TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG

BÁO CÁO ĐỒ ÁN
Môn:
BUSSNESS PROCESS MANAGEMENT

GVHD : Đỗ Thành Lưu

Thực hiện: Nhóm 3

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 11, năm 2021.

 BẢNG PHÂN CÔNG, ĐÁNH GIÁ TỪNG THÀNH VIÊN

HỌ TÊN MSSV Công việc cần hoàn thành % đánh giá

Heuristics (25-29), quy trình

Nguyễn Mai Thanh Uyên 197QT18966 100%
13, làm báo cáo, powerpoint.

Heuristics (19-24), quy trình

Phan Thị Cẩm Linh 197QT05217 100%
13, làm báo cáo.

Heuristics (13-18), quy trình

Lê Tấn Phát 197QT18427 100%
13.
Heuristics (7-12), BPM 8,
Trần Năng Tiến Vũ 197QT06177 Phân tích tứ giác cải tiến 8, 100%
xương cá, cải tiến BPM 8
Heuristics (1-6) ,quy trình
Phạm Thị Kim Ngân 197QT18214 100%
13.

2
MỤC LỤC

PHẦN 1: 29 HEURISTICS...........................................................................................4

PHẦN 2:.....................................................................................................................15

2.1 QUẢN LÝ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG:....................................................................15

2.1.1 BIỂU ĐỒ XƯƠNG CÁ:.................................................................................15

2.1.2 QUY TRÌNH CẢI TIẾN:................................................................................16

2.2 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SẢN XUẤT MRP...................................................17

2.2.1 PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN:..........................................................17

2.2.2 QUY TRÌNH CẢI TIẾN :...............................................................................18

3
PHẦN 1: 29 HEURISTICS

1.Activity automation (Tự động hóa hoạt động): “Xem xét việc tự động hóa các
hoạt động”.
Tự động hóa cải thiện thời gian xử lý và cung cấp kết quả dễ đoán hơn với chi phí
thấp hơn. Thay vì tự động hóa hoàn toàn một hoạt động, nó cũng có thể được coi là
cung cấp hỗ trợ tự động cho những người tham gia quá trình.

Ví dụ:  
Tự động hóa văn phòng là việc sử dụng hệ thống máy tính để thực hiện nhiều hoạt
động văn phòng, chẳng hạn như xử lý văn bản, kế toán và e-mail. Việc sắp xếp hợp lý
và tối ưu hóa các chức năng này có thể giúp các công ty rút ngắn nhiều quy trình làm
việc (time,cost) cồng kềnh và hoạt động hiệu quả hơn (quality).

2.Activity composition (Thành phần hoạt động): “Kết hợp các hoạt động nhỏ
thành các hoạt động tổng hợp”.
Soạn các hoạt động lớn hơn từ các hoạt động nhỏ hơn sẽ dẫn đến việc giảm thời gian
thiết lập, tức là thời gian mà một nguồn lực sử dụng để làm quen với các chi tiết cụ thể
của một trường hợp.

Ví dụ:
Trong công ty, để hoàn thành một dự án lớn thì cần sự kết hợp giữa các phòng ban
khác nhau. Mỗi phòng ban thực hiện mỗi chức năng, quy trình khác nhau. Sau đó, kết
hợp các quy trình đó lại thành một quy trình hoàn chỉnh để hoàn thành dự án. Việc kết
hợp như vậy sẽ ít tốn thời gian hơn (time).

3.Activity elimination (Loại bỏ hoạt động): “Loại bỏ các hoạt động không cần
thiết khỏi quy trình kinh doanh”.
Một hoạt động là thừa nếu nó không mang lại giá trị gì theo quan điểm của khách
hàng. Thông thường, các hoạt động kiểm soát trong một quy trình kinh doanh là
không cần thiết theo quan điểm này; chúng được kết hợp trong mô hình để khắc phục
các sự cố được tạo ra (hoặc không nâng cao) trong các bước trước đó. Sự dư thừa của
một hoạt động cũng có thể kích hoạt loại bỏ hoạt động. Mục đích của phương pháp
này là tăng tốc độ xử lý và giảm chi phí xử lý đơn đặt hàng.

Ví dụ:
Loại bỏ việc sử dụng hóa đơn giấy, thay vào đó thì sử dụng hóa đơn điện tử (cost).
Việc sử dụng hóa đơn giấy đòi hỏi quá trình xử lý thủ công tốn nhiều thời gian (time),

4
dễ xảy ra sai sót cho cả người mua và nhà cung cấp. Và khi sử dụng hóa đơn điện tử
sẽ loại bỏ các lỗi thường gặp, cải tiến quy trình dữ liệu hóa đơn có thể được đối sánh
dễ dàng với đơn đặt hàng và dữ liệu hàng hóa đã nhận làm nổi bật bất kỳ vấn đề
không khớp. Các quy tắc kinh doanh có thể dễ dàng quét các hóa đơn trùng lặp hoặc
gian lận, có thể được kiểm tra và phê duyệt trong doanh nghiệp.

4.Buffering (Lưu vào bộ đệm): “Thay vì yêu cầu thông tin từ một nguồn bên
ngoài, hãy đệm nó và đăng ký nhận các bản cập nhật”.
Thu thập thông tin từ các bên khác là tiêu tốn thời gian. Bằng cách cung cấp thông tin
trực tiếp khi được yêu cầu, thời gian thông lượng có thể được giảm đáng kể. Kinh
nghiệm này có thể được so sánh với nguyên tắc bộ nhớ đệm mà bộ vi xử lý áp dụng.

Ví dụ:
Các CPU ngày nay có khả năng thực hiện một số lượng lớn các lệnh mỗi giây. Để tận
dụng hết sức mạnh của nó, CPU cần truy cập vào bộ nhớ siêu nhanh, đây là nơi có bộ
nhớ đệm CPU. Bộ điều khiển bộ nhớ lấy dữ liệu từ RAM và gửi nó đến bộ nhớ cache
của CPU.
Bộ nhớ đệm sau đó thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu qua lại bên trong CPU. Hệ
thống phân cấp bộ nhớ cũng tồn tại trong bộ nhớ cache của CPU. Bộ nhớ đệm cho
phép truy xuất nội dung nhanh hơn vì không cần thiết phải sử dụng toàn bộ mạng. Các
bộ nhớ cache được duy trì gần với user , như bộ nhớ cache của trình duyệt, có thể giúp
cho việc truy xuất này gần như tức thời (time).

5.Case assignment (Phân công tình huống): “Hãy để người tham gia thực hiện
càng nhiều bước càng tốt”.
Bằng cách sử dụng phân công tình huống ở dạng cực đoan nhất, một người tham gia
sẽ thực hiện tất cả các hoạt động thuộc về một trường hợp cụ thể. Ưu điểm của
phương pháp phỏng đoán này là người này sẽ biết rõ về vụ việc và sẽ cần ít thời gian
thiết lập hơn để thực hiện các hoạt động tiếp theo. Ngoài ra, chất lượng dịch vụ có thể
được tăng lên.

Ví dụ:
Để phân công công việc, trước tiên, người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò và trách
nhiệm đối với các nhiệm vụ. Tiếp đó, người lãnh đạo cũng cần cho nhân viên biết họ
nên thực hiện những nhiệm vụ nào cũng như cách thực hiện những nhiệm vụ này. Hơn
nữa, nhà lãnh đạo cũng nên nói mình mong muốn như thế nào khi nhân viên làm việc,
kết quả cuối cùng ra sao. Điều này không chỉ giúp nhân viên tự tin mà còn thấu hiểu
những gì họ cần làm cho công việc. Từ đó sẽ cần ít thời gian (time) thiết lập hơn để
thực hiện và chất lượng (quality) công việc cũng sẽ được tăng cao.

5
6.Case manager (Người quản lý hồ sơ): “Chỉ định một người chịu trách nhiệm
giải quyết từng loại trường hợp”.
Người, được gọi là người quản lý hồ sơ, chịu trách nhiệm về một đơn đặt hàng hoặc
khách hàng cụ thể. Sự khác biệt với phân công tình huống là sự tập trung vào việc
quản lý quá trình - không phải việc thực thi nó. Mục đích quan trọng nhất là để cải
thiện chất lượng bên ngoài. Quy trình kinh doanh sẽ trở nên minh bạch hơn từ quan
điểm của khách hàng: người quản lý hồ sơ cung cấp một đầu mối liên hệ duy nhất.
Điều này nói chung ảnh hưởng tích cực đến sự hài lòng của khách hàng. Nó cũng có
thể có ảnh hưởng tích cực đến chất lượng nội bộ của quá trình kinh doanh, như ai đó
phải chịu trách nhiệm và cam kết sửa chữa những sai lầm.

Ví dụ: Để đảm bảo tính chính xác, giảm thiểu các rủi ro không cần thiết khi thiết lập
đơn hàng. Thông thường, sẽ có người quản lý sẽ chịu trách nhiệm và giải quyết toàn
bộ những rủi ro, kho khăn đó. Để ngăn chặn không để việc đó, người quản lý cần phải
giám sát chặt chẽ để cải thiện chất lượng (quality) trong việc xử lý đơn hàng.

7.Case types (Các loại trường hợp): “Xác định xem các hoạt động có liên quan
đến cùng một loại trường hợp hay không và nếu cần, hãy phân biệt các quy trình
nghiệp vụ mới”.
Người ta nên thận trọng với các phần của quy trình kinh doanh không cụ thể cho quy
trình kinh doanh mà chúng là một phần. Việc bỏ qua hiện tượng này có thể dẫn đến
việc quản lý một quy trình phụ như vậy kém hiệu quả và dẫn đến hiệu quả thấp hơn.
Áp dụng phương pháp heuristic này có thể dẫn đến thời gian xử lý nhanh hơn và chi
phí thấp hơn.

Ví dụ:
Ở 1 công ty, mỗi nhân viên kế toán sẽ nhận 1 nhiệm vụ riêng như: tính lương, tính sản
phẩm tồn kho,…. Nên phải cần nhiều nhân viên. Vì thế công ty mua phần mềm kế
toán về thì xét về quy trình làm việc thì chỉ cần 1 đến 2 người là có thể hoàn thành
công việc mà lại nhanh hơn và mặt lâu dài thì chi phí mua phần mềm < chi phí thuê
nhân viên.

8.Case-based work (Công việc dựa trên tình huống): “Loại bỏ các hoạt động xử
lý hàng loạt và định kỳ”.
Việc loại bỏ những ràng buộc này có thể tăng tốc đáng kể cho các trường hợp riêng lẻ.

Ví dụ:
Em làm quản trị website TMĐT, thay vì update liên tục lần lượt vài sản phẩm dẫn đến
phải update nhiều lần và mỗi lần như vậy thì em sẽ tốn nhiều thời gian mà website sẽ
bị lag nhiều lần làm giảm mức khả dụng của website. Nên khi có nhiều sản phẩm em
6
sẽ bảo trì để update những sản phẩm đó lên một lượt. Vì thế website chỉ bị đơ một
khoảng thời gian nhất định, mà em đỡ tốn thời gian update nhiều lần.

9.Centralization (Tập trung hoá): “Hãy để những người tham gia phân tán về
mặt địa lý hoạt động như thể họ đang tập trung”.
Kinh nghiệm này khai thác các lợi ích của một BPMS. Tóm lại, khi một BPMS giao
công việc cho những người tham gia xử lý, nó sẽ trở nên ít liên quan hơn đến vị trí địa
lý của họ. Ưu điểm cụ thể của biện pháp này là các nguồn lực có thể được cam kết
linh hoạt hơn, mang lại thời gian chu kỳ tốt hơn.

Ví dụ:
-Do dịch Covid nên nhiều công ty, tổ chức đã triển khai làm việc tại nhà online. Các
nhân viên tuy ở cách xa nhau nhưng vẫn hoàn thành công việc chung. Thực trạng ta
thấy khi làm việc tại nhà thì công ty sẽ giảm được chi phí tại công ty như điện, nước,
… nhân viên cũng tiết kiệm xăng, thời gian đến công ty.. và khiến họ cảm thấy thoải
mái hơn và hiệu quả công việc tốt hơn và linh hoạt hơn.
-Và về WorkFlow thì mọi người sẽ làm trên 1 hệ thống. Sẽ có nhiều task và mỗi task
sẽ có nhiệm vụ riêng và có người chịu trách nhiệm của task đó làm, những người khác
chỉ có thể vào xem chứ k có quyền chỉnh sửa. Vì thế khi sếp kiểm tra chỉ cần vào hệ
thống WFMS và click vào từng task là check xong và biết task nào bị lỗi và yêu cầu
chỉnh sửa. Vì thế sẽ giảm được thời gian kiếm tra và linh hoạt hơn.

10.Control addition (Kiểm soát bổ sung): “Kiểm tra tính đầy đủ và đúng đắn của
các nguyên liệu đầu vào và kiểm tra đầu ra trước khi nó được gửi cho khách
hàng”.
Phương pháp hay nhất này thúc đẩy việc bổ sung các biện pháp kiểm soát vào quy
trình kinh doanh. Nó có thể dẫn đến chất lượng thực hiện quy trình kinh doanh cao
hơn và kết quả là ít phải làm lại hơn.

Ví dụ :
Trong quy trình sản xuất sữa của Vinamilk thì Bước đầu tiên là: Nguyên liệu đầu vào
sẽ được kiểm tra chất lượng chặt chẽ và cuối cùng khi thành phẩm thì họ sẽ kiểm tra
chất lượng và qua thiết bị đo lường trước khi đến tay người tiêu dùng. Vì thế chất
lượng sản phẩm của sữa sẽ được đảm bảo.

11.Control relocation (Kiểm soát việc di dời): “Di chuyển các biện pháp kiểm
soát về phía khách hàng”.

7
Các hoạt động kiểm tra và đối chiếu khác nhau có thể được chuyển tới khách hàng. Ví
dụ: bằng cách chuyển các biện pháp kiểm soát thanh toán tới khách hàng, chúng tôi có
thể loại bỏ phần lớn các lỗi thanh toán và nhờ đó, cải thiện sự hài lòng của khách
hàng.

Ví dụ :
Khi kết thúc môn học thì khoa sẽ làm phiếu khảo về chất lượng dạy của giảng viên đó
bằng phiếu khảo sát đến cho sinh viên, và sinh viên sẽ tự đánh giá và điền vào phiếu
và gửi về khoa. Từ đó khoa sẽ có thông tin để kiểm tra chất lượng giảng dạy của giảng
viên đó. Nếu chất lượng đào tạo của giảng viên đó bị đánh giá thấp thì trường sẽ có
phương án để nâng cao chất lượng giảng dạy.

12.Contact reduction (Giảm liên lạc) “Giảm số lượng liên hệ với khách hàng và
bên thứ ba”.
Việc trao đổi thông tin với khách hàng hoặc bên thứ ba luôn mất nhiều thời gian, đặc
biệt là khi nó diễn ra bằng thư thông thường. Ngoài ra, mỗi liên hệ có thể đưa ra lỗi.
Lưu ý rằng không phải lúc nào cũng cần phải bỏ qua một số trao đổi thông tin nhất
định, nhưng có thể kết hợp chúng với chi phí bổ sung hạn chế.

Ví dụ:
Khi khách hàng thấy 1 sản phẩm trên FB và muốn mua, thì chỉ cần comment vào bài
viết thì hệ thống sẽ tự động nhắn tin một số thông tin cơ bản đến khách. Và khi khách
hàng trả lời thì tin nhắn sẽ chuyển đến nhân viên trực và nhân viên sẽ phản hồi lại, nếu
khách hàng không phản hồi thì tin nhắn sẽ không chuyển đến nhân viên trực. Nó giúp
nhân viên trực giảm thời gian phải trả lời những câu cơ bản phải trả lời đi trả lời lại
nhiều lần và làm tăng chất lượng của dịch vụ là sẽ phản hồi khách hàng nhanh nhất.
Vì thế phương pháp cải tiến này sẽ giúp giảm chu kỳ thời gian và nâng cao chất lượng
sản phẩm, dịch vụ.

13.Customer teams (Nhóm khách hàng) “Hãy xem xét việc thành lập các nhóm
làm việc gồm những người từ các bộ phận khác nhau sẽ đảm nhận việc xử lý
hoàn chỉnh các loại trường hợp cụ thể”.
Phương pháp Heuristic này kêu gọi tạo ra các nhóm chuyên dụng có thời gian và cam
kết thực hiện công việc cụ thể. Nó mang lại lợi ích về thời gian và chất lượng. Ngoài
ra, làm việc theo nhóm có thể cải thiện tính hấp dẫn của công việc, đây là một khía
cạnh chất lượng khác.

Ví dụ:
Trong một công ty sẽ có nhiều bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm mỗi vai
trò khác nhau và hoạt động trong cùng một thời gian (time) -> Sản phẩm của công ty
sẽ tốt hơn (quality).

8
14.Empower (Trao quyền) “Trao cho người lao động quyền ra quyết định thay vì
dựa vào quản lý cấp trung”.
Trong các quy trình kinh doanh truyền thống, có thể dành thời gian đáng kể để ủy
quyền cho kết quả của các hoạt động do người khác thực hiện. Nếu công nhân được
trao quyền để đưa ra quyết định một cách tự chủ, điều này có thể dẫn đến hoạt động
trơn tru hơn với thời gian thông lượng thấp hơn. Việc giảm bớt quản lý cấp trung khỏi
quá trình kinh doanh cũng làm giảm chi phí lao động.

Ví dụ:
Các công ty thường sử dụng phương pháp này trong việc phân chia các cấp bậc như
trưởng phòng nhân sự, phó phòng nhân sự, trưởng phòng kế toán, giám đốc, chủ tịch,
…Họ là những người am hiểu về lĩnh vực của mình của thể sử dụng nhân lực hợp lý,
tiết kiệm được chi phí nhân sự (cost). Các vị trí này cũng có tính cạnh tranh cao,
những người có kinh nghiệm hơn sẽ dễ dàng đạt được vị trí này (flexibility)

15.Exception (Ngoại lệ) “Thiết kế quy trình nghiệp vụ cho các trường hợp điển
hình và tách biệt các trường hợp đặc biệt khỏi quy trình thông thường”.
Các trường hợp ngoại lệ có thể làm xáo trộn nghiêm trọng các hoạt động bình thường.
Bằng cách cô lập chúng, thời gian (time) quý báu có thể được tiết kiệm và tính linh
hoạt (flexibility) của quy trình tổng thể được cải thiện.

Ví dụ:
Quy trình cho vay của các ngân hàng có thể đưa ra một số điều khoản ngoại lệ rõ ràng
khi số tiền mà khách hàng muốn vay vượt qua mức giới hạn của ngân hàng đó.

16.Extra resources (Nguồn lực bổ sung) “Nếu không đủ công suất, hãy tăng số
lượng nguồn lực hiện có”.
Phương pháp Heuristic này nhằm mục đích mở rộng sức chứa để giảm thời gian xếp
hàng. Nó cũng có thể giúp thực hiện chính sách phân công linh hoạt hơn.

Ví dụ:
Khi đơn hàng quá nhiều mà nhân lực và cơ sở vật chất không đáp ứng đủ nhu cầu ->
áp dụng phương pháp này để mua thêm thiết bị, cơ sở vật chất, tuyển thêm nhân lực
(flexibility) đồng thời làm giảm thời gian (time) xử lý đơn hàng.

17.Flexible assignment (Phân công linh hoạt) “Giữ cho những người tham gia
chung rảnh rỗi càng lâu càng tốt”.
Giả sử rằng một hoạt động có thể được thực hiện bởi một trong hai người tham gia.
Sau đó, heuristic này đề nghị giao nó cho người có chuyên môn nhất. Bằng cách này,
khả năng đưa người tham gia , nói chung hơn vào một gói công việc khác là tối đa. Ưu

9
điểm là một tổ chức luôn linh hoạt trong việc phân công công việc và thời gian xếp
hàng tổng thể được giảm bớt. Ngoài ra, những công nhân có trình độ chuyên môn hóa
cao nhất có thể đảm nhận hầu hết công việc, điều này có thể dẫn đến chất lượng cao
hơn.

Ví dụ:
Tại các doanh nghiệp, những công nhân có trình độ chuyên môn cao nhất có thể đảm
nhận hầu hết công việc, dẫn đến chất lượng (quality) cao hơn, phân công những người
có kỹ năng chuyên môn vào từng phòng ban thích hợp (flexibility) sẽ giúp tiết kiệm
được thời gian (time).

18. Integral technology (Công nghệ tích hợp) “Nâng cao các hạn chế vật lý trong
quy trình kinh doanh bằng cách áp dụng công nghệ mới”.
Nói chung, công nghệ mới có thể mang lại tất cả các loại tác động tích cực trong toàn
bộ quy trình kinh doanh. Ví dụ, một BPMS có thể hỗ trợ điều phối tất cả các hoạt
động của nó; Đến lượt mình, một Hệ thống Quản lý Tài liệu sẽ mở ra cho tất cả những
người tham gia những thông tin giống nhau về các trường hợp. Hiệu quả chính sẽ là
chất lượng dịch vụ tốt hơn.

Ví dụ:
Áp dụng các công nghệ mới, các phần mềm mới hiện nay sẽ giúp tăng chất lượng hoạt
động của các phòng ban (quality).

19.Integration (Tích hợp): “Xem xét sự tích hợp với quy trình kinh doanh của
khách hàng hoặc nhà cung cấp”
Là phương thức cạnh tranh trong kinh doanh với mục tiêu gia tăng giá trị sản phẩm.
Kinh nghiệm này nắm bắt ý tưởng về tích hợp chuỗi cung ứng. Ứng dụng thực tế của
phương pháp phỏng đoán này có thể có nhiều dạng khác nhau.

Ví dụ: Khi thiết kế quy trình mới cho một doanh nghiệp, người tham gia vẽ quy trình
phải tích hợp từ quy trình cũ của công ty và xây dựng quy trình mới hoàn thiện hơn,
như vậy tiết kiệm được thời gian thực hiện (time) và tiết kiệm chi phí nhân sự (cost)

20.Interfacing (Giao diện): “Hãy xem xét một giao diện được tiêu chuẩn hóa với
khách hàng và đối tác”.
Giao diện được chuẩn hóa sẽ giảm thiểu việc xảy ra sai sót, ứng dụng không hoàn
chỉnh hoặc trao đổi thông tin khó hiểu. Điều này có thể mang lại chất lượng tốt hơn do
ít lỗi hơn và thời gian xử lý nhanh hơn.

Ví dụ:

10
Khi một doanh nghiệp phần mềm cần giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng thì họ
cần prototype để giới thiệu giao diện, hình ảnh với khách hàng và đối tác để xem xét
và xét duyệt nhằm mang lại chất lượng tốt hơn (quality), thời gian xử lý nhanh hơn
(time)

21.Knock-out (Đồng hạ giá): “Đặt hàng đồng hạ giá theo thứ tự nỗ lực tăng dần
và xác suất kết thúc giảm dần”
Một yếu tố điển hình của quy trình kinh doanh là việc kiểm tra tiếp theo các điều kiện
khác nhau phải được thỏa mãn để mang lại kết quả cuối cùng tích cực. Bất kỳ điều
kiện nào không được đáp ứng có thể dẫn đến việc chấm dứt phần đó của quy trình
kinh doanh: loại trực tiếp. Nếu có thể, điều kiện có nhiều nhất tỷ lệ thuận lợi của (1)
xác suất knock-out dự kiến so với (2) nỗ lực dự kiến để kiểm tra điều kiện nên được
theo đuổi. Tiếp theo, điều kiện tốt thứ hai, cách đặt hàng này giúp kiểm tra lợi suất
trung bình thực hiện quy trình kinh doanh ít tốn kém nhất.

Ví dụ:
Hàng năm Apple đều cho ra mắt nhiều sản phẩm mới với nhiều tính năng vượt trội
hơn nên vì vậy các sản phẩm cũ được đồng hạ giá để đẩy hàng tồn kho hoặc dừng sản
xuất để sản phẩm mới được quan tâm và bán chạy (cost).

22.Numerical involvement (Sự tham gia của số lượng): “Giảm thiểu số lượng các
phòng ban, nhóm và người tham gia vào một quy trình kinh doanh”
Dẫn đến ít vấn đề phối hợp hơn, tạo ra nhiều thời gian hơn cho việc xử lý các vụ việc.
Giảm số lượng các bộ phận cũng có thể phân chia trách nhiệm, điều này có tác động
tích cực đến chất lượng.
Ví dụ:
Trong quá trình làm việc nhóm, phân chia đều công việc cho các thành viên trong
nhóm, phần vẽ quy trình mỗi quy trình một người phụ trách để tránh trường hợp phát
sinh ra nhiều ý kiến nhau làm giảm năng suất làm bài (quality) và tiết kiệm thời gian
(time)

23.Outsourcing (Thuê ngoài dịch vụ): “Hãy xem xét việc thuê ngoài toàn bộ hoặc
một phần quy trình kinh doanh của nó”
Một bên khác có thể hiệu quả hơn trong việc thực hiện cùng một công việc, do đó, bên
đó cũng có thể thực hiện nó cho quy trình kinh doanh đang được thiết kế lại. Mục đích
rõ ràng của công việc thuê ngoài là nó sẽ tạo ra ít chi phí hơn.

11
Ví dụ: một doanh nhỏ thay vì tuyển dụng chuyên viên IT riêng để thiết kế và quản lý
website thay vào đó họ áp dụng phương pháp outsourcing để thuê dịch vụ vận hành
website nhằm tiết kiệm chi phí thuê đội ngũ IT. + cost

24.Parallelism (Song song): “Xem xét liệu các tác vụ có thể được thực hiện song
song hay không”
Các hoạt động sẽ được diễn ra song song (trong cùng 1 thời điểm) . Tác dụng mà
Parallelism đem lại là thời gian thông lượng có thể giảm đáng kể. Tính khả dụng
Heuristic trong quy trình kinh doanh là rất lớn. Trong môi trường thực tế, các nhiệm vụ
được sắp xếp theo trình tự mà không có sự tồn tại của các quy định logic cứng nhắc
theo thứ tự.
Hạn chế của việc áp dụng nhiều parallelism trong một quy trình kinh doanh dẫn đến
chi phí thực hiện quy trình kinh doanh có thể sẽ tăng lên. Ngoài ra việc quản lý các
quy trình kinh doanh với hành vi đồng thời cũng có thể trở nên phức tạp hơn và sẽ dẫn
đến sai sót về chất lượng (quality) hoặc hạn chế khả năng thích ứng với thời gian thực
hiện (flexibility).

Ví dụ:
Để công ty có thể tận dụng được hết nguồn lực hiện có thì chủ cửa hàng chia ra mỗi
người phụ trách 1 task khác nhau trong cùng 1 khoảng thời gian nhất định ( Lập trình
A làm task A, lập trình B làm task B, lập trình C làm task C ). Các task được thực hiện
trong cùng 1 thời điểm (time) nhưng dự án chỉ hoàn thành khi cả 3 lập trình viên đều
hoàn thành task mà mình được giao.

25.Resequencing (Sắp xếp lại): “Di chuyển các hoạt động đến vị trí thích hợp của
chúng”
Trong các quy trình kinh doanh hiện tại, các hoạt động thực tế thường không tiết lộ
các điểm dừng giữa các hoạt động. Đôi khi tốt hơn hết là không cần phải theo dõi
ngay lập tức. Việc thực hiện nó chứng minh rằng để trở thành một hoạt động có thể
được chuyển sang thời gian thiết lập giảm dần gần nhau.

Ví dụ:
Trong quy trình đầu tư xây dựng, việc phân bổ nguồn nguyên vật liệu , vật tư và giải
ngân sẽ chậm và làm trì hoãn tiến độ. Vì vậy nên sắp xếp các quy trình theo trình tự
thích hợp để có thể tiết kiệm thời gian lẫn chi phí (time, cost).

26.Specialize (Chuyên môn hoá): “Xem xét đào sâu các kỹ năng của người tham
gia”

12
Người tham gia vào một quá trình có thể được chuyển thành các chuyên gia. Họ có
thể làm việc nhanh hơn và cung cấp chất lượng cao hơn so với các nguồn lực ít
chuyên môn hơn với kinh nghiệm ít hơn.

Ví dụ:
Trong công ty, giám đốc sẽ cân nhắc kỹ năng của từng nhân viên, từ đó sẽ phân bổ họ
vào các vị trí phù hợp và công việc sẽ được hoàn thiện một cách hiệu quả , nhanh
chóng và cũng đảm bảo chất lượng công việc (time, quality).

27.Split responsibilities (Phân chia trách nhiệm): “Tránh chia sẻ trách nhiệm ở
các nhiệm vụ cho những người từ các đơn vị chức năng khác nhau”
Ý tưởng cho rằng các trách nhiệm được chia sẻ có nhiều khả năng là nguồn gốc của sự
bỏ bê và xung đột trong công việc. Giảm sự chồng chéo về trách nhiệm sẽ dẫn đến
chất lượng thực hiện hoạt động tốt hơn. Ngoài ra có thể phát triển khả năng đáp ứng
cao hơn đối với công việc có sẵn để khách hàng được phục vụ nhanh hơn.

Ví dụ:
Trưởng nhóm sẽ phân công việc cho từng thành viên trong nhóm và giao thời hạn
deadline, mỗi người sẽ chịu trách nhiệm với phần việc của mình. Trưởng nhóm sẽ
giám sát , kiểm tra từng thành viên để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ. Như
thế sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo được chất lượng (time, quality).

28.Triage (Phân nhóm công việc theo giải pháp) : “Chia một hành động thành
các phiên bản thay thế”
Phân chia công việc thành các hướng giải pháp khác nhau. Hướng dẫn cải tiến này đề
nghị sắp xếp theo định hướng chung các thuộc tính của các trường hợp theo khả năng
của nguồn lực nhằm nâng cao chất lượng. Mỗi hướng giải pháp được dùng để chia
hoạt động thành các nhóm nhỏ hơn, phân nhóm từng đối tượng với từng phương pháp
giải quyết phù hợp -> sẽ hiệu quả hơn (quality).

Ví dụ:
Trong một bệnh viện thường được phân thành 2 nhóm : các ca trở nặng và các ca nhẹ
hơn. Thường các ca trở nặng, người lớn tuổi hoặc trẻ em sẽ được ưu tiên cấp cứu
trước để kịp thời chữa trị. Còn những ca bệnh ở mức nhẹ hơn sẽ được chữa trị sau.

29.Trusted party (Bên đáng tin cậy): “Sử dụng thông tin chi tiết của bên đáng tin
cậy”
Một số quyết định được tiêu chuẩn hoá đến mức các bên khác sẽ nhận được cùng một
kết quả cho cùng một dữ liệu đầu vào. Một ví dụ là mức độ tín nhiệm của khách hàng
mà ngân hàng A muốn thiết lập. Nếu khách hàng có thể xuất trình giấy chứng nhận uy

13
tín tín dụng gần đây của ngân hàng B, thì ngân hàng A có thể sẽ chấp nhận. Dựa vào
một bên đáng tin cậy sẽ giảm chi phí và có thể cắt giảm thời gian xử lý.

Ví dụ:
Ở mỗi công ty mỹ phẩm thường sẽ có giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm để tạo độ
uy tín cho doanh nghiệp và khách hàng cũng sẽ rất yên tâm khi sử dụng. Và điều đó sẽ
giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian (time) giải thích chất lượng sản phẩm
cũng như tiết kiệm được chi phí marketing (cost).

PHẦN 2:

14
2.1 QUẢN LÝ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG:

Mục đích
Quy định việc phân bổ chi phí hoạt động của kế toán
Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng cho phòng kế toán để quản lý chi phí hoạt động của 1 tổ chức,
không bao gồm các loại chi phí khác. Quy trình nêu các bước hạch toán chi phí trong

15
kỳ,phân bổ nhiều kỳ, quản lý giá trị còn lại chưa phân bổ. Tự động kết chuyển và tính
kết quả hoạt động kinh doanh.
Các bước quy trình
Bước 1: Bắt đầu
Phân loại chi phí tính trong kỳ và chi phí phân bổ nhiều kỳ.
Quy định các chi phí hàng tháng (lương, thuê mặt bằng, điện, nước…) cần phân bổ
hàng ngày để theo dõi lợi nhuận từng ngày.
Bước 2: Tạo chi phí phân bổ trong tháng.
Dựa vào dữ liệu các tháng trước, dự báo các mục chi phí phải trả hàng tháng gồm:
Lương nhân viên, mặt bằng, điện,….
Tạo phiếu mua dịch vụ trả sau để tạm tính các chi phí trên và phân bổ các ngày trong
tháng.
Bước 3: Phân bổ chi phí trả sau
Ghi nhận chi phí phát sinh và sẽ thanh toán sau.
Tạo phiếu mua dịch vụ trả sau và thêm chi tiết mục chi phí để phân bổ trong tháng
hoặc nhiều tháng.
Bước 4: Phân bổ chi phí trả ngay
Ghi nhận chi phí phát sinh và thanh toán ngay.
Tạo phiếu chi và thêm chi tiết mục chi phí để phân bổ phân bổ trong tháng hoặc nhiều
tháng.
Bước 5: Quản lý chi phí phân bổ
Quản lý chi phí phát sinh trong kỳ, phân bổ trong kỳ, chưa phân bổ.
Xem xét các mục chi phí chiếm tỷ trọng cao, thường xuyên xuất hiện và đề ra giải
pháp cắt giảm.
Bước 6: Tổng hợp chi phí trong kỳ
Điều chỉnh lại các chi phí tạm tính đầu tháng cho đúng với thực tiễn phát sinh
Kiểm tra chi phí hoạt động được kết chuyển vào báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh.
Bước 7: Kết thúc
Lưu trữ các chứng từ mua dịch vụ, phiếu chi, báo cáo phân bổ chi phí.

16
2.1.1 BIỂU ĐỒ XƯƠNG CÁ:

17
1.Activity elimination: Loại bỏ hoạt động
“Loại bỏ các hoạt động không cần thiết khỏi quy trình kinh doanh”.
Tăng tốc độ xử lý và giảm chi phí nhưng sẽ bị hạn chế là giảm 1 ít tính linh hoạt
2.Parallelism (Song song) “Xem xét liệu các tác vụ có thể được thực hiện song
song hay không”
Tăng tốc độ xử lý nhưng đồng thời cũng có thể trở nên phức tạp hơn và sẽ dẫn đến sai
sót về chất lượng hoặc hạn chế khả năng thích ứng với thời gian thực hiện.
3. Activity composition: Thành phần hoạt động: “Kết hợp các hoạt động nhỏ
thành các hoạt động tổng hợp”.
Giúp giảm thời gian và chi phí thiết lập và tăng chất lượng. Tuy nhiên sẽ bị hạn chế
khả năng thích ứng với thời gian thực hiện

2.1.2 QUY TRÌNH CẢI TIẾN:

18
2.2 QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SẢN XUẤT MRP

19
2.2.1 PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN:

20
2.2.2 QUY TRÌNH CẢI TIẾN :

21
22