22/08/2013

HỆ THỐNG CỘNG TÁC

VÀ GIAO TIẾP

Bộ môn Tin học

Nội dung trình bày

• Kinh doanh điện tử
• Hệ thống cộng tác và giao tiếp
– Cộng tác và giao tiếp cơ bản
– Cộng tác và giao tiếp phức tạp
– Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 2

1
 22/08/2013

Kinh doanh điện tử

• Kinh doanh điện tử (E-Business) là mô hình
kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng công
nghệ thông tin (bao gồm cả phần cứng và
phần mềm) cùng với hạ tầng mạng (bao gồm
cả Intranet, Extranet, Internet, … ) để hỗ trợ
Hệ thống Thông tin trong doanh nghiệp. Cụ
thể:
– Hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ như các giao dịch
thương mại, cộng tác và giao tiếp trong DN và
các ứng dụng sử dụng Web,…
– Trong phạm vi DN được nối mạng, và với khách
hàng cũng như đối tác kinh doanh của mình
CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 3

Kinh doanh điện tử

• Kinh doanh điện tử được chia thành 2 thành
phần chính:
– Hệ thống cộng tác và giao tiếp trong doanh
nghiệp
– Hệ thống thương mại điện tử

• Các thành phần trên đều sử dụng cơ sở hạ

tầng là các hệ thống mạng nội bộ, mạng viễn
thông hay mạng Internet để trao đổi thông tin.

• Chú ý: Hệ thống E-Commerce, E-Marketing,

… chỉ là tập con của E-Business
CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 4

2
 22/08/2013

Hệ thống cộng tác và giao tiếp

• Là các hệ thống nhằm hỗ trợ quá trình

trao đổi, tương tác và cộng tác giữa các
đơn vị chức năng trong Doanh nghiệp
– Trao đổi: Chia sẻ thông tin với nhau
– Tương tác: Tương tác với nhau để thực hiện
các công việc riêng lẻ & sử dụng tài nguyên
chung với nhau
– Cộng tác: Làm việc một cách phối hợp với
nhau trong một dự án, công việc được giao
nào đó
CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 5

Hệ thống cộng tác và giao tiếp

• Hệ thống cộng tác và giao tiếp được chia thành

3 loại chính như sau:
– Cộng tác và giao tiếp cơ bản: Sử dụng các dịch vụ
như Email, Chatting, Voice, Hosting File để trao đổi
thông tin.
– Cộng tác và giao tiếp phức tạp: Sử dụng các công
cụ như hội thảo trực tuyến, Video Conference, Lập
lịch (Calendar), Thảo luận trực tuyến, …
– Cộng tác và giao tiếp sử dụng dữ liệu chung
hoặc theo quy trình nghiệp vụ: Sử dụng các công
cụ phần mềm hỗ trợ đối với từng nghiệp vụ và lĩnh
vực. Ví dụ: CRM, HRM, AIS, ERP, ….
CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 6

3
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp cơ bản

• Hệ thống E-Mail
– E-Mail (Electronic Mail) là một thuật ngữ trong
tiếng Anh, nghĩa là thư điện tử.
– Email được lưu dưới dạng các tệp văn bản
trong máy tính và được chuyển đi qua đường
Internet.
• Lợi ích của E-Mail
– Tốc độ cao
– Chi phí rẻ
– Không có khoảng cách về địa lý

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 7

Cộng tác và giao tiếp cơ bản

• Địa chỉ E-mail (E-mail Address) là 1 định
danh trên Internet cho phép người sử
dụng Internet nhận biết được chính xác
người cần liên hệ.
– Cú pháp địa chỉ E-mail bao giờ cũng bao gồm
2 phần:
username@mailserver
Trong đó:
– username: tên người dùng
– mailserver: tên miền của máy chủ Email

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 8

4
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp cơ bản

• Mô hình gửi E-Mail trên Internet

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 9

Cộng tác và giao tiếp cơ bản

• Ví dụ một chương trình gửi nhận Mail ở
các máy trạm (thường gọi là Mail Client)

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 10

5
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp cơ bản

• Quản lý E-Mail
– Ta có thể đọc, trả lời ‘offline’ các emails đã
nhận (vì không phải lúc nào, bất cứ đâu cũng
có internet). Khi có kết nối đến internet,
emails đã trả lời trước đó sẽ được gửi đi.
– Nên phân loại và quản lý E-Mail theo thư
mục.
– Thiết lập các bộ lọc E-Mail để loại bỏ hay tự
động chuyển thư đến thư mục cần thiết.

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 11

Cộng tác và giao tiếp cơ bản

• Nghi thức xã giao trong E-Mail
– Chú ý về lời chào hỏi, đặt tên tiêu đề, sử dụng từ
ngữ.
– Khi gửi (các) tập tin đính kèm, luôn mô tả ngắn
gọn nội dung (các) tập tin đính kèm
– Khi gửi tập tin đính kèm lớn, hãy nén tập tin đó
trước, và cảnh báo người nhận về việc này
• Luôn sử dụng chữ ký (tự động, xác lập
trước)
– Phù hợp với nhiều đối tượng gửi
– Đảm bảo rằng chữ ký chỉ chứa thông tin hữu ích
– Nếu chữ ký dài hơn 4-5 hàng là quá dài

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 12

6
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp cơ bản

• Hệ thống chatting, voice:

– Mô hình hệ thống:

– Các máy muốn truyền dữ liệu với nhau đều

phải thông qua ít nhất một máy chủ phục vụ.
CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 13

Cộng tác và giao tiếp cơ bản

• Chia sẻ file dữ liệu

• Hosting File
• Chia sẻ tài nguyên văn phòng (máy in, máy
vẽ, máy scan, v.v…)

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 14

7
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp phức tạp

• Video Conference: là một phương thức
thông tin liên lạc mới được kết hợp bởi công
nghệ viễn thông và công nghệ thông tin
nhằm đem đến cho người dùng nhiều tiện ích
trong thông tin liên lạc.
• Về cơ bản Video Conference giống như liên
lạc bằng điện thoại nhưng có bổ sung một số
tiện ích khác như:
– Những người đàm thoại có thể nhìn thấy nhau
– Cùng chia sẻ dữ liệu trên máy tính như văn bản,
cơ sở dữ liệu, …
– Có thể kết nối bằng nhiều phương thức.

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 15

Cộng tác và giao tiếp phức tạp

• Lợi ích của Video Conference:

– Tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng công việc
vẫn hiệu quả
– Tăng cường khả năng tương tác, trao đổi
giữa các thành viên
– Không còn lo lắng về mặt không gian trong
khi trao đổi thông tin, cho dù thông tin đó ở
dạng nào (hình ảnh, âm thanh, …)

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 16

8
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp phức tạp

• Do Video Conference có nhiều tiện ích ưu

việt nên được sử dụng trong rất nhiều ngành
kinh tế, xã hội cũng như an ninh, quốc
phòng. Có thể kể ra vài ứng dụng như sau:
– Hội họp, giao ban từ xa
– Đào tạo từ xa
– Khám, chẩn đoán bệnh từ xa, tư vấn sức khỏe
– Tham mưu, tác chiến từ xa
– …..

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 17

Cộng tác và giao tiếp phức tạp

• Ví dụ về Video Conference:

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 18

9
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp phức tạp

• Lập lịch
• Thảo luận trực tuyến

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 19

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• Là mô hình tích hợp các HTTT nhỏ trong

DN, đảm bảo sự chia sẻ tài nguyên thông
tin và hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ thông
suốt các đơn vị chức năng (phòng ban)
– Nâng cao hiệu quả hoạt động của các quy
trình nghiệp vụ chính trong toàn DN
• Là một cách thức chiến lược trong việc sử
dụng CNTT để chia sẻ tài nguyên thông
tin và nâng cao năng suất và hiệu quả
hoạt động

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 20

10
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• Kiến trúc chung của mô hình cộng tác này: Tập

trung vào việc thực thi các quy trình nghiệp vụ
cơ bản, liên kết với Khách hàng, Nhà Cung Cấp,
Đối tác và nhân viên trong DN

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 21

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• Khi sử dụng cách cộng tác vào giao tiếp

này, mỗi cá nhân tham gia vào quy trình
chỉ có thể nhìn được những chức năng
liên quan đến nghiệp vụ của cá nhân đó.

CustomerMarket Market ComponentProduct Product Process EquipmentProduction

FeedbackResearch Test Design Test Release Design Design Start

Marketing Nghiên cứu & phát triển Sản xuất

(kỹ thuật)

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 22

11
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• Một số phần mềm cộng tác và giao tiếp trong

doanh nghiệp:
– CRM: Quản trị quan hệ khách hàng.
– HRM: Quản trị nguồn nhân lực.
– AIS: Hệ thống thông tin kế toán.
– FIS: Hệ thống thông tin tài chính.
– SCM: Quản lý chuỗi cung ứng.
– ERP: Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 23

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• CRM (Customer Relationship Management):

Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng.
• CRM lấy khách hàng làm trung tâm.
• CRM gồm các chức năng cơ bản sau:
– Quản lý các cơ hội tiếp cận khách hàng
– Quản lý chiếc dịch Marketing
– Quản lý hồ sơ khách hàng
– Hỗ trợ khách hàng
– Duy trì khách hàng
– …

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 24

12
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• HRM (Human Resource Management):

Quản trị nguồn nhân lực.
• HRM lấy nhân sự làm trung tâm.
• HRM gồm các chức năng cơ bản sau:
– Quản lý việc tuyển dụng nhân sự
– Quản lý hồ sơ nhân sự
– Chấm công
– Quản lý đào tạo và phát triển nhân lực
– ….
CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 25

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• AIS (Accounting Information System):

Hệ thống thông tin kế toán.
• AIS gồm các chức năng cơ bản sau:
– Lưu trữ hồ sơ, báo cáo kinh doanh về tài
chính.
– Quản lý chứng từ bán hàng, mua hàng, …
– Quản lý tài sản
– ……

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 26

13
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• FIS (Finance Information System)

Hệ thống thông tin tài chính.
• FIS gồm các chức năng cơ bản sau:
– Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp.
– Quản lý đầu tư.
– Quản lý ngân sách vốn.
– Hoạch định và dự báo về tài chính.
– ….

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 27

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• SCM (Supply Chain Management)

Quản lý chuỗi cung ứng.
• SCM gồm các chức năng cơ bản sau:
– Lập kế hoạch.
– Quản lý nguyên vật liệu.
– Quản lý cộng tác sản xuất.
– ….

CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 28

14
 22/08/2013

Cộng tác và giao tiếp với phần mềm

• ERP (Enterprise Resource Planning)

Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.
• ERP gồm các chức năng cơ bản sau:
– Quản lý bán hàng
– Quản lý sản xuất
– Quản lý tài nguyên con người
– Quản lý tài chính
– ….
• Bản chất của ERP là ta cần phải thiết lập
được các quy trình.
CNTT trong Doanh nghiệp - Bài 4 29

THANK YOU

END OF LESSON 4

15