1.1.

Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
1.1.1. Ý nghĩa của lập kế hoạch thực hiện hợp đồng.
Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu là một quá trình phức tạp, có liên quan đến
nhiều bộ phận chức năng của doanh nghiệp, dễ xảy ra sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu
quả kinh doanh của doanh nghiệp. Lập kế hoạch thực hiện là sự tính toán thiết lập các
mục tiêu, xác định rõ nội dung công việc, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức
tiến hành, phân bổ nguồn lực để thực hiện được các mục tiêu đó.
Việc lập kế hoạch có một ý nghĩa quan trọng đối với quá trình thực hiện hợp đồng :
- Lập kế hoạch đầy đủ, khoa học, xác định mục tiêu rõ ràng, chính xác và hợp lý có
tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của
doanh nghiệp.
- Việc lập kế hoạch đã định rõ nội dung công việc, yêu cầu thời điểm tiến hành, kết
thúc, cách thức tiến hành, chủ thể tiến hành làm cho những người thực hiện nắm vững
được các công việc của mình, chủ động và có khả năng kiểm soát, điều khiển được quá
trình thực hiện, tạo một môi trường ra quyết định an toàn hơn trong quá trình thực hiện.
- Lập kế hoạch có tác dụng phối hợp các nguồn lực và các nỗ lực trong từng khâu
của quá trình thực hiện hợp đồng, làm cho các bước thực hiện hợp đồng diễn ra theo một
trình tự khoa học, được quản trị chặt chẽ và đạt hiệu quả cao.
- Việc lập kế hoạch còn giúp các nhà quản trị triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra đánh
giá quá trình thực hiện, chỉ ra những kết quả đã đạt được, những tồn tại và nguyên nhân, từ
đó rút ra những bài học kinh nghiệm cần thiết cho quá trình thực hiện các hợp đồng sau.
1.1.2. Căn cứ để lập kế hoạch thực hiện hợp đồng.
Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, ta thường dựa vào các căn cứ sau :
- Căn cứ vào hợp đồng xuất nhập khẩu đã ký kết: Để thực hiện hợp đồng người bán
có thể phải thực hiện các công việc như chuẩn bị hàng, kiểm tra hàng, thuê phương tiện
vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng, thanh toán… Đối
với người mua phải thực hiện các công việc như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm,
nhận hàng, kiểm tra hàng, làm thủ tục hải quan, thanh toán... Nhưng trong thực tế, không
phải lúc nào người bán và người mua cũng phải thực hiện tất cả các hoạt động đó, mà tuỳ
thuộc vào từng hợp đồng mà mỗi hợp đồng quy định rõ các công việc và nội dung các
công việc mà người bán và người mua phải thực hiện. Căn cứ vào đó, người bán, người
mua lập kế hoạch cụ thể để thực hiện có hiệu quả hợp đồng xuất nhập khẩu đó.
- Căn cứ vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp : Để kế hoạch phù hợp với điều
kiện thực tế, phát huy được các nguồn lực của doanh nghiệp, khi lập kế hoạch phải căn cứ
vào kế hoạch kinh doanh chung của doanh nghiệp, vào khả năng sản xuất, kinh doanh,
nguồn lực tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật và các nguồn lực khác của doanh
nghiệp.
- Căn cứ vào điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác.
Căn cứ vào điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác là căn cứ
vào tình hình giá cả hàng hóa đang kinh doanh trên thị trường thế giới, vào hệ thống ngân
hàng, vận tải, bảo hiểm, bưu chính viễn thông, vào điều kiện thực tế và khả năng thực
hiện hợp đồng của đối tác.
1.1.3. Trình tự lập kế hoạch.
Sau khi hợp đồng xuất nhập khẩu đã được ký kết, thông thường dưới sự chỉ đạo của
giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kinh doanh, phòng kế hoạch kinh doanh hoặc
phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành lập kế hoạch thực hiện. Trình tự lập kế hoạch
bao gồm các bước chính như sau :
- Chuẩn bị lập kế hoạch 
+ Trong giai đoạn này bộ phận lập kế hoạch cần thu thập các thông tin, phân tích các
yếu tố của môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng như
các quy định chính sách của nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu, các quy định về thủ
tục hải quan, về cấp phép, về kiểm tra chất lượng, kiểm dịch theo quy định của nhà nước,
các quy định của ngân hàng trong quá trình thanh toán, các vấn đề liên quan đến vận
chuyển, bảo hiểm, giao nhận hàng hoá tại các ga cảng...
+ Phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp như khả năng sản xuất, kinh doanh,
các nguồn lực thuộc về doanh nghiệp, các yếu tố thuộc về đối tác.
+ Nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Tiến hành lập kế hoạch
Sau khi nghiên cứu, phân tích các yếu tố của môi trường vĩ mô, điều kiện của doanh
nghiệp, của đối tác, các nội dung của hợp đồng, người lập kế hoạch phải xác định các chỉ
tiêu cần đạt được, các nội dung công việc và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc,
tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến
hành các công việc đó.
- Trình duyệt kế hoạch
Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các
phòng ban của doanh nghiệp. Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê
duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện.
1.1.4. Nội dung của kế hoạch
Kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm: kế hoạch chuẩn bị hàng, kế hoạch
kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, giao hàng và
thanh toán.
Còn kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm : kế hoạch thuê phương tiện
vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán.
Nhưng tuỳ thuộc vào nội dung của từng hợp đồng cụ thể mà kế hoạch có những nội
dung tương ứng. Trong mỗi kế hoạch tác nghiệp cần xác định các nội dung công việc,
phương thức tiến hành, thời điểm tiến hành, kết thúc và các nguồn lực cần tập trung để
thực hiện kế hoạch.