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प्रभावी संचार के प्रकार

मौखिक और अमौखिक संचार

मौखिक संचार

मौखिक संचार का अर्थ है, शब्दों को लििकर या बोिकर संवाद करना। मौखिक संचार में बोिना, सुनना,
लििना और पढ़ना शालमि है।
प्रेषक अपनी भावनाओं, ववचारों, सोच, राय को शब्दों में पीरोता है और भाषणों, चचाथओं, प्रस्तुततयों और
बातचीत के रूप में उन्हें व्यक्त करता है ।

प्रभावी मौखिक संचार के िक्षण:

● संचार का स्पष्ट उद्दे श्य या िक्ष्य

● सच्चाई
● सरि भाषा और पररचचत शब्दाविी का उपयोग
● मुद्दे पर और सटीक
● ववनम्र शब्दों और वाणी का प्रयोग
● पहिे से कोई राय कायम न करना

मौखिक संचार के प्रकार

1. ओरि संचार

शब्द, मौखिक रूप में संचार के सबसे सामान्य प्रतीक हैं। मनुष्य को वाणी और भाषा का वरदान प्राप्त
है। मौखिक संचार के कारण ही पररवार के सदस्य, पडोसी, दोस्त और सहकमी एक सार् रहते हैं।

ओरि संचार के िक्षण

i) िचीिापन: स्स्र्तत के आधार पर ओरि संचार को आसानी से बदिा जा सकता है ।

तात्कालिक दो-तरफा प्रक्रिया:

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ii) ओरि संचार में संदेश बबना समय गवाए एक व्यस्क्त तक तुरंत पहुुँचते हैं और प्राप्त होते हैं, स्जससे
यह अत्यचधक परस्पर संवादात्मक हो जाता है।

iii) संदेश का प्रत्यक्ष आदान-प्रदान: ओरि संचार में प्रेषक और प्राप्तकताथ के बीच बातचीत सीधे आमने-
सामने होती है। यह टे िीफोन पर, बैठक में , सम्मेिन, साक्षात्कार में सूचनाओं का आदान-प्रदान होता है।

iv) आम बोिचाि की भाषा: ओरि संचार में आम, अपरं परागत भाषा का उपयोग सबसे प्रभावी माना
जाता है।

v) हाव-भाव और बोिी के ऊतार-चढ़ाव का प्रभाव: बोिते समय स्वर को ऊुँचा या तनचा करना या भाव-
भंचगमाएुँ, ओरि संचार में बहुत प्रभावी साबबत होते हैं।

vi) प्रभावी मौखिक संचार सटीकता और स्पष्टता पर तनभथर करता है ।

vii) इसे लमटाया या संशोचधत नहीं क्रकया जा सकता है: एक प्रलसद्ध कहावत है - "बोिे गए शब्द तीर की
तरह होते हैं, जो धनुष से तनकि गए हैं, इन्हें वापस नहीं लिया जा सकता है"।

औरि संचार के प्रकार

• आमने-सामने का संचार
• वीडियो कॉन्रेंलसंग
• साक्षात्कार
• टे िीफोन पर वाताथिाप
• ग्रेपवाइन
• चचाथ
• व्याख्यान/भाषण
• प्रस्तुतत
• सम्मेिन/संगोष्ठी/कायथशािा

ओरि संचार के िाभ

• आसान संचार
• प्रभावी
• त्वररत प्रततक्रिया
• समय की बचत
• औपचाररक या अनौपचाररक

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• अनुनय का प्रभावी साधन

• समूह संचार का प्रभावी साधन
• क्रकफायती

ओरि संचार की हातन

• प्रमाण का अभाव
• ववकृत अर्थ
• प्रामाखणकता का अभाव
• गितफहमी की संभावना
• िंबे संदेशों के लिए उपयुक्त नहीं है
• शारीररक बाधाएं (शोर, तकनीकी दोष)
• कम संगठठत
• स्जम्मेदाररयाुँ सौंपने में कठठनाई।

2. लिखित संचार

लिखित संचार में मेमो, पत्र, इिेक्रॉतनक मेि, बुिेठटन बोिथ पर िगाए गए नोठटस, त्वररत संदेश आठद
शालमि हैं।

लिखित संचार की ववशेषताएुँ

I.रचनात्मक अभ्यास होता है , स्जसमें कल्पना-शस्क्त की आवश्यकता होती है

II.सामान्य प्रकार का औपचाररक संचार
III.सच
ू ना के प्रसार के लिए इस्तेमाि क्रकया जाता है
IV.पारं पररक स्वभाव का होता है
V.एक ही समय में प्रेषक और प्राप्तकताथ दोनों की उपस्स्र्तत आवश्यक नहीं है ।

प्रभावी लिखित संचार के लसद्धांत

1. संक्षक्षप्तता
2. स्पष्टता
3. लशष्टता
4. पक्का

लिखित संचार के िाभ

• प्रामाखणकता

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• भववष्य के संदभथ का प्रमाण

• दरू के स्र्ानों पर संचार संभव है।

लिखित संचार के नक
ु सान
● महंगा है
● यह औपचाररकता पर अचधक जोर दे ता है
● गोपनीयता का अभाव

अमौखिक संचार

संदेश शब्दों के बबना भी शरीर के हाव-भावों, अंग-ववन्यास और भाव-भंचगमाओं का करके ठदया जा सकता
है। शरीर के हाव-भाव इस बात के पक्के संकेतक होते हैं क्रक आप कैसा महसस
ू करते हैं। स्जस तरह से एक
व्यस्क्त बैठता है, िडा होता है, उससे भी बहुत कुछ पता चि जाता है। अमौखिक संचार के बहुत से उदाहरण
हैं; जैस,े उदास होने पर कंधों का लसकुडना, आश्चयथचक्रकत होने पर भौंहें उठाना या घबराहट होने पर
उं गलियां चटकाना जैसी भाव-भंचगमा।

अमौखिक संचार की ववशेषताएं:

● स्वाभाववक: अमौखिक संचार की प्रकृतत सहज होती है क्योंक्रक यह वक्ता के दृस्ष्टकोण, प्रववृ ि और
भावनाओं को इंचगत करता है।
● तनरं तर: अमौखिक संचार तनरं तर होता है क्योंक्रक एक व्यस्क्त अमौखिक व्यवहार के माध्यम से िगातार
संवाद करता रहता है।
● मल्टी चैनि: यह अंग-ववन्यास, चेहरे की अलभव्यस्क्तयों और भाव-भंचगमाओं के संयोजन को संदलभथत
करता है।
● कम सचेत: शब्द सोच-ववचार करके बोिे जाते हैं। अमौखिक संचार कम सुचचस्न्तत और सचेत होता है।
● जठटि: शब्दों को पढ़ा और समझा जा सकता है। इसे समझने और व्यक्त करने के लिए कौशि की
आवश्यकता होती है।
● मौखिक संचार का पूरक है : अमौखिक संचर, मौखिक संचार का पूरक है और इसे अचधक प्रभावी बनाता
है।
● अलभव्यस्क्त का प्रार्लमक साधन: एक व्यस्क्त, बबना क्रकसी के कहे िोध, तनराशा या चचंता का पता िगा
सकता है क्योंक्रक अमौखिक संकेत बहुत प्रबि होते हैं।
● अस्पष्ट: लिंग, आयु, सांस्कृततक पष्ृ ठभलू म और स्स्र्तत के आधार पर ववलभन्न िोगों ववलभन्न तरीकों
से एक अमौखिक संदेश को बाचधत कर सकते हैं।

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अमौखिक संचार के प्रकार

● कतनजैक्स (शरीर का उपयोग): इसमें संदेश शरीर की गततववचधयों के रूप में गैर मौखिक कृत्यों के
माध्यम से व्यक्त क्रकया जाता है।
a. चेहरे के भाव
b. नेत्र संपकथ
c. भाव-भंचगमा
d. अंग-ववन्यास
e. भेष

● स्वर या पैरािेंग्वेज (आवाज): क्रकसी बोिे गए संदेश का वह आवाज वािा ठहस्सा जो वास्तववक शब्दों से
परे होता है। अशास्ब्दक संचार, जैसे क्रक स्वर-तान, वपच (स्वरमान) और बोिने की शैिी, को पैरािैंग्वेज
कहा जाता है। आपकी आवाज की वपच पैरािैंग्वेज का सूचक है। यह तछपे अर्थ को, समझने की किा
है। हम प्रततठदन संचार के इस रूप में सम्बद्ध होते हैं।

● प्रॉक्सीलमक्स (स्र्ान): िोगों अपने अंतवैयस्क्तक स्र्ान का जो उपयोग करते हैं, यह उसका अध्ययन
है।
स्पशथ संचार एक अशास्ब्दक संचार या बॉिी िैंग्वेज का एक रूप है स्जसमें प्रेषक और प्राप्तकताथ
हार् से, हार् लमिाते हुए, गिे िगाकर संवाद करते हैं। हैस्प्टक्स स्पशथ को शालमि करने वािे
क्रकसी भी संचार के रूप को संदलभथत कर सकता है।स्पशथ संचार एक अशास्ब्दक संचार या बॉिी
िैंग्वेज का एक रूप है स्जसमें प्रेषक और प्राप्तकताथ हार् से, हार् लमिाते हुए, गिे िगाकर
संवाद करते हैं। हैस्प्टक्स स्पशथ को शालमि करने वािे क्रकसी भी संचार के रूप को संदलभथत कर
सकता है।
● काििम (समय): इसमें एक व्यस्क्त का समय को मल्
ू यवान और अर्थपण
ू थ समझना, समय को
व्यवस्स्र्त करना और समय सीमा के संचार पर प्रततक्रिया करना शालमि है, यातन समय की पाबंदी।

● भेष: पहनावे और संवरने पर आधाररत अंकन।

• है स्प्टक्स: स्पशथ संचार एक अशास्ब्दक संचार या बॉिी िैंग्वेज का एक रूप है स्जसमें प्रेषक और
प्राप्तकताथ हार् से, हार् लमिाते हुए, गिे िगाकर संवाद करते हैं। हैस्प्टक्स स्पशथ को शालमि
करने वािे क्रकसी भी संचार के रूप को संदलभथत कर सकता है ।

अमौखिक संचार के िाभ

• पूरक

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• स्र्ानापन्न
• ववकिांगों के लिए मददगार
• समय कम िगता है
• उच्चारण

अमौखिक संचार की हातन

• अस्पष्ट और अभेद्य
• प्रततक्रिया में समस्या
• िचीिेपन की कमी
• तनरं तर
• एन्कोडिंग और डिकोडिंग समस्या (िंब षराथड्स)
• स्र्ायी ररकॉिथ अनुपस्स्र्त होता है
• औपचाररकता का अभाव
• सूचना का ववरूपण

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TYPES OF EFFECTIVE COMMUNICATION

VERBAL & NON VERBAL COMMUNICATION
VERBAL COMMUNICATION

Verbal communication means communicating with words, written or spoken. Verbal

communication consists of speaking, listening, writing and reading.
The sender gives words to his/her feelings, thoughts, ideas, opinions and expresses them
in the form of speeches, discussions, presentations and conversations.

Characteristics of Effective Verbal Communication:

• Clear objective or goal of communication

• Sincerity
• Usage of simpler language and familiar vocabulary
• To the point and precise
• Use of polite words and tone of voice
• Have no prejudice

TYPES OF VERBAL COMMUNICATION

1. Oral Communication

Words are the most common symbols of communication in oral form. Man is blessed with
the gift of speech and language. It is the oral communication that brings members of the
family, neighbours, friends and colleagues together.

Characteristics of Oral Communication

i) Flexibility: Oral communication can be changed easily depending on the situation.

ii) Instantaneous two-way process: Messages in oral communication travel back and forth
instantly without any loss of time, making it highly interactive.

iii) Direct exchange of message: In oral communication, information is exchanged

between the sender and receiver directly in the form of face-to-face conversation,
telephonic conversation, meeting, conference, interview.

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iv) Day to day language: The use of common, unconventional language is considered as
most effective in oral communication.

v) Effect of body language and speech modulation: A high or low pitch or gestures during
speech greatly influences oral communication.

vi) Effective oral communication depends on accuracy and clarity.

vii) It cannot be erased or mended: It is the common proverb- “Spoken words are like
arrows, shot from a bow, which cannot be taken back”.

Methods of Oral Communication

• Face to face communication
• Video conferencing
• Interview
• Telephonic conversation
• Grapevine
• Negotiation
• Lectures/Speech
• Presentation
• Conference/ Seminar/ Workshop

Advantages of Oral Communication

• Easy communication
• Effective
• Instant feedback
• Time-saving
• Formal or informal
• An effective tool of persuasion
• An effective tool of group communication
• Economical

Disadvantages of Oral Communication

• Lack of proof
• Distorted meaning
• Lack of authenticity
• Possibility of misunderstanding
• Not suitable for long messages
• Physical barriers (noise, technical fault)
• Less organised
• Difficulty in assigning responsibilities.

2. Written Communication

Written communication includes memos, letters, electronic mail, notices placed on bulletin
boards, instant messaging etc.

Characteristics of Written Communication

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I.Creative exercise that requires imagination

II.A most common type of formal communication
III.Used for circulation of information
IV.Conventional by nature
V.Presence of both sender and receiver not necessary at the same time.

Principles of Effective written communication

1. Brevity
2. Clarity
3. Courtesy
4. Concreteness

Advantages of written communication

• Authenticity
• Proof of future reference
• Communication to distant places is possible.

Disadvantages of written communication

• Costly
• Overemphasis on formalization
• Lack of secrecy

NON-VERBAL COMMUNICATION

Messages can also be transmitted without using words by using body movements,
postures and gestures. Body movements are strong indicators of how you feel. The way
a person sits stands also convey a lot. Gestures like shrugging shoulders to express
indifference, raising eyebrows in surprise or tapping fingers for nervousness are all
examples of non-verbal communication.

Characteristics of Non-Verbal Communication:

• Instinctive: Nonverbal communication is instinctive in nature as it indicates the

attitude, instincts and feelings of the speaker.
• Continuous: Nonverbal communication is continuous because one is constantly
communicating through nonverbal behaviours.
• Multi channelled: It refers to the combination of postures, facial expressions and
gestures.
• Less conscious: Words are spoken after due thinking. Nonverbal communication
is less deliberate and conscious.
• Subtle: Words can be read and understood. This needs skill to be understood and
expressed.
• Complimentary to verbal communication: Nonverbal communication complements
verbal communication and makes it more effective.

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• Primary means of expression: One can detect anger, frustration or anxiety without
anybody telling about it because nonverbal cues are very powerful.
• Ambiguous: A nonverbal message can be interrupted in different ways by different
people based on gender, age, cultural background and context of the situation.

TYPES OF NON-VERBAL COMMUNICATION

• Kinesics (Use of body): The message conveyed through non-verbal acts in the
form of body movements.
a. Facial expressions
b. Eye contact
c. Gestures
d. Posture
e. appearance

• Vocalics or paralanguage (voice): The voiced part of a spoken message that

goes beyond the actual words.Paralanguage is the nonverbal communication,
such as tone, pitch, and speaking style, is referred to as paralanguage. The pitch
of your voice is an indicator of paralanguage.This is the art of deciphering what's
written between the lines. We engage in this form of communication on a daily
basis.

• Proxemics (space): It is the study of people’s use of interpersonal space.

• Chronemics (Time): It deals with the way one perceives and values time,
structures time and reacts to time frames communication e.g Punctuality.

• Appearance: Impression based on dressing and grooming.

• Haptics: Tactile communication is a form of nonverbal communication or body

language in which the sender and receiver communicate by touching, shaking
hands, hugging, and so on. Haptics may refer to any form of interaction involving
touch.

Advantages of Non-verbal communication

• Complementary
• Substitute
• Help to handicapped people
• Less wastage of time
• Accenting

Disadvantages of Non-verbal communication

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• Vague and imprecise

• Problem in feedback
• Lack of flexibility
• Continuous
• Encoding and decoding problem (Dumb Charades)
• Absence of permanent record
• Lack of formality
• Distortion of information

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