BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HỒ CHÍ MINH

HỌC PHẦN:
QUẢN LÝ DỰ ÁN LOGISTICS VÀ CHUỖI CUNG ỨNG
Biên soạn: Bộ môn Quản lý dự án xây dựng

TP.HCM, 2023
 CHƯƠNG 5
TRIỂN KHAI DỰ ÁN
1. Ngân sách & dự toán chi phí
2. Lịch trình dự án
3. Phân bổ nguồn lực Dự án
4. Quản lý chất lượng Dự án
5. Kiểm soát dự án
6. Kiểm soát rủi ro Dự án
 1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.1. Khái niệm:
Theo nghĩa rộng: ngân sách dự án bao gồm cả
việc xây dựng cơ cấu phân tách công việc và việc Một số loại chi phí dự án hay
xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất gặp
nào (nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn • Chi phí trực tiếp
cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự • Chi phí gián tiếp
án. • Chi phí liên quan tới thời
Theo nghĩa hẹp, dự toán ngân sách dự án là kế gian
hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự
• Chi phí lao động
án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi
• Chi phí nguyên vật liệu &
phí, chất lượng và tiến độ của dự án
thiết bị
Hay, Ngân sách dự án là một tập tài liệu thể hiện
các khoản thu, chi theo kế hoạch của dự án. Các
• Chi phí vận tải
khoản thu, chi này được phân bổ theo khoản mục • Chi phí sơ bộ và chi phí
trong một khoảng thời gian xác định trong thời kỳ chung (P&G)
tồn tại của dự án • Chi phí hành chính khác
3
 1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.2. Các giai đoạn ngân sách và chức năng của chúng
Giai đoạn dự án Ngân sách Chức năng Sai số (%)
Lập kế hoạch sơ bộ về các
Xây dựng ý tưởng Ngân sách kỳ
khoản chi và các nhu cầu tài 25-40
dự án vọng
chính.
Luận chứng các khoản mục chi
Nghiên cứu khả thi phí.
Ngân sách sơ bộ 15-20
(thiết kế cơ sở) Luận chứng, lập kế hoạch gọi
và sử dụng vốn.
Đấu thầu, đàm phán Ngân sách đã Lập kế hoạch thanh toán với
8-10
và ký kết hợp đồng điều chỉnh các nhà thầu và nhà cung ứng.
Biện pháp tổ chức thi
Ngân sách cuối Giới hạn tối đa về chi phí cho
công (dự toán thi 5-8
cùng phép
công)
Thực hiện dự án
Ngân sách thực tế Quản lý chi phí dự án 0-5
Bàn giao, nghiệm thu 4
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.3. Đặc điểm:
- Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự toán ngân sách cho các công
việc thực hiện thường xuyên vì có nhiều nhân tố mới tác động, các công việc ít
lặp lại...
- Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập
được.
- Dự toán ngân sách dự án chỉ dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành của
dự án đã được duyệt. Cần phải xác định rõ các yếu tố và khoản mục chi phí
cho các công việc dự án.
- Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự án thay đổi
hoặc có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự án cũng thay đổi.
- Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi.
- Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công
việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán.

5
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.4. Phân loại:
Tính chất hoạt động
- Ngân sách dự án trình bày kế
hoạch chi và thu của một hoặc
nhiều dự án và chi tiết theo các
khỏan mục và từng công việc
của dự án.
- Ngân sách cho các hoạt động
không theo dự án phản ánh các
khoản chi và thu khác của tổ chức
(hoạt động của các phòng chức
năng, các hoạt động bình thường
của tổ chức)
Thời gian
- Ngân sách dài hạn là toàn bộ
ngân sách dự tính cho các hoạt
động của tổ chức trong thời hạn
dài (> năm).
- Ngân sách ngắn hạn là sự cụ
thể hóa ngân sách dài hạn
trong khoảng thời gian ngắn
hơn.
6
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách:

Dự toán từ trên xuống Dự toán từ dưới lên

Dự toán dựa trên

Phương pháp khác
công việc

7
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:

A. Dự toán từ trên xuống

•Dựa trên đánh giá và kinh nghiệm của các nhà quản trị cấp cao và cấp
trung và dữ liệu trong quá khứ về các hoạt động tương tự.
•Các nhà quản trị sẽ ước tính chi phí cho các dự án và sau đó phân chia
dự toán cho các phần công việc nhỏ hơn theo tỷ lệ%
•Các nhà quản trị cấp thấp hơn sẽ tiếp tục tách nhỏ ước tính này thành
các dự toán cụ thể và các gói công việc cũng theo tỷ lệ % nào đó.
•Tiếp tục tương tự cho đến cấp thấp nhất của dự án

8
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:
A. Dự toán từ trên xuống

9
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:

A. Dự toán từ trên xuống

Ưu điểm dự toán từ trên xuống
• Ngân sách tổng hợp thường được xây dựng khá chính xác (mặc dù có
thể có những sai lệch ở một vài yếu tố riêng lẻ)
• Ngân sách ổn định theo một tỷ lệ % nguồn lực được phân bổ
• Công việc có chi phí nhỏ không cần phải xác định riêng lẻ, cũng không
cần phải sợ bỏ sót những công việc nhỏ nhưng quan trọng.
Nhược điểm dự toán từ trên xuống
• Ngân sách có thể trở thành một hạn chế hơn là một công cụ
• Ban lãnh đạo phải đảm bảo rằng khi chiến lược lập ngân sách từ trên
xuống được tuân thủ, phản hồi từ cấp quản lý cấp dưới được ghi nhận

10
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:

B. Dự toán từ dưới lên

•Các công việc, tiến độ, và ngân sách riêng lẻ được xây dựng theo WBS.
•Người thực hiện công việc được tham khảo về thời gian và ngân sách cho
các công việc để đảm bảo độ chính xác cao nhất.
•Để dự toán chính xác hơn có thể sử dụng phân tích đường cong kinh
nghiệm và lấy mẫu công việc.
•Nếu có sự khác biệt, thì tiến hành thảo luận giữa nhà quản trị cấp cao và
cấp thấp.
•Xác định ngân sách công việc, tổng chi phí trực tiếp của dự án

11
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:
B. Dự toán từ dưới lên

12
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:

B. Dự toán từ dưới lên

Ưu điểm dự toán từ dưới lên
• Người trực tiếp tác nghiệp thường ước tính chính xác hơn về nhu cầu
nguồn lực cho công việc họ trực tiếp thực hiện.
• Giúp cho nhà quản trị cấp dưới có những kinh nghiệm và kiến thức có giá
trị trong việc lập ngân sách.
Nhược điểm dự toán từ dưới lên
• Mất nhiều thời gian, xây dựng một danh sách công việc khó khăn hơn
nhiều.
• Cá nhân có xu hướng ước tính nguồn lực trội hơn so với thực tế.
• Ít được sử dụng trong các dự án lớn vì quản trị cấp cao tin rằng cấp dưới
sẽ dự toán quá cao nguồn lực → Ảnh hưởng đến tổng ngân sách của dự
án

13
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:

C. Dự toán dựa trên khoản mục và công việc

- Lập ngân sách theo khoản mục: Thường được áp dụng cho các
bộ phận chức năng vì bộ phận gián tiếp trong ban quản lý dự án. Việc
dự toán được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước và cho từng
khoản mục chi tiêu, sau đó tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ
phận khác nhau của tổ chức
- Dự toán ngân sách theo công việc: Ngân sách theo công việc có
thể xem là loại ngân sách tác nghiệp. Việc dự toán chi phí cho các
công việc chính xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi
phí, xác định nhu cầu chi tiêu trong từng thời kỳ, góp phần thực hiện
đúng tiến độ thời gian

14
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:

D. Dự toán kết hợp

•Quá trình lập ngân sách lặp đi lặp lại bao gồm cả cấp dưới và cấp trên.
•Cấp dưới phát triển ngân sách cho DA mà họ chịu trách nhiệm
•Cấp trên xem xét các dự toán này, đưa ra đề xuất thay đổi và thực hiện
một số sửa đổi.
•Hai bên gặp gỡ và điều chỉnh cả kế hoạch làm việc và ngân sách cho
đến khi đạt được thỏa thuận.
•Điểm mạnh của phương pháp này nằm ở chỗ cá nhân chịu trách nhiệm
lập kế hoạch cũng phải chịu trách nhiệm về việc hoàn thành DA

15
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:

E. Cải thiện độ chính xác dự toán

Mọi thứ không bao giờ diễn ra chính xác theo kế hoạch
• Sử dụng các số liệu có khả năng lạc quan và bi quan nhất trong ước tính.
• các khoản dự phòng - thường là 5-10% chi phí ước tính. Các khoản này có
xu hướng được gộp lại với nhau thành một nhóm bao gồm các khoản
không thể thu hồi sau:
o Theo ước tính công việc do thiếu xác định phạm vi
o Công việc bổ sung do lỗi thiết kế
o Thời tiết khắc nghiệt và nhập khẩu chậm trễ
o Làm lại do lỗi sản xuất
o Thay đổi của thị trường
16
1. Ngân sách & dự toán chi phí
1.5. Phương pháp lập ngân sách dự án:

E. Cải thiện độ chính xác dự toán

Các chi phí thường bị lãng quên như:
• Hoa hồng
• Đào tạo
• Đồ bảo hộ và thiết bị
• Hướng dẫn sử dụng
• Đào tạo nhân viên, nghỉ việc và chuyển công tác
• Hiệu ứng đường cong học tập
• Chi phí phải chịu lạm phát → tăng tất cả các chi phí theo tỷ lệ phần trăm cố
định
• Chi phí lương, chi phí thay thế nhân sự và dự phòng cho những khó khăn
đột xuất

17