BÀI TẬP NHÓM

MÔN QUẢN TRỊ HỌC (71MANA20013)

LỚP HỌC PHẦN: 221_71MANA20013_33, 34, 44

YÊU CẦU
1. Đọc Case 2 (Banning e-mail banning voice mail) trong giáo trình chính (trang
416)
2. Trả lời các câu hỏi từ 13-18 đến 13-21 (ghi ở trang 416)

ĐÁNH GIÁ
Tiêu chí Điểm
1. Phần thuyết trình tại lớp:
1.1. 3 ≤ số thành viên thuyết trình ≤ 50% nhóm với trang 1
phục lịch sự, tác phong tự tin
1.2. Slide rõ ràng, đẹp, gọn 1
1.3. Cấu trúc bài trình bày rõ ràng, đúng chủ đề 2
1.4. Câu trả lời có tính liên hệ và phân tích 2
1.5. Sáng tạo 1
1.6. Trả lời câu hỏi 1
2. Phần hoạt động nhóm
2.1. Có mục tiêu và kế hoạch 1
2.3. Có phân chia công việc rõ ràng, đồng đều và hợp tác 1
lẫn nhau
PHỤ LỤC:
TÌNH HUỐNG:
Người ta ước tính rằng trung bình người dùng doanh nghiệp mỗi ngày gửi và nhận
khoảng 112 e-mail, tức là khoảng 14 e-mail mỗi giờ và mặc dù một nửa trong số
đó không đòi hỏi nhiều thời gian và sự tập trung, thì mức khối lượng e-mail đó có
thể gây căng thẳng và dẫn đến thời gian không hiệu quả. Khi được cho là một
công cụ tiết kiệm thời gian, liệu hộp thư đến (inbox) có trở thành một gánh nặng
không? Còn hộp thư thoại thì sao? Tin nhắn điện thoại có cần thiết cho việc liên
lạc của tổ chức không? Những mối quan tâm này và một số mối quan tâm khác
đang buộc nhiều tổ chức phải xem xét kỹ hơn cách truyền đạt thông tin.
Vài năm trước, phó chủ tịch điều hành của US Cellular đã thực hiện lệnh cấm đối
với e-mail vào thứ Sáu hàng tuần. Trong bản ghi nhớ của mình thông báo về sự
thay đổi cho nhân viên, ông yêu cầu họ ra ngoài và gặp gỡ những người mà họ
làm việc cùng thay vì gửi e-mail. Chỉ thị đó đã được thông qua một cách đột ngột.
Một nhân viên đã gặp vị phó chủ tịch và nói rằng vị này đã không hiểu có nhiều
công việc phải hoàn thành và việc sử dụng email sẽ giúp làm việc dễ dàng hơn bao
nhiêu. Tuy nhiên, cuối cùng, các nhân viên đã chiến thắng. Bị buộc phải sử dụng
điện thoại, một nhân viên biết được rằng một đồng nghiệp mà anh ta nghĩ là đang
công tác ở nơi khác, thay vào đó lại đang ở hành lang bên kia. Giờ đây, các giám
đốc điều hành khác đang khám phá ra những lợi ích của việc cấm sử dụng e-mail.
Jessica Rovello, đồng sáng lập và chủ tịch của Arkadium – một công ty phát triển
trò chơi, đã mô tả e-mail là “một dạng rối loạn thiếu tập trung trong kinh doanh”.
Cô ấy thấy mình và cả các nhân viên coi e-mail quan trọng hơn mọi thứ khác.
Những gì cô ấy quyết định làm chỉ là kiểm tra e-mail của mình bốn lần một ngày
và rồi tắt thông báo e-mail đi. Một giám đốc điều hành khác, Tim Fry của Weber
Shandwick - một công ty quan hệ công chúng toàn cầu, đã dành một năm để
chuẩn bị “cai sữa” cho nhân viên của mình khỏi hệ thống e-mail của họ. Mục tiêu
của ông: giảm đáng kể lượng e-mail mà nhân viên gửi và nhận. Cách tiếp cận của
anh ấy bắt đầu với hệ thống liên lạc nội bộ của công ty, hệ thống này đã trở thành
một mạng xã hội nội bộ, với các yếu tố của Facebook, phần mềm cộng tác làm
việc nhóm và bảng thông báo của nhân viên. Và sau đó là Thierry Breton, người
đứng đầu công ty CNTT lớn nhất châu Âu, Atos. Ông đã công bố “chính sách
không e-mail” sẽ được thay thế bằng một dịch vụ giống như Facebook và Twitter
kết hợp.
Thiệt hại mới nhất trong các lựa chọn liên lạc của tổ chức là thư thoại. Dưới áp lực
cắt giảm chi phí, một số tổ chức tài chính lớn, bao gồm J.P. Morgan Chase & Co.,
Citigroup Inc., và Bank of America Corp., đang xóa hoặc cắt giảm thư thoại qua
điện thoại. Một số giám đốc điều hành công ty giải thích về hành động của họ dẫn
chứng rằng thực tế là ít người sử dụng hộp thư thoại. Tuy nhiên, câu hỏi vẫn còn
là liệu khách hàng có còn mong đợi có thể duy trì việc liên lạc bằng giọng nói với
các cố vấn tài chính của họ hay không.
13-18 Bạn nghĩ gì về điều này? Bạn có đồng ý rằng e-mail và thư thoại có thể
không hiệu quả ở nơi làm việc?
13-19 Bạn có ngạc nhiên về khối lượng e-mail trung bình nhân viên nhận được
hàng ngày? Những thách thức của việc xử lí khối lượng e-mail này? Bạn nhận bao
nhiêu e-mail hàng ngày? Khối lượng e-mail của bạn có tăng lên không? Bạn đã
từng phải thay đổi thói quen sử dụng e-mail của mình chưa?
13-20 Bạn nghĩ gì về “sự thay thế” e-mail mà một số doanh nghiệp đang sử dụng
khi họ dùng nhiều hơn một công cụ truyền thông xã hội? Điều này tốt hơn hay tệ
hơn?
13-21 Dịch vụ khách hàng nên đóng vai trò gì trong việc lựa chọn các phương
pháp giao tiếp mà tổ chức sử dụng?