LÊ N K Ế HO Ạ CH T Ổ C HỨ C

- GI A I ĐO Ạ N Q U A N T R Ọ NG ĐẦ U TI Ê N

Lập một kế hoạch chính xác, đầy đủ và chi tiết là

một sự khởi đầu tốt để tổ chức một sự kiện.
Một kế hoạch tốt sẽ giúp giúp đảm bảo tiến độ công việc và
khả năng thực hiện tốt sự kiện đến bước cuối cùng.
Đó chính là lý do tại sao, việc phác thảo và lên kế hoạch sự
kiện luôn là bước đầu tiên của việc tổ chức một sự kiện.
Sau đây là những yếu tố sẽ giúp bạn hoàn thành bước đầu
quan trọng này.
NO PLANNING – NO EVENT
□ XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH / MỤC TIÊU SỰ KIỆN (WHY)
□ Xác định mục đích chính của sự kiện
□ Xác định các mục tiêu đặt ra cho sự kiện
□ Xác định loại hình sự kiện (vd: ca nhạc, từ thiện, tiếp thị…)
□ Xác định concept / idea / theme mong muốn của sự kiện

□ XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG MỤC TIÊU (WHO)

□ Xác định số lượng người tham dự
□ Xác định đối tượng của bạn
□ Xác định những yếu tố đặc điểm & sự thấu hiểu về đối tượng mong
muốn sẽ tham dự
□ Xác định đặc điểm kết nối của người tham dự (VD: cựu sinh viên
cùng trường, teen, trung niên, giới trẻ….)
□ Xác định những sở thích / cá tính/ yêu cầu của người tham dự sẽ có
trong sự kiện
□ Số người tham dự
□ Số lượng những người đã từng dự sự kiện tương tự trước đó
□ Số lượng người dự tính sẽ mời ( vé điện tử, thiệp mời…)
□ Số lượng khách VIP và khách mời đặc biệt
□ Số lượng nhà tài trợ / nhà trưng bày triển lãm bạn dự định cho phép
có mặt trong sự kiện
□ Xác định các nhà tài trợ / triễn lãm
□ Chọn loại hình tài trợ/ triển lãm
□ Xác định khu vực trưng bày triển lãm & hàng hoá
□ Xác định thiết kế gian hàng có phù hợp với sự kiện

□ XÁC ĐỊNH NGÀY VÀ GIỜ (WHEN)

□ Chọn ngày dự kiến
□ Kiểm tra xem thời tiết có ảnh hưởng đến sự kiện của bạn hay không
□ Kiểm tra xem ngày đó có gặp sự kiện lớn nào khác không
□ Kiểm tra tính khả thi của địa điểm, diễn giả, v.v. vào ngày cụ thể
□ Chốt ngày thực hiện sự kiện

□ Chọn thời gian dự kiến

□ Kiểm tra tính khả dụng của địa điểm
□ Kiểm tra các yếu tố giấy phép / an ninh / rủi ro nếu thời gian tổ chức
vào ban đêm khuya
□ Chốt thời gian thực hiện sự kiện
□ CHỌN ĐỊA ĐIỂM (WHERE)
□ Xác định địa điểm có đủ cho số lượng người tham dự gần đúng
□ Thiết kế chủ đề địa điểm có phù hợp với chủ đề hoặc mục
tiêu của sự kiện
□ Địa điểm có cung cấp nhiều tiện nghi cần thiết cho sự
kiện được đề xuất: F&B, bãi xe, vệ sinh, an ninh, trang
thiết bị….
□ Địa điểm có đầy đủ không gian cho nhà tổ chức thực hiện
các khu vực trong sự kiện: không gian trưng bày, không
gian giao lưu, sân khấu….
□ Xác định chi phí dự kiến

□ LÊN KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHO SỰ KIỆN (HOW & WHAT)

□ Mục đích và mục tiêu chính của sự kiện
□ Concept / Idea / Theme
□ Thiết kế sự kiện

□ Kịch bản sơ bộ sự kiện: các phần trong sự kiện, thời

gian, các tiết mục…
□ Lịch trình làm việc
□ Sơ đồ nhân sự tham gia
□ Hạng mục công việc cần làm

□ Kế hoạch truyền thông sự kiện

□ Kế hoạch tiếp cận các đơn vị tài trợ
□ Dự trù chi phí cần thiết
 TEAM WORK – BEST WORK
SỰ KIỆN KHÔNG BAO GIỜ LÀ VIỆ CỦA 01
CÁ NHÂN

Đưa một sự kiện thành hiện thực là một chặng hành trình
dài và rất nhiều công đoạn.
Bạn phải ghép hàng ngàn mảnh ghép để tạo nên bức tranh hoàn
chỉnh. Vậy nên đây không bao giờ là nhiệm vụ của một người. Tiếp
theo bạn sẽ tìm thấy được toàn bộ các yêu cầu nhân sự và các vị trí
để thực hiện một sự kiện thành công.
□ Nhà sản xuất sự kiện (Executive Producer)
□ Quản lý sự kiện (Event Manager)
□ Đạo diễn sân khấu (Show Director)
□ Chuyên viên làm việc với cơ quan nhà nước / địa phương/ giấy
phép (Local Authority Official)
□ Chuyên viên lập kế hoạch (Event Planner)
□ Nội dung sự kiện (Content Planning)
□ Nhiếp ảnh

□ Quay phim & dựng phim

□ Biên tập âm nhạc
□ Visual effect
□ Copywriter (MC script , VDO script, speech…)
□ Sản xuất sự kiện (Event Production Team)
□ Chuyên viên sản xuất
□ Chuyên viên âm thanh
□ Chuyên viên ánh sáng
□ Nhóm sản xuất hiện trường
□ Nhóm thực hiện sự kiện
□ Quản lý nhân sự (Man Power Team)
□ Quản lý VIP / Chính khách /khách mời
□ Quản lý nghệ sĩ
□ Quản lý CTV / TNV
□ Quản lý triển lãm (Exhibition Team)
□ Quản lý nhà tài trợ / nhà triển lãm
□ Đội ngũ thiết kế gian hàng triển lãm / trưng bày
□ Điều phối viên và trợ lý triễn làm
□ Địa điểm – hậu cần (Venue – Logistic)
□ Quản lý địa điểm
□ Quản lý hạ tầng & tiện ích (điện, nước,….)
□ Quản lý hậu cần
□ Quản lý kho
□ Bảo vệ (Security Team)
□ Trưởng bộ phận an ninh
□ Nhóm an ninh gác cổng
□ Nhóm an ninh tại địa điểm
□ Bảo vệ giữ xe
□ Phục vụ ăn uống (Catering Team)
□ Vận chuyển & lưu trú (Transport and Accommodation Team)
□ Tiếp thị sự kiện & truyền thông (Marcom Team)
□ Quản lý tài chính (Financial Team)
□ Quản lý vệ sinh (Sanitation and Cleanliness Team)
□ Cấp cứu & y tế (First Aid/ Medical Services)
 M Ộ T V Ấ N ĐỀ S Ố NG C Ò N -
GI Ả I Q U Y Ế T C Á C V Ấ N ĐỀ V Ề T IỀ N

Để tổ chức được một sự kiện, bất kể dù lớn hay nhỏ, bạn

không những chỉ cần tài chính mà còn phải biết quản lý tài
chính hiệu quả.
Từ ngân sách hiện có đến các khoản tài trợ và tiền bán vé,
các nguồn thu khác, có rất nhiều thứ cần sự chú ý quản lý
chặt chẽ. Tiếp theo sẽ đưa các bạn những kiến thức tài chính
căn bản cho sự kiện.
DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN (NGUỒN
CHI)
□ Chi phí vận hành dự án
□ Chi phí văn phòng
□ Chi phí tiện ích (điện thoại / internet / ăn uống….)
□ Các chi phí khác: giấy phép, tác quyền, trang thiết bị…
□ Chi phí nhân viên
□ Lương nhân viên dự án / CTV / TNV

□ Các khoản thưởng

□ Chi phí đi lại và ăn ở cho nhân viên
□ Chi phí địa điểm
□ Chi phí thuê địa điểm
□ Chi phí sử dụng tiện ích

□ Chi phí dàn dựng & tháo dỡ

□ Chi phí cho dịch vụ ăn uống & lưu trú
□ Chi phí an ninh / bảo vệ/ PCCC / An toàn thực phẩm
□ Chi phí cho vận chuyển & đi lại cho VIP / Khách mời
□ Chi phí tiếp thị và truyền thông

□ Chi phí thiết kế

□ Chi phí tạo trang web & app cho sự kiện

□ Chi phí của tờ rơi / banner

□ Chi phí quảng cáo truyền hình/ truyền thông xã hội

□ Chi phí nội dung

□ Chi phí PR / Họp báo

□ Chi phí trả quyền lợi truyền thông cho nhà tài trợ

□ Chi phí sản xuất sự kiện

□ Chi phí in ấn

□ Chi phí sản xuất trang trí / POSM

□ Chi phí sản xuất trưng bày/ triễn lãm

□ Chi phí sản xuất phần cứng: sân khấu/ khu chụp ảnh/…
□ Chi phí kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, màn hình , máy chiếu

□ Chi phí hiệu ứng: hiệu ứng sân khấu, khói lạnh, màn sao

□ Chi phí nội dung trình chiếu : VDO, visual effect, presentation..

□ Chi phí nhân sự: ca sĩ, nhóm múa, diễn giả , MC …

□ Chi phí hậu cần: in ấn, bộ đàm, hoa trang trí, kỷ niệm chương…
DỰ TOÁN NGUỒN THU CỦA SỰ KIỆN
□ Nhà tài trợ

□ Liệt kê chi tiết các gói tài trợ & quyền lợi tài trợ cụ thể
□ Nghiên cứu thị trường để tìm kiếm nhà tài trợ tiềm năng

□ Lên kế hoạch số lượng nhà tài trợ cần thiết tối thiểu

□ Lên kế hoạch cụ thể về việc tiếp cận các nhà tài trợ

□ Tổng kết các nhà tài trợ tham gia

□ Trả quyền lợi tài trợ

□ Các đơn vị / cá nhân tham gia đồng hành
□ Liệt kê chi tiết các hạng mục cần kêu gọi đồng hành / cung cấp với
chi phí ưu đãi
□ Tiếp cận các đơn vị / cá nhân tiềm năng
□ Tổng kết các đơn vị / cá nhân tham gia
□ Trả quyền lợi cho các đơn vị
□ Phát hành vé
□ Các gói đặt vé khác nhau (ví dụ: VIP, Premium, Early Bird, G.A….v.v.)
□ Bán vé online
□ Bán vé trực tiếp
□ Tùy chọn thanh toán cho vé (Thanh toán bằng thẻ, ngân hàng net, v.v.)
□ Khuyến mãi, combo để đẩy mạnh bán vé
□ Tổng kết bán vé

□ Triển lãm và trưng bày

□ Phí đăng ký & số lượng đăng ký
□ Các hệ thống tài liệu đăng ký và nội quy
□ Tiếp cận các nhà triển lãm, trưng bày
□ Tổng kết các đơn vị / cá nhân tham gia

□ Các nguồn thu / nguồn hỗ trợ khác

1
 SP E A K E R – PE R F O R ME R S
NG Ô I SA O C Ủ A S Ự K IỆ N

Diễn giả , nghệ sĩ trình diễn là những ngôi sao của sự kiện, là
người sẽ có ý nghĩa thực sự để đưa sự kiện trước công chúng.
Đó là lý do tại sao tất cả những việc liên quan đến họ cần
được chuẩn bị, lên kế hoạch, theo dõi và triển khai một cách
cẩn thận để đảm bảo hiệu quả và thành công của sự kiện.
□ DIỄN GIẢ

□ Tìm kiếm các diễn giả

□ Nghiên cứu đối tượng tham dự để tìm kiếm các diễn giả phù
hợp với sự kiện
□ Thu hẹp và ưu tiên danh sách diễn giả

□ Liên hệ với diễn giả

□ Trao đổi về lịch trình và chi phí
□ Tổng kết danh sách các diễn giả

□ Lịch trình của các diễn giả

□ Liệt kê các điểm nổi bật của các diễn giả chính thức
□ Liệt kê những yêu cầu/ lịch trình dự kiến cho diễn giả

□ Xác nhận lịch trình với diễn giả

□ Truyền thông cho diễn giả và yêu cầu diễn giả truyền thông sự kiện
□ Trao đổi về nội dung trình bày, slide trình chiếu , trang phục ….
□ Thực hiện các nhu cầu đặc biệt cho diễn giả

□ NGHỆ SĨ TRÌNH DIỄN

□ Quyết định những hạng mục trình diễn /nghệ sĩ bạn muốn mời (MC,
Ca sĩ, Diễn viên hài, Vũ công, Nhạc sĩ, v.v.)
□ Nghiên cứu thị hiểu để lựa chon những nghệ sĩ tốt nhất trong danh sách
mà chúng ta có
□ Chọn lọc nghệ sĩ dựa trên ngân sách hiện có
□ Xác nhận với lịch trình diễn của nghệ sĩ trong sự kiện
□ Thống nhất các phần trình diễn: nội dung, số lượng, trang phục, kỹ thuật…

□ Thống nhất chi phí, lịch trình làm việc, tập luyện và phúc khảo
□ Thực hiện và đáp ứng các yêu cầu về thiết bị và kỹ thuật
□ Ưu tiên thực hiện nếu nghệ sĩ có bất kỳ nhu cầu đặc biệt nào
 TO B E ON TIME – BE IN TIME

Một trong những yếu tố mấu chốt của một sự kiện thành công
là tất cả mọi việc được diễn ra đúng lịch trình, đúng giờ đề ra.
Phạm vi của sự chậm trễ là không hoặc phải hoàn toàn tối
thiểu. Nhưng để điều này xảy ra, bạn cần phải that sự sẵn sàng
với một lịch trịnh làm việc & kịch bản chương trình thật rõ ràng.
Tiếp theo sẽ là những điều cần lưu ý để thực hiện một sự kiện
đúng lịch trình.
□ LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THỜI GIAN & LỊCH TRÌNH CỤ THỂ

□ Thời gian Move-in / Move-out / Load-in/ Load-out cho toàn bộ đối tác
và đơn vị tham gia

□ Thời gian dàn dựng và thi công

□ Thời gian kiểm tra kỹ thuật

□ Thời gian tập luyện của nhân sự / nghệ sĩ

□ Thời gian tổng duyệt

□ Thời gian phúc khảo

□ Thời gian có mặt chuẩn bị sự kiện

□ Thời gian sự kiện bắt đầu diễn ra và kết thúc

□ LẬP KẾ HOẠCH CÁC PHẦN QUAN TRỌNG TRONG KỊCH BẢN

□ Thời gian đón khách

□ Thời lượng đón khách
□ Các hoạt động diễn ra
□ Thời gian đưa khách vào khán phòng
□ Cách thức ổn định khán phòng & khách mời
□ Cách thức điều hành & quản lý khách mời VIP

□ Thời lượng chính xác của các tiết mục / VDO

□ Thời lượng dành cho MC điều hành sự kiện / độ dài MC script

□ Các bài phát biểu / trình bày

□ Ai sẽ đưa ra bài phát biểu / trình bày quan trọng?

□ Nội dung phát biểu là gì? Kết hợp file trình chiếu màn hình?

□ Có chuẩn bị đạo cụ sân khấu / thay đổi cảnh trí

□ Thời gian và thời lượng phát biểu / trình bày

□ Thảo luận / Toạ đàm

□ Chủ đề thảo luận/ toạ đàm
□ Số lượng diễn giả trong toạ đàm

□ Thời lượng và thời gian của cuộc thảo luận

□ Điều hành thảo luận / toạ đàm
□ Số lượng khách mời tham dự & trao đổi
 □ Thời gian bắt đầu khai tiệc
□ Thời gian phục vụ F&B và phục vụ món ăn
□ Bao nhiêu món ăn
□ Các món ăn được phục vụ cách nhau bao lâu
□ Thời điểm nào là ngưng phục vụ
□ Thời gian bắt đầu các tiết mục biểu diễn/ các hoạt động sân khấu khác

□ Số lượng tiết mục

□ Thời lượng cho mỗi tiết mục

□ Khoảng thời gian giao lưu của nghệ sĩ

□ Thời gian kết thúc sự kiện

□ QUẢN LÝ & KIỂM SOÁT

□ Thống nhất lịch trình và kịch bản sự kiện với thời gian chính xác

□ Phân phối thời gian hợp lý giữa các công việc cần làm

□ Kiểm tra thời gian với các đơn vị đối tác

□ Đảm bảo tính khả thi của lịch trình thời gian với địa điểm

□ Đảm bảo sự đúng giờ với các khách VIP

□ Kiểm tra và kiểm soát thời gian thực tế tại hiện trường

□ Tính toán phương án dự phòng nếu không đảm bảo lịch trình
 R Ấ T NHIỀ U TH Ứ C Ầ N L À M

Một sự kiện thành công không chỉ là một show sân khấu

hay. Đây là câu chuyện của sự quan tâm và làm hài lòng tất
cả các yêu cầu và đạt được sự thoải mái cho tất cả khách
tham dự.
Bạn phải lên kế hoạch quản lý và sắp xếp địa điểm, hậu cần, vận
chuyển, giao thông, lưu trú, phục vụ và rất nhiều thứ khác nữa
để có một sự kiện hoàn hảo.
Sự kiện ngày nay quan tâm đến trải nghiệm khách hàng. Hãy
đưa ra các quyết định đúng đắn và sắp xếp các yêu cầu cho
sự

kiện tiếp theo của bạn.

□ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
□ Khảo sát nhiều địa điểm phù hợp khác nhau trước khi quyết định
□ So sánh quy mô sự kiện và chủ đề với các lựa chọn địa điểm
□ Kiểm tra tất cả những thông tin cần thiết cho sự kiện

□ Số lượng & tiêu chuẩn nhân viên

□ Kiểm tra & ăn thử món ăn
□ Kiểm tra sự kiện nào đã được tổ chức trước đây
□ Những tiện ích tại địa điểm : an ninh, vệ sinh, quảng bá, mạng internet, nhân
viên kỹ thuật….
□ Có không gian rộng lớn để tổ chức trưng bày không?
□ Thời gian dàn dựng và thi công được cho phép
□ So sánh giá cả dịch vụ
□ Lựa chọn địa điểm nằm trong khu vực và đạt các yêu cầu
□ Kiểm tra giấy phép và pháp lý của địa điểm cho sự kiện
□ Khảo sát địa điểm
□ Đặt địa điểm

□ KẾ HOẠCH BỐ TRÍ SỰ KIỆN

□ Bố trí sự kiện với địa điểm
□ Thiết kế sơ đồ bố trí sự kiện (Event Layout)
□ Không gian đón khách
□ Không gian trưng bày / triển lãm (thiết kế gian hàng, khu vực giao thương)
□ Không gian hội trường (sân khấu, hội thảo, toạ đàm, phần khán giả, không gian
cho tiệc …..)
□ Trang trí & Quảng bá
□ Thiết kế trang trí cho địa điểm
□ Các sản xuất cần thiết cho trang trí
□ Quảng bá trực quan tại địa điểm
□ Sân khấu

□ Vị trí và kích thước sân khấu

□ Thiết kế sân khấu

□ Thiết kế âm thanh ánh sáng

□ Hệ thống điện và dây tín hiệu
□ Khu vực kỹ thuật
□ Khu vực hậu đài
□ Các khu vực khác
□ Vị trí và kích thước khu vực khác: chụp ảnh, game, tương tác….

□ Thiết kế các khu vực

 □ Quản lý khách mời & chỗ ngồi
□ Số người được ngồi trên sân khấu
□ Vị trí chỗ ngồi trên sân khấu

□ Số lượng khách trong khán phòng

□ Cách thức bố trí khán phòng : rạp hát, lớp học, chữ U…
□ Sơ đồ chỗ ngồi VIP & khách mời
□ Danh sách Front –Row
□ Kế hoạch chỗ ngồi cho khán giả theo ưu tiên của người tham dự

□ Gian hàng trưng bày

□ Yêu cầu về IT, internet

□ Nội thất và vật dụng, Văn phòng phẩm
□ Kỹ thuật âm thanh ánh sáng

□ Các yêu cầu khác

□ HẬU CẦN

□ Giao thông & vận chuyển

□ Event kit cho khách mời

□ Sơ đồ hướng dẫn giao thông / vận chuyển / lưu trú
□ Số lượng xe đưa đón khách mời / diễn giả
□ Lưu trú
□ Sơ đồ khách sạn và các gói lưu trú căn bản cho khách đăng ký
□ Số lượng người đăng ký lưu trú
□ Kế hoạch quản lý và phục vụ số khách lưu trú
□ Đưa đón khách lưu trú đến sự kiện
□ Sắp xếp cho người khuyết tật
□ Bố trí lối đi & lối vào cho người khuyết tật
□ Bố trí chỗ ngồi phù hợp
□ Đội ngũ phụ trách hỗ trợ người khuyết tật
□ Ăn uống
□ Kế hoạch phục vụ ăn uống cho sự kiện
□ Số lượng người tham dự , số lượng món ăn, bữa ăn….
□ Các loại bữa ăn cần thiết & thực đơn
□ Bãi đậu xe
□ Xác định số lượng xe máy & xe ô tô
□ Xác định chỗ đậu xe có sẵn & các bãi đậu xe phát sinh
 □ Phân phối không gian đậu xe theo thứ tự ưu tiên
□ Sơ đồ hướng dẫn đậu xe
□ Hotline hỗ trợ người tham dự

□ Thẻ tên / Huy hiệu / ID cho người tham dự và ban tổ chức

 RỦI RO & AN TOÀN
BETTER SAFE THAN SORRY

Người tổ chức sự kiện thông minh và có kinh nghiệm luôn

là người sẵn sàng cho các loại rủi ro có thể xảy ra trong quá
trình thực hiện và đảm bảo an ninh , an toàn cho sự kiện .

Rủi ro có thể xảy ra bất cứ khi nào trong quá trình thực

hiện dự án sự kiện, trước, trong hoặc sau khi sự kiện

diễn ra.

Điều này không chỉ bao gồm một đội an ninh và bảo vệ, mà còn
rất nhiều mối rủi ro có thể xảy ra từ: thiên nhiên, vệ sinh, tai
nạn, kỹ thuật, truyền thông…..
□ KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ RỦI RO

□ Nhận diện các rủi ro có thể xảy ra

□ Rủi ro pháp luật - chính trị – văn hoá
□ Rủi ro về sản xuất – kỹ thuật

□ Rủi ro nội dung

□ Rủi ro từ khách tham dự

□ Rủi ro thiên nhiên và các trường hợp bất khả kháng

□ Phương án xử lý các rủi ro tiềm ẩn

□ Phương án khắc phục các rủi ro xảy ra

□ ĐẢM BẢO AN NINH – AN TOÀN SỰ KIỆN
□ Y tế

□ Phòng y tế hiện trường & phương án sơ cấp cứu

□ Vật dụng cần thiết để chăm sóc sức khoẻ và sơ cứu
□ Xe cứu thương & nhân viên y tế

□ Thông tin cơ quan y tế gần nhất và lộ trình di chuyển nếu có sự cố.

□ Bảo vệ & an ninh

□ Lực lượng bảo vệ & an ninh

□ Phương án & kế hoạch bảo vệ

□ Phương án thoát hiểm & di chuyển đám đông
□ Các vật dung cần thiết cho bảo vệ & an ninh

□ Các thiết bị khác (Ví dụ: - CCTV, màn hình, v.v.)

□ Thông tin cơ quan an ninh gần nhất và lộ trình di chuyển

□ Các kế hoạch khác

□ Vệ sinh an toàn thực phẩm

□ Phòng cháy chữa cháy

□ Quản lý tiếng ồn
□ Quản lý khách mời & đám đông
□ Quản lý mất cắp & xử lý khiếu nại

□ Bảo vệ cơ sở vật chất hiện trường

□ Bảo hiểm sự kiện

□ Bảo hiểm trách nhiệm công cộng

□ Bảo hiểm vật chất & thiết bị

□ Bảo hiểm huỷ bỏ

 LAN TRUYỀN SỰ KIỆN

Trong thời đại hiện tại, một sự kiện hay chưa chắc đã thu hút
được khán giả đến. Chúng ta cần tiếp thị & truyền thông.
Để đảm bảo có được số lượng khách hàng và chất lượng
đối tượng khách hang như mong muốn, bạn cần phải rất cụ
thể và hành động hiệu quả với kế hoạch tiếp thị và truyền
thông sự kiện của mình.
Hãy chú ý tới các điểm sau.
□ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TIẾP THỊ TRUYỀN THÔNG (MARCOM)
□ Lập kế hoạch MarCom

□ Tiếp thị trực quan

□ Quảng cáo trên các phương tiện media

□ Họp báo & kế hoạch PR

□ Digital marketing
□ Social Media
□ Referral & Affiliate
□ Triển khai các hoạt động MarCom
□ Kiểm soát thường xuyên & theo dõi KPI
□ CÁC HOẠT ĐỘNG MARCOM
□ Tiếp thị trực quan
□ Banner đường phố, các loại pano, billboard, poster …
□ Phát flyer tại các kênh truyền thông chính

□ Gửi thiệp mời trực tiếp

□ Roadshow & activation
□ Tiếp thị chéo tại các sự kiện có cùng phân khúc

□ Quảng cáo

□ Quảng cáo trên TV, tạp chí

□ Quảng cáo OOH: billboard , signboard, thang máy, taxi…

□ Các loại quảng cáo khác

□ Digital Marketing
□ Email marketing
□ SMS Marketing
□ Online contest & game
□ E-invitation
□ Promotional QR code
□ Referral & Affiliate
□ Mobile Apps
□ Social Media

□ Tạo các kênh truyền thông mạng Xã hội : Facebook, Zalo, Twitter, Youtube…
□ Đăng tải thông tin và tương tác với khách mời

□ Thu hút thêm khách mời tới sự kiện

□ Các công cụ tương tác khách mời / khán giả

□ Công cụ kết nối khách mời / khán giả

□ Công cụ nhắc nhở lịch trình sự kiện

 TĂNG CƯỜNG SỰ HIỆN DIỆN EVENT
Ở KHẮP NƠI

Ngày nay, mạng internet đã trở thành một điều không thể
thiếu trong cuộc sống, sự kiện của bạn cần hiện diện ở tất
cả mọi nơi bằng internet.
Hãy đưa sự kiện của mình online & tương tác hiệu quả trên
mạng xã hội, bạn có thể tiếp thị truyền thông sự kiện một cách
tốt hơn. Những điều sau đây sẽ giúp bạn phủ dấu chân ảo của
mình một cách mạnh mẽ và hiệu quả hơn.
□ EVENT WEBSITE
□ Giới thiệu và mục đích chính của sự kiện
□ Những giá trị đặc biệt khi tham gia sự kiện
□ Ngày / Thời gian và Địa điểm
□ Danh sách và tiểu sử diễn giả / khách mời
□ Cổng đăng ký / mua vé
□ Đăng ký dành cho khán giả
□ Đăng ký dành cho đối tác / nhà tài trợ / triển lãm
□ Logo các nhà tài trợ / đồng hành / truyền thông
□ Thông tin chi tiết về Nhà tổ chức

□ Thông tin liên hệ

□ Thông tin & liên kết mạng xã hội

□ Event Apps
□ ĐĂNG KÝ / BÁN VÉ TRỰC TUYẾN
□ Mở cổng đăng ký / bán vé trên các nền tảng có sẵn
□ Mở cổng đăng ký và cổng thanh toán riêng cho sự kiện
□ Thông tin đăng ký
□ Loại vé/ loại đăng ký
□ Yêu cầu vận chuyển / lưu trú / ăn uống
□ Thư xác nhận
□ Thanh toán
□ EMAIL MARKETING
□ Tạo danh sách khách hàng tiềm năng
□ Tạo mẫu thư quảng cáo
□ Gửi email quảng cáo đến các khách hàng
□ Email nhắc nhở hoặc xác nhận tham dự
□ SOCIAL MEDIA
□ Truyền thông trên càng nhiều MXH nhất có thể: Facebook, Zalo,
Youtube, Twitter….
□ Đăng hình ảnh của sự kiện
□ Đăng hình ảnh và thông tin diễn giả
□ Tạo bình chọn và các câu hỏi
□ Đăng VDO / Trailer sự kiện
□ Minigame để nhận quà tại sự kiện
□ Chia sẻ thông tin sự kiện với bạn bè

□ Livestream sự kiện
□ TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢNG BÁ TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN TRỰC TUYẾN KHÁC
 CU Ố I C Ù NG T HÌ NG ÀY Ấ Y ĐÃ ĐẾ N

Cho dù bạn đã lên kế hoạch, thực hiện sản xuất và làm việc
một cách hoàn hảo thế nào đi nữa, nếu bạn gặp rắc rối trong
ngày sự kiện, thì không có gì có thể khắc phục được.
Hãy kiểm tra và theo dõi sự kiện thật chặt chẽ để bảm bảo
mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát và sự kiện diễn ra
trơn tru và thành công như nó đã được lập trình như thế.
□ CHUẨN BỊ SỰ KIỆN

□ Checklist sự kiện (Event Checklist)

□ Kịch bản kỹ thuật (Technical Flow / Event Rundown)

□ Kịch bản MC (MC script)

□ Lịch trình làm việc hiện trường (On-site Schedule)

□ Sơ đồ sự kiện (Event Layout)
□ Chi tiết sản xuất sự kiện (Event Manual)
□ Danh sách liên lạc BTC và các đơn vị liên quan (Contact List)
□ Danh sách VIP /khách mời (VIP List)

□ Danh sách nhà tài trợ / triển lãm (Exhibitors List)

□ Danh sách tham dự (Guest List)

□ Sơ đồ chỗ ngồi (Seating Plan)
□ Giấy phép và các tài liệu cấp phép , tài liệu (License Docs)

□ DÀN DỰNG – THI CÔNG (SET UP)

□ Bên ngoài sự kiện: banner, pano, standee, cổng chào,…

□ Khu vực đăng ký: barrier, bàn đăng ký, backdrop, bảng tên,…
□ Khu vực tương tác : trưng bày, triễn lãm , game

□ Khu vực gian hàng trưng bày/ triễn lãm

□ Khu vực khán phòng

□ Khu vực sân khấu và hậu đài
□ FOH & các khu vực kỹ thuật
□ Nhà kho / phòng thay đồ / phòng chờ …
□ Lắp đặt các thiết bị kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, màn hình , hiệu
ứng, màn sao, ……
□ Test kỹ thuật / chạy tín hiệu kỹ thuật

□ Kiểm tra an toàn kỹ thuật & hiện trường

□ TẬP LUYỆN – PHÚC KHẢO (REHEARSAL)

□ Technical check
□ Tập luyện & phối hợp các đơn vị kỹ thuật
□ Tập luyện MC

□ Tập luyện các tiết mục trong sự kiện

□ Tập luyện phối hợp sân khấu / bối cảnh / hậu đài
□ Lập trình ánh sáng sự kiện

□ Lập trình thời gian sự kiện

□ Tổng duyệt chương trình

□ Phúc khảo sự kiện

□ KIỂM TRA NHÂN SỰ

□ Thời gian tất cả nhân sự có mặt tại sự kiện

□ Sắp xếp nhân sự theo sơ đồ và nhiệm vụ đã được phân công
□ Nhân viên có sơ đồ sự kiện & timeline sự kiện
□ Phát các thiết bị cần thiết : bộ đàm, thẻ đeo, kịch bản
□ Kiểm tra sự kiện lần cuối trước khi chạy chương trình

□ THỰC HIỆN SỰ KIỆN

□ Họp trước khi sự kiện bắt đầu
□ Nhân sự vào vị trí thực hiện

□ Thực hiện sự kiện theo kịch bản & theo trình tự thời gian
□ Chú ý sự chuyển đổi không gian giữa các khu vực sự kiện: khu
đón khách, khu tương tác , sân khấu….
□ Luôn kiểm tra các nhân sự / hạng mục / vật dụng cho các tiết mục
tiếp theo
□ Chú ý các hạng mục quan trọng và các vấn đề kỹ thuật liên quan
□ Kiểm soát phản ứng & cảm xúc của khán giả

□ Phối hợp & giao tiếp tốt giữa tất cả nhân viên sự kiện

□ Kiểm soát thời lượng sự kiện theo kịch bản

□ Luôn có phương án để điều chỉnh kịp thời những thay đổi trong
sự kiện

□ KẾT THÚC SỰ KIỆN

□ Hoàn tất các hoạt động trong sự kiện
□ Gửi lời cám ơn đên khách hàng & các đối tác
□ Kiểm tra vật dụng / đạo cụ/ các hạng mục còn lại
□ Tháo dỡ sản xuất và trả hiện trạng mặt bằng
□ Vận chuyển các thiết bị / hạng mục về kho hoặc chuyển trả đối tác
□ Ký kết văn bản bàn giao trả mặt bằng
 SỰ KIỆN CHƯA KẾ T THÚC Ở HIỆ N TRƯỜNG

Đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả, sự
kiện kết thúc không đánh dấu công việc của chúng ta kết thúc.
Từ nhận phản hồi đến theo dõi tiếp các công việc tiếp theo, vẫn
còn một danh sách những thứ các bạn cần phải hoàn thành.
Hãy kiểm tra các việc sau để đảm bảo rằng công việc sau sự
kiện cần được thực hiện đúng cách.
□ PHẢN HỒI NGƯỜI THAM DỰ
□ Tạo biểu mẫu khảo sát phản hồi của người tham dự
□ Gửi cho người tham dự
□ Đăng lên kênh truyền thông xã hội & tương tác với người tham dự
□ Phân tích thông tin phản hồi nhận được để tìm ưu điểm và
khuyết điểm
□ Đưa ra giải pháp cho các sự kiện tiếp theo

□ CẬP NHẬT SAU SỰ KIỆN

□ Đăng ảnh sự kiện và video trên trang web sự kiện
□ Đăng Video và Ảnh về sự kiện trên các trang truyền thông Xã hội
□ Cập nhật truyền thông về sự kiện.
□ Làm báo cáo về sự kiện cho công ty và nhà tài trợ
□ Gửi một thư cảm ơn cho những người tham dự chào mừng
sự hiện diện của họ và gửi báo cáo thành công của sự kiện

□ NỘI BỘ ĐỘI NGŨ SỰ KIỆN

□ Báo cáo & bài học kinh nghiệm của mỗi cá nhân
□ Họp rút kinh nghiệm toàn đội ngũ sự kiện
□ Khen thưởng nhân viên
□ After party (nếu có)