 1 trong thị trường bất động sản với những dự án nhà ở lớn, cao cấp nhất Việt
Nam bao gồm Vinhomes Central Park, Vinhomes Riverside, Vinhomes Times City… Và
Vinpearl – dòng sản phẩm bất động sản nghỉ dưỡng cao cấp với các dự án tọa lạc tại
những bãi biển đẹp nhất thế giới: Vinpearl Đà Nẵng, Vinpearl Nha Trang và Vinpearl
Phú Quốc…

Hiểu được những nhu cầu, cảm xúc và cả vị thế của khách hàng trong phân khúc
bất động sản cao cấp, Minh Hưng luôn mong muốn không chỉ là cầu nối, là cổng thông
tin để tư vấn chính xác và kịp thời nhất thông qua dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm
mà còn là người đồng hành đem đến ngôi nhà đẳng cấp, hợp với phong cách và sở thích
của khách hàng. Minh Hưng luôn giữ niềm tin yêu của khách hàng, cùng khách hàng dự
báo, định hướng cho tương lai.

2. Khái quát chung về văn phòng công ty.

2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty.

Cơ cấu tổ chức bộ máy được tổ chức theo mô hình Công ty Cổ phần với các bộ
phận và Phòng ban bao gồm: Đại hội đồng cổ đông là bộ phận có thẩm quyền cao nhất
của Công ty Cổ phần đầu tư Minh Hưng. 

7
 Đại hội đồng cổ đông có quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển,
quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung
vốn... 

Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty Cổ phần đầu tư Minh
Hưng do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định
mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc
thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát hoạt
động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty. 

2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty

 Ban giám đốc

+ Hội đồng quản trị: là người nắm quyền lực cao nhất của công ty và có cổ phiếu cao
nhất, có quyền quyết định mọi hoạt động hướng đi của công ty . 

+ Giám đốc: là người điều hành, tổ chức và quyết định mọi hoạt động của Công ty. 

+ Phó giám đốc: là người hỗ trợ, giúp đỡ cho giám đốc và là người điều hành trực tiếp
với các phòng ban. 

 Các phòng ban

 Phòng – hành chính – nhân sự 

- Tổ chức tuyển dụng lao động.  

- Quản lý lao động: 

+ Chấm công và giám sát việc tuân thủ nội quy làm việc, quy định, chính sách,
thực hiện việc xử lý vi phạm theo quy trình. 

+ Thực hiện các việc liên quan đến Hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
y tế…v..v

+ Tổ chức giới thiệu, giải thích, chứng minh tính hiệu quả và ý nghĩa của các
chính sách, nội quy, quy định. 

8
 - Giải quyết chế độ: Tổ chức thực hiện chế độ đối với người lao động trong các
trường hợp chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động….v..v 

 Văn thư và lưu trữ

- Soạn thảo các văn bản, thông báo quyết định hành chính. 

- Tổ chức và sắp xếp lưu trữ hồ sơ, văn bản, công văn..v.v. khoa học đúng theo quy
định của công ty và của pháp luật.

 Công tác hành chính

- Thực hiện tốt công tác quản lý tài sản và vật tư tiêu hao. 

- Thực hiện tốt việc liên hệ và truyền đạt thông tin của Ban giám đốc đến các bộ
phận và ngược lại. 

- Tổng hợp các thông tin, báo cáo cần thiết theo yêu cầu của Ban giám đốc. 

- Thực hiện tốt công tác hậu cần cho các buổi họp, tổng kết, hội thảo trong công ty. 

- Tổ chức tốt sinh hoạt văn hoá - thể thao cho toàn công ty. 

 Bộ phận lễ tân 
- Trực tổng đài điện thoại công ty: nhận và xử lý thông tin các cuộc gọi đến. 
- Gọi điện đến các nơi được yêu cầu. 
- Đón tiếp khách đến giao dịch tại công ty. 
- Giao, nhận văn thư bên ngoài và trong nội bộ. 
- Lập kế hoạch công tác và đặt vé cho Ban Giám đốc Công ty theo yêu cầu.  
- Quản lý, mua sắm đồ dùng văn phòng. 
- Các công việc văn phòng khác.
 Phòng marketing 
- Xây dựng và phát triển các chương trình phát triển công ty 
- Phụ trách quản lý và triển khai hoạt động quảng bá qua các công cụ search (Search
Engine Marketing) 

- Phối hợp với kỹ thuật, triển khai các giải pháp SEO (Search Engine Optimization) 
9
 - Xây dựng, lên kế hoạch, tổ chức và triển khai thực hiện các hoạt động kế hoạch
phát triển của công ty 

- Tổng hợp các chỉ số tài chính, tiến hành tổng hợp, thống kế, phân tích các chỉ số
và báo cáo hiệu quả hoạt động của toàn bộ hoạt động kinh doanh và marketing và trên
từng dòng sản phẩm, dịch vụ, thị trường,

 Phòng giao dịch và chăm sóc khách hàng 

Là bộ phận tiếp xúc với khách hàng, hỗ trợ khách hàng trong việc tham gia các
hoạt động giao dịch mua bán của công ty , giải quyết các thư khiếu nại của khách hàng
(giải quyết những thắc mắc cho khách hàng, phản ánh của khách hàng về những bất cập
còn gặp phải khi tham gia giao dịch trên, về đánh giá uy tín, về vấn đề thanh toán…), hỗ
trợ khách hàng các dịch vụ sử dụng các dịch vụ của công ty. Mục đích hoạt động của
phòng là thu hút thêm khách hàng mới, duy trì các khách hàng trung thành đến với sản
phẩm của công ty. 

 Phòng kinh doanh 

a. Trưởng phòng kinh doanh (Sales manager)

- Xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai hoạt động phát triển thị trường, đảm bảo
mục tiêu sức ép phát triển thị trường; 

- Đưa ra chiến lược phát triển thị trường cho từng thị trường trọng điểm khác nhau; 

- Tổ chức nhân sự, tham gia vào quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên; 

- Tổ chức và triển khai các chương trình đào tạo (quy mô lớn, nhỏ);  

- Phối hợp với bộ phận Marketing nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động phát triển thị
trường; 

- Giám sát và đánh giá công việc; 

b. Nhân viên kinh doanh

10
 Tìm kiếm khách hàng tiềm năng sử dụng các dịch vụ của công ty, quảng cáo trực
tuyến và các dịch vụ khác trên các trang web và các phương tiện truyền thông khác; đàm
phán và ký kết hợp đồng với khách hàng; triển khai hợp đồng, quản lý và chăm sóc khách
hàng sau bán hàng. 

 Phòng phát triển thị trường 

- Tìm kiếm và thiết lập danh sách những doanh nghiệp tiềm năng có thể tham gia
mua bán và đầu tư các dịch vụ của công ty theo các tiêu chuẩn do công ty đề ra; 

- Tiếp cận, thuyết phục, tư vấn và đào tạo cho doanh nghiệp cách ứng dụng đầu tư
mạo hiểm trong kinh doanh bán hàng; 

- Chào bán các dịch vụ trong đầu tư mạo hiểm và quảng cáo trực tuyến trên website
của công ty cho các doanh nghiệp có nhu cầu; 

- Lập kế hoạch và triển khai phát triển thị trường, xây dựng và phát triển quan hệ
với các nhà cung cấp. 

 Phòng dự án 

- Xây dựng, lên kế hoạch, tổ chức và triển khai thực hiện các hoạt động phát triển
đấu giá tại trang web công ty; 

- Xác định và tiếp cận thị trường, phát triển kế hoạch kinh doanh cho bộ phận dự án
vừa và nhỏ; 

- Tìm kiếm, xây dựng quan hệ và chăm sóc khách hàng tiềm năng, nắm bắt được
nhu cầu của khách hàng, các đối thủ cạnh tranh; 

- Thực hiện mục tiêu, kế hoạch năm và chỉ tiêu sản lượng đã cam kết theo từng
quý; 

- Xây dựng chiến lược mục tiêu sản phẩm, theo dõi và nâng cấp sản phẩm, nghiên
cứu sản phẩm và đối thủ cạnh tranh để đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả;  

 Phòng quản lý chất lượng 

11
 - Thẩm định các sản phẩm của công ty theo đúng chất lượng ISO 

- Lập kế hoạch thẩm định, đào tạo, kiểm soát chất lượng sản phẩm 

- Định hướng phát triển, mở rộng hoạt động phát triển các dịch vụ; 

- Quản lý nhân sự; 

 Phòng kế toán 
a. Kế toán trưởng

Tổ chức công tác kế toán của Ban quản lý theo theo đúng luật kế toán, chuẩn mực
kế toán, chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp; ký các chứng từ kế toán và các giao
dịch với ngân hàng; giao dịch với các tổ chức tài chính để khai thác nguồn vốn đáp ứng
kịp thời nhu cầu về vốn cho các hoạt động của dự án. 

b. Kế toán tổng hợp

- Chịu trách nhiệm về giá thành kế hoạch, giá thành thực hiện, và tất cả các số liệu
Báo cáo tổng hợp. 

- Kiểm tra, xem xét toàn bộ số liệu kế toán. 

- Lập và kiểm tra các báo cáo tổng hợp, báo cáo Tài chính. 

- Theo dõi định mức sản phẩm và tính giá thành thực hiện cho toàn bộ các sản
phẩm. 

- Theo dõi tình hình nộp ngân sách và đối chiếu với cơ quan thuế. 

- Nghiên cứu các văn bản chính sách chế độ mới áp dụng cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty. 

- Hướng dẫn, huấn luyện nhân viên kế toán chi tiết về nghiệp vụ kế toán cũng như
cách hạch toán vào phần mềm. 

- Tư vấn, hỗ trợ trưởng phòng trong công tác quản lý nhân sự thuộc cấp. 

- Một số công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng. 

12
 c. Kế toán chi tiết

Tiến hành hạch toán các chứng từ theo nội dung kinh tế phát sinh, thực hiện các
nhiệm vụ theo sự phân công của cấp trên.

CHƯƠNG II: CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MINH HƯNG.

1. Về chương trình, kế hoạch công tác và việc xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác.

1.1. Khái niệm chương trình, kế hoạch công tác.

Chương trình, kế hoạch công tác có thể hiểu là sự định hình, dự kiến về mục tiêu,
định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đã đề ra của một cơ quan,
tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.

Chương trình, kế hoạch công tác thường được thể hiện bằng những văn bản có
tên loại tương ứng với mỗi tính chất của một bản dự kiến công việc mà cơ quan, tổ chức
đó phải thực hiện trong khung thời gian nhất định.

Ví dụ 1: Sự dự báo có tính phương hướng, chủ trương cho một khoảng thời gian
dài, nhiều năm, thường gọi là chương trình. Chương trình thông thường có nội dung công
việc lớn, có ý nghĩa quan trọng, lâu dài của đất nước, của địa phương hoặc của lĩnh vực
như: Chương trình tổng thể cải cách nền hành chính nhà nước từ 2001 - 2010; chương
trình xóa đói giảm nghèo của một tỉnh A từ 2005 - 2010; v.v...

Ví dụ 2: Những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trong
khoảng thời gian ngắn (tháng, sáu tháng, năm) thường được gọi là kế hoạch như: kế
hoạch công tác tháng 2 của cơ quan A, tổ chức B.

Ví dụ 3: Những công việc cụ thể phải làm trong một tuần mang tính tổ chức, thực
hiện công việc theo thứ tự nhất định, thường được thể hiện bằng lịch công tác hoặc lịch
làm việc.

13
 1.2. Tác dụng của việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.

Chương trình, kế hoạch có vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức hoạt động của
cơ quan, tổ chức:

+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đưa ra được hướng đi cụ thể
và hoạt động cũng luôn được thực hiện một cách liên tục, thống nhất để đạt được mục
tiêu đã đề ra một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo
tính ổn định, khả thi trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 

+ Chương trình, kế hoạch là cơ sở đề ra những phương án chỉ đạo tối ưu cho việc
thực hiện các công việc giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức, giúp cho
lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị
giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ,
nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình,
kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh
chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể
lãnh đạo cơ quan.

+ Giúp cho việc kiểm soát, tập trung các nguồn lực, các khâu dễ dàng hơn để thực
hiện mục tiêu đã đề ra sao cho nhịp nhàng nhất, có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết
kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động

+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi
trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề
ra. Có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động, giảm
đi những bất trắc, sự thụ động cũng như sự tùy tiện trong việc giải quyết công việc nào
đó. 

+ Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cơ quan, tổ chức đề ra phương
hướng và thời gian vận hành, hoàn thành công việc một cách cụ thể , chủ động công việc,
biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.

14
 + Chương trình, kế hoạch làm công cụ cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi
hoạt động của cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện.

1.3. Những yêu cầu khi xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.

 Đảm bảo tính kịp thời.

 Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định đúng định hướng công tác, mục
tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian. 
 Đảm bảo tính thiết thực, khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và
thời gian thực hiện. Tránh phân bổ quá nhiều công việc, đề ra quá nhiều mục tiêu để rồi
không thực hiện được. Khi lập chương trình cần có sự phân bổ quỹ thời gian hợp lý, dự
phòng những việc đột xuất xảy ra.
 Đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ, toàn diện và thẩm quyền: triển khai thực
hiện đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, trên cơ sở đó
sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc. Có sự tuân thủ những chỉ đạo của cấp trên trong quá
trình thực hiện công việc và có sự cân bằng giữa các chương trình, kế hoạch giữa các thời
điểm khác (tháng, quý, năm…). Đồng thời khi xây dựng chương trình, kế hoạch phải xin
ý kiến cấp trên để có kế hoạch, chương trình phù hợp với cấp trên
 Đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể: trong quá thực hiện việc xây dựng chương trình,
kế hoạch phải xác định các yếu tố quan trọng (5W1H).

2. Về việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần
đầu ty Minh Hưng.

2.1. Các loại hình chương trình kế hoạch mà văn phòng Công ty cổ phần đầu
tư Minh Hưng thực hiện.

Hàng năm, số lượng chương trình và kế hoạch của công ty được ban hành rất
nhiều để có thể đáp ứng các nhu cầu phát triển của công ty. 

 Đối với chương trình

15
 - Chương trình công tác năm: cụ thể hóa những mục tiêu công ty cần đạt được trong
một năm tới.

- Chương trình công tác quý: triển khai công tác năm theo nhỏ lẻ từng lĩnh vực cụ
thể để thực hiện.

- Chương trình công tác tháng: cụ thể hóa các công việc của công tác quý và các
công việc cần phải thực hiện trong tháng

- Chương trình công tác tuần: mục tiêu phải hoàn tất hay thực hiện công việc để lấy
nền móng có thể thực hiện công tác tháng một cách hiệu quả.

 Đối với kế hoạch

a. Theo thời gian dự kiến

- Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng có phạm vi ảnh
hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm)

- Kế hoạch ngắn hạn: là những kế hoạch có thời gian dưới 1 năm.

b. Theo lĩnh vực hoạt động

- Kế hoạch hoạt động của công ty.
- Kế hoạch công tác của lãnh đạo.
- Kế hoạch hoạt động của văn phòng.

2.2. Quá trình xây dựng chương trình – kế hoạch công tác của văn phòng
Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng.

2.2.1. Căn cứ để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan: giúp việc xây dựng nội dung
chương trình, kế hoạch công tác không bị trái thẩm quyền. 
- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ. 
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu của cơ quan
quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức. 
16
 - Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới. 
- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểm tình hình
chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác. Trong đó, chú ý tới công tác tồn
đọng từ thời gian trước chuyển sang. 
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: kinh phí;
phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng và trình độ nhân viên) có trong
khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch.

2.2.2. Bố cục xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.

Ngoài các thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung của chương
trình, kế hoạch công tác gồm ba phần chính sau đây:

 Phần mở đầu
- Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học, nêu rõ các căn
cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch.
- Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn.
- Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch.
 Phần nội dung
- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện.
- Các điều kiện, phương tiện thực hiện.
- Các đối tượng được phân công thực hiện.
- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, các biện pháp đảm bảo cho việc thực
hiện, chế độ trách nhiệm.
- Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết. 
- Các hình thức khen thưởng, kỷ luật.
 Phần kết luận
- Trình bày triển vọng của việc thực hiện chương trình, kế hoạch.
- Nêu các đề xuất, kiến nghị của công ty.

2.2.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.

17
  Quy trình xây dựng chương trình công tác

Bước 1: Yêu cầu các đơn vị phòng ban trong công ty gửi đăng ký khối lượng công
việc thuộc thẩm quyền giải quyết để bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch công tác -
bộ phận lên danh sách chương trình, kế hoạch công tác cần thực hiện theo ngày, tuần,
tháng, năm của toàn công ty.

Đây là yếu tố then chốt, nền móng quyết định được chương trình, kế hoạch có
được thực hiện hay không, dựa trên cái nhìn tổng quát nhất của ban lãnh đạo về số lượng
cũng như trình tự thời gian thực hiện công việc. Nên bộ phận thực hiện xây dựng chương
trình kế hoạch cần đưa ra những chương trình, kế hoạch mang tính tổng quát nhất và có
tính khả thi cao để đảm bảo kế hoạch được thực hiện cũng như trong quá trình thực hiện
kế hoạch được thực hiện một cách thuận lợi nhất.

Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình công tác.

Khi đã có danh sách thì cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với công việc.
Mục tiêu này có thể là về thời gian và kết quả mong muốn đạt được. Sau đó xây dựng bản
dự thảo chương trình công tác phù hợp về nội dung và thể thức để trình lên lãnh đạo lấy ý
kiến.

Bước 3: Lấy ý kiến đóng góp (nếu có)

Sau khi xây dựng được bản dự thảo chương trình thì bộ phận xây dựng chương
trình, kế hoạch trình lên cấp lãnh đạo công ty để lấy kiến đóng góp về nội dung chương
trình. Nếu sai lệch hay thiếu sót về nội dung thì bộ phận xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác của văn phòng cần phải chỉnh sửa lại kịp thời và đúng quy định của chương
trình.

Bước 4: Thông qua chương trình.

18
 Nội dung chương trình được thông qua bởi các cấp lãnh đạo của công ty nếu bản
kế hoạch được duyệt thì bộ phận xây dựng chương trình công tác của văn phòng sẽ trình
cấp lãnh đạo ký và ban hành.

Bước 5: Ban hành sao gửi các phòng ban công ty để thực hiện lưu trữ theo quy
định. Bản sao sẽ gửi đến các phòng ban, bản gốc lưu trữ tại bộ phận văn thư.

 Quy định xây dựng kế hoạch công tác

Bước 1: Bộ phận kế hoạch tiến hành nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung
đưa vào kế hoạch.

Đây chính là bước thu thập cũng như xử lý thông tin. Để làm tốt bước này người
xây dựng kế hoạch cần phải có kiến thức sâu rộng về tất cả các lĩnh vực như văn hóa,
kinh tế, xã hội… Bên cạnh đó bộ phận xây dựng kế hoạch cần phải đưa ra những phương
án rủi ro để có những biện pháp hay hướng đi khác khi kế hoạch gặp bất trắc.

Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể chính xác.

Sau khi kế hoạch được triển khai thì bộ phận xây dựng kế hoạch cần phải xác định
được mục tiêu cụ thể, rõ ràng của bản kế hoạch cần đạt được. Mục tiêu được đưa ra phải
cụ thể hóa tất cả các hạng mục để có thể thực hiện một cách rõ ràng, bản kế hoạch cần
phải đưa ra thời gian thực hiện công việc để từ đó có thể đưa ra mục tiêu hoàn thành công
việc một cách ngắn nhất.

Bước 3: Phân tích nguồn nhân lực.

Bộ phận xây dựng kế hoạch cần xác định rõ: chính sách, chủ trương quy định hiện
hành của công ty có phù hợp với kế hoạch hay không.

Phân tích khả năng công ty: thời gian, tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất kỹ 
thuật…

19
  Các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội, môi trường…

Phân tích được tất cả các yếu tố trên xem kế hoạch có khả thi khi được áp dụng
không, nhằm định hướng được những hướng đi phù hợp với tình hình hiện có của công ty
để thực hiện kế hoạch.

Bước 4: Xây dựng phương án hành động cụ thể.

Bộ phận xây dựng kế hoạch cần phải tìm hiểu và nghiên cứu các phương án hành
động để đạt được mục tiêu. Phương án phải được xác định làm gì để đạt được mục tiêu?
Cần sử dụng các công cụ và nguồn lực bao nhiêu để hoàn thành mục tiêu? Bên cạnh đó
bộ phận xây dựng kế hoạch cần phải có các bản dự trù khác nhau để ban lãnh đạo có thể
đánh giá, khảo sát sơ bộ để tìm ra kế hoạch tối ưu nhất để đưa vào triển khai và thực hiện.

Bước 5: Soạn thảo kế hoạch.

Khi đã được xây dựng được phương án hành động của kế hoạch thì bộ phận xây
dựng kế hoạch tiến hành soạn thảo kế hoạch với phương án đã được chọn tối ưu nhất khi
đã được ban lãnh đạo cũng như chủ tịch hội đồng công ty quyết định lựa chọn.

2.3. Tình hình công tác tổ chức xây dựng chương trình – kế hoạch của công
ty.

Trong những năm gần đây, Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng đã nhận thức được
vai trò quan trọng của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch quản lý và thực hiện
nhiệm vụ, triển khai hoạt động công tác của văn phòng công ty. Công ty đã xác định
được rằng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của văn phòng công ty là giải pháp
nâng cao hiệu quả phát triển công ty.

Hiệu quả trong công tác quản lý của công ty cũng như công tác tổ chức xây dựng
bộ máy văn phòng được thể hiện rõ nhất thông qua việc xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác phù hợp với từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể đã được đưa ra. Và đó cũng được
xem như công cụ hỗ trợ các nhiệm vụ được đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình tiến

20
độ của công việc. Các phòng ban đã tự ý thức được việc xây dựng các chương trình, kế
hoạch sẽ được triển khai và thực hiện trong thời gian tiếp theo của công tác văn phòng
diễn ra như thế nào. 

Nhận thấy được sự hiệu quả công việc khi được thực hiện theo đúng trình tự các
bước của chương trình kế hoạch. Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng đã nhanh chóng
kiểm tra lại các chương trình, kế hoạch và qua đó chỉ đạo các bộ phận, đơn vị liên quan
đã có sự phối hợp thực hiện công tác xây dựng chương trình, kế hoạch và công tác của
văn phòng công ty một cách cụ thể hơn.

Phân công công tác từng công việc cụ thể cho các bộ phận xây dựng chương trình,
kế hoạch phù hợp với từng công việc mà các cá nhân, phòng ban đảm nhiệm đã đảm bảo
hiệu quả nhất tiến độ cũng như chất lượng công việc được giao.

 Và toàn bộ các nhiệm vụ và hoạt động của công ty đã được xem xét, cam kết về
nội dung cũng như tiến độ công việc, phương thức thực hiện và kết quả dự kiến với sự có
mặt của các phòng ban đơn vị có liên quan, bộ phận hành chính và trưởng phòng hành
chính công ty. Khi chương trình, kế hoạch được thực hiện một các đúng trình tự thì qua
đó cũng giúp cho lãnh đạo cũng như bộ phận quản lý nắm rõ được tiến trình thực hiện
nhiệm vụ đồng thời chỉ ra những hạn chế để đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

2.4. Tình hình công tác ban hành văn bản quy định xây dựng chương trình kế
hoạch công tác của văn phòng công ty.

Dựa trên kết quả của các chương trình, kế hoạch hàng năm của công ty đã được
thực hiện và ban lãnh đạo công ty phê duyệt như kế hoạch công tác của văn phòng theo
từng tuần, từng tháng, từng năm... Qua đó có thể đánh giá được những hạn chế cũng như
ưu điểm để có thể đưa ra những quy chế, quy định về các văn bản xây dựng chương trình,
kế hoạch.

Để toàn bộ nhân viên có thể thực hiện được cũng như chấp hành những quy chế
quy định của công ty thì cần phải có được những văn bản quy định rõ ràng cụ thể và được
thể hiện một cách khách quan nhất về việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.
21
 Việc ban hành những văn bản về xây dựng chương trình, kế hoạch của công ty
được thực hiện dựa trên các quy định của công ty và luật ban hành văn bản gồm các
Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Công văn…. Được thực hiện với kế hoạch ngắn hạn, kế
hoạch dài hạn và các chương trình cụ thể của công ty như: chương trình theo năm, quý,
tháng, tuần và theo nhiệm kỳ và được ban hành gồm các văn bản kèm theo. 

Khi ban hành văn bản công ty căn cứ theo tư cách, nhiệm vụ và từng công việc cụ
thể của hoạt động văn phòng đã được công ty quy định. Từ đó, trưởng phòng phải có
trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công việc của cá nhân, phòng ban
đảm nhiệm công việc đó theo đúng những quy trình, quy định đã được ban hành và quy
định của công ty.

Qua khảo sát thực tế công ty cho thấy trong thời gian vừa qua về số lượng văn bản
các chương trình và kế hoạch được ban hành tương đối nhiều, cụ thể như: 

Năm 2018 2019 2020

Chương trình 34 42 56

Kế hoạch 36 45 60

Các văn bản về chương trình cũng như kế hoạch được ban hành qua từng năm đã
có sự chuyển biến về số lượng tuy nhiên không đồng nghĩa với việc chất lượng bị giảm
đi, các văn bản được ban hành vẫn có thể đảm bảo được theo đúng quy trình, trình tự và
thể thức của văn bản.

2.5. Đánh giá về công tác xây dựng chương trình kế hoạch của văn phòng
Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng.

2.5.1. Ưu điểm.

22
 Qua việc phân tích về công tác tổ chức và công tác ban hành văn bản xây dựng
chương trình, kế hoạch cho thể nhận thấy được một vài điểm nổi bật như về cách thức
xây dựng chương trình, kế hoạch hiện nay tại Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng là
tương đối tốt, đã phản ánh được tình hình đổi mới về công tác xây dựng chương trình, kế
hoạch ở doanh nghiệp trong cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. 

Chương trình, kế hoạch của công ty tuy được xây dựng dựa trên chương trình, kế
hoạch do Ban chủ tịch Hội đồng công ty nhưng vẫn phát huy được sự sáng tạo của các
nhân viên, phòng ban xây dựng chương trình, kế hoạch đó. Khi có kế hoạch từ Ban lãnh
đạo gửi xuống Bộ phận văn phòng đã căn cứ vào đó, đồng thời cũng căn cứ vào nguồn
lực của công ty để có những điều chỉnh hợp lý các chỉ tiêu cho phù hợp.

Công ty đã đề ra được một quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cụ
thể và có sự nghiêm túc thực hiện theo quy trình để đảm bảo các văn bản về chương
trình, kế hoạch khi ban hành được thực hiện theo đúng quy trình, trình tự và thể thức của
văn bản. Đồng thời đảm bảo cho quá trình công tác, hoạt động của công ty được suông
sẻ, có trật tự.

Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của công ty đã có sự phối hợp giữa các
bộ phận, cụ thể là sự phối hợp được thể hiện từ lãnh đạo cấp cao tới các phòng ban bên
dưới. Nhờ đó, lãnh đạo cũng như bộ phận quản lý nắm rõ được tiến trình thực hiện nhiệm
vụ theo chương trình, kế hoạch đã đề ra, đồng thời chỉ ra những hạn chế để đưa ra các
biện pháp khắc phục kịp thời. 

Công ty đã có sự xác định cụ thể từng bước khi lập ra kế hoạch, xây dựng chương
trình, giúp cho công tác xây dựng chương trình cũng như là bản kế hoạch công tác có bài
bản, thiết thực tránh được sự mơ hồ cho các nhân viên, phòng ban đi lệch hướng gây mất
thời gian, ảnh hưởng tới tiến độ công việc của bản thân nhân viên đang thực hiện công
việc, các phòng ban khác và của các nhà lãnh đạo trong việc ra quyết định và lãnh đạo
nhân viên.

23
 Văn phòng của công ty đã phối hợp với Ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý
xây dựng, thực hiện chương trình làm việc đúng tháng, quý, năm của công ty. Các
chương trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty, giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt và đạt hiệu quả. 

Các chế độ hội họp giao ban trong công ty, cũng như trong từng đơn vị phòng ban
được thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban, đơn vị đã có trách nhiệm
cao hơn trong việc cố gắng thực hiện đúng các chỉ tiêu, chương trình làm việc và kế
hoạch đã đạt ra.

Thêm vào đó, văn phòng của công ty đã thực hiện nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh
đạo xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện quy chế làm việc khá tốt. Các
chương trình làm việc của công ty đã được văn phòng tham mưu xây dựng đảm bảo đúng
nguyên tắc, nội dung bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình
thực tiễn của công ty, trong thực hiện đã kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với
từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền của mình. Đồng thời, chất lượng tổ
chức xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác ngày càng tốt hơn, chương
trình công tác năm, hàng quý, tháng của công ty được thực hiện khá đầy đủ. 

2.5.2. Nhược điểm.

Ngoài những ưu điểm nêu trên thì không thể không nói đến những mặt hạn chế
vẫn còn tồn đọng. Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng còn chưa chủ động việc lập kế
hoạch chiến lược dài hạn mà chỉ chú ý đến việc lập kế hoạch tác nghiệp cho từng năm,
quý, tháng, chưa có những phương án để đạt được mục tiêu đã đề ra và vẫn chưa phản
ánh được toàn diện khả năng, năng lực thực tế của công ty. Các đơn vị, bộ phận chưa có
sự chủ động, đề xuất cho công ty những việc cần phải làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn,
còn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai đề xuất. 

Công ty tuy đã đề ra được một quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
cụ thể như việc xác định mục tiêu, dự thảo kế hoạch, phân tích nguồn lực, tổng kết đánh
giá... Nhưng trong quá trình thực hiện việc xây dựng lại bỏ qua việc xây dựng một
24
phương án, kế hoạch dự phòng. Trong quá trình thực hiện kế hoạch công tác, đôi khi có
thể có rủi ro, bất trắc hoặc những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn mà công ty, ban lãnh
đạo không thể lường trước được. Chính nhờ có phương án, kế hoạch dự phòng có thể
giúp cho công ty giải quyết được khó khăn 1 cách kịp thời, nhanh chóng và hạn chế
những tổn thất về thời gian, vật chất, nhân lực.

Tuy rằng đã có sự phối hợp giữa văn phòng và các phòng ban, đơn vị trong công
ty nhưng thực tế sự phối hợp đó chưa thực sự nghiêm túc và chặt chẽ. 

Chất lượng căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch còn thấp, thông tin thu thập
được còn thiếu sự chính xác, minh bạch và việc chạy theo thành tích cũng đang là trở
ngại lớn còn tồn tại trong các phòng ban, đơn vị của công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về
mặt số lượng, hình thức còn chất lượng thì không đạt yêu cầu. Chính vì thế những
chương trình, kế hoạch lập ra còn có những chỉ tiêu có chênh lệch lớn so với tình hình
thực tế thực hiện. 

Thêm vào đó, những công việc ngoài chương trình phát sinh trong khi quỹ thời
gian dẫn đến phải điều chỉnh công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình
trạng khó khăn và bị động khi thực hiện chương trình làm việc. Đồng thời, nguồn tài
chính của công ty không cho phép nên công cụ hỗ trợ xây dựng phương pháp và chương
trình, kế hoạch còn chưa đầy đủ đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng xây dựng
chương trình, kế hoạch của công ty.

Ngoài ra công tác lập kế hoạch của công ty là bị động, các kế hoạch lập ra dựa
vào: kinh nghiệm, các hợp đồng đã được ký kết, các kết quả thực hiện được trong những
năm trước đó, căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính chất chủ quan
của doanh nghiệp… 

TIỂU KẾT: 

Qua việc tìm hiểu về tình hình công tác xây dựng chương trình kế hoạch của văn
phòng tại Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng có thể thấy, thực tế rằng việc xây dựng
25
chương trình, kế hoạch mang lại hiệu quả to lớn trong công tác văn phòng. Nó góp phần
tăng cường hiệu quả, hiệu lực pháp lý của lãnh đạo công ty nói riêng của văn phòng nói
chung. 

Tuy nhiên qua quá trình hoạt động, bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác
xây dựng chương trình kế hoạch của văn phòng tại công ty cũng còn tồn đọng một số hạn
chế cần phải khắc phục. Chính vì thế việc cần có các giải pháp khắc phục tình trạng yếu
kém, hạn chế đang tồn tại trong công tác văn phòng của công ty là vô cùng cần thiết và
nên được đề ra một cách nhanh chóng, kịp thời.

2.6. Giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng.

Căn cứ vào mục tiêu, nội dung và kế hoạch hoạt động của Công ty cổ phần đầu tư
Minh Hưng, công ty phải tiếp tục củng cố và hoàn thiện bộ máy tổ chức hành chính tổng
hợp theo hướng dẫn, quy định những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng,
nâng cao ý thức tự giác, chấp hành kỷ luật và quy chế làm việc tại văn phòng. Từng bước
nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên, đặc biệt trong công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch của văn phòng tại công ty.

 Đối với quy trình tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch 

Bắt đầu từ những bước đầu tiên của quy trình, đó là giai đoạn phân tích môi
trường của công ty. Trong giai đoạn này công ty đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến
công ty, xác định được những thách thức cơ hội từ môi trường bên ngoài và có được
những thông tin nội bộ của công ty. Ưu điểm là chiến dịch của công ty đúng đắn phù hợp
với nhu cầu của khách hàng, thị trường. 

Bước đánh giá và điều chỉnh các bước của kế hoạch: ở bước này sự điều chỉnh kế
hoạch thể hiện mặt tốt là có được sự góp ý của các nhà lãnh đạo, nó như là sự đảm bảo
các nhu cầu cần thiết cho các hoạt động mà công ty cần tiến hành để thực hiện mục tiêu
của kế hoạch. Tuy nhiên, trong khâu này công ty cần chú ý sự can thiệp của lãnh đạo
không nên quá sâu. Bởi vì qua quá trình tiến hành nghiên cứu phục vụ cho nghiệp vụ của
26
mình thì các thành viên tham gia lập kế hoạch hơn ai hết là những người hiểu về môi
trường mà công ty đang chịu tác động, qua đó các mục tiêu mà kế hoạch đưa ra sẽ hợp lí
phần nào. Và nhân viên nên có sự chủ động, đề xuất cho ban lãnh đạo công ty những việc
cần phải làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn. Để bước điều chỉnh này có hiệu quả nhất,
công ty nên tổ chức họp mặt các phòng ban để lấy ý kiến đóng góp. Qua đó sẽ tạo khả
năng phối hợp các mục tiêu của lãnh đạo với ý kiến của các thành viên.

 Đối với việc hoàn thiện phương pháp xây dựng chương trình, kế hoạch 

Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch còn gặp nhiều bất cập, đó là nguyên
nhân dẫn tới chương trình, kế hoạch lập ra chưa sát với thực tế của công ty, của thị
trường. Vì vậy để nâng cao năng lực lập kế hoạch công ty cần thực hiện đúng theo logic,
khoa học của hoạt động chương trình, kế hoạch hiện nay:  

- Xác định căn cứ lập kế hoạch cho công ty. 

- Căn cứ vào kết quả của công tác dự báo thị trường. 
- Căn cứ vào mức hoàn thiện kế hoạch của kỳ trước. 
- Căn cứ vào số liệu đầu tư và doanh thu đạt được trước đó.
- Căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực của công ty hiện có. 
- Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yếu của công ty.
 Đối với lãnh đạo công ty

+ Về phía lãnh đạo trước hết, muốn nâng cao chất lượng văn phòng, lãnh đạo công ty
cần có sự quan tâm đến công tác xây dựng chương trình, kế hoạch. 

+ Lãnh đạo công ty phải nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ văn
phòng. Công ty phải có kế hoạch đào tạo và trang bị kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ
hành chính văn phòng và cả lĩnh vực chuyên môn có liên quan.

+ Lãnh đạo phải có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công việc
của cá nhân, phòng ban đảm nhiệm công việc xây dựng chương trình, kế hoạch theo đúng
những quy trình, quy định đã được ban hành và quy định của công ty.

27
 + Lãnh đạo công ty cần giải quyết công việc nhanh chóng, đề ra các biện pháp kịp
thời, chủ động đối phó với các công việc đột xuất, nằm ngoài chương trình, kế hoạch đã
đề ra nhằm hạn chế các rủi ro, bất trắc.

 Đối với các nhân viên, phòng ban trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch 

+ Phải phối hợp công việc với các thành viên, phòng ban khác để giúp việc xây
dựng chương trình, kế hoạch một cách sâu sát hơn.

+ Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện công việc với lãnh đạo, để lãnh đạo
nắm bắt kịp thời và giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình làm việc, cần
coi trọng hơn nữa công tác của mình và thay đổi tư duy và cách nhìn về tầm quan trọng
của công tác này để áp dụng vào công việc của mình. 

+ Phải thu thập thông tin một cách đầy đủ, cụ thể, có căn cứ để xây dựng nội dung
chương trình, kế hoạch bám sát, thể hiện đúng, kịp thời trong từng thời gian đường lối,
chủ trương, chính sách của công ty và xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu,
trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian cụ thể. 

Và hơn nữa trong bối cảnh đất nước đang trên đà hội nhập và phát triển thì rất cần
những sự đổi mới và phát triển hơn nữa của các cơ quan, tổ chức nói chung cũng như
Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng nói riêng, nhất là trong công tác xây dựng các
chương trình, kế hoạch cần được đầu tư, triển khai một cách khoa học, hợp lý hơn với
tình hình thực tế của công ty để chương trình, kế hoạch đó có thể thực hiện một cách dễ
dàng mang lại hiệu quả cao trong công việc.

3. Vai trò của văn phòng trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
của Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng. 

- Văn phòng của công ty tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện
công tác xây dựng chương trình, kế hoạch hoàn thiện, đảm bảo đúng nguyên tắc, nội
dung bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn của công
ty, trong thực hiện đã kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời
kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền của mình. 
28
 - Văn phòng theo dõi bám sát chương trình kế hoạch công tác. 

- Đôn đốc các đơn vị được phân công chuẩn bị các khâu được đề ra trong chương
trình kế hoạch.

- Tổ chức xây dựng, điều chỉnh, tổng hợp kế hoạch cho công ty.

- Báo cáo các thông tin, quy trình thực hiện xây dựng chương trình, kế hoạch của
công ty để xác định những mục tiêu dài hạn, ngắn hạn phù hợp với tình hình công ty
trong các chương trình kế hoạch.

- Văn phòng giúp lãnh đạo, tổ chức đánh giá việc thực hiện chương trình, kế hoạch
một cách nhanh chóng, thường xuyên, báo cáo cho lãnh đạo kết quả tiến độ thực hiện,
kiến nghị những vấn đề cần kịp thời xử lý, những bổ sung cần thiết nhất.

- Hằng năm, văn phòng sẽ có sơ kết, tổng kết, kiểm điểm, đánh giá rút kinh nghiệm
việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác trước hội nghị toàn thể tổ chức.

C. KẾT LUẬN

Qua quá trình tìm hiểu về kỹ năng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của
Công ty cổ phần Minh Hưng chúng ta có thể thấy được vai trò quan trọng của kỹ năng
này. Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi
trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề
ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời
gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch
thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những
nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành
hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo,
phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan. Và rất nhiều ý nghĩa quan trọng khác
nữa.
Trong bối cảnh đất nước đang trên đà hội nhập và phát triển thì rất cần những sự
đổi mới và phát triển hơn nữa của các cơ quan, tổ chức. Nhất là trong công tác xây dựng
các chương trình, kế hoạch cần được đầu tư, triển khai một cách khoa học, hợp lý hơn với
29
tình hình thực tế của công ty để chương trình, kế hoạch đó có thể thực hiện một cách dễ
dàng mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Muốn phát triển mỗi cơ quan, tổ chức cần phải xây dựng những chương trình kế
hoạch công tác một cách khoa học. Để làm tốt điều này các cơ quan, tổ chức cần phải
nắm rõ tình hình, đưa ra những giải pháp phát huy điểm mạnh hiện có và khắc phục
những điểm yếu còn tồn đọng.
Hy vọng với bài làm của nhóm sẽ giúp các bạn hiểu rõ về quá trình xây dựng
chương trình kế hoạch công tác và tầm quan trọng của nó. Từ đó phần nào giúp các bạn
định hướng được kế hoạch trong tương lai của chính mình cũng như của cơ quan, tổ chức
nơi bạn làm việc.

30
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Quản trị văn phòng (2015) – Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Hậu,
Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng, ĐHQG – TPHCM.
2. Đào tạo MOF (2020), “Kỹ năng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch
làm việc của cơ quan, tổ chức và quản lý thời gian cá nhân”.
3. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty CPĐT
Minh Anh.
4. https://minhhungland.vn/ - Công ty Cổ phần đầu tư Minh Hưng.

5. Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
văn phòng của công ty cổ phần Venture International (Việt Nam)
6. Nguyễn Thị Minh Thu (2017) - Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Và Tổ Chức – Khoa Kinh
tế và Phát triển nông thôn, Học viện Nông nghiệp Việt Nam.

31