Spreadsheet vs.

Giải pháp Đám mây trong Quản lý Vận hành Doanh nghiệp

Dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan đối với mọi doanh nghiệp, không chỉ cho phép lãnh đạo theo dõi kết
quả tài chính hiện tại, mà còn tạo thuận tiện để họ lên kế hoạch, phân tích tài chính, đồng thời duy trì
tuân thủ theo đúng các quy định hiện hành.

Bảng tính (spreadsheet) từ lâu đã trở thành một giải pháp chung cho các yêu cầu về dữ liệu, phân tích và
quản lý hiệu suất trong toàn doanh nghiệp.

Lượng dữ liệu được tạo ra mỗi ngày đang ngày càng “khủng” hơn bao giờ hết khi các doanh nghiệp số
hoá và đón nhận thêm các giải pháp nền tảng đám mây bên cạnh các ứng dụng văn phòng truyền thống.
Điều này đã khiến cho không chỉ cá nhân mà cả tổ chức càng nhận thức rõ hơn những thách thức lớn mà
spreadsheet truyền thống đem đến.

Vì sao spreadsheet lại phổ biến?

Từ lâu, spreadsheet đã là một công cụ phổ biến cho cả cá nhân và doanh nghiệp nhờ vào tính linh hoạt
và dễ sử dụng. Với cấu trúc ô lưới, spreadsheet cho phép người dùng sắp xếp, phân tích và xử lý dữ liệu
một cách trực quan.

Không chỉ vậy, ứng dụng còn phát triển và tích hợp thêm không ít chức năng hữu ích khác như macro và
công thức cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, thực hiện các phép tính phức tạp
thay vì chỉ tạo biểu đồ, đồ thị hay lọc dữ liệu.

Tính linh hoạt này cho phép spreadsheet có thể đáp ứng với nhiều loại công việc, tác vụ của các ngành
khác nhau, từ lập ngân sách, phân tích tài chính đến quản lý dự án và theo dõi hàng tồn kho.

5 quy trình phổ biến mà các giải pháp đám mây hiện đại ngày nay có thể thực hiện thay cho
spreadsheet

Nếu so sánh với với các giải pháp kế toán đám mây, spreadsheet có không ít nhược điểm.

Gần 90% spreadsheet chứa nhiều lỗi, gây ảnh hưởng đến hiệu suất của người dùng. Đáng báo động là
61% người dùng đã lãng phí thời gian quý báu chỉ để thu thập dữ liệu, và 43% không hài lòng với phần
mềm Excel.

Các doanh nghiệp hiện đại ngày nay đang dần nhận ra các lợi ích của các giải pháp đám mây tiên tiến,
điển hình là các giải pháp phân tích và quản lý tài chính SaaS có độ bảo mật cao và khả năng truy cập
thông tin trong thời gian thực.

Các giải pháp đám mây đã được chứng minh là có khả năng tự động hóa ít nhất năm quy trình kinh
doanh, đem đến nhiều giá trị hơn so với spreadsheet.

1. Cân đối ngân sách và lập kế hoạch

Việc lập kế hoạch và ngân sách bằng spreadsheet thường tiềm ẩn vô vàn rủi ro. Nếu kế toán muốn chỉnh
sửa hay tổng hợp dữ liệu từ nhiều trang tính khác nhau chắc chắn khó có thể tránh khỏi việc bị nhầm lẫn
và mất kiểm soát.

Chưa kể, việc quản lý đúng phiên bản spreadsheet, theo dõi chặt chẽ thay đổi, kiểm tra dữ liệu và xác
định xem công thức và logic ban đầu có còn giống nhau hay không luôn là những cơn ác mộng.
Một yếu tố khác nữa cần được xem xét là rủi ro bảo mật khi lập ngân sách toàn bộ công ty trên một file
spreadsheet duy nhất. Khi doanh nghiệp cần lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho một lượng lớn hàng
hóa cho các bộ phận, địa điểm và khu vực khác nhau sẽ rất dễ dấn đến sai sót. Và khi những sai sót cứ
chồng chất lên nhau có thể dẫn đến hàng trăm lỗi tiềm ẩn, buộc bộ phận tài chính phải mất hàng giờ để
xác minh dữ liệu.

Giải pháp đám mây cung cấp các mô-đun lập kế hoạch và ngân sách chuyên dụng với các chức năng nâng
cao, vượt xa so với spreadsheet.

Ngoài việc lưu trữ dữ liệu tập trung và cho phép cộng tác trong thời gian thực, người dùng còn có thể
truy cập và làm việc đồng thời trên cùng một dữ liệu, không cần phải hợp nhất và đối chiếu dữ liệu thủ
công, từ đó giảm sai sót và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.

Hơn nữa, các giải pháp đám mây cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bao gồm các giao thức mã
hóa và kiểm soát truy cập của người dùng nhằm bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm. Có như vậy, doanh
nghiệp mới có thể giảm rủi ro khi sử dụng một file ngân sách cho toàn công ty.

Các giải pháp đám mây còn có thể đơn giản hóa việc lập ngân sách và lập kế hoạch hơn nữa với các tính
năng như quản lý quy trình làm việc, tự động hóa và các tính năng nâng cao khác cho phép người dùng
dễ dàng theo dõi, xem xét và phê duyệt ngân sách, đảm bảo tuân thủ, duy trì kết quả nhất quán và chính
xác.

2. Hợp nhất tài chính

Sử dụng spreadsheet để hợp nhất tài chính, thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn một cách thủ công đặc biệt
rất tốn thời gian, dẫn đến sai sót, thiếu nhất quán và chính xác.

Ngoài ra, quản lý nhiều loại dữ liệu tiền tệ trong cùng một trang tính cũng là một thách thức bởi nó đòi
hỏi người dùng cần phải theo dõi chặt chẽ tỷ giá hối đoái và tính toán. Bất kỳ sai sót hoặc bất đồng nào
xảy ra trong quá trình chuyển đổi đều có thể ảnh hưởng đến báo cáo và gây khó khăn trong việc so sánh
kết quả hoạt động tài chính của các đơn vị hoặc khu vực khác nhau.

Đó là chưa kể những rắc rối khi dùng spreadsheet xử lý các giao dịch giữa các công ty, đảm bảo người
quản lý sở hữu một bức tranh toàn diện về tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động toàn doanh nghiệp.

Với các tổ chức có cơ cấu sở hữu phức tạp, chẳng hạn như tập đoàn với nhiều công ty con, công ty liên
doanh hoặc đầu tư cổ phần, một file spreadsheet thông thường không thể có đầy đủ tính năng cần thiết
để xử lý mọi yêu cầu.

Đây là lúc các giải pháp đám mây trở nên vượt trội hơn cả với khả năng tự động hóa quy trình, giúp giảm
bớt đi những công việc thủ công. Điển hình như khả năng tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và chi nhánh
khác nhau, tự động hợp nhất báo cáo tài chính và tạo ra các báo cáo chính xác, nhanh chóng với thông
tin mới nhất.

Với những tính năng hợp nhất được tích hợp sẵn, các giải pháp này đảm bảo dữ liệu vẫn nguyên vẹn,
đồng thời cung cấp một quy trình làm việc đơn giản để bộ phận tài chính dễ dàng đối chiếu các tài
khoản, số dư giữa các công ty và tạo báo cáo tài chính hợp nhất chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.

3. Business Intelligence và phân tích dữ liệu

Những doanh nghiệp mong muốn tạo các báo cáo phân tích chuyên sâu thường phải phụ thuộc vào bộ
phận IT. Điều này thường dẫn đến chậm trễ và sai sót thông tin.

Các giải pháp đám mây có khả năng phân tích mạnh mẽ, công cụ trực quan hóa dữ liệu nâng cao,
dashboard và chức năng báo cáo để trình bày dữ liệu tài chính một cách ý nghĩa và sâu sắc hơn. Ngoài ra,
không ít giải pháp đám mây còn tích hợp cả tính năng phân tích theo ngữ cảnh, phân tích nhúng và
machine learning tạo insights chính xác, kịp thời.

Các giải pháp đám mây cũng có thể tổng hợp dữ liệu trong thời gian thực từ nhiều nguồn khác nhau,
đảm bảo phân tích dựa trên thông tin mới nhất, bao gồm hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp
(ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và các nguồn dữ liệu bên ngoài.

Sử dụng các tính năng tự phục vụ như truy vấn đặc biệt và đào sâu vào các giao dịch, người dùng bất kể
thuộc bộ phận nào đều có thể tạo báo cáo nhằm đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin thực
tiễn.

Các bộ phận có thể xác định, phân tích xu hướng, mô hình và hiểu sâu hơn về hiệu suất tài chính. Họ còn
có thể tạo các dashboard và báo cáo tương tác, nắm bắt toàn diện về tình hình tài chính của tổ chức mà
không cần sự can thiệp của bộ phận IT.

4. Giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp

Người dùng không thể cộng tác, giao tiếp với các nhà cung cấp và khách hàng trong thời gian thực bằng
spreadsheet.

Chia sẻ các file spreadsheet qua email hoặc các phương thức khác có thể tạo rào cản giao tiếp do có thể
có nhiều phiên bản tồn tại đồng thời, gây khó khăn trong việc xác định các bên đang làm việc với thông
tin mới nhất, dẫn đến chậm trễ trong việc ra quyết định.

Các giải pháp đám mây thường bao gồm các mô-đun tích hợp cho cả CRM và quản lý nhà cung cấp, cho
phép quản lý dữ liệu một các tập trung, tạo điều kiện cho người dùng giao tiếp và hợp tác liền mạch.

Giải pháp quản lý tài chính đám mây còn cho phép bộ phận tài chính truy cập thông tin khách hàng và
nhà cung cấp, theo dõi giao dịch, quản lý hóa đơn…

Người dùng không phải lưu trữ hồ sơ thủ công trong spreadsheet, quá trình giao tiếp cũng được đơn
giản hoá, mối quan hệ hợp tác được tăng cường và cải thiện.

5. Kiểm toán và tuân thủ nguyên tắc

Spreadsheet cũng thiếu các tính năng phục vụ cho việc kiểm toán, xác minh dữ liệu và duy trì các bản ghi
rõ ràng về hoạt động kiểm toán. Điều này có thể cản trở khả năng đáp ứng các yêu cầu pháp lý và giải
quyết các yêu cầu từ kiểm toán viên hoặc cơ quan quản lý.

Các giải pháp đám mây cung cấp khả năng kiểm toán và tuân thủ nâng cao, kiểm soát quyền người dùng
và các tính năng bảo mật dữ liệu nhằm đảm bảo trách nhiệm cũng như tính toàn vẹn của dữ liệu.

Các giải pháp đám mây theo dõi và ghi lại tất cả hoạt động của người dùng, thực hiện các quy trình kiểm
tra toàn diện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ quy định và kiểm toán nội bộ. Quyền truy
cập của người dùng có thể được kiểm soát và hạn chế dựa trên vai trò và trách nhiệm, giảm nguy cơ
thao túng dữ liệu trái phép.
Ngoài ra, các giải pháp đám mây còn cung cấp các tính năng báo cáo được tích hợp sẵn nhằm tinh giản
và tạo ra các báo cáo tài chính phù hợp và đúng theo quy định, giảm thiểu các sai sót.

Tuy vẫn tồn tại nhiều thiếu sót nhưng spreadsheet vẫn là một trong những công cụ đắc lực của nhân viên
văn phòng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy trình tài chính đơn giản. Tuy nhiên, khi các doanh
nghiệp ngày càng phát triển, spreadsheet chắc chắn sẽ không còn là một giải pháp tối ưu cho các yêu cầu
về tài chính ngày càng phức tạp.

Giải pháp đám mây hiện đại ngày nay không còn chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp lớn với ngân sách
và nguồn lực dồi dào. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ giờ đây cũng có thể hưởng lợi từ các khả năng đổi
mới do đám mây cung cấp. Với mô hình thanh toán và vận hành linh hoạt, doanh nghiệp nhỏ có thể dễ
dàng tăng hoặc giảm quy mô hệ thống của mình ngay tức thì tùy theo nhu cầu.

Bên cạnh khả năng mở rộng linh hoạt, đám mây còn cung cấp nhiều lợi ích khác như phân tích trong thời
gian thực, hợp tác và tự động hóa quy trình làm việc. Đây là những lợi ích vô cùng giá trị khó có thể bỏ
qua.