BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM

KHOA MARKETING – KINH DOANH QUỐC TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI ĐA
PHƯƠNG THỨC – CN HCM

Ngành đào tạo : KINH DOANH QUỐC TẾ

Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Tiến Thành

Sinh viên thực hiện : Trần Khánh Huyền
MSSV : 2087600265
Lớp : 20DKQB3

Thành phố Hồ Chí Minh, Tháng 10, năm 2023

 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA MARKETING – KINH DOANH QUỐC TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI ĐA
PHƯƠNG THỨC – CN HCM

Ngành đào tạo : KINH DOANH QUỐC TẾ

Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Tiến Thành

Sinh viên thực hiện : Trần Khánh Huyền
MSSV : 2087600265
Lớp : 20DKQB3

Thành phố Hồ Chí Minh, Tháng 10, năm 2023

 i

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đến quý thầy cô
Trường Đại học Công Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh, đặc biệt là khoa Marketing – Kinh
doanh quốc tế đã truyền đạt kiến thức, giúp em có nền tảng kiến thức để thực tập và
hoàn thiện bài báo cáo thực tập tốt nghiệp.

Đặc biệt, em xin gửi đến Thầy Nguyễn Tiến Thành, người đã tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện chuyên đề báo cáo thực tập này với lời cảm
ơn sâu sắc nhất. Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn đến Công ty TNHH Vận tải và
Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM đã tạo điều kiện cho em có cơ hội học hỏi và
tận tình chỉ dẫn em trong quá trình thực tập tại công ty.

Bằng việc ứng dụng nền tảng kiến thức đã được đào tạo tại trường trong quá trình
thực tập tại công ty, có thể nói rằng bước đầu em đã làm quen với thực tế và học hỏi
thêm được nhiều nghiệp vụ chuyên môn. Em sẽ cố gắng vận dụng và không ngừng học
hỏi để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn cho những công việc
tương lai sắp tới. cũng như kinh nghiêm cho những công việc sau này.

Trong quá trình học tập cũng như 2 tháng thực tập vừa qua, em đã tích lũy cho
bản thân được nhiều kinh nghiệm quý giá từ các anh chị đồng nghiệp. Tuy nhiên, em
vẫn còn hạn chế về mặt chuyên môn lẫn kinh nghiệm xử lý công việc thực tiễn nên sẽ
không thể tránh khỏi những thiếu sót. Chính vì vậy, em kính mong nhận được sự đóng
góp tích cực và những chia sẻ quý báu từ quý thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn!

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 10 năm 2023

Sinh viên thực tập

TRẦN KHÁNH HUYỀN

ii
iii
iv
v
 vi

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ ĐẠI
LÝ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC–CN HCM ........................................................ 3
1.1 Tổng quan thông tin doanh nghiệp ....................................................................... 3
1.1.1 Thông tin doanh nghiệp ................................................................................. 3
1.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động .................................................................. 3
1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh ..................................................................................... 3
1.2 Cơ cấu tổ chức ...................................................................................................... 4
1.2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức.................................................................................. 4
1.2.2 Nhiệm vụ thực tập.......................................................................................... 5
1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh ........................................................................... 5
1.3.1 Phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2020-2022 ..... 5
Tóm tắt chương 1 ........................................................................................................ 7
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC – CN
HCM ............................................................................................................................... 8
2.1 Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải và
Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM ................................................................. 8
2.1.1 Nghiên cứu thị trường .................................................................................... 9
2.1.2 Tìm kiếm khách hàng và chào giá ................................................................. 9
2.1.3 Đàm phán và chốt đơn hàng ........................................................................ 10
2.1.4 Tiếp nhận yêu cầu booking .......................................................................... 10
2.1.5 Đổi lệnh cấp container rỗng ......................................................................... 11
2.1.6 Tiếp nhận chứng từ, làm vận đơn nháp ....................................................... 13
2.1.7 Thanh toán, phát hành vận đơn .................................................................... 14
2.1.8 Chăm sóc khách hàng .................................................................................. 16
2.2 Ưu điểm của quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH
Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM ............................................. 17
2.2.1 Ưu điểm về nghiên cứu thị trường ............................................................... 17
 vii

2.2.2 Ưu điểm về tìm kiếm khách hàng và chào giá............................................. 17

2.2.3 Ưu điểm về đổi lệnh cấp container rỗng ...................................................... 17
2.2.4 Ưu điểm về chăm sóc khách hàng ............................................................... 17
2.3 Hạn chế của quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH
Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM ............................................. 18
2.3.1 Hạn chế về tìm kiếm khách hàng và chào giá ............................................. 18
2.3.2 Hạn chế về tiếp nhận yêu cầu booking ........................................................ 18
2.3.3 Hạn chế về đổi lệnh cấp container rỗng....................................................... 18
2.3.4 Hạn chế về tiếp nhận chứng từ, làm vận đơn nháp ...................................... 19
Tóm tắt chương 2 ...................................................................................................... 19
CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH XUẤT KHẨU
HÀNG FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI & ĐẠI LÝ
VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC ............................................................................... 20
3.1 Kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại
Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM.................... 20
3.1.1 Kiến nghị nhằm nâng cao bước tìm kiếm khách hàng và chào giá ............. 20
3.1.2 Kiến nghị nhằm nâng cao bước tiếp nhận yêu cầu booking ........................ 20
3.1.3 Kiến nghị nhằm nâng cao bước đổi lệnh cấp container rỗng ...................... 21
3.1.4 Kiến nghị nhằm nâng cao bước tiếp nhận chứng từ, làm vận đơn nháp ..... 21
3.2 Một số kiến nghị khác ......................................................................................... 22
3.2.1 Kiến nghị với công ty .................................................................................. 22
3.2.2 Kiến nghị với Nhà nước............................................................................... 22
Tóm tắt chương 3 ...................................................................................................... 23
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 24
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................... 25
 viii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT NGHĨA TIẾNG ANH NGHĨA TIẾNG VIỆT

ATD Actual time of Departure Thời gian tàu khởi hành thực tế
B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển
Booking Booking Confirmation Lệnh cấp container rỗng
CST Closing Time Giờ cắt máng
D/N Debit Note Giấy báo nợ
DEM Demurrage charge Phí lưu container tại bãi của cảng
Door - Door Giao từ kho đến kho
ĐVT Đơn vị tính
Equipment Interchange
EIR Phiếu giao nhận container
Receipt
ETA Estimated Time of Arrival Thời gian dự kiến tàu đến
Estimated Time of
ETD Thời gian dự kiến tàu chạy
Departure
FCL Full Container Load Vận tải hàng nguyên container
Thời gian miễn phí lưu cont, lưu
Free time
bãi
LOI Letter of Indemnity Thư bồi thường
Marina Logistics & Công ty TNHH Marina Logistics
MLA
Agencies & Agencies
Non-Vessel Operating Công ty kinh doanh trong lĩnh vực
NVOCC
Common Carrier cước vận tải biển
OPS Operations Nhân viên giao nhận hiện trường
POD Port Of Discharge Cảng dỡ hàng
POL Port Of Loading Cảng xếp hàng
SI Shipping Instruction Chi tiết về lô hàng
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
Transit Time Thời gian trung chuyển
VGM Verified Gross Mass Xác nhận trọng lượng hàng hóa
 ix

DANH MỤC BẢNG SỬ DỤNG

Bảng 1.1. Bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải và
Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM giai đoạn 2020-2022 ................................... 5

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty MLA .................................................................. 4

Hình 1.2. Biểu đồ thống kê tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải
và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM giai đoạn 2020-2022 .............................. 6

Hình 2.1 Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải và
Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM ..................................................................... 8

Hình 2.2 Các tuyến dịch vụ giao nhận hàng hóa khu vực Châu Á của Công ty MLA... 9

Hình 2.3 Mẫu lệnh cấp container rỗng ......................................................................... 12

Hình 2.4 Mẫu vận đơn đường biển ............................................................................... 14

Hình 2.5 Mẫu giấy báo nợ ............................................................................................ 15

 1

LỜI MỞ ĐẦU

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, ngoại thương đã và đang trở
thành một trong những yếu tố ngành dẫn đầu đối với sự phát triển chung của toàn bộ
nền kinh tế. Logistics là một ngành nghề tương đối mới tại Việt Nam nhưng đang dần
thể hiện được sức ảnh hưởng của mình, trở thành một chuỗi mắt xích lớn liên kết các
nghiệp vụ trong ngoại thương. Thực tiễn, Logistics là một phần không thể thiếu khi làm
nhiệm vụ liên kết các doanh nghiệp xuất nhập khẩu với các hãng tàu. Bên cạnh đó, xuất
nhập khẩu hàng hóa ngày càng tăng, do đó dịch vụ xuất nhập khẩu cũng ngày càng phát
triển và mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp, đem lại nguồn thu ngoại tệ không
nhỏ cho đất nước. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp sản xuất nào cũng có giấy phép
và bộ phận xuất nhập khẩu. Vì vậy, các doanh nghiệp phải tự mình lựa chọn các dịch vụ
liên quan đến vận tải hàng hóa. Nắm bắt được điều này nên ngày càng có nhiều doanh
nghiệp thực hiện các hoạt động dịch vụ xuất nhập khẩu được thành lập, cạnh tranh quyết
liệt với nhau. Trong tình hình đó, sự xuất hiện của Logistics được xem như là một bên
trung gian, là cầu nối giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu với các hãng tàu. Các đại
lí giao nhận đã ra đời trong bối cảnh như thế, trở thành một mắt xích quan trọng và cần
thiết để thúc đẩy ngành vận tải quốc tế diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Trong quá trình thực tập và làm việc tại Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải
đa phương thức – CN HCM. Một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực vận tải và
đại lý vận tải xuất khẩu hàng hóa nguyên container bằng đường biển, em nhận thấy được
để hoạt động kinh doanh lĩnh vực dịch vụ này, với sự cạnh tranh gay gắt, để tồn tại và
phát triển thì công ty luôn tạo cho mình một chiến lược riêng, một năng lực cạnh tranh
tốt nhất. Để có một cái nhìn bao quát hơn về quá trình phát triển của công ty, cách xây
dựng được chất lượng dịch vụ vận tải xuất khẩu hàng hóa nguyên container. Do đó em
đã lựa chọn thực tập ở bộ phận chứng từ của công ty MLA để tìm hiểu và nghiên cứu
quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty nói chung và hoạt động quản trị của
doanh nghiệp nói riêng nền tảng cho công việc liên quan sau này.

Để đạt được mục đích, yêu cầu đặt ra trong quá trình nghiên cứu chuyên đề báo
cáo thực tập tốt nghiệp, em đã sử dụng phương pháp thống kê: tìm kiếm, tham khảo
 2

thông tin số liệu của các bộ phận phòng ban từ đó đưa ra phân tích các số liệu thực, so
sánh, rút ra kết luận về tình hình kinh doanh tại Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận
tải đa phương thức – CN HCM. Phương pháp khảo sát: tổng hợp, ghi nhận ý kiến của
khách hàng qua mẫu khảo sát của công ty. Ngoài việc dùng phương pháp đã kể trên em
còn kết hợp sử dụng thêm phương pháp đánh giá trực quan: quan sát thực tiễn quy trình
làm việc của nhân viên trong công ty và kết hợp với kinh nghiệm thực hành làm việc để
đánh giá chất lượng đào tạo và phát triển nhân lực của công ty.

Bằng sự trải nghiệm thực tế trên cơ sở tìm hiểu, phân tích, thực hành tại Công ty
TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM. Hiểu được tầm quan trọng
và tính thiết yếu của quy trình xuất nhập khẩu được diễn ra qua rất nhiều bước nghiệp
vụ. Với mong muốn sẽ góp phần vào việc thúc đẩy xuất khẩu, cải tiến, nâng cao dịch vụ
vận tải, em xin lựa chọn đề tài “Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại
Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM” cho báo cáo
thực tập tốt nghiệp của mình với mục đích hướng đến sự phát triển mạnh hơn nữa trong
việc cung cấp dịch vụ vận tải xuất khẩu hàng hóa nhanh chóng, an toàn và nâng cao hơn
nữa hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu, bao gồm nội dung 3 chương như sau:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa
phương thức – CN HCM
Chương 2: Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH
Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM
Chương 3: Kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường
biển tại Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM
 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY TNHH

VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC–CN HCM

1.1 Tổng quan thông tin doanh nghiệp

1.1.1 Thông tin doanh nghiệp

Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM là một trong những
công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam. Trong suốt những năm hoạt động, công ty đã
không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng quy mô và phát triển mạnh mẽ trên
thị trường trở thành đối tác tin cậy của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Tên công ty: Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – Chi nhánh HCM
Tên quốc tế: Marina Logistics & Agencies Company Limited (MLA)
Logo công ty:

Địa chỉ trụ sở: Tầng 2, số 217 Nguyễn Văn Thủ, phường Đa Kao, quận 1, Tp.HCM
Người đại diện pháp luật: Vũ Doãn Hạnh
Mã số thuế: 0105430472-002
Điện thoại: +84.8.38221170
Fax: +84.8.38221180
Email: importhcm@marina-logistics.com
Website: https://marina-logistics.com

1.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động

Công ty MLA có chức năng chính là đại lý (NVOCC) cho các hãng tàu ở trong
nước và hãng tàu/ NVOCC nước ngoài, hoạt động trong những lĩnh vực như sau: Dịch
vụ kho bãi và gom hàng hóa. Dịch vụ vận tải, logistics, chuyên chở hàng dự án, hàng
siêu trường, siêu trọng. Dịch vụ NVOCC và Forwarding. Dịch vụ hàng CY-CY. Dịch
vụ hàng Door-Door.

1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh

Tầm nhìn: Trở thành công ty cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu Việt Nam.
 4

Sứ mệnh: Marina tận tâm xây dựng nền tảng logistics hoàn hảo nhằm kết nối khách
hàng trong nước và trên thế giới góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành logistics
Việt Nam. Chúng tôi cam kết đồng hành và phát triển cùng khách hàng bằng cách cung
cấp các giải pháp logistics tối ưu, hiệu quả và đáng tin cậy.

1.2 Cơ cấu tổ chức

1.2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức

MLA sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức chức năng để quản lý nhân sự trong công
ty. Trong cơ cấu này, mỗi vị trí đảm nhận vai trò, chức vụ riêng để nhằm đạt được mục
tiêu, nhiệm vụ chung mà từng bộ phận và công ty đã đề ra.

Tổng Giám
đốc

Ban lãnh đạo

Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận

Kinh doanh Kế toán- Thương vụ Chứng từ Logistics Chăm sóc
Nhân sự khách hàng
Trần Khánh Huyền

Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty MLA

(Nguồn: Bộ phận kế toán)

Ban lãnh đạo: Đưa ra quyết định và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh. Ban
hành các quy chế quản lý nội bộ. Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý.
Bộ phận Kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu, chào
giá dịch vụ của công ty, đàm phán với các hãng tàu về lịch tàu về giá cước. Bên cạnh
đó, nghiên cứu và thu thập thông tin về thị trường, giá cả vận chuyển, đối thủ cạnh tranh.
Bộ phận Logistics: Thường xuyên theo dõi, cập nhật và thông báo cho các bộ phận
khác các thông tin liên quan đến conatainer ra vào tại depot, tình trạng lượng container
rỗng. Giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến container.
Bộ phận Chứng từ: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận thương vụ quản lý lưu trữ chứng từ.
Theo dõi tiến độ của lô hàng, liên hệ với khách hàng để thông báo những thông tin cần
 5

thiết về lô hàng. Theo dõi booking hàng hóa, thông báo lịch trình tàu đi, tàu đến cho
khách hàng, chịu trách nhiệm phát hành/ sửa vận đơn, giải phóng hàng cho khách hàng.
Bộ phận Thương vụ: Xử lý các vấn đề về hợp đồng và giấy tờ có liên quan đến lô hàng
xuất nhập khẩu. Gửi các công văn đến cho khách hàng một cách chính xác và kịp thời.
Bộ phận Kế toán – Nhân sự: Phụ trách công việc thu chi của công ty, hoạch toán đầy
đủ các số liệu trong công ty, cung cấp các số liệu, báo cáo số liệu chính xác định kỳ.
Bộ phận Chăm sóc khách hàng: Phát hành lệnh cấp và hạ container cho khách hàng,
giải đáp các câu hỏi, thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả; giữ
mối quan hệ tốt với khách hàng và các đối tác.

1.2.2 Nhiệm vụ thực tập

Tại công ty, em đang thực tập ở bộ phận chứng từ, đảm nhiệm những công việc:
theo dõi đơn hàng, kiểm tra chứng từ, đối chiếu công nợ. Phối hợp với các bên và các
bộ phận liên quan trong quá trình theo dõi đơn hàng để hoàn thành kịp thời, chính xác.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ theo quy định.

1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh

1.3.1 Phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2020-2022

Bảng 1.1. Bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận
tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM giai đoạn 2020-2022
2020 – 2021 2021 – 2022
Năm 2020 2021 2022
Mục  %  %

Doanh thu 14,304 28,865 40,301 14,561 101,8 11,436 39,6

Chi phí 13,525 26,843 38,795 13,318 98,5 11,952 44,5

Lợi nhuận 0,779 2,021 1,505 1,242 159,4 -0,516 -25,5

Đơn vị tính: tỷ VNĐ

(Nguồn: Bộ phận kế toán)
 6

45
40,301
38,795
40
35
28,865
30 26,843
25
20
14,30413,525
15
10
5 2,021 1,505
0,779
0
2020 2021 2022

Doanh thu Chi phí Lợi nhuận

Hình 1.2. Biểu đồ thống kê tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH
Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM giai đoạn 2020-2022
Đơn vị tính: tỷ VNĐ
(Nguồn: Bộ phận kế toán)

1.3.2 Nhận xét hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2020-2022

Giai đoạn 2020-2021, năm 2021 tổng doanh thu tăng khá mạnh 101,8% so với
năm 2020 nhưng chi phí cũng tăng nhanh không kém với 98,5% so với năm 2020 khiến
cho lợi nhuận có tăng nhưng không nhiều. Việc này có thể được giải thích do công ty
đang trong quá trình hoàn thiện, mở rộng quy mô, đầu tư xây dựng thêm cơ sở vật chất,
nhân sự công ty được tuyển thêm và đào tạo chuyên sâu hơn từ đó có thể tiếp nhận được
đơn hàng từ nhiều khách hàng hơn. Từ đó thấy được công ty MLA đã tập trung và thực
hiện có hiệu quả một cách triệt để các mục tiêu ưu tiên: tập trung vào khách hàng quan
trọng, dịch vụ cung cấp hoàn hảo ở mọi công đoạn, phát triển nguồn nhân lực. Thêm
vào đó, tại thị trường Việt Nam nhiều vấn đề nảy sinh từ chính hệ thống thương mại và
hệ thống logistics kém phát triển, chi phí cầu đường lớn, các trạm thu phí lại có xu hướng
mọc lên trên các tuyến giao thông huyết mạch của nền kinh tế, làm cho chi phí logistics
tăng cao.

Giai đoạn 2021-2022, năm 2022 doanh thu của công ty tuy không tăng mạnh như
năm 2021, cụ thể tăng 39,6% so với năm 2021, nhưng do công ty đã được ổn định về
 7

trang thiết bị, cũng như nhân sự, hệ thống thương mại, logistics Việt Nam được tối ưu
hóa hơn nên chi phí có phần được giảm bớt chỉ tăng 44,5% so với năm 2021. Những
tháng đầu năm 2022, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu tại Việt Nam có phần tăng so với
cùng kỳ những năm trước, cho đến quý 3 năm 2022, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của
cả nước bắt đầu giảm do tình hình dịch bệnh Covid-19 kéo dài. Do đó, có thể thấy được
ảnh hưởng nghiêm trọng sau đại dịch Covid-19 khiến nhu cầu vận chuyển hàng hóa bị
hạn chế, tình hình kinh doanh của công ty đang có xu hướng giảm và tình hình xuất nhập
khẩu của cả nước cũng đang giảm, thị trường cần thời gian phục hồi sau đại dịch. Vì
vậy, công ty cần phấn đầu hơn nữa và lập kế hoạch kinh doanh cụ thể để có thể duy trì
lợi nhuận trong 6 tháng đầu và phát triển ở những tháng cuối năm 2023.

Có thể thấy rằng, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần
đây có những nhiều biến động tuy nhiên công ty vẫn hoạt động tương đối hiệu quả, tốc
độ tăng trưởng của công ty tương đối cao và ổn định qua các năm. Bên cạnh những khó
khăn của nền kinh tế, tập thể cán bộ nhân viên công ty vẫn nỗ lực nhằm khắc phục những
khó khăn của nền kinh tế trong nước cũng như trên thế giới. Từ đó dễ nhận thấy tiềm
lực tài chính cũng như năng lực kinh doanh của MLA là khá cao, hơn nữa nó cũng chứng
tỏ công ty đã có những chính sách và biện pháp kinh doanh phù hợp để kiểm soát và
phát triển hơn nữa từ đó mang lại hiệu quả tốt nhất cho công ty.

Tóm tắt chương 1

Chương 1 giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa
phương thức – CN HCM. Khái quát về những thông tin chung như giới thiệu tổng quan
về công ty, chức năng và lĩnh vực hoạt động, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Tìm
hiểu thông tin về các sản phẩm dịch vụ công ty đang kinh doanh và cơ cấu tổ chức công
ty nơi thực tập. Tìm hiểu về tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm
2020 đến năm 2022, từ đó nắm bắt được tình hình hoạt động chung, mức tăng trưởng
của công ty trong thị trường, làm nền tảng đưa ra phân tích nhận xét về kết quả hoạt
động kinh doanh của công ty.
 8

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG FCL BẰNG

ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ
VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC – CN HCM

2.1 Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải và
Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM

Công ty luôn bám chặt quy trình lý thuyết đưa ra để áp dụng vào thực tế, các
bước cũng như thứ tự thực hiện từng bước ở trong thực tế có những điểm tương đồng
nhất định so với lý thuyết. Điều này cho thấy quy trình của công ty được thực hiện một
cách nghiêm túc, khoa học và bài bản. Qua đó thể hiện được tính minh bạch, rõ ràng
trong hệ thống quy trình của công ty. Việc phân chia từng bước một cách có hệ thống
như vậy giúp cho việc sắp xếp và lưu trữ giấy tờ, chứng từ trở nên tương đối dễ dàng.
Điều này sẽ giúp cho việc tìm kiếm, truy lục lại chứng từ không gặp nhiều trở ngại và
tốn nhiều thời gian. Tuy bám sát với lý thuyết nhưng các bước vẫn được cân đối thực
hiện một cách phù hợp, không quá cứng nhắc theo khuôn khổ. Không phải đối với mọi
đơn hàng, các bước đều cần phải được thực hiện theo trình tự thời gian nhất định. Đối
với từng đối tượng khách hàng khác nhau, các loại hàng hóa khác nhau và từng tình
huống, các bước thực tế có thể thay đổi linh hoạt nhưng không đáng kể và vẫn nằm trong
sự kiểm soát tốt của công ty.

Tìm kiếm Tiếp nhận

Nghiên cứu Đàm phán và
khách hàng yêu cầu
thị trường chốt đơn hàng
và chào giá booking

Thanh toán, Tiếp nhận

Chăm sóc Đổi lệnh cấp
phát hành chứng từ, làm
khách hàng container rỗng
vận đơn vận đơn nháp

Hình 2.1 Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận
tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM
(Nguồn: Bộ phận kinh doanh)
 9

2.1.1 Nghiên cứu thị trường

Ở bước đầu tiên, nhân viên bộ phận kinh doanh cần thực hiện việc nghiên cứu,
thu thập thông tin tình hình thị trường đối với các tuyến khu vực Châu Á mà MLA đang
triển khai, tập trung cũng như dự định sẽ mở thêm. Công ty chuyên khai thác ở mảng
cung cấp dịch vụ vận chuyển container, do đó đối thủ cạnh tranh chủ yếu là các công ty
chuyên làm đại lý cho hãng tàu và đại lý của NVOCC. Thu thập từ thị trường, hiện nay
MLA cạnh tranh trực tiếp với gần 50 NVOCC lớn nhỏ có cùng tuyến dịch vụ và một số
hãng tàu khai thác các tuyến mà MLA đang chạy, điều này đã đặt ra cho MLA những
thách thức và lợi thế nhất định. Thực hiện khảo sát các đối thủ cạnh tranh về: giá cả, lịch
tàu, transit time, số lần chuyển tải, free time,.... Qua đó, phân tích và đánh giá các tuyến
đang là thế mạnh của MLA, các tuyến chưa thực sự cạnh tranh từ đó đưa ra các phương
án tìm kiếm và tiếp cận khách hàng một cách chính xác, hiệu quả cũng như có những đề
xuất điều chỉnh giá phù hợp với tình hình thị trường.

Cảng xếp hàng Quốc gia (Châu Á) Cảng dỡ hàng

Singapore Singapore
Indonesia Jarkata, Surabaya, Semarang, Batam
Malaysia West Port Klang, Pasir Gudang, Penang
Philippines North Manila
Bangladesh Chattogram
Hồ Chí Minh
Nhava Sheva, Mundra, Chennai, Kolkata,
India
Pipavav, Cochin, Tuticorin, All ICD
Dubai Jebel Ali
Pakistan Karachi
Iran Bandar Abbas

Hình 2.2 Các tuyến dịch vụ giao nhận hàng hóa khu vực Châu Á của Công ty MLA
(Nguồn: Bộ phận kinh doanh)

2.1.2 Tìm kiếm khách hàng và chào giá

Sau khi khoanh vùng được thị trường chuyên sâu mà công ty muốn hướng đến.
Bắt đầu tìm kiếm nguồn khách hàng: chủ yếu là các công ty forwarder, các nhà máy,
nhà cung cấp có nhu cầu vận chuyển hàng hoá đi các tuyến khu vực Châu Á. Tập trung
tìm kiếm thông tin qua các website như yellowpages, phaata,... hay qua các trang mạng
 10

xã hội như LinkedIn, hội nhóm facebook,... Thu thập các thông tin liên hệ như số điện
thoại, email, địa chỉ, văn phòng đại diện và các chi nhánh để liên hệ khách hàng.

Thông qua danh sách khách hàng có được, tiến hành kế hoạch liên hệ khách qua
zalo, email như giới thiệu sơ bộ về công ty mình, chào giá lịch tàu các tuyến và dịch vụ
bên mình đang khai thác. Đồng thời, liên hệ đối tác xin feedback dịch vụ để duy trì mối
quan hệ và tìm hiểu kỹ hơn về các tuyến chính, lượng hàng của khách hàng và yêu cầu
cũng như các đối tác hiện tại của khác hàng là ai (giá cả, lịch trình, transit time, free
time, local charge,...) từ đó đưa ra chiến lược phù hợp.

2.1.3 Đàm phán và chốt đơn hàng

Sau khi tiến hành chào giá nếu:

+ Khách hàng không có phản hồi, nhân viên kinh doanh cần liên hệ lại sau 1-2 ngày để
xin feedback về giá, transit time, lịch tàu và thời gian đóng hàng có phù hợp với nhu cầu
của khách hàng, còn thiếu sót ở đâu nhằm đưa ra phương án phù hợp, kịp thời.
+ Khách hàng có nhu cầu sẽ bắt đầu feedback và thương lượng về mức giá, free time,
loại container, quy cách đóng hàng, cảng đi, cảng đến, dịch vụ sử dụng,...

Nhân viên bộ phận kinh doanh xem xét tính hợp lý của các điều kiện khách hàng
đưa ra. Sau đó thực hiện trao đổi, thương lượng, đàm phán với khách hàng, đồng thời
kiểm tra với các bên liên quan để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Nếu thương
lượng thành công, khách chấp nhận giá và đồng ý lấy booking, hướng dẫn khách hàng
gửi mail cho bộ phận chăm sóc khách hàng với đầy đủ các thông tin như: người gửi,
người nhận, cảng đi, cảng đến, thời gian tàu chạu, tên hàng, loại hàng, số lượng
container, loại container, giá cả, trọng lượng, thể tích.

2.1.4 Tiếp nhận yêu cầu booking

Sau khi hoàn thành thỏa thuận về các điều kiện, giá cả cũng như những yêu cầu
của khách hàng với bộ phận kinh doanh khách hàng và ký kết hợp đồng thực hiện dịch
vụ với công ty. Bộ phận kinh doanh hướng dẫn khách hàng gửi mail cho công ty để yêu
cầu booking. Bộ phận kinh doanh cung cấp những thông tin và kế hoạch của khách hàng
đến cho bộ phận chăm sóc khách hàng, còn đối với trường hợp những khách hàng đã ký
 11

hợp đồng dài hạn với MLA thì có thể gửi yêu cầu trực tiếp đến bộ phận chăm sóc khách
hàng mà không cần thông qua bộ phận kinh doanh.

Nhận mail thông tin booking từ người gửi hàng thì nhân viên bộ phận chăm sóc
khách hàng có nhiệm vụ nắm bắt các thông tin của lô hàng như người gửi, người nhận,
thông tin hàng hoá (tên, số lượng, trọng lượng, thể tích, cảng đi, cảng đến, dịch vụ sử
dụng,..). Sau đó, nhân viên chăm sóc khách hàng cập nhật trên hệ thống thông tin nội
bộ để tiện theo dõi và quản lý lô hàng, cũng như để các bộ phận quản lý có thể dễ dàng
tìm kiếm, cập nhật và theo dõi thông tin của từng lô hàng. Nhân viên dựa vào thông tin
về lô hàng do khách hàng cung cấp, kiểm tra lịch tàu của các hãng tàu để tìm ra lịch
trình phù hợp, thu xếp kế hoạch để đăng ký đặt chỗ với hãng tàu. Khi có được xác nhận
đặt chỗ từ hãng tàu, nhân viên chăm sóc khách hàng phát hành booking cho khách hàng.
Lưu ý cần kiểm tra tình hình vỏ container với bộ phận Logistics trước khi cấp booking
cho khách. Lấy số booking theo form có sẵn để logistics cùng theo dõi, cập nhật lên báo
cáo booking của công ty và cập nhật thông tin lô hàng cho các bên liên quan.

2.1.5 Đổi lệnh cấp container rỗng

Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ cung cấp lệnh cấp container rỗng để khách hàng
hoàn thành việc đóng hàng và vận chuyển container hàng ra cảng chờ xuất tàu. Sau khi
khách hàng nhận thông chi tiết theo lệnh cấp container rỗng. Đối với trường hợp này,
cont rỗng được cấp ở depot Greenlogs nên khách hàng sẽ phải mail thông tin nhà xe cho
công ty MLA để duyệt lệnh cấp cont rỗng và seal tại depot. Thu xếp xe đầu kéo vận
chuyển container rỗng từ cảng về nơi đóng hàng theo các bước xuất trình các giấy tờ
liên quan như giấy giới thiệu, lệnh cấp container rỗng của hãng tàu cho cảng, thanh toán
phí nâng container rỗng cho cảng, sau đó tiến hành bàn giao kĩ điều kiện vệ sinh - kỹ
thuật của container trước khi xe đi về nơi đóng hàng, kiểm tra tình trạng container rỗng
và niêm phong chì (Seal), ký giấy tờ giao nhận container với cảng (EIR), vận chuyển
container rỗng về nơi đóng hàng theo kế hoạch, tiến hành đóng hàng theo trình tự yêu
cầu của loại hàng, đóng chất hàng hóa vào container gọn gàng. Khách hàng làm hư hỏng
hay thất lạc container sẽ phải bồi thường theo đúng quy định của hãng tàu. Free time
xác nhận với khách phải được sự chấp thuận của Sales. Nếu khách muốn hạ container
về cảng sớm hơn thời gian được miễn thì sẽ phải chịu phí hạ bãi sớm và các phí liên
 12

quan. Nhân viên dựa theo booking, nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container
hàng cũng như thanh lý đúng thời gian trước giờ cắt máng Closing time.

Hình 2.3 Mẫu lệnh cấp container rỗng

(Nguồn: Bộ phận chứng từ)

Trong quá trình này, nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng vẫn luôn giữ liên
lạc, phối hợp với khách hàng để hỗ trợ khách hàng trong quá trình lấy container rỗng,
 13

vận chuyển cũng như để cập nhật thông tin về các mốc trong quá trình vận chuyển lô
hàng. Trước ngày tàu chạy 3 ngày, kiểm tra tình hình cấp container đóng hàng của khách
để chốt số lượng với OPS. Trước ngày tàu chạy 2 ngày, gửi list container/ VGM đầy đủ
cho OPS, hoặc gửi đúng deadline của OPS yêu cầu. Tùy từng yêu cầu của bộ phận khai
thác có thể gửi list qua mail hoặc upload trên hệ thống của hãng tàu, nhưng phải có xác
nhận của OPS để tránh việc không vào list xuất đầy đủ, rớt container của khách. List
container phải thể hiện đúng các thông tin: shipper, cảng hạ, cảng đến, transit,… Đặc
biệt chú ý các thông báo về thay đổi cảng, giờ tàu của OPS để cập nhật kịp thời cho
khách hàng và bộ phận Logistics. Sau khi tàu chạy yêu cầu các bên OPS gửi loading
confirm, chậm nhất là 1 ngày sau ngày ATD.

2.1.6 Tiếp nhận chứng từ, làm vận đơn nháp

Khách hàng gửi các chứng từ cần thiết cho việc xuất khẩu lô hàng, đồng thời gửi
chi tiết vận đơn – SI (Shipping Instruction) chi tiết này bao gồm các thông tin liên quan
đến người gửi, người nhận, loại hàng, quy cách hàng hóa, trọng lượng, khối lượng, các
yêu cầu khác,…

Nhận thông tin chi tiết của lô hàng (SI) từ khách hàng, xác định và chọn lọc thông
tin khách hàng đã cung cấp. Tạo code khách hàng (nếu hệ thống chưa có thông tin khách
hàng) trên hệ thống. Khi làm bill các code khách hàng phải được dùng chuẩn để tránh
sai sót khi truyền EDI tại POD, phát sinh phí sửa. Nhân viên chăm sóc khách hàng theo
dõi cập nhật số cont và số seal chính xác và tổng hợp các SI, VGM của khách hàng để
làm list xuất và SI gửi xác nhận cho hãng tàu đúng hạn.

Nhân viên bộ phận chứng từ dựa vào thông tin SI của khách hàng, tiến hành cập
nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý để làm BL bản nháp. Khi làm bill nếu các thông tin
số cont/seal/term of payment bất thường phải kiểm tra lại và làm rõ với khách hàng.
Thường xuyên cập nhật những thay đổi về tàu ETD/ ETA cho khách hàng trong quá
trình vận chuyển. Địa chỉ Consignee phải ở POD, nếu khách muốn thể hiện khác POD
thì hỏi khách có làm Switch BL cho lô hàng này không. Trong trường hợp các shipper
trên bill khác với bên booking yều cầu khách ký LOI và lưu hồ sơ. Gửi BL nháp và
Debit Note cho khách hàng để khách hàng kiểm tra và yêu cầu khách hàng xác nhận
 14

thông tin chính xác của vận đơn. Sau khi nhận được sự xác nhận từ khách hàng, nhân
viên bộ phận chứng từ tiếp tục hoàn thiện làm chi tiết vận đơn chủ và các yêu cầu của
khách hàng.

2.1.7 Thanh toán, phát hành vận đơn

Hình 2.4 Mẫu vận đơn đường biển

(Nguồn: Bộ phận chứng từ)
 15

Nhân viên bộ phận chứng từ theo dõi thông tin cập nhập lịch tàu để xác định ngày
tàu chạy thực tế và phát hành vận đơn chính thức gửi cho khách hàng qua email. BL gốc
chỉ được phát hành sau khi đã có loading confirm của OPS. Bộ BL gốc chỉ được phát
hành một lần, có yêu cầu sửa đổi phải thu hồi lại bộ cũ trước khi phát hành bộ mới. Công
ty có thể phát hành 2 loại BL là BL gốc và Surrender BL, tùy theo nhu cầu của khách
hàng. Sau khi khách thanh toán và sau khi tàu chạy, nếu khách hàng lấy BL gốc, nhân
viên giao nhận của khách hàng sẽ tới văn phòng công ty để lấy BL gốc (gồm: 3 BL bản
gốc và 3 bản copy), còn khách hàng muốn Surrender BL thì chỉ cần viết yêu cầu qua
mail cho bộ phận chứng từ của công ty. Nhân viên chứng từ gửi thông báo thả hàng kèm
BL gốc bản mềm hoặc BL Surrendered họ có thể cập nhật thông tin ngày tàu chạy, và
xác định ngày hàng tới nhận hàng hoặc tiếp tục chuyển tải đến POD.

Hình 2.5 Mẫu giấy báo nợ

(Nguồn: Bộ phận chứng từ)
 16

Sau khi tàu chạy, nhân viên phòng thương vụ kiểm tra danh, xác minh lại các
điều khoản thanh toán khi khách hàng đăng ký booking cho lô hàng. Trong lô hàng này
cước phí dịch vụ thanh toán tại cảng xếp nên công ty gửi Debit Note để yêu cầu khách
hàng thanh toán các khoản phí. Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin xuất hóa đơn
khi nhận được debit note. Nhắc nhở khách hàng nhận hóa đơn gốc tại văn phòng MLA
đúng hạn. Yêu cầu khách hàng thu xếp thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày tàu
chạy, quá hạn sẽ bị tính phí chậm thanh toán như sau: sau 10 ngày tính 500.000 VND/lô,
sau 20 ngày tính 800.000 VND/lô, sau 30 ngày tính 1.000.000 VND/lô. Bộ phận Thương
vụ sẽ theo dõi, kiểm tra nhận đúng số tiền, thông tin chuyển khoản. Đồng thời, bộ phận
Kế toán chịu trách nhiệm trong việc lưu trữ hồ sơ thanh toán và tổng kết các khoản cấn
trừ của lô hàng. Tiếp đó, nhân viên chứng từ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận
chuyển: người gửi hàng, người nhập hàng, tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến, ngày
đi, ngày dự kiến đến, số vận đơn, loại vận đơn cho đại lý cảng dỡ để theo dõi tiếp lô
hàng.

2.1.8 Chăm sóc khách hàng

Khi kết thúc một lô hàng, việc khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ của công ty
nữa không là vô cùng quan trọng, nhận ra điều đó, công ty luôn có các chính sách hậu
mãi để xúc tiến khách hàng đi hàng nhiều hơn cho lần sau. Công ty luôn chú trọng vào
đội ngũ nhân viên nên thường xuyên có chính sách training cho nhân viên công ty để
nâng cao nghiệp vụ, cũng như để giải quyết vấn đề một cách tối giản, nhanh chóng và
chuyên nghiệp. Tổ chức các buổi rèn luyện, họp mặt định kỳ trong công ty theo quý
nhằm phổ cập hướng phát triển mới của công ty. Yêu cầu nhân viên hoàn thành bảng
đánh giá cá nhân theo quý nhằm nắm được chất lượng công việc được giao và mong
muốn của nhân viên. Nhân viên công ty luôn được đào tạo phục vụ khách hàng luôn
nhiệt tình, thân thiện với khách, luôn tư vấn cho khách hàng những vấn đề mà họ còn
khúc mắc để lô hàng đi được thông suốt. Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn
cao: hoàn thành quy trình nhanh chóng và đáp ứng đầy đủ theo yêu cầu khách hàng.
Thêm vào đó là chính sách vẫn luôn quan tâm tới khách hàng khi lô hàng đã hoàn tất và
cho dù họ có đi hàng lần sau hay không, bất kì phản hồi nào của khách hàng cũng được
công ty ghi nhận để liên tục cải tiến, nâng cao nghiệp vụ của nhân viên của công ty.
 17

2.2 Ưu điểm của quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty
TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM
2.2.1 Ưu điểm về nghiên cứu thị trường

Bước này giúp doanh nghiệp thu thập, xử lý, nắm bắt toàn bộ các thông tin liên
quan đến khách hàng, thị trường, doanh nghiệp đối thủ. Nghiên cứu thị trường cũng giúp
giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong mỗi quyết định của doanh nghiệp. Việc
nghiên cứu thị trường một cách kỹ lưỡng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhìn thấy được
những khó khăn mà mình sẽ gặp, những thứ mà đối thủ có thể làm hay những lối đi có
thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhân lực và tiền của. Ngoài ra, nhân sự trong công
ty còn khá trẻ đây là điểm mạnh của công ty trong việc nắm bắt xu hướng thay đổi thị
trường, dễ dàng áp dụng công nghệ thông tin giúp cho năng lực cạnh tranh trên thị trường
tốt hơn, tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.

2.2.2 Ưu điểm về tìm kiếm khách hàng và chào giá

Công ty có một lượng khách hàng quen thuộc, tin tưởng dịch vụ của công ty vì
thế luôn duy trì được lượng khách hàng ổn định. MLA là đại lý cho 5 NVOCC, 2 hãng
tàu, và đại lý cho hãng tàu nội địa, nên luôn được ưu ái hỗ trợ cập nhật thông tin nhanh
chóng từ các đại lý về thị trường cũng như có được mức giá vận chuyển ưu đãi giúp
công ty cạnh tranh với các công ty trong ngành.

2.2.3 Ưu điểm về đổi lệnh cấp container rỗng

Công ty đã ký kết mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với một số đối tác uy tín (KCA,
RCL, PIL, WANHAI, X-PRESS,...) nên được hỗ trợ khá tốt trong vấn đề kho bãi
container, cấp/hạ container, cho container lên tàu và rời đi đúng hạn. Do đó, MLA thực
hiện khá tốt trong việc đảm bảo container được chuyển lên tàu an toàn, linh động trong
việc cung cấp dịch vụ vận chuyển container.

2.2.4 Ưu điểm về chăm sóc khách hàng

Việc công ty thường xuyên tổ chức các sự kiện tri ân khách hàng, tặng biếu quà
như lịch vào mỗi dịp cuối năm, cũng góp phần giữ chân khách hàng. Điều này phần nào
tạo niềm tin cho khách hàng cũ quay lại sử dụng dịch vụ của công ty, và khi mối quan
 18

hệ được xây dựng tốt, các bước về sau sẽ diễn ra dễ dàng hơn và việc tranh chấp, khiếu
nại cũng dễ dàng xử lý hơn. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên của công ty luôn tạo mối
quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

2.3 Hạn chế của quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH
Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM
2.3.1 Hạn chế về tìm kiếm khách hàng và chào giá

Bộ phận kinh doanh bán hàng của công ty còn chưa được mở rộng, vẫn còn ít
nhân viên bán hàng, khách hàng thường còn phụ thuộc vào đại lý chỉ định, hay khách
hàng thân thiết của công ty vẫn còn chưa nhiều, việc phần lớn công ty còn trông cậy vào
lượng khách hàng thân quen là một rủi ro không hề nhỏ.

Việc tìm kiếm khách hàng mới diễn ra còn khá yếu kém và chưa đủ cạnh tranh
để so với những công ty lớn khác trong cùng ngành. Cách thức liên hệ khách hàng vẫn
còn đơn giản, chỉ dừng ở mức tìm kiếm thông tin về khách hàng dựa trên cơ sở khách
hàng đó có xuất khẩu trên tuyến hàng hải chủ lực của công ty, hoặc xuất khẩu loại hàng
hóa mà MLA chiếm ưu thế. Dữ liệu lấy được qua các trang tìm kiếm thông thường vẫn
còn chưa đủ lớn và đáng tin cậy.

2.3.2 Hạn chế về tiếp nhận yêu cầu booking

Công ty chưa áp dụng hệ thống đặt booking trên trang web, còn quản lí thủ công
qua các mail nên việc chuyển booking cho khách hàng còn bị chậm trễ, hay bị lạc email
không nhận được đặt booking của khách hàng kịp thời. Việc không có hệ thống cụ thể
dẫn đến việc đặt chỗ diễn ra có phần không được rõ ràng và chính xác. Hơn nữa là nhân
viên lấy booking với hãng tàu thì phải đợi xác nhận của bên hãng tàu về chỗ, và cũng
như xác nhận chỗ tàu nối của Agent tại nước ngoài, được sự xác nhận thì nhân viên mới
cấp booking cho khách hàng nên gây ra sự chậm trễ.

2.3.3 Hạn chế về đổi lệnh cấp container rỗng

Container của đại lí công ty vẫn còn chưa được tốt, vẫn còn container xấu, không
đáp ứng được điều kiện đóng hàng của khách hàng, khiến cho khách hàng phải đổi
container tốn thêm nhiều chi phí đổi trả. Tình trạng container bị xuống cấp ảnh hưởng
 19

sâu sắc đến quá trình vận chuyển và chất lượng hàng hóa của khách hàng. Do vận chuyển
hàng nặng như hàng thép cuộn, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng vỏ container, phát sinh
nhiều chi phí trong việc vệ sinh sửa chữa container. Bên cạnh đó vào thời gian cao điểm,
lượng container rỗng vẫn còn thiếu nhiều, dẫn đến tình trạng khách hàng đặt chỗ nhưng
không có container rỗng để khách hàng đóng hàng.

2.3.4 Hạn chế về tiếp nhận chứng từ, làm vận đơn nháp

Mặc dù công ty có hệ thống làm BL của 3 agent trên website: ZEALIT system,
http://ipact.kcargoagencies.com/, https://svm.mellship.com/login/, nhưng hệ thống vẫn
chưa được tối ưu hóa, hệ thống hay bị treo, không chỉnh sửa được, thao tác còn nhiều
công đoạn khó khăn, nhân viên cần thật sự lành nghề và hiểu hệ thống nên việc làm BL
còn nhiều khó khăn, chậm trễ làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của công ty. Còn
các đại lý còn lại chưa có hệ thống làm BL riêng, vẫn còn làm thủ công qua excel, nhưng
vẫn có sự khó khăn đồng bộ hóa nhất định giữa công ty với đại lý. Hàng hóa chuyển tải
bị Hải quan cảng chuyển tải tạm giữ kiểm tra chứng từ và kiểm hóa (nếu cần), việc này
ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng hóa của khách hàng và bị phát sinh thêm chi
phí kiểm hóa.

Tóm tắt chương 2

Khác với thông tin chung được trình bày ở chương 1 mang tính lý thuyết tương
đối thì ở chương 2 chúng ta đã tìm hiểu cụ thể cách thức thực hiện quy trình xuất khẩu
hàng FCL bằng đường biển, giúp ta hình dung và dễ dàng nắm được các bước thực hiện
quy trình và những điểm cần chú ý trong các bước thực hiện đó. Đây là chương trọng
tâm của đề tài vì qua việc phân tích quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại
Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM thì có thể nhận
thấy được những thuận lợi cũng như những khó khăn, vấn đề còn tồn đọng mà công ty
đang gặp phải trong quá trình cung cấp dịch vụ.
 20

CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH

XUẤT KHẨU HÀNG FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
TY TNHH VẬN TẢI & ĐẠI LÝ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC

3.1 Kiến nghị nhằm nâng cao quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại
Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM
3.1.1 Kiến nghị nhằm nâng cao bước tìm kiếm khách hàng và chào giá

Hiện nay công ty chỉ tìm kiếm qua một số trang web để có được khách hàng mà
vẫn chưa đi sâu vào marketing trên các nền tảng mạng xã hội. Khách hàng mục tiêu của
công ty cũng thường là người chủ động. Vì vậy, công ty cần đầu tư vào hoạt động
marketing trên các nền tảng mạng xã hội như tối ưu hóa công cụ tìm kiếm Facebook
bằng cách quảng cáo trên Facebook giúp tăng số lượt thích trên trang của công ty và thu
hút sự quan tâm của người dùng với các dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Đối với các
nội dung mà công ty chia sẻ trên Facebook sẽ tập trung vào những nội dung thú vị và
hữu ích, các nội dung khuyến khích người xem có thể chia sẻ. Điều này giúp công ty có
thể quảng bá thương hiệu của mình mà không mất thêm chi phí nào cả.

Và khuyến nghị rằng ngoài việc tìm kiếm khách hàng qua Internet, nhân viên
kinh doanh cũng cần có hành động cụ thể hơn bằng cách tìm kiếm và gặp gỡ khách hàng
trực tiếp tại các hội chợ, hội thảo, diễn đàn, triễn lãm có liên quan đến xuất nhập khẩu,...
việc này góp phần tạo dựng lòng tin cho khách hàng mới tốt hơn nhiều so với việc trao
đổi qua điện thoại, email. Khi gặp mặt trực tiếp, nhân viên cũng dễ dàng thuyết phục,
giới thiệu với khách hàng về dịch vụ của công ty hơn bằng cách đưa ra các ưu điểm và
lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

3.1.2 Kiến nghị nhằm nâng cao bước tiếp nhận yêu cầu booking

Cùng với hướng phát triển mạnh của công ty trong nhiều năm tới, đồng nghĩa với
việc các đơn hàng và lượng khách hàng sẽ tăng lên, vì vậy công ty cần áp dụng triệt để
các phần mềm ứng dụng công nghệ kỹ thuật để việc quản lý trở nên thuận tiện và dễ
dàng hơn. Đồng thời nâng cao năng lực quản lý cũng là cách để phát triển và tăng sức
cạnh tranh của công ty. Tận dụng hát huy lợi thế công ty có đội ngũ IT riêng, nên sẽ
 21

triển khai tạo phần mềm hệ thống đặt booking qua web. Thay vì bộ phận chăm sóc khách
hàng hiện tại còn phải dùng còn sử dụng cách quản lý thủ công qua các mail khiến cho
việc lưu trữ cũng như kiểm soát các đơn hàng còn bị chậm trễ, bị lạc mất booking của
khách hàng. Hệ thống đặt booking được xây dựng trên nền tảng vận hành đơn giản,
thông minh nhằm mang đến cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất. Người dùng sẽ
chủ động trong việc đặt booking, giúp tiết kiệm tối đa thời gian. Với ứng dụng hệ thống
đặt booking, việc lưu trữ các giao dịch cũng như thông tin khách hàng sẽ trở nên dễ dàng
và nhanh chóng hơn rất nhiều. Lưu trữ hoàn toàn tự động thông tin khách hàng giúp cho
nhân viên có thể quản lý một cách dễ dàng.

3.1.3 Kiến nghị nhằm nâng cao bước đổi lệnh cấp container rỗng

Công ty cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất trong những năm tới, cần đầu tư thêm
một số phương tiện kĩ thuật nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động như lên kế hoạch vệ sinh
sửa chữa container trước và sau khi cung cấp container cho khách hàng. Hướng dần đến
việc hoàn thiện các mặt vận tải để có thể giảm bớt tiền thuê các dịch vụ vận tải từ đơn
vị bên ngoài. Phân nguồn container rỗng một cách hợp lý, tránh tốn thời gian, chi phí
vận tải của công ty. Ngoài ra, công ty cần tính toán, cân bằng lại lượng container hàng
nhập về Việt Nam, từ đó có lượng container rỗng xuất khẩu đi tiếp tục, tránh tình trạng
thừa hay thiếu container, không có container cho khách đóng hàng. Các thủ tục thông
quan hàng cần nhanh chóng hơn, đồng thời giảm thời gian lưu kho, lưu bãi đối với các
container nhập khẩu. Khi khách hàng lấy hàng ra nhanh thì cũng góp phần tạo nguồn
container rỗng, giúp rút ngắn thời gian xoay vòng container.

3.1.4 Kiến nghị nhằm nâng cao bước tiếp nhận chứng từ, làm vận đơn nháp

Hệ thống làm BL còn bị lỗi. Công ty MLA cần đề xuất với đại lý của mình về
việc nâng cấp và hoàn thiện hệ thống làm BL hơn nữa, khi cần chỉnh sửa BL sẽ không
còn gặp tình trạng lỗi hệ thống. Giải quyết nhanh chóng các trường hợp hàng hóa bị tam
giữ để kiểm tra chứng từ, giảm thiểu khả năng hàng hóa bị kiểm tra thực tế. Cung cấp
thông tin đến khách hàng kịp thời và yêu cầu khách hàng hợp tác trong việc gửi các
chứng từ có liên quan cho Hải quan kiểm tra nhanh chóng, tránh trường hợp Hải quan
phát sinh nghi ngờ về tính xác thực của hàng hóa và yêu cầu kiểm tra hàng thực tế.
 22

3.2 Một số kiến nghị khác

3.2.1 Kiến nghị với công ty

Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc vào sự lãnh đạo của doanh
nghiệp và động lực của nhân viên. Doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho nhân viên được
học các khóa học chuyên môn, nâng cao hiểu biết về hoạt động kinh doanh. Tăng cường
thu hút, đào tạo nguồn nhân lực có chuyên môn, nâng cao hiệu quả hoạt động thị trường
trực tuyến. Với sự phát triển ngày càng cao của thị trường, công ty cần có những chính
sách thu hút nhân tài để công ty có một đội ngũ cạnh tranh. Xây dựng chế độ khen
thưởng phù hợp để động viên và khuyến khích những nhân viên thực hiện tốt công việc,
có những sáng kiến đáo. Cũng như những mức phạt để giúp nhân viên cảm thấy có
trách nhiệm với công việc của mình và tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp trong công ty,
từ đó sẽ khiến nhân viên gắn bó với công ty lâu hơn và có động lực làm việc hơn. Công
ty MLA cũng nên lập ra một chính sách rõ ràng cho thực tập sinh để hỗ trợ các bạn trong
quá trình làm việc cũng như những giá trị họ đã cống hiến cho công ty.

3.2.2 Kiến nghị với Nhà nước

Ngành dịch vụ ở Việt Nam, đặc biệt là các công ty giao nhận vận tải đang phát
triển mạnh mẽ, hoạt động của các công ty logistics ảnh hưởng đến các công ty giao nhận
vận tải hay đại lý hãng tàu như công ty MLA. Nhà nước cần đưa ra chủ trương, chính
sách xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng Logistics và hệ thống các văn bản pháp luật,
kinh tế phù hợp với hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ logistics nhằm tạo môi trường năng
động nhằm thúc đẩy hoạt động logistics phát triển không ngừng tại Việt Nam.

Hiện nay, hàng hóa xuất khẩu của nước ta chủ yếu được vận chuyển bằng đường
biển nên việc đầu tư phát triển kết cấu hạ tầng giao thông hàng hải là điều hết sức cần
thiết, trong thời gian tới sẽ khuyến khích đầu tư xây dựng thêm nhiều cảng container,
cảng nước sâu,... để việc vận chuyển hàng hóa được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn. Ngoài
ra, để tạo điều kiện phát triển vận tải đa phương thức, nhà nước cần hỗ trợ hình thành
và phát triển hệ thống cảng nội địa trong cả nước. Không chỉ tập trung phát triển vận tải
biển mà việc mở rộng các tuyến vận tải nội địa (đường bộ, đường sông, hàng không,
đường sắt…) và vận tải quốc tế cũng sẽ giúp thúc đẩy ngành logistics nước ta phát triển.
 23

Dù đã có những thay đổi trong Luật thương mại 2005 số 36/2005/QH11 nhưng
nhà nước cũng cần đưa ra một khuôn khổ pháp lý chuẩn mực trong Luật thương mại, bộ
luật dân sự, luật giao thông vận tải, luật đầu tư và các bộ luật khác có liên quan. Đối với
NVOCC thì nhà nước cần có quy định cấp phép hải quan để làm rõ trách nhiệm của đại
lý khai báo hải quan, đồng thời chứng từ Xuất Nhập khẩu phải phù hợp với thông lệ
quốc tế, cụ thể là thông lệ ở các nước ASEAN, khu vực Châu Á,.... Cập nhật thủ tục hải
quan qua điện tử.

Tóm tắt chương 3

Trong quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận
tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM, có rất nhiều những mặt tích cực cũng
như không thể tránh khỏi các sai xót, hạn chế nhất định của cả quy trình. Ở chương 3 đã
đề xuất một số kiến nghị nhằm cải thiện các hạn chế trong quy trình xuất khẩu giúp công
ty có thể đưa ra quyết định, chiến lược, hướng đi tốt hơn cho mình. Để các kiến nghị
nêu trên được thực hiện hiệu quả cần có sự phối hợp, cố gắng của ban điều hành và toàn
thể nhân viên tại công ty nhằm khắc phục sớm nhất và nhanh chóng đưa công ty trở lại
đà tăng trưởng đã đặt ra.
 24

KẾT LUẬN

Ngày nay, ngành vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc giao thương hàng hóa
trong nước và quốc tế. Đây là lý do tại sao nhiều công ty xuất nhập khẩu được thành lập
và cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu của thị trường. Song song với nhiều công ty
được thành lập thì cũng là sự cạnh tranh khốc liệt để thu hút khách hàng sử dụng dịch
vụ của công ty mình. Chính vì vậy mà các công ty luôn phải đổi mới và không ngừng
thay đổi để cải thiện hoạt động bán hàng.

Trong những năm qua, Công ty MLA đã đạt được rất nhiều dấu mốc quan trọng
trong hoạt động xuất khẩu của mình. Mặc dù công ty gặp nhiều khó khăn, thách thức do
những biến động lớn nhỏ của điều kiện thị trường trong và ngoài nước nhưng hoạt động
xuất khẩu của công ty đã đạt được những kết quả rất đáng khích lệ. Bên cạnh những
thành tựu đạt được thì trong hoạt động xuất khẩu của công ty vẫn còn những hạn chế
nhất định. Vì vậy, công ty cần có những giải pháp khắc phục nhằm đẩy mạnh hoạt động
xuất nhập khẩu để công ty ngày càng đạt hiệu quả hơn.

Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương
thức – CN HCM, được mọi người trong công ty nhiệt tình chỉ dạy em đã có thêm được
nhiều kiến thức bổ ích về hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và cách thức để thực hiện
một quy trình giao nhận hàng xuất bằng đường biển hoàn chỉnh nói riêng. Đây là cũng
là một cơ hội để em có thể được trực tiếp học tập và trải nghiệm thực tế. Trong bài báo
cáo của mình em cũng đã nêu lên được một số thực trạng cũng như một số kiến nghị
nhằm thúc đẩy được hoạt động xuất nhập khẩu ở công ty. Tuy nhiên do kiến thức và
kinh nghiệm còn nhiều giới hạn nên sẽ không tránh khỏi những thiếu sót và những đề
xuất em đưa ra ở chương 3 vẫn chưa được sâu sắc. Vì vậy rất mong sự góp ý bổ sung và
chỉ bảo của các thầy cô và các anh chị trong công ty.

Và cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô của Trường Đại học Công
Nghệ Thành Phố Hồ Chí Minh và đặc biệt là Thầy Nguyễn Tiến Thành đã tận tình hướng
dẫn và truyền đạt cho em những kiến thức hữu ích trong suốt thời gian học tập tại trường
và giúp em có nền tảng kiến thức để hoàn thành quá trình thực tập và hoàn thiện bài báo
cáo thực tập tốt nghiệp.
 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Website chính thức của Công ty TNHH Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức –
CN HCM, tại: https://marina-logistics.com, truy cập 11.09.2023

Tài liệu tham khảo nội bộ công ty:

1. Phòng Kế toán (2020 - 2022) Báo cáo chi tiết tình hình hoạt động Công ty TNHH
Vận tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM.
2. Phòng Kế toán (2022) Hệ thống nhân sự của Công ty TNHH Vận tải và Đại lý
vận tải đa phương thức – CN HCM.
3. Phòng Logistics (2022) Quy trình vận chuyển hàng hóa của Công ty TNHH Vận
tải và Đại lý vận tải đa phương thức – CN HCM.