Съдържание

Въведение....................................................................... 3
Ясна фирмена йерархия и детайлно описание на
работните процеси..........................................................5
Изготвяне на прецизен график.......................................7
Изучаване на „Управление на потока” (Lean
Management)................................................................... 9
Управление на фирмената кореспонденция и
комуникация................................................................. 10
Избягване на многозадачността.................................. 11
Заключение...................................................................13
 Въведение

Здравейте, приятели. Знаете ли, че повечето бизнеси

в света работят с не повече от 15% от капацитета си? Ако
прочетете до края тази книжка ще разберете кои са петте
тайни на успешния мениджър и какви са начините да
излезете от негативната статистика и да увеличите
ефективността на вашата организация.

Аз се казвам Ангел Тодоров и

съм бизнес консултант. Водя
няколко обучения в „Българска
образователна кибернетика” (БОК),
между които и курсът “Бизнес
организиране и структуриране”
(БОС). През годините съм помогнал
на стотици мениджъри и
предприемачи да подобрят работата си в желаната от тях
посока: някои са имали нужда да намалят времето за
производство на продукти и услуги, други са желаели да
свият разходите си, трети са търсели начин да повишат
качеството, четвърти са искали да се намалят стреса и
напрежението в екипа, имало и такива, за които целта е
била подобряване на взаимоотношенията между хората.
 Въпреки че всеки е имал някакъв индивидуален
проблем, общото между тях е бил стремежът към по-добра
печалба с по-малко усилия.

И днес ще ви споделя 5-те основни неща, които могат

да превърнат всеки от вас в суперефективен ръководител.
Разбира се, това е само основата. От една страна тя може
да ви свърши много добра работа, а от друга - може да ви
даде посока, в която да вървите, за да постигнете
мечтаните резултати.
 Ясна фирмена йерархия и
детайлно описание на работните
процеси
Знаете ли, че над 60% от фирмите
нямат ясна фирмена йерархия, а на 95%
от тях им липсват добре формулирани
работни процеси? Интересно, нали? Сега
ще видим до какво води това.

Ако организацията няма ясно определена фирмена

йерархия е много трудно да се вземат правилни решения.
И като казваме „правилни” имаме предвид няколко неща:
- решения, които да са в контекста на дългосрочните
цели на фирмата;
- решения, които да са фокусирани върху желаните
резултати;
- решения, зад които да стои истинска експертиза;
- решения, за които конкретен човек от екипа поема
отговорност;
- решения, които да се вземат навреме;
- решения, които да се приемат от мнозинството от
екипа.

Сами разбирате, че ако едно решение не отговаря

на горните критерии, то може не само да не е полезно,
а всъщност би могло да бъде доста вредно. Когато
няма ясна йерархия обикновено се вземат точно
такива решения - с неясна полза за дългосрочните
 цели, с непредвиден резултат, често без яснота кой
носи отговорност за решението и т.н.

Разбира се, това е само половината от проблема.

Другата половина е детайлното описване на работните
процеси, което, както вече казахме, се прави само от 5% от
фирмите. Този факт буди изненада, защото със сигурност
това не е толкова трудно, а би било доста полезно.
Истината е (поне въз основа на моя опит), че една голяма
част от мениджърите (и особено предприемачите)
всъщност нямат професионална подготовка да
управляват хора и процеси.

Поради тази причина няма как да се стигне до

детайлно описание на работните процеси, защото
предприемачите просто не са наясно, че това е част от
мениджмънта. Е, има и такива, които знаят какво трябва
да се направи, но не го правят. Но да кажем, че те са
малцинство.

В действителност в България не е много популярно

мениджърите да търсят проактивно образование в посока
по-висока ефективност на организациите си. Изключение
правят основно транснационалните компании и, разбира
се, си личи отдалеч кои са по-ефективни.

Добрата новина е, че в наши дни достъпът до

информация и образование е изключително лесен и този,
който обърне внимание на професионалното си развитие
обикновено печели.
 Изготвяне на прецизен график
Графикът за мениджъра и
предприемача е като кръвоносната
система за човека: ако я нямаш -
умираш. Една верига е точно толкова
здрава, колкото най-слабото ѝ звено.
По същия начин, ако един ръководител
няма ясен и прецизен график, той
повлича целия си екип към
понижаване на ефективността.

Това се случва, от една страна, защото членовете на

екипа подреждат личните си графици спрямо този на
ръководителя, а от друга - защото често служителите
копират навиците на своите ръководители.

Графикът е изключително ключов фактор. Разделен

на правилните слотове и достатъчно гъвкаво разработен,
така че да отразява динамиката на ежедневието, той
помага на един ръководител да свърши много повече
работа и най-важното - да види за какво не му стига
времето.

Повечето ръководители стават нискоефективни не

защото не могат да се справят с работата, а защото не
осъзнават за кои задачи отдавна е спряло да им стига
времето.
 И така ден след ден, седмица след седмица, месец
след месец и година след година те постепнно потъват в
морето от безспирно увеличаващи се ангажименти.
Единственият спасителен пояс в една такава ситуация е
прецизният график.

Обикновено когато един ръководител, който е нямал

добре разработен график, се сдобие с такъв, неговата
ефективност нараства между 100 и 300 процента. В нашия
курс „Бизнес организиране и структуриране” обръщаме
специално внимание на това.
 Изучаване на “Управление на
потока” (Lean Management)
Разликата между добрия и много
добрия мениджър е в методиката на
управление. Каквито и качества,
знания и умения да имате, какъвто и
талант да притежавате, ако ви липсва
правилна методика - жалко за
таланта. В съвременния свят
всъщност няма безкрайно много
методики за управление. Може би най-популярната и
най-достъпна за изучаване от всеки един ръководител
система е т.нар. “Управление на потока” (Lean
management).

По темата има книги (примерно “Пътят на Тойота”),

има много видеа в Ютуб, има и много обучения
(включително по темата има шест лекции и в нашия курс).
Ако отделите време да опознаете и евентуално да изучите
тази невероятна система за управление, със сигурност
няма да съжалявате.

Стандартното повишаване на ефективността след

въвеждане на базови принципи от системата „Управление
на потока” е над 100 процента в рамките на една година.
Звучи като фантазия, но е истина. Пробвайте и проверете
сами. Гарантирам ви една приятна изненада.
 Управление на фирмената
кореспонденция и комуникация
Това включва комуникацията както вътре в
организацията, така и с контрагенти. Тук също е важно
нещата да са добре описани. Ето някои ключови моменти:
● Трябва да се уточни кой с кого е
редно да комуникира служебно. В
много организации, в които няма
ясни правила, всеки говори по
работа с всеки. Когато
организацията не е голяма или ако
задачите са малко - това донякъде
работи. Обаче станат ли малко повече хората и
задачите - вече не върши работа. Разбира се, това е
до голяма степен свързано и с йерархията. Така че
обърнете му внимание.
● Необходимо е да се изясни как да се осъществява
комуникацията във фирмата: кога в писмена и кога в
устна форма, по какъв начин когато е спешно и как
когато е важно, в кои случаи да използваме имейл и
кога – Вайбър и т.н. От съществено значение е да
утвърдим правила и да започнем да ги прилагаме. В
противен случай рискуваме да стигнем до хаотична и
излишна комуникация, която ще доведе до
струпването на много задачи едновременно и,
разбира се, до по-ниска ефективност.
 Избягване на многозадачността

Ако има нещо в управлението

на хора и процеси, което трябва да
бъде избягвано на всяка цена, то
това е поставянето или
изпълнението на много задачи
едновременно (multitasking). Това е
един изключително намаляващ
ефективността навик, който, за съжаление, често довежда
и до медицински проблеми за част от хората. Т.нар.
„прегаряне” (burn out) се дължи основно на
продължителното функциониране в състояние на
многозадачност.

Това особено много важи в случаите, в които човек е

напрегнат и по други причини - изтичат срокове; налице са
финансови проблеми, които не може да реши; има
проблем с кадрите, с производството или в екипа и т.н.

Ако върху подобен тип напрежение добавите

механично претоварване на мозъка чрез многозадачност
(например да вдигате телефона докато говорите с някого
или да са ви включени нотификациите на вайбъра докато
пишете доклад), това неминуемо ще доведе до
„прегаряне”.
 Едни от основните начини за справяне с
многозадачността са:

● Спазване на стриктен график;

● Изключване на всички видове нотификации, звуци и
вибрации на телефона, лаптопа, таблета и т.н.;
● Осъществяване на по-голямата част от
комуникацията в писмена форма;
● Определяне на конкретен часови диапазон, в който да
отговаряте на пропуснати обаждания;
● Определяне на конкретен часови диапазон, в който
да отговаряте на съобщения по “Вайбър”;
● Определяне на конкретен часови диапазон, в който
да отговаряте на електронна поща.
 Заключение
Опитайте и сами ще се убедите! Отговарянето на
повиквания в определен часови диапазон няма да се
отрази негативно на вас и на вашия бизнес. Напротив,
предсказвам, че след два месеца ще се окаже, че 90% от
задачите, по повод на които са ви търсили, могат да бъдат
решени и без вас. Това сочи и статистиката. И ако тази
информация ви се е сторила полезна - обмислете да се
включите в нашия курс „Бизнес организиране и
структуриране”. Обещавам ви, че няма да съжалявате.
Освен това, ние имаме политика за 100% удовлетвореност
и ако случайно не ви допадне ще ви върнем парите. Така
че какво чакате? Атака!