BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN

TÊN CHUYÊN ĐỀ: Tìm hiểu nghiệp vụ đại lý tàu và giao nhận hàng
hóa tại Công ty Cổ phần KPB

HỌ VÀ TÊN: Vũ Thị Út Quyên

MÃ SINH VIÊN:86750
LỚP: KTB61ĐH
NHÓM HỌC PHẦN THỰC TẬP: N08
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Nguyễn Thị Thanh Bình

HẢI PHÒNG - 2023

 Mục Lục

Mục Lục..................................................................................................................................................................................i
Danh mục bảng......................................................................................................................................................................ii
Danh mục hình ảnh...........................................................................................................................................................ii,iii
Lời mở đầu...........................................................................................................................................................................iv
Chương 1: Thông tin chung về công ty.................................................................................................................................1
1.1: Giới thiệu chung.............................................................................................................................................................1
1.2: Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh....................................................................................................................1
1.3: Cơ cấu tổ chức................................................................................................................................................................1
1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh trong năm 2022..............................................................................................................2
Chương 2: Nghiệp vụ Đại lý tàu và giao nhận hàng hoá.......................................................................................................5
2.1: Nghiệp vụ đại lý tàu.......................................................................................................................................................5
2.1.1: Khái niệm....................................................................................................................................................................5
2.1.2: Lịch sử phát triển.........................................................................................................................................................5
2.1.3: Chức năng nhiệm vụ của đại lý tàu.............................................................................................................................6
2.1.4: Các bên quan hệ với đại lý tàu....................................................................................................................................7
2.2: Quy trình phục vụ tàu ra vào cảng..................................................................................................................................9
2.2.1: Khi tàu vào cảng........................................................................................................................................................10
2.2.2: Khi tàu rời cảng.........................................................................................................................................................14
2.2.3: Các nghiệp vụ khác của đại lý tàu.............................................................................................................................16
2.3: Thiết lập bộ chứng từ thanh toán với chủ tàu...............................................................................................................17
2.4: Quy trình giao nhận hàng hoá giữa tàu với các bên liên quan.....................................................................................18
2.4.1 Nguyên tắc giao nhận hàng :......................................................................................................................................18
2.4.2: Các quy định chung về hàng xuất nhập khẩu............................................................................................................19
2.4.3: Giao hàng xuất khẩu với tàu:.....................................................................................................................................20
2.4.4: Nhận hàng nhập khẩu với tàu:...................................................................................................................................22
Chương 3 : Nhận xét , đánh giá...........................................................................................................................................25
3.1 Nhận xét:........................................................................................................................................................................25
a. Ưu điểm của nghiệp vụ đại lý tàu biển............................................................................................................................25
b. Nhược điểm.....................................................................................................................................................................25
3.2 Đánh giá.........................................................................................................................................................................25
3.3 Các biện pháp................................................................................................................................................................26
Tài liệu tham khảo...............................................................................................................................................................27
Phụ lục.................................................................................................................................................................................28

i
 Danh mục bảng

Số bảng Tên bảng Trang

1 Cơ cấu tổ chức công ty 1
Danh sách thuyền viên trên tàu GOLDEN LEAF
Số 2 33,34
Tên Hình lúc vào cảng Trang
hình Danh sách thuyền viên theo tàu GOLDEN LEAF
1 3 Báo cáo tài chính năm
rời 2022
cảng 3 41,42

2 Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2022 4

Danh mục hình ảnh
3 Bản khai chung khi tàu đến 28
4 Bản khai thông tin hàng hoá 29
5 Bản khai y tế 30,31,32
6 Thông báo tàu đến cảng 35
Số
7 Tên
Notice of Hình
Readiness Trang
36
hình
8 Statement of Facts 37
14 Hoá đơn thanh toán lệ phí hằng hải 45
9 Thông báo tàu rời cảng 38
15 Hoá đơn thanh toán phí đổ rác 46
Yêu cầu dịch vụ hoa tiêu dẫn tàu ra khỏi
1016 Hoá đơn tính phí đại lý tàu 47
39
cảng
17 Bill of lading 48
11 Bản khai chung khi rời cảng 40
12 Trip account 43
13 Hoá đơn thanh toán hoa tiêu 44

ii
 Lời mở đầu
Hòa trong sự phát triển nhanh chóng của kinh tế, ngành dịch vụ hàng hải
vớinhững lợi thế vốn có của mình càng thể hiện vai trò quan trọng của mình đối
vớinền kinh tế của mọi quốc gia trên thế giới. Vận tải biển đã và đang đem lại cho
cácquốc gia một nguồn ngọai tệ khổng lồ cùng với vô vàn các cơ hội kinh doanh
vớihàng lọat những thị trường xa xôi đầy tiềm năng.
Là một ngành dịch vụ xuất hiện khá sớm, đại lý tàu biển ngày nay đã vô cùng
phát triển với các loại hình vô cùng đa dạng.Ngành dịch vụ đã ngày càng có sức
hấpdẫn cao đối với các doanh nghiệp và tiềm năng phát triển là rất khả quan. Mặc
dùvậy, thực tế cũng cho thấy còn tồn tại rất nhiều bất cập cũng như đầy rẫy những
khókhăn thử thách, đòi hỏi bản thân các doanh nghiệp cũng như các bộ chuyên ngành
phải không ngừng nỗ lực, cố gắng để vươn lên và đóng góp vào sự phát triển
củangành vận tải biển nói riêng cũng như của đất nước nói chung.Và đối với các
doanh nghiệp hoạt động đại lý ở các cảng khu vực phía Bắc phải luôn nắm bắt được
tình hình hoạt động của phòng đại lý, từ đó đưa ra các định hướng phát triển và đổi
mới và phù hợp với nhu cầu phát triển của thị trường.
Do thời gian nghiên cứu, thu nhập tư liệu và trình độ còn nhiều hạn chế nên
trong bài viết này không thiếu sót những thiếu sót. Em rất mong nhận đuợc sự nhận
xét, bổ sung của thầy cô để hoàn thiện đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Thanh Bình
và các anh chị trong Công ty cổ phần KPB đã hỗ trợ giúp đỡ em thực tập tại các mảng
đề tài này.

iii
 Chương 1: Thông tin chung về công ty
1.1: Giới thiệu chung
Tên gọi: Công ty cổ phần KPB
Địa chỉ: Văn phòng chính: Phòng 705 Tòa nhà Akashi, 10/2A Lê Hồng Phong, Thành
phố Hải Phòng, Việt Nam.
Văn phòng chi nhánh:
Thanh Hóa : Cảng Quốc tế Nghi Sơn , ấp Hà Tân, xã Hải Hà, huyện Tĩnh Gia, Tỉnh
Thanh Hóa, Việt Nam.
Quảng Ninh : Phường Cao Thắng, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh, Việt Nam
Nghệ An : 40 Đặng Văn Thủy, phường Cửa Nam, thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ An,
Việt Nam.
1.2: Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh
Công ty được thành lập vào năm 2015 hiện tại đã đi vào hoạt động được hơn 7 năm
và đã mở được ba chi nhánh ở Thanh Hoá, Nghệ An, Quảng với lĩnh vực kinh doanh
là đại lý tàu, logistics, môi giới và dịch vụ hằng hải.
1.3: Cơ cấu tổ chức
Bảng 1: Cơ cấu tổ chức của công ty

Giám đốc

Phó giám đốc

Kế toán Bộ phận thực hiện

Chức năng của từng bộ phận

1
Giám đốc: điều hành công ty, ký kết hợp đồng
Phó giam đốc: Đảm bảo nhân viên hoạt động theo kế hoạch theo hợp đồng.
Kế toán: Tổng hợp các chi phí lập quyết toán với chủ tàu tính toán chi phí đại lý tàu,
doanh thu của công ty, lương nhân viên.
Bộ phận thực hiện : Thực hiện các nhiệm vụ đại lý tàu theo hợp đồng
1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh trong năm 2022

2
Hình 1: Báo cáo tài chính năm 2022

3
Hình 2: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2022
Như trong báo cáo kết quả kinh doanh năm 2022 ta có thể thấy rõ lợi nhuận sau thuế
của công ty đã giảm do một số yếu tố như thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt
khi nhiều công ty mọc lên từ đó chi phí dịch vụ phải cạnh tranh với mức giá hợp lý
trong khi đó giá vốn bỏ ra để thực hiện dịch vụ lại tăng lên . Tuy nhiên với kinh

4
nghiệm làm việc đại lý tàu hơn 7 năm đây sẽ ưu điểm lớn nhất cho sự phát triển của
công ty trong các năm sắp tới khi mà Việt Nam tham gia nhiều tổ chức thúc đẩy lưu
lượng hành hoá qua nước ta.
Chương 2: Nghiệp vụ Đại lý tàu và giao nhận hàng hoá
2.1: Nghiệp vụ đại lý tàu
2.1.1: Khái niệm
Đại lý tàu biển là dịch vụ mà người đại lý tàu biển nhân danh chủ tàu hoặc
người khai thác tàu tiến hành các dịch vụ liên quan đến tàu biển hoạt động tại cảng,
bao gồm việc thực hiện các thủ tục tàu biển vào, rời cảng; ký kết các loại hợp
đồng: hợp đồng vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm hàng hải, hợp đồng bốc dỡ hàng hóa,
hợp đồng thuê tàu, hợp đồng thuê thuyền viên…; ký phát vận đơn hoặc chứng từ vận
chuyển tương đương; cung ứng vật tư, nhiên liệu, thực phẩm, nước sinh hoạt cho tàu
biển; trình kháng nghị hàng hải; thông tin liên lạc với chủ tàu hoặc người khai thác
tàu; dịch vụ liên quan đến thuyền viên; thu, chi các khoản tiền liên quan đến hoạt
động khai thác tàu; giải quyết tranh chấp về hợp đồng vận chuyển hoặc về tai nạn
hàng hải và dịch vụ khác liên quan đến tàu biển.
2.1.2: Lịch sử phát triển
Trên thế giới, kể từ ngày có tàu biển thì nghề đại lý tàu biển cũng ra đời. Ở Việt
Nam, những năm 1990 trở về trước đại lý tàu biển là một nghề khá kén chọn khi chỉ
những người thuộc bộ máy nhà nước mới có thể làm đại lý tàu và cả nước chỉ duy
nhất VOSA là đại lý độc quyền cho tất cả các tàu ra vào tất cả các cảng ở Việt Nam.
Đại lý viên phải được xét duyệt lý lịch kỹ càng mới có thể gia nhập vào đội ngũ do
ngành nghề đặc thù và có yếu tố nước ngoài. Sau năm 1990, đất nước mở cửa cũng
chỉ những doanh nghiệp nhà nước mới được mở dịch vụ đại lý hàng hải như
VietFratch, Falcon, Vosco... và đại lý tàu biển là ngành nghề kinh doanh có điều kiện,
phí đại lý là phí quy định bởi Bộ tài chính như đối với các dịch vụ khác của tàu biển
ra vào Việt Nam. Đến những năm cuối 90, bắt đầu mở rộng cửa cho các doanh nghiệp
tư nhân tham gia vào lĩnh vực này, tuy vẫn là ngành nghề kinh doanh có điều kiện về

5
vốn cũng như bằng cấp của người sáng lập nhưng đã thông thoáng hơn nhiều và
ngành này đã đón nhận rất nhiều thành viên thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, họ là chủ
tàu, những cá nhân đứng ra thành lập doanh nghiệp kinh doanh đại lý tàu biển, những
công ty con của các công ty có hàng hoá bán cho các công ty thương mại xuất khẩu,
hoặc cả những công ty xuất khẩu hàng hoá...
2.1.3: Chức năng nhiệm vụ của đại lý tàu
Đại lý tàu biển là tổ chức, doanh nghiệp nhận sự uỷ nhiệm của chủ tàu (Ship
Owner) hoặc người thuê tàu (Charterer) để thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Làm mọi thủ tục cho phép tàu vào/ rời cảng Việt Nam theo đúng luật lệ, quy
định của nhà nước Việt Nam.
- Thu xếp hoa tiêu đưa tàu vào/rời cảng, thu xếp cầu bến cho tàu đậu, chờ hoặc
xếp dỡ hàng hoá.
- Đại diện cho chủ tàu, giúp đỡ tàu giao dịch với cảng, các chủ hàng và các cơ
quan liên quan trong thời gian tàu đang ở tại cảng.
- Thu xếp và thực hiện các công việc về thương vụ hàng hoá bao gồm:
+ Xếp dỡ, giao nhận, chuyển tải hàng hoá
+ Kiểm tra, giám sát, cân đo hàng hoá
+ Thu xếp để gửi hàng vào kho
+ Thu xếp việc đóng gói, mở bao bì
+ Thoả thuận bồi thường hàng hoá nếu xảy ra mất mát, hư hỏng, nhầm lẫn
- Làm công việc phục vụ tàu gồm:
+ Thu xếp sửa chữa, giám định tàu
+ Giám định khoang tàu, giám định hàng hoá trước khi xếp/ dỡ hàng.
+ Yêu cầu khử trùng, diệt chuột, vệ sinh hầm hàng, kiểm dịch
- Làm thủ tục thuyền viên bao gồm:
+ Thu xếp thủ tục cho thuyền viên lên bờ tham quan, chữa bệnh
+ Thu xếp thủ tục để thay đổi thuyền viên, chức danh, thủ tục hồi hương
+ Chuyển thư từ, điện tín, bưu kiện, quà tặng cho thuyền viên nếu có yêu cầu.

6
 - Làm cung ứng:
+ Thu xếp để cung cấp nhiên liệu, dầu nhớt, vật tư, dụng cụ hàng hải, hải đồ
hàng hải cho tàu.
+ Thu xếp để cung cấp lương thực, thực phẩm, nước ngọt
- Thanh toán hộ, thu hộ tiền cước vận chuyển, tiền bồi thường thiệt hại,
thanh toán tiền thưởng, phạt do xếp dỡ nhanh/ chậm, chi phí cứu trợ, cứu nạn.
- Sắp xếp công tác cứu trợ, cứu nạn cho tàu biển.
- Làm công tác môi giới:
+ Thuê tàu
+ Mua bán tàu
+ Đại diện cho chủ tàu ký hợp đồng thuê tàu, hợp đồng vận chuyển hàng hoá,
hợp đồng xếp dỡ hàng hoá
+ Đại diện cho người thuê tàu ký hợp đồng vận chuyển, thuê tàu với các chủ
tàu.
+ Làm thủ tục giao nhận tàu cho thuê
+ Làm thủ tục gửi, nhận hàng hoá, lưu khoang tàu
+ Làm thủ tục giao nhận mua bán tàu
- Ngoài các công việc trên thì tuỳ theo yêu cầu của người uỷ nhiệm có thể thực
hiện các công việc khác liên quan đến hoạt động của tàu tại cảng. Người đại lý tàu
biển có thể thực hiện dịch vụ đại lý tàu biển cho người thuê vận chuyển, người thuê
tàu hoặc những người khác có quan hệ hợp đồng với chủ tàu hoặc người khai thác tàu,
nếu được chủ tàu hoặc người khai thác tàu đồng ý.
2.1.4: Các bên quan hệ với đại lý tàu
a. Người uỷ thác
Người uỷ thác là người kí kết hợp đồng với đại lý tàu biển có trách nhiệm
hướng dẫn người đại lý tàu biển thực hiện dịch vụ đã uỷ thác khi cần thiết và phải ứng
trước khoản tiền dự chi cho các dịch vụ mà mình uỷ thác. Trường hợp người đại lý
tàu biển có hành động vượt quá phạm vi uỷ thác thì người uỷ thác vẫn phải chịu trách

7
nhiệm về hành động đó nếu không thông báo cho những người liên quan biết về việc
không công nhận hành động hành động vượt phạm vi đó. Người uỷ thác có nhiệm vụ
cung cấp các giấy tờ về tàu, hàng , danh sách thuyền viên, cho biết nhu cầu lương
thực, thực phẩm, nước ngọt dầu nhớt,..
b. Cảng vụ
Cảng vụ có chức năng trưởng đoàn kiểm tra, thực hiện các chức năng sau:
Kiểm tra giấy tờ pháp lý của tàu để đảm bảo con tàu là hợp pháp và đủ điều kiện an
toàn khi vào cảng Việt Nam. Kiểm tra bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn phù hợp của
thuyền viên đi trên tàu. Cảng vụ yêu cầu đại lý hướng dẫn, giải đáp cho thuyền viên
tàu chấp hành luật pháp Việt Nam và các quy định, nội quy của chính quyền cảng.
Cảng vụ cấp phép rời cảng trước khi tàu rời cảng.
c. Biên phòng
Công an biên phòng kiểm tra thuyền viên và hành khách để đảm bảo họ là
những có mặt trên tàu đúng quy định và đúng pháp luật Việt Nam. Kiểm tra và quản
lý các dụng cụ, phương tiện của tàu, thuyền viên không được dùng tại cảng. Cấp phép
nhập xuất cảnh, cấp giấy đi bờ cho thuyền viên và hành khách. Làm các thủ tục
nhập/xuất cảnh để tàu đến và rời cảng. Tất cả các thao tác kiểm tra thông qua hồ sơ
thuyền trưởng/ đại lý tự khai tại văn phòng cảng vụ.
d. Hải Quan
Hải quan có nhiệm vụ kiểm tra về hàng hoá nhập cảng, quá cảnh khi tàu đến.
Kiểm tra các kho hàng, kho thực phẩm dự trữ, tủ thuốc, ngoại tệ, các đồ dùng của
thuyền viên và hành khách. Tất cả quá trình kiểm tra này thông qua hàng tự khai của
thuyền trưởng và đại lý. Trường hợp có nghi ngờ thì hải quan sẽ lên tàu kiểm tra. Hải
quan cùng cảng vụ và công an biên phòng phổ biến cho đại lý các quy định, nội quy
tại cảng biển để đại lý phổ biến lại cho tàu. Ngoài ra trong quá trình tàu làm hàng tại
cảng, hải quan sẽ có cán bộ giảm sát quá trình làm hàng. Trước khi tàu rời cảng hải
quan kiểm tra các giấy tờ liên quan về hàng xuất, thực tế tiêu dùng các loại hàng trong
kho, thực phẩm dự trữ, các loại đồ dùng của thuyền viên.

8
e. Kiểm dịch y tế
Kiểm dịch y tế tuỳ theo tình hình tại cảng mà kiểm dịch y tế sẽ làm thủ tục tại
văn phòng cảng vụ hoặc sẽ phải lên tàu trước khi tàu vào cảng để kiểm tra tàu, thuyền
viên và hành khách trước để đảm bảo hàng hoá và những người có mặt trên tàu không
mang những bệnh dịch, bệnh truyền nhiễm, côn trùng có hại... và lãnh thổ Việt Nam.
Kiểm tra các giấy chứng nhận tiêm chủng, miễn dịch, diệt chuột, hun trùng (đối với
hàng hoá là lượng thực, thực phẩm). Kiểm tra điều kiện vệ sinh của tàu, thuyền viên
và hành khách. Trường hợp cần thiết phải tiêm chủng, khử trùng thì thực hiện tại vị trí
cách ly với khu vực thương mại của cảng. Cấp giấy chứng nhận đã qua kiểm dịch y
tế.
f. Kiểm dịch động vật
Kiểm dịch động vật đối với các loại tàu chở động vật như trâu, bò, ngựa, lợn,
cừu,... hoặc khi thuyền viên hoặc hành khách mang theo động vật như chó, mèo, khi,
sóc.... Bác sĩ kiểm dịch động vật kiểm tra và xác định các loại động vật đó không
mang mầm bệnh dịch, truyền nhiễm vào Việt Nam. Kiểm tra giấy chứng nhận tiêm
chủng động vật của thú y. Nếu phát hiện động vật chở trên tàu có mang dịch bệnh,
bệnh truyền nhiễm thì phải cho tàu neo ở vị trí cách ly với khu vực thương mại của
cảng để tiến hành các biện pháp diệt trùng trước khi tàu vào cảng.
g. Kiểm dịch thực vật
Kiểm dịch thực vật đối với các tàu chở hàng là thực vật, ngủ cốc, lương thực,
thực phẩm. Bác sĩ kiểm dịch thực vật tiến hành kiểm tra và xác định chắc chắn hàng
hoá trên tàu không mang theo những loại côn trùng hay mầm bệnh có hại cho Việt
Nam. Kiểm tra giấy chứng nhận đã qua kiểm dịch thực vật tại cảng xếp hàng. Nếu
hàng hoá có trùng, nhất thiết phải được khử trùng trước khi cho tàu vào dỡ hàng.
Hoặc phải khử trùng sau khi xếp xong hàng và trước khi cho tàu xuất cảng.
2.2: Quy trình phục vụ tàu ra vào cảng
Những điều cần biết khi làm thủ tục tàu đến và rời cảng biển theo Nghị
định số 58/2017-NĐCP ngày 10 tháng 5 năm 2017 quy định chi tiết một số điều của

9
Bộ luật Hàng Hải Việt Nam về quản lý hoạt động hàng hải. Trước khi tàu đến cảng
đại lý phải thực hiện những công việc cần thiết để phục vụ cho việc đưa một con tàu
đến cảng phù hợp với quy định hiện hành của luật pháp quốc tế và pháp luật của Việt
Nam. Vậy thực tế công việc được thực hiện như nào thì sau đây em xin ví dụ về về
quy trình làm thủ tục ra vào cảng cho tàu GOLDEN LEAF cảng đến là cảng Hòn Gai
với mặt hàng hoá là loại lương thực hàng ngô rời.
2.2.1: Khi tàu vào cảng
 Bước 1: Nhận các bộ chứng từ và thời gian dự kiến tàu đến cảng
a. Đại lý chuẩn bị trước để thuyền trưởng ký:
Bản khai chung đến (General declaration) (Hình 3)
Bản khai hàng hoá (Manifest of cargo) ( Hình 4)
Bản khai hàng nguy hiểm (Dangerous godos manifest) ( nếu có)
Danh sách thuyền viên (Crewlist) (Bảng 2)
Danh sách hành khách (Passenger list) (nếu có)
Bản khai vũ khí và vật liệu nổ (nếu có)
Bản khai người trốn trên tàu (nếu có)
Bản khai thông tin về vận đơn thứ cấp (nếu có)
Bản khai dự trữ của tàu
Bản khai hành lý phải nộp thuế, bị cấm hoặc hạn chế của hành khách,
thuyền viên, người đi theo tàu (nếu có)
Giấy khai báo y tế hàng hải (Model of maritime declaration of health) ( Hình
5)
Giấy khai báo y tế, thi thể, hài cốt, tro cốt (nếu có)
Giấy khai báo y tế mẫu vi sinh y học, sản phẩm sinh học, mô, bộ phận cơ thể
người (nếu có)
Bản khai kiểm dịch thực vật (nếu có)
Bản khai kiểm dịch động vật (nếu có)
Thông báo sẵn sàng làm hàng( Notice of readiness) báo cho chủ hàng ( Hình 7)

10
 b. Các giấy tờ lấy từ tàu
Giấy chứng nhận đăng ký tàu biển
Các giấy chứng nhận về an toàn kỹ thuật của tàu theo quy định
Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên
Sổ thuyền viên
Giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc bảo đảm tài chính về trách nhiệm dân sự đối
với tổn thất ô nhiễm dầu nhiên liệu
Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu về ô nhiễm môi
trường đối với tàu vận chuyển dầu mỏ, chế phẩm từ dầu mỏ hoặc các hàng hóa nguy
hiểm khác .
Giấy chứng nhận an ninh tàu biển theo quy định
Văn bản chấp thuận cho tàu nước ngoài hoạt động đặc thù (nếu có)
Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của thuyền viên, hành khách
Sau ngày 12/06/2016, toàn bộ thuyền viên nước ngoài phải có hộ chiếu phổ
thông
Pasports khi tàu biển nhập/ xuất cảnh qua cảng biển Việt Nam.
Phiếu tiêm chủng quốc tế của thuyền viên
Giấy chứng nhận kiểm dịch y tế
Giấy chứng nhận miễn xử lý vệ sinh tàu thuyền/Chứng nhận xử lý vệ sinh tàu
thuyền (nếu có)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (nếu có)
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật của nước xuất hàng (nếu có)
Hộ chiếu, Phiếu tiêm chủng quốc tế của hành khách (nếu có)
Giấy phép rời cảng cuối cùng
c. Sau khi nhận được thông báo của người uỷ nhiệm về ngày giờ tàu đến
Thông báo cho cảng vụ chi tiết tàu, thời gian dự kiến tàu đến, mục đích tàu đến
( Hình 6 ) thường được thông báo trước một ngày như theo dự kiến tàu đến cảng và
làm hàng là ngày 2/7 thì ngày 1/7 phải gửi thông báo tàu đến cho cảng.

11
 Khai báo qua mạng tất cả các yêu cầu của cảng vụ, công an biên phòng, hải
quan, kiểm dịch: khai 02 mạng điện tử: cổng thông tin một cửa quốc gia -
https://vnsw.gov.vn/; và mang điện tử của Biên phòng: http://125.235.11.142/en/=
Chuẩn bị sơ đồ làm hàng, vận đơn hàng hoá, lượt khai hàng hoá nếu là hàng
xuất và lệnh giao hàng nếu là hàng nhập, chỉnh sửa vận đơn nếu có sai sót hoặc khác
biệt.
Chuẩn bị thẻ đi bờ cho thuyền viên nếu có yêu cầu Có một điều cần nhấn mạnh
ở đây là khi gửi thông báo tàu đến đến các cơ quan chức năng cần phải xác nhận họ
đã nhận được và lưu bản báo fax đã nhận được, nhằm tránh những rắc rối về sau.
Chuẩn bị thẻ xuống tàu cho đại lý viên, những người liên quan đến việc làm
hàng để xuống tàu nếu có yêu cầu.
 Bước 2: Thu xếp tàu để hỗ trợ tàu cập hoặc phao leo
Đại lý tàu phải thu xếp với công ty cung cấp dịch vụ tàu lai phù hợp với kích
thước của tàu tuy nhiên ở trường hợp này cảng có dịch vụ tàu lai hỗ trợ.
 Bước 3: Làm thủ tục nhập cảnh cho tàu
Chậm nhất 02 giờ kể từ khi tàu đã vào neo đậu tại cầu cảng hoặc 04 giờ kể từ
khi tàu đã vào neo đậu tại các trí khác trong vùng nước cảng theo . Kế hoạch điều
động, người làm thủ tục nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu dưới đây:
a) Các giấy tờ phải nộp (bản chính), mỗi loại 01 bản, bao gồm:
- Nộp cho Cảng vụ hàng hải:
+ Bản khai chung
+ Danh sách thuyền viên
+ Danh sách hành khách (Không có)
+ Bản khai hàng hóa nguy hiểm (Không có)
+ Giấy phép rời cảng cuối cùng
- Nộp cho Biên phòng cửa khẩu:
+ Bản khai chung
+ Danh sách thuyền viên

12
 + Danh sách hành khách (Không có)
+ Bản khai vũ khí và vật liệu nổ (Không có)
+ Bản khai người trốn trên tàu (Không có)
- Nộp cho Hải quan cửa khẩu:
+ Bản khai chung
+ Danh sách thuyền viên
+ Danh sách hành khách (Không có)
+ Bản khai hàng hóa
+ Bản khai thông tin về vận đơn thứ cấp (Không có)
+ Bản khai hàng hóa nguy hiểm (Không có)
+ Bản khai dự trữ của tàu
+ Bản khai hành lý phải nộp thuế, bị cấm hoặc hạn chế của hành khách,
thuyền viên, người đi theo tàu (Không có)
- Nộp cho Kiểm dịch y tế:
+ Giấy khai báo y tế hàng hải
+ Giấy khai báo y tế, thi thể, hài cốt, tro cốt (Không có)
+ Giấy khai báo y tế mẫu vi sinh y học, sản phẩm sinh học, mô, bộ phận cơ thể
người (Không có)
- Nộp cho Kiểm dịch thực vật:
+Bản khai kiểm dịch thực vật (Không có)
- Nộp cho Kiểm dịch động vật:
+Bản khai kiểm dịch động vật (Không có)
 Bước 4:Theo dõi tàu
Sau khi làm thủ tục thì tiến hành ngay các bước để làm hàng, nếu hàng nhập thì
giao, thông báo sẵn sàng, lệnh giao hàng, sơ đồ hầm hàng cho chủ hàng, nếu hàng
xuất thì phải giao thông báo sẵn sàng, sơ đồ hầm hàng, lượt khai hàng hoá, làm B/L
nháp để lấy xác nhận của chủ hàng và chủ tàu trước khi ký khi tàu rời cảng. B/L cuối
của đơn hàng hoá trên là. Đại lý cần đặc biệt lưu ý là phải luôn có mặt trên tàu trong

13
thời gian tàu chuẩn bị làm hàng để giải quyết các sự việc trục trặc có thể xảy ra làm
chạm quá trình bắt đầu làm hàng của tàu. Trong thời gian này rất nhiều công việc
được triển khai cùng lúc như giám định hàng, hầm hàng, mớn nước, triển khai công
nhân, kiểm kiện... rất dễ xảy ra trục trặc do vậy rất cần sự có mặt của đại lý để hỗ trợ
giải quyết.
Đồng thời với quá trình triển khai làm hàng thì đại lý cũng phải làm báo cáo
tình hình cho thân chủ. Báo cáo khi đến của tàu tối thiểu phải bao gồm các thông tin
sau:
Hoạt động của tàu cùng với các mốc thời gian.
Dự kiến kế hoạch làm hàng, thời gian bắt đầu, kết thúc làm hàng.
Arrival conditions: Arrival draft, Remaining on board.
Trong quá trình làm hàng đại lý phải luôn luôn sát sao, đôn đốc các bên
liênquan để đảm bảo quá trình làm hàng liên tục với tốc độ nhanh nhất. Đại lý phải
phối hợp với tàu và công nhân xếp dỡ để điều chỉnh kế hoạch làm hàng, việc phân bổ
số máng làm hàng tương quan với khối lượng hàng của từng hầm sao cho hợp lý
nhất.Đối với các phát sinh, trục trặc trong quá trình làm hàng đại lý phải nắm được
đầy đủ thông tin để báo cáo chủ tàu, đồng thời cũng nêu ra phương án giải quyết theo
kinh nghiệm của đại lý để chủ tàu xem xét.
Việc báo cáo trong khi tàu nằm tại cảng nên thực hịên báo cáo đại lý phải gửi
cho người uỷ nhiệm 2 lần mỗi ngày lúc 08h00 sáng và khoảng 16h00 chiều.
Báo cáo hàng ngày phải phản ánh đầy đủ các thông tin về quá trình làm hàng
trong ngày hôm trước như: số máng làm hàng, sản lượng từng ca, trong ngày, thời
gian dừng làm hàng và lý do, tình hình thời tiết. Trong quá trình tàu làm hàng đại lý
phải theo dõi sát sao và lập ra bản SOF (Hình 8) ghi lại đầy đủ các hoạt động thực tế
của tàu từ khi đến trạm hoa tiêu cho đến khi tàu chạy khỏi cảng. Đây là tài liệu rất
quan trọng liên quan trực tiếp đến quyền lợi kinh tế của các bên liên quan trong hợp
Thực hiện các yêu cầu của tàu như cung ứng thực phẩm, vật tư, thay đổi thuyền
viên cũng như các yêu cầu khác...

14
2.2.2: Khi tàu rời cảng
 Bước 1: Chuẩn bị cho tàu rời cảng
Đại lý nhận thực hiện các công việc cần thiết sau:
- Thông báo cho điều độ cảng để sắp xếp cầu bến cho tàu .Thông báo cho cảng vụ chi
tiết tàu, thời gian dự kiến tàu rời cảng ( Hình 9 )
- Thông báo và làm yêu cầu hoa tiêu để dẫn tàu rời cảng, làm việc với hoa tiêu để biết
chắc thời gian nào hoa tiêu có thể đưa tàu rời cảng để chuẩn bị các thủ tục cần thiết
tiếp theo. ( Hình 10 )
- Yêu cầu tàu lai dắt để đưa tàu rời cảng
- Thông báo chủ hàng, các bên liên quan lên kế hoạch làm hàng, chuẩn bị
- Khai báo qua mạng tất cả các yêu cầu của cảng vụ, công an biên phòng, hải quan,
kiểm dịch.
- Chuẩn bị sơ đồ làm hàng, vận đơn hàng hoá, lượt khai hàng hoá nếu là hàng xuất và
lệnh giao hàng nếu là hàng nhập
- Liên hệ với chủ hàng để ký SOF khi tàu làm hàng xong
 Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Bang khai chung di (General declaration departure) - (1) ( Hình 11)
Danh sách thuyền viên đi (Crewlist departure) – (2) ( Bảng 3)
Lượt khai hàng hoá (Cargo manifest) – (3) - đối với tàu có hàng xuất quá cảnh
Tờ khai dụng cụ cấm dùng (Nil list) – (4)
Danh sách thực phẩm (Provision list) – (5)
Bảng khai hành lý thuyền viên (Crew's effective list) – (6)
Danh sách thiết bị đồ dùng của tàu (Ship's Store list) (7)
Danh sách hàng trong kho (Bonded store list) — (8) Chỉ cần khai báo khi tàu đến
 Bước 3: Làm thủ tục cho tàu rời cảng
Cảng vụ (1), (2)
Hải quan: (1), (2), (3), (4), (5), (6), (7), (8):
Kiểm dịch y tế: (1), (2),4)

15
Công an biên phòng: (1), (2), (4)
Đem hồ sơ này nộp cho các viên chức tại văn phòng cảng vụ, nhận lại Giấy
phép rời cảng của cảng vụ, manifest có đóng dấu xuất của hải quan, giấy chứng nhận
sức khoẻ của kiểm dịch y tế, danh sách thuyền viên có đóng dấu xuất của biên phòng
cửa khẩu. Sau đó đem giao tất cả hồ sơ này cho tàu để tàu có thể rời cảng (nhớ copy
lại để lưu hồ sơ và làm bằng chứng sau này nếu có tranh chấp xảy ra).
2.2.3: Các nghiệp vụ khác của đại lý tàu
a. Nghiệp vụ với tàu
- Đại lý phải trả lại tất cả hồ sơ đã mượn của thuyền trưởng khi tàu vào có biên
nhận kèm theo.
- Ký các giấy tờ như xác nhận cung ứng, xác nhận mượn tiền mặt, thay đổi
thuyền viên... (nếu có)
- Ký hồ sơ hàng hoá gồm vận đơn (nếu không kịp thì phải có uỷ quyền của
thuyền trưởng để đại lý ký vận đơn và các hoá đơn liên quan), lược khai hàng hoá, và
các giấy tờ về hàng hoá khác.
- Giao cho tàu bộ hồ sơ xuất gồm giấy phép rời cảng, manifest có dấu hải quan,
giấy chứng nhận kiểm dịch y tế, danh sách thuyền viên có dấu biên phòng (có giấy
xác nhận)
b. Nghiệp vụ với chủ hàng
- Gửi chủ hàng các hồ sơ về hàng hoá như bảng lược khai hàng hoá, thông báo
sẵn sàng làm hàng, lược khai thời gian làm hàng (SOF) ... để ký
- Gửi lại chủ hàng một bảng để lưu tất cả các hồ sơ trên
- Thông báo cho chủ hàng biết thời gian dự kiến cảng tới nếu là hàng xuất.
c. Nghiệp vụ với các cơ quan khác
- Ký hoá đơn, biên lại (nếu yêu cầu đóng tiền mặt thì phải đóng) của các bên
liên quan như cảng vụ, biên phòng, cảng, hoa tiêu, tàu lai, các nhà cung ứng, các bên
cung cấp phương tiện làm hàng.
- Giải quyết tất cả các khiếu nại nếu có phát sinh trong quá trình tàu lưu tại

16
cảng
d. Nghiệp vụ với chủ tàu
- Thông báo cho chủ tàu (người uỷ nhiệm) biết thời gian dự kiến đến cảng tiếp
theo.
- Gửi một bộ hồ sơ xuất cảng qua email cho chủ tàu nếu cần: Giấy phép rời
cảng, danh sách thuyền viên có dấu của biên phòng, giấy chứng nhận kiểm dịch, lược
khai hàng hoá có dấu của hải quan.
- Gửi tất cả các hồ sơ liên quan đến hàng hoá cho chủ tàu như bản khai hàng
hoá (Manifest), vận đơn đường biển (B/L), thông báo sẵn sàng làm hàng (NOR), bản
thống kê sự việc của tàu (SOF), biên bản nhận hàng (Master receipt), biên bản giám
định hàng.
- Thu thập và gửi tất cả các hoá đơn liên quan đến tàu tại cảng cho chủ tàu để
hoàn tất hồ sơ thanh toán (biên lai cảng vụ, hoá đơn hoa tiêu, hoá đơn cảng, biên lai
biên phòng, biên lai kiểm dịch, hoá đơn tàu lai, các hoá đơn của nhà cung ứng, các
biên nhận của thuyền trưởng với các bên liên quan)
- Chuyển trả tiền nếu chủ tàu ứng trước còn dư.
e. Hoàn tất thủ tục
- Điện báo cho chủ tàu (hãng tàu)
- Thời gian kết thúc làm hàng, thời gian tàu rời cảng, thời gian xếp hàng xong
- Điều kiện khởi hành của tàu (báo: FO, DO, mớn nước…)
- Dự kiến thời gian đến cảng tới Gửi kèm theo các bản đơn, M/F, NOR, SOF
- Lập bộ hồ sơ chứng từ thanh quyết toán (Trip account)
2.3: Thiết lập bộ chứng từ thanh toán với chủ tàu
Dựa theo quá trình hỗ trợ tàu theo yêu cầu của người uỷ nhiệm kế toán sẽ thu
thập các danh mục chi phí hỗ trợ như chi phí ra vào cảng , chi phí tàu lai , chi phí hoa
tiêu,... để lập Trip account. Như con tàu GOLDEN LEAF đến cảng Hòn Gai do công
ty cổ phần KPB làm đại lý tàu thì người uỷ nhiệm sẽ được gửi trip account ( Hình 12)
cần thanh toán các lệ sau theo các hoá đơn là

17
 - Phí cảng vụ ( Hình 13)
- Phí trọng tải ( Hình 14)
- Phí neo đậu đối với phương tiện ( Hình 14)
- Phí đảm bảo hằng hải ( Hình 14)
- Lệ phí ra vào cảng biển ( Hình 14)
- Đại lý phí ( Hình 16)
- Phí hoa tiêu ( Hình 13)
- Phí đổ rác ( HÌnh 15)
Sau khi lập trip account xong đưa cho giám đốc ký duyệt rồi mới gửi cho tàu
yêu cầu thanh toán. Trên thực tế đối với hợp đồng trên người uỷ thác đã ứng trước số
tiền 180,000,000 đồng vì vậy số tiền cần thanh toán nốt là 31,566,024 đồng.
2.4: Quy trình giao nhận hàng hoá giữa tàu với các bên liên quan
2.4.1 Nguyên tắc giao nhận hàng :
Hàng hóa giao và nhận theo các nguyên tắc sau:
- Theo trọng lượng, theo khối lượng.
- Theo nguyên bao, nguyên kiện, theo đơn vị số lượng
- Nguyễn hầm, niêm phong kẹp chì
Để nguyên tắc giao và nhận hàng được thực hiện tốt trong khâu giao dịch kí
hợp đồng, người vận tải và người thuê tàu phải thỏa thuận nguyên tắc giao nhận và
ghi vào hợp đồng thuê tàu, để khi người vận tải trả hàng thì người nhận hàng phải
chấp hành nguyên tắc đề ra trong hợp đồng.
Nếu giao nhận theo khối lượng hoặc trọng lượng thì căn cứ theo mớn nước của
tàu do công ty giám định xác định
Nếu giao nhận theo nguyên tắc nguyên bao, nguyên kiện, theo đơn vị số lượng
chiếc, thanh, thôi, cái, thùng…thì hai bên hoặc đại diện 2 bên cùng nhau đểm theo
đơn vị số lượng. Nếu đơn vị số lượng ghi trong giấy vận chuyển hoặc cargo list đủ và
bao bì tốt thì đương nhiên người vận tải giao đủ hàng và không chịu trách nhiệm về
hàng hóa bên trong.

18
 Nếu giao nhận theo phương pháp nguyên hầm thì sau khi xếp hết hàng xuống
hầm tàu, chủ hàng niêm phong cặp chỉ trước sự chứng kiến của thuyền trưởng.
Tại cảng dỡ, nếu dấu niêm phong và cặp chỉ nguyên vẹn thì coi như người vận
tái giao dù hàng Nếu dấu niêm phong cặp chỉ không nguyên vẹn, thiếu hàng thì bên
vận tải phải bồi thường.
Trường hợp sóng gió to hoặc vì có lí do đặc biệt, buộc phải mở niêm phong để
bảo quản hàng hóa, bảo vệ an toàn cho tàu, thuyền trưởng lập biên bản có xác nhận
của 2 thuyền viên làm việc trên tàu.
Thuyền trưởng căn cứ vào giấy vận chuyển hoặc cargo list có quyền kiểm tra
hàng hóa và chất lượng cũng như số lượng trước khi cho xếp xuống tàu.
Kiểm tra các giấy tờ theo đúng luật lệ đã qui định Kiểm tra trạng thái bên ngoài
và các ký mã hiệu của các kiện hàng.
2.4.2: Các quy định chung về hàng xuất nhập khẩu
Về pháp lý:
Lô hàng phải có giấy phép xuất khẩu hoặc giấy phép nhập khẩu (đối với các loại hàng
hoá buộc phải xin giấy phép)
Phải mở được tín dụng thư (L/C)
+ Hàng phải qua kiểm tra chất lượng. Gồm kiểm tra số lượng, trọng lượng, chất
lượng, bao bì đóng gói với hàng động vật, thực vật phải kiểm tra khả năng lây lan
bệnh hoặc côn trùng, niêm phong cặp chì... Các việc kiểm tra trên phải được cấp giấy
chứng nhận như:
- Giấy chứng nhận hun trùng
- Giấy chứng nhận kiểm dịch
- Biên bản giám định hàng (survey report)
Nếu có tổn thất, người kinh doanh phải có thư dự kháng (letter of reservation)
Làm thủ tục Hải quan: Bất kỳ hàng hóa nào đi ngang qua cửa khẩu gồm: xuất khẩu,
nhập khẩu, quá cảnh đều phải làm thủ tục hải quan. Thủ tục hải quan gồm 3 bước:
Khai báo hàng với hải quan:

19
Chủ hàng phải khai chi tiết về hàng hóa qua tờ khai hải quan (custom declaration) để
hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ pháp lý
Chủ hàng phải khai trung thực, chính xác
Nội dung tờ khai hải quan gồm các mục:
- Hàng mậu dịch, phi mậu dịch
- Hàng trao đổi tiểu ngạch
- Hàng tạm nhập, tái xuất
- Tên hàng, số lượng, khối lượng, trọng lượng
- Trị giá hàng
- Xuất nhập khẩu với nước nào
- Và kèm theo các chứng từ:
Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu
Hóa đơn
Phiếu đóng gói và bản kê chi tiết
Xuất trình hàng hóa:
- Yêu cầu việc xuất trình hàng hóa, chủ hàng phải trung thực
- Hàng xuất hoặc nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự
Chủ hàng phải trả chi phí và nhân công việc mở, kiểm tra hàng hóa
Thực hiện các quyết định của Hải quan:
Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hóa, Hải quan sẽ ra những quyết định sau:
Thông quan: Hàng được phép qua biên giới
Hàng thông quan có điều kiện như sửa chữa bao bì hoặc sửa chữa hàng
Hàng được đi qua cửa khẩu sau khi đã nộp thuế cho hải quan
Hàng không được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu
Chủ hàng phải nghiêm chỉnh chấp hành quyết định, nếu vi phạm bị truy cứu trách
nhiệm hình sự
2.4.3: Giao hàng xuất khẩu với tàu:
 Sau khi kí hợp đồng thuê tàu, để giao được hàng xuất khẩu lên tàu, chủ

20
hàng phải tiến hàng các công việc sau:
1. Làm thủ tục với hải quan
2. Hàng nông sản phải có đầy đủ giấy tờ kiểm dịch, hun trùng
3. Qua thủ tục giám định hàng hóa, mớn nước
4. Lập Cargo list khoảng 6-8 bản trong đó cho tàu, điều độ, đại lý, chủ hàng bộ. 5.
Xuất trình bản cargo list cho thuyền trưởng để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (stowage plan)
6. Trao đổi và làm việc trực tiếp với điều độ cảng để nắm vững ngày giờ xếp hàng để
đưa hàng vào cảng và xếp lên tàu
7. Nhận biên lai nhận hàng của thuyền phó 1 (Mate's receipt )
8. Căn cứ Mate's receipt yêu cầu đại lý cho Bs/L 2 mặt. Bills of Lading gốc chỉ được
3 bản (Bs/L 2 mặt). Bills of Lading sao tùy ý chủ hàng (Bs/L 2 mặt)
9. Thuyền trưởng kí Bs/L
Chỉ ký 3 Bs/L 2 mặt (Original)
Ký Bs/L sao:
Chủ hàng là người giữ Bills of Lading original:( Hình 17)
- 1 bản trình cho Ngân hàng làm L/C
- 1 bản làm cơ sở pháp lý với hải quan, kho hàng, bảo hiểm...
- 1 bản giao cho Consignee để lấy hàng (với bản có dấu shipped)
.- Ngày ký 3 Bs/L phải là ngày xong hàng
- Nếu người giao hàng (shipper) muốn ký lùi Bs/L phải trình thử cam kết cho thuyền
trưởng, chủ tàu hoặc đại lý xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về:
Tổn thất về chất lượng hàng hóa Các khiếu nại phát sinh do ký lùi Bs/L
Chủ hàng có thể gửi Bs/L cho tàu trao cho Consignee với điều kiện niêm phong Bs/L
và có ký nhận với thuyền trưởng
 Đại lý thực hiện các công việc sau:
a. Yêu cầu chủ tàu gửi cho 1 bản copy Fixture Note trong đó có các ghi các điều
khoản điều chỉnh hợp đồng, các chi phí và người chịu trách nhiệm thanh toán và trao
NOR

21
 b. Giao Cargo list cho thuyền trưởng hoặc đại phó tàu, yêu cầu đại phó lên stowage
plan
c. Gửi điều độ cảng công ty xếp dỡ bộ sơ đồ xếp hàng để lên kế hoạch
d. Nếu có kiểm kiện, gửi kiểm kiện 1 bộ cargo list và 1 bộ cargo plan e. Theo dõi xếp
hàng theo các điều khoản của fixture note
f. Theo dõi ký Bs L
g. Lập Statement of Facts
h. Làm việc với điều độ, công ty xếp dỡ, cảng vụ ấn định thời gian làm thủ tục rời
cảng, yêu cầu hoa tiêu đưa tàu rời cảng
i. Thông báo tờ khai tàu đi trình cảng vụ trước 6 giờ trước khi thủ tục rời cảng
j. Cầm vận đơn sao, manifest of cargo sao gửi chủ hàng để lập bộ chứng từ thanh toán
cước và các chi phí
2.4.4: Nhận hàng nhập khẩu với tàu:
Tài liệu quan trọng để chủ hàng đến nhận hàng ở tàu đó là vận đơn gốc
(Original Bills of Lading). Như đã giới thiệu ở phần trên, Orginal Bs/L là biên lai
nhận hàng mà người vận chuyển phải chuyên chở, đưa hàng đến đúng cảng qui định,
giao dù số lượng, trọng lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa đã nhận chuyên chở
như thỏa thuận trong hợp đồng, đồng thời Original Bs/L có thể chuyển nhượng được
theo nguyên tắc:
a. Người nhận hàng hợp pháp là người có tên dịch danh trong Bs/L
b. Vận đơn theo lệnh (original Bs/L to Order) có ô ký hậu của vận đơn về người pháp
lệnh giao hàng được chuyển nhượng khi người cuối cùng có quyền phát lệnh trả hàng
c. Vận đơn vô danh: được chuyển nhượng bằng cách trao O.Bs/L cho người được
chuyển nhượng. Người nào trình vận đơn vô danh là người nhận hàng hợp pháp
Do tính chất chuyển nhượng O.Bs/L, thực tế xảy ra buôn bán trao tay O.Bs/L hàng
phi mậu dịch, thậm chí hàng mậu dịch xảy ra thường xuyên. Một nguyên tắc được
đưa ra đối với Đại lý tàu biển là:
“KHÔNG CÓ ORIGINAL BILLS OF LADING KHÔNG ĐƯỢC LÀM THỦ TỤC

22
GIAO HÀNG”
 Để giao hàng theo dúng nguyên tắc, đại lý phải làm các công việc sau: (sau khi đã
gửi thông báo tàu đến)
- Trong 2 giờ làm thủ tục tàu đến cảng, toàn bộ import manifest of cargo phải có dấu
nhập cảnh của hải quan
- Sau khi làm thủ tục, đại lý nhận các giấy tờ hàng hóa từ tàu gồm:
Tờ khai tàu đến : 1 bản
Bản sao Bs/l :
- Cargo manifest (có dấu hải quan) :
- Stowage plan:
Tường hợp shipper có gửi O.Bs/L cho người nhận hàng thì đại lý cầm về và ký nhận
với thuyền trưởng
- Nghiên cứu thật kỹ cargo manifest để biết thật rõ số vận đơn người giao hàng, người
nhận hàng với địa chỉ đầy đủ, số kiện cùng ký mã hiệu của mặt hàng, trọng lượng và
điều kiện thanh toán cước
- Đối chiếu với Bs/L xem có đúng không . Nếu không có sai sót, tiến hành làm thủ tục
cần thiết cho việc giao hàng
- Đưa có ký nhận
Kho hàng cảng hoặc công ty xếp dỡ 1 bản manifest of cargo
Điều độ cảng 1 bản stowage plan
Kiểm kiện (nếu có) 2 manifest of cargo (sao), 1bản stowage plan
- Làm giấy báo hàng đến và trao NOR
Nếu người nhận hàng được gửi theo tàu Bs/L gốc hoặc các tài liệu hàng hóa khác thì
cũng ghi vào giấy báo hàng đến
Nếu chủ hàng ở xa, khi giấy báo hàng đến phải gửi bằng thư đảm bảo
- Theo dõi việc dỡ hàng và hàng được chuyển vào kho cảng (làm việc với kho hàng)
và hàng được chủ hàng lấy trực tiếp tại tàu
- Theo dõi thật chặt chẽ khâu quyết toán hàng nhập khẩu, hàng đỗ vỡ hư hỏng, mất

23
mát để có những xử lý thương vụ kịp thời với tàu, kho hàng và người nhận hàng
- Sau khi hàng được trả cho người nhận hàng hợp pháp có O.Bs L thì các bản
khác còn lại của lô hàng đó không còn giá trị để nhận hàng
- Nếu người nhận hàng chưa thanh toán cước và các khoản chi phí, đại lý có quyền
từ chối làm thủ tục trả hàng và giúp đỡ tàu, chủ tàu lưu giữ hàng hóa đến khi
người nhận hàng thanh toán thỏa đáng cước, chi phí kể cả lãi suất ngân hàng do sự
chậm trễ thanh toán gây ra.
- Nếu người nhận hàng không đến nhận, từ chối nhận hàng hoặc trì hoãn dỡ hàng, đại
lý thông báo cho tàu và chủ tàu biết để làm thủ tục thông báo trách nhiệm tới người
nhận hàng cho ký gửi hàng tới nơi an toàn. Mọi chi phí về tổn thất phát sinh do ngươi
nhận hàng phải chịu bồi thường
 Để nhận được hàng, chủ hàng phải thực hiện các công việc sau:
- Ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải về việc giao nhận hàng như ga, cảng, công
ty kho vận ngoại thương
- Xác định được lịch tàu đến cảng, cơ cấu hàng hóa, điều kiện kỹ thuật dỡ hàng, vận
chuyển về, giao nhận
- Phải có đầy đủ giấy tờ pháp lý như: Giấy báo hàng đến
Vận đơn gốc
Lệnh giao hàng
Giấy phép nhập khẩu Giấy chứng nhận kiểm dịch
- Thông báo cho các công ty trong nước đặt mua hàng nhập khẩu, dự kiến ngày về của
tàu biển, tàu hỏa, ô tô... và vị trí giao nhận.
- Thanh toán cước phí và các chi phí theo hợp đồng
- Theo dõi giao nhận và lập biên bản hàng hóa về thừa thiếu, đỗ vỡ, mất mát
 Khi tiến hành làm thủ tục nhận hàng, chủ hàng hoặc người được uỷ quyền xuất
trình cho đại lý:
Giấy giới thiệu cơ quan công ty (có dấu và chữ ký)
Vận tải đem gốc.

24
Giấy bảo hàng đến do đại lý gửi
Chứng minh thư
Nếu có giấy ủy quyền thì giấy ủy quyền đó do thủ trưởng cơ quan giám đốc công ty
ký
- Đại lý thu hồi
• Giấy giới thiệu cơ quan công ty (bản chính) Giấy báo hàng đến ghi lại số chứng
minh thư, tên người đến nhận hàng, ngày tháng và cơ quan cấp giấy chứng minh thư
Vận tải đơn gốc
Giấy ủy quyền (nếu có) (bản chính)
Viết lệnh giao hàng đưa giám đốc công ty hoặc trưởng phòng đại lý ký. Nội
dung theo đúng Original Bill of Lading (1 bản):
• Chủ hàng 2 bản
• Lưu ở lệnh 1 bản
Lưu hồ sơ 1 bản
Cho chủ hàng 1 bản copy Bs/L để làm thủ tục với hải quan và kho hàng
Nếu là giấy ủy quyền phải photocopy làm nhiều bản để chủ hàng đưa sang kho hàng
và hải quan (đại lý xác nhận sao y bản chính)
Chương 3 : Nhận xét , đánh giá
3.1 Nhận xét:
a. Ưu điểm của nghiệp vụ đại lý tàu biển
Hỗ trợ tốt đẩy mạnh quá trình thủ tục xuất nhập cảnh của tàu và hàng hoá đặc
biệt là đói với các chuyến tàu quốc tế từ đó đẩy mạnh được nhu cầu khả năng xuất
nhập khẩu của nước ta tiến bộ và phát triển hơn. Khi khối lượng thời gian công việc
của người uỷ nhiệm được giảm bớt thời gian rút ngắn từ đó hiệu quả năng suất làm
việc cao hơn tiết kiệm được chi phí cho các bên.
b. Nhược điểm
Tuy nhiên mặc dù đã có sự hỗ trợ của đại lý tàu biển nhưng thời gian làm việc
của một tàu vẫn chưa được tối ưu hoá do còn khá rắc rối trong giấy tờ thủ tục

25
3.2 Đánh giá
Thời gian tàu nằm trong cảng là khoảng thời gian kể từ khi tàu đến vị trí đón
hoa tiêu của một khu vực cảng (cùng một đơn vị cảng vụ quản lý) cho đến khi tàu rời
cảng và trả hoa tiêu, rời vùng nước của khu vự cảng đó.
Theo quy định của các công ước và hợp đồng quốc tế : một tàu được coi là đến
cảng khi nó thực sự đến vị trí hoa tiêu cho dù nó:
+ Đến vùng nước của cảng hoặc không
+ Ở trong cầu hay không
+ Được phép giao dịch với bờ hay không
+ Đã làm thủ tục hải quan hay chưa
Như chúng ta đã biết công việc chính của người đại lý tàu biển là thu xếp cho
tàu đến cảng làm hàng và rời cảng một cách an toàn, thuận tiện và nhanh chóng
nhất.Nên nếu làm giảm được thời gian tàu nằm tại cảng đó chính là biện pháp làm
tăng chất lượng dịch vụ.
Thời gian tàu nằm tại cảng được chia làm 3 giai đoạn :
Giai đoạn 1: là khoảng thời gian từ khi tàu đếnvị trí đón hoa tiêu cho đến khi
tàu cập tới vùng neo đậu.
Giai đoạn 2: là khoảng thời gian từ khi tàu cập cầu tới vùng neo đậu làm
hàngcho đến khi kết thúc quá trình làm hàng
Giai đoạn 3:là khoảng thời gian từ khi kết thúc quá trình làm hàng cho tới khi
nó trả hoa tiêu và rời vùng nước của cảng đó.
Vậy chỉ cần làm giảm 1 trong 3 giai đoạn trên hoạc giảm đồng thời các giai
đoạn đó đều đưa đến kết quả là làm giảm thời gian tàu ở cảng. Để tiết kiệm đượcthời
gian cho tàu khi vào cảng đòi hỏi người đại lý phải am hiểu về luồng lạch vào cảng,
có quan hệ tốt với các bên ( cầu cảng, hoa tiêu…) để có được vị trí neo thích hợp
nhất.
Trong quá trình tàu neo đậu và làm hàng đòi hỏi người đại lý phải linh hoạt
mẫn cán với công việc đôn đốc các bên cung cấp hàng, làm hàng … đạt hiệu quả cao

26
nhất để tiết kiệm thời gian. Dự báo chính xác time tàu rời cảng để có phương hướng
đưa tàu ra một các hợp lý nhất.
3.3 Các biện pháp
Ở tất cả các giai đoạn người đại lý tàu biển là người chủ chốt của tất cả các
khâu vì vậy trình độ của người đại lý tàu biển cần phải được nâng cao nhất là khả
năng phán đoán tình hình trong quá trình hỗ trợ tàu xuất nhập cảnh giao nhận hàng
hoá một cách chính xác nhất để tiết kiệm thời gian.
Các cơ quan liên quan hỗ trợ tốt nhất cho đại lý tàu biển khai các giấy tờ và
thông quan cho tàu các giấy tờ nên được thực hiện khai báo gửi trực tiếp vào hòm thư
để làm giảm thời gian đi nộp các chứng từ cho đại lý tàu. Quản lý chặt chẽ quy trình
ra vào làm hàng của tàu để đưa được ra được lịch trình chính xác nhất khi tàu chuẩn
bị cập bến tránh thời gian tàu phải chờ.

Tài liệu tham khảo

Lê Quang trí (5/2016). Sổ tay nghiệp vụ đại lý tàu biển.
Nghị định số 58/2017-NĐCP.thuvienphapluat.vn/

27
 Phụ lục

28
Hình 3: Bản khai chung khi tàu đến

29
Hình 4: Bản khai thông tin hàng hoá

30
31
32
Hình 5: Bản khai y tế

33
 Bảng 2: Danh sách thuyền viên trên tàu GOLDEN LEAF lúc vào cảng
Mẫu số
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 04
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
Socialist Republic of Vietnam
Independence - Freedom – Happiness

DANH SÁCH THUYỀN VIÊN

CREW LIST
Trang
Đến Rời
X số:
Arrival Departure Page No:
1.1 Tên GOLDE 2. Cảng HON 02/07/
N LEAF GAI 3. Ngày đến/rời: 2023
tàu: đến/rời:
Name of ship: Port of arrival/departure Date of arrival/departure
1.2 Số 1.4 Số GLF
9258325 1.3 Hô hiệu: H9LG
IMO: chuyến đi: 06-23
IMO number Call sign Voyage number
4. Quốc PANAM
A 5. Cảng rời/đích cuối cùng: : CANG QT SP-SSA(SSIT)
tịch:
F
lag
State
of
ship
6 8. Chức 9. Quốc 11. Loại và Số Hộ
7. Họ và tên 10. Ngày và nơi sinh
. TT danh tịch chiếu
Full name No. of Passport and expire
N Date and place of birth
(Family, Given name & Rank of rating Nationality date
o. (DD/MM/YYYY)
Middle name) (DD/MM/YYYY)
VIETNA 11/12/ C4593 26/01/20
1 DO VAN CONG MASTER NAM DINH
MESE 1980 547 28
PHAM DUC VIETNA 06/05/ N2280 26/10/20
2 C/O HAI PHONG
SONG MESE 1989 486 30
NGUYEN VAN VIETNA 02/09/ C0133 09/03/20
3 2/O HA TINH
THONG MESE 1992 462 25
DOAN VAN VIETNA 08/12/ P0159 28/02/20
4 3/O THAI BINH
CHIEN MESE 1989 0242 33
NGUYEN BA VIETNA 17/05/ C6894 12/03/20
5 C/E NGHE AN
HUNG MESE 1980 845 29
6 LE VAN TUAN 2/E VIETNA 21/02/ HAI PHONG N2204 03/08/20
 MESE 1985 220 30
TRAN XUAN VIETNA 08/06/ C9338 21/09/20
7 3/E THAI BINH
NGOC MESE 1989 366 30
PHAN VAN VIETNA 10/03/ C7589 17/06/20
8 OILER/ ASS.4/E NGHE AN
THANG MESE 1998 104 29
VIETNA 13/02/ P0109 19/12/20
9 DAO DINH TIEN ELECT HAI PHONG
MESE 2000 2732 32
1 NGUYEN DINH VIETNA 27/02/ C7880 22/07/20
AB1 HAI DUONG
0 HUONG MESE 1989 998 29
1 NGO CONG VIETNA 18/04/ P0102 13/12/20
AB2 HA NOI
1 NAM MESE 1992 6781 32
1 PHAM DUY VIETNA 11/04/ K0375 25/04/20
AB3 NGHE AN
2 LONG MESE 1995 312 32
1 DINH VAN VIETNA 21/11/ C9955 07/02/20
AB4 NGHE AN
3 CUONG MESE 1991 877 32
1 AMARJIT 14/11/ T0812 22/05/20
OS INDIAN AMRITSAR
4 SINGH 2001 848 29
1 VIETNA 05/06/ C6134 20/09/20
DAO VAN AN OILER1 NINH BINH
5 MESE 1980 198 28
1 NGUYEN HUY VIETNA 25/03/ C4671 02/03/20
OILER2 THANH HOA
6 HAI MESE 1986 484 28
1 DAO CONG VIETNA 05/09/ C9884 18/11/20
WIPER1 HAI PHONG
7 ANH MESE 1991 234 31
1 MAI HONG VIETNA 28/03/ C9601 06/10/20
WIPER2 HAI PHONG
8 QUAN MESE 1995 194 31
1 SELVARAJ 12/07/ VIRUDHACHA T5986 22/05/20
WIPER3 INDIAN
9 ARAVINTH 2000 LAM 005 29
2 TRUONG VAN VIETNA 03/10/ C6275 19/10/20
C.COOK THANH HOA
0 HUNG MESE 1978 887 28
2
1
Hòn Gai , ngày 02 tháng 07 năm 2023
Thuyền trưởng (Đại lý hoặc sỹ quan được ủy quyền)
Master (Authorized agent or officer)

35
Hình 6: Thông báo tàu đến cảng
Hình 7: Notice of Readiness

37
Hình 8: Statement of Facts

38
Hình 9: Thông báo tàu rời cảng

39
Hình 10: Yêu cầu dịch vụ hoa tiêu dẫn tàu ra khỏi cảng

40
Hình 11: Bản khai chung khi rời cảng

41
 Bảng 3: Danh sách thuyền viên theo tàu GOLDEN LEAF rời cảng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Mẫu số 04
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
Socialist Republic of Vietnam
Independence - Freedom – Happiness

DANH SÁCH THUYỀN VIÊN

CREW LIST
Trang
Đến Rời
X số:
Arrival Departure Page No:
1.1 Tên GOLDEN 2. Cảng 05/07/2
LEAF
HON GAI 3. Ngày đến/rời: 023
tàu: đến/rời:
Name of ship: Port of arrival/departure Date of arrival/departure
1.2 Số 1.4 Số GLF 06-
9258325 1.3 Hô hiệu: H9LG
IMO: chuyến đi: 23
IMO number Call sign Voyage number
4. Quốc
PANAMA 5. Cảng rời/đích cuối cùng: : CANG CUA LO
tịch:
F
lag
State
of
ship
6 9. Quốc 11. Loại và Số Hộ
7. Họ và tên 8. Chức danh 10. Ngày và nơi sinh
. TT tịch chiếu
Full name No. of Passport and expire
N Date and place of birth
(Family, Given name & Rank of rating Nationality date
o. (DD/MM/YYYY)
Middle name) (DD/MM/YYYY)
VIET 11/12/1 C45935 26/01/20
1 DO VAN CONG NAM DINH
MASTER NAMESE 980 47 28
VIET 19/10/1 P00220 28/07/20
2 DOAN MANH HIEP HAI PHONG
C/O NAMESE 983 700 32
NGUYEN VAN VIET 02/09/1 C01334 09/03/20
3 HA TINH
THONG 2/O NAMESE 992 62 25
VIET 08/12/1 P01590 28/02/20
4 DOAN VAN CHIEN THAI BINH
3/O NAMESE 989 242 33
VIET 17/05/1 C68948 12/03/20
5 NGUYEN BA HUNG NGHE AN
C/E NAMESE 980 45 29
VIET 21/02/1 N22042 03/08/20
6 LE VAN TUAN HAI PHONG
2/E NAMESE 985 20 30
 VIET 08/06/1 C93383 21/09/20
7 TRAN XUAN NGOC THAI BINH
3/E NAMESE 989 66 30
VIET 10/03/1 C75891 17/06/20
8 PHAN VAN THANG NGHE AN
OILER/ ASS.4/E NAMESE 998 04 29
VIET 13/02/2 P01092 19/12/20
9 DAO DINH TIEN HAI PHONG
ELECT NAMESE 000 732 32
1 NGUYEN DINH VIET 27/02/1 C78809 22/07/20
HAI DUONG
0 HUONG AB1 NAMESE 989 98 29
1 VIET 18/04/1 P01026 13/12/20
NGO CONG NAM HA NOI
1 AB2 NAMESE 992 781 32
1 VIET 11/04/1 K03753 25/04/20
PHAM DUY LONG NGHE AN
2 AB3 NAMESE 995 12 32
1 VIET 21/11/1 C99558 07/02/20
DINH VAN CUONG NGHE AN
3 AB4 NAMESE 991 77 32
1 VIET 15/07/1 C93554 21/12/20
NGUYEN VAN TAI NGHE AN
4 AB5 NAMESE 988 13 30
1 14/11/2 T08128 22/05/20
AMARJIT SINGH INDIAN AMRITSAR
5 OS 001 48 29
1 VIET 05/06/1 C61341 20/09/20
DAO VAN AN NINH BINH
6 OILER1 NAMESE 980 98 28
1 VIET 25/03/1 C46714 02/03/20
NGUYEN HUY HAI THANH HOA
7 OILER2 NAMESE 986 84 28
1 VIET 05/09/1 C98842 18/11/20
DAO CONG ANH HAI PHONG
8 WIPER1 NAMESE 991 34 31
1 VIET 28/03/1 C96011 06/10/20
MAI HONG QUAN HAI PHONG
9 WIPER2 NAMESE 995 94 31
2 SELVARAJ 12/07/2 T59860 22/05/20
INDIAN VIRUDHACHALAM
0 ARAVINTH WIPER3 000 05 29
2 NGUYEN THE VIET 07/08/1 C55862 06/07/20
NAM DINH
1 LONG C.COOK NAMESE 978 08 28
Hòn Gai , ngày 04 tháng 07 năm 2023
Thuyền trưởng (Đại lý hoặc sỹ quan được ủy quyền)
Master (Authorized agent or officer)

43
44
Hình 12: Trip account
Hình 13: Hoá đơn thanh toán hoa tiêu

46
Hình 14: Hoá đơn thanh toán lệ phí hằng hải

47
Hình 15: Hoá đơn thanh toán phí đổ rác

48
Hình 16: Hoá đơn tính phí đại lý tàu

49
Hình 17: Bill of lading

50