திருக்குறள்

கல்வி - பபொருட்பொல் - குறள் 392

“எண்ணைன்ப ஏமை ணயழுத்ணதன்ப இவ்விரண்டுங்கண்ணைன்ப வாழும் உயிர்க்கு.”

CARE FOR EDUCATION

அமைப்பின் நிதி அனுசரமையுடன்
உயிரிமை தயாரித்து வைங்கும்

MS WORD தமிழில்…
இலவச கற்றல் மகயயடு

வழிகாட்டல் : WheelCare - Germany

உருவாக்கம் : இ.பொக்யலட்சுமி, க.பகிரதன்
எதிர்கொலத்திற்கொன சிறந்த கல்வி!!! Good education for the future!!!
 Microsoft Office அறிமுகம்
இது Microsoft நிறுவனத்தொல் அலுவலக பயன்பொட்டுக்கொக பவளியிடப்பட்ட ஒரு பிரயயொக பென்பபொருள்
(Application Software) ஆகும். Windows and Apple Macintosh கணினிகளுக்கொக உருவொக்கப்பட்டது.

இது பல பதிப்புகளொக (Versions) பவளிவந்துள்ளது.

 Office 1.5 March 4, 1991  Microsoft Office 2000

 Office 1.6  Microsoft Office XP
 Office 3.0  Microsoft Office 2003
 Office 4.0  Microsoft Office 2007
 Office 4.3  Microsoft Office 2010
 Office for NT 4.2  Microsoft Office 2013
 Microsoft Office 95  Microsoft Office 2016
 Microsoft Office 97  Microsoft Office 2019
 Microsoft Office 98(Mac Versions)

2
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Microsoft Office
இது கீயே குறிப்பிடப்பட்டுள்ள Application களள உள்ளடக்கிய ஒரு Package ஆகும்.

Microsoft Word Microsoft Access

Microsoft Excel Microsoft Outlook

Microsoft PowerPoint Microsoft OneNote

Microsoft Publisher

3
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Microsoft Office Package இல் அடங்கியுள்ள
Appilication களின் பயன்பொடுகள்
Microsoft Word
This a Word processing Application. இது Document ஐ உருவொக்கப் பயன்படுகிறது. Resume,
letter, articles, legal documents, Memo, Reports, Advertising, Notice யபொன்றவற்ளற தயொரிக்க
உதவுகின்றது
Microsoft Excel
This a Spreadsheet programming Application (விரிதொள் பென்பபொருள்). Budget(வரவு பெலவு
விபரம். ), graph and Charts, calculations யபொன்றவற்ளற பெய்ய முடியும். அதொவது கணித்தல்
பெயற்பொடுகள், வளரபடங்களள உருவொக்குதல்.

Microsoft PowerPoint
This a Multimedia Presentation Application (பல்லூடக நிகழ்த்துளக பென்பபொருள்).
Slideshows களள(நழுவு படக்கொட்சிகள்) உருவொக்கப் பயன்படுகிறது. அதொவது இது ஒரு
விளக்கக் கொட்சி பென்பபொருள் ஆகும். பதொழில்முளற Slideshows, வியொபொரம், பொடத்திட்டம்
பதொடர்பொன Slideshows களள உருவொக்கிக் கொட்சிப்படுத்தலொம்.

4
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Microsoft Office Package இல் அடங்கியுள்ள
Appilication களின் பயன்பொடுகள்
Microsoft Access
This a Relational Database management system(பதொடர்புளடய தரவுத்தள யெலொண்ளெ
அளெப்பு). தரவுகளள யெமித்தல், மீளப்பபறல் யபொன்ற தரவுத்தள யெலொண்ளெ
பெயற்பொடுகளுக்குப் பயன்படுகிறது. பென்பபொருள் வல்லுநர்களும் தரவு
வடிவளெப்பொளர்களும் application software (பயன்பொட்டு பென்பபொருள்) உருவொக்க இளதப்
பயன்படுத்த முடியும். (Visual Basic மூலம்) . இதன் மூலம் சிறுபதொழில் பெய்பவருக்கு Small
Accounting Package உருவொக்கலொம். Inventory Record, Library Book Record, Daily Sales
Record உருவொக்கிப் பயன்படுத்தலொம்.

Microsoft Outlook
This a personal information manager. It includes an e-mail client, calendar, task manager and
address book. (மின்னஞ்ெல் யெலொண்ளெ பென்பபொருள்). இது மின்னஞ்ெல்களள அனுப்ப, பபற
பயன்படுகிறது. Calendar, task manager, பதொடர்புகள்(Contacts), குறிப்புகள் உள்ளிட்ட பல்யவறு
வளகயொன தனிப்பட்ட தரவுகளள நிர்வகிக்கவும் பயன்படுகிறது.

5
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Microsoft Office Package இல் அடங்கியுள்ள
Appilication களின் பயன்பொடுகள்
Microsoft OneNote
This a Note taking program (குறிப்யபட்டு பென்பபொருள்). நெது அன்றொட பெயற்
திட்டங்களளயும் பணிகளளயும் நிர்வகிப்பதற்கு OneNote பயன்படுகிறது. குறிப்புகளள
பதிந்து ளவக்கவும், ெொணவர்கள் வீட்டுப்பொட பதில்களள OneNote இல் யெமித்து
ளவக்கலொம். ஏற்கனயவ print பெய்யப்பட்ட ஆவணத்தில் ஏயதனும் ெொறுதல் பெய்ய யவண்டி
இருந்தொல், scan பெய்து PDF/JPG வடிவில் இருந்தொல் யவறு OCR software இல்லொெயலயய
OneNote மூலம் text ஐ பிரித்பதடுத்து Word யபொன்ற Application களில் பயன்படுத்திக்
பகொள்ளலொம்.

Microsoft Publisher
This a desktop publishing application. (வடிவளெப்பு பென்பபொருள்). (mostly used for
designing) brochures, Visiting cards, labels, calendars, greeting cards, newsletters, web site,
and postcards யபொன்றவற்ளற வடிவளெக்கப் பயன்படுகிறது.

6
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Microsoft Word – MS Word 2016

கடிதங்கள், அறிக்ளககள், அறிவித்தல்கள், கட்டுளரகள் யபொன்ற ஆவணங்களள (Documents)

தயொரிக்கப் பயன்படுகின்றது.

First Step – Open MS Word 2016

Click on Start button  Select Microsoft Office 2016  Select Word 2016
Start button ஐ Click பெய்து  Microsoft Office 2016 ஐ பதரிவு பெய்து  Word 2016 ஐ Click பெய்து open பெய்க
OR
Click on Start button  Select Word 2016
Start button ஐ Click பெய்து  Word 2016 ஐ Click பெய்து open பெய்க
OR
Double Click on MS Word 2016 shortcut in Desktop
Desktop இல் உள்ள MS Word 2016 shortcut ஐ Double Click பெய்து open பெய்க.

7
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 MS Word 2016 Screen Layout
Quick Access Toolbar
(Can be customized)

Control Menu Access

(Click here)

Ribbon category Tab

Category Groups
Rulers
Tab Selector
Tab Selector:
Show 5 Tab marker
2 Indent markers
Document Window
(Working Space)

Proofing error button

Status bar

8
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 MS Word 2016 Screen Layout
Ribbon Display
Title bar
Options

Ribbon
(Context Sensitive)

Scroll bar

View buttons

Zoom Slider

Read mode view Print Layout view Web Layout view

9
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 MS Word 2016 Backstage view

File tab (menu) ஐ click பண்ணும் யபொது வரும் view. Esc key ஐ அழுத்தி இதிலிருந்து
பவளியயறலொம். அல்லது ஐ அழுத்தி பவளியயறலொம். New, Open, Save, Print, Close
முதலிய options களளக் பகொண்டுள்ளது.

10
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Ribbon category Tab
இது கீழ்வரும் Tab (menu) கமைக் ணகாண்டிருக்கும்.
 Home : Clipboard, Fonts, Paragraph, Styles, Editing யபொன்ற tools ஐ பகொண்டிருக்கும்.

 Insert: Pages, Tables, Illustrations, Add-ins, Media, Links, Comments, Header & Footer, Text, Symbols
யபொன்ற tools ஐ பகொண்டிருக்கும்.

 Design: Documents formatting, Page background யபொன்ற tools ஐ பகொண்டிருக்கும்.

 Layout: Page Setup, Paragraph, Arrange யபொன்ற tools ஐ பகொண்டிருக்கும்.

11
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
  References: Table of Contents, Footnotes, Citations & Bibliography, Captions, Index, Table of
Authorities யபொன்ற tools ஐ பகொண்டிருக்கும்.

 Mailings: Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish யபொன்ற tools ஐ
பகொண்டிருக்கும்.

 Review: Proofing, Insights, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect யபொன்ற tools ஐ
பகொண்டிருக்கும்.

 View: Views, Show, Zoom, Window, Macros யபொன்ற tools ஐ பகொண்டிருக்கும்

12
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Create a New Blank Document – புதிய யகாப்பு ஒன்மற உருவாக்குதல்
Click File tab  Select New  Select Blank Document
(File menu ஐ Click பெய்து New பதரிவு பெய்து
Blank Document ஐ பதரிவு பெய்க.)
OR

Press CTRL+N on the keyboard (CTRL+N ஆகிய இரு key களளயும் ஒன்றொகச் யெர்த்து அழுத்தவும்)
Start a document from a template – ஏற்கையவ வடிவமைக்கப்பட்டுள்ை வடிவம் (வார்ப்புரு) ஒன்மற
ணதரிவு ணசய்து புதிய யகாப்மப உருவாக்க
Click File tab  Select New  Select a template one of the following  Double Click that you want
(File menu ஐ Click பெய்து New பதரிவு பெய்து கீயே யதொன்றும் templates இல் விரும்பியளத பதரிவு
பெய்து Double click பெய்யவும்.)
Open an Existing Document – ஏற்கையவ உருவாக்கி யசமித்து மவத்துள்ை யகாப்பு ஒன்மற திறக்க
Click File tab  Select Open  Select your file

(File menu ஐ Click பெய்து Open பதரிவு பெய்து உங்கள் file ஐ பதரிவு பெய்யவும்.)
OR
Press CTRL+O on the keyboard (CTRL+O ஆகிய இரு key களளயும் ஒன்றொகச் யெர்த்து அழுத்தவும்) 13
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Save a Document – யகாப்பு ஒன்மற யசமித்தல்
Click File tab  Select Save OR Save as  Select File Location ( drive and folder)  Give file name 
 Select File type (File format)  Save
(File menu ஐ Click பெய்து  Save அல்லது Save as பதரிவு பெய்து Directory பதரிவு பெய்து 
File பபயர் பகொடுத்து யகொப்பு வளக பதரிவு பெய்து Save அழுத்தி யெமிக்கவும்)

புதிய யகொப்பு ஒன்ளற முதலில் யெமிக்கும் யபொது Save அல்லது Save as பதரிவு பெய்யலொம். ஏற்கனயவ
யெமித்த யகொப்பில் ெொற்றம் பெய்து யெமிக்க Save பதரிவு பெய்யவும். அளத இன்பனொரு யகொப்பொக யெமிக்க
Save as பதரிவு பெய்யவும்.
OR
Ctrl+s ஆகிய இரு key களளயும் ஒன்றொக அழுத்தவும்.
OR
Quick Access toolbar இல் உள்ள
Save Icon ஐ அழுத்தி யெமிக்கவும்.

MS Word File type (Format) .doc, .docx

Close a Document –யகாப்பு ஒன்மற மூடுதல்

Click File tab  Select Close

(File menu ஐ Click பெய்து Close பதரிவு பெய்யவும்.)

14
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 View Tab

Views Show Zoom Window

Document Views – ஆவைங்கமை (யகாப்புகமை) காட்சிப் படுத்தல்
Document ஐ எப்படி ளவத்துப் பொர்த்துக் பகொள்வது என்பளத View tab இல் பதரிவு பெய்யலொம்.

View Tab  View Group இல் 

Print Layout: Document ஐ Print out இல் ளவத்து பொர்ப்பது யபொல பொர்க்க. Zoom ஐ100% இல் ளவத்து
பொர்க்கும் யபொது பதரிவது தொன் Printed sheet இல் வரும்.

Read Mode: வொசிப்பதற்கு ஏற்றவொறு Full view இல் பதரியும். ஒயர யநரத்தில் இரு பக்கங்களளப் பொர்க்க
உகந்தது. Read Mode இலிருந்து பவளியயற Esc ஐ அழுத்தவும்.

Web Layout: Internet Page இல் நெது page(Document) இருந்தொல் எப்படி பதரியுயெொ அப்படி பதரியும்.

Outline: Bullets வடிவத்தில் ஆவணத்தின் பவளிப்புற வடிவம் யதொன்றும்.

Draft: உளர ( text) பதரியும். படங்கள், layouts பதரியொது.

15
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Inserting Text – எழுத்துக்கமை உள்ளீடு ணசய்தல்
Type Text: cursor ( ) ஐ உரிய இடத்தில் விட்டு Type பெய்யவும்.
Copy and Paste Text: Text ஐ பதரிவு பெய்து அதன் மீது Right click பெய்து Copy பதரிவு பெய்க. உரிய
இடத்தில் cursor ஐ விட்டு Right click பெய்து Paste பெய்க.
OR Ctrl + c அழுத்தி copy Ctrl + v அழுத்தி Paste பெய்க.
OR Home Tab இல் உள்ள பயன்படுத்தலொம்.

Cut and Paste Text: Text ஐ பதரிவு பெய்து அதன் மீது Right click பெய்து Cut பதரிவு பெய்க. உரிய
இடத்தில் cursor ஐ விட்டு Right click பெய்து Paste பெய்க.
OR Ctrl + x அழுத்தி copy Ctrl + v அழுத்தி Paste பெய்க.
OR Home Tab இல் உள்ள பயன்படுத்தலொம்.

Deleting Text – எழுத்துக்கமை அழித்தல்

Backspace Key: cursor இற்கு இடது பக்கமுள்ள எழுத்ளத அழிக்க Backspace Key பயன்படும்.

Delete: cursor இற்கு வலது பக்கமுள்ள எழுத்ளத அழிக்க Delete Key பயன்படும்.
பதரிவு பெய்யப்பட்ட பல எழுத்துக்களள, பெொற்களள அழிக்க Delete Key பயன்படும்
16
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Undo, Redo
Undo: (பெய்தது தவிர்) Document இல் பெய்த ெொற்றங்களள மீளப் பபற (அழிக்க) Undo பயன்படும். Quick
Access Toolbar இல் உள்ள Icon ஐ அழுத்தி அல்லது Ctrl + z அழுத்தி Undo பண்ண முடியும்.
Redo: தவிர்த்தது ணசய் Undo பயன்படுத்தி அழித்தளத பளேய நிளலக்கு பகொண்டு வர Redo பயன்படும்.
Quick Access Toolbar இல் உள்ள Icon ஐ அழுத்தி அல்லது Ctrl + y அழுத்தி Redo பண்ண முடியும்.
இறுதியொகச் பெய்த பெயளல மீண்டும் பெய்யவும் பயன்படும்.
Undo Redo
Move Action
Home key: Line இன் (நிரலின்) பதொடக்கத்துக்கு Cursor ஐ பகொண்டு வருவதற்கு. (Beginning of the Line)
End key: Line இன் (நிரலின்) இறுதிக்கு Cursor ஐ பகொண்டு வருவதற்கு. (End of the Line)
Ctrl + Home key: Document இன் பதொடக்கத்துக்கு Cursor ஐ பகொண்டு வருவதற்கு. (Top of the document)
Ctrl + End key: Document இன் இறுதிக்கு Cursor ஐ பகொண்டு வருவதற்கு. (End of the document)

Ctrl + a: Document முழுவதும் பதரிவு பெய்ய. (Select Entire Document).

Shift + Arrow keys: பல பெொற்களள பதரிவு பெய்ய . Mouse ஆல் Drag பெய்தும் யதளவயொன பகுதிளய
பதரிவு பெய்யலொம்.
ஒரு பெொல்ளலத் பதரிவு பெய்ய அதன் மீது Double Click பெய்யவும்.

ஒரு பந்திளயத் பதரிவு பெய்ய அதன் மீது Triple Click பெய்யவும்.

17
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 HOME Tab
Formatting Text – எழுத்ளத வடிவளெத்தல்

Clipboard, Font, Paragraph, Style, Editing

என்பன Home Tab இல் கொணப்படுகின்றன.

எழுத்துக்களின் வடிவங்களள ெொற்ற Font பகுதி பயன்படும்.
Increase Font Size – எழுத்மத ணபரிதாக்க (மிக >72) Decrease Font Size – எழுத்ளத சிறிதொக்க (மிக<8)
Change the font Size – எழுத்து அைவு ைாற்ற

Change the font type

– எழுத்துரு ைாற்ற
Change Text Color – எழுத்து நிறம் ெொற்ற

Text Effects and Typography Highlight Text– எழுத்து பின்ைணி நிறம் ைாற்ற 18
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Formatting Text – எழுத்ளத வடிவளெத்தல்
Font Styles and Effects – எழுத்துரு பாங்குகள்

Change Case – எழுத்து வமக ைாற்ற

Bold – தடிப்பு(Ctrl+b)
தடித்த எழுத்து

Italic – ெொய்வு (Ctrl+i)

ெொய்ந்த எழுத்து
Clear all formatting –
Underline அடிக்யகொடு (Ctrl+u) வடிவளெப்ளப
எேத்துக்கு கீயே யகொடு பளேய நிளலக்கு பகொண்டு வர

Strikethrough – எழுத்துக்கு குறுக்யக யகாடு Subscript (Ctrl+=) Superscript (Ctrl+Shift++)

எடுத்துக்காட்டு H2O 42

Format Painter : குறிப்பிட்ட ஒரு பகுதியில் (Text) பெய்யப்பட்டிருக்கும் Formatting யவறு பகுதிக்கும்
யதளவ என்றொல் Formatting பெய்யப்பட்ட அந்த Text ஐ பதரிவு பெய்து விட்டு
Home Tab  Clipboard Group  Format Painter  Mouse point ஒரு brush யபொன்று ெொறியிருக்கும்.
Formatting பெய்ய யவண்டிய பகுதிளய அந்த brush ஆல் பதரிவு பெய்தொல் அதுவும் அயத Format இற்கு
ெொறி விடும். 19
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Bulleted and Numbered List
Paragraph Section – பந்திளய, பட்டியளல வடிவளெத்தல்

Bullets – Create a bulleted list Multilevel List– Create a multilevel list to organize
பபொட்டிட்ட(புள்ளியிட்ட) பட்டியல் items or an outline பல நிளலப் பட்டியல் உருவொக்க

Numbering – Create a numbered list

இலக்கமிட்ட பட்டியல் உருவொக்க
Shading – பதரிவு பெய்யப்பட்ட
Sort – பதரிவு பெய்யப்பட்ட
பந்திக்கு, பெொல்லுக்கு பின்னணி
பகுதிளய ஏறுவரிளெப் படுத்தல்
நிறம் பகொடுத்தல்

Border – பதரிவு பெய்யப்பட்ட

பகுதிக்கு border பகொடுத்தல் 20
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Formatting Paragraphs – பந்திளய வடிவளெத்தல்
Change Paragraphs Alignment –
பந்தி யேரமைவு
Align Right (ctrl+R) – பந்திளய
Align Left (ctrl+L) – பந்திளய வலது பக்கம் யநரளெத்தல்
இடது பக்கம் யநரளெத்தல்

Center (ctrl+E) – page இன் நடுயவ

யநரளெத்தல் Justify – (Ctrl+J) ஓரச்சீர்மை. வலது, இடது இரு
பக்கங்களுக்கும் even ஆக (ெெதளெொக) யநரளெத்தல்

21
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Formatting Paragraphs – பந்திளய வடிவளெத்தல்
Indent Paragraphs – பந்திமய உள்தள்ைல்
Decrease Indent – இடது பக்கம் உள்தள்ளல்
Increase Indent – வலது பக்கம் உள்தள்ளல்
Line and Paragraph Spacing –
வரிளெ, பந்தி இளடயிலொன
இளடபவளி

First Line Indent – Hanging Indent – முதல் வரிளெ

முதல் வரிளெ உள்தள்ளல்
தவிர்த்து ெற்ற வரிகளள
உள்தள்ளல்

Left Indent – பதரிவு பெய்த வரிகளள உள்தள்ளல்

22
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Tabs and indents
1. First Line Indent : முதல் வரிளெ உள்தள்ளல். பந்திகளள பதரிவு பெய்து விட்டு First Line
Indent ஐ உள்யள இழுத்து விட்டொல் பந்திகளின் முதல் வரி இடது பக்கம் உள்யள பென்று விடும்.

2. Hanging Indent: முதல் வரிளெ தவிர்த்து ெற்ற வரிகளள உள்தள்ளல். பந்திகளள பதரிவு 1
பெய்து விட்டு Hanging Indent ஐ உள்யள இழுத்து விட்டொல் பந்திகளின் முதல் வரி தவிர்த்து 2
ஏளனயளவ இடது பக்கம் உள்யள பென்று விடும்.
3
3. Left Indent : பதரிவு பெய்த வரிகளள இடது பக்கம் உள்தள்ளல். வரிகளள பதரிவு பெய்து
விட்டு Left Indent ஐ உள்யள இழுத்து விட்டொல் இடது பக்கம் உள்யள பென்று விடும்.
4
4. Right Indent : பதரிவு பெய்த வரிகளள வலது பக்கம் உள்தள்ளல். வரிகளள பதரிவு பெய்து
விட்டு Right Indent ஐ உள்யள இழுத்து விட்டொல் வலது பக்கம் உள்யள பென்று விடும்.

4. Tab: Keyboard இலுள்ள Tab key ஐ அழுத்தும் யபொது 0.5" இடது பக்கம் உள்யள பெல்லும்.
Tab key ஐ அழுத்தும் யபொது குறிப்பிட்ட Position களுக்குச் பெல்ல Ruler இல் அந்த Position
களில் Click பெய்து Indent Marker உருவொக்க யவண்டும். அப்யபொது யபொன்று Indent
Marker யதொன்றும். Ruler இல் Double click பெய்தொல் வரும் window இல் பல Tabs Position
களள Set பெய்யலொம். Tab stop Position இல் இடத்ளத பகொடுத்து Set  Ok . யதளவ இல்ளல
என்றொல் Clear அல்லது Clear All

உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 23

 Styles Group
Home Tab  Font Group இல் பெய்யக் கூடிய Text Formatting ஐ Default ஆக பகொண்டுள்ளது இந்த Styles
Group. விரும்பிய styles ஐ பதரிவு பெய்து எெது ஆவணத்தில் பயன்படுத்திக் பகொள்ளலொம்.

Home Tab  Font Group கீழ் யநொக்கியுள்ள அம்புக்குறிளய Click பெய்து Create Style பதரிவு
பெய்து நொயெ Style create பெய்து யெமித்து ளவத்திருந்து பயன்படுத்தலொம்.

24
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Editing Group
Find (Ctrl+F) – குறிப்பிட்ட ஒரு பெொல்ளல யதடிக்கண்டு பிடித்தல்

Replace - குறிப்பிட்ட ஒரு பெொல்ளல யதடிக்கண்டு பிடித்து இன்பனொரு பெொல்ளல ெொற்றிடுதல்.

Click Home Tab  Click Replace in Editing Group
Go to – பக்க இலக்கம், பகுதி இலக்கம், வரிளெ இலக்கம்
பகொடுத்து குறிப்பிட்ட இடத்துக்கு cursor ஐ பகொண்டு பெல்லல்.

Select (Ctrl+A) – Document முழுவதும்

அல்லது பந்திளய பதரிவு பெய்தல்

25
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Insert Tab

Pages Tables Illustrations Add-ins Media Links Comments Header Text Symbols
& Footer
Pages
Cover Page – Front Page உருவொக்க பயன்படும். Document Name (தளலப்பு), Document type (ஆவண
வளக), Author (உருவொக்கியவர் பபயர்), Create Duration (உருவொக்கிய கொலம்) யபொன்ற Information
(தகவல்களள) பகொண்ட Cover Page ஐ உருவொக்கலொம்.

Click Insert Tab 

Pages பகுதியில் Cover Page பதரிவு 
விரும்பிய வடிவளெப்ளப (Design) பதரிவு

26
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Pages Group
Blank Page – Add a Blank Page anywhere in Document. ஒரு பவற்றுப் பக்கத்ளத ஆவணத்தின்
எப்பகுதியிலொவது யெர்த்துக் பகொள்ள (Add பண்ண) பயன்படும்

Click Insert Tab  Pages பகுதியில் Blank Page பதரிவு

Page Break – குறிப்பிட்ட ஒரு பக்கத்தில் (Pageஇல்) ஒரு குறிப்பிட்ட பந்திக்கு (Paragraph)
அடுத்துள்ளவற்ளற அடுத்த பக்கத்துக்கு பகொண்டு பெல்ல Page Break பயன்படும். Enter key மூலம் அடுத்த
பக்கம் பகொண்டு பென்றொல் Page setup பிளேக்கும்.

குறிப்பிட்ட இடத்தில் Cursor ஐ விட்டு விட்டு (எங்கிருந்து அடுத்த பக்கம் பெல்ல யவண்டுயெொ அந்த
இடத்தில்)Click Insert Tab  Pages பகுதியில் Page Break பதரிவு

(Ctrl + Return key (Enter Key ))

27
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Tables
Add a Table – அட்டவமை ஒன்மற உருவாக்க பயன்படும்.

Click Insert Tab  Table Group இல் யதளவயொன Rows

(கிளடவரிளெ), Columns(பநடுவரிளெ) களள Mouse ஆல்
drag பெய்து பதரிவு பெய்யலொம்.

Insert Table – Insert Tab  Table Groupஇல்  Insert Tab

Number of Columns : …
Number of Rows : … யதளவயொன அளவு பகொடுத்து
உருவொக்கி பகொள்ளலொம்.

Insert Tab  Table Groupஇல்  Draw Table

அட்டவளணளய வளரந்து பகொள்ளலொம்.

Insert Tab  Table Groupஇல்  Excel Spreadsheet

Excel விரிதொள் பகொண்டு வரலொம்.

Insert Tab  Table Groupஇல்  Quick Tables

Built In (ஏற்கனயவ வடிவளெக்கப்பட்ட) ஆகவுள்ள tables design
களள (Templates)பதரிவு பெய்து உருவொக்கி பகொள்ளலொம்.
28
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Table Tools
Table ஐ create பெய்த பின் Menu Tab இல் இறுதியில் Design, Layout ஆகிய இரு Tabs புதிதொக
வந்திருக்கும்.

Table tools இல் Design Tab இல் வந்துள்ள Styles ஐ பகொடுத்து அேகொக்கிக் பகொள்ளலொம் .

Table tools இல் Layout Tab இல் Insert row & column, Delete row & column, Merge, Split
யபொன்றவற்ளறப் பயன்படுத்திக் பகொள்ளலொம்.

29
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Illustrations Group
படங்கள், வடிவங்கள், விளக்கப்படங்கள், SamrtArt, Screenshot யபொன்றவற்ளற எெது ஆவணத்தில்
இளணத்துக் பகொள்ள Illustrations Group பயன்படும்.
Pictures: (Insert Images) Document இல் படங்களள இளணத்துக்
பகொள்ள இது பயன்படும்.
Insert Tab  Illustration Group இல்  Pictures 
படத்ளத பதரிவு பெய்து  Insert.

Online Pictures: (Find and insert pictures from a variety of

online source) Document இல் Websites இலுள்ள
படங்களள MS Word இல் இருந்தவொயற பபற்று
இளணத்துக் பகொள்ள இது பயன்படும். ( இதற்கொக தனியொக
Internet யபொய் படங்களளத் யதடத் யதளவ இல்ளல.)
Insert Tab  Illustration Group இல்  Online Pictures 
படத்தின் தளலப்ளபக் பகொடுத்து யதடி  படத்ளத பதரிவு பெய்து
(Tick Checkbox)  Insert.

Screenshot: (Take a Screenshot) Screenshot ஓன்ளற எடுத்து Document இளணத்துக் பகொள்ள இது பயன்படும்.
Insert Tab  Illustration Group இல்  Screenshot  Screen Clipping யதளவயொனளத Screenshot எடுத்து
இளணத்துக்பகொள்ளவும். (யதளவயொன இடத்தில் யதளவயொனளத Screenshot எடுத்துக் பகொள்ளலொம்.)
30
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Picture Tools

Pictures, Online Pictures, Screenshot ஆகிய ஏதொவது ஒன்றின் மூலம் படம் ஒன்ளற
இளணத்த பின் Menu Tab இல் Format என Picture Tools Tab யதொன்றியிருக்கும்.

அந்த Tools பயன்படுத்தி Picture Adjust (நிறம் ெொற்றல்,...), Picture Styles(Change

Image frame), Picture Border(border size,color…) , Picture Effects, Picture Layout, Alter
Text(Picture Description), Position (படம் பக்கத்தின் (Image will appear on the page) எந்த
இடத்தில் வரயவண்டும்) , Wrap Text (படத்துக்கு அருகிலுள்ள எழுத்துக்களின் அளெவிடம்),
Align, Rotate(படத்ளத சுேற்ற), Crop(யதளவயில்லொத பகுதிளய பவட்டி அகற்ற) , Bring
Forward, Send Backward யபொன்றவற்ளறச் பெய்து பகொள்ளலொம்.

படத்ளத சுற்றி எழுத்துக்கள் எந்த வடிவத்தில் வரயவண்டும்

என்பளத தீர்ெொனிக்க Edit Wrap Points பயன்படும்.
Format  Wrap Text  Edit Wrap Points  படத்தில்
யதொன்றியுள்ள Points ஐ Mouse ஆல் drag பெய்து வடிவத்ளத
தீர்ெொனிக்கலொம்.

31
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Illustrations Group
Shapes: (Draw a Shape) Document இல் வட்டம், நட்ெத்திரம், அம்புக்குறி,
உளரப்பபட்டி(Dialog box) யபொன்ற வடிவங்களள வளரந்து பகொள்ள இது பயன்படும்.
Insert Tab  Illustration Group இல்  Shapes  வடிவத்ளத பதரிவு பெய்து 
Document இல் Mouse ஆல் drag பெய்து குறிப்பிட்ட உருவத்ளத வளரந்து பகொள்ளவும்.

Drawing Tools - Format

SmartArt: (Insert a SmartArt Graphic) Document இல் Diagram(வளரபடங்களள)

இளணத்துக் பகொள்ள இது பயன்படும்.
Insert Tab  Illustration Group இல்  SmartArt  Diagram பதரிவு
பெய்து  Ok.
SmartArt Tools – Design, Format

32
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Illustrations Group
Chart: (Add a Chart) Document இல் Chart ( விளக்கப்படங்களள) இளணத்துக்
பகொள்ள இது பயன்படும்.
Insert Tab  Illustration Group இல்  Chart  யதளவயொன Chart பதரிவு பெய்து  Ok.

Excel Spreadsheet உடன் link ஆகித்தொன் Chart வரும். அதொவது Excel

விரிதொளும் யெர்ந்து வரும். அதில் Chart இற்குரிய புள்ளிவிபரங்களளக்
பகொடுத்து (Details) chart ஐ உருவொக்கலொம்.
Menu Tab இல் Design, Format என இரு Chart Tools Tab
யதொன்றியிருக்கும். அவற்ளற Click பெய்து Chart இன் Design, Format
களள ெொற்றிக் பகொள்ளலொம்.

Chart Tools - Design , Format

33
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Add-ins Group - Wikipedia
Wikipedia: (Find and quote related information from Wikipedia) Document இல்
உள்ள விடயங்களுடன் பதொடர்புளடய தகவல்களள Wikipedia இலிருந்து பபற்று
Document உடன் இளணத்துக் பகொள்ள இது பயன்படும்.
Insert Tab  Add-ins Group இல்  Wikipedia  தளலப்ளபக் பகொடுத்து
யதடி  தகவல்கள், படங்களள யதளவயொனளத copy and Paste பெய்து
பகொள்ளலொம்.

Media Group – Online Video

Online Video : (Find and insert videos from a variety of online source) online இல்
உள்ள video ஒன்ளற Document உடன் இளணத்துக் பகொள்ள இது பயன்படும்.
Insert Tab  Media Group இல்  Online Video  From a
Video Embed Code இல் YouTube இல் பபற்ற Embed Code ஐ
Paste பெய்க.

அல்லது
YouTube என்பதற்கு பக்கத்தில் உள்ள Input box இல் விடயத்
தளலப்ளபக் பகொடுத்து யதடி இளணக்கலொம்.

YouTube பென்று யதளவயொன embed ஐ copy பெய்க. (YouTube

Video வின் கீழுள்ள share button click  Click Embed  COPY
34
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Links Group
Hyperlink: (Ctrl+k) (Create a link in our document for quick access to webpages and
files) நெது Document இற்கு ஒரு File or Folder or Webpage ஐ இளணத்துக் பகொள்ள (Link
பெய்து ளவத்துக்பகொள்ள) Hyperlink பயன்படும்.
Document இலுள்ள ஒரு பெொல்ளலத் பதரிவு பெய்து Insert Tab  links Group இல் 
Hyperlink  (அல்லது குறிப்பிட்ட பெொல்லின் மீது Right click  Hyperlink அல்லது
Ctrl+k) வரும் Window இல் File or Folder ஐ பதரிவு பெய்து  OK.

குறிப்பிட்ட பெொல் underline உடன் நீல நிறெொக ெொறும். அதன்மீது Mouse pointer ஐ
பகொண்டு பெல்லும் யபொது link ஐ கொட்டும். Ctrl ஐ அழுத்தியவொறு Click பெய்தொல் link
Open ஆகும். அல்லது குறிப்பிட்ட பெொல்லின் மீது Right click  Open Hyperlink
Bookmark: ஆவணத்தில் குறிப்பிட்ட இடத்ளத அளடயொளப்படுத்தி ளவக்க
Bookmark உதவும். (Document எதுவளர படிக்கப்பட்டது என்று குறித்து ளவக்க)
Document இலுள்ள ஒரு பெொல்ளலத் பதரிவு (இடத்ளத) பெய்து Insert Tab  links Group
இல்  Bookmark  வரும் Window இல் Bookmark Name பகொடுத்து  Add
Bookmark ணசல்ல - (Document Close பெய்து open பண்ணும் ெந்தர்ப்பத்தில்)
Insert Tab  links Group இல்  Bookmark  வரும் Window இல் Bookmark Name பதரிவு  Go to
Bookmark ணசய்த இடத்தில் [….] அமடயாைம் யதான்ற யவண்டுைாைால் கீயை உள்ைவாறு
ணசய்யவும்.
File Options  Advanced  Show document content என்பதின் கீழுள்ள Show bookmarks
என்பளத tick  Ok 35
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Links Group
Cross-reference: இதுவும் Bookmark யபொன்றது தொன். Hyperlink பயன்படுத்தி external File or Folder இற்கு link
பகொடுப்பது யபொல Cross-reference பயன்படுத்தி குறிப்பிட்ட document இற்குள்யளயய Pages இற்கு link
பகொடுக்கலொம். பல பக்கங்களளக் பகொண்ட ஆவணம் ஓன்றின் யதளவயொன பக்கம் ஒன்ளற உடனடியொக அணுக இது
உதவியொய் இருக்கும்.
முதலில் 2 Columns, 4 Rows (யதளவயொன rows) பகொண்ட Table ஒன்ளற
உருவொக்கவும்  Description, Pages என Column Headings பகொடுக்கவும்.
 Link பகொடுக்க யவண்டிய Page களின்
Heading களுக்கு Heading1 or Headin2 என ஏதொவது same Styles (Home tab
 Styles Group) பகொடுக்கவும். 
Table cell இல் cursor ஐ விட்டு  Insert Tab  Links Group இல்  Cross-
reference  Reference type: இல் Heading உம் Insert reference to: இல்
Heading text  Select பெய்த Headings கீயே For which heading:
பகுதியில் யதொன்றும். Heading Select  Insert.  2 ஆவது cell இல்
cursor விட்டு Heading Select  Insert  3 ஆவது cell இல் cursor விட்டு
Heading Select  Insert பின்பு
Insert reference to: இல் Page number பகொடுத்து விட்டு Table இல் References Tab Captions Group இல்  Cross-reference
Heading இற்கு யநயர அடுத்த Column இலுள்ள cell இல் cursor விட்டு
 cross-reference window இல் ஒவ்யவொரு Heading ஆக Select  Insert
அந்தந்த Heading இற்குரிய Page number Table இல் யதொன்றியிருக்கும்.
யதளவயொன யபொது Table இலுள்ள Heading ஐ அல்லது Page number ஐ Ctrl அழுத்திக் பகொண்டு click பெய்தொல்
உடனடியொக அந்த பக்கத்துக்கு பெல்ல முடியும்.
36
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Header & Footer Group
Header: (Headers help you to repeat content at the top of every page) ஆவணத்தின் ஒவ்பவொரு
பக்கத்தின் யெல் பகுயில் அதொவது ஆவணத்தின் அளனத்து பக்கத்திலும் ஆவணம் பற்றிய ஏதொவது
ஒரு விடயத்ளதக் கொட்ட (தளலயங்கம், எழுத்தொளர், திகதி யபொன்றவற்ளற) Header உதவும்.
Insert Tab  Header & Footer Group இல்  Header  Built in ஆக உள்ள Header Designs
வரும். விரும்பியளத பதரிவு பெய்து  Header இல் வரயவண்டியளதக் பகொடுத்து 
ஆவணத்தில் click பெய்தொல் அளனத்துப் பக்கத்திலும் Header வந்திருக்கும்.

Footer: (Footers help you to repeat content at the bottom of every page) ஆவணத்தின்
ஒவ்பவொ Footer ரு பக்கத்தின் கீழ் பகுயில் அதொவது ஆவணத்தின் அளனத்து பக்கத்திலும்
ஆவணம் பற்றிய ஏதொவது ஒரு விடயத்ளதக் கொட்ட (நிறுவனத்தின் பபயர், E-mail, Website
யபொன்றவற்ளறக் கொட்ட ) Footer உதவும்.
Insert Tab  Header & Footer Group இல்  Footer  Built in ஆக உள்ள Footer Designs
வரும். விரும்பியளத பதரிவு பெய்து (யெயல Header பகொடுத்திருந்தொல் அயத Design)
Footer இல் வரயவண்டியளதக் பகொடுத்து  ஆவணத்தில் click பெய்தொல் அளனத்துப்
பக்கத்திலும் Footer வந்திருக்கும்.
Page Number: (Number the pages on your document) ஆவணத்தில் உள்ள பக்கங்களுக்கு
பதொடர் இலக்கமிட இது பயன்படும்.
Insert Tab  Header & Footer Group இல்  Page Number  இலக்கம் வரயவண்டிய
அளெவிடத்ளத (Position) பதரிவு பெய்யவும்.
Insert Tab  Header & Footer Group இல்  Page Number  Remove Page Numbers 37
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Text Group
Text Box: Document Text இற்கிளடயய சில Text ஐ வியெடெொக கொட்ட
யவண்டுெொயின் அல்லது ஏதொவது tips பகொடுக்க Text Box உதவும். Page இல்
விரும்பிய இடங்களில் Text ஐ Add பண்ண இது உதவும். Shapes யபொன்று தொன்.
Insert Tab  Text Group இல்  Text Box  Built in ஆகவுள்ள Text Box Designs
யதொன்றும். விரும்பியளத பதரிவு பெய்து. Text ஐ add பெய்து பகொள்ளலொம்.
Drawing Tools – Format Tab யதொன்றியிருக்கும். Text Box Format ஐ
விரும்பியவொறு ெொற்றிக் பகொள்ளலொம்.

Quick Parts: Letter pad, or Paragraph யபொன்றவற்ளற create பெய்து ளவத்து விட்டு
யதளவயொன யபொது Insert பெய்து பகொள்ள, பபரிய வெனங்களுக்கு Short name
பகொடுத்து ளவத்திருக்க நிறுவனத்தின் முகவரி யபொன்றவற்ளற பதிந்து ளவத்திருந்து
பயன்படுத்த Quick Parts உதவும்.
Quick Parts AutoText : Letter pad, Templates
யபொன்றவற்ளற உருவொக்கி ளவத்திருந்து யதளவயொன
இடத்தில் பயன்படுத்தலொம்
யதளவயொன பகுதிளய பதரிவு பெய்த பின்னர்
Insert Tab  Text Group இல்  Quick Parts  Auto Text  Save
Selection to Auto Text Gallery  Name பகொடுத்து  Ok
யதளவயொன யபொது பயன்படுத்த
Insert Tab  Text Group இல்  Quick Parts  Auto Text  யதளவயொனளத
பதரிவு பெய்க. அல்லது குறிப்பிட்ட பபயளரக் பகொடுத்து F3 அழுத்துக.
38
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Text Group
Quick Parts Document Property : நிறுவனத்தின் பபயர், முகவரி, மின்னஞ்ெல்,
புத்தகெொயின் தளலப்பு, பவளியீடு யபொன்றவற்ளற பதிந்து ளவத்திருந்து யதளவயொன
இடத்தில் பயன்படுத்தலொம்
Insert Tab  Text Group இல்  Quick Parts  Document Property  Company
Name or Company Address (யதளவயொனளத பதரிவு)  Details பகொடுத்து 
Enter
யதளவயொன யபொது பயன்படுத்த உரிய இடத்தில் cursor ஐ விட்டு.
Insert Tab  Text Group இல்  Quick Parts  Document Property 
யதளவயொனளத பதரிவு பெய்க. (Company Name or Company Address or Author)

Quick Parts Save Selection to Quick Part Gallery : பபரிய வெனங்களுக்கு சிறிய
பெொற்களள பபயரொக பகொடுத்து யெமித்து ளவத்திருந்து, யதளவயொனயபொது அந்த Short
Name ஐ பகொடுத்து அந்த வெனத்ளத பபறலொம். எடுத்துக் கொட்டொக It என பகொடுத்தொல்
Information Technology என வரச் பெய்யலொம்.
யதளவயொன பகுதிளய பதரிவு பெய்த பின்னர்
Insert Tab  Text Group இல்  Quick Parts  Save Selection to Quick Part Gallery
 Name , பகொடுத்து  Ok
யதளவயொன யபொது பயன்படுத்த
Short Name பகொடுத்து f3 அழுத்தினொல் வெனம் வந்துவிடும். அல்லது Insert Tab 
Text Group இல்  Quick Parts  Auto Text  யதளவயொனளத பதரிவு பெய்க.
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 39
 Text Group
Quick Parts Field : Date, Time யபொன்றவற்ளற இளணத்துக் பகொள்ள இது
உதவும்.
Date இளணக்க உரிய இடத்தில் cursor ஐ விட்டு
Insert Tab  Text Group இல்  Quick Parts  Field  வரும் Window இல்
Categories: Date and Time  Field names: Date  Date Formats பதரிவு  Ok

Quick Parts இல் உள்ளளத Page Header ஆக பயன்படுத்த

Insert Tab  Text Group இல்  Quick Parts  குறிப்பிட்ட Quick Parts ஐ
Right Click  Insert at Page Header

Quick Parts Building Block Organizer :

Quick Parts இல் set பெய்தளவ இதில்
தொன் Store ஆகியிருக்கும்.

அவற்ளற Edit, Delete, பண்ண

Insert Tab  Text Group இல்  Quick
Parts  Building Blocks Organizer 
Edit Properties அல்லது Delete Close 40
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Text Group
WordArt: தளலயங்கம் யபொன்ற Text ஐ அேகு படுத்த பயன்படும்.
Insert Tab  Text Group இல்  WordArt  விரும்பிய Styles பதரிவு  வரும்
Text box இல் Text ஐ type பண்ணவும்.
அல்லது பெொல்ளலத் பதரிவு பெய்து
Insert Tab  Text Group இல்  WordArt  விரும்பிய Styles பதரிவு
பெய்யவும்.
Drawing Tools – Format Tab யதொன்றியிருக்கும். WordArt Design ஐ விரும்பியவொறு ெொற்றிக் பகொள்ளலொம்.

Text Effect
Text Direction
Shape Outline
Shape Effects

41
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Text Group
Drop Cap: ஒரு பந்திக்கு (Paragraph) ஓரு எழுத்ளத (முதலொவது) பபொதுவொக
(பபரிதொக) ளவத்துக் பகொள்ளல். அதொவது, அேகுக்கொக ஒரு எழுத்ளத மிகப் பபரிதொக
குறிப்பிட்ட வரிகளுக்கு பபொதுவொக உருவொக்க இது உதவும். (Just for Decoration)

Insert Tab  Text Group இல்  Drop Cap 

Dropped : Drop Cap பெய்த எழுத்து Paragraph இற்கு உள்யளயய இருக்கும்

In margin : Drop Cap பெய்த எழுத்து Margin இற்குள் இருக்கும்

Drop Cap Option : Default ஆகவுள்ள Options ஐ எெது யதளவக்கு ஏற்ப ெொற்றி
அளெக்க
Position : Dropped, In Margin
Font : Drop Cap எழுத்தினது(Text) Font type ஐ ெட்டும் ெொற்றிக்பகொள்ள
Lines to drop : Drop Cap வர யவண்டிய வரிளெகளின் எண்ணிக்ளகளய
ெொற்றிக்பகொள்ள (Default ஆக 3 Lines இருக்கும். Max = 10)
Distance from text : Drop Cap எழுத்துக்கும் ஏளனய எழுத்துக்களுக்கும்
இளடயய உள்ள இளடபவளிளய(Spacing) ெொற்றிக்பகொள்ள

None : Drop Cap யதளவயில்ளல என்றொல் None பகொடுக்கவும்.

42
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Text Group
Signature Line: Document இல் ளகபயழுத்து இட யவண்டி இருப்பின் அந்த
இடத்ளத அளடயொளப் படுத்தி கொட்ட இது உதவும்.
Insert Tab  Text Group இல்  Signature Line  வரும் Window
Suggested signer : ளகபயழுத்து இட யவண்டியவர் பபயர்
Suggested signer’s title : ளகபயழுத்து இட யவண்டியவர் பதவி ok.

Date & Time: Document உருவொக்கிய Date & Time இளணக்க இது உதவும்
Insert Tab  Text Group இல்  Date & Time  வரும் Window
Available formats , Language பதரிவு பெய்து ok.

Object: யவணறாரு Document இல் save பெய்து ளவத்துள்ள Text ஐ Current

Document இற்கு (தற்யபொளதய ஆவணத்துக்கு) பகொண்டு வர Object பயன்படும்.
Insert Tab  Text Group இல்  Object  Text from File  Select File From
Location  Insert
43
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Symbols Group
Equation: கணித வினொத்தொள் (புத்தகம்) யபொன்றவற்ளற உருவொக்கும் யபொது ெென்பொடுகளள
இளணக்க Equation பயன்படும்.
Insert Tab  Symbols Group இல்  Equation  யதளவயொன Built in Design
பதரிவு பெய்யவும்
நொயெ ெென்பொடுகளள உருவொக்கிக் பகொள்ள
Insert Tab  Symbols Group இல்  Equation  Insert New Equation 
Textbox வரும். யதளவயொன ெென்பொடுகளள உருவொக்கலொம்.

Equation Tools – Design Tab யதொன்றியிருக்கும். Equation ஐ விரும்பியவொறு

ெொற்றிக் பகொள்ளலொம்.

Symbol: (Add symbols they are not in your keyboard.) வியெட அளடயொளங்களள
(சின்னங்கள்) insert பெய்து பகொள்ள

Insert Tab  Symbols Group இல்  Symbol  Symbol பதரிவு பெய்யவும்

இல்லொவிட்டொல் More Symbols  வரும் Window இல் பதரிவு பெய்யவும் .
44
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Design Tab

Document Formatting Page Background

Document Formatting
Themes : இலகுவொக Document இன் Colors, Font, Styles யபொன்றவற்ளற ெொற்றி கவர்ச்சிகரெொன ஆவணம்
ஒன்ளற தயொரிக்க இது உதவும். Themes பதரிவு பெய்தொல் Typing ெட்டும் பெய்து மிக இலகுவொக அேகொன
ஆவணத்ளத உருவொக்கலொம். ஆனொல், Home Tab இல் உள்ள Styles பயன்படுத்தியிருந்தொல் ெட்டுயெ Themes
பயன்படுத்தலொம். Styles பயன்படுத்தி இது Title இது Heading இது Sub heading என பதரிவு பெய்து விட்டு
Themes பதரிவு பெய்தொல் யபொதும்.
Design Tab  Document Formatting Group இல்  Themes  விரும்பிய Themes பதரிவு
பெய்யவும்.
Colors : Themes நிறம் ெொற்ற
Fonts : Themes Font type ெொற்ற
Paragraph Spacing : Themes பந்தி இளடபவளிகளள ெொற்ற

இயத Theme யவறு Document இற்கும் பயன்படுத்த விரும்பிைால் யசமித்து மவத்துக் ணகாள்ைலாம்.
Design Tab  Document Formatting Group இல்  Themes  Save Current Theme
45
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Design Ribbon – Page Background
Watermark: Document இற்கு பின்னொல் faded ஆக (ெங்கி பதளிவற்று ) இடம்பபற்றிருக்கும்
(Apply ஆகி) Text or Image Watermark எனப்படும். Copyright அதொவது Privacy maintain இற்கொக
பயன்படுத்துவது. இது என்னுளடய ஆவணம் (Document) என Copyright (பதிப்புரிளெ)
கொட்டிக்பகொள்ள இளத பயன்படுத்துகியறொம். நிறுவனத்தின் பபயர், இலச்ெளன (Logo), வொெகங்கள்
யபொன்றவற்ளற Watermark ஆக பயன்படுத்தலொம்.
Design Tab  Page Background Group இல்  Watermark  Built in ஆகவுள்ள Watermark
பதரிவு பெய்யலொம்.
எெது Image, Text ஐ Watermark ஆக பயன்படுத்த ...
Design Tab  Page Background Group இல்  Watermark  Custom Watermark.
Image - Picture watermark tick பெய்து  Select Picture (Watermark ஆக்க யவண்டிய
படத்ளத பதரிவு பெய்து Insert)  Scale ெொற்ற யவண்டுெொயின் ெொற்றி  Washout Tick
பண்ணொவிட்டொல் Watermark solid ஆக (பெறிவொக) printout இல் வரும்  Ok
Text - Text Watermark tick பெய்து  Language(எந்த பெொழியில்), Text (Watermark ஆக
வரயவண்டிய பெொல்), Font(எழுத்துரு வளக), Size(அளவு Auto is ok), Color (நிறம் Gray is good),
Semitransparent tick பண்ணொவிட்டொல் Watermark solid ஆக (பெறிவொக) printout இல் வரும்.
Layout (Diagonal – குறுக்கொக, Horizontal-கிளடயொக)  Ok
Watermark யவண்டொம் என்றொல்...
Design Tab  Page Background Group இல்  Watermark  Remove Watermark.
* Watermark பயன்படுத்திய Document ஐ PDF ஆக Save பண்ண யவண்டும்.
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 46
 Design Ribbon – Page Background
Page Color : (Document Background Color) ஆவணத்தின் பின்னணி நிறம் ெொற்றிக் பகொள்ள இளத
பயன்படுத்தலொம்.
Design Tab  Page Background Group இல்  Page Color  Color பதரிவு பெய்யவும்.

Page Borders : (Document Border)

Design Tab  Page Background Group இல்  Page Border 
Border : (Paragraph இற்கு ெட்டும்)
Page Border : (Page இற்கு)
Setting இல் Box, Shadow, 3-D, Custom இதில் ஏதொவது ஒன்ளற பதரிவு பெய்யவும்
Style – Border Style பதரிவு பெய்யவும்
Color – Border Color (நிறம்)
Width – Border Width (Thickness - தடிென்)
Art – யகொடு தவிர யவறு Design (ClipArt Format யபொன்று) Border வரயவண்டுெொனொல்
இளத பதரிவு பெய்யவும்
Apply to இல் : Border எந்த பகுயில் வரயவண்டும் என்பளத பதரிவு பெய்யவும்
ஆவணம் முழுவதும் என்றொல் Whole document
பதரிவு பெய்த பகுதிக்கு ெட்டும் (Section Break பயன்படுத்தி பிரித்திருந்தொல்) This section
முதல் பக்கத்துக்கு ெட்டும் This Section – First page only
முதல் பக்கம் தவிர ஏளனய பக்கங்களுக்கு This Section – All except first page
47
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Layout Tab

Page Setup Paragraph Arrange

Page Setup
Margin: (Adjust margin) ஆவணத்தின் பக்க ஓரங்களின் அளவுகளள
ெொற்றியளெக்க பயன்படும்.
Layout Tab  Page Setup Group இல்  Margin  Built in ஆகவுள்ள
Margin பதரிவு பெய்யலொம். அல்லது Custom Margins பதரிவு பெய்யலொம்
Orientation: (Give your pages a Portrait or Landscape) ஆவணத்தின்
பக்கங்கள். நிளலக்குத்தொகவொ (portrait ) கிளடயொகவொ (landscape) யதொன்ற
யவண்டும் என வளரயறுக்க உதவும்.
Layout Tab  Page Setup Group இல்  Orientation 
Portrait அல்லது Landscape பதரிவு பெய்யவும்
Size: (Choose a paper size for your Document) ஆவணப் பக்கத்தின் அளளவ
தீர்ெொனிக்க உதவும்.
Layout Tab  Page Setup Group இல்  Size  Size பதரிவு பெய்யவும் (Default ஆக Letter இருக்கும். A3,A4, A5,B5, Legal)
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
48
 Layout Tab
Column: (Split your text into two or more columns) Text ஐ column களொக பிரிக்க உதவும்.
Layout Tab  Page Setup Group இல்  columns  columns எண்ணிக்ளக, வளக பதரிவு பெய்யவும்
Margin, Orientation, Paper Size முதலிய அமைத்து Options உம் ஓயர இடத்தில் set பண்ை

Layout Tab  Page Setup Group இல் வலது கீழ் மூளலயில் உள்ள சிறிய அம்புக்குறிளய அழுத்தி OR
Layout Tab  Page Setup Group இல்  Margin  Custom Margins பதரிவு பெய்து
எல்லொ Settings ஐயும் ஒன்றொக பெய்து பகொள்ளலொம்.
Breaks: (Insert Page and Section Breaks) Page Break, Section Break, Column Breaks
முதலியவற்ளற பகொடுக்கலொம்.
Layout Tab  Page Setup Group இல்  Breaks  யதளவயொனளத பதரிவு பெய்யவும்
(Or Ctrl + Enter key)
Line Numbers: (Show Line Numbers) வரிகளுக்கு இலக்கமிட
Layout Tab  Page Setup Group இல் Line Numbers
Hyphenation : Alignment Justify ஆக இருக்கும் யபொது
(குறிப்பொக Columnsஇல்) பெொற்களுக்கு இளடயய அதிக
இளடபவளி இருக்கும். பெொற்களள பநருக்கி, யதளவயொயின்
பெொற்களள பிரித்து Hyphen Mark (-) இட பயன்படும்.
Layout Tab  Page Setup Group இல்  Hyphenation  (Automatic is best)
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 49
 References Tab

Table of Contents Footnotes Citations & Captions Index Table of Authorities

Bibliography
Table of Contents: Document இன் ஒவ்பவொரு Heading உம் எந்த பக்கத்தில் இடம்பபற்றுள்ளது
என்ற விபரங்களளக் பகொண்ட Table. அதொவது பபொருளடக்க அட்டவளண. (Index Page)
Home Tab இல் உள்ை Styles பயன்படுத்தியிருந்தால் ைட்டுயை அமவ Title, Sub Title, Heading1, Heading2 எை
எடுத்துக்ணகாள்ளும். இல்லாவிட்டால் Table of Contents பகொடுக்கும் யபொது ‘No table of contents entries found’ என வரும்.
References Tab  Table of Contents Group இல் Add text மூலமும் Level ணதரிவு ணசய்து தமலயங்கம் ணகாடுக்கலாம்.
முதல் பக்கத்தில் (First Page) Cursor ஐ விட்டு
References Tab  Table of Contents Group இல் Table of Contents விரும்பிய Format பதரிவு பெய்யவும்.
Page Numbers, Title, Heading யபான்றவற்மற ைாற்றியிருந்தால் அந்த ைாற்றம் Table of Contents இல் வர (Update ஆக)
References Tab  Table of Contents Group இல்  Update Table 
Update page numbers only – Page Number இல் ஏற்பட்ட ெொற்றம் ெட்டும் Update
Update entire table – அளனத்து ெொற்றங்களும் Update
Table of Contents இல் உள்ை Page Number அல்லது Heading ஐ Click ணசய்தால் அந்த இடத்துக்கு (Page இற்கு) ணசல்லலாம்

Table of Contents யவண்டாம் என்றால்

References Tab  Table of Contents Group இல்  Remove Table of Contents
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
50
 References Tab
Footnotes: (அடிக்குறிப்புகள்) Document இலுள்ள குறிப்பிட்ட பெொல்லின் அர்த்தம், விளக்கம்,
ஒத்தபெொல் யபொன்றவற்ளற பதிந்து ளவக்க உதவும். பெொல் உள்ள அயத பக்கத்தில் (Page Foot இல் )
எழுதி ளவத்தொல் Footnotes, ஆவணத்தின் இறுதிப் பக்கத்தில் (Document End இல்) எழுதினொல்
Endnote.
Footnote இட யவண்டிய பெொல் அருயக Cursor ஐ விட்டு
References Tab  Footnotes Group இல் Insert Footnote Page foot இல் Type பண்ணக் கூடிய box வரும்.
Word பற்றிய Information ஐ எழுதிக்பகொள்ளவும்.

Endnote இட யவண்டிய பெொல் அருயக Cursor ஐ விட்டு

References Tab  Footnotes Group இல் Insert Endnote
Note பகொடுத்த பெொல் அருயக இலக்கம் அல்லது சிறப்பு குறியீடு
யதொன்றியிருக்கும். அதற்கு யெல் Mouse Point பகொண்டு பென்றொல் நொம்
பகொடுத்த Message பதரியும். அளடயொளத்தின் மீது Click பெய்தொல்
Information இற்கு பெல்லும். Information மீது Click பெய்தொல் Word
இற்கு பெல்லும்.

Next Footnote: (Footnotes, Endnotes Navigation ) எங்பகங்யக Footnotes பயன்படுத்தியிருக்கியறொம்

என்று அடுத்தடுத்த Footnote ஐ ஒவ்பவொன்றொக பொர்ளவயிட
References Tab  Footnotes Group இல்  Next Footnote ( Dropdown box Click)

உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 51

 References Tab
Show Notes: (Footnotes, Endnotes Navigation) Footnotes word ஐயும் Information
(Message) ஐயும் பொர்ளவயிட
References Tab  Footnotes Group இல்  Show Notes
View footnote area வொ
View endnote area வொ என பதரிவு பெய்க.

(ஒரு தடளவ click பண்ணும் யபொது Word ெறு தடளவ click பண்ணும் யபொது
Information)

Footnotes Custom பண்ண

References Tab  Footnotes Group இல் வலது கீழ் மூளலயில் உள்ள சிறிய அம்புக்குறிளய
அழுத்தி
Location: Footnotes, Endnotes அளெவிடம் Set பண்ண

Footnote layout: Footnotes, Endnotes ஐ எத்தளன Columns ஆக யபொடுவது என Set பண்ண

Footnote layout: Footnotes, Endnotes format Set பண்ண (இலக்கம், யறொென் இலக்கம்,
ஆங்கில எழுத்து, குறியீடுகள்)

உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 52

 References Tab
Citations & Bibliography: குறிப்பிட்ட ஆவணத்தின் தகவல்களள எங்கிருந்து
பபற்றுக் பகொண்யடொம் என்ற தகவல்களள குறிப்பிட உதவும்.
முதலில்
Manage Sources
References Tab  Citations & Bibliography Group இல்  Manage Sources 
New  Source Details பகொடுத்து  Tag name பகொடுத்து Ok.
அளனத்து Source ஐயும் ஒவ்பவொன்றொக Add பெய்து பகொள்ளவும்.
Insert Citation:குறிப்பிட்ட பந்தி, பகுதி தகவல்களின் Source குறிப்பிட
References Tab  Citations & Bibliography Group இல்  Insert Citation
 Manage Sources இல் நொம் Add பெய்தளவ யதொன்றும்
 பதரிவு பெய்து Add பெய்து பகொள்ளவும்.
Bibliography : Document படிப்பவர்கள் Insert Citation மூலம் [1],[2] என
குறிப்பிடப்படும் Source Details பொர்க்க Bibliography பயன்படும். ஆவணத்தின்
இறுதிப் பக்கத்தில் Cursor விட்டு
References Tab  Citations & Bibliography Group இல்  Bibliography 
பிடித்த Design பதரிவு பெய்து  Insert

Style : Citations & Bibliography இற்கு என்று standard Style இருக்கின்றது. ஆவணத்தின் உள்ளடக்கத்தின் வளகக்கு ஏற்ப
standard Style பதரிவு பெய்ய யவண்டும். 53
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 References Tab
Captions: (Label your picture or object) ஆவணத்தில் இடம்பபற்றுள்ள படங்கள், வடிவங்கள்,
அட்டவளணகள், வளரபுகள், Equation யபொன்றவற்றுக்கு பபயரிட (Label) உதவும்.
Insert Caption Caption இடயவண்டியளத பதரிவு பெய்த பின்
References Tab  Captions Group இல்  Insert Caption
 Label இல் Figure (Table, Equation) என்று இருக்கும் ெொற்ற விரும்பினொல் New label Click
பெய்து ெொற்றவும்  Figure 1, 2, 3… என இருக்கும் Caption ஐ ெொற்ற விரும்பினொல்
ெொற்றலொம் (Label இற்கு ஏற்ப ெொறும்)
 Position இல் Above selected item அல்லது below selected item பகொடுத்து  Ok.
Insert Table of Figures: (Add a list of captioned objects and their page numbers.)
Captions இன் பட்டியலும் பக்க இலக்கமும் பகொண்ட அட்டவளண தயொரிக்க உதவும். (In Last page)
References Tab  Captions Group இல்  Insert Table of Figures வரும் Window இல் Picture
Caption ெட்டும் என்றொல் Caption label இல் Figure பதரிவு பெய்யவும். (Equation, Table)  Ok
அளனத்து Captions உம் வரயவண்டும் என்றொல் Table of Figures window இல் Options Click 
Style tick பெய்து அதில் Caption பதரிவு பெய்து Ok  Ok

Table of Figures இல் உள்ள Page Number அல்லது Caption ஐ Ctrl+ Click பெய்தொல் அந்த
இடத்துக்கு (Page இற்கு)பெல்லலொம். (இலகுவொக Navigate பெய்து பகொள்ள முடியும்.)
54
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 References Tab
Captions:
Update Table: Captions இல் ெொற்றியிருந்தொல் அந்த ெொற்றம் Table of Figures இல் வர
(Update ஆக) Table of Figures ஐ பதரிவு பெய்து
References Tab  Captions Group இல்  Update Table 
Update page numbers only – Page Number இல் ஏற்பட்ட ெொற்றம் ெட்டும் Update
Update entire table – அளனத்து ெொற்றங்களும் Update
Cross-reference: பந்தியில், குறிப்பிட்ட படம், அட்டவளண, உருவப் படம்
யபொன்றவற்ளற பொர்ளவயிட பெொல்ல உதவும் Link உருவொக்கலொம். (பந்தியில்
உருவொகியிருக்கும் Caption label ஐ Click பெய்து அந்த இடம் பெல்லலொம்). குறிப்பிட்ட
இடத்தில் cursor விட்டு...
References Tab  Captions Group இல்  Cross-reference  வரும் window இல்
Reference type: (Figure, Equation, Table…)
Insert reference to: caption இன் எந்த பகுதி வரயவண்டும்.( Only label and number,..)
For which caption: எதற்குரிய(எந்த) Caption என பகொடுத்து (Table1, Table3…)
 Insert  உருவொகியிருக்கும் caption link பிரத்தியயகெொக கொட்ட format பெய்து பகொள்ளவும். (Refer)
Ctrl+Click மூலம் இலகுவொக Navigate பெய்து பகொள்ள முடியும்

55
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 References Tab
Index: குறிப்பிட்ட பெொற்கள் ஆவணத்தில் எந்பதந்த பக்கத்தில் (Page No) வந்திருக்கின்றன என்ற
விபரப்பட்டியல் அகர வரிளெப்படி ஆவணத்தின் இறுதிப் பக்கத்தில் இடப்படும். அதுயவ Index.
Mark Entry: Index இல் வரயவண்டிய பெொற்களளத் பதரிவு பெய்ய இது பயன்படும். B
body,paragraph,26-27
பெொல்ளலத் பதரிவு பெய்து விட்டு References Tab  Index Group இல்  Mark Entry  bracketed ellipsis,200
british Engilish, 42-44, 104,211,
Index : Index இல் வரயவண்டிய பெொல். (பதரிவு பெய்த பெொல் வந்திருக்கும்.) 214-215

C
Options: Current page பகொடுத்தொல் current page இல் குறித்த பெொல் எங்பகல்லொம் இருக்யகொ Capitalization, 132-135, 161,198
206-207
எடுத்துக் பகொள்ளும். Cardinal numbers, 65-66
Clauses
Page number format: Page number Bold , Italic ஆக யவண்டும் என்றொல் பதரிவு பெய்யலொம். adverb,165

Mark All : குறித்த பெொல் எங்பகல்லொம் இருக்யகொ அங்பகல்லொம் Mark வந்துவிடும்.

Mark: ஒரு தடளவ ெட்டும் Mark வரும்.
* window close பண்ணொெல் அடுத்த பெொல்ளல Double click பெய்து ெறுபடியும் உள்யள வந்தொல் (Mark Index
Entry window உள்யள (clickபெய்தொல் )) அந்த பெொல் அங்யக வந்திருக்கும்
* ¶ இளத (Paragraph marker) Home Tab இல் Show / Hide பெய்து பகொள்ளலொம். (Ctrl+Shift+*)
Insert Index: Document last page யபொய் cursor விட்டு...
References Tab  Index Group இல் Insert Index  Columns எண்ணிக்ளக பகொடுத்து
Language பதரிவு பெய்து Formats பதரிவு பெய்து (Classic, Fancy)  யதளவ என்றொல்
Right align page numbers என்பளத tick பெய்து Tab leader உம் பகொடுக்கலொம் Ok
Update Index : Mark Entry மூலம் புதிய பெொற்களள index இற்கு பதரிவு பெய்திருந்தொல் அந்த
ெொற்றம் Index இல் வர (Update ஆக) Index ஐ பதரிவு பெய்து
References Tab  Index Group இல் Update Index
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
56
 References Tab
Table of Authorities: Category wise ஏதொவது Records ஐ Maintain பண்ண யவண்டும் என்றொல்
இது உதவும். அதொவது வளகப்படுத்தளல அடிப்பளடயொகக் பகொண்டு அட்டவளணப் படுத்தல்
Mark Citation: Table of Authorities இல் வரயவண்டிய பெொற்களள வளகப் படுத்த இது
பயன்படும்.
பெொல்ளலத் பதரிவு பெய்து விட்டு References Tab  Table of Authorities Group இல் 
Mark Citation  : Category எெக்கு ஏற்றது இல்லொவிட்டொல் Click Category Button 
வரும் Window இல் ஒரு Category ஐ பதரிவு பெய்து Edit பெய்து Replace  Ok 
பின்பு எெது பெொல்லுக்கொன Category பதரிவு பெய்து Mark

Short Citation, Long Citation பகொடுத்துக் பகொள்ளலொம்.

Insert Table of Authorities : Category Table Create பண்ண
ஒவ்பவொரு பெொற்களொக வளகப்படுத்திய (Category Mark Citation பெய்த) பின்னர்
References Tab  Table of Authorities Group இல் Insert Table of Authorities 
Category: எந்த Category இற்கு Table of Authorities (All, …) பண்ண யபொயறொம் என பதரிவு
Tab leader : யதளவ எனில் பதரிவு பெய்யவும்
Formats : விரும்பிய வடிவம் பதரிவு பெய்யவும் (Classic, Simple, …) Ok

Update Table : Mark Citation மூலம் புதிய பெொற்களள பதரிவு பெய்திருந்தொல் அந்த ெொற்றம்
Authorities Table இல் வர (Update ஆக) Table ஐ பதரிவு பெய்து
References Tab  Table of Authorities Group இல் Update Table
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 57
 Mailings Tab

Create Start Mail Merge Write & Insert Field Preview Results Finish
Mail Merge: (Create one Document (Letter, Envelopes, Label) and send it to multiple
people) குறிப்பிட்ட ஒரு விடயத்ளதக் (உள்ளடக்கத்ளத) பகொண்ட கடிதத்ளத பலருக்கு பல
கடிதங்களொக உருவொக்கி அனுப்ப இது உதவும்.
முதலில் கடிதத்ளத தயொரித்து யெமித்து ளவத்துக் பகொள்ள யவண்டும்.
அடுத்து பபயர் முகவரி பட்டியல் தயொரித்து ளவத்துக் பகொள்ளவும். (MS Access, Excel)
Select Recipients: பபயர் முகவரி பட்டியல் உருவொக்க, உருவொக்கியளத பபற பயன்படும்.
Mailings Tab  Start Mail Merge Group இல் Select Recipients  Type a New List 
வரும் window இல் Customize columns Click  இதில் யதளவயில்லொத Field ஐ
அழித்து(Delete), பபயர் ெொற்றி (Rename), புதிதொக யெர்த்து (Add) ெொற்றிய பின் Ok
யெர்த்து பபயர், முகவரிகளள Enter பெய்து Ok  File Name பகொடுத்து Save
(MS Access file (.mdb) ஆக save ஆகும்)
கடிதத்ளத திறந்து ளவத்துக் பகொண்டு
Mailings Tab  Start Mail Merge Group இல் Select Recipients  Use an Existing
List  யெமித்து ளவத்த பபயர், முகவரி பட்டியல் உள்ள .mdb file பதரிவு Preview
Result Group இல் பட்டியல் (Records) வந்திருக்கும்
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 58
 Mailings Tab
Insert Merge Field
Mailings Tab  Write & Insert Fields Group இல் Insert Merge Field 
அதன் கீழ் Dropdown ஆக அல்லது window இல் வரும் Fields ஐ பதரிவு
பெய்து insert பெய்து பகொள்ளவும்  Fields ஐ ெரியொன இடங்களில் விட்டுக்
பகொள்ளவும்.
Preview Results
Preview Results Group இல் Preview Results ஐ Click பெய்தொல் எத்தளன
Address Records இருக்கின்றயதொ அத்தளனக்கும் கடிதம் உருவொகியிருக்கும். 
Preview Results Group இல் உள்ள Preview, Next Buttons
Click பெய்து கடிதங்களளப் பொர்க்கலொம்.
Finish & Merge: (Choose how you want to complete the mail merge) எந்த வடிவத்தில் Mail
merge பூர்த்தியொக்க யவண்டும் என இதில் யதர்வு பெய்யலொம்.
Individual ஆக edit பெய்ய (தனித் தனி கடிதங்களொக உருவொக்க)
Mailings Tab  Finish Group இல் Finish & Merge  Edit Individual Documents 
எந்த Records இற்குரியளவ என பதரிவு பெய்து (All) Ok
யநரடியொக Print எடுத்துக் பகொள்ள
Mailings Tab  Finish Group இல் Finish & Merge  Print Documents  எந்த
Records இற்குரியளவ என பதரிவு பெய்து (All) Ok
E-mail ஆக அனுப்ப
Mailings Tab  Finish Group இல் Finish & Merge  Send Email Message
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 59
 Mailings Tab
Envelopes : நிறுவனத்தின் முகவரி, பணியொளர் முகவரியுடன் Envelopes உருவொக்க
Mailings Tab  Create Group இல் Envelopes 
Delivery address – பபறுநர் முகவரி (Employee Address) (யதளவ எனில்)
Return address – அனுப்புநர் முகவரி ( Company Address) 
Click Options  Envelope size பகொடுத்து Delivery address Font format,
Return address Font format (Font type, color,…) ஆகியவற்ளற ெொற்ற
விரும்பினொல் ெொற்றி Ok  Add to Document

Label : நிறுவனத்தின் முகவரி Label ஒன்ளற உருவொக்க

Mailings Tab  Create Group இல் Labels 
Address பகுதியில் முகவரி பகொடுத்து (Use return address Tick பெய்தொல் Envelopes இற்கு
பகொடுத்த return address இங்யக வரும் 
Print பகுதியில் Full page of the same label என்பளத Tick பெய்யவும்  Options  Labels
size பகொடுத்து (30 per page – width:2.63)  Ok 
New Document Click பெய்தொல் ஒரு A4 தொளில் 30 labels வந்திருக்கும்.

60
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Mailings Tab
Label
ஒரு Sheet இல் ஒன்றுக்கு யெற்பட்ட Mail merge. (எடுத்துக் கொட்டுக்கு Label Create
பெய்து பொர்க்கலொம்)
Mailings Tab  Start Mail Merge Group இல் Start Mail Merge  Labels 
Paper size பதரிவு பெய்யவும் (ஒரு தொளில் பல labels வரக் கூடிய ெொதிரி Ok
Document (A4 size) 2 A5ஆக பிரிந்து வந்திருக்கும்.
முதலொவது Page ஐ (பகுதிளய) ெட்டும் Design பெய்து பகொள்ளவும்.
Mailings Tab  Start Mail Merge Group இல் Start Mail Merge 
Select Recipients  Use an Existing List  Details யெமித்து ளவத்து
உள்ள Access அல்லது Excel file ஐ open 
Mailings Tab  Write & Insert Fields Group இல் 
Insert Merge Field  Fields Insert பெய்து உரிய இடங்களில் இழுத்து
விட்டு Design பெய்து பகொள்ளவும். 
Mailings Tab  Write & Insert Fields Group இல் 
Update Labels 

Preview Results Group இல் Preview Results

Mailings Tab  Finish Group இல் 

Finish & Merge  Edit Individual Documents
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 61
 Mailings Tab
Greeting Line: Dear Sir or Madam இளணக்க பயன்படும்.
Mailings Tab  Write & Insert Fields Group இல் 
Greeting Line  Greeting line format பதரிவு பெய்க.

Find Recipient : குறிப்பிட்ட ஓருவரின் கடிதத்ளத யதடி பபற பயன்படும்.

Preview Results Group இல் Preview Results  Find Recipient 
Find:பபயர், ெொவட்டம் என ஏதொவது தரவு பகொடுத்து யதடலொம்.
All fields: அளனத்து fields இலும் யதட
This field: குறிப்பிட்ட field ஐ பதரிவு பெய்து யதட Find Next
Edit Recipient List: பபயர், முகவரி பட்டியலில்
Mail merge பெய்ய யதளவயில்லொதவற்ளற
பதரிவிலிருந்து நீக்க இளத பயன்படுத்தலொம்.
Mailings Tab  Start Mail Merge Group இல் 
Edit Recipient List 
யதளவ இல்லொதவற்ளற Uncheck பெய்க.
Sort: பட்டியளல அகர வரிளெப்படுத்த
Filter: நிபந்தளனக்கு ஏற்ப குறிப்பிட்ட
விபரங்களள ெட்டும் வடிகட்டி எடுக்க
Find duplicates: Duplicate விபரங்களள
கண்டுபிடிக்க 62
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 Mailings Tab
Step-By-Step Mail Merge Wizard : Mail Merge பெய்ய இலகு வழி.
முதலில் கடிதத்ளத தயொரித்து யெமித்து ளவத்துக் பகொள்ள யவண்டும்.
அடுத்து பபயர் முகவரி பட்டியல் தயொரித்து ளவத்துக் பகொள்ளவும். (MS Access, Excel)
Mailings Tab  Start Mail Merge Group இல் Step-By-Step Mail Merge Wizard
Mail Merge எனும் Wizard வலது பக்கம் வந்திருக்கும். 6 Steps (6 படிமுளறகள்) இருக்கும் 
Step 1: Select document type - ஆவணவளக பதரிவு –Letters (Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels, Directory) 
Step 2: Select starting - document எந்த Document இல் பெய்யப் யபொகின்யறொம் என பதரிவு
Use the current document 
Step 3: Select recipients – பபறுநர் பபயர் முகவரி பட்டியல் பதரிவு – ஏற்கனயவ உருவொக்கியிருந்தொல்
Use an Existing list பதரிவு பெய்து Browse click பெய்து பட்டியளல எடுத்துக்
பகொள்ளவும் அல்லது Type a new list பதரிவு பெய்து உருவொக்கிக் பகொள்ளவும் 
Step 4: Write your letter – கடிதம் Type பெய்ய யவண்டும். ஏற்கனயவ பெய்திருந்தொல்,
Address block Click பெய்து, Match Fields Click பெய்து, எெது Address list Field names ஐ
required Fields உடன் Match பெய்து Ok Ok, பகொடுத்து Address block ஆக யபொடலொம்
அல்லது More items Click பெய்து Address List Fields ஒவ்பவொன்றொக எடுத்து உரிய இடத்தில்
விடலொம் , Greeting line யதளவ எனின் Click பெய்து எடுத்து உரிய இடத்தில் விட்டு, 
Step 5: Preview your letters – Address block Tag, Greeting line tag, Field Tags ஐ Preview கொட்டும்
அதொவது கடிதங்களின் Preview (Recipient list ெொற்ற யவண்டும் எனில் Edit recipient list) 
Step 6: Complete the merge. Print பகொடுத்து கடிதங்களள Print எடுக்கலொம் அல்லது Edit individual letter
பகொடுத்து அளனத்து கடிதங்களளயும் பபற்று யெமித்து பகொள்ளலொம்
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 63
 Review Tab

Proofing Speech Language Comments Tracking Changes Compare Protect Ink

Spelling & Grammar (F7): ஆவணத்தில் (Document) உள்ள பெொற்பிளே (Spelling mistake),
இலக்கண பிளேகளள (Grammatical mistakes), யெலதிக இளடபவளிகளளயும் (Extra spaces)
கண்டறிந்து திருத்திக் பகொள்ள இது உதவும்.
Review Tab  Proofing Group இல்  Spelling & Grammar  வலது பக்கத்தில் Wizard யதொன்றும்.
அதில் ஒவ்பவொரு Spelling mistake word உம் ( எழுத்துப் பிளே உள்ள பெொற்களும்) யதொன்றி
அதனுடன் பதொடர்புளடய ெரியொன பெொற்களளயும் கொட்டும். ெரியொன பெொல்ளலத் பதரிவு பெய்து 
Change பகொடுக்கவும். (Speaker Click பெய்து Play பெய்தும் பொர்க்கலொம். ) . அளனத்து Spelling
mistake, Grammatical mistakes யும் ஒவ்பவொன்றொக கொட்டும். ஒவ்பவொன்றொக Change or Ignore
பெய்து பகொள்ளலொம்.
Ignore : (பபொருட்படுத்தொெல் விடு). தமிழ்ச் பெொற்களள பிளே என கொட்டும் யபொது ignore
பெய்யலொம். (பபயர்கள், ஊர் பபயர்கள் Spelling mistake கொட்டும்)
Add : பபயர்கள், ஊர் பபயர்கள் , தமிழ்ச் பெொற்களள பிளே என கொட்டும் யபொது Add click பெய்து அச் பெொற்களள
Dictionary இல் இளணத்து விட்டொல் பின்பு error (பிளே) கொட்டொது.
பெொற்பிளேகளின் கீழ் சிவப்பு நிற யகொடுகளும், இலக்கண பிளேகள், யெலதிக இளடபவளிகள் எனின் நீல நிற
யகொடுகளும் யதொன்றும். அவற்ளற Right Click பெய்தும் பிளேகளள திருத்திக் பகொள்ளலொம்.
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 64
 Review Tab
Add to Dictionary: பபயர்கள், ஊர் பபயர்கள் பிளே என கொட்டும் யபொது Add to
Dictionary click பெய்து அச் பெொற்களள Dictionary இல் இளணத்து விட்டொல் எெது
Word Dictionary அது ஒரு English word ஆக இளணக்கப்படும். பின்பு error (பிளே)
கொட்டொது. ஆனொல், யவறு ஒரு Computer இல் அந்த Document Open பண்ணும் யபொது
அந்த Dictionary இல் அந்த பெொல் Add பண்ணொததொல் error கொட்டும். அவ்வொறு
கொட்டொெல் பெய்ய
File  Options  இடது பக்கம் Proofing Click பெய்து வலது பக்கம் கீயே
உள்ள Hide spelling errors in this document only, Hide grammar errors in this
document only ஆகிய இரண்ளடயும் tick பெய்து விடவும்.

Thesaurus : இது ஒரு Dictionary யபொன்றது. ஓரு பெொல்ளலத் பதரிவு பெய்து Thesaurus
click பெய்தொல் அந்த பெொல்லுடன் பதொடர்புளடய பெொற்கள் அளனத்ளதயும் கொட்டும்.
குறிப்பிட்ட பெொல்ளலத் பதரிவு பெய்த பின்
Review Tab  Proofing Group இல்  Thesaurus அந்தச் பெொல்லுடன்
பதொடர்புளடய பெொற்களின் பட்டியல் வலது பக்கத்தில் யதொன்றும்.

Word Count : இது எெது ஆவணத்தில் (Document) அல்லது பக்கத்தில் (Page)

எத்தளன பக்கம்(Page), எத்தளன பெொற்கள் (Words), எழுத்துகள் (Characters), பந்திகள்
(Paragraphs), வரிளெகள் (Lines) உள்ளன என்பளத கண்டறிய உதவும்.
Review Tab  Proofing Group இல்  Word Count அந்தச் பெொல்லுடன்
பதொடர்புளடய பெொற்களின் பட்டியல் வலது பக்கத்தில் யதொன்றும்.

உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 65

 Review Tab

MS Word 2019 ஆனது Review Rippon இல் Read Aloud, Accessibility Checker ஆகிய Commands உள்ளது,
Read Aloud: (Speak selected text) பதரிவு பெய்யப்பட்ட பகுதியில் உள்ள வரிகளள வொசித்துக் கொட்டும்.
வரிகளள பதரிவு பெய்த பின்
Review Tab  Speech Group இல்  Read Aloud 
Accessibility Checker: பொர்ளவ அற்றவர்கள் உட்பட அளனவரும் பயன்படுத்தக் கூடிய ெொதிரி
எெது ஆவணம் (Document) உள்ளதொ என பரியெொதிக்க இது உதவும்.
Review Tab  Accessibility Group இல்  Accessibility Checker  வலது பக்கத்தில் ஒரு
Window யதொன்றி Image இற்கு Alternative Text இடவில்ளல, எழுத்து நிறம் பதளிவில்லொெல்
உள்ளது யபொன்ற தவறுகளளச் சுட்டிக் கொட்டும். ெரி பெய்து பகொள்ளலொம்.
Speak: Read Aloud யபொன்று MS Word 2016 இல் Speak உள்ளது. இளத Quick Access
Toolbar இல் ளவத்திருந்து பயன்படுத்த
File Tab  Options  Quick Access Toolbar  அல்லது Quick Access Toolbar இல்
உள்ள சிறிய அம்புக் குறிளய அழுத்தி More Commands பதரிவு பெய்து...
Choose Command from: இல் All Commands  Commands இல் Speak என்பளத
பதரிவு பெய்து Add  Ok
இப்யபொது Quick Access Toolbar இல் Speak Command வந்திருக்கும். வொசிக்க
யவண்டிய வரிகளள பதரிவு பெய்து Speak Click பெய்தொல் வொசித்து கொட்டும்.
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 66
 Review Tab
Translate: இதன் மூலம் Document இல் உள்ள விடயங்களள யவறு பெொழிக்கு (எந்த
பெொழியில் எனினும்) பெொழி பபயர்ப்புச் பெய்யலொம்.
Translate Document: Document முழுவதும்
Translate Selected Text: குறிப்பிட்ட பகுதிளய ெட்டும் பெொழிபபயர்த்துக் பகொள்ளலொம்.
Review Tab Language Group இல்  Translate வலது பக்கத்தில் யதொன்றும் window
இல் எந்த பெொழியிலிருந்து (From) எந்த பெொழிக்கு (To) ெொற்ற யவண்டும் என்பளத பதரிவு
பெய்யலொம். பெொழிபபயர்த்து வந்தளத Document இற்கு insert பெய்து பகொள்ளலொம் அல்லது
Copy பெய்து யவறு இடத்தில் பயன்படுத்தலொம்.

Language: என்ன பெொழியில் Document Type பெய்ய யபொகின்யறொம், எந்த பெொழியில் Spelling
& Grammar Proofing பொர்க்க யவண்டும் என்பளத set பெய்ய உதவும்.
Review Tab Language Group இல்  Language Set Proofing Language

Review Tab Language Group இல்  Language Language Preferences

உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 67

 Review Tab
Comments: ஆவணம், அதிலுள்ள பகுதிகள், பெொற்கள் பற்றி குறிப்பு எழுதி ளவக்க உதவும்.
பெொல்ளலத் பதரிவு பெய்து
Review Tab Comments Group இல்  New Comment புதிய குறிப்ளப எழுதிக் பகொள்ளவும்.
Review Tab Comments Group இல்  Delete  Comments ஐ அழிக்க
Review Tab Comments Group இல்  Previous, Next  முன்யன, பின்னொல் உள்ள Comment பெல்ல
Review Tab Comments Group இல்  Show Comments Tracking Group இல் Simple Markup என்பது பதரிவொகி
இருக்கும் யபொது இது Active ஆகும். இளத Click பெய்தொல் Comments அளனத்தும் பதரியும்.
Track Changes: இளத Apply பெய்த பின் Document இல்
யெற்பகொள்ளும் ெொற்றங்கள் Track பெய்யப்படும். Simple Markup, All
Markup, No Markup, Original யபொன்றவற்ளற Click பெய்து
ஒவ்பவொன்றொக படிப்படியொக நொம் பெய்த ெொற்றங்களளப் பொர்க்கலொம்.

Review Tab Tracking Group இல்  Track Changes 

Review Tab Tracking Group இல்  Track Changes  Original – Track changes Apply பெய்த
முன்பு இருந்த நிளல
Review Tab Tracking Group இல்  Show Markup  இதில் Track changes விபரங்களள எந்த
வடிவத்தில், என்ன விபரத்ளத கொட்ட யவண்டும் என பதரிவு பெய்து பொர்க்கலொம்.
Review Tab Tracking Group இல்  Reviewing Pane  Track changes விபரங்களள Vertical
ஆகவொ, Horizontal ஆகவொ பொர்க்கப் யபொகின்யறொம் என இதில் பதரிவு பெய்யலொம்

உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 68

 Review Tab
Changes: Track changes Apply பெய்த பின்னரொன ெொற்றங்களள Accept, Reject பெய்து
பகொள்ளலொம்.
Review Tab Changes Group இல்  Accept – ெொற்றங்களள ஏற்றுக்பகொள்ளல்
Review Tab Changes Group இல்  Reject – ெொற்றங்களள நிரொகரித்தல்
Review Tab Changes Group இல்  Previous, Next – முன்ளனய, அடுத்த ெொற்றங்களுக்கு பெல்ல

Compare: இரு Documents ஐ ஒப்பிட்டு (Compare பெய்து) பொர்க்கப்

பயன்படும்.
Review Tab  Compare Group இல் Compare Compare
ஒப்பிட யவண்டிய இரு ஆவணங்களளயும் பதரிவு பெய்து Ok

Protect: Documents ஐ பொர்க்க ெட்டும் முடியும். (Read Only) edit பெய்ய முடியொதவொறு
கடவுச் பெொல் பகொடுத்து பொதுகொக்க உதவும்.
Review Tab  Protect Group இல் Restrict Editing
 வலது பக்கம் யதொன்றும் window இல் என்பனன்ன அனுெதி
பகொடுக்கப யபொகின்யறொம் என்று tick, select பெய்து 
Yes, Start Enforcing Protection  Password பகொடுத்து Ok
Protection stop ணசய்ய
Review Tab  Protect Group இல் Restrict Editing 
வலது பக்கம் யதொன்றும் window இல் Stop Protection  Password பகொடுத்து  Ok
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 69
 View Tab

Views Show Zoom Window

Document Views – ஆவைங்கமை (யகாப்புகமை) காட்சிப் படுத்தல்
Document ஐ எப்படி ளவத்துப் பொர்த்துக் பகொள்வது என்பளத View tab இல் பதரிவு பெய்யலொம்.

View Tab  View Group இல் 

Print Layout: Document ஐ Print out இல் ளவத்து பொர்ப்பது யபொல பொர்க்க. Zoom ஐ100% இல் ளவத்து
பொர்க்கும் யபொது பதரிவது தொன் Printed sheet இல் வரும்.

Read Mode: வொசிப்பதற்கு ஏற்றவொறு Full view இல் பதரியும். ஒயர யநரத்தில் இரு பக்கங்களளப் பொர்க்க
உகந்தது. Read Mode இலிருந்து பவளியயற Esc ஐ அழுத்தவும்.

Web Layout: Internet Page இல் நெது page(Document) இருந்தொல் எப்படி பதரியுயெொ அப்படி பதரியும்.

Outline: Bullets வடிவத்தில் ஆவணத்தின் பவளிப்புற வடிவம் யதொன்றும்.

Draft: உளர ( text) பதரியும். படங்கள், layouts பதரியொது.

70
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 View Tab
View Tab  Show Group இல் 

Ruler: Margin set பண்ணக்கூடிய Ruler களளக் பகொண்டிருக்கும்.

Gridlines: படம் யபொன்றவற்ளற ெரியொன Position இல் set பண்ண (யநர் பொர்க்க) உதவும்
Gridlines (கட்டக் யகொடுகள்) யதொன்றும்.

Navigation Pane: இடது பக்கத்தில் Navigation Pane யதொன்றும். அதில்

Headings : ஆவணத்தில் உள்ள தளலயங்கங்களள கொட்டும்
Pages: Thumbnails வடிவத்தில் பக்கங்கள் யதொன்றும். பதரிவு பெய்த பக்கம் பபரிதொகவும்
ஏளனய பக்கங்கள் இடது பக்கத்தில் சிறிதொகவும் யதொன்றும்.
Results : Navigation pane இல் யதடும் pictures, Tables, comments யபொன்றவற்றின் பட்டியல்
யதொன்றும்
View Tab  Zoom Group இல் 
Zoom: Zoom (அளவு) கூட்டி குளறத்து பொர்க்க.
One Page: ஒவ்பவொரு பக்கெொகப் பொர்க்க
Multiple Pages: பல பக்கங்களொகப் பொர்க்க
Page Width: Full Page ஆக பொர்க்க

உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 71

 View Tab
View Tab  Window Group இல் 
New Window: குறிப்பிட்ட ஆவணத்ளத இன்பனொரு நகலொக(Copy Document) புதிய
Window இல் திறக்கும் . அவற்றில் ஏதொவது ெொற்றம் பெய்து யவறு புதிய File ஆக
யெமித்துக் பகொள்ளலொம்.
Arrange All: Open பெய்து ளவத்திருக்கும் அளனத்து Word Documents ஐயும் ஒன்றன்
கீழ் ஒன்றொக வரிளெ ஆக்கி (Arrange) ஒயர பொர்ளவயில் பொர்க்க இது பயன்படும்.
Split: பல Window களொக பிரித்து பொர்க்க பயன்படும்.
View Tab  Window Group இல்  Split
View Tab  Window Group இல்  Remove Split
View Side by Side: இரு Documents ஐ பக்கம் பக்கெொக (Side by side) திறந்து
ளவத்திருந்து ஒப்பிட்டு (Compare) பொர்க்க இது பயன்படும்.

Synchronous Scrolling: பக்கம் பக்கெொக (Side by side) திறந்து ளவத்திருக்கும் இரு

Documents ஐ யும் ஒயர தடளவயில் scroll பெய்து பொர்க்க இது பயன்படும்.

Reset Window Position: Window ஐ பளேய நிளலயில் (Position) விட இளத Click பெய்யவும்.

Switch Windows: Open பெய்து ளவத்திருக்கும் அடுத்தடுத்த Word Documents window களுக்கு
பெல்ல Switch Windows ஐ click பெய்து Document Name ஐ பதரிவு பெய்யவும்.

72
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan
 View Tab
Macros: ஒரு யவளலளய திரும்ப திரும்ப பெய்ய யவண்டி இருந்தொல் அந்த யவளலளய ஒரு Micro
ஆக Record பெய்து ளவத்திருந்து யதளவப்படும் யபொது Run பெய்து பகொள்ளலொம். Micro run பெய்ய
custom Shortcut key யும் ளவத்துக் பகொள்ளலொம். ஓரு Shortcut key இல் பல யவளலகள் பெய்து
பகொள்ளக் கூடிய ெொதிரி உருவொக்கிக் பகொள்ளலொம்.
Document ஒன்ளற தயொரிக்கத் பதொடங்கும் யபொது பெய்யும் Page Setting Formatting யவளலகளுக்கு
ஒரு Micro உருவொக்குவது எப்படி என்று பொர்க்கலொம்.
Blank Document ஒன்ளற திறந்து
View Tab  Macros Group இல்  Macros Records Macro  Micro name பகொடுக்க
யவண்டும். (இளடபவளி இல்லொெல் எ.கொ. pageSetup Keyboard click வரும் window
இல் Press new shortcut key என்பதில் ஏற்னயவ Assign பெய்யப் படொத Shortcut key ஆக பகொடுக்க
யவண்டும். (Ctrl+A, Ctrl+P யபொன்றன தவிர்த்து) எ.கொ Alt+A பகொடுத்து  (Alt keyளயயும் a key
ளயயும் ஒன்றொக யெர்த்து அழுத்த யவண்டும்.) Assign  Close. Close பெய்தவுடன் micro recording
ஆரம்பித்து விடும். எனயவ என்ன பெய்தொலும் clean ஆக பெய்ய யவண்டும்.
Layout  Margin  Narrow
Layout  Size  A4
Design  Page Border  Shadow  Color blue  Width 3pt
Design  Watermark  Custom Watermark  Text watermark  Uyirilai
இவற்ளற எல்லொம் Micro record பெய்து பகொண்டிருக்குெ.
அளனத்து Setting உம் முடிந்தவுடன்
View Tab  Macros Group இல்  Macros Stop Recording 
நொம் உருவொக்கிய Micro ஐ பயன்படுத்த Blank Document ஒன்ளற திறந்து Alt+A என்ற Shortcut
பகொடுத்தொல் அளனத்து Setting உம் இந்த Document இற்கு வந்து விடும்.
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 73
 Document Printing
Print: (Print a Document) ஒரு ஆவணத்ளத தொளில் அச்சுப் பதித்தல்.
முதலில் Layout பென்று Margin, Orientation, Paper Size முதலியவற்ளற Setup
பெய்ய யவண்டும்.

File Tab  Print  அல்லது Ctrl+P

Copies: (Number of copies) எத்தளன நகல்கள் அச்பெடுக்க யவண்டும்
Printer: Select Printer Name அச்சுப் பபொறிளய பதரிவு பெய்தல்
Page Range: எந்த பக்கத்ளத அச்பெடுக்க யவண்டும்
Print One Sided : தொளின் ஒரு பக்கத்தில் ெட்டும் அச்பெடு
Collate: பல நகல்கள் எடுக்கும் யபொது உதொரணெொக 5 பிரதி
Collated பதரிவு பெய்தொல் 1,2,3,4 என முதலில் அளனத்து பக்கங்களளயும்
Print பெய்து விட்டுமீண்டும் 1,2,3,4 என Print பெய்யும்…
Uncollated பதரிவு பெய்தொல் முதலில் பக்கம் 1 ஐ 5 நகல் Print பெய்து
விட்டு, அடுத்து பக்கம் 2 ஐ 5 நகல் Print பெய்யும்

Orientation, Paper size, Margin முதலியவற்ளற இங்யகயும் Setup பெய்து

பகொள்ளலொம்
Pages per Sheet: ஒரு தொளில் எத்தளன பக்கங்கள் Print எடுக்க யவண்டும் என
பதரிவு பெய்தல்

அளனத்து setting உம் பெய்த பின்  Print

உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 74
 Bulleting Point: List ஐ பதரிவு பெய்து விட்டு Ctrl + Shift + L .
Shortcut keys
Change Case: Text ஐ பதரிவு பெய்து விட்டு Shift + F3. 1st time Upper case 2nd time Lower Case 3rd time Sentence Case
Decrease Text size: எழுத்து அளளவ குளறக்க. Text ஐ பதரிவு பெய்து விட்டு Ctrl + Spacebar key
Delete left side word: இடது பக்கெொக ஒவ்பவொரு பெொல்லொக அழிக்க Ctrl + Backspace key
Delete right side word: வலது பக்கெொக ஒவ்பவொரு பெொல்லொக அழிக்க Ctrl + Delete key
Insert Copyright Symbol: © Ctrl + Alt + C
Insert Trademark Symbol: ™ Ctrl + Alt + T
.
Insert Registered Trademark Symbol: ® Ctrl + Alt + R
Open New Word Document : Ctrl + N
Insert Current Date : Shift + Alt + D
Insert Current Time : Shift + Alt + T
Check Spelling & Grammar Mistake: F7

உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 75

 Shortcut keys
Ctrl + A : Select All Ctrl + N : New Document
Ctrl + B : Bold Ctrl + O : Open
Ctrl + C : Copy Ctrl + P : Print
Ctrl + D : Open Font Dialog box Ctrl + Q : Remove Indent, Line space
Ctrl + E : Center Alignment Ctrl + R : Right Alignment
Ctrl + F : Open Find Dialog box Ctrl + S : Save
Ctrl + G : Open GoTo Dialog box Ctrl + T : Hanging Indent
Ctrl + H : Replace Find Dialog box Ctrl + Shift + T : Remove Hanging Indent
Ctrl + I : Italic Ctrl + U : Underline
Ctrl + J : Justify Alignment Ctrl + V : Paste
Ctrl + K : Hyperlink Dialog box Ctrl + W : Close
Ctrl + L : Left Alignment Ctrl + X : Cut
Ctrl + M : Right Indent Ctrl + Y : Redo
Ctrl + Shift + M : Remove Right Indent Ctrl + Z : Undo
உயிரிழை - Uyirilai – MS Office - By R.Bhagyalaxmy - K.Bakeerathan 76
“முயற்சி திருவிமை ஆக்கும் முயற்றின்மை
இன்மை புகுத்தி விடும்”

ேன்றி

77