QUY TRÌNH

THỰC HIỆN MUA SẮM HÀNG HÓA DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY ABC
TỔNG GIÁM ĐỐC

Căn cứ Điều lệ Công ty ABC;

Căn cứ Quy chế Điều hành của Tổng Giám đốc;
Theo đề nghị của Giám đốc Khối Vận hành.

QUY ĐỊNH:

Điều 1. Mục đích, đối tượng và phạm vi áp dụng:

1. Mục đích:
a) Nhằm mục đích quy định, hướng dẫn trình tự, thủ tục thực hiện việc mua sắm hàng hóa dịch vụ tại
Công ty ABC bao gồm việc đề xuất, phê duyệt, mua sắm, thanh toán và cung cấp hàng hóa dịch vụ trên
toàn hệ thống.
b) Quy định trách nhiệm của các Đơn vị khi tham gia vào quá trình mua sắm.
2. Đối tượng áp dụng: Áp dụng đối với các Đơn vị, cá nhân tham gia vào công tác mua sắm hàng hóa dịch vụ
tại Công ty ABC.

3. Phạm vi áp dụng: Áp dụng thống nhất đối với việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ trên toàn hệ thống Công ty.
Điều 2. Giải thích từ ngữ và chữ viết tắt:
1. Giải thích từ ngữ:
Trong Quy trình này, trừ trường hợp có ngữ cảnh cụ thể, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
a) Mua sắm: Là việc Công ty ABC mua hàng hóa, dịch vụ từ các Nhà cung cấp để phục vụ cho hoạt động
của Công ty ABC.
b) Đơn vị: Bao gồm các Khối/Trung tâm/Phòng/Ban thuộc Hội sở chính và các Chi nhánh/Phòng Giao
dịch và các Đơn vị khác được Công ty ABC thành lập tùy từng thời điểm.
c) Đơn vị đề xuất: Là Đơn vị có nhu cầu mua sắm và gửi tờ trình lên các cấp có thẩm quyền quyết định
phê duyệt.
d) Đơn vị sử dụng: Là Đơn vị trực tiếp sử dụng hàng hóa, dịch vụ sau khi hoàn tất quá trình mua sắm.
e) Đơn vị thực hiện: Là Đơn vị thực hiện các công việc liên quan đến quá trình mua sắm.
f) Đơn vị cung cấp thông tin: Là Đơn vị có trách nhiệm và quyền cung cấp các thông tin cần thiết để hỗ
trợ việc ra quyết định mua sắm và/hoặc ra quyết định trong các giai đoạn của quá trình mua sắm của cấp
có thẩm quyền trên cơ sở phạm vi chức năng nhiệm vụ của Đơn vị mình.
Đơn vị/cá nhân chịu tác động, ảnh hưởng trực tiếp bởi hàng hóa dịch vụ được mua sắm (Gọi là Đơn vị
bị ảnh hưởng bởi quyết định mua sắm) cũng được coi là Đơn vị cung cấp thông tin.
g) Đơn vị đồng thuận: Là Đơn vị có trách nhiệm và quyền đưa ra ý kiến đồng thuận/không đồng thuận
với Tờ trình đề xuất mua sắm của Đơn vị đề xuất trên cơ sở phạm vi chức năng nhiệm vụ của Đơn vị
mình.
h) Cấp có thẩm quyền quyết định (Hay còn gọi là cấp có thẩm quyền/cấp phê duyệt): Là các Cấp có
thẩm quyền phê duyệt việc mua sắm trong hạn mức quy định theo Quy định mua sắm hàng hóa, dịch
vụ tại Công ty ABC và các quy định khác có liên quan của Công ty ABC.
i) Đơn vị chuyên môn: Có thể là Đơn vị cung cấp thông tin hoặc Đơn vị đồng thuận và là các
Khối/Trung tâm/Phòng/Ban chịu trách nhiệm về nghiệp vụ tham gia vào quá trình mua sắm bao gồm
nhưng không giới hạn bởi: Trung tâm Hành chính Văn phòng; Phòng Mua sắm Tập trung - Khối Vận
hành; Trung tâm Truyền thông và Tiếp thị; Khối Công nghệ Thông tin; Phòng Quản lý Mạng lưới -
Khối Vận hành và các Đơn vị liên quan khác tùy thuộc vào các hạng mục hàng hóa, dịch vụ mua sắm.
Cấp có thẩm quyền đại diện Đơn vị chuyên môn đưa ra các ý kiến, phê duyệt về vấn đề chuyên môn do
Đơn vị mình phụ trách là người có vị trí cao nhất tại Đơn vị chuyên môn (như Giám đốc/Phó Giám đốc
phụ trách Khối/Trung tâm, Trưởng/Phó phòng) hoặc người được người có vị trí cao nhất tại Đơn vị
chuyên môn ủy quyền.
Danh mục Đơn vị chuyên môn ứng với mỗi loại hàng hóa cụ thể được Tổng Giám đốc ban hành trong
từng thời kỳ.
Trách nhiệm của các Đơn vị chuyên môn trong quá trình mua sắm hàng hóa dịch vụ tuân thủ theo Quy
định mua sắm hàng hóa dịch vụ tại Công ty ABC hiện hành.
j) Hàng hóa/dịch vụ thông thường có chuẩn: Là các hàng hóa/dịch vụ thông thường đã được quy định
tiêu chuẩn, chất lượng và thuộc danh mục hàng hóa, dịch vụ do TGĐ ban hành trong từng thời kỳ.
k) Hàng hóa/dịch vụ thông thường không có chuẩn: Là các hàng hóa/dịch vụ thông thường mà Công
ty ABC chưa quy định tiêu chuẩn, chất lượng. Hàng hóa/dịch vụ thông thường không có chuẩn được
chia thành 3 loại:
Loại 1 - Hàng hóa/dịch vụ thông thường không có chuẩn loại nhỏ: Là hàng hóa/dịch vụ không có
chuẩn thuộc danh mục do Tổng Giám đốc ban hành trong từng thời kỳ, cho phép các Đơn vị (Đơn vị
đề xuất, Đơn vị chuyên môn) tự thực hiện việc mua sắm theo quy trình hiện hành.
Loại 2 - Hàng hóa/dịch vụ thuộc dự án: Là hàng hóa/dịch vụ thuộc Dự án được Cấp có thẩm quyền ra
quyết định thành lập Tổ dự án để triển khai thực hiện.
Loại 3 - Hàng hóa/dịch vụ thông thường không có chuẩn loại trung bình: Là hàng hóa/ dịch vụ không
có chuẩn không thuộc Loại 1 và Loại 2 nêu trên.
2. Giải thích chữ viết tắt:
a) KTC: Khối Tài chính
b) NCC: Nhà cung cấp
c) CNTT: Khối Công nghệ thông tin
d) MSTT: Phòng Mua sắm tập trung - Khối Vận hành
e) QLTS: Phòng Quản lý Tài sản - Trung tâm Hành chính Văn phòng - Khối Vận hành

Điều 3. Phân loại Quy trình và phạm vi áp dụng

 STT Ký hiệu Tên Quy trình Đối tượng áp dụng

Áp dụng cho những loại hàng hóa thông

Quy trình mua sắm hàng hóa thường có chuẩn được quy định tại Phụ lục
1 QT01
dịch vụ thông thường có chuẩn 01- Danh mục hàng hóa thông thường có
chuẩn

Áp dụng cho những loại hàng hóa không

Quy trình mua sắm hàng hóa
2 QT02
dịch vụ không có chuẩn loại nhỏ
Quy trình mua sắm hàng hóa
3 QT03 dịch vụ không có chuẩn loại
trung bình
chuẩn loại nhỏ tại Phụ lục 02 - Danh mục
hàng hóa và sửa chữa nhỏ Đơn vị tự thực hiện
theo QT02
Áp dụng cho những loại hàng hóa không có
chuẩn loại trung bình (Là hàng hóa dịch vụ
không có chuẩn không thuộc phạm vi áp dụng
của QT02 và QT04).

Áp dụng cho những loại hàng hóa thuộc Dự

Quy trình mua sắm hàng hóa
4 QT04 án được cấp có thẩm quyền ra quyết định
thuộc dự án
thành lập Tổ dự án để triển khai.

Điều 4. Quy trình mua sắm hàng hóa dịch vụ thông thường có chuẩn - QT01:
1. Thông số tổng hợp

Thông số Mô tả Yêu cầu

Đơn vị đề xuất nhu cầu mua sắm hàng
hóa/dịch vụ thông thường có chuẩn lập Tờ
trình đề xuất.
Đầu vào
Lưu ý: Tham khảo Phụ lục 04 - Hướng dẫn
lập Tờ trình đề xuất mua sắm (PL04-QT.
MSTT/03)
Đầu ra Hàng hóa được bàn giao về Đơn vị đề xuất
Hàng hóa thuộc Danh mục hàng hóa
thông thường có chuẩn Tờ trình đầy đủ
nội dung phân tích bối cảnh, cơ sở/lý do
đề xuất, nội dung đề xuất cụ thế
Hàng hóa đúng theo yêu cầu của Đơn vị
sử dụng, chi phí được phân bổ về các
Đơn vị theo quy định hiện hành.

2. Lưu đồ
 3. Diễn giải thực hiện
Trách nhiệm thực hiện Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Đơn vị p. p. Cấp biểu/Tài liệu liên
QLT MST KTC thẩm
đề xuất quan
S T quyền

MB01.QT-HCV
a. Khi có nhu cầu mua sắm hàng hóa/dịch vụ thông thường có chuẩn thuộc Danh mục P/04- Phiếu yêu
hàng hóa dịch vụ thông thường có chuẩn tại Phụ lục 01, Đơn vị đề xuất lập Phiếu yêu cầu cung cấp tài
cầu cung cấp tài sản (có chữ ký của Giám đốc/Phó Giám đốc phụ trách Đơn vị Kinh sản
[X]
doanh/Khối/Trung tâm trực thuộc TGĐ/Người được ủy quyền). PL01.QT-MSTT
Lưu ý: Nếu đề xuất nhu cầu mua sắm tài sản cho Cán bộ nhân viên tân tuyển, Phiếu /03- Danh mục
hàng hóa thông
yêu cầu cung cấp tài sản phải kèm theo Quyết định tiếp nhận nhân sự.
thường có chuẩn

b. Sau đó, Đơn vị đề xuất thực hiện xin ý kiến các Đơn vị đồng thuận, Đơn vị cung cấp
1. Đề xuất mua thông tin theo quy định tại Quy định mua sắm hàng hóa, dịch vụ tại Công ty ABC hiện
sắm hành:
- Phòng QLTS thực hiện kiểm tra tính có sẵn của hàng hóa trong kho tập trung, phân
biệt hàng hóa có chuẩn hay không có chuẩn; Đối chiếu và so sánh với định mức chuẩn
của hàng hóa, dịch vụ của Công ty ABC,.. .Cung cấp báo giá hàng hóa, thời gian cung
cấp hàng hóa (Nếu hàng hóa có sẵn trong kho tập trung/ Hợp đồng nguyên tắc/Chuẩn [X] [X] [X]
hàng hóa/dịch vụ đã có sẵn các thông tin này),...
Phòng MSTT kiểm tra việc tuân thủ theo đúng quy định, quy trình mua sắm của Đơn vị
đề xuất; Cung cấp thông tin về dự toán tài chính/chi phí và thời gian cung cấp hàng hóa
hợp lý,...đối với các trường hợp Phòng QLTS chưa có thông tin để cung cấp cho Đơn
vị đề xuất.
Khối Tài chính kiểm tra chi phí trong/ngoài ngân sách.
 Trách nhiệm thực hiện Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện p. p. Cấp biểu/Tài liệu liên
Đơn vị
đề xuất QLT MST KTC thẩm quan
S T quyền
Sau khi tổng hợp ý kiến các bên, Đơn vị đề xuất trình cấp có thẩm quyền phê duyệt về
nguyên tắc nhu cầu mua sắm.
Lưu ý:
- Đơn vị đề xuất cần xin ý kiến của Phòng QLTS, Phòng MSTT trước khi gửi xin ý kiến
của Khối Tài chính.
- Nếu việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ và chi phí nằm trong ngân sách và trong hạn mức
theo quy định của Công ty ABC ban hành trong từng thời kỳ đồng thời được sự đồng
ý của tất cả các Đơn vị đồng thuận thì Đơn vị đề xuất không cần xin phê duyệt của cấp
có thẩm quyền (tại bước 2) mà chuyển sang bước 3 hoặc bước 6 tùy trường hợp có
hàng trong kho hay không.
- Nếu Đơn vị đồng thuận/Đơn vị cung cấp thông tin xác nhận loại hàng hóa, dịch vụ mà
Đơn vị đề xuất đề nghị mua sắm thuộc loại hàng hóa, dịch vụ không có chuẩn thì việc
mua sắm loại hàng hóa, dịch vụ đó được chuyển sang thực hiện theo Quy trình mua
sắm hàng hóa, dịch vụ không có chuẩn tương ứng.

Cấp có thẩm quyền phê duyệt về nguyên tắc nhu cầu mua sắm theo quy định tại Quy định
2. Phê duyệt đề mua sắm hàng hóa, dịch vụ tại Công ty ABC:
xuất mua sắm Nếu Thì
(Theo Quy định - Đối với hàng hóa có sẵn trong kho, chuyển xuống bước 3. [X]
mua sắm hàng hóa Đồng ý - Đối với hàng hóa không có sẵn trong kho, MSTT thực hiện mua sắm,
dịch vụ tại Công ty chuyển bước 6
ABC) (KS01)
- Từ chối, nêu rõ lý do/ yêu cầu thực hiện lập lại Tờ trình đề xuất mua
Không đồng ý
sắm, quay lại bước 1.
 Trách nhiệm thực hiện
Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Đơn vị
p. p. Cấp biểu/Tài liệu liên
QLT MST KTC thẩm
đề xuất S quan
T quyền

Đối với đề xuất mua sắm đã được cấp thẩm quyền phê duyệt và hàng hóa có sẵn trong
kho, Phòng QLTS gửi thông tin và hình ảnh về tài sản dự định cung cấp cho Đơn vị đề
3. Xác nhận tình
xuất qua email và đề nghị Đơn vị đề xuất phản hồi về việc chấp nhận hay không chấp
trạng tài sản với [X]
nhận tài sản được đề xuất cung cấp.
Đơn vị đề xuất
Phòng QLTS chịu trách nhiệm cung cấp tài sản đáp ứng đúng yêu cầu của Đơn vị đề
xuất.

Đơn vị đề xuất dựa vào thông tin Phòng QLTS cung cấp xác nhận về việc chấp nhận tài
sản qua email;
4. Xác nhận tiếp Nếu Thì
nhận tài sản Đồng ý Chuyển tiếp bước 5 [X]
(KS02)
Không đồng ý tiếp nhận - Từ chối, nêu rõ lý do và thực hiện lập lại Tờ trình đề xuất
tài sản mua sắm, quay lại bước 1.

Khi Đơn vị đề xuất xác nhận tiếp nhận tài sản, Phòng QLTS cần:
Thống nhất với Đơn vị về tài sản sẽ bàn giao, thời gian, địa điểm bàn giao. Lập Phiếu đề MB02.QT-
5. Bàn giao tài nghị lưu/xuất kho tài sản. HCVP/04- Phiếu
[X]
sản Lập Biên bản bàn giao tài sản. đề nghị lưu/xuất
Thực hiện các thủ tục vận chuyển tài sản đến điểm bàn giao tài sản, chuyển tiếp đến kho tài sản
bước 8.
 Trách nhiệm thực hiện Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện biểu/Tài liệu liên
p. p. Cấp
Đơn vị quan
đề xuất QLT MST KTC thẩm
S T quyền
Đối với đề xuất mua sắm đã được cấp thẩm quyền phê duyệt và hàng không có sẵn trong
kho: QĐi-MSTT/01-
6. Triển khai việc - Phòng MSTT đặt hàng mới dựa trên hợp đồng nguyên tắc có sẵn. Quy định mua
mua sắm và hoàn - Nếu chưa có Hợp đồng nguyên tắc, Phòng MSTT phối hợp với Đơn vị đề xuất thực [X] sắm hàng hóa,
thiện hồ sơ thanh hiện mua sắm theo các hình thức mua sắm được quy định tại Quy định mua sắm hàng dịch vụ tại Công
toán hóa dịch vụ tại Công ty ABC ban hành trong từng thời kỳ. ty ABC
- Phòng MSTT triển khai mua hàng, giao hàng tới cho Đơn vị đề xuất, chuyển bước 7.

7. Bàn giao tài Phòng MSTT yêu cầu đối tác thực hiện giao hàng đến Đơn vị đề xuất. Chuyển tiếp bước
[X]
sản 8
Đơn vị đề xuất tiến hành kiểm tra tài sản và xác nhận tài sản được nhận so với Biên bản
bàn giao:
8. Tiếp nhận và Nếu Thì
kiểm tra tài sản Đồng ý Chuyển tiếp bước 9 [X]
(KS03) - Từ chối, nêu rõ lý do trong Biên bản bàn giao tài sản.
Không đồng ý
- Thực hiện lại bước 5 - đối với tài sản xuất trong kho Công ty
tiếp nhận tài sản
ABC; Thực hiện lại bước 7 - đối với tài sản được NCC bàn giao.
Đơn vị đề xuất thực hiện scan Biên bản có đầy đủ chữ ký của Bên nhận, Bên bàn giao tài
9. Tiếp nhận và sản và Lãnh đạo Đơn vị đề xuất, chuyển về Phòng QLTS để thực hiện cập nhật thông tin
thông báo tình tài sản lên trên hệ thống quản lý tài sản của Công ty ABC. [X]
trạng tài sản Đồng thời, Đơn vị đề xuất phối họp với MSTT hoàn thiện hồ sơ thanh toán, chuyển tiếp
bước 11.
 Trách nhiệm thực hiệnSản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Đơn vị p. p. Cấp biểu/Tài liệu liên
đề QLT MST KTC thẩm quan
xuất S T quyền
- Đối với trường hợp Phòng QLTS xuất tài sản từ kho tập trung giao cho Đơn vị, Phòng
QLTS sẽ dán/cấp mã tài sản khi Đơn vị đề xuất tiếp nhận tài sản.

- Cán bộ Phòng QLTS nhận Biên bản bàn giao tài sản, kiểm tra tính đầy đủ của thông
10. Cập nhật tin, sau đó cập nhật vào phần mềm quản lý tài sản (mã tài sản, Đơn vị/Cá nhân sở hữu,
thông tin trên địa điểm, đầu mối tiếp nhận, thời gian tiếp nhận,...)
[X]
phần mềm - Đối với tài sản xuất từ kho Công ty ABC, Phòng QLTS chuyển hồ sơ liên quan đến
QLTS cho Khối Tài chính, chuyển bước 12
- Đối với tài sản mua mới, chuyển tiếp đến bước 11

Phòng MSTT phối hợp với Đơn vị đề xuất tập hợp hồ sơ thanh toán chuyển về Khối Tài
11. Lập hồ sơ
chính. Danh mục hồ sơ thanh toán được quy định tại Quy trình nghiệp vụ kế toán nội bộ [X]
thanh toán
tập trung được ban hành trong từng thời kỳ.

- Khối Tài chính thực hiện thanh toán (nếu có), phân bổ chi phí về Đơn vị sử dụng, hạch Quy trình nghiệp
toán và theo dõi khấu hao tài sản dựa trên hồ sơ thanh toán do Phòng QLTS/Phòng vụ kế toán nội bộ
12. Thanh toán,
MSTT/Đơn vị đề xuất chuyển đến. tập trung
phân bổ chi phí
- Nội dung công tác thanh toán (nếu có), phân bổ chi phí, hạch toán và theo dõi khấu [X] Hướng dẫn về
và hạch toán tài
hao được thực hiện theo quy định tại Quy trình nghiệp vụ kế toán nội bộ tập trung và việc hạch toán
sản
Hướng dẫn về việc hạch toán tài sản cố định và công cụ lao động và các văn bản sửa tài sản và công
đổi bổ sung khác trong từng thời kỳ. cụ lao động
Điều 5. Quy trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ không có chuẩn loại nhỏ - QT02:

1. Thông số tổng hợp:

Thông số Mô tả Yêu cầu

Đơn vị phát sinh nhu cầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ thông thường
không có chuẩn loại nhỏ lập Tờ trình đề xuất. Hàng hóa nằm trong danh mục hàng hóa và sửa chữa nhỏ đơn vị tự thực
Đầu vào
Lưu ý: Tham khảo Phụ lục 04- Hướng dẫn lập Tờ trình mua sắm hiện
(PL04. QT-MSTT/03).
Hàng hóa được bàn giao cho Đơn vị đề xuất, việc thanh toán được
Đầu ra Hồ sơ lưu trữ đầy đủ, hàng hóa mua sắm đúng yêu cầu sử dụng
hoàn tất và chi phí được phân bổ về Đơn vị đề xuất.

2. Lưu đồ
 3. Diễn giải thực hiện
Trách nhiệm thực hiện
Lãnh Nhân sự Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Đơn vị đạo phụ trách KTC ĐV biểu/Tài liệu liên quan
đề xuất Đơn vị mua sắm CM
đề xuất tại ĐVKD
MB01.QĐi-QLDH/08
- Tờ trình đề xuất
Đơn vị đề xuất có nhu cầu mua sắm hàng hóa, dịch vụ quy định tại Phụ lục 02 —
1. Lập Tờ trình PL02.QT- MSTT/03 -
Danh mục hàng hóa và sửa chữa nhỏ Đơn vị tự thực hiện theo QT02 lập Tờ trình [X]
đề xuất mua sắm Danh mục hàng hóa và
đề xuất nhu cầu mua sắm hàng hóa.
sửa chữa nhỏ Đơn vị tự
thực hiện theo QT02

Lãnh đạo Đơn vị đề xuất thực hiện phê duyệt theo thẩm quyền và hạn mức được
2. Duyệt Tờ trình quy định trong từng thời kỳ:
đề xuất mua sắm Nếu Thì [X]
(KS01) Đồng ý - Phê duyệt Tờ trình
Không đồng ý - Quay về Bước 1 để lập và gửi lại Tờ trình
Sau khi Tờ trình đề xuất được phê duyệt:
a. Đơn vị đề xuất là Đơn vị Kinh doanh (SGD/CN/PGD/Trung tâm SME,...) trên
toàn quốc tự thực hiện toàn bộ công việc mua sắm từ tìm kiếm NCC đến khi làm
các thủ tục thanh toán cho NCC đối với các hàng hóa thuộc Phần A của Phụ lục 02
3. Triển khai
- Danh mục hàng hóa và sửa chữa nhỏ Đơn vị tự thực hiện theo QT02. [X]
mua sắm
Đơn vị đề xuất là Đơn vị Kinh doanh ngoài địa bàn Hà Nội/Thành phố Hồ Chí
Minh tự thực hiện toàn bộ công việc mua sắm từ tìm kiếm NCC đến khi làm các
thủ tục thanh toán cho NCC đối với các hàng hóa thuộc Phần B của Phụ lục 02 —
Danh mục hàng hóa và sửa chữa nhỏ Đơn vị thực hiện theo QT02
 Trách nhiệm thực hiện
Lãnh Nhân sự Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Đơn vị đạo phụ trách KTC ĐVCM biểu/Tài liệu liên
đề xuất Đơn vị mua sắm quan
đề xuất tại ĐVKP
b. Đơn vị chuyên môn thực hiện công việc mua sắm cho các Đơn vị đề xuất từ tìm
kiếm NCC đến khi làm các thủ tục thanh toán cho NCC đối với các hàng hóa
thuộc Phần c của Phụ lục 02 - Danh mục hàng hóa và sửa chữa nhỏ Đơn vị tự
thực hiện theo QT02:
- Đơn vị chuyên môn thực hiện xem xét nhu cầu đề xuất của Đơn vị đề xuất như:
PL02.QT-MSTT/0
thẩm quyền phê duyệt Tờ trình đề xuất mua sắm, nhu cầu chi tiết về hàng hóa,
3 - Danh mục hàng
tính có sẵn của hàng hóa trong kho tập trung,... Trong trường hợp dự toán/giá
[X] hóa và sửa chữa nhỏ
vượt quá 20 triệu đồng, Đơn vị chuyên môn trả lại Tờ trình đề xuất mua sắm
Đơn vị tự thực hiện
cho Đơn vị đề xuất để Đơn vị đề xuất thực hiện theo QT03 hoặc QT04.
theo QT02
- Đơn vị chuyên môn phối hợp với Đơn vị đề xuất để thực hiện các công việc
mua sắm được quy định chi tiết tại Quy định mua sắm hàng hóa của Công ty
ABC trong từng thời kỳ.
Lưu ý: Đơn vị kinh doanh, Đơn vị chuyên môn lựa chọn hình thức mua sắm theo
Quy định mua sắm hàng hóa của Công ty trong từng thời kỳ.
Đơn vị đề xuất tiếp nhận và nghiệm thu hàng hóa
Nếu Thì
4. Nghiệm thu
Đồng ý - Hoàn thiện hồ sơ thanh toán, chuyển tiếp bước 5a/5b [X]
hàng hóa
- Y ê u cầu nhà cung cấp cung cấp lại hàng hóa theo đúng yêu
Không đồng ý
cầu (Quay lại bước 3a/3b)
a. Đối với những hàng hóa do Đơn vị Kinh doanh tự thực hiện mua sắm: Đơn vị
5. Hoàn thiện hồ
kinh doanh tập họp và hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán, gửi đến Khối Tài chính để [X]
sơ thanh toán
thực hiện thanh toán, phân bổ chi phí.
 Trách nhiệm thực hiện
Sản phẩm/Mầu
Lãnh Nhân sự
Bước Mô tả thực hiện Đơn vị đạo phụ trách KTC ĐVCM biểu/Tàỉ liệu liên
đề xuất Đơn vị mua sắm quan
đề xuất tại ĐVKD
b. Đối với những hàng hóa do Đơn vị chuyên môn thực hiện mua sắm: Đơn vị đề
xuất phối hợp với Đơn vị chuyên môn để tập hợp và hoàn thiện bộ hồ sơ thanh [X]
toán, gửi đến Khối Tài chính để thực hiện thanh toán và phân bổ chi phí.

Khối Tài chính nhận bộ hồ sơ thanh toán và kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ
6. Kiểm tra hồ sơ Nếu Thì
thanh toán Hồ sơ hợp lệ - Thực hiện thanh toán (bước 7) [X]
(KS02)
Hồ sơ không hợp - Yêu cầu Đơn vị phụ trách mua sắm hoàn thiện hồ sơ (quay lại
lệ bước 5)

Khối Tài chính thực hiện thanh toán (nếu có), phân bổ chi phí về Đơn vị sử dụng, Quy trình nghiệp vụ
hạch toán và theo dõi khấu hao tài sản dựa trên hồ sơ thanh toán do Đơn vị chuyên kế toán nội bộ tập
môn/Đơn vị đề xuất chuyển đến. trung
7. Thanh toán và
- Nội dung công tác thanh toán (nếu có), phân bổ chi phí, hạch toán và theo dõi [X] Hướng dẫn về việc
phân bổ chi phí
khấu hao được thực hiện theo quy định tại Quy trình nghiệp vụ kế toán nội bộ tập hạch toán tài sản cố
trung và Hướng dẫn về việc hạch toán tài sản cố định và công cụ lao động và các định và công cụ lao
văn bản sửa đổi bổ sung khác trong từng thời kỳ. động
Điều 6. Quy trình mua sắm với hàng hóa không có chuẩn loại trung bình - QT03:

1. Thông số tổng hợp:

Thông số Mô tả Yêu cầu

Hàng hóa dịch vụ không có chuẩn không thuộc phạm vi áp dụng của
Đơn vị đề xuất nhu cầu mua sắm hàng hóa/dịch vụ không có chuẩn
QT02 và không thuộc hàng dự án - QT04.
loại trung bình lập Tờ trình đề xuất
Đầu vào Tờ trình đầy đủ nội dung phân tích bối cảnh, cơ sở/lý do đề xuất,
Lưu ý: Tham khảo Phụ lục 04 - Hướng dần lập Tờ trình đề xuất
phân tích lợi ích - chi phỉ (business case), nội dung đề xuất cụ thể và
mua sắm (PL04-QT.MSTT/03)
đã dược sự phê duyệt của Lãnh đạo Đơn vị đề xuất

Hàng hóa dược bàn giao tới Đơn vị đề xuất và hạch toán chi phí tới Hồ sơ lưu trữ dầy đủ và hàng hóa đúng theo yêu cầu sử dụng của
Đầu ra
Đơn vị Đơn vị đề xuất

2. Lưu đồ:
3.Diễn giải thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

ĐVCM Cấp Sản phẩm/Mầu
Bước Mô tả thực hiện Đơn biểu/Tài liệu liên
P. ĐVC thẩm
vị đề KTC P. quyề
xuất MSTT M quan
khác QLTS n

a. Khi có nhu câu mua săm hàng hóa/dịch vụ không có chuân loại trung bình, Đơn
vị đề xuất lập Tờ trình đề xuất nhu cầu mua sắm (có chữ ký của Giám đốc/Phó MB01.QĐi-
Giám đốc phụ trách Đơn vị Kinh doanh/Khối/Trung tâm trực thuộc TGĐ/Người QLĐH/08 - Tờ
[X] trình đề xuất
được ủy quyền).
Lưu ý: Trong tờ trình đề xuất phải có phân tích lợi ích - chi phí (Business case)
đầy đủ chi tiết.

b. Đơn vị dề xuẫt thực hiện xỉri ý kiến các đơn vị dồng thuận. Đơn vị cung cấp
thông tin theo quy định tại Quy định mua sắm hàng hóa, dịch vụ tại Công ty ABC
1. Lập tờ trình đề hiện hành:
xuất mua sắm Đơn vị chuyên môn: Cho ý kiến với với hàng hóa/dịch vụ không có chuẩn: Kiểm
tra sự họp lý, tính khả thi của nhu cầu; Cho ý kiến đối với trạng thái của tài sản
hiện tại để làm rõ yêu cầu của Đơn vị, ... Phòng MSTT kiểm tra việc tuân thủ theo
đúng quy định, quy trình mua sắm của Đơn vị đề xuất; Cung cấp thông tin về dự
[X] [X] [X] [X]
toán tài chính/chi phí và thời gian cung cấp hàng hóa hợp lý,...
Khối Tài chính kiểm tra chi phí trong/ngoài ngân sách. Đánh giá tính hiệu quả của
đề xuất mua sắm.
c. Sau khi tổng hợp ý kiến của các đơn vị, đơn vị đề xuất trình cấp thẩm quyền phê
duyệt về nguyên tắc nhu cầu mua sắm.
Lưu ý: Nếu hàng hóa dịch vụ đề xuất là hàng hóa thông thường có chuẩn thì cần
chuyển sang thực hiện theo QT01.
 Trách nhiệm thực hiện
ĐVCM Sản phẩm/Mầu
Đơn Cấp
Bước Mô tả thực hiện P. ĐVC thẩm biểu/Tài liệu liên
vị đề KTC P. quyề
MSTT M quan
xuất
khác QLTS n

2. Phê duyệt Tờ
Câp thâm quyên phê duyệt vê nguyên tăc nhu câu mua săm theo quy định tại Quy
trình đề xuất mua
định mua sắm hàng hóa dịch vụ tại Công ty ABC:
sắm (Theo Quy
Nếu Thì
định mua sắm [X]
Chuyển đến bước 3 thực hiện xây dựng đầu bài chi tiết và
hàng hóa dịch vụ Đồng ý
lập tờ trình đầu bài chi tiết
của Công ty ABC)
Không đồng
Quay lại bước 1
(KS01) ý

a. Đơn vị đề xuất chủ trì phối họp với Phòng MSTT và Đom vị chuyên môn tham
gia để xây dựng đầu bài chi tiết bao gồm đầu bài, điều kiện đối với hàng
hóa/dịch vụ, bảng chấm điểm (Scorecard), danh sách NCC-Short list và lập tờ
trình đầu bài chi tiết phải đảm bảo các yêu cầu:
3. Xây dựng đầu
- Thể hiện đầy đủ mục tiêu, mong muốn của Đom vị đề xuất.
bài chi tiết và lập
- Đầu bài phải đủ chi tiết điều kiện đối với hàng hóa/dịch vụ để các NCC có thể [X]
tờ trình đầu bài chi
chào giá.
tiết
- Bảng chấm điểm (Scorecard)
- Đảm bảo sự công bằng cho các nhà thầu tham gia đấu thầu.
- Đề xuất danh sách NCC (Danh sách nhà cung cấp do Đom vị đề xuất và thu
thập từ Phòng MSTT, Đom vị chuyên môn)
 Trách nhiệm thực hiện
ĐVCM Sản phẩm/Mầu
Đơn Cấp
Bước Mô tả thực hiện P. ĐVC thẩm biểu/Tài liệu liên
vị đề KTC P. quyề
MSTT M quan
xuất
khác QLTS n

b. Đơn vị đê xuất hoàn thiện Tờ trình vê đầu bài chi tiết (có chữ ký của Giám
đốc/Phó Giám đốc phụ trách Đơn vị Kinh doanh/Khối/Trung tâm trực thuộc
TGĐ/Người được ủy quyền), lấy ý kiến của các Đơn vị liên quan:
- Đơn vị chuyên môn xác nhận tính đầy đủ và chi tiết về đầu bài, đảm bảo sự công
bằng cho các NCC khi tham gia đàm phán,...
- Phòng MSTT xác nhận sự đầy đủ, tính cạnh tranh, rõ ràng của đầu bài chi tiết.
Xác nhận các yếu tố và trọng số của Bảng chấm điếm (Scorecard) là hợp lý và
công bằng, xác nhận danh sách NCC là họp lý, công bằng...; Xác nhận việc tuân [X] [X]
thủ theo đúng quy định, quy trình mua sắm của Đơn vị đề xuất,...;
Lưu ý: Đơn vị đề xuất lấy ý kiến của Đơn vị bị ảnh hưởng bởi quyết định mua
sắm tùy theo mức độ ảnh hưởng được xác định tại Tờ trình đề xuất nhu cầu
(business case) cung cấp thông tin xây dựng đầu bài chi tiết.
c. Sau khi tổng hợp ý kiến của các Đơn vị, Đơn vị đề xuất trình cấp thẩm quyền
phê duyệt về đầu bài chi tiết (bao gồm phê duyệt đầu bài, điều kiện đối với hàng
hóa/dịch vụ, bảng chấm điểm - Scorecard và danh sách NCC - Shortlist).

Cấp thẩm quyền phê duyệt đầu bài chi tiết (phê duyệt về tiêu chí chọn hàng
4.Phê duyệt tờ
hóa/dịch vụ) theo như quy định tại Quy định mua sắm hàng hóa dịch vụ tại Công
trình đầu bài chi
ty ABC:
tiết (Theo quy
Nếu Thì
định mua sắm [X]
Đồng ý Chuyển bước 5 thực hiện nhận chào giá, chấm điểm
hàng hóa dịch vụ
NCC và xây dựng phương án đàm phán.
của Công ty)
Không đồng ý Từ chối phê duyệt, chuyển bước 3
KS02
 Trách nhiệm thực hiện Sản
ĐVCM phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Cấp
Đơn vị KTC P. biểu/Tài liệu liên
đề xuất ĐVCM P. thẩm
MSTT
khác QLTS quyền quan

Sau khi đầu bài chi tiết, Bảng chấm điểm (Scorecard), danh sách NCC - Shortlist
được phê duyệt, Phòng MSTT chủ trì tổ chức việc chào giá/đấu thầu theo quy định
5. Nhận báo giá,
của Công ty ABC cùng với sự phối hợp của Đơn vị đề xuất, Đơn vị chuyên môn:
chấm điểm NCC và
+Chào giá theo Danh sách NCC do Đơn vị đề xuất/Phòng MSTT/Đơn vị chuyên [X]
xây dựng phương án
môn đề xuất đã được phê duyệt.
đàm phán.
+Nhận chào giá từ các NCC
+Thực hiện đánh giá, phân tích, chấm điểm NCC và xây dựng phương án đàm phán
Đơn vị đề xuất tổng hợp và lập Tờ trình kết quả chấm điểm, danh sách đối tác đàm
phán, phương án đàm phán.
Sau đó Đơn vị đề xuất gửi Tờ trình kết quả chấm điểm (có chữ ký của Giám đốc/P.
Giám đốc phụ trách ĐVKD/Khối/Trung tâm trực thuộc TGĐ/Người được ủy
quyền) NCC và phương án đàm phán lấy ý kiến các Đơn vị liên quan:
- Phòng MSTT: Xác nhận việc đánh giá, chấm điểm và lựa chọn NCC cho đàm
6. Lập tờ trình kết phán là dựa trên bảng chấm điểm (scorecard) đã được phê duyệt, chính xác và
quả chấm điểm và công bằng, các chiến lược đàm phán hợp lý,...; Kiểm tra việc tuân thủ theo đúng [X]
phương án đàm phán quy định, quy trình mua sắm của Đơn vị đề xuất.
- Đơn vị chuyên môn: Xác nhận việc đánh giá, chấm điểm và lựa chọn NCC cho [X] [X]
đàm phán là dựa trên bảng chấm điểm (scorecard) đã được phê duyệt, chính xác
và công bằng trong lĩnh vực chuyên môn,...
Lưu ý: Đơn vị đề xuất nếu thấy cần thiết, có thể xin ý kiến các Đơn vị bị ảnh hưởng
bởi quyết định mua sắm cung cấp thông tin trong quá trình thực hiện chấm điểm
NCC và đàm phán,…
 Trách nhiệm thực hiện
Sản
ĐVCM phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Cấp
Đơn vị KTC P. P. thẩm biểu/Tài liệu liên
đề xuất ĐVCM
MSTT
khác QLT quyền quan
S
7. Phê duyệt đối tác và Cấp thẩm quyền phê duyệt về kết quả chấm điểm NCC và phương án đàm phán
phương án đàm phán theo quy định tại Quy định mua sắm hàng hóa dịch vụ tại Công ty ABC
(Theo Quy định mua Nếu Thì
[X]
sắm hàng hóa dịch vụ Đồng ý Chuyển bước 8, thực hiện đàm phán với đối tác.
của Công ty ABC)
(KS03) Không đồng ý Từ chối phê duyệt, quay lại bước 6

Phòng MSTT là Đơn vị chủ trì, phối hợp cùng với Đơn vị đê xuất và Đơn vị
chuyên môn đàm phán với các NCC về giá cả, thời gian thanh toán và các điều
8. Thực hiện đàm phán khoản khác trong hợp đồng và đánh giá lại các NCC dựa trên bảng điểm sau khi
[X] [X] [X]
với đối tác đàm phán.
Chuyển toàn bộ kết quả đàm phán để Đơn vị đề xuất lập Tờ trình duyệt NCC/giá
và các điều kiện thỏa thuận với đối tác.
Đơn vị đề xuất lập tờ trình duyệt NCC và giá, các điều kiện thỏa thuận với đối tác
[X]
căn cứ trên bảng tổng hợp kết quả đàm phán.
9. Lập tờ trình duyệt Sau đó Đơn vị đê xuất gửi Tờ trình duyệt NCC/giá và các điêu kiện thỏa thuận
NCC/giá và các điều với đối tác (có chữ ký của Giám đốc/Phó Giám đốc phụ trách Đơn vị Kinh
kiện thỏa thuận với đối doanh/Khối/Trung tâm trực thuộc TGĐ/Người được ủy quyền) lấy ý kiến các
tác Đơn vị liên quan: [X] [X] [X]
Phòng MSTT: Xác nhận bảng kết quả cập nhật sau đàm phán là chính xác, việc
lựa chọn NCC và giá là chính xác và công bằng,...; Kiểm tra việc tuân thủ theo
đúng quy định, quy trình mua sắm của Đơn vị đề xuất.
 Trách nhiệm thực hiện
ĐVCM Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Cấp biểu/Tài liệu liên
Đơn vị KTC P. P. thẩm
đề xuất ĐVCM quan
MSTT
khác QLT quyền
S
- Đơn vị chuyên môn: Xác nhận bảng kết quả cập nhật sau đàm phán là chính
xác, việc lựa chọn NCC và giá là chính xác trong lĩnh vực chuyên môn,...
- Khối Tài chính: Xác nhận các điều kiện thỏa thuận với đối tác liên quan đến
hợp đồng phức tạp/chưa có mẫu hợp đồng chuẩn, các điều khoản thuế với nhà
thầu nước ngoài, các hợp đồng tài trợ, ... và các vấn đề tài chính khác.
Lưu ý: Đơn vị đề xuất nếu thấy cần thiết, có thể xin ý kiến các Đơn vị bị ảnh
hưởng bởi quyết định mua sắm cung cấp thông tin bổ sung.
10. Phê duyệt NCC/giá Cấp thẩm quyền phê duyệt về NCC/giá theo quy định tại Quy định mua sắm hàng
và các điều kiện hóa dịch vụ tại Công ty ABC:
thỏa thuận với đối Nếu Thì
[X]
tác (Theo Quy định Chuyển tiếp bước 11, xây dựng Hợp đồng, phối hợp theo
Đồng ý
mua sắm hàng hóa dõi thực hiện Hợp đồng
dịch vụ (KS04)) Không đồng ý Từ chối phê duyệt, chuyển bước 9

11. Xây dựng HĐ, phối Phòng MSTT xây dựng Hợp đồng, trình cấp thẩm quyền ký Hợp đồng với NCC
[X]
hợp theo dõi thực theo quy định tại Quy định mua sắm hàng hóa dịch vụ tại Công ty ABC.
hiện HĐ và phối Phòng MSTT tiến hành đặt hàng với NCC và phối hợp với Đơn vị chuyên môn, [X]
hợp theo dõi bàn Đơn vị đề xuất theo dõi việc thực hiện Hợp đồng của đối tác.
giao hàng hóa.
 Trách nhiệm thực hiện Sản
ĐVCM phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Đơn vị KTC P. ĐVCM Cấp
QLT thẩm biểu/Tài liệu liên
đề xuất MSTT khác S quyền quan
Đơn vị đề xuất chủ trì nghiệm thu cùng với Đơn vị chuyên môn và thông báo
thời gian và cách thức nghiệm thu cho các Đơn vị liên quan (bao gồm phòng
MSTT). Phòng MSTT có thể tiến hành nghiệm thu cùng Đơn vị đề xuất nếu
thấy cần thiết và có ý kiến về căn cứ nghiệm thu của Đơn vị đề xuất/Đơn vị
chuyên môn khi tiến hành thanh toán.
12. Nghiệm thu hàng Đơn vị đề xuất/Đơn vị sử dụng và/hoặc Đơn vị chuyên môn (tùy theo yêu cầu
của từng trường hợp) thực hiện nghiệm thu hàng hóa so sánh với các yêu cầu [X] [X]
hóa
đầu bài chi tiết đã được phê duyệt:
Nếu Thì
- Phối hợp cùng Phòng MSTT thực hiện các thủ tục lập hồ
Đồng ý
sơ thanh toán, chuyển bước 13
Không đồng ý - Từ chối nhận hàng hóa

13.1 Đơn vị đề xuất tập hợp hồ sơ thanh toán chuyển về Phòng MSTT.
Lưu ý: danh mục hồ sơ thanh toán được quy định tại Quy trình nghiệp vụ kế [X]
toán nội bộ tập trung được ban hành trong từng thời kỳ.
13.2 Phòng MSTT kiểm tra tính đây đủ, hợp lý của hồ sơ thanh toán:
13.Lập và kiểm tra hồ
Nếu Thì
sơ thanh toán (KS06)
Chuyển hồ sơ về Khối Tài chính thực hiện các thủ tục
Đồng ý [X]
thanh toán, chuyển bước 14

Không đồng ý Nêu rõ lý do và yêu cầu Đơn vị đề xuất chỉnh sửa, bổ sung.
 Trách nhiệm thực hiện Sản
phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện ĐVCM
Đơn vị KTC P. ĐVCM Cấp biểu/Tài liệu
đề xuất P.QL thẩm liên quan
MSTT khác TS quyền
Quy trình
- Khối Tài chính thực hiện thanh toán (nếu có), phân bổ chi phí về Đơn vị sử dụng, nghiệp vụ kế
hạch toán và theo dõi khấu hao tài sản dựa trên hồ sơ thanh toán của đơn vị đề toán nội bộ tập
14. Thanh toán, phân xuất do Phòng MSTT chuyển đến. trung
bổ chi phí và hạch toán Nội dung công tác thanh toán (nếu có), phân bổ chi phí, hạch toán và theo dõi [X] Hướng dẫn về
tài sản khấu hao được thực hiện theo quy định tại Quy trình nghiệp vụ kế toán nội bộ tập việc hạch toán
trung và Hướng dẫn về việc hạch toán tài sản cố định và công cụ lao động và các tài sản cố định
văn bản sửa đổi bổ sung khác trong từng thời kỳ. và công cụ lao
động

Điều 7. Quy trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ thuộc Dự án:

1. Thông số tổng hợp:

Thông số Mô tả Yêu cầu

Nhu cầu mua sắm hàng hóa/dịch vụ phát Nhu cầu mua sắm được cấp có thẩm quyền phê duyệt phù họp với Quy định về mua sắm hàng
Đầu vào
sinh theo Dự án hóa dịch vụ
Đâu ra Hàng hóa được bàn giao tới Đơn vị sử dụng Hoàn tất giao dịch mua sắm, lưu trữ đầy đủ hồ sơ và phân bổ chi phí về Đơn vị.

2. Lưu đồ
 3. Diễn giải thực hiện

Trách nhiệm thực hiện

Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Tổ ĐVC Tổ p. Cấp biểu/Tài liệu liên
KTC MST thẩm
dự án M CGĐT T quyền quan

Nhu cầu mua sắm hàng hóa không có chuẩn phát sinh theo Quy trình quản Quy trình quản lý dự
[X]
lý Dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt về nguyên tắc. án
Quy định mua sắm
Lưu ý: Việc lấy ý kiến và xin phê duyệt nhu cầu mua sắm phải phù hợp
[X] [X] [X] hàng hóa dịch vụ
với Quy định mua sắm hàng hóa dịch vụ hiện hành tại Công ty ABC.
QT01 - Quy trình
Tùy thuộc loại hàng hóa dịch vụ phát sinh theo dự án mà chuyển sang thực mua sắm hàng hóa
hiện theo các quy trình/bước như sau: dịch vụ thông thường
1. Nhu cầu mua - Hàng hóa dịch vụ có chuẩn thuộc Phụ lục 01: Chuyển sang thực hiện có chuẩn
sắm hàng hóa theo QT01 - Quy trình mua sắm hàng hóa dịch vụ thông thường có
không chuẩn chuẩn QT02 - Quy trình
thuộc Dự án - Hàng hóa dịch vụ không có chuẩn loại nhỏ thuộc Phụ lục 02: Chuyển mua sắm hàng hóa
sang thực hiện theo QT02 - Quy trình mua sắm hàng hóa dịch vụ dịch vụ không có
không có chuẩn loại nhỏ chuẩn loại nhỏ
- Hàng hóa dịch vụ không có chuẩn cần mua theo hình thức đầu thầu: QT03 - Quy trình
Chuyển sang bước 2 quy trình này
mua sắm hàng hóa
- Hàng hóa dịch vụ không có chuẩn loại trung bình: Chuyển sang thực
dịch vụ không có
hiện theo QT03 - Quy trình mua sắm hàng hóa dịch vụ không có
chuẩn loại trung bình chuẩn loại trung
bình.
 Trách nhiệm thực hiện
Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Tổ Tổ
p. cấp
ĐVCM KTC biểu/Tài liệu liên
MST thẩm
dự án CGĐT T quyền quan

Dựa vào các yêu cầu chính được nêu ra trong báo cáo nghiên cứu khả thi,
Trưởng dự án (PM) cùng các thành viên Tổ dự án chi tiết hóa các yêu cầu
[X]
(BRD) về nghiệp vụ, kỹ thuật và các yêu cầu khác (nếu có) làm đầu vào
2. Chi tiết hóa nhu
cho việc xây dựng Bản đặc tả yêu cầu (RFP).
cầu

Bản đặc tả yêu cầu (RFP) này được gửi các đơn vị liên quan lấy ý kiến,
[X]
thống nhất trước khi chuyển vào hồ sơ mời thầu.

Tổ dự án và Trưởng phòng MSTT lập Tờ trình đề xuất thành lập Tổ

chuyên gia đấu thầu gồm một số thành viên từ Tổ Dự án và các thành viên
từ các Phòng/Ban liên quan: Khối Tài chính, Phòng MSTT, các Đơn vị
chuyên môn, Trung tâm Pháp chế và Kiểm soát tuân thủ. [X] [X]
Lưu ý: Tổ trưởng Tổ chuyên gia đấu thầu là Trưởng phòng Mua sắm tập
3. Đề xuất thành
trung trừ trường hợp cấp có thẩm quyền (là cấp phê duyệt Đề xuất Dự án)
lập tổ Chuyên gia
quyết định mua sắm chỉ định một Tổ trưởng khác.
đấu thầu
Sau đó xin ý kiến của các bên liên quan:

- Phòng MSTT [X] [X] [X]

- Khối Tài chính
- Đơn vị chuyên môn/Đơn vị có thành viên thuộc Tổ chuyên gia đấu thầu.
 Trách nhiệm thực hiện
Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Tổ ĐVC Tổ p. Cấp biểu/Tài liệu liên
KTC thẩm
dự án M CGĐT MST quan
T quyền

Nếu Trưởng phòng MSTT là Tổ trưởng tổ chuyên gia đấu thầu thì Cấp
thẩm quyền là cấp phê duyệt kết quả chấm điểm NCC và phương án đàm
phán theo quy định tại Quy định mua sắm hàng hóa dịch vụ của Công ty
ABC.
Nếu đề xuất Tổ trưởng Tổ chuyên gia đấu thầu là một người khác (không
4. Phê duyệt
phải Trưởng Phòng MSTT) thì cấp thẩm quyền là cấp phê duyệt nguyên
thành lập Tổ
tắc nhu cầu mua sắm theo quy định tại Quy định mua sắm hàng hóa dịch [X]
chuyên gia đấu
vụ của Công ty ABC.
thầu
Cấp thẩm quyền xem xét, phê duyệt thành lập Tổ chuyển gia đấu thầu:
Nếu Thì
Đồng ý - Phê duyệt thành lập Tổ chuyển gia đấu thầu,
chuyển bước 5
Không đồng ý - Từ chối phê duyệt, quay lại bước 3
Tổ Chuyên gia đấu thầu xây dựng Bộ hồ sơ mời thầu; đề xuất danh sách
NCC tiềm năng (tham khảo Báo cáo khả thi và đề xuất Dự án đã được
5. Xây dựng hồ sơ duyệt); xây dựng bảng điểm chấm thầu, các tài liệu khác (tiêu chí chấm [X]
mời thầu điểm các giải pháp, Bản hợp đồng khung, yêu cầu chứng minh năng lực
nhà thầu (POC),...)
 Trách nhiệm thực hiện
Sản phẩm/Mẫu
Mô tả thực hiện p.
Bước Tổ ĐVC Tổ cấp biểu/Tài liệu liên
KTC thẩm
dự án M CGĐT MST quyền quan
T
Sau đó xin ý kiến của các bên liên quan:

- Phòng MSTT: Xác nhận sự đầy đủ, tính cạnh tranh, rõ ràng của hồ sơ mời
thầu. Xác nhận các yếu tố và trọng số của Bảng chấm điểm (Scorecard) là
hợp lý và công bằng, xác nhận danh sách NCC là hợp lý, công bằng...;
Xác nhận việc tuân thủ theo đúng quy định, quy trình mua sắm,...
- Đơn vị chuyên môn xác nhận tính đầy đủ và chi tiết của hồ sơ mời thầu,
đảm bảo sự công bằng cho các NCC khi tham gia đàm phán,...
- Tổ chuyên gia đấu thầu nếu thấy cần thiết, có thể xin ý kiến các Đơn vị bị
[X] [X]
ảnh hưởng bởi quyết định mua sắm cung cấp thông tin bổ sung.
Sau khi tổng hợp ý kiến các bên, Tổ CGĐT trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
Lưu ý: Để linh hoạt trong quá trình thực hiện, Tổ chuyên gia đấu thầu có
thể trình cấp thẩm quyền phê duyệt các tài liệu liên quan đến mời thầu
trước; Bảng điểm chấm thầu được xây dựng và trình phê duyệt sau nhưng
phải đảm bảo tính công bằng cho các nhà thầu và minh bạch trong quá
trình thực hiện, cấp phê duyệt được quy định tại Bước 6 Quy trình này.

Tổ Chuyên gia đấu thầu thực hiện trình phê duyệt Bộ hồ sơ mời thầu theo
6. Phê duyệt Bộ hồ
Quy định mua sắm hàng hóa, dịch vụ hiện hành:
sơ mời thầu (Theo [X]
Cấp có thẩm quyền (tương ứng với cấp có thẩm quyền phê duyệt phê duyệt
Quy định mua sắm đầu bài chi tiết) xem xét, phê duyệt hồ sơ mời thầu:
 Trách nhiệm thực hiện
Sản phẩm/Mẫu
Bước Mô tả thực hiện Tổ ĐVC Tổ p. Cấp biểu/Tài liệu liên
KTC MST thẩm
dự án M CGĐT
T quyền quan
Nếu Thì
hàng hóa dịch vụ
của Công ty ABC) Đồng ý - Phê duyệt Bộ hồ sơ mời thầu, chuyển bước 7
(KS02) Không đồng ý - Từ chối phê duyệt, quay lại bước 5
Sau khi mở thầu, Tổ Chuyên gia đấu thầu thực hiện chấm thầu theo các
tiêu chí đã được phê duyệt. Việc chấm thầu theo tiêu chí được thực hiện
theo nhiều giai đoạn tuần tự, báo cáo kết quả sau khi thực hiện và xin phê
duyệt cho từng bước.
- Chấm thầu phi tài chính (kỹ thuật và nghiệp vụ) theo các tiêu chí đã [X]
được phê duyệt.
- Chấm thầu tài chính theo cách chấm đã được phê duyệt.

Sau đó Tổ Chuyên gia đấu thầu tổng hợp lại kết quả chấm thầu, lập tờ
7. Chấm thầu trình Kết quả chấm thầu và đề xuất lựa chọn nhà thầu thực hiện POC).
Tổ CGĐT lấy xác nhận của các thành viên tham gia chấm thầu và các
Đơn vị liên quan trước khi trình phê duyệt.
- Phòng MSTT: Xác nhận việc đánh giá, chấm điểm và lựa chọn NCC
cho vòng POC là dựa trên bảng chấm điểm (scorecard) đã được phê
duyệt, chính xác và công bằng... [X] [X]

- Đơn vị chuyên môn: Xác nhận việc đánh giá, chấm điểm và lựa chọn
NCC cho POC là dựa trên bảng chấm điểm (scorecard) đã được phê
duyệt, chính xác và công bằng trong lĩnh vực chuyên môn,...
 Trách nhiệm thực hiện
Sản phẩm/Mẫu
Bước Tổ Tổ p. Cấp biểu/Tài liệu liên
ĐVC
Mô tả thực hiện KTC thẩm
dự án M CGĐT MST quan
T quyền
8. Phê duyệt Tờ Cấp có thẩm quyền (tương ứng với cấp có thẩm quyền Phê duyệt kết quả
chấm điểm NCC và phương án đàm phán) xem xét, phê duyệt Tờ trình kết
trình lựa chọn
quả chấm điểm đối tác theo Quy định mua sắm hàng hóa dịch vụ hiện
shortlist đối tác hành:
vào POC (Theo
[X]
Quy định mua sắm Nếu Thì
hàng hóa dịch vụ Đồng ý - Phê duyệt kết quả chấm thầu, chuyển bước 9
của Công ty)
Không đồng ý - Từ chối phê duyệt, quay lại bước 7
(KS03)

- Tổ trưởng tổ CGĐT chủ trì và PM cùng một số thành viên tổ CGĐT tiến
hành thực hiện POC; đàm phán với các nhà thầu đã vượt qua vòng POC;
đồng thời chi tiết hóa nội dung, điều kiện vói đối tác để đàm phán với đối
tác nhằm hoàn thiện Hợp đồng.
9. Đàm phán, thực - Sau đó Tổ CGĐT lập Tờ trình kết quả đấu thầu bao gổm đề xuất đối tác,
[X]
hiện POC giá, các điều kiện thỏa thuận với đối tác
- Tờ trình và Hợp đồng cần được lấy ý kiến đồng thuận của các bên:
Trưởng phòng Mua sắm, Trưởng dự án, thành viên Ban chỉ đạo dự án
[X] [X]
(nếu có), Trung tâm Pháp chế và và Kiểm soát tuân thủ và các Đơn vị
chuyên môn có liên quan khác.
 Trách nhiệm thực hiện
Sản phẩm/Mẫu
Bước TỔ ĐVC Tổ p. Cấp biểu/Tài liệu liên
Mô tả thực hiện KTC MST thẩm
dự án M CGĐT T quan
quyền
10.Phê duyệt kết Câp có thẩm quyền (tương ứng với câp có thẩm quyền phê duyệt NCC/giá
quả chấm thầu và các điều kiện thỏa thuận với đối tác) xem xét phê duyệt Tờ trình kết quả
đấu thầu, nội dung Hợp đồng theo Quy định mua sắm hàng hóa, dịch vụ
(Theo Quy định mua
hiện hành:
sắm hàng hóa dịch
Nếu Thì [X]
vụ của Công ty
- Cho phép triển khai ký Hợp đồng với đối tác,
ABC) (KS04) Đồng ý
chuyển bước 11
Không đồng ý - Từ chối ký Hợp đồng, quay lại bước 9

Tổ CGĐT hoàn thiện hợp đồng, lấy chữ ký nháy của các bên đã xem xét
hợp đồng tại Bước 9 và trình cấp có thẩm quyền ký Hợp đồng đã được
11. Hoàn thiện và
thống nhất: [X]
ký hợp đồng
Lưu ý: cấp có thẩm quyền là cấp do TGĐ ủy quyền đại diện Công ty ABC
để ký hợp đồng

12. Thực hiện mua Dựa trên nội dung Hợp đồng được ký kết, Tổ CGĐT tiến hành đặt mua [X]
sắm với nhà cung cấp

Tổ dự án phối hợp với Đơn vị chuyên môn nhận bàn giao hàng hóa,
13. Bàn giao hàng
hóa, nghiệm thu nghiệm thu hàng hóa theo đúng yêu cầu đã xây dựng trong đầu bài chi tiết [X] [X]
và theo kế hoạch triển khai dự án.

14. Thanh toán, Thực hiện thanh toán và phân bổ chi phí theo Quy trình nghiệp vụ của
[X]
phân bổ chi phí Khối Tài chính
Điều 8. Mẫu biểu và phụ lục kèm theo

STT Mã hiệu Tên mẫu biểu và phụ lục

1 PL01.QT-MSTT/03 Danh mục hàng hóa dịch vụ thông thường có chuẩn
2 PL02.QT-MSTT/03 Danh mục hàng hóa và sửa chữa nhỏ
3 PL03.QT-MSTT/03 Danh mục các Đơn vị chuyên môn
4 PL04.QT-MSTT/03 Hướng dẫn lập Tờ trình mua sắm
Sử dụng mẫu biểu Tờ trình đề xuất ban hành kèm theo Quy định cơ chế ra quyết định tại
5 Công ty ABC
MB01.QĐi-QLĐH/08 Tờ trình đề xuất

Điều 9. Điều khoản thi hành

1. Quy trình này có hiệu lực từ ngày...
Quy trình mua sắm hàng hóa dịch vụ thông thường có chuẩn — QT01 tại Điều 4 của Quy trình này thay
thế Quy trình cấp tài sản thông thường.
2. Những vấn đề chưa được đề cập đến trong Quy trình này, sẽ được thực hiện theo các quy định có liên
quan của Pháp luật và các quy định khác của Công ty ABC. Khi có những nội dung nào trong Quy trình
này trái vói quy định của Pháp luật, của HĐQT thì nội dung đó đương nhiên hết hiệu lực thi hành.
3. Việc sửa đổi bổ sung Quy trình này do Tổng Giám đốc quyết định. Ban Tổng Giám đốc, Giám đốc
Vùng, Giám đốc Sở Giao dịch, các Giám đốc Chi nhánh, Phòng giao dịch, Giám đốc Khối, Trung tâm,
Trưởng Phòng Hội sở chính và các Đơn vị, cá nhân có liên quan đến trách nhiệm thi hành Quy trình
này.

Nơi nhân:
TỔNG GIÁM ĐỐC
- HĐQT, BKS (Để báo cáo);
- Ban TGĐ;
- Lãnh đạo Khối, Trung tâm, Phòng, Ban HO;
- Giám đốc Vùng, SGD, các CN, PGD;
- Cán bộ nhân viên Công ty ABC/HO;
- Lưu VP
 PHỤ LỤC 01
DANH MỤC HÀNG HÓA THÔNG THƯỜNG CÓ CHUẨN
Giải thích chữ viết tắt:
MSTT : Phòng Mua sắm Tập trung - Khối Vận hành
VPHO : Trung tâm Hành chính Văn phòng - Khối Vận hành
KCN : Khối Công nghệ thông tin
MAR : Trung tâm Truyền thông và Tiếp thị
MKTSP : Các Phòng Marketing sản phẩm thuộc các Khối
PTML : Phòng Quản lý Mạng lưới - Khối Vận hành
STT Loại hàng hóa Đơn vị chuyên môn
I Thiết bị văn phòng
1 Máy Photocopy MSTT
2 Máy fax MSTT
3 Hệ thống tổng đài điện thoại VPHO
4 Ti vi MSTT
II Thiết bị kho quỹ
1 Máy đếm tiền MSTT
2 Máy bó thếp MSTT
3 Máy bó cọc MSTT
4 Máy hút ẩm MSTT
5 Máy khoan đóng chứng từ MSTT
6 Két sắt MSTT
III Thiết bị IT
1 Máy chủ phục vụ Chi nhánh KCN
2 PC KCN
3 Laptop có chuẩn KCN
4 Máy in thường KCN
5 Máy Scan KCN
6 Switch KCN
7 Router KCN
8 UPS KCN
IV In ấn
1 In ấn chỉ VPHO
2 Poster MAR
3 Tờ rơi các loại theo kích cỡ thông thường MKTSP
V Marketing
1 Quảng cáo trên tạp chí MAR/MKTSP
2 Quảng cáo trên LCD MAR/MKTSP
3 Radio MAR/MKTSP
4 Event thường xuyên <100 triệu đồng MAR/MKTSP
5 Banner MAR/MKTSP
Các hạng Marketing khác có thể tiến hành đấu
6 MAR/MKTSP
thầu cả năm theo kế hoạch của Mar và MKTSP
VI Khác
1 Ô tô, Ô tô chuyên dụng VPHO
2 Điều hòa PTML
3 Camera VPHO
4 Biển bảng MAR
5 Sofa, bàn, ghế, tủ, hộc, vách ngăn PTML
6 Máy phát điện VPHO
7 Các thiết bị có chuẩn khác VPHO/KCN/PTML/MAR/MKTSP
 PHỤ LỤC 02
DANH MUC HÀNG HÓA VÀ SỬA CHỮA NHỎ ĐƠN VỊ TỰ THỰC HIỆN THEO QT02
A. Danh mục hàng hóa các Đơn vị Kinh doanh trên toàn quốc tự thực hiện mua sắm
STT Loại hàng hóa Đơn vị thực hiện
I Thiết bị
1 Bộ đồ nghề sửa chữa máy tính Đơn vị kinh doanh
2 Linh kiện máy tính Đơn vị kinh doanh
3 Điện thoại bàn Đơn vị kinh doanh
4 Máy ảnh Đơn vị kinh doanh
5 Máy ổn áp Đơn vị kinh doanh
6 Máy bom Đơn vị kinh doanh
7 Hệ thống PCCC Đơn vị kinh doanh
Các thiết bị khác dưới 3 triệu đồng không thuộc các thiết bị
8 Đơn vị kinh doanh
trong bảng này
II Sửa chữa nhỏ
Các hạng mục cải tạo, sửa chữa không làm thay đổi layout
1 Đơn vị kinh doanh
dưới 15 triệu đồng
III Khác
1 Sofa, bàn nước cho phòng VIP khi chưa có chuẩn Đơn vị kinh doanh

B. Danh mục hàng hóa các Đơn vị kinh doanh ngoài địa bàn Hà Nội/Hồ Chí Minh tự thực hiện mua
sắm
STT Loại hàng hóa Đơn vị thực hiện
I Thiết bị
1 Cây nước nóng lạnh Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
2 Quạt cây Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
3 Máy hút bụi Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
4 Máy hủy tài liệu Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
5 Rèm Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
Các thiết bị khác dưới 3 triệu đồng không thuộc Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
6 các thiết bị trong bảng phân loại này
II Sửa chữa nhỏ
Các sửa chữa thiết bị đã hết bảo hành: Thiết bị
1 văn phòng, Thiết bị kho quỹ, bảo dưỡng, sửa Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
chữa ô tô, bảo dưỡng, sửa chữa điều hòa...
III Khác
1 Giặt thảm, vệ sinh biển, vệ sinh salon... Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
2 Thuê công an, bảo vệ, tạp vụ Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
3 Thuê cây cảnh Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
4 Nước uống Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
5 Văn phòng phẩm Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
Các mua sắm khác có giá trị dưới 3 triệu đồng
6 Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
không thuộc các hàng hóa trong bảng này
7 Chuyển phát nhanh Đơn vị kinh doanh ngoài Hà Nội/HCM
C. Danh mục hàng hóa các Đơn vị chuyên môn tự thực hiện mua sắm

STT Loại hàng hóa Đơn vị thực hiện

Toàn bộ hàng hóa như mục B của Phụ lục này mua sắm cho Trung tâm Hành chính Văn
1
các Đơn vị tại Hà Nội/Hồ Chí Minh phòng
Trung tâm Hành chính Văn
2 Vé máy bay
phòng
Trung tâm Hành chính Văn
3 Khách sạn
phòng
Các hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động chuyên môn của
4 các Đơn vị chuyên môn; Chưa có Hợp đồng nguyên tắc và Đơn vị chuyên môn
chi phí một lần không quá 20 triệu VND
Lưu ý: Đơn vị chuyên môn tương ứng với từng dịch vụ được quy định tại PL03.QT-MSTT/03 kèm theo Quy
trình thực hiện mua sắm hàng hóa dịch vụ tại Công ty ABC.
 PHỤ LỤC 03: DANH MỤC HÀNG HÓA VÀ ĐƠN VỊ CHUYÊN MÔN TƯƠNG ỨNG

Giải thích chữ viết tắt

MSTT : Phòng Mua sắm Tập trung - Khối Vận hành
VPHO : Trung tâm Hành chính Văn phòng - Khối Vận hành
KCN : Khối Công nghệ thông tin
MAR : Trung tâm Truyền thông và Tiếp thị
MKTSP : Các Phòng Marketing sản phấm thuộc các Khối
PTML : Phòng Quản lý Mạng lưới - Khối Vận hành
NVKQ : Phòng Quản lý Nghiệp vụ Kho quỹ - Khối Vận hành
Khối TC : Khối Tài chính
QTNNL : Khối Quản trị Nguồn Nhân lực
TT Thẻ : Trung tâm Vận hành Thẻ

Đơn vị phụ trách chuyên môn

Hạng
Stt Loại hàng hóa VPI PTM KC MKTSP Khối QTN MST
mục TT Thẻ NVKQ
HO L N /MAR TC NL T
Thiết kế X
Hệ thống bàn quầy X
Hệ thống vách kính X
Thạch cao X
Cửa cuốn X
Thảm X
Cải tạo sửa chữa khác X
Xây Hệ thống điện X
Kho tiền X
dựng cơ
Hệ thống PCCC X
bản-
1 Xây dựng cơ bản khác X
trang
Hệ thống camera X
thiết bi
Hệ thống xếp hàng tự động X
cơ bản
Hệ thống mạng X
Hệ thống điều hòa X
Hệ thống tổng đài IP X
Sofa, Bàn, ghế, tủ, hộc,
X
vách ngăn
Tủ sắt X
Trang thiết bị và dịch vụ
X
khác
Biển hiệu, biển vẫy X
Biển quảng cáo ngoài trời X
Băng rôn X
Quàng cáo trên báo nói X
MKT/ Quàng cáo trên báo viết X
2
MAR
Quảng cáo trên báo mạng X
Quảng cáo theo chương X
trình
Các sàn phẩm quà tặng X
PR X
Truyền thông khác X
 Tổ chức sự kiện X
Quàng cáo khác X
In tờ rơi theo các chương
X
trình
In lịch, in ấn phẩm X
Giấy tờ in quan trọng X
3 In ấn
Giấy tờ in thông thường X
Giấy niêm tiền X
Túi đựng tiền X
In ấn khác X
Máy chủ (Server) X
Máy tính, laptop X
Thiết Máy in, máy scan X
4 bị, DV UPS X
Switch, Router X
tin học
Phần mềm máy tính X
Máy in chuyên dụng X
Thiết bị và dịch vụ khác X
Photocopy X
Máy ảnh X
Máy fax X
Máy phát điện X
Điện thoại X
Máy hủy tài liệu X
Bình nóng lạnh X
Thiết vị Quạt X
văn Máy bơm X
5 phòng,
ngân Màn hình tivi X
hàng Máy hút bụi 1 X
Két sắt X
Máy khoan đóng chứng từ X
Máy đếm tiền X
Máy bó tiền X
Máy soi tiền X
Thiết bị văn phòng và kho
X
quỹ khác
Bào vệ X
Hàng Tạp vụ X
hóa và Vệ sinh X
6 Dịch Cây cảnh X
vụ thuê Gửi hàng - chuyên phát X
ngoài Văn
nhanh phòng phẩm X
Dịch vụ thuê ngoài khác X
ô tô thường X
7 Xe ô tô
ô tô chuyên dụng X
Chi phí ở X
Công Chi phí đi lại sinh hoạt
8 X
tác
Chi phí khác X
 Bảo hiểm tiền X
Bảo Bào hiểm ATM X
9
hiểm Bảo hiểm xe X
Bảo hiểm khác X
ATM X
Thẻ và các biểu mẫu thè X
10 TT Thẻ
Các SP, DV khác liên X
quan đến ATM, thẻ
Đào tạo và các dịch vụ X
liên quan
Headhunt X
Tư vấn nhân sự, survey X
Nhân Bảo hiểm không bắt buôc X
11
sự Phần mềm liên quan đến X
NS
Hàng hóa và dịch vụ liên X
quan khác
 PHỤ LỤC 04: HƯỚNG DẪN LẬP TỜ TRÌNH MUA SẮM
I. Hướng dẫn chung
Đơn vị lập tờ trình tuân thủ mẫu biểu Tờ trình (MB01.QĐi-QLĐH/08) ban hành kèm theo Quy định ra quyết định hiện hành của Công ty ABC. Nội dung Tờ trình
gồm các phần chính:
1. Kính gửi
2. Bối cảnh
3. Cơ sở/lý do đề xuất
4. Đề xuất:
Phần đề xuất ngoài nêu chính xác hàng hóa/dịch vụ, số lượng, ... cần mua. Đơn vị đề xuất có thể trình cấp phê duyệt đồng ý ủy quyền cho câp thấp hơn để (i) Phê
duyệt đầu bài chi tiết; (ii) Phê duyệt kết quả chấm điểm NCC và phương án đàm phán theo Quy định tại Khoản 6 Điêu 7 của Quy trình mua sắm hàng hóa dịch
vụ tại Công ty ABC.
5. Ký (Xác nhận/Cho ý kiến/Phê duyệt) của: Đơn vị đề xuất; Đơn vị cung cấp thông tin; Đơn vị đồng thuận; cấp phê duyệt.
II. Hướng dẫn lập một số Tờ trình cụ thể:
1. Tờ trình đề xuất phê duyệt về nguyên tắc nhu cầu mua sắm
a) Tờ trình đề xuất mua sắm hàng hóa/dịch vụ/sửa chữa loại nhỏ

Đơn vị cung cấp thông tin, Đơn vị đồng thuận, cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy đinh cụ thể tại từng Quy trình (QT01, QT02, QT03,
Kính gửi
QT04)
Bối cảnh Nêu ngắn gọn, súc tích, rõ ràng hiện trạng liên quan đến sự cần thiết của nhu cầu
- Phân tích (diễn giải, số liệu) chứng minh cho việc đề xuất là cần thiết.
Cơ sở/lý do đề xuất - Người/bộ phận sẽ sử dụng hàng hóa/dịch vụ sau khi hoàn tất việc mua sắm/sửa chữa,....
- Trong hay ngoài ngân sách:...

Nêu chính xác hàng hóa/dịch vụ, số lượng, ... cần mua;
Đề xuất
Thời gian dự kiến thực hiện
 Theo quy định cụ thể tại từng Quy trình (QT01, QT02, QT03, QT04).
Ký (*) Ghi chú: Đối với QT 02 chỉ cần Đơn vị đề xuất là Trưởng Đơn vị phát sinh nhu cầu và cấp phê duyệt là Giám đôc Đơn vị kinh doanh
đối với nhu câu phát sinh từ ĐVKD/Giám đôc Khối/Trung tâm độc lập đối với nhu cầu phát sinh từ Đơn vị Hội sở.

b) Tờ trình đề xuất thay thế, bổ sung trang thiết bị cho các Đơn vị
Đơn vị cung cấp thông tin, Đơn vị đồng thuận, cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định cụ thể tại từng Quy trình (QT01,
Kính gửi
QT02, QT03, QT04)
Bối cảnh Nêu ngắn gọn, súc tích, rõ ràng hiện trạng liên quan đến sự cần thiết của nhu cầu
Phân tích (diễn giải, số liệu) chứng minh cho việc đề xuất là cần thiết: Ghi rõ lý do, số lượng cụ thể
Trang Định mức (Theo Số lượng Tình trạng Thiết bị cần Thời gian dự kiến Ghi
STT
thiết bị chuẩn) hiện có thiết bị mua mới nhận hàng hóa chú

Cơ sở/lý do đề xuất Lưu ý: Phần ghi chú nếu rõ hàng hóa trang bị không đúng chuẩn ban hành: vì lý do gì và cấu hình/yêu cầu chi tiêt sản
phẩm/dịch vụ phi tiêu chuẩn đó
Địa điểm tiếp nhận
Trong hay ngoài ngân sách
Đầu mối liên hệ

Nêu chính xác hàng hóa/dịch vụ, số lượng, ... cần mua;
Đề xuất
Thời gian dự kiến thực hiện

Theo quy định cụ thể tại từng Quy trình (QT01, QT02, QT03, QT04).
Ký (*) Ghi chú: Đối với QT 02 chỉ cần Đơn vị đề xuất là Trưởng Đơn vị phát sinh nhu cầu và cấp phê duyệt là Giám đốc Đơn
vị kinh doanh đối với nhu cầu phát sinh từ ĐVKD/Giám đốc Khối/Trung tâm độc lập đối với nhu cầu phát sinh từ Đơn vị
Hội sở.
c) Tờ trình mua sắm trang thiết bị đối với mở mới, cải tạo, di dời Đơn vị kinh doanh

Đơn vị cung cấp thông tin, Đơn vị đồng thuận, cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định cụ thể tại từng Quy trình (QT01,
Kính gửi
QT02, QT03, QT04)
Bối cảnh Nêu ngắn gọn, súc tích, rõ ràng hiện trạng liên quan đến sự cần thiết của nhu cầu
Phân tích (diễn giải, số liệu) chứng minh cho việc đề xuất là cần thiết (Cần căn cứ trên kế hoạch phát triển mạng lưới vê việc
mở mới, di dời; định biên nhân sự, tình trạng thiêt bị của Đơn vị; Danh mục trang thiết bị chuẩn cho các mô hình chi nhánh
từng thời kỳ; ...)
1. Số liệu định biên nhân sự:
STT Chức danh nhân sự Định biên nhân sự được duyệt Nhân sự hiện có Ghi chú

Tổng cộng
2. Số liệu đề xuất mua mới
Cơ sở/lý do đề xuất
Thời gian dự
Định mức Số lượng Tình trạng thiết Thiết bị cần Ghi
STT Trang thiết bị kiến nhận chú
(Theo chuẩn) hiện có bị hiện có mua mới
hàng hóa

Lưu ý: Phần ghi chú nếu rõ hàng hóa trang bị không đúng chuẩn ban hành: vì lý do gì và cấu hình/yêu cầu chi tiết sản
phẩm/dịch vụ phi tiêu chuẩn đó
Địa điểm tiếp nhận
Trong hay ngoài ngân sách
Đầu mối liên hệ
Nêu chính xác hàng hóa/dịch vụ, số lượng, ... cần mua;
Đề xuất
Thời gian dự kiến thực hiện
Ký Theo quy định cụ thể tại từng Quy trình (QT01, QT02, QT03, QT04).
d) Tờ trình đề xuất phê duyệt nội dung và cách thức thực hiện các chương trình
Đơn vị cung cấp thông tin, Đơn vị đồng thuận, cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy đinh cụ thể tại từng Quy trình (QT01,
Kính gửi
QT02, QT03, QT04).
Nêu ngắn gọn, súc tích, rõ ràng hiện trạng liên quan đến sự cần thiết của nhu cầu.
Bối cảnh
VD: Tình hình thị trường/Xu thế công nghệ Hiện trạng Công ty ABC; Hiện trạng đối thủ cạnh tranh.
Phân tích (diễn giải, số liệu) chứng minh cho việc đề xuất là cần thiết:
1. Mục tiêu của chương trình/nội dung (định lượng kết quả mong muốn).
2. Kế hoạch triển khai:
 Phạm vi triển khai
 Bao gồm những hạng mục gì
 Miêu tả chi tiết cho từng hạng mục (có chi tiết cho từng hạng mục trong Phụ lục kèm theo,...)
 Số lượng cho từng hạng mục
 Phân tích lý do lựa chọn sử dụng loại hàng hóa, dịch vụ (ví dụ với quảng cáo LCD phải có phân tích traffic/lượt người
của tòa nhà; số người nghe theo khung giờ đối với Radio, tỷ lệ rating của báo, ...)
 Chi phí dự kiến
Cơ sở/lý do đề xuất  Thời gian dự kiến có báo cáo hiệu quả sau khi chương trình kết thúc)
 Nguồn ngân sách: .....................................................................đã được phê duyệt tại thời điểm ........
3. Hiệu quả dự tính của chương trình
VD với MKTSP hoặc Marcom:
o Xác định rõ con số lợi nhuận của chương trình
o Xác định rõ con số chi phí của chương trình
o Tổng kết lỗ/lãi
VD đối với IT:
o Xác định rõ hiện trạng trước khi mua sắm hàng hóa/dịch vụ
o Xác định rõ tình trạng mong muốn của hệ thống sau khi sử dụng hàng hóa/dịch vụ
o Đánh giá hiệu quả sau khi kết thúc chương trình
 4. Trách nhiệm của các bên liên quan (nếu cần):
VD: MKTSP xây dụng chương trình...
Marcom phê duyệt hình ảnh ...
MSTT
Đề xuất Nêu chính xác chương trình đề xuất thực hiện, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, ... cần mua; Kế hoạch thời gian thực hiện
Ký Theo quy định cụ thể tại từng Quy trình (QT01, QT02, QT03, QT04).

2. Tờ trình đề xuất phê duyệt đầu bài chi tiết

Tham khảo tư vẩn của Phòng Mua sẳm Tập trung - Khối Vận hành
3. Tờ trình đề xuất phê duyệt kết quả chấm điểm NCC và phương án đàm phán
Tham khảo tư vẩn của Phòng Mua sắm Tập trung - Khối Vận hành
4. Tờ trình đề xuất phê duyệt NCC/giá

Đơn vị cung cấp thông tin, Đơn vị đồng thuận, cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định cụ thể tại từng Quy trình (QTOl , QT02,
Kính gửi
QT03, QT04)

Bối cảnh Nêu ngắn gọn, súc tích, rõ ràng hiện trạng liên quan đến đề xuất

- Phân tích (diễn giải, số liệu) chứng minh cho việc đề xuất:
1. Các công việc đã thực hiện của các bên liên quan
Cơ sở/lý do đề xuất 2. Đánh giá sự đáp ứng yêu cầu của NCC
3. Đánh giá năng lực NCC
4. Đánh giá về chào giá của NCC
Đề xuất Đề xuất lựa chọn NCC/giá
Ký Theo quy định cụ thể tại từng Quy trình (QT01, QT02, QT03, QT04).