T

s
chuyển các câu hỏi này tới lãnh đạo các phòng ban chức năng.

Vợ: (ƯỢN DO NG V9 ĐỨP Võ VN? VƯƠN VƯỚP SỚNG VU) ÄƯƠG VN SN VN WNG ta ĐÓ CÓ

Kết thúc dự án

Ba tháng sau khi hệ thống mới đi vào hoạt động, mọi người đều thấy rõ những lợi ích
mà dự án mang lại như tạo lập được kho dữ liệu chung trong toàn công ty. thông tin
nhiều và được trao đổi giữa các bộ phận nhiều hơn trước đây, việc lập báo cáo của
các
đơn vị bộ phận được thuận lợi hơn, lãnh đạo có thể khai thác thông tin trực tiếp
thay
vì phải yêu cầu các bộ phận lập báo cáo hoặc tổng hợp thông tin như trước đây, giảm
số lượng các báo cáo, tránh tình trạng trùng. lắp hoặc thông tin nhập di nhập lại ở
nhiều khâu, loại bỏ các giao dịch bằng giấy hoặc bảng tính rời rạc của các nhân
viên
trong công ty. Ngoài ra hàng tồn kho giảm và được quản lý chặt chẽ hơn, thông tin
nhân sự được tiêu chuẩn hóa tốt hơn. :

Tuy nhiên, dự án cũng mang lại một số kết quả tiêu cực. Theo một số người, các kết
quả tiêu cực thậm chí còn nhiều hơn các kết quả tích cực đã nói ở trên.

Bắt đầu bằng những lời phàn nàn của bộ phận bán hàng và bộ phận kho về việc khó
khăn và không chủ động trong quá trình làm việc kết hợp với nhau, dữ liệu phải nhập
đi nhập lại nhiều do sai sót giữa các khâu, hệ thống tài khoản không đầy đủ và phải
bổ
sung liên tục, quy trình nửa làm thủ công nửa làm tự động, công việc chưa được phân
tích chỉ tiết, mất nhiều thời gian của nhân viên, việc quản lý không đạt hiệu quả
cao.

Cùng với việc thông tin trao đổi tốt hơn, trưởng phòng Tài chính thấy rằng đã mắt
đi
vai trò kiểm soát thông tin, khi bất kỷ người nào có liên quan đều có thể truy cập
thông tin quan trọng này mà không cần xin phép ông như trước đây. Mặt khác, do mọi
dữ liệu đều được nhập vào máy thay vì lưu vào sổ sách, nên nhân viên kế toán luôn
phải làm việc trên máy, họ thấy mắt nhiều thời gián và công sức hơn. Mặc dù doanh
nghiệp có nhiều dữ liệu hơn, nhưng tâm lý chung của phòng Tài chính là không thích,
không ủng hộ, vì vậy quá trình nhập liệu thường chểnh mảng. Kết quả là dữ liệu
không sẵn sàng, thường bị thiếu và chậm. Nhân viên phòng tài chính lại cho rằng các
báo cáo phức tạp và khó hiểu, do vậy thời gian họ phải làm việc nhiều hơn trước khi
ứng dụng ERP.

Nhân viên bộ phận marketing than phiền về việc hệ thống chạy chậm và gặp trục trặc,
hoặc thông tin họ cằn không truy cập được do bị giới hạn quyền. Chẳng hạn nhân viên
129

nghiên cứu và phát triển sản phẩm muốn biết thông tin về số lượng hàng bán ra trong
tuần qua, thông tin này trước đây được cung cấp từ bộ phận bán hàng trong vòng 4
ngày; thì hiện nay vì không truy cập được trực tiếp nên nhân viên này phải gửi yêu
cầu tới bộ phận bán hàng, và bộ phận này lại gửi rất nhiều câu hỏi tới nhân viên
quản
lý. kho, tổng cộng cũng mất tới 4 ngày. Kết quả là nhân viên cho rằng họ phải làm
nhiều hơn so với cùng một công việc như trước đây.
Mới đầu ông Hùng đã bỏ qua những lời kêu ca này vì cho rằng có lẽ nhân viên chưa
quen với phần mềm mới, khả năng sử dụng phần mềm của các nhân viên có vần đề và
cần tổ chức đào tạo thêm, hoặc nhân viên muốn được biết thêm về các thông tin mật
quan trọng của công ty. Mọi người thì không thích sự thay đổi, mà ERP lại yêu cầu
các nhân vien và cả các nhà quản lý phải thay đổi cách làm việc. Cho đến hội nghị
sơ
kết hoạt động nửa năm của công ty, khi có rất nhiều ý kiến xung quanh vấn đề ý.
thậm chí người ta còn mô tả nó như một “cơn ác mộng hành chính”. thì Ông Hùng mới
sửng sốt nhận ra rằng có lẽ dự án ERP đã có vấn đề.

Sau hội nghị sơ kết, ông Hùng đã suy nghĩ rất kỹ chuyện này, sai lầm của ông là ở
chỗ
nào? Ông đã trang bị một phần mềm quản trị nguồn lực và hệ thống thông tin hiện đại
cho công ty và hướng dẫn mọi người sử dụng rất rõ ràng. Tại sao lại có nhiều vấn đề
phát sinh như vậy? Và điều quan trọng là bây giờ Ông phải làm gì?

CÂU HỎI THẢO LUẬN