A jegyzőkönyv

Hol helyezkedik el a jegyzőkönyv az iratok között?

A gazdasági szervezetek ügyiratai, levelei
a) külső levelezés
- ajánlatkérés
- ajánlat
- megrendelés
- megrendelés visszaigazolása
- teljesítés
- a teljesítés zavarai
- a szállítás
- pénzügyi levelezés

b) belső levelezés
- jegyzőkönyv
- jelentés

Ügyek intézéséhez, elintézéséhez gyakran van szükség arra, hogy a munkatársak, egymással
írásban közöljenek valamit, illetve hogy írásban rögzítsék a fontosabb belső eseményeket.

A belső leveleknek nincs meghatározott formai követelményük, készülhetnek A/4-es, A/5-ös

papíron egyaránt, de ezeket is nyilván kell tartani.

Jegyzőkönyv:
A jegyzőkönyv ülésen, gyűlésen, tanácskozáson, tárgyaláson elhangzottak rögzítése
meghatározott írásbeli formában.

A jegyzőkönyv a törvény előtt bizonyító erejű okirat, mert a benne rögzített határozatok
alapján folyik tovább a termelő-, a hivatali munka. Bírósági vagy egyéb hivatalos eljárások
jogi alapjául is szolgálhat.

A jegyzőkönyv fajtái:
- tanácskozásról (értekezletről, tárgyalásról, parlamenti ülésről stb.)
- eseményről (balesetről, műszaki átadásról, szakértői szemléről stb.)
- kihallgatásról (bírósági, rendőrségi, egyéb kihallgatásról) készült jegyzőkönyvet.

Készülhet:
- lefolyásjegyzőkönyv: amely a tanácskozás lefolyását tartalmazza, vagyis a
hozzászólásokat elhangzásuk sorrendjében.
- eredményjegyzőkönyv: amely csak a tanácskozáson született megállapodásokat,
határozatokat rögzíti.

A jegyzőkönyv részletessége szerint lehet:

- teljes, vagyis szó szerinti,
- rövidített:
o tömörített,
o kivonatos.
A szó szerinti jegyzőkönyv, mint azt az elnevezése is jelzi, minden elhangzott szót tartalmaz.
Ennek felvételéhez beszédgyorsírásra vagy magnetofonra van szükség. Szó szerinti
 A jegyzőkönyv
jegyzőkönyvet gyorsírással pl. csak beszédgyorsírók tudnak felvenni, mert ehhez 300-
350/perc sebességű gyorsírni tudás szükséges.

Vállalatoknál, intézményeknél a fontos tanácskozásokról többnyire teljes jegyzőkönyvet

készítenek. Ebben minden felszólaló mondanivalója szerepel, de az elmondottakat nem szó
szerint írják le, hanem csak a mondandó lényegét.

Az értekezletről többnyire rövidített jegyzőkönyvet készítünk. A jó szakismeretű, gyakorlott

gyorsíró már a hozzászólás elhangzásakor szelektálja (válogatja) a lényegest a lényegtelentől.
A rövidített jegyzőkönyv készülhet tömörített és kivonatos formában.

A tömörített jegyzőkönyv csupán a lényegesnek tartott mondanivalót gépeljük le nyelvi hibák

nélkül, de a felszólalók egyéni stílusának megtartásával.

A kivonatos jegyzőkönyvben is a lényeges mondanivalót rögzítjük, de a felszólalásokat

átfogalmazzuk, az igéket múlt idejű E/3 vagy T/3 személybe tesszük.

A határozatok jegyzőkönyvében csak megszületett döntéseket, határozatokat írják le. A

döntéseket megelőző hozzászólásokat, mérlegeléseket, vitákat nem tartalmazza.

A tanácskozáson készült jegyzőkönyv szerkezeti egységei:

a) a fejrész (bevezető),
b) a főrész (tárgyalás) és
c) a zárórész (befejezés).

a) A fejrész tartalmazza:

- a Jegyzőkönyv szót,
- a jegyzőkönyv felvételének időpontját,
- a felvétel helyét (a vállalat, intézmény megnevezését),
- a jelenlévők megnevezését (kisebb létszám – 10-12 résztvevő esetén név szerinti
felsorolásukat, nagyobb létszám esetén csatolni kell a megjelentek által aláírt jelenléti
ívet),
- a jegyzőkönyvvezető megnevezését,

- az értekezlet napirendjét/tárgyát.

b) A főrész tartalmazza:
- az esetleges beszámolót,vitaindítót, előadást,
- a nevekkel megjelölt felszólalásokat, javaslatokat (a jegyzőkönyv fajtájától függően
szó szerint vagy tömörítve, kivonatosan),
- a határozatokat és a határozat elfogadási arányát, továbbá

- a következő értekezlet időpontjának megjelölését.

c) A zárórész tartalmazza:
- a K. m. f. (Kelt, mint fent) formulát és
- az aláírásokat.
 A jegyzőkönyv
Az aláíró személyek általában az értekezlet vezetője, az általa felkért 1-2 hitelesítő személy a
résztvevők közül és a jegyzőkönyv vezetője.

A jegyzőkönyv vezetőjének az értekezletet megelőzően már foglalkoznia kell a

jegyzőkönyvvel, meg kell tudnia, hogy milyen terjedelmű jegyzőkönyvet kell készítenie, és
ahhoz kell felkészülnie.

Ha a megbeszélésen külső emberek is részt vesznek, akkor azok neveit előre meg kell
ismernie a jegyzőkönyv vezetőjének, és megérkezésükkor az arcukat össze kell kapcsolnia a
nevükkel, hogy felszólalásuk esetén tudja, hogy mikor ki szólalt fel.
Ha olyan szakmai tanácskozást folytatnak, amelyen várhatóan szakkifejezések hangzanak el,
akkor ezeket célszerű megismernie, hogy ne legyenek ismeretlenek számára, amikor
elhangzanak, illetve amikor le kell írni azokat.
Ha van felkért előadó, beszámolót tartó személy stb., akkor meg kell kérdeznie, tőle, hogy
mondandóját leírta-e, s ha igen, akkor megkaphatja-e a leírtakat.
Ha a részvevőknek az értekezlettel összefüggésben – azt megelőzően – meg kell kapniuk
bizonyos írásos anyagokat, akkor azt célszerű legalább egy héttel az értekezlet időpontja előtt
eljuttatni nekik.
A jegyzőkönyv lehet viták, nézeteltérések bizonyítéka, de csak akkor, ha szabályosan készült,
ha megfelel minden követelménynek.
Akár gyorsírással, akár folyóírással, akár valamilyen technikai eszközzel készült a
jegyzőkönyv felvétele, ajánlatos minél hamarabb legépelni, végleges formába önteni és átadni
az érdekelteknek. Emellett több dolog is szól, mégpedig:
Az eseményekhez közelebbi időpontban jobban emlékezünk a történtekre, mint később.
Ha az értekezleten olyan határozatok születtek, amelyek értelmében egyeseknek tennivalójuk
van, akkor a kapott írásos anyag egyrészt alkalmas arra, hogy az érintettek kontrollálják a
feladatukat, másrészt, hogy az emlékezetünket tennivalójukat illetően „ébren tartsa”.
Ha valaki netán nem tartja pontosnak a jegyzőkönyvben leírtakat, nem ért egyet
felszólalásának leírt szövegével, akkor időben tisztázni lehet a kifogást.

Jegyzőkönyvi minta a következő oldalon:

A jegyzőkönyv