KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

HỘI NGHỊ Y KHOA PHÁP – VIỆT

Được tổ chức bởi

Trường đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch
Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Trường đại học Paris Diderot,

Paris, Pháp

và
Trung tâm Nghiên cứu Bệnh Gút Pháp - Việt
Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Đơn vị thực hiện sự kiện

Công ty Medihub Media

Thời gian:
23 và 24 tháng 11 năm 2018
 I. KHÁCH THAM DỰ

Báo cáo viên nước ngoài: 10 diễn giả theo danh sách đính kèm
Khách mời: 300 – 500 khách mời
Đại diện các trường:
 Trường đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch Thành phố Hồ Chí Minh
 Trung tâm Nghiên cứu Bệnh Gút Pháp - Việt Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

II. THỜI GIAN TỔ CHỨC

 23 và 24 tháng 11 năm 2018

III. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC

Dự kiến 1 trong 3 địa điểm sau:

 Sheraton
 New world
 Nikko
Ghi chú: 1 phòng lớn sức chứa 300 – 500 khách
1 phòng nhỏ sức chứa: 200 khách (dự kiến)

IV. NGÂN SÁCH TỔ CHỨC

 Ngân sách:……………..

V. NỘI DUNG TỔ CHỨC:

 Theo file khách hàng cung cấp đính kèm

VI. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN:

STT Nội Dung Nhân sự Ngày thực Hạn chót

hiện
A CHUẨN BỊ
1 Tham gia thảo luận ký Biên bản ghi nhớ Đại diện Tháng 4/2018
 cho việc tổ chức giữa các bên: ĐH Paris – Medihub cùng
ĐH Y khoa Phạm Ngọc Thạch, Viện Gút các bên
VN
2 Cung cấp thông tin các địa điểm dự kiến tổ Thảo – medihub 26/3/2018 27/3/2018
chức.
3 Xác định các loại giấy tờ hoặc giấy phép Hồng – medihub 26/3/2018 27/3/2018
và các bước thực hiện việc xin phép tổ
chức Hội nghị khoa học y tế có yếu tố
nước ngoài
4 Lên ngân sách –báo giá dự kiến thực hiện Thảo + Dinh – 26/3/2018 29/3/2018
chương trình cho khách hàng Medihub
5 Trình duyệt ngân sách, chốt địa điểm tổ Dinh - Medihub 31/3/2018 Tháng 4/2018
chức với khách hàng
6 Lên kế hoạch thực hiện, timeline công tác P.Mai – 26/3/2018 30/3/2018
tổ chức medihub
B CÁC CÔNG VIỆC THỰC HIỆN
TRƯỚC SỰ KIỆN
1 Hoàn tất xin giấy phép tổ chức Hồng – medihub 10/4/2018 Tháng 4/2018
2 Book và ký hợp đồng địa điểm tổ chức Thảo Medihub 10/5/2018 Tháng 5/2018
(ngay sau khi được duyệt Báo giá từ khách
hàng + chốt địa điểm tổ chức)
3 Khảo sát địa điểm tổ chức Thiết kế, thi 20/5/2018 Tháng 5/2018
công,
event,sales
medihub + bên
đại diện
4 Lên và trình duyệt ngân sách thực hiện với Thảo + PMai – 22/5/2018 Tháng 5/2018
công ty medihub
5 Lên thiết kế tổng thể mặt bằng trình duyệt Thiết kế 22/5/2018 Tháng 5/2018
với khách hàng medihub
6 Lên Proposal mời tài trợ ngân sách thực Sales – medihub 25/5/2018 Tháng 5/2018
hiện chương trình
7 Mời và chốt ngân sách tài trợ Sales – medihub Tháng 5 Tháng 9/2018
8 Lên thiết kế: POSM Thiết kế 10/9/2018 Tháng 9/2018
Thư mời (thư in nếu có, thư online nếu có) medihub
Backdrop đón khách
Standee
Bảng giới thiệu hội nghị trên màn hình
LCD tại địa điểm
Cover ( nếu có)
Đồng phục nhân viên tiếp tân, nhân viên
phục vụ hội nghị (nếu có)
Màn hình chờ trên màn hình led SK, led
sảnh & screen..
Thẻ đeo cho nhân viên hỗ trợ, Ban tổ chức
Bảng tên diễn giả trên sk, bảng tên các bên
đại diện các trường đồng tổ chức …
9 Trình duyệt thiết kế POSM với khách hàng Event medihub 25/9/2018 Tháng 10/2018
11 Lên ý tưởng + thực hiện clip giới thiệu Content 10/9/2018 Tháng 9/2018
diễn giả trước giờ thực hiện (nếu có) medihub
12 Lên ý tưởng + thực hiện clip giới thiệu các Content 10/10/2018 Tháng 10/2018
đơn vị tài trợ chương trình medihub
13 Lên kịch bản chương trình trình duyệt Content + event 20/10/2018 Tháng 10/2018
khách hàng medihub
14 Tổ chức mời khách online hoặc thư mời Event +it 20/10/2018 10/11/2018
confirm khách mời tham dự medihub
15 Sản xuất POSM Event medihub 1/11/2018 15/11/2018
16 Tuyển và huấn luyện tiếp tân, nhân viên hỗ Event medihub 20/11/2018
trơ… (nếu có)
17 Chuẩn bị bộ đàm, wifi… IT medihub 10/1/2018 21/11/2018
18 Cung cấp sơ đồ tổng thể cho địa điểm tổ Event medihub 18/11/2018 21/11/2018
chức sắp xếp theo sơ đồ
19 Cung cấp file thông tin hội nghị cho địa Event medihub 18/11/2018 21/11/2018
điểm tổ chức chiếu trên màn hình đón
khách
20 Cung câp danh sách nhân sự thi công lắp Event medihub 18/11/2018 21/11/2018
đặt thiết bị, các đơn vị thi công cho các
đơn vị tài trợ… và nhân sự sẽ tham gia tổ
chức sự kiện cho địa điểm
21 Cung cấp danh sách thiết bị đưa vào và Event medihub 18/11/2018 21/11/2018
mang ra khỏi sự kiện sau khi kết thúc cho
địa điểm tổ chức
C CÁC CÔNG VIỆC THỰC HIỆN VÀO
CÁC NGÀY SẮP ĐẶT VÀ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN
Ngày chuẩn bị: 22/11/2018
1 Bố trí thi công lắp đặt màn hình SK, LCD, 8:00 ngày 14:00 ngày
backdrop, khu vực của các đơn vị tài trợ, 22/11/2018 22/11/2018
khán phòng, thiết bị AT, AS …POSM theo
sơ đồ
2 Chạy chương trình với các bên tham dự 15:00 ngày 20:00 ngày
22/11/2018 22/11/2018
3 Chỉnh sửa kịch bản, các thông tin khác, 21:00 ngày 6:00 ngày
Clip … (nếu có) 22/11/2018 23/11/2018
Ngày tổ chức 23 /112018
1 Bố trí nhân sư theo từng vị trí đã phân 6:00 ngày 6:30 ngày
công 23/11/2018 23/11/2018
2 Kiểm tra và phát bộ đàm liên lạc cho từng 6:00 ngày 6:30 ngày
vị trí thực hiện công việc 23/11/2018 23/11/2018
3 Đón khách 8:30 ngày 9:00 ngày
23/11/2018 23/11/2018
4 Hướng dẫn khách vào vị trí
5 Hướng dẫn khách vào wifi free & tải app 8:30 ngày 9:00 ngày
medihub trước giờ tham dự 23/11/2018 23/11/2018
6 Theo dõi và thực hiện toàn bộ sự kiện theo 8:30 ngày 17:00 ngày
kịch bản 23/11/2018 23/11/2018
Ngày tổ chức 24 /11:
1 Bố trí nhân sư theo từng vị trí đã phân Team event 6:00 ngày 6:30 ngày
công medihub 24/11/2018 24/11/2018
2 Kiểm tra và phát bộ đàm liên lạc cho từng IT medihub 6:00 ngày 6:30 ngày
vị trí thực hiện công việc 24/11/2018 24/11/2018
3 Đón khách Tiếp tân 8:30 ngày 9:00 ngày
medihub 24/11/2018 24/11/2018
4 Hướng dẫn khách vào vị trí Tiếp tân 8:30 ngày 9:00 ngày
medihub 24/11/2018 24/11/2018
5 Hướng dẫn khách vào wifi free & tải app Tiêp tân + IT 8:30 ngày 9:00 ngày
medihub trước giờ tham dự medihub 24/11/2018 24/11/2018
6 Theo dõi và thực hiện toàn bộ sự kiện theo Toàn ekip 8:30 ngày 17:00 ngày
kịch bản medihub 24/11/2018 24/11/2018
7 Dọn dẹp trang thiết bị về văn phòng Toàn ekip 17:00 ngày 20:00 ngày
medihub 24/11 24/11/2018
D THANH QUYẾT TOÁN SAU
CHƯƠNG TRÌNH
1 Lên bản quyết toán chi phí tổ chức gửi Event +KT 26/11/2018 30/11/2018
khách hàng (nếu phải quyết toán) medihub
2 Trình duyệt các chi phí phát sinh (nếu có) Event +KT 26/11/2018 30/11/2018
với khách hàng medihub
3 Theo dõi và thúc đẩy thanh toán các chi Event +KT 31/11/2018 10/12/2018
phí đã được khách hàng duyệt quyết toán medihub
4 Thanh toán các chi phí cho các đơn vị Event +KT 11/12/2018 15/12/2018
cung cấp medihub
5 Nghệm thu database đã thu thập được vô IT medihub 26/11/2018 30/11/2018
kho dữ liệu của medihub
6 Làm báo cáo hình ảnh gửi khách hàng tài Event +sales 30/11/2018 10/12/2018
trợ medihub
7 Làm Clip quảng bá chương trình đã thực Content 30/11/2018 10/12/2018
hiện để quảng cáo online web, face, medihub
present khách hàng mới…

BỘ PHẬN EVENT – MEDIHUB

NGUYỄN PHƯƠNG MAI