Mô tả hoạt động môi giới trên một sàn giao dịch BĐS

Tiếp đón khách hàng

Tư vấn, giới thiệu

sản phẩm

Thẩm định thông tin

khách hàng cung cấp

Ký hợp đồng

Thanh toán

Triển khai hợp đồng

Thanh lý

Báo cáo, lưu hồ sơ

Sơ đồ 5: Hoạt động môi giới trên một sàn giao dịch

Tiếp đón khách hàng

 Nhân viên lễ tân có trách nhiệm tiếp đón khách hàng đến công ty, cung cấp cho
khách hàng tài liệu giới thiệu sản phẩm, biểu phí, … của công ty. Nếu khách nêu rõ yêu
cầu, lễ tân liên hệ và hướng dẫn khách trực tiếp gặp bộ phận nghiệp vụ liên quan.

Tư vấn, giới thiệu sản phẩm

 Nhân viên tư vấn, nhân viên kinh doanh tại công ty tìm hiểu nhu cầu của khách
hàng về mua, bán..
 Nhân viên tư vấn, nhân viên kinh doanh giới thiệu cho khách các dịch vụ của công
ty giao dịch và biểu phí kèm theo, giúp khách hàng ra quyết định.
 Sau khi khách hàng quyết định, nhân viên kinh doanh hỗ trợ khách hàng sử dụng
các dịch vụ của công ty
 Căn cứ vào mức độ phức tạp của thông tin về BĐS, nhân viên kinh doanh hẹn
khách hàng thời gian trả lời về việc chấp nhận giao dịch hay không.

Thẩm định thông tin khách hàng cung cấp

Nhân viên kinh doanh chuyển toàn bộ hồ sơ đã lập và tiếp nhận từ khách hàng cho
bộ phận pháp lý. Bộ phận pháp lý căn cứ theo hồ sơ nhận được, tiến hành thẩm định
thông tin về BĐS, ghi rõ kết quả thẩm định và ký xác nhận tại trang sau theo mẫu. Nhân
viên kinh doanh liên hệ lại với khách hàng:

 Trường hợp BĐS của khách hàng không được phép giao dịch hoặc quảng cáo:
thông báo và nêu rõ lý do cho khách hàng.
 Trường hợp BĐS hợp lệ: liên hệ với khách hàng để thu thập thêm các thông tin
nếu cần thiết, ký thỏa thuận cung cấp dịch vụ với khách hàng.

Ký hợp đồng

Sau khi chắc chắn về khách hàng, nhân viên kinh doanh thương thảo với khách
hàng, báo cáo trưởng phòng kinh doanh trình Tổng giám đốc công ty (hoặc Phó tổng
giám đốc theo ủy quyền của Tổng giám đốc) ký hợp đồng dịch vụ.
 Sau khi hai bên ký kết hợp đồng, nhân viên kinh doanh nộp 01 bản lưu cho bộ
phận hành chính – pháp lý , lưu 01 bản để triển khai thực hiện.

Thanh toán

Nhân viên kinh doanh hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục thanh toán
theo quy định của Công ty giao dịch và hợp đồng đã ký kết tại phòng kế toán.

Triển khai hợp đồng

Các bộ phận nghiệp vụ liên quan triển khai theo hợp đồng:

 Đưa thông tin quảng cáo lên niêm yết tại Công ty giao dịch và website
 Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu
 Tìm kiếm BĐS phù hợp với hợp đồng đã ký.
 Đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng tiến độ cam kết.

Trong quá trình triển khai hợp đồng, nhân viên kinh doanh phải thường xuyên giữ
liên lạc với khách hàng để trao đổi thông tin.

Thanh lý

Khi kết thúc thời hạn ghi trên hợp đồng, nhân viên kinh doanh liên hệ với khách
hàng để tiến hành các thủ tục thanh lý:

 Gia hạn thêm đối với các hợp đồng quảng cáo;
 Thông báo nếu không tìm được BĐS hoặc khách hàng theo hợp đồng
 Thông báo và hoàn tất các thủ tục thanh toán nếu đáp ứng được các yêu cầu trong
hợp đồng với khách hàng;
 Đề nghị khách hàng ký giấy xác nhận đã hoàn thành cung cấp dịch vụ mẫu

Báo cáo, lưu hồ sơ

Nhân viên kinh doanh báo cáo định kỳ với Trưởng phòng hoặc báo cáo đột xuất
nếu cần xin ý kiến giải quyết.
 Bộ phận lễ tân định kỳ báo cáo về tình hình thực hiện việc giải quyết các yêu cầu
của khách hàng đã tiếp nhận.

Tìm hiểu quy trình hoạt động giao dịch BĐS tại công ty

Sơ đồ 4: Quy trình hoạt động giao dịch BĐS của công ty

Tiếp đón khách hàng

Nhân viên lễ tân có trách nhiệm tiếp đón khách hàng đến Sàn giao dịch, cung cấp cho
khách hàng tài liệu giới thiệu sản phẩm, biểu phí,… của sàn, mời khách tham quan sàn.
Nếu khách nêu rõ yêu cầu, lễ tân liên hệ và hướng dẫn khách trực tiếp gặp bộ phận
nghiệp vụ liên quan.

Tư vấn, giới thiệu sản phẩm

Nhân viên tư vấn, nhân viên kinh doanh tại sàn tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về
mua, bán, thuê, cho thuê, thuê mua…

Nhân viên tư vấn, nhân viên kinh doanh giới thiệu cho khách các dịch vụ của Sàn giao
dịch và biểu phí kèm theo, giúp khách hàng ra quyết định.

Khách hàng đăng ký sản phẩm

Sau khi khách hàng quyết định, nhân viên kinh doanh hỗ trợ khách hàng sử dụng
các dịch vụ của sàn.

 Đối với khách hàng có nhu cầu mua BĐS, nhân viên kinh doanh lập giấy đăng ký
theo mẫu.
 Đối với khách hàng có nhu cầu bán, chuyển nhượng BĐS, nhân viên kinh doanh
lập giấy đăng ký theo mẫu.
 Đối với khách hàng có nhu cầu thuê BĐS, nhân viên kinh doanh lập giấy đăng ký
theo mẫu.
 Đối với khách hàng có nhu cầu cho thuê BĐS, nhân viên kinh doanh lập giấy đăng
ký theo mẫu.
 Đối với khách hàng có nhu cầu tư vấn, môi giới đầu tư, nhân viên kinh doanh lập
giấy đăng ký theo mẫu.

Căn cứ vào mức độ phức tạp của thông tin về BĐS, nhân viên kinh doanh hẹn
khách hàng thời gian trả lời về việc chấp nhận giao dịch hay không.

Thẩm định thông tin khách hàng cung cấp

 Nhân viên kinh doanh chuyển toàn bộ hồ sơ đã lập và tiếp nhận từ khách hàng cho
bộ phận Pháp chế. Bộ phận Pháp chế căn cứ theo hồ sơ nhận được, tiến hành thẩm định
thông tin về BĐS, ghi rõ kết quả thẩm định và ký xác nhận tại trang sau theo mẫu.

Nhân viên kinh doanh liên hệ lại với khách hàng:

 Trường hợp BĐS của khách hàng không được phép giao dịch hoặc quảng cáo:
thông báo và nêu rõ lý do cho khách hàng.
 Trường hợp BĐS hợp lệ: liên hệ với khách hàng để thu thập thêm các thông tin
nếu cần thiết, ký thỏa thuận cung cấp dịch vụ với khách hàng.

Ký hợp đồng

Sau khi chắc chắn về khách hàng, nhân viên kinh doanh thương thảo với khách
hàng, báo cáo Trưởng phòng Kinh doanh trình Tổng Giám đốc Công ty (hoặc Phó Tổng
Giám đốc theo ủy quyền của Tổng Giám đốc) ký hợp đồng dịch vụ.

Sau khi hai bên ký kết hợp đồng, nhân viên kinh doanh nộp 01 bản lưu cho bộ
phận Hành chính – Pháp chế, lưu 01 bản để triển khai thực hiện.

Thanh toán

Nhân viên Kinh doanh hướng dẫn khách hàng thực hiện các thủ tục thanh toán theo
quy định của Sàn giao dịch và hợp đồng đã ký kết tại phòng Kế toán.

Triển khai hợp đồng

Các bộ phận nghiệp vụ liên quan triển khai theo hợp đồng:

 Đưa thông tin quảng cáo lên niêm yết tại Sàn giao dịch và website
 Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu
 Tìm kiếm BĐS phù hợp với hợp đồng đã ký.
 Đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng tiến độ cam kết.
 Trong quá trình triển khai hợp đồng, nhân viên kinh doanh phải thường xuyên giữ
liên lạc với khách hàng để trao đổi thông tin.

Thanh lý

Khi kết thúc thời hạn ghi trên hợp đồng, nhân viên kinh doanh liên hệ với khách
hàng để tiến hành các thủ tục thanh lý:

 Gia hạn thêm đối với các hợp đồng quảng cáo;
 Thông báo nếu không tìm được BĐS hoặc khách hàng theo hợp đồng;
 Thông báo và hoàn tất các thủ tục thanh toán nếu đáp ứng được các yêu cầu
trong hợp đồng với khách hàng;
 Đề nghị khách hàng ký Giấy xác nhận đã hoàn thành cung cấp dịch vụ mẫu

Báo cáo, lưu hồ sơ

 Nhân viên kinh doanh báo cáo định kỳ với Trưởng phòng hoặc báo cáo đột
xuất nếu cần xin ý kiến giải quyết.
 Bộ phận lễ tân định kỳ báo cáo về tình hình thực hiện việc giải quyết các yêu cầu
của khách hàng đã tiếp nhận.

Tìm hiểu quy trình đánh giá, phân loại và niêm yết, ký gửi BĐS

BĐS có nhiều loại, có loại dùng để ở ( nhà ở, đất ở ), có loại dùng vào việc kinh
doanh dịch vụ, nhằm thu lợi nhuận ( khách sạn, nhà hàng ), có loại dùng vào công sở,
trường học. Vì thế để có thể đánh giá và phân loại chính xác BĐS, ta có thể làm theo quy
trình sau:

 Bước 1: Khảo sát hiện trường, thu thập thông tin BĐS
 Khảo sát hiện trường
 Định giá viên phải trực tiếp khảo sát hiện trường: Đối với BĐS, định giá viên phải
khảo sát và thu thập số liệu về:
 o Vị trí thực tế của BĐS so sánh với vị trí trên bản đồ địa chính, các mô tả pháp
lý liên quan đến BĐS.
o Chi tiết bên ngoài và bên trong BĐS.
o Đối với công trình xây dựng dở dang, định giá viên phải kết hợp giữa khảo sát
thực địa với báo cáo của chủ đầu tư, nhà thầu đang xây dựng công trình.
 Trong quá trình khảo sát, để có đầy đủ chứng cứ cho việc định giá, định giá viên
cần chụp ảnh BĐS theo các dạng (tòan cảnh, chi tiết), các hướng khác nhau.
 Bước 2:Thu thập thông tin

Bên cạnh thông tin, số liệu thu thập từ khảo sát hiện trường, định giá viên phải thu
thập các thông tin sau:

 Các thông tin liên quan đến chi phí, giá bán, lãi suất, thu nhập của BĐS so sánh.
 Các thông tin về yếu tố cung - cầu, lực lượng tham gia thị trường, động thái người
mua - người bán tiềm năng.
 Các thông tin về tính pháp lý của BĐS.
 Với BĐS cần thu thập thêm các thông tin  về  những điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã
hội và mội trường tác động đến giá trị BĐS cần định giá
 Để thực hiện định giá, định giá viên phải dựa trên những thông tin thu thập từ các
nguồn khác nhau. Định giá viên phải nêu rõ nguồn thông tin trong báo cáo định
giá và phải được kiểm chứng để bảo đảm độ chính xác của thông tin
 Bước 3:Phân tích thông tin về BĐS

Là quá trình đánh giá tác động của các yếu tố đến mức giá của BĐS cần định giá.

 Phân tích những thông tin từ khảo sát hiện trường BĐS.
 Phân tích những đặc trưng của thị trường BĐS cần định giá.
o Bản chất và hành vi ứng xử của những người tham gia thị trường.
o Xu hướng cung cầu trên thị trường BĐS.
 Phân tích về khách hàng:
 Phân tích về việc sử dụng tốt nhất và tối ưu của BĐS.
  Bước 4: Lựa chọn phương pháp định giá BĐS

Với phương pháp so sánh trực tiếp, khi tiến hành định giá phải lựa chọn từ 3 đến 5
thửa đất, khu đất trống ở khu vực liền kề đã được chuyển nhượng thành công trên thị
trường có những đặc điểm tương tự với thửa đất, khu đất cần định giá để làm cơ sở.
Việc thu thập các thông tin về những thửa đất lựa chọn nói trên phải tiến hành trong
khoảng thời gian gần nhất với thời điểm khảo sát. Giá sẽ được tính bằng cách lấy mức
bình quân của các mức giá 3-5 thửa đất, khu đất đó.

Với phương pháp thu nhập, giá đất được xác định bằng cách tính tổng thu nhập
hằng năm thu được từ thửa đất, khu đất cần định giá. Riêng với các thửa đất trống
hoặc có xây dựng công trình kiến trúc cho thuê thì tổng thu nhập của thửa đất cần định
giá chính là số tiền thuê đất hoặc số tiền thuê BĐS (bao gồm đất và tài sản trên đất) thu
được hàng năm. Tiền thuê đất hoặc tiền thuê BĐS tính theo mặt bằng giá tiền thuê đất
hoặc BĐS trên thị trường tại thời điểm định giá đất. Đối với đất nông nghiệp, người
được giao đất tự tổ chức sản xuất thì tổng thu nhập của thửa đất cần định giá là tổng
doanh thu từ hoạt động sản xuất hàng năm. Mức giá đất cần định giá theo công thức,
giá đất sẽ bằng thu nhập thuần túy hàng năm thu được từ thửa đất chia lãi suất tiết
kiệm VND kỳ hạn 12 tháng.

Với phương pháp chiết trừ, việc định giá được thực hiện trên cơ sở thu thập thông
tin trên thị trường của ít nhất 3 BĐS (bao gồm đất và tài sản trên đất) đã chuyển
nhượng thành công, có những đặc điểm tương tự với thửa đất cần định giá. Sau đó căn
cứ vào điểm sai biệt giữa thửa đất cần định giá và thửa đất so sánh để điều chỉnh (Việc
xác định giá trị hiện tại của các tài sản để đầu tư xây dựng trên đất được tính trên cơ sở
giá trị xây mới trừ đi phần giá trị hao mòn).

 Bước 5: Xác định giá BĐS

 Xác định tổng quát về BĐS cần định giá và loại hình giá trị làm cơ sở định giá:
o Các đặc điểm cơ bản về pháp lý, về kinh tế kỹ thuật của BĐS cần định giá.
o Mục đích định giá: Định giá viên phải xác định và nhận thức mục đích định giá của
khách hàng. Mục đích định giá phải được nêu rõ trong báo cáo định giá.
o Xác định khách hàng, yêu cầu của khách hàng; những người sử dụng kết quả định
giá.
o Những điều kiện ràng buộc trong xác định đối tượng định giá
o Việc đưa ra những điều kiện hạn chế và ràng buộc của định giá viên phải dựa trên
cơ sở:
- Có sự xác nhận bằng văn bản của khách hàng và trên cơ sở nhận thức rõ ràng
những điều kiện đó sẽ tác động đến bên thứ ba thông qua kết quả định giá.
- Phù hợp với quy định của luật pháp và các quy định hiện hành khác có liên quan.
- Trong quá trình định giá, nếu định giá viên thấy những điều kiện hạn chế và ràng
buộc đưa ra là không chặt chẽ hoặc thiếu cơ sở thì  phải xem xét lại và thông báo
ngay cho giám đốc doanh nghiệp, tổ chức định giá và cho khách hàng.
 Xác định thời điểm định giá.
 Xác định nguồn dữ liệu cần thiết cho định giá.
 Xác định cơ sở giá trị của BĐS.
 Bước 6: Lập kế hoạch định giá.
 Việc lập kế hoạch một cuộc đánh giá nhằm xác định rõ những bước công việc phải
làm và thời gian thực hiện từng bước công việc cũng như toàn bộ thời gian cho
cuộc định giá.
 Nội dung kế hoạch phải thể hiện những công việc cơ bản sau:
 Xác định các yếu tố cung-cầu thích hợp với chức năng, các đặc tính và các quyền
gắn liền với BĐS được mua/bán và đặc điểm thị trường.
 Xác định các tài liệu cần thu thập về thị trường, về BĐS, tài liệu so sánh.
 Xác định và phát triển các nguồn tài liệu, đảm bảo nguồn tài liệu đáng tin cậy và
phải được kiểm chứng.
 Xây dựng tiến độ nghiên cứu, xác định trình tự thu thập và phân tích dữ liệu, thời
hạn cho phép của trình tự phải thực hiện.
 Lập đề cương báo cáo kết quả định giá.
 Tìm hiểu quy trình thực hiện nghiệp vụ môi giới.