Нека да обобщим как се изгражда една бизнес система:

1. Описваме процесите.
2. Анализираме процесите.
3. Оптимизираме процесите.
4. Делегираме и автоматизираме.
5. Определяме най-важните действия от всеки процес.
6. Изграждаме контролни механизми.
7. Определяме правила за поощрения и наказания

http://smartmoney.bg/kak-da-izgradim-biznes-sistema-pulno-rukovodstvo-prakticheski-primeri/

Изградената и добре работещата бизнес система има няколко съществени предимства:

 Освобождава много време на предприемача да не се занимава с оперативни задачи.

 Прави бизнеса по-устойчив и по-слабо зависим от вътрешни и външни кризи.
 Бизнесът увеличава стойността си многократно и може да се продаде в един момент, за
разлика от този, в който собственика прави всичко сам.
 Намалява текучеството на персонала и прави фирмата предпочитана от търсещите работа.
 Намалява изтичането на средства от фирмата.
 Увеличава се производителността със съпоставимо ниво на разходите.

Бизнес система

Бизнес системата е сбор от всички процеси, които съществуват в една фирма. Когато тя е малка има
само няколко прости процеса, като най-често те са продажби, маркетинг (за които се грижи
собственика) и счетоводство, поверено на външна фирма или специалист. Тъй като в началото има
малко на брой продукти и един (или максимум два) различни източници на продажби, нещата вървят
добре. Предприемачът посещава няколко курса по продажби и facebook маркетинг и машината се
задвижва. Все повече хора разбират за неговата фирма и продуктите, които предлага.

Постепенно, асортиментът се увеличава, създават се нови маркетингови канали за достигане до

потенциални клиенти и нови канали за продажби, тартегират се нови потребителски сегменти.
Процесите вече стават много повече и се усложняват. Все още собственикът кара „на мускули“ и
разчита, че може да управлява неговата мини бизнес система.

В един момент, нещата излизат извън контрол. Текучеството на персонала се увеличава и не могат да
се намерят качествени заместници. Забравят се поръчки. Никой не е отговорен за важни финансови
транзакции. Качеството пада и клиентските оплаквания се увеличават. Собствениците се опитват да
овладеят ситуацията със строг контрол и много часове работа, включително и през почивните дни.
Това временно положение продължава с години. Накрая, те не издържат и бизнеса се сгромолясва,
или го продават и започват нещо друго. Тъжен край, но предизвестен.

Ефективни бизнес процеси

Всеки процес в бизнеса се състои от отделни стъпки, нещо като чек-лист. Първо правиш едно, после
друго, след това трето и така нататък. Всеки от нас го прави почти непрекъснато, но не го осъзнава.
Дори да си направим кафе от домашната кафе-машина изисква определена последователност от
действия – включване на захранването, светване на зелената лампичка, изчистване на остатъците в
ръкохватката, слагане на кафе, натъпкване, слагане на чаша, пускане на водата, спиране, изключване,
слагане на захар, разбъркване и пиене (най-накрая).

Ако изпуснем една стъпка, какво ще стане? Няма да получим крайния резултат – чаша ароматно кафе.
Какво ще стане, ако не завъртим достатъчно ръкохватката и навсякъде започне да пръска гореща
вода? Ще пострадаме, нали?