‫الدفاتر وطريقة القيد‬

‫الفصل الخامس‬
‫األجندة‬
‫• طريقة القيد بالدفاتر‬
‫• الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• الدفاتر والسجالت البيانية واإلحصائية‬
‫طريقة القيد بالدفاتر‬
‫• إثبات العمليات المالية (بجميع أنواعها ) في الدفاتر والسجالت المحاسبية الحكومية‬
‫يكون عن طريق نوعين من المستندات النمطية فقط‬
‫• أمر اعتماد الصرف‬
‫• إذن التسوية‬
‫• هذه المستندات (االستمارات) يجب أن تكون مؤيدة دائما ً باألدلة القابلة للتحقيق‬
‫التي يمكن مراجعتها للتأكد من صحتها‬
‫• أمثله على األدلة ‪:‬‬
‫• الفواتير ‪ -‬مذكرات اإلدخال واإلخراج ‪ -‬أوامرالقبض ‪ -‬إيصاالت االستالم ‪ -‬عقود اإليجار ‪-‬‬
‫الشيكات ‪ -‬أوامر الدفع ‪ -‬الحواالت‬
‫طريقة القيد بالدفاتر‬
‫• أوال ‪ :‬أمر اعتماد الصرف ‪:‬‬
‫• يخصص لعمليات الصرف باختالف أنواعها‬
‫• يتم إعداده بواسطة أكثر من موظف في أكثر من ادارة طبقا لتعدد االختصاصات‬
‫وتحقيقا لفكرة الرقابة الذاتية على األعمال‬
‫طريقة القيد بالدفاتر‬
‫• ثانيا ‪ :‬إذن التسوية‪:‬‬
‫• يستخدم إلثبات أي عملية مالية بخالف عمليات الصرف‬
‫• أمثله على الحاالت ‪:‬‬
‫المبالغ التي تحصلها الوزارات والمصالح الحكومية نقدا‬ ‫‪.1‬‬
‫المبالغ التي تودعها الوزارات والمصالح الحكومية في خزانة مؤسسة النقد العربي‬ ‫‪.2‬‬
‫السعودي‬
‫أوامر الدفع التي يرد عنها تبليغ من وزارة المالية بتحويلها للصرف‬ ‫‪.3‬‬
‫الحواالت المصروفة من صندوق الوزارات أو المصالح أو الوحدات الحكومية‬ ‫‪.4‬‬
‫تصحيح األخطاء‬ ‫‪.5‬‬
‫تسوية مبلغ من حساب إلى آخر‬ ‫‪.6‬‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• يوجد نوعين رئيسين من الدفاتر ‪:‬‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬ ‫‪.1‬‬
‫• ترتبط بالعمليات المالية‬
‫• القيد فيها يكون من واقع أمر اعتماد الصرف وأذون التسوية فقط‬
‫الدفاتر البيانية أو اإلحصائية‬ ‫‪.2‬‬
‫• مخصصة لغرض احصائي و لمساعدة الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• تخدم أغراض الرقابة‬
‫• ال يُجرى لها أي قيود محاسبية أو تسويات‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• التعليمات الواجب على الوزارات اتباعها في الدفاتر والسجالت‬
‫• يجب التقيد بالحجم والشكل المحدد في التعليمات المالية للميزانية‬
‫• ال يجوز ألي وزارة أو جهة حكومية إنشاء دفتر جديد او تعديل دفتر موجود أو فتح‬
‫حساب دون الحصول على ترخيص بذلك من وزارة المالية‬
‫• يجب ان تكون الدفاتر و السجالت المحاسبية مرقمة بارقام مسلسله وان تكون خالية‬
‫من اي فراغ أو كتابة على الهوامش‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• أنواع الدفاتر المحاسبية ‪:‬‬
‫دفتر اليومية العامة‬ ‫•‬
‫دفتر حسابات الميزانية‬ ‫•‬
‫دفاتر الحسابات الشخصية‬ ‫•‬
‫حسابات التسوية‬
‫دفاتر الحسابات الجارية والوسيطة‬ ‫•‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• أوال ‪ :‬دفتر اليومية العامة‪:‬‬
‫يشتمل هذا الدفتر على جانبين مدين ودائن و يتوسط الجانبين خانة الجملة‬ ‫•‬
‫يخصص هذا الدفتر لقيد جميع أوامر اعتماد الصرف وأذون التسوية على أن يبدأ‬ ‫•‬
‫يوميا بقيد أوامر اعتماد الصرف‬
‫بعد االنتهاء من قيد جميع أوامر اعتماد الصرف الخاصة باليوم الواحد يبدأ في قيد‬ ‫•‬
‫أذون التسوية‬
‫عند االنتهاء من اجراء القيود يجب أن يتساوى الجانب المدين بالجانب الدائن‬ ‫•‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• ثانيا ‪ :‬دفتر حسابات الميزانية‬
‫• حسابات الميزانية تشمل كل من إيرادات الميزانية ومصروفاتها‬
‫• يتم إثبات كل منها في دفتر على حده‬
‫• تخصص صفحة أو أكثر لكل بند من بنود اإليرادات والمصروفات‬
‫• يتم تقسيم كل صفحة إلى خانات فرعية لبيان فروع البند‬
‫• دفتر اإليرادات يحتوي جانب واحد ذوطبيعة دائنة‬
‫• إذا استوجب األمر عمل قيد مدين لإليرادات يتم االستبعاد باللون األحمر في نفس جانب‬
‫اإليرادات الدائنة‬
‫• دفترالمصروفات يحتوي جانب واحد مدين‬
‫• إذا استوجب األمر عمل قيد دائن للمصروفات فيتم ذلك باالستبعاد باللون األحمر‬
‫• يجب أن تتم في نهاية كل شهر مطابقة مجموع دفتر اإليرادات ومجموع دفتر‬
‫المصروفات مع مجموع خانة اإليرادات ومجموع خانة المصروفات في دفتر اليومية‬
‫العامة‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• ثالثا ‪ :‬دفاتر الحسابات الشخصية‪:‬‬
‫• انواع الحسابات الشخصية الدائنة ( األمانات )‬
‫األمانات – تأمينات نقدية‬ ‫‪.1‬‬
‫األمانات‪ -‬مرتجع رواتب‬ ‫‪.2‬‬
‫األمانات – المتنوعة‬ ‫‪.3‬‬
‫األمانات – مقابل اعتمادات مستندية‬ ‫‪.4‬‬
‫• يمسك األمانات دفتر إجمالي يسمى "دفتر إجمالي األمانات “‬
‫• تقيد المبالغ في هذا الدفتر من واقع أوامر اعتماد الصرف أو أذون التسوية‬
‫• يتم قيد المبالغ في دفتر مفردات األمانات ثم يتم قيد اإلجمالي في دفتر إجمالي األمانات‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• تابع ‪ :‬دفاتر الحسابات الشخصية ‪...‬‬
‫• انواع الحسابات الشخصية المدينة ( العهد )‬
‫العهد – سلف مؤقتة‬ ‫•‬
‫العهد – سلف مستديمة‬ ‫•‬
‫العهد ‪ -‬تحت التحصيل‬ ‫•‬
‫العهد – اعتمادات مستندية‬ ‫•‬
‫• يمسك العهد دفتر إجمالي يسمى "دفترإجمالي العهد"‬
‫• تقيد فيه المبالغ من واقع أوامر اعتماد الصرف و أذون التسوية‬
‫• يتم قيد المبالغ في دفتر مفردات العهد ثم يتم قيد اإلجمالي في دفتر إجمالي العهد‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• يتم إثبات أرصدة حسابات العهد واألمانات المدورة من العام الماضي في دفاتر‬
‫العهد واألمانات قبل البدء بتسجيل بيانات السنة الجديدة‬
‫• يجب أن يتساوى إجمالي دفتري العهد واألمانات مع خاناتهما في دفتر اليومية‬
‫العامة‬
‫• يجب أن تتساوى كل اإلجماليات مع ما سجل في الدفاتر الفردية‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫• رابعا ‪ :‬دفاتر الحسابات الجارية والوسيطة‬
‫‪ .A‬الحسابات الجارية‬
‫دفتر حساب جاري الصندوق‬ ‫‪.I‬‬
‫يقيد فيه العمليات الخاصة بحركة النقود في صندوق كل وزارة أو مصلحة حكومية‬ ‫•‬
‫يفتح في هذا الدفتر حساب شخصي لكل أمين صندوق من تلك الصناديق‬ ‫•‬
‫يقيد في الجانب المدين كل متحصالت الصندوق‬ ‫•‬
‫يقيد في الجانب الدائن كال ما يصرف من الصندوق‬ ‫•‬
‫‪ .II‬دفتر حساب جاري وزارة المالية‬
‫• يستخدم إلثبات جميع العمليات بين الوحدات الحكوميه ووزارة المالية‬
‫• يجب ان تمسك كل وحدة حكوميه حساب جاري لوزارة المالية‬
‫‪ .III‬دفتر حساب البنك‬
‫• يستخدم إلثبات جميع العمليات التي تتم مع البنك‬
‫• في الجانب المدين تقيد المبالغ المودعة في البنك‬
‫• في الجانب الدائن تقيد المبالغ التي سحبت من البنك بموجب شيكات‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫‪ .IV‬دفتر حساب جاري مؤسسة النقد‬
‫• يستخدم الثبات جميع العمليات التي تتم مع مؤسسة النقد‬
‫• في الجانب المدين تقيد المبالغ التي سيتم سحبها بموجب اوامر دفع على وزارة المالية لغرض فتح‬
‫فتح حساب بقيمة الشيك الوزاري في المؤسسه‬
‫• في الجانب الدائن تقيد المبالغ التي قامت المؤسسة بصرفها من رصيد الحساب المخصص عن‬
‫طريق شيكات‬
‫‪ .V‬دفتر حساب تسوية المستحقات العامة‬
‫• يستخدم لقيد قيم اي خدمات تؤديها اي مصلحة حكوميه او وزارة الى أخرى ( اجراء التسويات‬
‫القيدية بين الوزارات و المصالح)‬
‫• يجعل دائن في الجهات الحكوميه التي استفادت من الخدمة و مدينا في الجهات الحكومية التي‬
‫قدمت الخدمة *‬
‫• يخصص صفحة او اكثر لكل جهة حكومية‬
‫‪ .VI‬دفتر حساب المطلوبات‬
‫• تقيد فيه العمليات التي تتم بين الحكومه و الغير‬
‫• يقيد في الجانب الدائن المبالغ المستحقة للحكومه و في الجانب المدين المبالغ المحصلة منها‬
‫• البد من توسيط ح ‪/‬العهد تحت التحصيل‬
‫الدفاتر والسجالت المحاسبية‬
‫‪ .B‬الحسابات الوسيطة‬
‫‪ .1‬دفتر حساب أوامر الدفع‬
‫• يستخدم لقيد أوامر الدفع‬
‫يظهر الجانب الدائن صافي قيمة أمر اعتماد الصرف ويتم قيد المبلغ بمجرد تبليغ وزارة المالية‬ ‫•‬
‫بأنه تم إصدارالشيك‬
‫يظهر نفس المبلغ في الجانب المدين عند صرف الشيك من المؤسسة بموجب إذن تسوية‬ ‫•‬
‫في نهاية كل شهر يتم حصر أوامر الدفع التي لم تصدر عنها شيكات‬ ‫•‬
‫إن وجدت أوامر دفع لم يرد عنها تبليغ حتى نهاية السنة المالية فيجب أن تدور للسنة التالية‬ ‫•‬
‫‪ .2‬دفتر حساب الحواالت‬
‫يستخدم لقيد الحواالت المحررة بنا ًء على أمر اعتماد الصرف‬ ‫•‬
‫يتم تسجيل المبلغ المسحوب بالحوالة من واقع أمر اعتماد الصرف في الجانب الدائن‬ ‫•‬
‫عندما يتم سحب الحوالة يتم تسجيله في الجانب المدين بموجب إذن التسوية‬ ‫•‬
‫يجب حصر الحواالت التي لم تصرف نهاية كل شهر ومطابقتها بالرصيد‬ ‫•‬
‫لتدور للسنة التالية‬
‫يجب حصر الحواالت التي لم تصرف حتى نهاية السنة المالية ّ‬ ‫•‬
‫‪ .3‬دفتر حساب الشيكات‬
‫• يستخدم لقيد الشيكات المحررة بنا ًء على أمر اعتماد الصرف‬
‫• إذا استخدمت الشيكات( بدالً من الحواالت) فيقيد في الجانب الدائن صافي قيمة أمر اعتماد‬
‫الصرف وفي الجانب المدين الشيكات المصروفة من البنك‬
‫الدفاتر والسجالت البيانية واإلحصائية‬

‫• ثانيا ‪ :‬الدفاتر والسجالت البيانية واإلحصائية‬

‫دفتر يومية الصندوق‬ ‫‪.1‬‬
‫سجل حصر أوامر اعتماد الصرف‬ ‫‪.2‬‬
‫دفتر السلف المستديمة‬ ‫‪.3‬‬
‫سجل مراقبة الضمانات‬ ‫‪.4‬‬
‫دفاتر مراقبة االعتمادات المالية‬ ‫‪.5‬‬
‫الدفاتر والسجالت البيانية واإلحصائية‬
‫‪ .1‬دفتر يومية الصندوق ‪:‬‬
‫• يمسك هذا الدفتر من قبل أمين الصندوق في المصلحة أو الوزارة الحكومية التي تمسك‬
‫حساباتها بنفسها‬

‫الجانب األيسر من الدفتر‬ ‫الجانب األيمن من الدفتر‬

‫‪ -‬كل المبالغ التي قام أمين الصندوق بإيداعها‬
‫في مؤسسة النقد‬
‫‪ -‬جميع المبالغ التي تصرف من الصندوق‬
‫بموجب حوالة مسحوبة على الصندوق‬
‫‪ -‬جميع المقبوضات التي تم تحصيلها وإصدار‬
‫أوامر قبض بها‬
‫‪ -‬المبالغ التي يستلمها أمين صندوق المصلحة‬
‫التي تمسك حساباتها بنفسها عن طريق أمر‬
‫دفع مسحوب على وزارة المالية لتغذية‬
‫الصندوق من أجل تأمين النفقات التي ال‬
‫تستدعي أمر دفع‬

‫• بالنسبة للفروع والمصالح الحكومية التي ال تمسك حساباتها بنفسها هذا الدفتر يقيد فيه‬
‫المقبوضات في الجانب األيمن والمبالغ المودعة في مؤسسة النقد في جانبه األيسر‬
‫الدفاتر والسجالت البيانية واإلحصائية‬

‫‪ .2‬سجل حصر أوامر اعتماد الصرف‬

‫• يمسك هذا الدفتر بمعرفة أحد الموظفين في اإلدارة المالية‬
‫• يسجل فيه كل اوامر اعتماد الصرف التي تستلمها اإلدارة المالية من اإلدارة المختصة‬
‫بحيث يعطى كل أمر اعتماد صرف رقم متسلسل‬
‫• يهدف لمراقبة سير اعتماد أوامر الصرف للتأكد من عدم تأخير صرفها دون مبرر‬
‫‪ .3‬دفتر السلف المستديمة‬
‫يمسك هذا الدفتر الفروع التي ال تمسك حساباتها بنفسها‬ ‫•‬
‫تقيد فيه قيمة السلفه المستديمة وكل تفاصيل المبالغ المصروفه منها مثل ‪ :‬التاريخ ‪,‬‬ ‫•‬
‫عدد المستندات ‪,‬صافي القيمة و اسم الشخص المصروف له‬
‫سجل مراقبة الضمانات‬ ‫‪.4‬‬
‫تسجل فيه الضمانات المقدمة من قبل البنوك ( تاريخ كل ضمان وقيمته)‬ ‫•‬
‫مدير اإلدارة المالية يراقب هذا السجل و يطابق الضمانات البنكية المسجلة فيه مع التي‬ ‫•‬
‫في عهدة رئيس الحسابات في أخر كل سنة‬
‫الدفاتر والسجالت البيانية واإلحصائية‬

‫‪ .5‬دفاتر مراقبة االعتمادات المالية‬

‫• يقوم كل وزارة او مصلحه بتخصيص موظف يمسك دفتر إلثبات االرتباطات الخاصة‬
‫بكل بند‬
‫• يتم إمساك ‪ 3‬دفاتر لالرتباطات‪:‬‬
‫دفاتر خاصة بمراقبة االعتمادات الخاصة بالبابين األول والثاني من النفقات‬ ‫‪.1‬‬
‫دفاتر خاصة بمراقبة االعتمادات المخصصة للفروع‬ ‫‪.2‬‬
‫دفتر خاص لمراقبة المشاريع المبوبة من الباب الرابع‬ ‫‪.3‬‬
‫• يجب أن يتولى شخص مسك الدفتر األول والثاني ويتولى شخص اخر الدفتر الثالث‬
‫لتحقيق الرقابة على االعتمادات‬
‫المصادر‬
‫• المحاسبه الحكوميه للدكتور سلطان بن محمد بن علي السلطان‬
‫• ملخص (المحاسبه الحكوميه ) لالستاذه ايمان العقيل‬