HỌC PHẦN

MUA & QUẢN TRỊ NGUỒN CUNG (232_BLOG3041_02)

STT 63

Chương 1: Tổng quan về mua & QT nguồn cung

1.1. Các khái niệm cơ bản và quan điểm tiếp cận

1.1.1. Khái niệm mua & QT nguồn cung

- Là đảm bảo SX – KD nhịp nhàng liên tục đạt mục tiêu của DN

- Các cấp bậc của mua:

+ Mua hàng (Purchasing)  Tác nghiệp ngắn hạn: là quá trình đặt hàng với NCC để
có được HH/DV cần thiết nhằm thực hiện các tác nghiệp SX – KD tại doanh nghiệp
một cách kịp thời, hiệu quả.

+ Thu mua (Procurement)  Chiến thuật trung hạn: là thiết kế, hoạch định và đánh
giá nhu cầu về vật liệu & dịch vụ trong doanh nghiệp  đặt hàng & tiếp nhận HH/DV
từ các NCC theo điều kiện thuận lợi nhất

+ QT cung ứng (Supply management)  Chiến lược dài hạn: là chức năng quản lý
các yếu tố đầu vào nhằm đảm bảo nhận dạng được các cơ hội tìm nguồn cung phù hợp,
tích hợp với nguồn lực của NCC để thực hiện mục tiêu chiến lược của DN&CCU

- Cơ chế tham gia trước mua: là việc tham gia sớm của bộ phận mua và NCC và việc
xác định nhu cầu SX – KD

1.1.2. Quan điểm tiếp cận:

- Thụ động:

+ Không có định hướng chiến lược

+ Bp mua k có vị trí nổi bật trong cơ cấu tổ chức

+ Phản ứng thụ động theo yc của các bp khác

+ Tập trung vào công việc hành chính

+ Lựa chọn NCC theo giá cả và mức độ sẵn có

- Độc lập:

+ Bước đầu ứng dụng kỹ thuật & pp mua hiện đại

+ Chiến lược mua (ChLM) k gắn kết nhiều với ch.lc cạnh tranh (ChLCT)

+ Lãnh đạo DN nhận thức đc tầm qtrg của hđ mua & cơ hội đóng góp lợi nhuận, tăng
trưởng

- Hỗ trợ:

+ ChLM hỗ trợ ChLCT

+ ƯD kỹ thuật & pp mua hiện đại giúp củng cố năng lực cạnh tranh của DN

+ Bp mua có vị trí rõ ràng, nhân sự chuyên nghiệp

+ NCC tốt đc tuyển chọn kỹ lưỡng

- Tích hợp:

+ ChLM tích hợp hoàn toàn với ChLCT

+ Bp mua phối hợp nhịp nhàng với các bp chức năng khác

+ ƯD rộng rãi cơ chế tham gia trước mua

+ Phát triển hệ thống mua tiên tiến, đội ngũ chuyên gia

+ Hiệu quả hđ mua đc đánh giá bằng sự đóng góp & GTGT vào thành công của DN

1.1.3. Lịch sử pt về M&QTNC

- Trải dài hơn 170 năm

- Mỗi gđ đóng góp các khía cạnh & nền tảng khác nhau vào sự pt, nâng cao tầm vóc
của nghề  định hình & nhấn mạnh vào việc tích hợp trong QTCCU

Khởi đầu (tk19)  Nguyên lý cơ bản (1900-1939)  Chiến tranh (39-46): bước nhảy
 Trầm lắng (46-60): ngủ đông  Quản lý NVL (60-70)  Toàn cầu hoá (70-2000)
 Tích hợp QTCCU
1.2.

1.2.1. Mục tiêu của M&QTNC:

* Mục tiêu chiến lược:

- Chất lượng DV phù hợp: Đáp ứng tốt y/c sx & tăng trưởng liên tục, ổn định

- Tổng chi phí sở hữu thấp: Tối ưu hoá tổng CP vật liệu, thiết bị và CP khác

- Gia tăng tổng giá trị: Thoả mãn nhu cầu KH & thích nghi với biến động mtrg, tt

- Phát triển qhe NCC: Xd, duy trì, pt các mqh, giảm rủi ro, tiếp cận cnghe

* Mục tiêu chiến thuật:

- Đúng chất lượng: CL đảm bảo đúng y/c

- Đúng số lượng: k thiếu, ứ đọng, quá tải hàng hoá

- Đúng thời gian: kịp thời đúng hạn rút ngắn quá trình mua

- Đúng giá: mức giá hợp lý với DN & với NCC

- Đúng NCC: lựa chọn NCC đạt y/c về hh&dv

1.2.2. Vai trò của M&QTNC

Vai trò truyền thống Vai trò mới

Hoạch định & cắt giảm

Hành chính
CP
Đánh giá NCC & hoàn
Quản lý CL
thiện
Thúc đẩy, chia sẻ info, Phát triển NCC
giao vật liệu

Thử nghiệm tt qua chào

hàng cạnh tranh

Thương lượng giá cả

1.3. Phân loại mua trong DN:

1.3.1. Phân loại theo mục đích & đ2 ng mua

* Mua công nghiệp:

- Ng mua: DN sx hàng CN, DN chế biến nông sản, DN xây dựng,…

- Đ2:

+ Mua rất nhiều yếu tố đầu vào khác nhau

+ Vật tư, bao bì, máy móc, dịch vụ,…

+ Chuyển hoá vật liệu thành sp h.chính

- Mục đích: phục vụ qtrinh sx, sáng tạo ra hàng hoá qtrinh chuyển hoá về vật chất

* Mua thương mại:

- Ng mua: Trung gian TM, DN bán buôn, DN bán lẻ, DN du lịch khách sạn, DN
logistics

- Đ2:

+ K thay đổi sp, giá trị vật chất

+ Cung ứng sự lựa chọn đa dạng, tính tiện lợi, dvu mới, dvu bổ sung

- Mục đích: Để bán lại, kết hợp với năng lực lõi và tạo ra dvu mới

* Mua sắm công:

- Ng mua: Tổ chức chính quyền, cơ quan QLNN, doanh nghiệp NN, các đơn vị sử
dụng NSNN

- Đ2:

+ Giới hạn NS

+ Quy trinh chặt, ntac nghiêm, trách nhiệm giải trình

- Mục đích: Pvu hđ của các cq công quyền, pvu lợi ích chung của ng dân, c.đồng, qgia

1.3.2.
1.3.3. Phân loại theo cách thức giao dịch:

* Hợp đồng (HĐ) giao ngay:

- Được thực hiện giữa hai bên theo mức giá giao ngay tại thời điểm giao dịch và kết
thúc trong vòng hai ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày cam kết mua bán

- HH/DV sẵn có, giá cả ổn định, nhanh và có hiệu lực ngay, thị trường ổn định

* HĐ kỳ hạn:

- Cho phép hai bên khoá giá các giao dịch thực tế xảy ra trong tương lai

- Giảm rủi ro biến động giá cho tài sản nhất định cho đến ngày giao hàng

- Áp dụng khi hạn chế nguồn cung & giá cả thay đổi khó lường

- Tránh thiếu hụt, tránh tăng dụ trữ

* Đấu thầu mua sắm:

- Cuộc thi công khai giữa các NCC

- Lựa chọn tốt nhất về giá cả và chất lượng

- Quy trình công bằng, minh bạch, chặt chẽ

Chương 2: Quy trình, chính sách & hợp đồng mua

2.1. Quy trình nghiệp vụ mua:

2.1.1. Phân tích nhu cầu mua:

- Là bp sử dụng đưa ra y/c mua

- Đề nghị & phê duyệt

2.1.2. Quyết định mua hay tự làm:

2.1.3. Quyết định phương thức mua:

2.1.4. Xác định lựa chọn NCC:

2.1.5. Tiếp nhận HH/DV/chứng từ:

2.1.6. Đánh giá KQ sau mua:

 Có thể huỷ bỏ, hợp nhất, sắp xếp lại, đơn giản hoá để tối ưu hoá quy trình mua hàng

2.2. Chính sách và thủ tục mua

2.2.1. Chính sách mua:

- Là tập hợp các chỉ dẫn rõ ràng để bp mua và các bp chức năng liên quan phối hợp
thực hiện và giám sát hoạt động mua, đóng góp nhiều hơn vào kq SX – KD

- ND:

- YC:

- Lợi ích:

2.2.2. Thủ tục mua:

- Hướng dẫn vận hành chi tiết các công việc và nhiệm vụ trong hoạt động mua và
QTNC
- ND:

- Lợi ích:

2.2.3. Hồ sơ của bp mua:

- Nhật ký mua: gắn với tiền, hàng, qhe NCC… cần ghi chép, sắp xếp & lưu giữ đầy
đủ, chính xác, khoa học

- Các loại hồ sơ:

(2.2)  CS đc xây dựng tốt, thủ tục hợp lý sẽ hỗ trợ hoạt động mua đạt hiệu quả và
hiệu suất cao. Ngược lại, nếu CS, TT lỗi thời, y/c hành động k cần thiết, k giải quyết
đc vướng mắc sẽ là rào cản lớn đối với hđ mua và QTNC

2.3. Hợp đồng mua:

- KN: Là sự thoả thuận giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền,
nghĩa vụ của mỗi bên

- Hợp đồng mua: VB pháp lý quy định quyền lợi & trách nhiệm giữa bên mua & bên
bán trong qtrinh chuyển quyền sở hữu hàng hoá hoặc cung ứng dvu

+ HĐ mua bán HH: ngf bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu HH và nhận
tiền; ng mua trả tiền và nhận hàng theo thoả thuận

+ HĐ cung ứng dịch vụ:

- Các điều khoản chính của HĐ cung ứng:

+ Giá cả, số lượng

+ Chất lượng

+ Cỡ lô

+ Thời gian, địa điểm giao hàng

+ Nghĩa vụ các bên

+ Chính sách trả hàng

* Phân loại HĐ mua/cung ứng:

(-) Theo tính chất HH/DV

(-) Thời hạn HĐ

(-) Chi phí giao dịch

- Hợp đồng mua ngay:

 Mua vào thời điểm cần
 HH/DV luôn sẵn có, nhiều thay thế
 Giá thị trường tại thời điểm giao dịch
 Kết thúc thanh toán trong tgian 1-2 ngày tiếp theo

- Đề xuất chào hàng:

 Mua HH/DV phức tạp hơn, giá cao hươn
 Nhiều NCC tiềm năng
 DN gửi thông tin mô tả y/c SP,DV
 NCC tiềm năng hồi đáp với đề xuất chi tiết
 Giá HH/DV có trong bản đề xuất

- Thư mới thầu & đấu gia ngược:

 Gần giống đề xuất chào hàng
 Các nhà thầu sẽ bỏ giá thực tế tại thời điểm (thường làm online) & NCC có
mức giá thấp nhất sẽ đc chọn

- Catalogue điện tử:

 Đặt mua HH/DV trục tuyến
 Đon hàng nhỏ, gtri k cao, HH tiêu chuẩn
 Thông tin ở catalogue có thể tuỳ chỉnh
 HĐ điện tử (e-Contract)

- NCC quản lý dự trữ:

 DN, ng mua cho phép NCC qly dự trữ trong kho
 NCC tiếp cận dữ liệu trong kho/TTPP của KH
 Chủ động bổ sung hàng dự trữ cho KH
 Thống nhất quy trình giao nhận, thanh toán

- Liên minh chiến lược:

 HĐ cung ứng & cộng tác dài hạn
  Vật liệu chuyên biệt/thiết kế riêng/bản quyền
 Làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin
 Hoạch định – thực thi – kiểm soát

* Giải quyết tranh chấp HĐ mua:

- KN: là xung đột, mâu thuẫn ý kiến của các bên trong qhe HĐ với nhau, liên quan đến
việc thực hiện hay k thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo HĐ

- Các giải pháp:

+ Thương lượng: các bên tự bàn để thống nhất cách thức để giải quyết mà k cần sự
giúp đỡ từ bên ngoài

+ Hoà giải: có sự tham gia của bên thứ ba làm trung gian hoà giải để hỗ trợ

+ Trọng tài/Toà án: cơ quan xét xử nhân danh qluc nhà nước thực hiện GQTC theo
trình tự, thủ tục nghiêm ngặt, chặt chẽ
Chương 3: Các quyết định cơ bản trong quản trị mua

3.1. Quyết định về chất lượng:

3.1.1. Khái quát về chất lượng:

* KN: là tập hợp các đặc tính của một thực thể có khả năng thoả mãn những nhu cầu
đã nêu hoặc tiềm ẩn (TCVN – ISO 8402); được định hướng bởi khách hàng; đảm bảo
chất lượng ổn định, đúng yêu cầu

* Đối với:

- SP : đ2 vật chất, kỹ thuật; kiểm định khi nhận vật liệu; đúng y/c HĐ

- Dịch vụ: tư vấn trước GD; hướng dẫn , sửa chữa; ổn định, tin cậy

- Quá trình: QT cung ứng liên tục, đồng bộ; thông tin kết nối nhịp nhàng

 Mục tiêu: Đảm bảo chất lượng ổn định, đúng y/c

* Chi phí chất lượng: toàn bộ chi phí nảy sinh để tin chắc và đảm bảo chất lượng thoả
mãn, cũng như thiệt hại phái sinh khi CL k thoả mãn

- CP chất lượng tốt:

+ CP phòng ngừa

+ CP kiểm định

- CP chất lượng kém:

+ Tổn thất bên trong

+ Tổn thất bên ngoài

* Các biện pháp đảm bảo CL:

- CS “3 không”:

+ K chấp nhận khiếm khuyết

 + K tạo khiếm khuyết

+ K cho qua khiếm khuyết

- NCC tham gia sớm (trước mua):

+ Tham gia trc khâu mua của DN

+ Các bp của NCC liên lạc trực tiếp với các bp liên quan DN

+ Phối hợp chặt chẽ hơn, dễ thống nhất hơn, giảm sai sót và CP

 NCC tham gia sớm để nâng cao chất lượng & giảm CP

- Chứng chỉ CL: Giấy CN SP phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng của nước SX hoặc
tiêu chuẩn QT

3.2. Quyết định về số lượng:

3.2.1.

- TH giao dịch nhiều lần: mua lặp lại

+ Hàng & vật tư sử dụng liên tục trong SX – KD

+ Số lượng theo HĐ dài hạn

+ Số lượng nhận theo từng đơn hàng cụ thể

+ Kèm với tần suất vận chuyển & giao hàng

- TH giao dịch 1 vài lần: k thường xuyên

+ Máy móc, thiết bị, HT xử lý nước thải

+ SP – DV kỹ thuật phức tạp

+ Số lượng mua ít, tần suất lặp lại k cao

+ Thường chuẩn bị trước quá trình SX – KD

 Mục tiêu: k thiếu hàng, k ứ đọng, k quá tải

* Quản lý lượng đặt hàng & dự trữ

3.2.2. Mô hình xđ & quản lý lượng đặt hàng – dữ trữ:

3.3. Quyết định về thời gian cung ứng:

3.3.1. KN và vai trò của tgian trong CCU:

- Chu kỳ mua: là QT DN đặt, nhận và thanh toán cho HH/DV mà DN cần để đảm bảo
vật liệu/HH có sẵn cho SX – KD diễn ra đúng tiến độ

* Thời gian đáp ứng y/c của SX – KD về vật liệu/HH/DV:

- Thời gian xử lý dòng thông tin:

 Xem xét phiếu y/c vật liệu
 Đối chiếu lịch SX – KD
 Hoạch định mua hàng/dv
 Tạo đơn hàng với NCC & xác nhận

- Thời gian vận động dòng vật chất:

 Kiểm định
 Vận chuyển
 Nhận hàng
 Chờ đợi khi thiếu hàng