`

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA KINH TẾ
CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN SẢN XUẤT VÀ CÔNG NGHỆ NHỰA PHA LÊ

Họ tên SV: Nguyễn Huy Hoàng

Mã SV: 88091
Lớp: KTN61DH
Nhóm: N11
Người hướng dẫn: Ths. Lương Thị Kim Oanh

HẢI PHÒNG - 2023

 MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÍ HIỆU........................................iv

DANH MỤC HÌNH ẢNH...................................................................................v

MỞ ĐẦU.............................................................................................................vi

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LOGISTIC, DỊCH VỤ LOGISTICS

VÀ NGHIỆP VỤ CỦA DOCUMENT STAFF..................................................7

1.1 Tổng quan về logistics..............................................................................7

1.1.1 Khái niệm Logistics................................................................................7

1.1.2 Phân loại Logistics..................................................................................8

1.1.3 Vai trò của Logistics...............................................................................9

1.2 Dịch vụ Logistics.....................................................................................10

1.2.1 Nguồn luật điều chỉnh...........................................................................10

1.2.2 Ngành dịch vụ Logistics của Việt Nam................................................12

1.3 Tìm hiểu nghiệp vụ của một nhân viên chứng từ Logistics......................13

1.3.1 Nhân viên chứng từ Logistics là gì?.....................................................13

1.3.2 Mô tả công việc....................................................................................13

1.3.3 Yêu cầu công việc.................................................................................15

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ

CÔNG NGHỆ NHỰA PHA LÊ.......................................................................16

2.1 Giới thiệu tổng quan..................................................................................16

2.1.1 Thông tin sơ lược..................................................................................16

2.1.2 Các dịch vụ kinh doanh........................................................................17

ii
 2.1.3 Các đối tác chính..................................................................................17

2.2 Cở sở vật chất...........................................................................................18

2.3 Cơ cấu tổ chức...........................................................................................19

2.4 Quy trình chuẩn bị chứng từ của nhân viên chứng từ Logistics tại Công ty
Cổ phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê...................................................22

2.4.1 Đối với hoạt động xuất khẩu:................................................................23

2.4.2 Đối với hoạt động nhập khẩu................................................................26

CHƯƠNG 3: NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU LÔ HÀNG WHITE OIL 600N

TỪ CÔNG TY BEEKEI CORPORATION TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN
XUẤT VÀ CÔNG NGHỆ NHỰA PHA LÊ....................................................30

3.1 Quy trình làm chứng từ nhập khẩu lô hàng WHITE OIL 600N từ công ty
BEEKEI CORPORATION.................................................................................30

KẾT LUẬN........................................................................................................37

TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................38

PHỤ LỤC...........................................................................................................39

iii
 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÍ HIỆU
STT Từ viết tắt Từ được viết tắt
01 FCL Full Container Load
02 GTGT Giá trị gia tăng
03 TNCN Thu nhập cá nhân
04 TNDN Thu nhập doanh nghiệp
05 PI Proforma Invoice
06 L/C Letter of Credit
07 T/T Telegraphic Transfer
08 DET Detention charge
09 DEM Demurrage charge
10 POL Port of Loading
11 POD Port of Discharging
12 SI Shipping Instruction
13 BL Bill of Lading
14 HBL House Bill of Lading
15 DO Delivery Order
16 ETA Estimated time of arrival
17 ETD Estimated time of departure
18 TCH Terminal Handling Charge
19 CFS Container Freight Station
20 C/O Certificate of Original
21 C/Q Certificate of Quality

iv
 DANH MỤC HÌNH ẢNH

STT Tên hình Số trang

Hình 2.1 Logo Công ty Cổ phần Sản xuất và Công nghệ

01 16
Nhựa Pha Lê
Hình 2. 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Sản
02 19
xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê
03 Hợp đồng thương mại 38-42
04 PI 43
05 Giấy báo hàng đến 44
06 Hóa đơn thương mại 45
07 Danh sách đóng gói hàng hóa 46
08 Vận đơn 47
09 Cetificate of Quality 48
10 Bảo hiểm 49
11 Cetificate of Original 50

v
 MỞ ĐẦU
“Học đi đôi với hành” đây là điều mà ông cha ta đã lưu truyền lại và dạy
cho con cháu đời sau. Chính vì vậy mà việc thực tập đối với sinh viên (đặc biệt
là sinh viên những năm cuối) lại càng trở nên ý nghĩa. Điều này là cơ hội giúp
cho sinh viên có thể làm quen dần với tác phong làm việc, các nghiệp vụ thực tế
cũng môi trường làm việc với đồng nghiệp…, tổng hợp các kĩ năng cần thiết để
làm hành trang cho công việc sau này.
Xuyên suốt một tháng được nhà hỗ trợ thực tập tại công ty Cổ phần Sản xuất
và Công nghệ Nhựa Pha Lê, em đã được học hỏi, khắc phục các mặt còn hạn
chế của bản thân trong môi trường chuyên nghiệp. Qua kì thực tập em đã học
được rất nhiều thứ: cách giao tiếp, cách cư xử, cách mà mọi người làm việc cùng
nhau, phân chia công việc cho nhau sao cho hợp lý nhất... Ngoài ra, em còn
được quan sát các anh chị đồng nghiệp xử lý các lô hàng cụ thể hàng ngày mà
công ty cần xử lý. Phía công ty Cổ Phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê đã
tận tình chỉ bảo, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, và giải đáp các thắc mắc của
em. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô và các anh chị hướng dẫn
tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê đã tạo điều kiện cho
sinh viên chúng em có một kì thực tập diễn ra suôn sẻ!
Sau khoảng thời gian học tập nghiệp vụ của quý công ty, em lựa chọn
nghiệp vụ của một nhân viên chứng từ là đề tài cho báo cáo thực tập của mình.
Với năng lực chuyên môn còn nhiều hạn chế, bài báo cáo của em có thể còn
nhiều sai sót. Em rất mong nhận được lời góp ý từ các thầy cô!
Em xin chân thành cảm ơn!
Bài báo cáo của em gồm các nội dung chính như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Logistics, dịch vụ Logistics, nghiệp vụ của
Document Staff.
Chương 2: Giới thiệu về công ty Cổ phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê

vi
Chương 3: Nghiệp vụ nhập khẩu lô hàng White Oil 600N từ công ty Beekei
Corporation tại công ty Cổ phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê.

vii
 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LOGISTIC, DỊCH VỤ LOGISTICS
VÀ NGHIỆP VỤ CỦA DOCUMENT STAFF
1.1 Tổng quan về logistics
1.1.1 Khái niệm Logistics
Dưới góc độ quản trị chuỗi cung ứng, Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị
trí, lưu trữ và chu chuyển các tài nguyên/ yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu
tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buôn, bán lẻ, đến tay người
tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế. (trích Logistics
and Supply Chain Management, Ma Shou, tài liệu giảng dạy của Worls
Maritime University, 1999)
Còn giáo sư Martin Christopher lại cho rằng: “Logistics là quá trình quản
trị chiến lược thu mua, di chuyển và dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm, thành
phẩm (và dòng chảy thông tin tương ứng) trong một công ty và qua các kênh
phân phối của công ty để tối đa hóa lợi nhuận hiện tại và tương lại thông qua
việc hoàn tất các đơn hàng với chi phí thấp nhất”
Theo quan điểm “7 đúng” (“7 Right”) thì: “Logistics là quá trình cung cấp
đúng sản phẩm, đúng số lượng đến đúng vị trí vào đúng thời điểm với điều kiện
và chi phí phù hợp cho khách hàng tiêu dùng sản phẩm.”
Chắc chắn cùng với sự phát triển của logistics sẽ xuất hiện thêm nhiều khái
niệm mới về nó, nhưng ở thời điểm hiện tại quan điểm được lêu trong Logistics
Supply Chain Management là quan điểm được công nhận nhiều nhất.
Trong quan điểm trên có những điểm cần chú ý như sau:
Từ “quá trình”: Logistics không phải là một hoạt động đơn lẻ mà là một
chuỗi các hoạt động liên tục, có liên hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn
nhau, được thực hiện một cách khoa học, có hệ thống qua các bước nghiên cứu,
hoạch định, tổ chức, quản lý, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và hoàn thiện.
Logistics không chỉ liên quan đến nguyên vật liệu mà còn liên quan tới tất
cả nguồn tài nguyên/các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo nên sản phẩm, dịch vụ
phù hợp với yêu cầu của người tiêu dùng. Nguồn tài nguyên ở đây không chỉ
bao gồm: vốn, vật tư, nhân lực mà còn bao hàm cả dịch vụ, thông tin, bí quyết
công nghệ…
Cốt lõi của logistics là tối ưu, hiệu quả về địa điểm/ vị trí, về thời gian vì
trong nền kinh tế tính “đúng lúc”, “đúng thời điểm” có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng.
1.1.2 Phân loại Logistics
Trong thực tế, logistics được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Dưới
đây là một số cách phân loại phổ biến:
a) Phân loại theo các hình thức logistics
Cho đến nay thế giới có các hình thức sau:
- Logistics bên thứ nhất (1PL – First Party Logistics): người chủ sở hữu
hàng hóa tự mình tổ chức và thực hiện hoạt động logistics để đáp ứng nhu cầu
của bản thân. Theo hình thức này, chủ hàng phải đầu tư vào phương tiện vận tải,
kho chứa hàng, hệ thống thông tin, nhân công để quản lý và vận hành hoạt động
logistics.
- Logistics bên thứ hai (2PL – Second Party Logistics): người cung cấp
dịch vụ logistics bên thứ 2 là người cung cấp dịch vụ cho một hoạt động đơn lẻ
trong chuỗi các hoạt động logistics (vận tải, kho bãi, thủ tục hải quan, thanh
toán...) để đáp ứng nhu cầu của chủ hàng, chưa tích hợp hoạt động logistics.
Loại hình này bao gồm: các hãng vận tải đường biển, đường bộ, đường hàng
không, công ty kinh doanh kho bãi, khai thuê hải quan, …
- Logistics bên thứ ba (3PL – Third Party Logistics) là người thay mặt chủ
hàng quản lý và thực hiện các dịch vụ logistics cho từng bộ phận chức năng.
3PL bao gồm nhiều dịch vụ khác nhau, kết hợp chặt chẽ việc luân chuyển, tồn
trữ hàng hóa, xử lý thông tin… và có tích hợp vào dây chuyền cung ứng của
khách hàng.
- Logistics bên thứ 4 (4PL – Fourth Party Logistics) là người tích hợp các
nguồn lực, tiềm năng, cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật của mình với khách
9
hàng để thiết kế, xây dựng và vận hành các giải pháp chuỗi logistics. 4PL chịu
trách nhiệm quản lý dòng lưu chuyển logistics, cung cấp giải pháp dây chuyền
cung ứng, hoạch định, tư vấn logistics…
- Logistics bên thứ năm (5PL) quản lý chuỗi cung ứng trên nền tảng
thương mại điện tử.
b) Phân loại theo quá trình
Phân loại theo quá trình thì logistics bao gồm 3 loại:
- Logistics đầu vào (Inbound logistics) là các hoạt động bảo đảm cung ứng
tài nguyên đầu vào (nguyên liệu, thông tin, vốn…) một cách tối ưu cả về vị trí,
thời gian và chi phí cho quá trình sản xuất.
- Logistics đầu ra (Outbound logistics) là các hoạt động đảm bảo đưa
thành phẩm đến tay người tiêu dùng một cách tối ưu cả về vị trí, thời gian và chi
phí nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.
- Logistics ngược (Reverse logistics) là quá trình thu hồi các phụ phẩm,
phế liệu, phế phẩm, các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường phát sinh từ quá trình
sản xuất, phân phối và tiêu dùng trở về để tái chế hoặc xử lý.
1.1.3 Vai trò của Logistics
a) Đối với nền kinh tế
Logistics hỗ trợ chung chuyển các giao dịch kinh tế. Nền kinh tế chỉ có thể
phát triển đồng bộ khi chuỗi logistics hoạt động liên tục, nhịp nhàng.
b) Đối với doanh nghiệp
Vai trò của logistics đối vói doanh nghiệp được thể hiện:
- Giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào một cách hiệu quả.
- Góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí nhằm nâng cao
năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Góp phần giảm chi phí thông qua tiêu chuẩn hóa chứng từ.
- Công cụ để đạt lợi thế cạnh tranh lâu dài về sự khác biệt hóa và tập trung.
- Hỗ trợ đắc lực cho hoạt động marketing.

10
1.2 Dịch vụ Logistics
Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc đã kí ban hành Nghị định
163/2017/NĐ-CP (30/12/2017). Theo Điều 3 của nghị định nàydịch vụ logistics
được chia thành 17 nhóm bao gồm:
- Dịch vụ xếp dỡ container, trừ dịch vụ cung cấp tại các sân bay.
- Dịch vụ kho bãi container thuộc dịch vụ hỗ trợ vận tải biển.
- Dịch vụ kho bãi thuộc dịch vụ hỗ trợ mọi phương thức vận tải.
- Dịch vụ chuyển phát.
- Dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa.
- Dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan (bao gồm cả dịch vụ thông quan).
- Dịch vụ khác, bao gồm các hoạt động sau: kiểm tra vận đơn, dịch vụ môi
giới vận tải hàng hóa, kiểm định hàng hóa, dịch vụ lấy mẫu và xác định trọng
lượng; dịch vụ nhận và chấp nhận hàng; dịch vụ chuẩn bị chứng từ vận tải.
- Dịch vụ hỗ trợ bán buôn, hỗ trợ bán lẻ bao gồm cả hoạt động quản lý
hàng lưu kho, thu gom, tập hợp, phân loại hàng hóa và giao hàng.
- Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải biển.
- Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường thủy nội địa.
- Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường sắt.
- Dịch vụ vận tải hàng hóa thuộc dịch vụ vận tải đường bộ.
- Dịch vụ vận tải hàng không.
- Dịch vụ vận tải đa phương thức.
- Dịch vụ phân tích và kiểm định kỹ thuật.
- Các dịch vụ hỗ trợ vận tải khác.
- Các dịch vụ khác do thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics và khách
hàng thỏa thuận phù hợp với nguyên tắc cơ bản của Luật thương mại.
1.2.1 Nguồn luật điều chỉnh
a) Luật Việt Nam
- Căn cứ vào Bộ luật Hàng Hải Việt Nam 2015 quy định về tàu biển,
thuyền viên, cảng biển, luồng hàng hải, cảng cạn, vận tải biển, an toàn hàng hải.
11
 - Căn cứ vào Luật Hải quan Việt Nam 2014 quy định về hải quan đối với tổ
chức, cá nhân trong nước và nước ngoài, hàng hoá, phương tiện vận tải được
xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh trong lãnh thổ hải quan.
- Căn cứ vào Luật thương mại 2005 quy định về điều kiện kinh doanh dịch
vụ logistics.
- Căn cứ vào Luật giao thông đường bộ 2001.
- Căn cứ vào Nghị định số 49/2006/NĐ-CP về thủ tục đăng ký tàu biển.
- Căn cứ vào Nghị định số 115/2007/NĐ-CP về điều kiện kinh doanh dịch
vụ vận tải biển.
- Căn cứ vào Nghị định Số: 163/2017/NĐ-CP quy định về điều kiện kinh
doanh dịch vụ logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh
dịch vụ logistics.
- Căn cứ Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu 2016.
- Nghị định 153/2017/NĐ-CP về Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của
Việt Nam để thực hiện Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN - Trung Quốc
giai đoạn 2018-2022.
- Nghị định 57/2019/NĐ-CP về Biểu thuế xuất khẩu ưu đãi, Biểu thuế nhập
khẩu ưu đãi đặc biệt để thực hiện Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên
Thái Bình Dương giai đoạn 2019-2022.
b) Luật quốc tế
- Căn cứ vào Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn
đường biển, ký tại Brussels ngày 25/08/1924.
- Căn cứ vào Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng
đường biển 1978.
- Căn cứ vào Công ước quốc tế vận tải đa phương thức 1980.
- Căn cứ vào Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế.
- Căn cứ vào Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số
quy tắc về vận đơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968).

12
 - Căn cứ vào Quy tắc của UNCTAD và ICC về chứng từ vận tải đa phương
thức (UNCTAD/ICC Rules for Multimodal Transport Documents), số phát hành
48, đã có hiệu lực từ 01- 01-1992. Bản quy tắc là một quy phạm pháp luật tuỳ ý
nên khi sử dụng các bên phải dẫn chiếu vào hợp đồng.

1.2.2. Ngành dịch vụ Logistics của Việt Nam

Theo bảng xếp hạng thường niên của Agility năm 2023, Việt Nam lọt top
10 thị trường logistics mới nổi trên thế giới và thứ 4 Đông Nam Á.
Từ vị trí thứ 64 năm 2016, Việt Nam đã tăng lên vị trí thứ 39 trên toàn cầu
trong bảng xếp hạng chỉ số hiệu suất dịch vụ logistics (LPI) năm 2021 theo công
bố đầu tháng 8 năm 2021.
Chỉ số LPI của Việt Nam năm nay đứng trên các nền kinh tế có quy mô lớn
trong khu vực như Ấn Độ, Indonesia, Malaysia. Việt Nam có hiệu suất dịch vụ
logistics tốt hơn hẳn các thị trường có mức thu nhập tương đương, World Bank
đánh giá.
Tại Việt Nam, logistics đang trên đà phát triển. Hoạt động xuất nhập khẩu
tăng trưởng liên tục trong nhiều năm qua. Kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 732,2
tỷ đô la Mỹ trong năm 2022, tăng 9,1% so với năm 2021.
Việt Nam đang nổi lên là một điểm đến sản xuất mới với chi phí thấp của
các doanh nghiệp nước ngoài, khi chi phí sản xuất tại Trung Quốc gia tăng. Các
hoạt động đầu tư vào ngành logistics tại Việt Nam diễn ra sôi động.
Việt Nam có tới gần 1000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics.
Đây là một con số khá lớn nhưng trên thực tế đa phần lại là những doanh nghiệp
nhỏ và rất nhỏ. Do vốn ít nên cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng đơn giản,
không thật sự chuyên sâu, không tổ chức được các văn phòng đại diện ở nước
ngoài nên nguồn thông tin bị hạn chế, các công việc ở nước ngoài đều phải
thông qua các đại lý của các công ty đa quốc gia. Điều này dẫn đến đa số các
doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc làm đại lý cấp 2, cấp 3, thậm chí cấp 4 cho các

13
đối tác nước ngoài có mạng lưới toàn cầu mà chưa tổ chức kết nối được các hoạt
động vận tải đa phương thức.
1.3 Tìm hiểu nghiệp vụ của một nhân viên chứng từ Logistics.
1.3.1 Nhân viên chứng từ Logistics là gì?
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Document staff) là một vị trí khá phổ
biến trong lĩnh vực logistics. Vị trí này sẽ thường xuyên phải làm việc với các
loại chứng từ, văn bản có liên quan đến xuất – nhập hàng hóa, sản phẩm của
doanh nghiệp.
Thông thường, vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường có nhiều
mảng như sau:
 Chứng từ hàng sea xuất/nhập;
 Chứng từ khai báo, thủ tục hải quan;
 Chứng từ hàng air xuất/nhập;
 Chứng từ thanh toán quốc tế;
 Chứng từ cước – logistics.
1.3.2 Mô tả công việc.
Nhìn chung công việc của một nhân viên chứng từ logistics và nhân viên
thu mua sẽ gồm những hoạt động dưới đây:
a) Công việc liên quan đến hàng nhập khẩu
Trong việc xử lý hàng nhập khẩu, nhiệm vụ của bạn bao gồm tương tác với
bên đối tác ở nước ngoài, hãng vận chuyển và khách hàng.
 Hợp tác với các bên liên quan: Trong quá trình xử lý một lô hàng nhập
khẩu, bạn phải liên hệ chặt chẽ với đối tác ở nước ngoài và khách hàng để hiểu
quá trình đóng gói và vận chuyển hàng. Đảm bảo rằng thông tin trên chứng từ
đồng bộ và không gặp sự cố.
 Khai E-manifest: Gần khi tàu đến cảng, bạn cần khai báo manifest với hải
quan, bao gồm thông tin về loại hàng, số lượng và nhiều chi tiết khác. Đảm bảo
rằng thông tin này trùng khớp với các chứng từ liên quan.

14
  Thông báo hàng đến và giao hàng: Khi hàng đến cảng hoặc sân bay, bạn
cần phải phát hành thông báo hàng đến, lệnh giao hàng hoặc có thể ủy quyền
thuận lợi cho khách hàng trong việc lấy hàng.
 Theo dõi và thanh toán: Tiếp tục theo dõi tình hình đến khi quá trình
thanh toán với đối tác ở nước ngoài được hoàn tất.
b) Công việc liên quan đến hàng xuất khẩu
Các công việc liên quan đến hàng xuất khẩu của nhân viên chứng từ xuất
nhập khẩu:
 Đặt chỗ và liên hệ vận chuyển: Liên hệ với hãng vận tải hoặc hàng
không để đặt chỗ cho lô hàng.
 Liên quan đến hải quan và bốc dỡ: Kiểm tra và liên hệ với các bộ phận
liên quan trong quá trình làm hải quan và bốc dỡ hàng để tránh tình huống
không mong muốn như thất lạc hàng, trễ chuyến, v.v.
 Lập vận đơn: Tạo vận đơn cho lô hàng, đảm bảo thông tin chính xác và
đầy đủ theo yêu cầu.
 Giám sát vận chuyển: Theo dõi quá trình vận chuyển lô hàng để kịp thời
giải quyết các vấn đề phát sinh.
c) Các nhiệm vụ khác
 Tìm đối tác nước ngoài: Tìm và mở rộng mạng lưới đối tác ở nước ngoài
để tìm kiếm mức giá tốt nhất.
 Soạn thảo tài liệu: Chuẩn bị các tài liệu như hợp đồng ngoại thương, hóa
đơn thương mại, đơn đặt hàng, danh sách hàng hóa, lệnh giao hàng và nhiều tài
liệu khác.
 Chuẩn bị chứng từ: Làm các chứng từ liên quan đến hàng hóa, chẳng hạn
như giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, kiểm định từ các cơ quan
chức năng, và nhiều chứng từ khác.
 Quản lý tài liệu: Sắp xếp và lưu trữ khoa học các bộ tài liệu, văn bản liên
quan đến vấn đề xuất nhập khẩu.

15
1.3.3 Yêu cầu công việc
Để làm công việc nhân viên chứng từ bạn cần có các kỹ năng cần thiết sau:
 Kỹ năng xử lý số liệu, phân tích, thống kê
Nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện việc chuyển đổi trọng lượng, khối
lượng, các thông số sản phẩm, thiết bị hoặc tiền tệ. Vì vậy bạn cần có kỹ năng
xử lý số liệu, phân tích và thống kê tốt trên phần mềm để thực hiện công việc
hiệu quả nhất.
 Kỹ năng giao tiếp, đàm phán
Là một nhân viên chứng từ, bạn cần biết cách giao tiếp và đàm phán với
đối tác và các bên liên quan để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và tạo
dựng niềm tin với họ. Bạn nên tìm hiểu và rèn luyện kỹ năng giao tiếp, đàm
phán để giúp công việc luôn được thuận lợi.
 Kỹ năng tin học
Việc sử dụng thành thạo các phần mềm tin học sẽ giúp nhân viên chứng từ
tiết kiệm thời gian chuẩn bị và xử lý chứng từ, hồ sơ. Đồng thời còn giúp họ trao
đổi thông tin với các bên liên quan dễ dàng hơn và lưu trữ chứng từ, hồ sơ khoa
học, chuyên nghiệp hơn. Hơn nữa, các nhà tuyển dụng luôn đánh giá rất cao
những ứng viên có thể sử dụng thành thạo các phần mềm vào công việc.
 Kỹ năng xử lý tình huống
Do đặc thù công việc mà nhân viên chứng từ sẽ phải thực hiện rất nhiều
công việc khác nhau và quá trình vận chuyển cũng thường xuyên phát sinh các
vấn đề ngoài ý muốn. Vì vậy, để làm công việc này bạn cần rèn luyện cho mình
kỹ năng xử lý tình huống để có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
 Kỹ năng chuyên môn
Yêu cầu chuyên môn bắt buộc đối với nhân viên chứng từ là phải hiểu và
nắm vững các quy định pháp lý về xuất nhập khẩu. Khi đó họ mới có thể xử lý
các chứng từ, hồ sơ xuất nhập khẩu chính xác và theo đúng các quy định của
doanh nghiệp cũng như pháp luật trong nước và quốc tế.

16
 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ
CÔNG NGHỆ NHỰA PHA LÊ
2.1 Giới thiệu tổng quan
2.1.1 Thông tin sơ lược
Công ty CP Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê được thành lập vào năm
2008. Khởi đầu từ một nhà máy khai thác và chế biến khoáng sản quy mô nhỏ,
dây chuyền công nghệ thô sơ, trải qua hơn 14 năm hình thành và phát triển, đến
nay, Nhựa Pha Lê đã sở hữu 2 nhà máy sản xuất và 2 nhà máy liên doanh liên
kết, xây dựng thành công chuỗi khai thác – chế biến sâu – sản xuất sản phẩm
đầu cuối, khai thác tối ưu giá trị nguồn tài nguyên khoáng sản thiên nhiên ban
tặng.
Đặc biệt, với lợi thế cạnh tranh lớn nhất là vị trí của mình, Nhựa Pha Lê có
điều kiện thuận lợi trong việc vận chuyển hàng hóa từ nhà máy tới cảng, giúp
giảm tối đa chi phí và thời gian. Bên cạnh đó, với đội ngũ nhân viên xuất sắc có
trình độ chuyên môn cao và mô hình logistics tối ưu nhất, đã giúp cho sản phẩm
của Công ty luôn đạt được chất lượng tốt và có giá thành cạnh tranh, thời gian
giao hàng chuẩn xác tới khách hàng.

Hình 2.1 Logo Công ty Cổ phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê
(Nguồn ảnh: https://phaleplastics.com.vn/)
 Tên công ty: Công ty Cổ phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê

17
  Tên viết tắt: PHA LE PLASTICS MANUFACTURING AND
TECHNOLOGY., JSC
 Địa chỉ: Lô 4.3, khu công nghiệp Minh Phương, Cát Hải, Đông Hải 2, Hải
An, Hải Phòng
 Mã số thuế: 0103018538
 Giấy phép kinh doanh 0103018538 – Ngày cấp: 18/08/2008
 Điện thoại: 0225 8830 102
 Đại diện pháp luật: Mai Thanh Phương
 Email: info@phaleminerals.com.vn
2.1.2 Các dịch vụ kinh doanh
Công ty Cổ phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê hoạt động trong
lĩnh vực khai thác và chế biến khoáng sản:
- Sàn đá Công nghệ SPC Hoàng Gia
- Phào nẹp Công nghệ SPC
- Filler Masterbatch
- Bột đá CACO3
- Đá CACO3
- Đá vôi
- White Masterbatch
Công ty xây dựng mô hình kinh doanh của mình một cách toàn diện để
đảm bảo giao hàng nhanh nhất cũng như chất lượng được giám sát chặt chẽ và
kiểm soát dễ dàng ở bất kỳ giai đoạn nào. Ngoài việc sở hữu các mỏ đá và nhà
máy, Pha Lê Plastics JSC là công ty duy nhất tại Việt Nam có thể thực hiện và
kiểm soát toàn bộ quy trình khép kín từ khai thác, chế biến, sản xuất, và cung
cấp cho người dùng cuối. Từ đó tạo ra chuỗi cung ứng đảm bảo hàng hóa cho
khách hàng hành trong nước cũng như quốc tế.
2.1.3 Các đối tác chính

18
  Đối tác nội địa:
 Công ty CP Hoàng gia
 Công ty CP bóng đèn phích nước Rạng Đông
 Công ty CP Thương Mại nhựa Hà Nội
 Công ty TNHH một thành viên Bao bì DHT
 Đối tác quốc tế:
 SINGATE INTERNATIONAL PTE, LTD
 PT MITRA PLASTINDO MAS
 Abdullah Suliman Aljaseer and Partner co
 Thị trường:
 Trong nước các khu vực Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh... các xí nghiệp nhựa
trên toàn quốc.
 Quốc tế các thị trường như Mỹ, EU, Brazil….
Với hệ thống phân phối trải dài khắp các châu lục và nội địa Việt Nam: Nội
địa, Trung Quốc, Châu Á, Nam Phi. Các thị trường Pha Lê tập trung phát triển:
Nga, Trung Đông, Châu Âu, Bắc Phi… dần chiếm lĩnh thị trường tại mỗi sản
phẩm mang thương hiệu Pha Lê.
2.2 Cở sở vật chất
Hiện Nhựa Pha Lê đang sở hữu 6 mỏ khoáng sản: 2 mỏ đá Granite tại Ninh
Thuận, 3 mỏ đá cẩm thạch trắng tại Nghệ An, 01 mỏ đá tại Tuyên Hóa – Quảng
Bình. Trong đó, mỏ CaCO3 (Thung Hung, Quỳ Hợp, Nghệ An) được đánh giá
là một trong những nguồn đá cẩm thạch có chất lượng tốt nhất trên Thế giới xét
về độ sáng và độ trắng, với trữ lượng dồi dào diện tích trên 10 ha.
Với nguồn nguyên liệu thô sẵn có, Nhựa Pha Lê đã tập trung đầu tư vào các
phương pháp khai thác tiên tiến nhất, làm chủ công nghệ xử lý, từ đó quản lý
chất lượng sản phẩm một cách tốt nhất nhằm đáp ứng thị trường nội địa cũng
như quốc tế với sản lượng đá CaCO3 từ 300,000 đến 500,000 tấn/ năm.
a) Thiết bị văn phòng
19
 - 15 chiếc máy tính
- 5 chiếc máy in
- 2 chiếc máy photo
- 15 bộ bàn ghế văn phòng
- 1 bộ bàn ghế tiếp khách
b) Phần mềm hỗ trợ quản lý
- Phần mềm kế toán Misa
- Phần mềm truyền tờ khai hải quan VNACCS
- Phần mềm Excel 2016
2.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 2. 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Sản xuất và Công nghệ

Nhựa Pha Lê
(Nguồn: https://phaleplastics.com.vn/)
a. Hội đồng quản trị
 Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh
doanh hằng năm của công ty;
 Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

20
  Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác
trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
 Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty.
b. Chủ tịch Hội đồng quản trị
 Chủ trì cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông;
 Phê chuẩn các nghị quyết của Hội đồng quản trị;
 Chỉ đạo xây dựng các chương trình và kế hoạch công tác của Hội đồng
quản trị;
 Phối hợp với ban điều hành thực thi các công việc liên quan đến chức
năng của Hội đồng quản trị
 Thảo luận với ban điều hành về những vướng mắc của công ty.
c. Phó tổng Giám đốc kinh doanh
 Triển khai các công việc bán hàng; chịu trách nhiệm chính về doanh thu,
doanh số bán hàng
 Thiết lập mạng lưới kinh doanh, thu thập thông tin thị trường và phát triển
kinh doanh
 Lập và duy trì các mối quan hệ khách hàng tiềm năng trong nước cũng
như quốc tế
 Báo cáo hoạt động kinh doanh theo từng tháng tới ban giám đốc. Phát
triển và duy trì hệ thống kênh phân phối và thị trường
 Thu thập, tổng hợp thông tin về đối thủ và sản phẩm cạnh tranh
d. Phó tổng Giám đốc sản xuất
 Thiết lập kế hoạch sản xuất của các nhà máy
 Nghiên cứu, đề xuất ý kiến cho giám đốc cho các hoạt động sản xuất: kế
hoạch sản xuất, cách thức tổ chức sản xuất, lao động, …
 Phối hợp cùng các phòng ban khác trong công ty để triển khai sản xuất
các sản phẩm theo quy trình và dây chuyền sản xuất.

21
  Kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu ra và thực hiện các giải pháp tức thời
khi xảy ra lỗi trong quá trình sản xuất.
 Báo cáo tiến độ của quy trình sản xuất sản phẩm cho giám đốc và các cấp
lãnh đạo.
e. Phó tổng Giám đốc nội chính
 Thay mặt Tổng Giám đốc chỉ đạo, điều hành, giải quyết các công việc về
Tổ chức nhân sự
 Thay mặt Tổng Giám đốc chỉ đạo, điều hành, giải quyết các công việc về
Hành chính văn phòng
 Thực hiện vai trò Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật; Chủ
tịch hội đồng xét lương định kỳ và Chủ tịch Hội đồng kiểm kê tài sản.
 Thay mặt Tổng Giám đốc gặp gỡ các cơ quan quản lý nhà nước, đối tác,
nhà cung cấp, … trong phạm vi công việc được phân công
 Các công tác khác theo nội dung ủy quyền trực tiếp của Tổng Giám đốc.
f. Phó tổng Giám đốc tài chính
 Giám sát các hoạt động tài chính của tổ chức, bao gồm việc chịu trách
nhiệm cho các chuyên gia tài chính và kế toán thực hiện các chức năng hoạt
động
 Đóng vai trò cố vấn chiến lược cho hội đồng quản trị và các đồng nghiệp.
g. Khối kinh doanh Hà Nội
 Nghiên cứu thị trường, đối thủ, sản phẩm cạnh tranh của Pha Lê;
 Tìm kiếm bạn hàng, đối tác quốc tế
h. Nhà máy Nghệ An, Hải Phòng
 Chịu trách nhiệm sản xuất, chế tác các sản phầm từ hạt nhựa thô thành các
sản phẩm như: ván sàn, hạt nhựa, phào nẹp…
 Là nơi thực hiện xuất khẩu hàng hóa ra quốc tế
i. Phòng hành chính nhân sự
 Quản lý công tác nhân sự của công ty

22
  Quản lý các công tác hành chính
 Quản lý việc truyền thông
 Quản lý các vấn đề pháp lý
 Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự
j. Ban đầu tư dự án
 Tham gia xây dựng kế hoạch đầu tư hàng năm của công ty
 Là đầu mối trong công tác tìm kiếm và phát triển dự án mới
k. Phòng kế toán
 Kiểm tra, giám sát trực tiếp tình hình tài chính của công ty
 Kiểm tra hóa đơn, kê khai thuế
 Theo dõi công nợ của khách hàng, thanh toán cho các bên cung cấp dịch
vụ và hãng tàu
 Hạch toán lương cho nhân viên công ty
l. Ban tài chính
 Ghi nhận các giao dịch tài chính, quản lý dòng tiền, huy động vốn, lập
báo cáo tài chính, quản lý nghĩa vụ thuế.
m. Phòng mua hàng
 Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp, duy trì mối quan
hệ với nhà cung cấp
 Mua hàng và kiếm soát hàng tồn kho, kiếm soát hàng đảm báo đúng thủ
tục mua hàng của công ty
n. Phòng xuất nhập khẩu
 Định hướng chiến lược hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty, lập kế
hoạch kinh doanh
 Tiếp cận và kí kết hợp đồng, thực hiện thủ tục trong hợp đồng xuất nhập
khẩu.

2.4 Quy trình chuẩn bị chứng từ của nhân viên chứng từ Logistics tại Công
ty Cổ phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê.
23
 Nhìn chung công việc của một nhân viên chứng từ logistics tại Pha Lê
Plastics JSC sẽ bao gồm các hoạt động chính dưới đây:
2.4.1. Đối với hoạt động xuất khẩu:
a) Hỗ trợ Sales làm chứng từ như Sales contract, PI, kiểm tra L/C
Đầu tiên, nhân viên chứng từ kết hợp với Sales làm Proforma Invoice (PI)
gửi cho khách hàng. Dựa vào đó khách hàng có được những thông tin cơ bản về
lô hàng trong đó có: chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn giá, tổng số tiền, điều
kiện giao hàng…. Tuy nhiên đây chỉ là chứng từ thể hiện sự cam kết về phía
công ty sẽ giao lô hàng như đã thông báo cho người mua ở mức giá cụ thể, nó
không dùng để thanh toán và có thể thay đổi cho phù hợp với nhu cầu của các
bên. Sau đó, nhân viên chứng từ hỗ trợ Sales đàm phán, soạn thảo các điều kiện
trong hợp đồng mua bán cũng như thỏa thuận.
Đối với hợp đồng có điều kiện thanh toán L/C. Kiểm tra thời gian mở
Letter of Credit (L/C). Vì L/C cho thấy khả năng thanh toán của khách hàng,
cho nên phải thấy L/C được mở công ty mới an tâm giao hàng. Tuy nhiên khách
hàng cũng không muốn mở L/C quá sớm vì không muốn bị giam tiền, kỹ quỹ
trong ngân hàng quá sớm. Vì vậy cần thỏa thuận rõ thời điểm mở L/C, cũng như
trách nhiệm trong việc chậm mở L/C dẫn đến giao hàng trễ và chế tài phạt chậm
mở L/C trong hợp đồng buôn bán.
Phải căn cứ vào kế hoạch làm hàng của công ty để thúc giục khách hàng
mở L/C:
 Lúc nhập khẩu nguyên vật liệu.
 Lúc tổ chức sản xuất/ nhập khẩu hàng về kho.
 Lúc bắt đầu vận chuyển hàng ra cảng.
 Lúc giao hàng lên tàu.
 Lúc thả hàng ở cảng đến.
Tóm lại, để có lợi nhất cho công ty cần phải thuyết phục và đàm phán sao
cho khách hàng mở L/C càng sớm càng tốt.

24
b) Lên kế hoạch book tàu, lên kế hoạch sản xuất.
Tùy thuộc vào từng loại hàng, từng vào phương thức vận chuyển đường
biển hay đường hàng không, tùy tuyến vận chuyển ta sẽ liên hệ với nhà vận
chuyển phù hợp để xin giá vận chuyển cho lô hàng. Tốt nhất nên tập trung vào
một số hãng cố định để được trở thành khách hàng quen thuộc để nhận được ưu
đã về giá. Là một nhân viên mới vào nghề, em được các anh chị trong công ty
gợi ý nên kiểm tra giá từ 2 hãng vận chuyển trở lên để có sự lựa chọn tốt nhất.
Để hỏi được giá và lịch tàu có hai cách cơ bản như sau:
- Một là: gửi email cho hãng tàu sau đó gọi điện trực tiếp để xác nhận xem
bên hãng tàu đã nhận được email của mình chưa, nếu họ nhận được rồi thì ta đề
nghị họ phản hồi lại về email của mình.
- Hai là: nhân viên sales chủ động tìm kiếm trên website công khai của
hãng tàu, trên đó sẽ có đầy đủ thông tin về tuyến đường, cước biển, local charge
tại cảng đi, cảng đến, số chuyến, lịch tàu, số hiệu tàu…. Sau khi nắm được thông
tin, vẫn phải gọi điện tới hãng tàu để xác định lại thông tin một cách chắc chắn
trước khi báo lại cho khách hàng.
Sau khi nhận được Booking tàu từ hãng tàu, xác định ngày tàu chạy (ETD),
closing time, khoảng thời gian lấy vỏ Container miễn phí, khoảng thời gian đưa
Container đã đóng hàng lưu kho tại bãi miễn phí. Khoảng thời gian lưu tại bãi
miễn phí đối với Container khô thường là 1-7 ngày, Container lạnh là 1-3 ngày
trước ngày tàu chạy (bao gồm ngày tàu chạy), khoảng thời gian lấy vỏ Container
lưu tại kho miễn phí từ khoảng 10 ngày trước ngày tàu chạy (bao gồm ngày tàu
chạy). Từ đó kết hợp với bộ phận vật tư lên kế hoạch sản xuất và đóng gói hàng
hóa phù hợp nhất với thời gian tàu chạy. Các yếu tố phải xem xét: tốc độ sản
xuất, tình trạng kho của công ty, điều kiện xe đầu kéo của công ty, điều kiện thời
tiết… Ngoài ra, nếu lấy vỏ Container từ bãi hoặc đưa Container đã đóng hàng ra
cảng quá sớm so với ngày hãng tàu cho miễn phí, công ty sẽ phải chịu phí lưu
Container tại bãi (DEM) và phí lưu Container tại kho (DET).
c) Chuẩn bị chứng từ gửi cho công ty Logistics khai báo hải quan.
25
 Để các khai báo hải quan một cách nhanh chóng, chính xác và phù hợp với
tiến độ giao hàng, nhân viên chứng từ cần chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ bao
gồm:
 Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
 Phiếu đóng gói (Packing List)
 Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số
chuyến, cảng xuất
 Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal
 Phải chuẩn bị các chứng từ riêng theo quy định hiện hành đối với các mặt
hàng đặc thù phải kiểm tra chuyên ngành.
Khi đã chuẩn bị đầy đủ chứng từ phải kiểm tra xem các thông tin trong đó
đã chính xác chưa. Rồi gửi chứng từ đến công ty Logistics để họ khai báo hải
quan cho lô hàng và nhận về tờ khai hải quan. Sau khi nhận về tờ khai hải quan
phải kiểm tra lại thông tin đặc biệt lưu ý tới mã HS. Phải xem mã HS đã đúng
với mặt hàng xuất khẩu của công ty chưa, vì nó liên quan tới các loại thuế mà
sản phẩm được miễn giảm hoặc phải nộp. Nếu khai sai bị cơ quan hải quan phát
hiện hàng hóa sẽ bị tịch thu, nghiêm phong và phải chịu trách nhiệm hành chính
hoặc hình sự vì tội trốn thuế.
d) Chuẩn bị bộ chứng từ yêu cầu khách hàng thanh toán gửi Sales theo T/T,
L/C.
Theo từng yêu cầu của hợp đồng thương mại mà nhân viên chứng từ cần
chuẩn bị những chứng từ khác nhau cho Sales gửi cho khách hàng và yêu cầu
khách hàng thanh toán. Nhìn chung một bộ chứng từ gửi khách hàng bao gồm:
 Vận đơn thể hiện cước trả trước và số ngày lưu container miễn phí tại
cảng.
 Hoá đơn thương mại, Danh sách đóng gói bản gốc làm 3 bản.
 Vận đơn (Bill of Lading) ba bản chính.

26
  Giấy chứng nhận xuất xứ C/O, 1 bản sao.
 Bảo hiểm hàng hóa.
 Giấy chứng nhận phân tích hàng hóa gồm 3 bản gốc do bên thụ hưởng
cấp.
Ngay từ khi mỗi chứng từ được soạn thảo và phát hành, phải gửi trước bản
nháp/ bản scan qua email cho khách hàng tham khảo. Sau khi hàng thực sự được
giao, phải thu thập toàn bộ chứng từ liên quan tới lô hàng (theo quy định của
hợp đồng hoặc L/C) và chính thức gửi cho khách hàng. Nên gửi một bản scan
toàn bộ chứng từ qua email cho khách hàng xem và xác nhận trước khi gửi bản
gốc đi. Lưu ý các giấy tờ này phải được gửi cho khách hàng bằng chuyển phát
nhanh hoặc thông qua L/C để đảm bảo tính bảo mật của chứng từ.
e) Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết khác và làm việc theo yêu cầu của lãnh đạo.
Bên cạnh những công việc chuyên môn liên quan tới chứng từ, nhân viên
chứng từ của công ty Pha Lê cần:
 Nắm rõ về quy trình và năng suất sản xuất của nhà máy, tình trạng kho
hàng của công ty, đội ngũ lái xe của công ty để phối hợp với bộ phận sản xuất,
kế hoạch và vật tư đưa ra được kế hoạch sản xuất nhanh chóng và đúng thời gian
giao hàng.
 Nắm rõ những yêu cầu của thị trường xuất khẩu để bổ sung các chứng từ
cần thiết như: giấy kiểm dịch, kiểm tra chất lượng…Đồng thời kết hợp với bộ
phận Q/C thực hiện kiểm tra sản phẩm xuất khẩu, hun trùng Container (nếu thị
trường yêu cầu)
2.4.2. Đối với hoạt động nhập khẩu
a) Hỗ trợ Purchasing kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu.
Với hợp đồng nhập khẩu của công ty, phải cùng Purchasing tìm hiểu về
mặt hàng nhập khẩu cần có những giấy tờ gì để thông quan để yêu cầu nhà cung
cấp gửi và ghi trong điều kiện hợp đồng. Sau khi nhận được toàn bộ chứng từ
mà công ty yêu cầu nhà cung cấp gửi, bộ phận mua hàng sẽ gửi cho nhân viên

27
chứng từ kiểm tra lại các thông tin đã chính xác và đầy đủ so với điều khoản
trong hợp đồng chưa. Kiểm tra các thông tin như mã hợp đồng, mã vận đơn,
ngày tàu chạy, ngày hàng cập bến, số lượng container, số hiệu tàu, số container
xem có đúng với PI mà nhà cung cấp gửi hay không.
b) Lên kế hoạch làm thủ tục hải quan, nộp thuế và phối hợp với fowarder thông
quan lô hàng
Đối với hàng hóa nhập khẩu cần nộp tờ khai quan cho cơ quan hải quan cần
được thực hiện trước ngày hàng hóa tới cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể
từ ngày sản xuất. Tuy nhiên nếu để container hàng quá lâu tại bãi công ty sẽ phải
chịu phí lưu kho bãi. Vì thế cần dựa vào thời gian trên hợp đồng, PI và tiến độ
sản xuất để chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như:
 Hợp đồng nhập khẩu (Sales Contract)
 Hóa đơn thương mại (Invoice)
 Phiếu đóng gói (P/L)
 Vận đơn (B/L)
 Giấy báo nhận hàng hoặc lệnh giao hàng (D/O)
 Giấy kiểm định chất lượng hàng hóa (đối với mặt hàng bắt buộc phải
kiểm tra)
 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (đối với một số trường hợp)
 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
Sau khi chuẩn bị xong tập hợp lại gửi cho công ty logistics khai báo hải
quan cho lô hàng, nộp thuế cho lô hàng và chuẩn bị thông quan hàng hóa.
c) Làm việc với forwarder để sắp xếp việc giải phóng hàng, điều xe nội địa giao
hàng về kho
Thông báo hàng đến là một chứng từ vận chuyển hàng hóa được phát hành
bởi hãng tàu hoặc các đại lý tàu, công ty vận tải, được thực hiện 3-5 ngày trước
khi hàng hóa dự kiến đến.

28
 Khi nhận được giấy báo hàng đến (Arrival Notice) nhân viên chứng từ sắp
xếp thời gian và các tài liệu cần thiết để nhanh chóng lấy container về kho phục
sản xuất cũng như tránh mất thêm các chi phí lưu kho.
Các giấy tờ cần chuẩn bị:
 Giấy giới thiệu của công ty (bản gốc);
 Thông báo hàng đến (bản photo);
 Vận đơn (bản gốc);
 Chứng minh thư.
Nếu thanh toán bằng LC thì ngoài các chứng từ trên cần mang theo vận đơn
gốc nhưng là vận đơn ký hậu có đóng dấu ngân hàng ở mặt sau.
Để lấy được lệnh giao hàng thì cần phải đóng đầy đủ các khoản phí cho
hãng tàu/forwarder như:
 Phí DO
 Phí vệ sinh container (Container Cleaning fee)
 Phí THC
 Handling
 Phí CFS
Đối với một số hãng tàu chưa làm bao giờ hoặc có thêm yêu cầu bạn nên
liên hệ trực tiếp với hãng trước khi đi lấy D/O. Ngoài ra bạn phải nhớ lấy biên
lai thu phí của hãng tàu mang về cho kế toán để được quyết toán.
Thời điểm để nhận D/O là khi tàu cập cảng. Khi nhận được lệnh giao hàng
D/O, điều đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra các thông tin như số seal của
container, số hiệu container, số lượng container, khối lượng container, bãi nhận
container, bãi trả vỏ container. Trong một số trường hợp bãi nhận container và
bãi trả vỏ container không giống nhau. Tiếp theo đó, liên hệ với đội xe của công
ty sắp xếp xe ra bãi làm các thủ tục kéo container hàng về. Nếu nghi ngờ hoặc
hàng hóa có dấu hiệu cần kiểm tra có thể thuê bên thứ 3 kiểm tra được quy định
trong hợp đồng.

29
 Làm thủ tục phơi phiếu (EIR) ghi lại tình trạng vỏ Container (xem có bị
méo, bẹp, bong không) tại bãi và đóng tiền nâng Container lên xe.
Khi các thủ tục hoàn tất kéo container hàng về khoa thực hiện dỡ hàng và
trả vỏ Container tại bãi được ghi trong D/O, làm thủ tục phơi phiếu ghi lại tình
trạng container và đóng tiền hạn Container từ xe xuống bãi.
d) Theo dõi tiến độ hàng nhập và hỗ trợ Sales nội địa lên công nợ, hóa đơn nội
địa.
 Theo dõi quá trình sản phẩm được sản xuất hoặc nhập kho, đảm bảo luôn
đủ số lượng cần thiết.
 Theo dõi các thông tin liên quan đến vận đơn hàng ví dụ như đơn hàng
đang ở đâu, dự kiến bao lâu thì giao đến khách hàng, đã được giao hàng thành
công hay chưa...
 Kiểm tra các thông tin liên quan đến hình thức thanh toán của khách hàng,
ví dụ như khách hàng thanh toán chuyển khoản, COD...

30
 CHƯƠNG 3: NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU LÔ HÀNG WHITE OIL 600N
TỪ CÔNG TY BEEKEI CORPORATION TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN
XUẤT VÀ CÔNG NGHỆ NHỰA PHA LÊ
3.1 Quy trình làm chứng từ nhập khẩu lô hàng WHITE OIL 600N từ công
ty BEEKEI CORPORATION
Để sản xuất lô hàng hạt nhựa PE cho đối tác trong nước, bộ phận kho thông
báo cần 60 tấn White Oil 600N cho bộ phận Purchasing mua nguyên vật liệu để
sản xuất. Qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu, so sánh và đàm phán giá cả chị
Ninh trưởng phòng kế hoạch và vật tư đã chốt offer 56,700 USD cho 60 tấn
White Oil 600N với nhà cung cấp là công ty Beekei Copporation.
Bước 1: Hỗ trợ bộ phận Purchasing xác định những chứng từ cần có
của mặt hàng White Oil 600N để yêu cầu nhà cung cấp gửi và ghi trong điều
khoản hợp đồng.
Qua quá trình tìm hiểu về pháp luật cùng kinh nghiệm làm việc của các anh
trong bộ phận xuất nhập khẩu đã tìm ra tất cả các chứng từ cần có của lô hàng để
thông quan nhập khẩu. Bộ chứng từ bao gồm:
 Vận đơn thể hiện cước trả trước và miễn phí 21 ngày lưu container tại
cảng
 Hoá đơn thương mại, Danh sách đóng gói bản gốc làm 3 bản
 Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu AK 1 bản chính, 1 bản sao
 Bảo hiểm đảm bảo 110% giá trị hóa đơn
 Giấy chứng nhận phân tích hàng hóa gồm 3 bản gốc do bên thụ hưởng
cấp.
Khi xác định được các giấy tờ cần thiết cho lô hàng, bộ phận Purchasing sẽ
đàm phán cùng nhà cung cấp đưa những giấy tờ này vào phần hồ sơ cần thiết
trong hợp đồng để yêu cầu khách hàng gửi khi giao hàng.
Bước 2: Hỗ trợ Purchasing kiểm tra giấy tờ mà nhà cung cấp gửi.

31
 Yêu cầu nhà cung cấp gửi cho công ty P/I để xác định những thông tin cần
thiết của lô hàng là B/L: KMTCUSN2961351, số hiệu tàu 2313S, tên tàu KMTC
HAIPHONG, cảng đi ULSAN KOREA PORT, cảng đến HAI PHONG PORT
VIETNAM, ngày tàu chạy 2023.07.27, ngày tàu cập bến 2023.08.02, số lượng
Container 3 cont 20 feet, Freight & Charge 16,150,620.00 VND. Sau khi kiểm
tra lại thông tin với Purchasing tất cả đã đúng và phù hợp, em sẽ kết hợp với bộ
phận kế hoạch vật tư và đội xe lên kế hoạch sản xuất, thời gian khai báo hải
quan thông quan cho lô hàng, thời gian dự kiến kéo container về và thời gian trả
vỏ container về bãi.
Trong quá trình nhà cung cấp chuẩn bị chứng từ, họ đã thường xuyên gửi
các bản scan qua email cho Purchasing. Nhiệm vụ của em là kiểm tra tất cả các
thông tin trên bản scan này:
 Đối với hóa đơn thương mại
 Kiểm tra thông tin công ty cung cấp nguyên vật liệu: tên nhà cung cấp:
Beekei Corporation, địa chỉ nhà cung cấp: #1728, Hyundai Venture-Ville, 10,
Bamgogae-ro 1-gil, Gangnam-gu, Seoul, Korea các thông tin đã khớp trong hợp
đồng mua bán.
 Kiểm tra thông tin công ty nhập khẩu: Pha Le Plastics Manufacturing and
Technology Jsc. Địa chỉ: Lot CN 4.3 MP Dinh Vu Industry Zone, Dinh Vu Cat
Hai Economics Zones, Dong Hai 2 Ward, Hai An County, Hai Phong City,
Vietnam Lô đất CN4.3, KCN MP Đình Vũ, KKT Đình Vũ-Cát Hải, phường
Đông Hải 2, quận Hải An, thành phố Hải Phòng, Việt Nam. Tel/Số điện thoại:
(+84) 435 551 671 các thông tin đã khớp trong hợp đồng mua bán.
 Kiểm tra số hóa đơn thương mại: BKHN220623-PhaLe.600N thông tin
chính xác với hợp đồng mua bán. Cảng xếp hàng: Ulsan Korea port; cảng dỡ
hàng: Hai Phong port, Viet Nam. Thời gian tàu chạy 27.07.2023, tên tàu/ số hiệu
tàu: KMTC HAIPHONG/2313S các thông tin đã khớp trong hợp đồng mua bán.
 Kiểm tra Shipping mark: CIF HAI PHONG PORT, VIET NAM
(INCORTEMS 2010), tên sản phẩm: White Oil 600N, khối lượng hàng 59.48
32
MT (3FCL), Đơn giá: 56,200 USD. Tất cả các thông tin đã chính xác với hợp
đồng mua bán.
 Khi đã kiểm tra đầy đủ và chính xác công tin trên gửi email phản hồi xác
nhận chứng từ hợp lệ cho nhà cung cấp.
 Đối với danh sách đóng gói hàng hóa Parking list
 Kiểm tra tương tự các thông tin trên như: nhà cung cấp, tên người nhận,
số hóa đơn, tên tàu, ngày giao hàng….
 Đối với chứng từ này em lưu ý con số Total: 59.48 MT (3FCL) tức hàng
của nhà cung cấp nặng 59.48 tấn được đóng trong 3 container full. Từ đó phải
ghi chép lại lô hàng sẽ phải lấy 3 container full.
 Các con số như Container No: GESU1322958, TEMU0426732,
TEMU0281731, Seal No: KSB291940, KSB097982, KSB291851 kiểm tra đúng
với PI mà nhà cung cấp đã gửi, em ghi chép lại để sau đó đối chiếu với lệnh giao
hàng D/O.
 Sau khi kiểm tra chính xác gửi email phản hồi xác nhận chứng từ hợp lệ
cho nhà cung cấp.
 Đối với vận đơn Bill of Loading.
 Vẫn tiếp tục kiểm tra các thông tin: nhà cung cấp, tên người nhận, số hóa
đơn, tên tàu, ngày giao hàng….
 Với vận đơn Bill of Loading phải kiểm tra lại mã vận đơn:
KMTCUSN2962351.
 Kiểm tra người nhận thông báo hàng đến Notify Party. Trong trường hợp
lô hàng này công ty là nơi nhận Notify Party nên cần kiểm tra kĩ thông tin này.
Kiểm tra số điện thoại, địa chỉ, email người nhận đã đúng chưa nếu không sẽ
không nhận được giấy báo hàng đến.
 Sau khi kiểm tra xong gửi email phản hồi cho nhà cung cấp xác nhận
chứng từ hợp lệ.
 Đối với bảo hiểm 110% giá trị đơn hàng

33
  Kiểm tra thông tin mã bảo hiểm: 92303794640000. Kiểm tra công ty chịu
trách nhiệm bảo hiểm cho lô hàng, tên công ty có chính xác không, công ty bảo
hiểm có thực hay không, địa chỉ công ty có đúng hay không.
 Tiếp theo kiểm tra số hóa đơn và số hợp đồng tất cả đã khớp, đến phần giá
trị bảo hiểm 56,208 * 110%=61,829.46 USD. Kiểm tra các thông tin như tên
tàu, ngày khởi hành, cảng xuất, cảng nhập.
 Sau khi kiểm tra xong gửi Email xác nhận cho nhà cung cấp giấy tờ hợp
lệ.
 Đối với giấy chứng nhận C/O, C/Q
 Với các chứng từ C/O, C/Q sẽ được kiểm tra bởi bộ phận Purchasing và
bộ phận kỹ thuật. Dựa vào kinh nghiệm làm việc lâu dài với các nhà cung cấp
trên thị trường Hàn Quốc bộ phận có thể tìm hiểu và xác nhận C/O, C/Q có hợp
lệ hay không.
Khi đã xác nhận toàn bộ giấy tờ là hợp lệ yêu cầu nhà cung cấp gửi cho
công ty bộ chứng từ đầy đủ sớm nhất có thể bằng chuyển phát nhanh nhằm đảm
bảo tính bảo mật của hồ sơ.
Khi đã nhận được hồ sơ chứng từ phải thực hiện kiểm tra lại toàn bộ giấy
tờ với các thông tin theo hợp đồng và xem các giấy tờ đó đã có đóng dấu và chữ
ký đầy đủ chưa.
Bước 3: Gửi bộ chứng từ cho công ty OPL logistics khai báo hải quan
cho lô hàng.
10h sáng ngày 29/7 công ty Beekei Corporation gửi chuyển phát nhanh đầy
đủ chứng từ tới công ty. Khi đã có đầy đủ những chứng từ cần thiết như:
 Hợp đồng nhập khẩu (Sales Contract)
 Hóa đơn thương mại (Invoice)
 Phiếu đóng gói (P/L)
 Vận đơn (B/L)
 Giấy báo nhận hàng
 Giấy kiểm định chất lượng hàng hóa
 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O

34
  Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
Gửi cho công ty OPL logistics vào 2 giờ 30 phút chiều ngày 29/7 tại tầng 6
tòa nhà Thành Đạt 1, số 3 Lê Thánh Tông, Máy Tơ, Ngô Quyền, Hải Phòng để
thuê công ty này khai báo hải quan thông quan cho lô hàng nhập khẩu White Oil
600N. Sáng ngày 31/7 công ty OPL logistics đã khai báo xong tờ khai hải quan
cho lô hàng của công ty và gửi tờ khai online cho bộ phận Purchasing. Sau đó
em và các anh trong bộ phận chứng từ sẽ đối chiếu kiểm tra các thông tin như:
người xuất khẩu, người nhập khẩu, số B/l, số hợp đồng, tên hàng, trọng lượng,
ngày tàu chạy, ngày tàu cập cảng… Kiểm tra mã HS của lô hàng xem đúng với
tên sản phẩm và cấu thành sản phẩm nhập hay chưa. Từ đó xác định chính xác
các loại thuế mà công ty phải nộp cho lô hàng nhập khẩu.

Bước 4: Lên kế hoạch lấy lệnh giao hàng và kéo container hàng về kho
Ngày 1/8 lúc 9 giờ sáng giấy báo hàng đến (Arrival Notice) được gửi qua
email của chị Hiền trưởng bộ phận Purchasing, sau chị đẩy giấy báo hàng đến
này tới bộ phận chứng từ để sắp xếp thời gian đi lấy lệnh giao hàng và kéo hàng
về kho.
Sau đó em và anh Tùng trong bộ phận chứng từ lên kế hoạch:
 Sáng ngày 3/8 chuẩn bị các giấy tờ:
 Giấy giới thiệu của công ty có đóng dấu của công ty và ghi tên người
được giới thiệu Nguyễn Huy Hoàng,
 Chứng minh nhân dân,
 Thông báo lô hàng cập cảng (Arrival Notice),
 Bản sao vận đơn có ký hậu.
10 giờ 30 phút cùng ngày em cùng anh Tùng lên công ty KMTC
(VIETNAM), chi nhánh Hải Phòng, 2nd Fl, Habour View Tower, 12 Trần Phú,
Ngô Quyền, Hải Phòng làm các thủ tục lấy lệnh giao hàng (D/O). Khi lấy D/O
nhân viên công ty KMTC yêu cầu em kiểm tra lại các thông tin như 3 mã
Container là GESU1322958, TEMU0281731, TEMU0426732, số Seal của

35
container KSB291940, KSB291851, KSB097982. Số lượng kiện hàng, thể tích
trọng lượng hàng, ký hiệu hàng hóa, tên nhận hàng, tên tàu vận chuyển có khớp
với B/L và Arrival Notice chưa.
Sau khi kiểm tra kỹ càng, nhân viên của KMTC sẽ in ra 3 bản và gửi cho
em 1 bản để ra bãi nhận hàng.
Bước 5: Cầm lệnh giao hàng cùng các chứng từ cần có ra cảng kéo
container hàng nhập khẩu về.
Sau khi công ty OPL logistics thông quan và thanh lý tờ khai xong cho lô
hàng của công ty vào sáng ngày 4/8, họ đã gửi cho công ty một tờ khai thông
quan kèm mã vạch đã được đóng dấu.
Chiều ngày 4/8, em sắp xếp giao cho tài xế xe container của công ty bao
gồm lệnh giao hàng, tờ khai thông quan và mã vạch đã được đóng dấu, phơi
phiếu EIR để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chở
hàng về kho.
Địa điểm bãi kho được ghi trong lệnh giao hàng D/O và thông báo hàng
đến là Công ty Cổ phần Cảng Xanh VIP
Bước 6: Dỡ hàng, điều chuyển vỏ container về bãi trả.
Vào chiều tối ngày 4/8 xe đầu kéo của công ty đã về tới kho của công ty,
em cùng bộ phận kho kết hợp sắp xếp nhân lực dỡ hàng từ container. Trước khi
dỡ hàng kiểm tra lại một lần các giấy tờ như: seal, tình trạng của container…
Không thấy sai sót ở đâu nữa thì công nhân kho bắt đầu dỡ hàng xuống. Vì đây
là nhà cung cấp lâu năm của công ty và hàng hóa không có dấu hiệu nghi vấn
lên công ty không quyết định thuê bên thứ 3 kiểm hàng.
Đến 10 giờ sáng ngày 5/8 các công nhân đã dỡ hàng hết khỏi công và đưa
vào trong kho. Em sắp xếp để tài xế xe đầu kéo của công ty kéo vỏ container về
bãi vỏ đã ghi trong D/O để trả Container.
Bước 7: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ.

36
 Sau khi hoàn tất các thủ tục của lô hàng nhập khẩu, nhiệm vụ của một nhân
viên chứng từ đã gần như hoàn thành. Chỉ còn bước cuối cùng là lưu trữ các tài
liều liên quan đến lô hàng một cách cẩn thận và khoa học nhất.
Công ty Pha Lê lưu trữ chứng từ bằng 2 hình thức:
 Thứ nhất là lưu trữ vào kho chứng từ giấy của công ty ở đây các chứng từ
của từng lô hàng được gom vào một tập ghi nhãn mác tên lô hàng, công ty xuất
khẩu và ngày nhập khẩu. Sau đó cất lên kệ chứng từ hàng hóa nhập khẩu.
 Thứ hai là lưu trữ trong hệ thống đám mây của công ty, các tài liệu liên
quan tới lô hàng nhập khẩu được đưa vào một tệp tài liệu đặt tên file theo cú
pháp Tên lô hàng-Mã hợp đồng-Công ty xuất khẩu-Ngày tháng nhập khẩu và
lưu vào Folder hàng nhập.
Ghi chú:
 Các chi phí như phơi phiếu EIR, phí lấy phiếu D/O, phí lưu kho bãi
DET/DEM có thể ứng trước và cầm hóa đơn về cho kế toán quyết toán.
 Hàng tháng nhân viên chứng từ có thể ứng trước một khoản tiền để chi trả
cho các hoạt động lấy chứng từ nhưng phải có hóa đơn để thể hiện khoản chi đó
hợp lệ.

37
 KẾT LUẬN
Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Sản xuất và Công
nghệ Nhựa Pha Lê em đã được giới thiệu về các dịch vụ logistics nói chung, quy
trình xuất/ nhập của một lô hàng, nghiệp vụ chứng từ logistics và thu mua .... tại
công ty Cổ Phần Sản xuất và Công nghệ Nhựa Pha Lê và được thầy cô, anh chị
chia sẻ nhiều tài liệu quý giá. Sự giúp đỡ hỗ trợ nhiệt tình từ các thầy cô và quý
công ty là điều em vô cùng trân quý và biết ơn.
Cơ hội thực tập lần này giúp em vận dụng những kiến thức đã được thầy cô
giảng dạy trên lớp, đề ra giải pháp để xử lí tình huống thực tế diễn ra đối với
từng lô hàng tại công ty. Kì thực tập tuy ngắn nhưng đã giúp em có được một cái
nhìn chân thực, rõ ràng hơn về ngành nghề và công việc em đang theo đuổi. Nhờ
đây mà em càng thêm hứng thú và yêu thích với ngành học của bản thân cũng
như có những định hướng cụ thể hơn cho tương lai của mình.
Đến đây em xin chân thành cảm ơn nhà trường, bộ môn đã đưa học phần
thực tập chuyên ngành vào trong chương trình học tập của chúng em, em mong
trong kì thực tập tốt nghiệp tới đây chúng em cũng sẽ nhận được sự quan tâm và
giúp đỡ tận tình từ các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn!

38
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. “Quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế-FIATA. (n.d.).
2. Điều 174 Luật Thương Mại 2005. (14/06/2005).
3. Điều 175 Luật Thương Mại 2005. (14/06/2005).
4. Điều 18 Luật Hải Quan 2014. (23/06/2014).
5. Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam 2005 . (14/06/2005).
6. Điều 3 Nghị định 163/2017/NĐ-CP. (30/12/2017).
7. Sách "Cẩm nang Logistics" do Bộ Công thương pháthành. (2018).
8. Sách “Logistics và những vấn đề cơ bản”-tác giả Đoàn Thị Hồng Vân –
NXB Lao động và xã hội (2010)

39
 PHỤ LỤC
1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

40
41
42
43
44
2. PI

45
3. Thông báo hàng đến

46
4. Hóa đơn thương mại

47
5. Danh sách đóng gói hàng hóa

6. Vận đơn
48
7. C/Q

49
50
8. Bảo hiểm

51
9. C/O

52
 NHẬN XÉT TÓM TẮT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

1. Tinh thần thái độ, sự cố gắng của sinh viên trong quá trình thực hiện Báo
cáo :
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................

2. Đánh giá chất lượng Báo cáo (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trên các
mặt: lý luận, thực tiễn, chất lượng thuyết minh và các bản vẽ):
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................

Hải Phòng, ngày tháng năm 2023

Điểm đánh giá của GVHD Giảng viên hướng dẫn

53