Ngày Mục yêu cầu chấm lại Ghi chú

10-03-2023 2.1. Mô hình hóa hệ thống

2.2. Biểu đồ hoạt động
17-03-2023 2.2 Biểu đồ hoạt động
29-03-2023 1.2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ
2.1 Mô hình tiến trình nghiệp vụ
08-04-2023 1.1 Nhiệm vụ cơ bản

Bài tập 1: Khảo sát hệ thống

1. Mô tả hệ thống
1.1. Nhiệm vụ cơ bản
M1 : Giáo viên chủ nhiệm, nhà cung cấp
- Quản lý việc sửa chữa, bổ sung thiết bị cho lớp học theo yêu cầu, xử lý
thanh toán cho giáo viên chủ nhiệm(M1).
- Quản lý quá trình nhập thiết bị từ nhà cung cấp(M1).
1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ
Hệ thống quản lý trang thiết bị lớp học Mẫu giáo bao gồm 2 bộ phận, mỗi
bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng
Cơ cấu tổ Nhiệm vụ
chức
Bộ phận - Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa thiết bị từ giáo viên
- Cập nhật tình trạng thiết bị
quản lý
- Lập phiếu đề nghị thay mới thiết bị
thiết bị -Tiếp nhận yêu cầu bổ sung thiết bị từ giáo viên
-Gửi yêu cầu cho bộ phận hành chính văn phòng

1
 -Lập báo cáo kiểm tra định kì

Bộ phận - Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa,

thay mới, bổ sung thiết bị từ bộ phận quản lý thiết bị
hành chính
-Lập danh sách thiết bị hỏng hoàn toàn
văn phòng - Sửa chữa thiết bị
- Lập biên bản nghiệm thu kết quả sửa chữa
- Lập phiếu xuất kho
- Lập biên bản bàn giao thiết bị
- Cung cấp thiết bị
- Lập hóa đơn xuất kho
- Lập đơn xin nhập thêm thiết bị
- Cập nhật tình trạng kho
- Nhập hàng
- Lập hóa đơn nhập kho
- Lập báo cáo tổng hợp định kì

1.3. Quy trình xử lý:

-Bảng tổng hợp:
STT Mã quy Tên quy Mô tả
trình trình
1 QT01 Sửa chữa Môi trường: Giáo viên chủ nhiệm(M1)
thiết bị Bộ phận tham gia: bộ phận quản lý thiết bị,
cho lớp bộ phận HC-VP
Mẫu biểu liên quan: Phiếu đề nghị sửa chữa
thiết bị, Biên bản nghiệm thu kết quả sửa
chữa, Danh sách thiết bị hỏng hoàn toàn,

2
 Phiếu đề nghị thay thiết bị mới, Phiếu xuất
kho, Biên bản bàn giao thiết bị
2 QT02 Bổ sung Môi trường: Giáo viên chủ nhiệm(M1)
thiết bị Bộ phận tham gia: bộ phận quản lý thiết bị,
cho lớp bộ phận HC-VP
Mẫu biểu liên quan: Đơn xin bổ sung thiết
bị, Đơn xin nhập thêm thiết bị, Phiếu xuất
kho, Biên bản bàn giao thiết bị, Hóa đơn
xuất kho

3 QT03 Nhập Môi trường: Nhà cung cấp(M1), Ban giám

thêm thiết hiệu(M2)
bị Bộ phận tham gia: bộ phận HC-VP
Mẫu biểu liên quan: Đơn xin nhập thêm
thiết bị, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn nhập
hàng vào kho

4 QT04 Báo cáo Môi trường: Ban giám hiệu(M2)

tổng hợp Bộ phận tham gia: bộ phận HC-VP
định kì Mẫu biểu liên quan: Báo cáo tổng hợp định
kì
5 QT05 Báo cáo Môi trường: Ban giám hiệu(M2)
kiểm tra Bộ phận tham gia: bộ phận quản lý thiết bị
định kì Mẫu biểu liên quan: Báo cáo kiểm tra định
kì

3
 -Phát biểu chi tiết
QT01. Sửa chữa thiết bị cho lớp
+ Nếu thiết bị trong lớp bị trục trặc thì giáo viên chủ nhiệm lớp phải lập
phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị (MB01)(1), gửi phiếu lên bộ phận quản lý thiết
bị.
+ Bộ phận quản lý thiết bị phê duyệt đề nghị(2) và chuyển đề nghị cho bộ
phận hành chính, văn phòng(3).
+ Bộ phận HC - VP nhận phiếu(4), lập danh sách các thiết bị cần sửa chữa
(5) và tiến hành kiểm tra thiết bị(6).
+ Nếu thiết bị có khả năng sửa chữa được sẽ tiến hành sửa chữa thiết bị(7).
+ Bộ phận HC – VP sẽ lập biên bản nghiệm thu kết quả sửa chữa
(MB02)(8), gửi biên bản cho bộ phận quản lý thiết bị(9) sau khi sửa chữa thiết
bị(10).
+ Bộ phận quản lý thiết bị cập nhật tình trạng thiết bị(11) trong danh sách
thiết bị của từng lớp.
+ Nếu thiết bị không còn khả năng sửa chữa
+ Bộ phận HC - VP sẽ lập danh sách các thiết bị hỏng hoàn toàn
(MB03)(12), gửi danh sách cho bộ phận quản lý thiết bị(13).
+ Bộ phận quản lý thiết bị sẽ lập phiếu đề nghị thay thiết bị mới
(MB04)(14) cho giáo viên chủ nhiệm xác nhận rồi chuyển yêu cầu cho bộ phận HC
- VP(15).
+ Bộ phận HC - VP lập phiếu xuất kho (MB05)(16) và tiến hành lắp đặt
thiết bị(17) mới.
+ Sau khi lắp đặt xong bộ phận HC - VP sẽ lập biên bản bàn giao thiết
bị (MB06)(18) cho giáo viên chủ nhiệm xác nhận.
QT02. Bổ sung thiết bị cho lớp

4
 + Nếu lớp có nhu cầu bổ sung thiết bị để phục vụ cho nhu cầu học tập thì
giáo viên chủ nhiệm sẽ lập đơn xin bổ sung thiết bị (MB07)(19), gửi đơn
xin lên bộ phận quản lý thiết bị.
+ Bộ phận quản lý thiết bị phê duyệt yêu cầu(20) và chuyển yêu cầu cho bộ
phận hành chính, văn phòng(21).
+ Bộ phận HC – VP nhận đơn xin(22), tiến hành xem xét lý do đơn xin(23)
có phù hợp không, nếu phù hợp thì kiểm kê thiết bị trong kho(24) để tiến
hành cung cấp thiết bị(25), ngược lại thì không giải quyết.
+ Thiết bị không có sẵn trong kho:
+ Bộ phận HC – VP sẽ lập đơn xin nhập thêm thiết bị (MB08)(26),
chuyển đơn xin(27) lên ban giám hiệu xem xét.
+ Sau khi được ban giám hiệu phê duyệt sẽ tiến hành nhập thêm thiết
bị(28).
+ Thiết bị có sẵn trong kho, tiến hành cung cấp thiết bị(29)
+ Bộ phận HC - VP lập phiếu xuất kho (MB05)(30), tiến hành lắp đặt thiết
bị(31) và cập nhật lại tình trạng kho(32)
+ Lập biên bản bàn giao thiết bị (MB06)(33) và lập hóa đơn xuất kho
(MB09)(34) cho giáo viên chủ nhiệm xác nhận sau khi hoàn tất lắp đặt.
+ Giáo viên chủ nhiệm đóng tiền mua thiết bị(35) theo đúng như trên hóa
đơn cho văn phòng.
QT03. Nhập thêm thiết bị
+ Khi số thiết bị trong kho không đủ đáp ứng các yêu cầu bộ phận HC - VP
sẽ lập đơn xin nhập thêm thiết bị (MB08)(36), gửi đơn xin lên ban giám
hiệu(37).
+ Sau khi được phê duyệt bộ phận HC - VP sẽ đặt hàng(38) với nhà cung
cấp để tiến hành nhập hàng(39).

5
 + Nhà cung cấp sẽ chuyển thiết bị(40) đến theo đề mục hàng đặt đã nhận
kèm theo hóa đơn bán hàng (MB10).
+ Nhân viên HC - VP sẽ tiếp nhận hàng(41), tiến hành kiểm tra hàng(42),
nếu thiết bị đảm bảo yêu cầu sẽ ký xác nhận(43), cập nhật tình trạng
kho(44), lập phiếu nhập kho kiêm hóa đơn nhập kho(MB11)(45) để văn
phòng thanh toán theo hóa đơn(46), ngược lại thì không nhận hàng.
QT04. Báo cáo tổng hợp định kì
+ Bộ phận HC – VP lập báo cáo chi trong kì(47) cho trang thiết bị dựa trên
tình hình sửa chữa trang thiết bị
+ Bộ phận HC – VP lập báo cáo thu trong kì(48) cho trang thiết bị dựa trên
tình hình cấp bổ sung trang thiết bị cho các lớp
+ Từ hai báo cáo chi tiết trên bộ phận HC – VP lập báo cáo tổng hợp định
kì (MB12)(49).
QT05. Báo cáo kiểm tra định kì
+ Bộ phận quản lý thiết bị lập danh sách thiết bị đang sử dụng
(MB13)(50) dựa trên danh sách thiết bị từng lớp (MB13) gửi danh sách cho
nhân viên kỹ thuật(51).
+ Nhân viên kỹ thuật tiến hành kiểm tra thiết bị theo sanh sách đã nhận.
+ Nhân viên kỹ thuật tổng hợp kết quả kiểm tra, gửi kết quả kiểm tra cho bộ
phận quản lý thiết bị(52) sau khi kiểm tra xong.
+ Bộ phận quản lý thiết bị cập nhật lại tình trạng thiết bị(53) ở từng lớp, lập
báo cáo kiểm tra định kì (MB14)(54), gửi báo cáo lên ban giám hiệu(55).
1.4. Mẫu biểu:

6
 -Bảng tổng hợp mẫu biểu:
STT Mã mẫu Tên mẫu biểu Hệ thống Loại dữ Kiểu
biểu sinh ra liệu thực thể
1 MB01 Phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị NV 1
2 MB02 Biên bản nghiệm thu kết quả sửa X NV 2
chữa
3 MB03 Danh sách các thiết bị hỏng hoàn X TK
toàn
4 MB04 Phiếu đề nghị thay thiết bị mới X NV 3
5 MB05 Phiếu xuất kho X NV 4
6 MB06 Biên bản bàn giao thiết bị X NV 5
7 MB07 Đơn xin bổ sung thiết bị NV 6
8 MB08 Đơn xin nhập thêm thiết bị X NV 7
9 MB09 Hóa đơn xuất kho X NV 8
10 MB10 Hóa đơn bán hàng
11 MB11 Hóa đơn nhập kho X NV 9
12 MB12 Báo cáo tổng hợp định kì X TK
13 MB13 Danh sách thiết bị đang sử dụng X TK
14 MB14 Báo cáo kiểm tra định kì X TK

-Mẫu biểu:

7
MB01: Phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị

8
MB02: Biên bản nghiệm thu kết quả sửa chữa

9
MB03: Danh sách thiết bị hỏng hoàn toàn

MB04: Phiếu đề nghị thay thiết bị mới

10
MB05: Phiếu xuất kho

11
MB06: Biên bản bàn giao thiết bị

12
13
MB07: Đơn xin bổ sung thiết bị

14
MB08: Đơn xin nhập thêm thiết bị

15
MB09: Hóa đơn xuất kho

16
MB10: Hóa đơn bán hàng

17
MB11: Hóa đơn nhập kho

18
MB12: Báo cáo tổng hợp định kì

19
MB13: Danh sách thiết bị đang sử dụng

20
MB14. Báo cáo kiểm tra định kì

21
2. Mô hình hóa hệ thống
2.1. Mô hình tiến trình nghiệp vụ và giải thích ký hiệu:

- Ký hiệu:

-Cơ cấu tổ chức: gồm 2 bộ phận (Bộ phận quản lý thiết bị và Bộ phận hành chính
– văn phòng).

-Tác nhân: +M1: Giáo viên chủ nhiệm, Nhà cung cấp
+M2: Ban giám hiệu

+ Nhân viên kỹ thuật

-Mẫu biểu đưa từ ngoài vào:

MB01: Phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị

MB07: Đơn xin bổ sung thiết bị
MB10: Hóa đơn bán hàng

-Mẫu biểu tự tạo

22
STT Mã Tên MB Bộ phận tạo ra Nơi sử dụng
MB

1 MB02 Biên bản nghiệm thu kết quả Bộ phận HC-VP Bộ phận quản lý thiết bị
sửa chữa

2 MB03 Danh sách thiết bị hỏng Bộ phận HC-VP Bộ phận quản lý thiết bị
hoàn toàn

3 MB04 Phiếu đề nghị thay thiết bị Bộ phận quản lý Bộ phận HC-VP, giáo
mới thiết bị viên chủ nhiệm

4 MB05 Phiếu xuất kho Bộ phận HC-VP Bộ phận quản lý thiết bị

5 MB06 Biên bản bàn giao thiết bị Bộ phận HC-VP Giáo viên chủ nhiệm

6 MB08 Đơn xin nhập thêm thiết bị Bộ phận HC-VP Ban giám hiệu

7 MB09 Hóa đơn xuất kho Bộ phận HC-VP Giáo viên chủ nhiệm

8 MB11 Hóa đơn nhập kho Bộ phận HC-VP Nhà cung cấp

9 MB12 Báo cáo tổng hợp định kì Bộ phận HC-VP Ban giám hiệu

10 MB13 Danh sách thiết bị đang Bộ phận quản lý Nhân viên kỹ thuật

sử dụng thiết bị

11 MB14 Báo cáo kiểm tra định kì Bộ phận quản lý Ban giám hiệu
thiết bị

23
- Mô hình tiến trình nghiệp vụ quản lý trang thiết bị lớp học trường Mẫu giáo

24
2.2. Biểu đồ hoạt động và giải thích ký hiệu:
- Ký hiệu sử dụng:

Bộ phận quản
lý thiết bị Đường bơi Điểm bắt đầu

Điểm kết thúc

Phê duyệt yêu MB

cầu Công việc nghiệp vụ Mẫu biểu

Sửa Điều kiện Danh sách thiết Kho dữ liệu

được lựa chọn bị từng lớp

Luồng công việc --------------------► Luồng dữ liệu

25
2.2.1. Biểu đồ hoạt động: sửa chữa thiết bị các lớp
-Đối tượng tham gia:
+ Tác nhân: Giáo viên chủ nhiệm
+ Bộ phận: Bộ phận quản lý thiết bị, Bộ phận HC-VP
-Đối tượng kích hoạt: Giáo viên chủ nhiệm(M1)
-Mẫu biểu liên quan:
+ MB01.Phiếu đề nghị sửa chữa thiết bị
+ MB03.Biên bản nghiệm thu kết quả sửa chữa
+ MB05.Danh sách thiết bị hỏng hoàn toàn
+ MB06.Phiếu đề nghị thay thiết bị mới
+ MB07.Phiếu xuất kho
+ MB08.Biên bản bàn giao thiết bị
-Kho dữ liệu:
+ Tài sản: thiết bị cần sửa chữa, thiết bị theo từng lớp
-Điều kiện rẽ nhánh:
+ Thiết bị có sửa được không

26
27
2.2.2. Biểu đồ hoạt động bổ sung thiết bị các lớp
-Đối tượng tham gia:
+ Tác nhân: Giáo viên chủ nhiệm(M1), Ban giám hiệu(M2)
+ Bộ phận: Bộ phận quản lý thiết bị, Bộ phận HC-VP
-Đối tượng kích hoạt: Giáo viên chủ nhiệm(M1)
-Mẫu biểu liên quan:
+ MB07.Phiếu xuất kho
+ MB08.Biên bản bàn giao thiết bị
+ MB09.Đơn xin bổ sung thiết bị
+ MB10.Đơn xin nhập thêm thiết bị
+ MB11.Hóa đơn xuất kho
-Kho dữ liệu:
+ Tài sản: Thiết bị trong kho
-Điều kiện rẽ nhánh:
+ Xem xét xem đơn xin có phù hợp hay không
+ Kiểm tra xem thiết bị trong kho có đủ hay không

28
29
2.2.3. Biểu đồ hoạt động nhập thêm thiết bị
-Đối tượng tham gia:
+ Tác nhân: Ban giám hiệu(M2), Nhà cung cấp
+ Bộ phận: Bộ phận HC-VP
-Đối tượng kích hoạt: Bộ phận HC-VP
-Mẫu biểu liên quan:
+ MB10.Đơn xin nhập thêm thiết bị
+ MB12.Hóa đơn bán hàng
+ MB13.Hóa đơn nhập hàng vào kho
-Kho dữ liệu:
+ Tài sản: Thiết bị trong kho
-Điều kiện rẽ nhánh:
+ Kiểm tra hàng hóa nhà cung cấp mang đến có đạt tiêu chuẩn hay
không

30
31
2.2.4. Biểu đồ hoạt động báo cáo tổng hợp định kỳ
-Đối tượng tham gia:
+ Tác nhân: Ban giám hiệu(M2)
+ Bộ phận: Bộ phận HC-VP
-Đối tượng kích hoạt: Bộ phận HC-VP
-Mẫu biểu liên quan:
+ MB14.Báo cáo tổng hợp định kì
-Kho dữ liệu:
+ Tài sản: Thiết bị cần sửa chữa, thiết bị hỏng hoàn toàn
+ Nghiệp vụ: Biên bản nghiệm thu kết quả sửa chữa, Biên bản bàn
giao thiết bị, Đơn xin bổ sung thiết bị, Hóa đơn xuất kho

32
2.2.5. Biểu đồ hoạt động báo cáo kiểm tra định kì
-Đối tượng tham gia:
+ Tác nhân: Ban giám hiệu(M2), Nhân viên kỹ thuật
+ Bộ phận: Bộ phận quản lý thiết bị
-Đối tượng kích hoạt: Bộ phận quản lý thiết bị
-Mẫu biểu liên quan:
+ MB15.Danh sách thiết bị đang sử dụng
+ MB16.Báo cáo kiểm tra định kì
-Kho dữ liệu:
+ Tài sản: Thiết bị từng lớp

33