CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH

Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam
Nghiệp vụ: Quản lý mua hàng

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 1 of 16

 MỤC LỤC

I. GIỚI THIỆU CHUNG..................................................................................................... 3

1. Mục đích:......................................................................................................................... 3
2. Đối tượng sử dụng........................................................................................................... 3
3. Cấu trúc của tài liệu:........................................................................................................ 3
II. NỘI DUNG BÀI TẬP THỰC HÀNH:............................................................................4
1. Nghiệp vụ nhập, xác nhận và theo dõi hợp đồng thông thường...................................... 4
2. Nghiệp vụ nhập, xác nhận, theo dõi hợp đồng nguyên tắc.............................................. 9
3. Nghiệp vụ tiếp nhận và theo dõi quá trình tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ........................12
3.1. Giao nhận hàng hóa theo hợp đồng mua sắm vật tư, hàng hóa qua kho:.......................12
4. Nghiệp vụ trả lại hàng hóa, dịch vụ và theo dõi:........................................................... 14
5. Nghiệp vụ theo dõi, điều chỉnh, hủy và thanh lý hợp đồng:.......................................... 16
5.1. Điều chỉnh hợp đồng trường hợp sai kho giao nhận hàng trên hợp đồng:.....................16
5.2. Thanh lý một hợp đồng:.................................................................................................17

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 2 of 16

 I. GIỚI THIỆU CHUNG
1. Mục đích:
- Tài liệu này được biên soạn nhằm mục đích hỗ trợ các học viên thực hành ứng
dụng Oracle EBS trong mảng nghiệp vụ Quản lý mua hàng.
2. Đối tượng sử dụng
- Đối tượng sử dụng là người dùng cuối (End user), các cán bộ nhân viên được
phân công thực hiện các công việc thuộc mảng nghiệp vụ Quản lý mua hàng
trên hệ thống Oracle EBS.
3. Cấu trúc của tài liệu:
Tài liệu này tương ứng với các nội dung đã được trình bày tại tài liệu Hỗ trợ đào
tạo Nghiệp vụ Quản lý mua hàng (PO) với các nghiệp vụ cụ thể:
- Thực hành Nghiệp vụ nhập, xác nhận và theo dõi Hợp đồng thông thường.
- Thực hành Nghiệp vụ nhập, xác nhận và theo dõi Hợp đồng nguyên tắc
- Thực hành Nghiệp vụ tiếp nhận và trả lại hàng.
- Thực hành Nghiệp vụ theo dõi, điều chỉnh, hủy và thanh lý hợp đồng

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 3 of 16

 II. NỘI DUNG BÀI TẬP THỰC HÀNH:
1. Nghiệp vụ nhập, xác nhận và theo dõi hợp đồng thông thường
- Nhập, xác nhận và theo dõi hợp đồng thông thường gồm 3 dòng sau đây:
● Dòng 1: mua sắm VTTB, hàng hóa nhập kho.
● Dòng 2: dịch vụ mua cho công trình, dự án (ĐTXD/SCL)

STT Bước thực hiện Dữ liệu

Đơn vị nhập, xác nhận hợp đồng thông thường
1 Header
Nhập số hợp đồng của đơn vị
(XXXX/HĐ/TKV-2023)
2 Number
(Trong đó XXXX là User truy cập hệ thống
của người dùng, ví dụ: AC01)
3 Type Standard Purchase Order

4 CÔNG TY CP DEMO
Supplier
5 Site CONG NO
6 Description Hợp đồng mua sắm thông thường
7 DFF
8 Ngày ký hợp đồng 23-MAY-2023
9 Ngày HĐ có hiệu lực 23-MAY-2023
10 Ngày HĐ hết hiệu lực 23-MAY-2023
Nhập thông tin dòng chi tiết của hợp đồng
11 Lines
thực hiện:
Dòng 1: VTTB, hàng hóa qua kho
12 Type Goods
13 Item ITEM01
14 Category Tự động lấy theo Item
15 Description Tự động lấy theo Item
16 UOM Tự động lấy theo Item

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 4 of 16

 17 Quantity 100
18 Price 5000
23-MAY-2023 <Chọn ngày hiện tại của hệ
19 Promised Date
thống>
20 Need-By Date
21 (B) Shipment Nhập thông tin kho giao nhận của dòng 1
22 Org TK1 (Chọn kho giao nhận thực tế của đơn vị)
Tự động lấy theo số lượng ngoài Line là 100
(có thể tách thành nhiều shipment nếu cùng 1
23 Quantity
vật tư đưa về nhiều kho khác nhau)
24 (B) Receving Controls Chọn phương thức giao nhận hàng
25 Receipt Routing Standard Receipt
Kiểm tra tài khoản hạch toán giao nhận hàng,
26 (B) Distributions dịch vụ của dòng 1
010100.000.00000.15210010.00.00.000000.0
000
27 PO Charge Account (tài khoản tự động lấy theo mã vật tư và kho
đã chọn)
28 (B) OK Hoàn thành việc nhập dòng số 1
Dòng 2: Dịch vụ mua cho công trình dự án (ĐTXD/SCL) trường hợp ghi nhận tổng
giá trị gói dịch vụ
29 Type Services
30 Category SERVICE.00
31 Description Dịch vụ thuê máy chủ
32 UOM Gói
20000 (Tổng giá trị tiền chưa thuế của dòng
33 Quantity dịch vụ)
34 Price Mặc định là 1 đối với Type = Services
35 Promised Date 23-MAY-2023 <Chọn ngày hiện tại của hệ
thống>
36 Need-By Date

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 5 of 16

 37 (B) Shipment Kiểm tra thông tin tiếp nhận dịch vụ
38 Org Để mặc định kho là TK1,…
Tự động lấy theo số lượng ngoài Line là
20000
39 Quantity (có thể tách thành nhiều shipment nếu cùng
1 dịch vụ sử dụng cho nhiều công trình dự
án ĐTXD/SCL khác nhau, hoặc cùng 1 công
trình nhiều hạng mục khác nhau)
(B) Distributions Kiểm tra tài khoản hạch toán giao nhận
40
hàng, dịch vụ của dòng 1
010100.000.00000.64276010.00.00.000
41 PO Charge Account 000.0000
42 (B) OK Hoàn thành việc nhập dòng số 1
43 (B) Additional Tax Information Nhập thông tin thuế cho từng dòng hợp đồng
mua.
Actions > Manage Tax > Additional Tax Information
44 Tax Classification IPVAT 10%-HHDV
45 (B) Apply Lưu thông tin thuế đã chọn
Approve > Tích chọn: Submit for Approval > OK

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 6 of 16

 2. Nghiệp vụ nhập, xác nhận, theo dõi hợp đồng nguyên tắc

Tạo hợp đồng nguyên tắc:

STT Bước thực hiện Dữ

liệu
1 Header
2 PO, Rev Nhập số hợp đồng của đơn vị
(XXXX/HĐ/TKV-2023-01)
(Trong đó XXXX là User truy cập hệ thống
của người dùng, ví dụ: AC01)
3 Release Số hệ thống tự sinh
4 CÔNG TY CP DEMO
Supplier
5 Site CONG NO
6 Description Hợp đồng nguyên tắc
Amt Agreed Yes
[DFF]
7
8 Ngày ký hợp đồng 23-MAY-2023 00:00
9 Ngày HĐ có hiệu lực 23-MAY-2023 00:00
10 Ngày HĐ hết hiệu lực 23-MAY-2023 00:00

11 Lines Nhập thông tin dòng chi tiết của hợp

đồng nguyên tắc
12 Type Goods
13 Item ITEM01
17 Quantity
18 Price 6000
19 Promised Date <Chọn ngày hiện tại của hệ thống>
20 Need-By Date
21 Price Reference Tham khảo giá
22 Allow Price overide Tích chọn
23 Price Limit 6500
Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 7 of 16
 24 (B) Save Lưu hợp đồng

25 (B) Approve Phê duyệt hợp đồng

● Thực hiện hợp đồng nguyên tắc

STT Bước thực hiện Dữ liệu

1 Header
2 PO, Rev Nhập số hợp đồng của đơn vị
3 Release Số lần thực hiện hợp đồng

4 CÔNG TY CP DEMO
Supplier
5 Site CONG NO
Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 8 of 16
 Shipment
6 Num Số dòng thực hiện
7 Line Dòng hàng thực hiện trên hợp đồng nguyên tắc
8 Org Kho nhận hàng
9 Quantity 300
Price Đơn giá thực hiện: tự động lấy theo hợp đồng
10
nguyên tắc.
11 Promised Date <Chọn ngày hiện tại của hệ thống>
(B) Receving Controls Chọn phương thức giao nhận hàng
12 Receipt Routing Standard Receipt
Kiểm tra tài khoản hạch toán giao nhận hàng,
(B) Distributions
dịch vụ của dòng 1
010100.000.00000.15210010.00.00.000000.000
0
13
PO Charge Account (Tài khoản tự động lấy theo mã vật tư và kho đã
chọn)
14 (B) Save Lưu hợp đồng
15 (B) Approve Phê duyệt hợp đồng

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 9 of 16

 3. Nghiệp vụ tiếp nhận và theo dõi quá trình tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ
3.1. Giao nhận hàng hóa theo hợp đồng mua sắm vật tư, hàng hóa qua kho:
Thực hiện giao nhận hàng cho hợp đồng mua sắm vật tư, hàng hóa qua kho đã
nhập ở Nghiệp vụ số 1. Nghiệp vụ Nhập, xác nhận và theo dõi hợp đồng thông
thường

STT Bước thực hiện Dữ iệu

Chọn kho giao nhận hàng
1 Change Organization Chọn kho giao nhận hàng hóa
2 Organization Chọn kho giao nhận (kho của đơn vị)
Tìm kiếm hợp đồng thực hiện tiếp nhận hàng hóa
3 Find Expected Receipts
Nhập số hợp đồng thực hiện tiếp nhận
4 Purchase Order hàng hóa

5 Find Tìm kiếm

Thực hiện giao nhận hàng
6 Receipt Header (Kho…) Nhập thông tin chung tiếp nhận hàng hóa
7 Receipt Date <Chọn ngày hiện tại của hệ thống>
8 Supplier Kiểm tra tên Nhà cung cấp.

9 Comments Giao nhận hàng theo hợp đồng

số
Nhập thông tin chi tiết tiếp nhận hàng
10 Receipts > (Tab) Lines
hóa
11 Check Check dòng 1 (Dòng hàng hóa qua kho)
12 Quantity 50
13 Destination Type Receiving
14 Item Kiểm tra mã vật tư
15 [DFF] Receiving Transactions Thông tin thêm giao nhận hàng
16 Department Receipt Phòng Kế hoạch vật tư
17 Receiver Nguyễn Văn A

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 10 of 16

 18 Receiving Number Số phiếu giao nhận hàng
19 Type 08: Phiếu giao nhận hàng
20 Organization Code Kho nhận hàng

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 11 of 16

 STT Bước thực hiện Dữ
liệu
22 OK
23 (B) Save Lưu thao tác tiếp nhận hàng hóa
Ctrl + Save hoặc dùng
24 (B) Save Lưu thao tác
25 OK Hoàn thành bước tiếp nhận hàng hóa
26 Receiving Number Created Lưu lại số giao dịch thực hiện
Chạy Request Set
27 Request Set Name PO request set
Tìm kiếm và theo dõi tiếp nhận hàng hóa
28 Find Receiving Transactions Tìm kiếm và theo dõi tiếp nhận hàng hóa
29 Purchase Order Tìm kiếm theo số hợp đồng
30 Find
31 Receipt Số Receipt đã hiển thị
32 Type Receive
In phiếu giao nhận hàng
33 Request In phiếu giao nhận hàng
34 Name

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 12 of 16

 4. Nghiệp vụ trả lại hàng hóa, dịch vụ và theo dõi:
4.1. Trả lại phiếu giao nhận hàng hóa theo hợp đồng mua sắm vật tư, hàng hóa qua
kho
Thực hiện trả lại giao nhận hàng cho hợp đồng mua sắm vật tư, hàng hóa qua kho
đã nhập ở phần thực hành 3.1. Giao nhận hàng hóa mua sắm vật tư, hàng hóa qua
kho
STT Bước thực hiện Dữ liệu
Chọn kho trả lại giao nhận hàng
1 Change Organization Chọn kho trả lại hàng
Chọn kho thực hiện trả lại hàng (= kho đã
2 Organization thực hiện giao nhận trước đó)
Kiểm tra giao nhận hàng hóa trước khi thực hiện trả lại hàng hóa
3 Find Receiving Transactions Tìm kiếm tiếp nhận hàng hóa theo các tiêu
chí
4 Purchase Order Tìm kiếm theo số hợp đồng
5 Receipt Nhập số Receipt
6 Transaction Number Hoặc số phiếu giao nhận hàng cần trả lại
7 Find > Transactions Kiểm tra các thông tin sau
8 Transaction Type Receive: Tiếp nhận hàng hóa
9 Amount 50
10 Date 23/05/2023
Lưu lại số Receipt để thực hiện trả lại cho
11 Receipt hợp đồng nào, cụ thể là Receipt nào.
Tìm kiếm phiếu giao nhận cần trả lại
12 Find Returns (Kho) Tìm kiếm hợp đồng thực hiện trả lại
13 Purchase Order Nhập số hợp đồng của đơn vị
(10/HĐ/TKV-2023)
14 Receipt Nhập số Receipt
15 Find Tìm kiếm
Thực hiện trả lại hàng
16 (Tab) Transactions Kiểm tra số lượng đã giao nhận hàng

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 13 of 16

 Check dòng cần trả lại (dòng 2 hoặc
17 Check dòng 3 của hợp đồng đã tạo ở mục 1)
18 Parent Qty 50
19 Quantity 50
20 Return to Supplier.
21 Transaction Date 23/05/2023
22 (B) Save Lưu thao tác thực hiện
Ctrl + S hoặc (B) Save Lưu thao tác thực hiện
Tìm kiếm và theo dõi phiếu điều chỉnh giao nhận
Tìm kiếm và theo dõi phiếu điều chỉnh
23 Find Receiving Transactions giao nhận hàng hóa
24 Purchase Order Tìm kiếm theo số hợp đồng
25 Find
26 Receipt Số Receipt đã hiển thị
27 Type Return to Supplier
In phiếu điều chỉnh giao nhận
28 Request In phiếu điều chỉnh giao nhận hàng

29 Name

5. Nghiệp vụ theo dõi, điều chỉnh, hủy và thanh lý hợp đồng:

5.1. Điều chỉnh hợp đồng trường hợp sai kho giao nhận hàng trên hợp đồng:
Hợp đồng mua sắm vật tư, hàng hóa phát hiện nhập sai kho
Kiểm tra trạng thái của hợp đồng
(B) Purchase Order – Trường hợp hợp đồng đang trong quá trình
1 Trường hợp 1 nhập, chưa lưu phát hiện sai kho
2 Status Incomplete
3 Chưa lưu Chưa lưu hợp đồng
4 (B) Clear Record Xóa
5 Shipment Đặt chuột ở mức Shipment chọn lại kho đúng
6 (B) Save Lưu lại thao tác thực hiện

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 14 of 16

 (B) Purchase Order – Trường hợp hợp đồng đang trong quá trình
7 Trường hợp 2 nhập, đã lưu phát hiện sai kho
8 (B) Purchase Order Kiểm tra trạng thái hợp đồng
9 Status Incomplete
10 Save Đã lưu hợp đồng
11 (B) Delete Sử dụng chức năng delete
12 Chọn dòng sai kho Chọn dòng sai kho
13 Nhấn Shipment Nhấn Shipment
14 Tích vào dòng kế tiếp Tích vào dòng kế tiếp sau đó chọn lại kho đúng
Đặt con trỏ chuột vào dòng sai kho sau đó
15 Dòng sai kho nhấn Delete
16 Save Lưu thao tác
17 (B) Save Lưu lại thao tác thực hiện
(B) Purchase Order – Trường hợp hợp đồng đã Approve, chưa giao
18 Trường hợp 3 nhận hàng
19 (B) Purchase Order Kiểm tra trạng thái hợp đồng
20 Status Approved
21 (B) Shipments > (Tab) Status
22 Received 0
23 Bill 0
24 Tools >Cancel Sử dụng chức năng Cancel
25 Shipment Đặc chuột ở mức Shipment có kho sai
26 Cancel Hủy dòng sai kho
27 Reason Lý do: Sai kho giao nhận hàng
28 OK Hoàn thành thao tác hủy kho sai
29 Org Chọn lại kho đúng
30 (B) Save Lưu lại thao tác thực hiện

5.2. Thanh lý một hợp đồng:

Thực hiện thanh lý hợp đồng đã tạo ở bài tập mục 1. Nghiệp vụ nhập, xác nhận và
Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 15 of 16
 theo dõi hợp đồng thông thường

STT Bước thực hiện Dữ

liệu
Thanh lý hợp đồng
1 Find Purchase Order Tìm kiếm hợp đồng
2 Number Số hợp đồng cần thanh lý
3 Find Tìm kiếm hợp đồng
4 Tools > Control Thanh lý hợp đồng
5 Action Finally Close
6 Reason Hợp đồng đến thời hạn thanh lý
7 Ok Hoàn thành thao tác thanh lý

Bài tập thực hành Quản lý mua hàng Page 16 of 16