TÁRGYALÁS

Definíció:

A tárgyalás az üzleti folyamatok összekötő eleme, a cégek és képviselőik közötti együttműködés

színtere, az üzletkötés folyamatának eszköze.

Tárgyalás jellemzői:
a) legalább két fél vesz részt benne
b) a feleknek egy vagy több kérdésben ellentétesek az érdekei
c) a felek egy speciális és önkéntes kapcsolatra ideiglenesen csatlakoznak egymáshoz

Tárgyalási típusok az üzleti életben:

I. Az üzletkötő (pozíciós tárgyalás):
a) a tárgyalás hagyományos formája
b) a résztvevők jól körülhatárolt, pontosan meghatározott feladatokat teljesítenek.
Ha a pozíciójuk a legkisebb kompromisszumot sem engedi meg, a tárgyalás nem
vezet eredményre.
c) Tipikus példájuk a vevők és a szállítók közötti tárgyalások.
II. Zavarelhárító tárgyalás:
a) a felek a már meglévő üzleti kapcsolatban fellépő akadályok rendezésére
törekednek
b) A vitás kérdéseket a kapcsolat érdekében tisztázni kell.
III. Az előkészítő (vagy szituációs vagy kapcsolatépítő) tárgyalás:
a) általában a pozíciós, illetve az elvi tárgyalás előtt történik. Célja: a körülmények,
a partner, a piaci viszonyok felderítése, a majdani tárgyalás előkészítése.
A sikeres tárgyaló jellemzői:
 az alapos felkészültség (ne csak azt tudjuk, hogy mi mit akarunk, hanem azt is, hogy
mások mit akarnak)
 szaktudás
 a szaktudáson kívül:
o A tárgyalónak jó koncentráló képességgel, memóriával kell rendelkeznie.
o Az első 2-3 percben mindenki erősen figyel az elhangzottakra, ezért ekkor kell
megállapodnunk a tárgyalás kimenetele szempontjából fontos kérdésekben.
Utána a koncentrálóképesség folyamatosan csökken a végső szakaszig. Ekkor
megint megnő az energiaszint, és mindenki ráébred, hogy nemsokára vége a
megbeszélésnek. Hosszabb tárgyalás esetén (2-3 óra) a kezdeti magas
figyelmi szint max. 5-6 perc.
o A jó tárgyaló fél a kritikus pillanatokat kihasználja.
o A sikeres tárgyalás egyik titka az empátia.
o Motiváltság (külső és belső motiváció)
o Kapcsolatteremtő képesség
o Jó megjelenés
o Megalapozott önbizalom
 A stílus a személy magatartásának, viselkedésének sajátos jellemző jegyeit, modorát
és hangját jelenti. Különböző tárgyalási stílusok vannak. Lehet tárgyalni szelíden,
keményen vagy elkövetően.
 A szelíd tárgyaló inkább kapcsolatorientált, céljának elérésében és eszközeinek
megválasztásában ez a meghatározó.
 A kemény tárgyalócélorientált, ennek megfelelően választ az eszközök közül. Az
elkövető arra törekszik, hogy eredmény szülessen, de a kapcsolat közben ne
 károsodjon. Különbség tapasztalható az eltérő kultúrák tárgyalási stílusában éppúgy,
mint a választott stratégiában és taktikában.

Tipikus tárgyalási hibák:

 A tárgyaló felek érvek és bizonyítékok helyett megpróbálják kitalálni,
hogy melyik félnek van igaza.
 Összetévesztik a másik fél makacsságával és könnyen dühbe gurulnak.
 Úgy vélik, hogy a közös megegyezés, illetve megoldás keresése
meghátrálást jelent a célok elől.
 Nem veszik figyelembe tárgyalási stílusuk hatását a partnerükre.
 Nem ismerik fel, hogy a másik fél manipulálni akarja őket.
 A tárgyalás elnapolását a bizonytalanság jelének tartják.

Tárgyalás előkészítése
Feladatok sorrendisége alapján:
1. helyzetelemzés
2. stratégia kialakítása (A stratégia gazdasági értelemben az az alapvető irányvonal, amit
követünk)
3. stratégiához kapcsolódó taktika megtervezése (A taktika a végrehajtás egy módja.)
4. tárgyalási terv készítése
5. szervezési, technikai előkészítés

1.Helyzetelemzés:
 első lépés a partner cég minél alaposabb megismerése
 második lépés a saját cégem feltérképezése
 egymáshoz mért pozíció elemzése (ezek segítenek a stratégia kidolgozásában)

2. Stratégia kialakítása:
 tipikus tárgyalási stratégiák:
1) kölcsönös függőség (Cél: kölcsönös kompromisszumok keresése hasonló
engedményekkel.)
2) előnyszerzésre törekvő stratégia (Jellemző: érdekkülönbség áll fenn a partnerek
között, amely az eltérő értékrendből és az eltérő prioritásokból fakad.)
3) győzelmi vagy harci stratégia (Jellemző: lényeges erőkülönbség van a tárgyaló
felek között, egyszeri tárgyalásról van szó, az egyik fél győz, a másik veszít.)

3. Stratégiához kapcsolódó taktika megtervezése:

 a helyszín kiválasztása fontos taktikai kérdés, hiszen a „hazai pálya” előnye kétségtelen
 kommunikációs stílus lehet: „vívó” (adok-kapok kommunikáció) vagy
„távolugró”(kivárásos taktika).
 tárgyaló személy kompetenciájának taktikai alkalmazása (lehet részleges vagy teljes
felhatalmazásról beszélni)
 engedmények

4. Tárgyalási terv készítése:

 ez mindig kulcsszavakat és adatokat tartalmaz.
 Főbb témakörei:
1) a tárgyalás célkitűzése és témái
2) alapadatok, maximum és minimumpontok
3) a főbb érvek és ellenérvek
4) a napirend
5) időkeret
 6) a tárgyalás lezárásának a terve
7) helyszín és a résztvevők
8) technikai feladatok

5. Szervezési, technikai előkészítése

 a fizikai feltételek biztosítása létfontosságú (pl. fűtés biztosítása, világítás, szellőztetés,
kényelmes bútorzat, frissítők)

A tárgyalás fázisai
1. Jó légkör megteremtése, kapcsolatfelvétel („Kapunyitás” a tárgyaláshoz)
2. Nyitás (A tárgyaláshoz kapcsolódik: témákban való megállapodás, napirend
véglegesítése stb.)
3. Az ajánlattétel (Vonatkozhat termékre vagy szolgáltatásra, árra, kondíciókra.)
4. Az alku (Kommunikációs jelentősége nagy: érvelés, álláspontok kifejtése, taktika,
kérdezéstechnika, bírálat stb. Az alku során csak tisztességes és elfogadható
ajánlatok segítenek fenntartani a bizalmi szintet.)
5. Megállapodás (A sikeres alkut követi.)

A tárgyalás alapproblémái
Hogyan érhetjük el céljainkat anélkül, hogy mereven képviseljük álláspontunkat?

Hogyan találhatjuk meg a megoldásokat anélkül, hogy túlzottan elégedetlenek lennénk?

Hogyan érhetjük el céljainkat anélkül, hogy agresszívek vagy ellenségesek lennénk?

Nagyon fontos: megpróbáljuk kitalálni a másik fél gondolatait. A tárgyalás elnapolása nem jelent
sikertelenséget vagy gyengeséget.

Az eredményes tárgyalásra jellemző legfontosabb tulajdonságok

 agilis (életrevaló)
 alkalmazkodó
 dinamikus és diplomatikus
 együttműködő, fegyelmezett
 határozott és körültekintő
 megfontolt, de ugyanakkor tárgyilagos
Tárgyalási protokoll
Protokoll fogalma:

A hivatalos érintkezésekre, különösen a hivatalos meghívókra, megbeszélésekre vonatkozó írott és

íratlan szabályoknak, érvényben lévő szokásoknak összessége.

A tárgyalási protokoll alapvető elemei:

1. Hivatalos megjelenés, öltözködés

Munkatársak, látogatók, vendégek iránti megbecsülés külső kifejezése. Tükrözi az ember

magával és másokkal szembeni igényét. Fogalma kiterjed az ápoltságra, alkalomhoz illő
ruházatra.

2. Pontosság

A hivatalos kapcsolatok egyik legfontosabb szabálya a pontosság, kifejeződik benne a

partner tisztelete és saját magunk megbízhatósága.

A protokoll megkülönböztet az alkalomtól függően: percnyi pontosságot, megengedett

késést, meghatározott időpontok között való érkezést.

Percnyi pontosság kötelező hivatalos tárgyalásokon, olyan hivatalos rendezvényeken, mint a

jegyzőkönyv aláírása, megbeszélt találkozók. Nem engedhető meg a korábbi érkezés, sem a
legcsekélyebb késés.

3. Partner tisztelete

Adjuk meg mindenkor a tiszteletet a helyi és a nemzetközi szokásoknak megfelelően.

Bizonyos hivatali beosztástól felfelé, mindenkit a hivatali rangján kell szólítani, pl.
vezérigazgató úr, polgármester asszony, mérnök úr stb. A tisztelet más iránt érzett
elismerésünknek, megbecsülésünknek, cselekedeteinkben nyilvánított érzése.
Középpontjában az egyenlőség és a mások iránt tanúsított empátia áll.

4. Társalgási szabályok

Kerüljük a személyeskedést. Ne szakítsuk félbe a másikat. Ne változtassunk hirtelen témát.

Beszéljünk érthetően, világosan. Ne közöljünk vallási, etnikai, politikai jellegű
meggyőződésre vonatkozó véleményt közölni, amely sértheti a másik felet. Kerüljük a
gúnyolódó, cinikus véleményeket. Ne sajátítsuk ki a beszélgetést. Ne mondjunk viccet.