8.

9 Chi phí dự phòng cho các hoạt động

Chi phí dự phòng là một phần của các chi phí được tính toán và xác định trong quản lý

chi phí dự án. Nó đại diện cho số tiền được dự trữ để đối phó với các rủi ro và sự cố có

thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.

Việc xác định chi phí dự phòng là quan trọng vì nó giúp đảm bảo sự ổn định tài chính và

tiến độ của dự án. Dưới đây là các bước cơ bản để xác định chi phí dự phòng:

1. Xác định các rủi ro: Đầu tiên, cần điều tra và xác định các rủi ro tiềm năng trong quá

trình thực hiện dự án. Các rủi ro có thể gồm thiên tai, thiếu nguồn lực, trục trặc kỹ thuật,

thay đổi yêu cầu, v.v. Việc hiểu rõ những rủi ro này sẽ giúp xác định mức độ chi phí dự

phòng cần thiết.

2. Đánh giá mức độ rủi ro và ảnh hưởng: Tiếp theo, cần đánh giá mức độ rủi ro và ảnh

hưởng của chúng đến dự án. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các

phương pháp như phân tích SWOT, đánh giá định lượng, hoặc tư duy nhóm.

3. Xác định mức độ chi phí dự phòng: Sau khi đánh giá rủi ro, cần xác định mức độ chi

phí dự phòng cần dành riêng để đối phó với từng rủi ro. Mức độ này có thể là một tỷ lệ

phần trăm của tổng số tiền hoặc một số tiền cố định.

4. Đưa vào dự án: Khi đã xác định mức độ chi phí dự phòng, nó cần được tính toán và

đưa vào dự án như một phần của dự toán chi phí. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án có

nguồn lực cần thiết để đối phó với các rủi ro và sự cố

Để xác định chi phí dự phòng cho một dự án, cần xem xét các yếu tố sau:
1. Quy mô dự án: Quy mô dự án đã xác định sẽ ảnh hưởng đến chi phí dự phòng. Dự án

lớn hơn có xu hướng có chi phí dự phòng cao hơn do có nhiều yếu tố tiềm ẩn và rủi ro

hơn.

2. Tính khả thi của dự án: Sự khả thi của dự án ảnh hưởng đến mức độ rủi ro và chi phí

dự phòng. Một dự án có sự khả thi thấp có thể có chi phí dự phòng cao hơn do tỷ lệ rủi ro

cao.

3. Loại công trình: Loại công trình cụ thể cũng sẽ ảnh hưởng đến việc xác định chi phí dự

phòng. Các công trình có tính chất động, phức tạp hoặc rủi ro cao như dự án xây dựng

cầu, đập, nhà máy hóa chất có thể đòi hỏi chi phí dự phòng cao hơn.

4. Các yếu tố không xác định: Một yếu tố quan trọng khác cần được xem xét là các yếu tố

không xác định như biến động giá cả, biến động thời gian hoàn thành dự án, thay đổi

chính sách, v.v. Những yếu tố này có thể tạo ra rủi ro và chi phí không mong muốn trong

quá trình thực hiện dự án.

5. Dữ liệu lịch sử: Cần tham khảo dữ liệu từ các dự án tương tự đã hoàn thành trong quá

khứ để xác định các mức độ chi phí dự phòng phù hợp cho dự án hiện tại. Thông qua việc

phân tích dữ liệu lịch sử, ta có thể dự đoán rủi ro và tính toán chi phí dự phòng một cách

chính xác hơn

Các bước để tính toán và xác định chi phí dự phòng:

1. Xác định các yếu tố rủi ro: Đầu tiên, phải xác định các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong

quá trình thực hiện dự án. Các yếu tố rủi ro này có thể bao gồm thay đổi giá cả nguyên

liệu, thay đổi môi trường kinh doanh hoặc thay đổi trong chính sách pháp lý.
2. Ước tính chi phí: Tiếp theo, phải ước tính các chi phí có thể phát sinh từ các yếu tố rủi

ro đã được xác định. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng dữ liệu lịch sử

hoặc thông qua việc liên hệ với các chuyên gia trong lĩnh vực tương ứng.

3. Xác định mức độ rủi ro: Sau khi có ước tính chi phí, ta cần xác định mức độ rủi ro liên

quan đến từng yếu tố. Mức độ rủi ro có thể được xác định bằng cách đánh giá khả năng

xảy ra và ảnh hưởng của các yếu tố rủi ro đó đến dự án.

4. Xây dựng mô hình: Dựa trên ước tính chi phí và mức độ rủi ro, ta có thể xây dựng một

mô hình dự trữ chi phí. Mô hình này sẽ quyết định số tiền cần dự trữ cho từng yếu tố rủi

ro.

5. Định kỳ đánh giá và điều chỉnh: Cuối cùng, ta cần đánh giá và điều chỉnh mô hình dự

trữ chi phí định kỳ, để đảm bảo rằng nó phù hợp với tình hình thực tế và các yếu tố rủi ro

mới có thể xuất hiện