1+1 = nhiều hơn 2

Khi phải đối diện với một khó khăn trong kinh doanh, bạn sẽ tìm
đến giải pháp nào: huy động trí tuệ tập thể của nhóm hay kêu gọi
từng cá nhân động não?

Tại một số công ty, sự giao thoa giữa hai mô hình này thường
xuyên được áp dụng, và kết quả chính là những quyết định sáng tạo
dẫn tới thành công.

Một bài báo gần đây đăng trên tờ Wall Street Journal đã trích dẫn
một nghiên cứu cho thấy mọi người sẽ trở nên sáng tạo hơn khi họ
tự mình động não, chứ không phải trong các buổi hội họp hay dưới
sự trợ giúp của các nhà quản lý. Đúng là không thể phủ nhận rằng những cuộc thảo luận
phát huy trí tuệ nếu không được điều hành tốt sẽ kiềm chế sự sáng tạo của mọi người. Và
chỉ khi công việc phát huy trí tuệ tập thể được thực hiện đúng cách, mọi người mới có thể
đưa ra các ý tưởng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn khi họ làm việc một mình.

Trong những cuộc huy động trí tuệ tập thể, các cá nhân thường mất từ 5 đến 10 phút để
nắm bắt cấu trúc sản phẩm hay cấu trúc tổ chức, và sau đó mới trình bày ý kiến của họ.
Những ý tưởng sáng tạo bắt đầu từ đây. Tuy nhiên, phát huy trí tuệ theo nhóm không phải
là “thần dược” để chữa bách bệnh kể cả khi nó được thực hiện đúng đắn. Và tồi tệ hơn,
khi không được thực thi một cách chuẩn xác, công việc đó chỉ làm lãng phí thời gian của
bạn và mọi người.

Điều đáng mừng là các nghiên cứu từ trước đến nay về vấn đề nhân sự đã chỉ ra rằng khi
việc phát huy trí tuệ tập thể được quản lý đúng đắn và liên kết khéo léo với các công việc
khác, nó sẽ gia tăng đáng kể khả năng sáng tạo trong công ty. Có 8 yếu tố đặc biệt quan
trọng để bạn tổ chức hiệu quả những cuộc huy động trí tuệ tập thể:

1. Sử dụng việc phát huy trí tuệ tập thể để mở rộng và kết hợp các ý tưởng, chứ không chỉ
đơn thuần là thu thập ý tưởng: Sự sáng tạo thường xuất hiện khi mọi người tìm cách phát
triển các ý tưởng hiện tại. Sức mạnh của việc phát huy trí tuệ tập thể bắt nguồn từ việc
thiết lập một “địa điểm an toàn” - nơi mọi người tự do chia sẻ các ý tưởng, pha trộn và
mở rộng các kiến thức đa dạng khác nhau. Nếu mục tiêu của bạn chỉ là thu thập các ý
tưởng sáng tạo, thì việc phát huy trí tuệ tập thể sẽ chỉ khiến bạn lãng phí thời gian mà
thôi. Một hệ thống mạng nội bội hay Internet là hoàn toàn đủ.

2. Khi nào không nên phát huy trí tuệ tập thể: Theo quan sát của một số chuyên gia, hoạt
động nhóm có thể dẫn tới những kết quả tốt nhất, cũng như tồi tệ nhất cho nhân viên. Nếu
nhân viên cho rằng họ sẽ họ sẽ bị chỉ trích, hạ lương, giáng cấp, sa thải hay nhận được
những kết quả tệ hại khác, việc phát huy trí tuệ tập thể sẽ là một ý tưởng tồi. Ví dụ, nếu
công ty bạn có chủ trương sa thải 10% số lượng nhân viên mỗi năm, mọi người có thể rất
ngại ngần khi nghĩ tới những lần họp mặt bàn thảo về nhân sự.

3. Phát huy trí tuệ cá nhân trước và sau khi thảo luận nhóm: Lời khuyên nổi tiếng lâu
nay trong các hoạt động phát huy trí tuệ tập thể là: Sáng tạo sẽ đến từ sự phối kết hợp
giữa các ý tưởng cá nhân và tập thể. Trước khi bước vào cuộc họp, nhà quản lý cần phải
nói với các thành viên tham gia về chủ đề sẽ được thảo luận.

4. Việc phát huy trí tuệ tập thể sẽ không hiệu quả nếu chúng được gắn với các nhiệm vụ
khác: Phát huy trí tuệ tập thể chỉ là một trong nhiều công việc sáng tạo trong công ty, và
nó sẽ ít có khả năng thành công nếu bị kết hợp với các chức năng công việc khác - chẳng
hạn như quan sát nhân viên, nói chuyện với các chuyên gia, hay xây dựng các sản phẩm
mẫu và rút kinh nghiệm công việc...

Tốt nhất là bạn hãy tạo điều kiện để nhân viên đưa ra các ý tưởng khác nhau. Không ít
công ty thu thập được rất nhiều ý tưởng sáng tạo, nhưng hầu như không triển khai được
bất cứ ý tưởng nào một cách hiệu quả. Có những tập thể dành hàng năm trời để bàn thảo
và tranh luận về một sản phẩm giản đơn, trong khi không thể sản xuất nổi một bản mẫu.
Dự án cuối cùng bị xoá sổ khi một đối thủ cạnh tranh giới thiệu sản phẩm tương tự.

5. Phát huy trí tuệ tập thể cần một số kỹ năng và kinh nghiệm nhất định: Tại những công
ty mà việc huy động trí tuệ tập thể được sử dụng một cách hiệu quả - như Hewlett-
Packard, SAP, Hasso Plattner, Frog Design và IDEO – đây được xem như một kỹ năng
mà lãnh đạo phải mất hàng tháng hay thậm chí hàng năm mới tinh thông. Tối ưu hoá hoạt
động phát huy trí tuệ tập thể là một kỹ năng không phải một sớm một chiều có thể đạt
được.

Nếu bạn muốn thỉnh thoảng tổ chức gặp gỡ nhân viên nhằm phát huy trí tuệ tập thể, và
các cuộc tụ họp đó lại được dẫn dắt bởi những người không có kỹ năng và kinh nghiệm,
thì sẽ không có gì ngạc nhiên nếu nhân viên của bạn chỉ “ngồi đó một cách ngại ngùng, lo
sợ”, một nhà quản lý đã nói với tờ The Wall Street Journal như vậy. Đó chính là cách
chúng ta phản ứng khi chúng ta làm việc gì đó lạ mắt đối với các thầy giáo kém cỏi.

6. Mỗi lần phát huy trí tuệ tập thể là một lần mọi người cạnh tranh mạnh mẽ với nhau:
Trong những cuộc thảo luận phát huy trí tuệ tập thể hiệu quả nhất, mọi người cảm thấy có
sức ép phải trình bày những gì họ biết và, thông thường, họ chỉ biết trông cậy vào ý
tưởng của những người khác.

Ngược lại, mọi người cũng thể hiện một sự cạnh tranh lẫn nhau: cạnh tranh để mọi người
cùng tham gia, để mọi người cảm thấy như là một phần của tập thể, và để đối xử với
những người khác như các thành viên thuộc một nhóm có cùng mục đích. Điều tồi tệ nhất
mà nhà quản lý có thể mắc phải là thiết lập một hoạt động kiểu “thắng - thua” bằng cách
đánh giá, xếp hạng và trao giải thưởng cho các ý tưởng. Và kết quả là sự e ngại sẽ hạn
chế số lượng ý tưởng được đưa ra.

7. Sử dụng hoạt động phát huy trí tuệ tập thể vì nhiều mục đích khác nhau, chứ không
nhằm tìm kiếm một ý tưởng tốt: Tại hãng IDEO, hoạt động này còn hỗ trợ việc xây dựng
văn hoá công ty và thực thi nhiệm vụ. Các tập thể nhân viên cùng nhau họp bàn và trao
đổi thông tin nhằm nâng cao các kỹ năng làm việc. Quá trình này đem lại rất nhiều kết
quả tích cực.

Kiến thức được trải rộng ra tất cả các lĩnh vực và công nghệ mới, nhân viên mới và nhân
viên lâu năm đều tham gia thảo luận nhằm tìm ra giải pháp khả thi nhất. Mục tiêu hàng
đầu của những cuộc thảo luận đó là đưa ra các ý tưởng mới, tuy nhiên, việc quy tụ mọi
người để thảo luận về các ý tưởng cả mới lẫn cũ đóng vai trò khá quan trọng trong việc
gợi mở các yếu tố sáng tạo trong công việc.

8. Đừng gọi đó là một cuộc phát huy trí tuệ tập thể: Một trong những sai lầm lớn mà các
nhà lãnh đạo mắc phải là nói quá nhiều. Có không ít cuộc họp, nhà lãnh đạo bắt đầu bằng
câu: “Chúng ta hay bắt đầu phát huy trí tuệ tập thể”, rồi sau đó bài phát biểu của ông ta
dài đến 30 phút với những nhận định liên miên mà không để ai có cơ hội đưa ra ý tưởng
của mình. Điều này sẽ hủy hoại một cuộc thảo luận phát huy trí tuệ tập thể!

Các quy tắc có thể rất khác biệt tuỳ theo từng đặc điểm cụ thể, song vẫn tồn tại 4 quy tắc
chính yếu, đó là:

1) Không cho phép chỉ trích;

2) Khuyến khích các ý tưởng mới;

3) Số lượng ý tưởng càng càng tốt;

4) Phối kết hợp hay cải thiện ý tưởng của nhiều người.

Câu ca dao: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” thật phù hợp
để giải thích tại sao với trí tuệ của nhiều người, những giải pháp sáng tạo sẽ xuất hiện
nhiều hơn. Vậy thì bạn, với tư cách là nhà quản lý, hãy biết huy động trí tuệ tập thể để
tìm kiếm ngày một nhiều các giải pháp sáng tạo, nhằm đưa công ty phát triển nhanh
chóng và vững chắc hơn.