HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

NGÀNH TÀI CHÍNH - NGÂN HÀNG

CHUYÊN NGÀNH HẢI QUAN VÀ LOGISTICS

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN DOLPHIN SEA AIR SERVICE

Sinh viên thực hiện : Vũ Thị Phương Linh

Mã SV : 20CL73402010338
Lớp : CQ58/06.06CLC
Người hướng dẫn : TS. Vũ Minh Đức

HẢI PHÒNG – 2021

MỤC LỤC
 MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG..........................................iii
BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH.............................................iii
DANH MỤC CÁC BẢNG............................................................................v
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ.......................................................................v
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................1
CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN
HÀNG CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN..................................................2
1.1.Khái niệm chung về giao nhận và người giao nhận.............................2
1.1.1.Khái niệm về giao nhận......................................................................2

1.1.2.Khái niệm về người giao nhận...........................................................3

1.1.3.Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận............................................4

1.2.Vận chuyển hàng hóa đường biển bằng container hàng FCL............4
(Nguồn: Giáo trình Logistics Dịch Vụ trường Đại học Hàng hải Việt Nam). 4
1.3.Các chứng từ trong giao nhận hàng FCL và các loại phí....................5
(Nguồn Giáo trình Logistics Vận tải trường Đại học Hàng hải Việt Nam)....5
1.4.Quy trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu bằng đường
biển 6
1.4.1.Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu bằng
đường biển.........................................................................................................6

1.4.2.Diễn giải quy trình..............................................................................7

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP.........................................9

2.1.Thông tin doanh nghiệp :........................................................................9
2.1.1.Thông tin chung.................................................................................9

2.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp............................9

2.1.3.Tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp..........................................10

2.1.4.Giá trị cốt lõi....................................................................................11

2.1.5.Cơ cấu tổ chức và quản lý................................................................12

2.1.6.Các dịch vụ cung cấp :.....................................................................14

 a) Dịch vụ vận tải đường biển :.................................................................14

b) Dịch vụ vận tải đường hàng không.......................................................15

c) Dịch vụ vận tải đường bộ......................................................................15

d) Dịch vụ Hải quan..................................................................................16

2.1.7.Các nhóm khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp...........................16

2.1.8.Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây
(2017-2019).....................................................................................................17

2.2.Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công
ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo..................................18
2.2.1.Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại
công ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo.........................18
3.1.1.Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng..............................19

3.1.2.Gửi Booking Note – Chọn Container – Đến kho lấy hàng..............20

3.1.3.Làm thủ tục Hải quan.......................................................................22

3.1.4.Phát hành vận đơn thứ HB/L cho khách hàng..................................24

3.1.5.Nhận vận đơn chủ MB/L do người vận tải gửi qua..........................24

3.1.6.Phát hành hóa đơn ghi nợ/có (Debit/Credit note)............................25

3.1.7.Lưu hồ sơ..........................................................................................25

3.1.8.Tổng kết quy trình............................................................................25

3.2.Quy trình thực tế lô hàng FCL xuất khẩu của công ty cổ phần
Dolphin Sea Air Services chi nhánh Hải Phòng.............................................26
3.2.1.Thông tin về lô hàng.........................................................................26

3.2.2.Quy trình giao nhận lô hàng xuất khẩu............................................28

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ....................................................................34

1.Kết luận.................................................................................................34

2.Kiến nghị :.............................................................................................34

PHỤ LỤC.....................................................................................................36
 MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG
BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

FCL Full Container Load

LCL Less than Container Load
NVOCC Non-vessel Operating Common Carrier
SOC Shipper owned container
FIATA The International Federation of Freight Forwarders Associations
CLECAT The European Association for Forwarding, Transport, Logistic
and Customs Services
ISO International Organization for Standardization
THC Terminal Handling Charge
DEM/DET Demurrage/ Detention
D/O Delivery Order
NĐ-CP Nghị Định – Chính Phủ
KCN Khu công nghiệp
BL Bill Of Lading
Corp Corporation
L/C Letter of Credit
T/T Telegraphic Transfer
FAST Freight Assistance System Technology
TTR Telegraphic Transfer Reimbursement
P/O Purchase Order
HBL House Bill of Lading
MBL Master Bill of Lading
HP Hải Phòng
HQ Hải Quan
XK Xuất khẩu
FOB Free On Board
POL Port of Loading
POD Port of Discharge
KV Khu vực
 DANH MỤC CÁC BẢNG
Số bảng Tên bảng Trang
Kết quả giao nhận hàng hóa theo
Bảng 2.1 17
phương thức vận tải
Bảng tổng kết quy trình giao nhận
Bảng 3.1 26
hàng xuất FCL

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Số hình Tên hình Trang
Sơ đồ quy trình giao nhận
Hình 1.1 hàng FCL xuất khẩu bằng 6
đường biển
Hình 2.1 Logo công ty 9
Sáu giá trị cốt lõi của công
Hình 2.2 11
ty
Mô hình tổ chức của
Hình 2.3 Dolphin Sea Air Corp tại 12
Hải Phòng
Sơ đồ quy trình hàng xuất
bằng đường biển của công
Hình 3.1 19
ty CP Dolphin Sea Air
Services

5
 LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước ta ngày càng phát triển, cụ thể là sự vươn lên không ngừng về tất cả
các mặt kinh tế - chính trị - xã hội. Việc gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới
(WTO) vào năm 2007 đã mở ra một bối cảnh mới cho nền kinh tế của đất nước với
nhiều cơ hội rộng mở nhưng cũng không ít những thách thức đón chờ. Trong bức
tranh của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, hoạt động ngoại
thương đóng một vai trò hết sức quan trọng. Hoạt động này mang lại nguồn thu
không nhỏ cho nước nhà và đồng thời cũng là chiếc cầu nối giữa Việt Nam với các
quốc gia trên trường thế giới.
Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo tự hào là một
doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận vận tải ở Việt Nam đã hoạt động được
nhiều
năm và có những bước tiến đáng kể đối với loại ngành nghề mới này. Báo cáo thực
tập chuyên ngành này cũng xoay quanh những vấn đề đã nêu trên, nói về hoạt động
giao nhận mà cụ thể là Hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển
hàng FCL tại Công ty Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo. Qua đó
nắm được quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển cũng như là có thêm
hiểu biết về những nghiệp vụ chuyên môn, có thêm những kinh nghiệm thực tế bên
cạnh những lý thuyết được học, được làm quen với công việc liên quan đến chuyên
ngành học. Cùng với lời mở đầu và kết luận, bài báo cáo có những chương sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận
Chương 2: Giới thiệu công ty cổ phần Dịch vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá
Heo
Chương 3: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công
ty cổ phần Dịch vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn ThS. Vũ Lê Huy cũng như Ban
Giám đốc và các nhân viên của Công ty CP Dich Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá
Heo đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Trong quá trình thực
tập và viết báo cáo, chắc hẳn không tránh khỏi được những thiếu sót do thời gian và
kiến thức còn hạn chế, kính mong nhận được những lời nhận xét, góp ý của quý thầy
cô để bài báo cáo này được hoàn thiện hơn.
6
 CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1.1.Khái niệm chung về giao nhận và người giao nhận

1.1.1.Khái niệm về giao nhận
Một trong những đặc trưng của việc buôn bán, giao thương quốc tế chính là việc
người mua và người bán thường ở những vị trí rất xa với mỗi bên. Vì vậy việc di
chuyển hàng hoá giữa các nước, giữa nơi mua và nơi bán chính là do người vận tải
đảm nhận. Đây là khâu nghiệp vụ rất quan trọng thiếu nó thì coi như hợp đồng mua
bán không thể thực hiện được. Để cho quá trình vận tải được diễn ra một cách suôn sẻ,
tức là hàng hoá đến tay người mua, ta cần phải thực hiện một loạt các công việc khác
liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ
chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến...Tất cả các công việc này được gọi
là giao nhận vận tải hàng hoá (hay còn gọi tắt là giao nhận)
Theo Liên đoàn quốc tế của các Hiệp hội các nhà giao nhận vận tải (FIATA), giao
nhận vận tải là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho,
bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa,các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan
đến các dịch vụ trên,bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan, tài
chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.
Ngày 29/10/2004 FIATA đã phối hợp với Hiệp hội châu Âu về các dịch vụ giao
nhận, vận tải, logistics và hải quan (CLECAT) và đã đi đến thống nhất khái niệm về
dịch vụ giao nhận vận tải và logistics, đó là:
“ Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến chuyên chở (được thực
hiện bởi một hoặc nhiều dạng phương tiện vận tải), gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng
gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phù trợ và tư vấn có liên quan đến
các dịch vụ kể trên , bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay
tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng
hóa và thu tiền hay lập các chứng từ liên quan đến hàng hóa. Dịch vụ giao nhận bao
gồm cả dịch vụ logistics cùng với công nghệ thông tin hiện đại liên quan chặt chẽ đến
quá trình vận tải, xếp dỡ hoặc lưu kho bãi, và quản lý chuỗi cung ứng thực tế. Những

7
dịch vụ này có thể được cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt các dịch vụ
được cung cấp.”
Vậy, ta có thể hiểu một cách ngắn gọn : Giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ,
thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ
nơi gửi hàng ( người gửi hàng ) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng ). Người giao
nhận có thể làm các dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người
thứ ba khác.
Tại Việt Nam, lần đầu tiên dịch vụ giao nhận được nhắc tới là tại luật Thương mại
năm 1997, dịch vụ giao nhận đề cập một cách rõ ràng và cụ thể theo điều 163 với nội
dung tương tự như khái niệm của FIATA.
Tuy nhiên, bởi sự phát triển không ngừng của toàn cầu hóa cũng như thương mại
quốc tế, thuật ngữ “ dịch vụ giao nhận” đã không còn được sử dụng thường xuyên
trong các văn bản quy phạm pháp luật bởi vì không thể hiện được các quy trình cần có
để thực hiện xuất nhập khẩu. Thay vào đó, “dịch vụ giao nhận” được thay thế bằng
“dịch vụ logistics”. Pháp luật Việt Nam cũng đã có các sửa đổi để phù hợp với thực tế,
điều 233 luật Thương mại 2005 quy định:
“Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện
một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ
tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã
hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với
khách hàng để hưởng thù lao. Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch
vụ lô-gi-stíc.”
Theo đó, quy trình giao nhận hiện tại không còn là tập hợp những nghiệp vụ, thủ
tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện quá trình di chuyển hàng hóa từ
nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Giao nhận chỉ
còn là một dịch vụ trong quá trình thực hiện dịch vụ Logistics. Tuy vậy đây vẫn là một
dịch vụ lớn, bao gồm nhiều nghiệp vụ khác như tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi,
làm các thủ tục giấy tờ thông quan hải quan và các dịch vụ khác có liên quan để giao
hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng.
1.1.2.Khái niệm về người giao nhận

8
 Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp
giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent).
Theo FIATA, “Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo
hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng
đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản,
lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”.
Như vậy, người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận
công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực
hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp
hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
1.1.3.Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông
báo ngay cho khách hàng
- Sau khi kí kết hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì
có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho
khách hàng để xin chỉ dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng
không thỏa thận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
1.2.Vận chuyển hàng hóa đường biển bằng container hàng FCL
(Nguồn: Giáo trình Logistics Dịch Vụ trường Đại học Hàng hải Việt Nam)
Đối với người gửi hàng FCL
– Thực hiện book container và ra cảng lấy container, vận chuyển về kho để đóng
hàng.
– Cung cấp chi tiết thông tin cho hãng tàu để làm vận đơn
– Đóng hàng vào container và thực hiện gia cố hàng để đảm bảo hàng đóng đầy
không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
– Tính toán hàng hóa cho phù hợp và gán nhãn mác, ký hiệu để bên nhận dễ nhận
biết loại hàng.

9
 – Làm thủ tục hải quan để thông quan cho lô hàng.
– Niêm chì (seal) cho container
– Thực hiện đổi lệnh và hạ container tại cảng xuất và thanh toán các chi phí nâng
hạ tại cảng.
– Chịu các chi phí như phí bốc dỡ, phí THC, phí DEM/DET nếu có.
Đối với người chở hàng FCL
– Phát hành vận đơn và khai manifest cho người gởi hàng. Trước khi gởi bill thì
phải gởi bản draft bill để người gởi hàng kiểm tra thông tin trên bill.
– Bốc container lên tàu và sắp xếp cont an toàn trước khi tàu nhổ neo.
– Dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích.
– Khi hàng đến làm D/O và giao container cho người nhận có vận đơn hợp lệ tại
bãi container (CY).
Đối với người nhận hàng FCL
– Khi nhận được thông báo hàng đã đến cảng của hãng tàu, thực hiện sắp xếp bộ
chứng từ hợp lý để đến hãng tàu đổi lệnh. Sau đó làm thủ tục hải quan thông quan lô
hàng.
– Vận chuyển container về kho và rút hàng sau đó trả container về đúng nơi quy
định cho hãng tàu hoặc rút hàng ngay tại cảng nếu làm lệnh rút ruột.
– Hoàn tất các phí local charges, D/O, phí cước container.
1.3.Các chứng từ trong giao nhận hàng FCL và các loại phí
(Nguồn Giáo trình Logistics Vận tải trường Đại học Hàng hải Việt Nam)
Một số chứng từ :
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading)
- Tờ khai Hải quan (Customs Declaration)
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
- Tín dụng thư (L/C)
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
10
 - Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)
- Ngoài ra còn một số chứng từ khác tùy vào điều kiện giao nhận
Một số loại phí phải nộp :
- Phí cơ sở hạ tầng của thành phố
- Phí nâng vỏ container, phí hạ hàng
- Lệ phí hải quan
- Cước vận tải
- Các loại local charge
- Phí DOC
- Phí dịch vụ
- Bảo hiểm hàng hóa
- Ngoài ra còn một số phí khác phát sinh tùy vào điều kiện và hoàn cảnh cũng
như là loại hàng hóa giao nhận
1.4.Quy trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu bằng đường biển
1.4.1.Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu bằng đường
biển

3. Đóng hàng và
1. Ký hợp đồng dịch
2. Book tàu chuẩn bị bộ chứng
vụ
từ

5. Đóng thuế, lệ phí 6. Thanh lý Hải

4. Thủ tục Hải quan
xuất khẩu quan bãi

9. Tập hợp bộ
8. Liên hệ hãng tàu chứng từ và quyết
7. Vào sổ tàu
lấy B/L toán với khách
hàng

1.4.2.Diễn giải quy trình

Hình 1.2 : Sơ đồ quy trình giao nhận hàng FCL xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Ký hợp đồng
(Nguồn : Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển của công ty Vinalines)

11
 Sau khi chào giá, nếu khách hàng chấp nhận mức giá đã đưa ra thì hai bên sẽ kí
hợp đồng dịch vụ, ủy thác cho công ty giao nhận giao hàng và làm các thủ tục có liên
quan đến lô hàng xuất khẩu.
Bước 2: Book tàu
Cầm Booking Request gửi tới hang tàu để đặt chỗ, nhận lại Booking Confirmation
để xác nhận đã chừa chỗ trên con tàu
Bước 3: Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ
Dùng Booking của hang tàu để lấy vỏ container rỗng
Lấy container rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu để đóng hàng
Chuẩn bị bộ chứng từ, hồ sơ hải quan hàng xuất gồm: Tờ khai hải quan; Hợp đồng
ngoại thương; Hóa đơn thương mại; Bảng kê chi tiết hàng hóa (packing list); Booking
Bước 4: Làm thủ tục Hải quan
Nhân viên giao nhận vào phần mềm ECUSKD của hải quan để tạo thông tin trên
mẫu tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những gì đã khai
Bước 5: Đóng thuế, lệ phí
Thuế xuất khẩu: bằng 0. Do nhà nước khuyến khích doanh nghiệp xuất khẩu nên
không đánh thuế xuất khẩu. Nhân viên giao nhận phải nộp các khoản lệ phí theo yêu
cầu khi làm thủ tục hải quan.
Bước 6: Thanh lý Hải quan bãi
Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số
container/seal và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lý tờ khai.
Nhân viên giao nhận photo tờ khai hải quan điện tử sau đó nộp tờ khai (cả photo
và gốc) để kiểm tra tại phòng thanh lý.
Hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại bản gốc.
Bước 7: Vào sổ tàu
Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số
container, số seal vào ô 28, 29 của tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
Nhân viên giao nhận nộp tờ khai hải quan để vào sổ tàu
Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu
Bước 8: Liên hệ hãng tàu lấy B/L

12
 Nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông
tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn.
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ
phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. Nhân viên giao
nhận đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để hải quan đóng dấu xác nhận thực
xuất.
Bước 9: Tập hợp bộ chứng từ và quyết toán
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả
sơ lược về lô hàng vận chuyển cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại
cảng đến
Nếu là cước phí trả trước, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ (debit note) gửi
khách hàng và chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên
quan thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.
Nếu là cước phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ thu cước người
nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt
Nam và nhận vận đơn. Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan người giao nhận sẽ trả
chứng từ lại cho khách. Đồng thời, kèm theo đó là giấy báo nợ. Sau đó giám đốc kí tên
và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với
giấy báo nợ quyết toán với khách hàng.

13
 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP

2.1.Thông tin doanh nghiệp :

Hình 2.1: Logo công ty

(Nguồn : https://dolphinseaair.com/)

2.1.1.Thông tin chung

- Tên doanh nghiệp : Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá
Heo
- Tên quốc tế : DOLPHIN SEAAIR SERVICES CORPORATION
- Trụ sở chính : 36B Trường Sơn, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí
Minh
- Điện thoại : (84.8) 62647222
- Fax : (84.8) 62647333
- Email : info@dolphinseaair.com
- Website : https://dolphinseaair.com/
- Mã số thuế : 0305358801
Trong các năm qua, doanh nghiệp luôn được các đối tác biết đến là một đơn vị
xuất nhập khẩu uy tín với các mặt hàng nông sản xuất khẩu như cà phê, hạt tiêu, hạt
điều, bắp,…. Và các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu như thiết bị điện gia dụng
Electrolux, thép, hạt nhựa, xe tải, thiết bị văn phòng,….
2.1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Tiền thân của Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo
(Dolphin Sea Air Services Corp) là phòng Gom Hàng của Bee Logistics Corp, được
thành lập vào 1/10/2004 tại TP. Hồ Chí Minh
Năm 2007, phòng Gom Hàng đã phát triển mạnh mẽ và Bee Logistics quyết định
thành lập Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo chuyên về
14
dịch vụ xuất nhập khẩu hàng lẻ (LCL), vận tải kết hợp đường biển – đường hàng
không, NVOCC, SOC,…
Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển công ty :
- Ngày 10/1/2008 thành lập công ty tại TP Hồ Chí Minh
- Năm 2009 Dolphin mở chi nhánh tại Hà Nội
- Năm 2010 tiếp tục mở chi nhanh tại Hải Phòng, đồng thời chuyển trọng tâm
cung cấp dịch vụ gom hàng sang dịch vụ giao nhận vận tải toàn diện như dịch vụ cước
đối với hàng xuất/nhập nguyên container (FCL) đường biển và đường hàng không,
dịch vụ giao nhận hải quan và giao nhận nội địa, đường bộ biên giới,….
- Năm 2011 thành lập văn phòng đại diện tại Cambodia
- Năm 2012 thành lập văn phòng đại điện tại Lạng Sơn và Yangon, Myanmar
- Năm 2013 thành lập văn phòng đại diện tại Thái Nguyên, Nam Định, Nha
Trang, Bình Dương
- Năm 2015 tiếp tục mở thêm văn phòng đại diện tại Bắc Ninh
- Năm 2016 mở thêm văn phòng đại diện tại Bắc Giang, Quảng Ngãi, Hải Dương
- Năm 2017 thành lập văn phòng đại diện tại Cát Lái
- Năm 2018 mở văn phòng đại diện tại Hà Nam
- Năm 2019 tiếp tục mở văn phòng đại diện tại Vũng Tàu
Trong suốt quá trình phát triển, Dolphin đã liên tục mở văn phòng đại diện và các
chi nhánh xuyên suốt cả nước, tập trung ở các thành phố lớn và các khu công nghiệp
trọng điểm của Việt Nam. Với hiệu quả và chất lượng của những dịch vụ đem lại,
doanh nghiệp đã ngày càng tạo dựng được chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường. Uy
tín của thương hiệu Con Cá Heo không chỉ được khẳng định ở thị trường trong nước
mà ở ngay cả thị trường quốc tế bất chấp nhiều khó khăn hiện tại và sắp tới, đặc biệt
với sự xuất hiện của ngày càng nhiều những doanh nghiệp vận tải trên thị trường.
2.1.3.Tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp
a) Tầm nhìn :
“Mong muốn trở thành Công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa hàng đầu Việt
Nam có phong cách phục vụ chuyên nghiệp và đẳng cấp, đồng thời liên tục cải tiến tạo
ra sự khác biệt nhằm gia tăng giá trị cho con người Dolphin nói riêng và xã hội nói
chung”

15
b) Sứ mệnh
- “Chúng tôi là những chiến binh luôn giữ vững tinh thần và phát huy đặc tính
của loài Cá Heo”
- “Phục vụ đối tác và khách hàng chu đáo hơn cả mong đợi”
- Slogan : “SPEEDY WITH BEST CARE”
2.1.4.Giá trị cốt lõi

Tốc độ
nhanh
chóng

Thân
Tận tâm
thiện

Tinh thần Sẵn lòng

đồng đội giúp đỡ

Linh hoạt /
Ứng biến
kịp thời

Hình 2.2: Sáu giá trị cốt lõi của công ty

(Nguồn : https://dolphinseaair.com/)

Sáu giá trị cốt lõi trên đã nêu bật lên đặc điểm con người và dịch vụ của Dolphin.
Từ giá trị cốt lõi, công ty đã đưa ra những phương châm phục vụ sau :

16
 - Xử lý nhanh chóng
- Luôn đúng hẹn
- Giữ uy tín – cam kết
- Không ngại khó
Cùng với đó là kim chỉ nam hoạt động : “Trung thực – Đam mê – Trách nhiệm –
Tâm huyết – Cải tiến, ứng dụng công nghệ”
2.1.5.Cơ cấu tổ chức và quản lý

Phòng Nhân Sự
Bộ Phận Chứng Từ
Bộ Phận IT
Bộ Phận Giao
Giám Đốc
Nhận
Phòng Kinh Doanh
Bộ Phận Dịch Vụ
Khách Hàng
Phòng Kế Toán
Bộ Phận Kinh
Doanh

Hình 2.3 : Mô hình tổ chức của Dolphin Sea Air Corp tại Hải Phòng

17
 (Nguồn : Phòng nhân sự - Công ty Dolphin chi nhánh HP)
- Giám Đốc : Là người quản lý, điều hành công việc chung của công ty, là người
đại diện cho công ty khi đứng ra giao dịch hay làm việc với các công ty khác và là
người chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất trước cơ quản thẩm quyền Nhà Nước về mọi
việc liên quan đến công ty
- Phòng Nhân Sự : Chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả công tác tổ chức nhân
sự như nghiên cứu và hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển
nhân sự, quản trị tiền lương, quan hệ lao động, dịch vụ phúc lợi, y tế,… theo đúng quy
định của Nhà Nước và nội quy, quy chế của công ty
- Bộ phận IT : Thiết lập và duy trì hoạt động của host, sever, máy chủ hệ thống
công nghệ thông tin, đảm bảo hoạt động liên tục và hiệu quả; quản trị website, cung
cấp các dịch vụ thông tin tư liệu của công ty đến khách hàng, quản trị kĩ thuật các phần
mềm quản lí khác phục vụ công tác điều hành quản lí chung và công tác đối nội đối
ngoại của công ty
- Phòng Kinh Doanh : Chia ra làm các bộ phận : Bộ phận Kinh doanh (Sales), Bộ
phận Giao nhận, Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Dịch vụ khách hàng. Trong đó :
 Bộ phận Kinh doanh : Nắm vững các thông tin về dịch vụ công ty cung cấp,
chú ý quan sát, hướng dẫn tư vấn cho khách về dịch vụ khi cần thiết, gặp gõ hoặc gọi
điện liên hệ giới thiệu cho khách hàng về sản dịch vụ, nắm bắt nhu cầu tư vấn, tìm
kiếm các khách hàng tiềm năng, báo giá và đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng
mua bán, thảo thuận thời hạn thanh toán và giao hàng, gửi báo cáo kinh doanh cho cấp
trên.
 Bộ phận Giao nhận : Xử lý các tình huống với các bên như Hải quan, Vận tải,
Kho hàng… tại các cảng biển và sân bay linh hoạt mềm mỏng, có am hiểu các chính
sách xuất nhập khẩu, các quy trình làm thủ tục Hải Quan cho các lô hàng xuất nhập
khẩu (Áp mã HS, áp các loại thuế, khai tờ khai Hải Quan, thông thạo các công việc tại
các cảng hàng không và cảng biển), nắm bắt và làm được các lô hàng xuất, nhập ủy
thác, thu xếp, điều động xe trong khi tác nghiệp với khai thác hàng hóa, hỗ trợ và tư
vấn cho khách hàng để đưa đến giải pháp tối ưu, có trách nhiệm phối hợp với các bộ
phận có liên quan để phục vụ khách hàng.

18
  Bộ phận Chứng từ : Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch
vận chuyển và xắp xếp theo tiến độ của công việc, làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn,
invoice, PO, Packing list, DO…, chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa
như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đăc
biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết, làm
House Bill, Hoặc Texlex Relase trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các
hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận
chuyện cont…Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức:
L/C, T/T, D/A …, lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách
hàng tiếp theo, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao
nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan,
vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi…., liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng
hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những
phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc
 Bộ phận Dịch vụ Khách hàng : Tiếp nhận và xử lý mọi feedback của khách
hàng, lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thân thiết, khách VIP…, phối hợp với bộ
phận Marketing triển khai kế hoạch quảng cáo, khuyến mãi…, chủ động tặng quà cho
khách nhân dịp lễ, Tết…, xây dựng kênh truyền thông để khách có thể tiếp cận, cập
nhật thông tin sản phẩm, dịch vụ, chương trình khuyến mãi…, thiết lập, triển khai
khảo sát, đo lường mức độ hài lòng của khách về sản phẩm, dịch vụ, từ đó có phương
pháp điều chỉnh hợp lý.
- Phòng Kế toán : Phản ánh đầy đủ những thông tin tài sản hiện có, sự vận động
tài sản trong công ty, các chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh, lãi thu lại, phản ánh
từng loại nguồn vốn và tài sản giúp cho việc kiểm tra, giám sát đạt hiệu quả cao hơn.
Kế toán là công cụ để quản lí và phân tích, đánh giá, tham mưu cho lãnh đạo đưa ra
quyết định quản lý phù hợp
2.1.6.Các dịch vụ cung cấp :
a) Dịch vụ vận tải đường biển :
- Dolphin duy trì mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn (MCC, KMTC, SITC,
HMM, HANJIN, MSC, OOCL, Cosco, CSCL, YML và CMA ….), và bao gồm một
đội ngũ giàu kinh nghiệm những người có thể cung cấp cho bạn một loạt các phương

19
án giao nhận vận tải biển tối ưu và dịch vụ hợp lý nhất trên toàn thế giới. Bên cạnh đó,
Dolphin có thể xử lý các lô hàng xuất khẩu / nhập khẩu đến và đi từ Việt Nam. Với
mạng lưới các đại lý rộng khắp cùng với kinh nghiệm chuyên môn vàmột mối quan hệ
tốt với khách hàng, để đảm bảo rằng mọi lô hàng được thông quan nhanh nhất.
- Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gởi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường
biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại.
- Chất lượng dịch vụ được bảo đảm bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lưới
đại lý lâu năm và có uy tín.
- Giá cạnh tranh và thời gian chuyển tải nhanh nhất, luôn gắn với bảo hiểm trách
nhiệm người vận tải.
- Dịch vụ hàng nguyên Container với giá cạnh tranh và có hỗ trợ phí lưu kho.
- Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (door to door services).
- Môi giới bảo hiểm hàng hóa.
b) Dịch vụ vận tải đường hàng không
- Có kinh nghiệm tốt về vận chuyển Hàng không từ Việt Nam đến các sân bay
chính trên toàn thế giới với các dịch vụ cạnh tranh đến Mỹ, Châu Âu, Đông Bắc Á và
Úc (nằm trong TOP đại lý giao nhận vận tải hàng không khối lượng lớn đi EU qua
Vietnam Airlines)
- Chuyên gia xử lý hàng may mặc, thiết bị điện, thủ công mỹ nghệ, giày dép…..
- Kí hợp đồng với tất cả các hãng hàng không lớn để cung cấp mức giá cạnh
tranh nhất và đảm bảo phân bổ hợp lí
- Các dịch vụ linh hoạt theo yêu cầu của Khách hàng: Dịch vụ Door to Door;
Dịch vụ Airport to Airport; Dịch vụ thuê máy bay; Dịch vụ kết hợp đường biển -
đường hàng không;…..
- Dịch vụ 24/7, đặt và theo dõi tại bất kỳ thời điểm nào.
c) Dịch vụ vận tải đường bộ
- Có đội vận tải với 60 xe tải các loại để có thể linh hoạt sắp xếp theo yêu cầu của
khách hàng
- Cam kết giao hàng đúng hẹn đến mọi nơi
- Tất cả các phương tiện đều bị theo dõi bằng GPS

20
 - Vận tải hàng nguyên container: cont hàng khô như: container 20’GP, kẹp
container 20’GP, 40’HC, 45’DC, Container mở nóc (OT), Flat Rack … Ngoài
ra, công ty còn vận chuyển container hàng bảo ôn và đông lạnh với xe có đầu
máy phát điện đảm bảo an toàn hàng hóa và nhiệt độ theo yêu cầu.
- Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt bằng các
phương tiện vận tải đặc biệt.
- Vận tải bằng xe tải từ 0,5 tấn đến 40 tấn. Đội xe thùng kín và thùng mở
nóc đáp ứng mọi yêu cầu vận chuyển hàng hóa của Quý khách hàng.
d) Dịch vụ Hải quan
- Dịch vụ khai thuê Hải quan, thanh khoản hồ sơ Hải quan, xin giấy phép các
loại. (Khai thuê hải quan cho các loại hàng hóa xuất nhập khẩu. công ty đảm bảo thông
quan nhanh chóng tại các cửa khẩu và các địa điểm thông quan ngoài cửa khẩu như:
Hải phòng (KV1, KV2, KV3, Đình Vũ,ĐTGC), Lạng sơn, T.p HCM, Nội Bài, KCN
Thăng Long, KCN Quang Minh, KCN Hưng Yên, KCN Hải Dương, KCN Nội Bài,
ICD Gia Lâm, Hải quan KCN Tiên Sơn, KCN Quế Võ, KCN Đình Trám, KCN Vân
Trung, KCN Phố Nối, Hải quan Đầu tư Gia công, Hải quan Bắc Hà Nội, DHL, Fedex,
UPS, TNT,…)
- Tư vấn thuê các loại hàng hóa xuất nhập khẩu
- Vận tải bằng đường hàng không
- Vận tải bằng đường biển
- Vận tải nội địa
- Vận tải hàng hóa quá cảnh đi Lào, Campuchia…
- Giao nhận trọn gói hàng dự án hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL)
đến tận nơi
2.1.7.Các nhóm khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp
Với việc hoạt động và phát triển hơn 10 năm, công ty Dolphin đã xây dựng được
hệ thống khách hàng vô cùng rộng lớn. Tuy nhiên, cùng với sự gia tăng của số lượng
khách hàng thì lại càng có rất nhiều doanh nghiệp tham gia vào hoạt động giao nhận
vận tải xuất hiện trên thị trường. Các doanh nghiệp thường cạnh tranh với nhau về giá
cả, chất lượng dịch vụ,… do đó yêu cầu cần phải xây dựng hệ thống các chiến lược

21
nhằm vừa giữ gìn những khách hàng hiện tại vừa khai thác những khách hàng tiềm
năng mới. Tất cả mọi hoạt động, mọi định hướng, mọi kế hoạch đều chỉ nhằm mục
đích gia tăng số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. Đề tìm kiếm những
khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, Dolphin cũng đã chia thành nhóm khách
hàng nhằm đưa ra hoạt động marketing cho phù hợp.
Nhóm thứ nhất: là những khách hàng quen thuộc của công ty thường xuyên trung
thành dịch vụ của công ty. Các khách hàng này thường là các công ty trong nước lớn
như: Hoàng lâm, EC, Kid Plaza, …đã sử dụng dịch vụ ngay từ khi công ty được thành
lập đến nay. Những khách hàng này có đặc điểm chung đều là các công ty buôn bán
thực phẩm , đây là loại hàng hóa cần phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành rất nhiều
trước khi được cho phép nhập khẩu hay xuất khẩu, khi sử dụng dịch vụ ở công ty
Dolphin họ cảm thấy an tâm và tin tưởng vì hàng hóa luôn được thông quan một cách
nhanh chóng
Nhóm thứ hai: Những khách hàng mới bắt đầu sử dụng dịch vụ do công ty
cung cấp. Nhóm khách hàng này thường thuê công ty để giải quyết một hoặc một vài
dịch vụ đơn lẻ trong toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Khách hàng trong
nhóm này thường sử dụng dịch vụ khai báo hải quan và môi giới cước vận tải biển của
công ty
Nhóm thứ 3: những khách hàng tiềm năng chưa sử dụng dịch vụ của công ty.
Đây là những khách hàng mà công ty đang hướng tới trong chiến lược dài hạn của
công ty. Những khách hàng này nằm ở các KCN như Tiên Sơn, Quế Võ (Bắc Ninh),
KCN Cẩm Giàng (Hải Dương ), KCN Quang Minh (Vĩnh Phúc) có khối lượng vận
chuyển lớn, thường là doanh nghiệp chế xuất, việc giao nhận hàng hóa dễ dàng và
nhanh chóng. Phát huy sự gắn kết giữa các chi nhánh của công ty giúp lợi nhuận của
công ty tăng lên nhiều hơn.
2.1.8.Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây (2017-
2019)

So sánh
Tiêu chí 2017 2018 2019 Chênh lệch
(%)

Đường Biển 83.685 106.837 129.063 22.226 121

22
 Đường
46.385 55.320 72.680 17.360 131
không
Đường bộ 77.135 92.362 108.807 16.445 118

Tổng cộng 207.205 254.519 310.550 56.031 122

Bảng 2.1: Kết quả giao nhận hàng hóa theo phương thức vận tải

Đơn vị tính: lô hàng

( Nguồn : Phòng kế toán – Công ty Dolphin chi nhánh HP)

Qua vào Bảng 2.1 ta thấy, năm 2016 vận chuyển được khoảng 207,205 lô
hàng thì trong đó lô hàng vận chuyển bằng đường biển là 83,685 lô. Sang đến
năm 2017 lên khoảng 254,519 lô tăng 47,314 so với năm 2016 và đến năm 2018
tăng vượt hẳn lên 310,550 lô so với năm 2016. Sự biến đổi giữa các lô hàng vận
chuyển trong ba năm gần đây cho thấy, tốc độ vận chuyển của đường biển tăng
lên nhanh chóng, và chiếm đa số trong khối lượng vận chuyển trên ba phương
tiện vận tải chính. Tỷ trọng phần trăm thay đổi trong 3 năm của giao nhận hàng
hóa đường biển có sự thay đổi rõ rệt, tăng mạnh giữa năm 2016 và 2017 tăng
khoảng 28 %/năm.
Sở dĩ, việc giao nhận hàng hóa bằng đường biển chiếm tỷ trọng lớn nhất so
với các hoạt động khác vì công ty là trụ sở của việc gom hàng lẻ. So với các
doanh nghiệp khác trong nước, hiện nay công ty có hệ thống cơ sở vật chất đủ
phục vụ cho hoạt động giao nhận bằng đường biển. Ở cảng Hải Phòng, chi
nhánh công ty vẫn chủ yếu là thực hiện giao nhận hàng hóa bằng đường biển
2.2.Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty
Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo

2.2.1.Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
Cổ phần Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo

23
 Tiếp nhận tờ đăng kí đặt
chỗ từ người gửi hàng

Gửi Booking Note - Chọn

Container - Lấy hàng ở kho

Làm thủ tục Hải quan

Phát hành vận đơn thứ

HB/L cho khách hàng

Nhận vận đơn chủ MB/L

do người vận tải gửi qua

Phát hành hóa đơn ghi

nợ/có

Lưu hồ sơ

Hình 3.1: Sơ đồ quy trình hàng xuất bằng đường biển của công ty CP Dolphin Sea Air Services

(Nguồn : Phòng Kinh Doanh – Công ty Dolphin chi nhánh HP)

3.1.1.Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng

Bước 1 : Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thông tin đăng kí từ người gửi hàng bằng
email hoặc fax. Thông thường, người gửi hàng dùng mẫu đăng kí (booking form) của
công ty. Ngoài ra, có một số trường hợp khách hàng dùng form riêng của công ty họ
nhưng phải đảm bảo được các điều kiện và điều khoản ban đầu giữa người gửi hàng và
người giao nhận (forwarder).

24
 Bước 2 : Khi nhận được mẫu đăng kí đặt chỗ của khách hàng, công ty sẽ kiểm tra
xem có đầy đủ những thông tin cần thiết để sau đó thực hiện các thủ tục tiếp theo. Đây
là bước rất quan trọng, khi kiểm tra, nếu có những thông tin nghi ngờ hay sai sót gì
công ty sẽ thông báo và kiểm tra lại cho ngưởi gửi hàng để hoàn tất tờ đăng kí. Những
thông tin thiết yếu mà bên khách hàng (xuất khẩu) sẽ gửi:
- Đơn đặt hàng: P/O (Purchase Order)
- Mô tả hàng hóa: Description
- Số lượng: Quantity
- Thời điểm dự kiến đi: ETD (Estimated Time of Delivery)
- Trọng lượng hàng hóa: N.W (Net Weight); G.W (Gross Weight)
- Địa điểm giao/ nhận hàng: Place of Delivery/Final place
- Cảng đi/ cảng đến/ cảng chuyển tải/ cảng dỡ hàng
Bước 3 : Sau đó, hai bên sẽ thỏa thuận các chi tiết về giá cả và dịch vụ vận chuyển
giữa bộ phận kinh doanh và khách hàng. Sau đó gửi mail yêu cầu booking hàng cho bộ
phận dịch vụ khách hàng (Customer Service). Nhập giá vào phần mềm quản lí hệ
thống FAST với đầy đủ thông tin về giá bán, giá mua và gửi hướng dẫn về việc thu chi
tiền cước và các chi phí khác (Shipping Instruction) cho bộ phận chứng từ qua phần
mềm FAST cho các lô hàng. Trong Shipping Instruction phải thể hiện rõ thông tin của
khách hàng để bộ phận Chứng từ có thể liên hệ khi cần thiết và yêu cầu đối xử đặc biệt
với khách hàng đó (nếu có). SI phải được gửi cho bộ phận Chứng từ trước ngày tàu
chạy 3 ngày. Đối với những lô hàng làm dịch vụ giao hàng tại xưởng EXW, bộ phận
Sales phải báo cho bộ phận Customer Service trước khi làm booking để bộ phận
Customer Service lúc gửi booking cho khách hàng sẽ gửi luôn cho bộ phận Logicstic
của công ty.
3.1.2.Gửi Booking Note – Chọn Container – Đến kho lấy hàng
Bước 1 : Một khi bộ phận Customer Service nhận được các yêu cầu về booking
của khách hàng do bộ phận Sales chuyển qua, thì bộ phận này cần phải liên lạc hãng
tàu để lấy Giấy lưu khoang (Booking Note) phù hợp, kiểm tra Booking Note nhận
được xem đã đúng hay chưa. Sau đó, gửi Booking Note cho khách hàng và phải nhận
được xác nhận là đã nhận được booking của khách hàng. Booking Note cũng chính là
Booking Confirm nhằm xác nhận lô hàng đã được vận chuyển. Trên Booking Note cần

25
thể hiện rõ những nội dung như sau: Số Booking, tên hãng tàu, tên tàu/số chuyến, ngày
dự kiến tàu rời, cảng chuyển tải, cảng đến, nơi đóng hàng, loại hàng, nơi hạ bãi và
thanh lý Hải quan; closing time…
Bước 2 :
- Sau khi đã nhận Booking Note từ hãng tàu, bộ phận Hiện trường sẽ lên hãng
tàu, nộp các chứng từ cần thiết để đổi lệnh cấp vỏ container rỗng. Nhân viên đi đổi
lệnh sẽ chuẩn bị các chứng từ bao gồm:
 Giấy giới thiệu
 Booking note
 Phí seal

Sau khi đem lên hãng tàu, xếp các chứng từ vào quầy chứng từ hàng xuất, đóng
phí seal và nhận lệnh cấp vỏ.
- Sau đó đến bãi container mà hãng tàu đã chỉ định trong Booking để chọn vỏ
container. Nếu hãng tàu không chỉ định nơi lấy vỏ container thì phải liên hệ lại với
hãng tàu để xác định nơi lấy vỏ container.
Nhân viên đi lấy lệnh sẽ mang bộ hồ sơ bao gồm:
 Giấy giới thiệu
 Lệnh cấp vỏ lên hãng tàu
- Khi đến bãi chứa container ở cảng, nhân viên lấy lệnh sẽ được gặp nhân viên
bãi, xin danh sách container và sau đó đi chọn vỏ ở bãi (chọn những vỏ không bị méo,
bẹp, bị thủng hay là trục bị cong...) Sau khi chọn được vỏ phù hợp, nhân viên sẽ tiến
hành đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lấy lệnh lấy
container. Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên chạy lệnh bộ hồ sơ
bao gồm: list container, seal tàu, vị trí cấp container, phiếu giao nhận container (EIR-
Equipment Intercharge Receipt) có kí tên của điều độ cảng cho phép lấy container
rỗng.

- Sau khi đã chọn vỏ container và xác định số container và số chì mà mình lấy
với hãng tàu để cung cấp cho khách hàng và các bộ phận khác làm chứng từ. Việc
chọn vỏ container phải hoàn thành trước 1 ngày lấy hàng từ kho của khách.

26
 Bước 3 : Vận chuyển vỏ container đến kho của người xuất khẩu để lấy hàng. Nhân
viên chạy lệnh sẽ giao bộ hồ sơ này cho lái xe đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình
lệnh cấp container đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi.
Lái xe kiểm tra tình trạng vỏ container trước khi ra khỏi bãi. Lái xe liên hệ với chủ
hàng để xác nhận lại thời gian, địa điểm đóng hàng tại kho riêng. Tại kho riêng, chủ
hàng sẽ bố trí công nhân, thiết bị cần thiết để đóng hàng.
- Vận chuyển container khi đã đóng hàng đầy đủ đến bãi hạ container, nhận phơi
hạ và sau đó làm các thủ tục hải quan.
3.1.3.Làm thủ tục Hải quan
a) Khai tờ khai Hải quan điện tử
Bộ phận khai hải quan sẽ khai hải quan trên hệ thống VNACCS/ VCIS – hệ
thống thông quan tự động và cơ chế một cửa quốc gia, gồm 2 hệ thống nhỏ là hệ thống
thông quan tự động (VNACCS) và hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ (VCIS).
Các bước khai hải quan bao gồm:
Bước 1: Khai thông tin xuất khẩu (EDA): người khai hải quan khai các thông tin
xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai hải quan. Hệ thống tự động
cấp số và bản khai thông tin xuất khẩu sẽ được lưu trên hệ thống VNACCS.
Bước 2: Đăng ký tờ khai (EDC): Khi màn hình đăng ký tờ khai phản hồi lại,
người đăng ký sẽ kiểm tra các thông tin đã khai báo, nếu có sai sót thì sử dụng nghiệp
vụ gọi ra màn hình thông tin xuất khẩu để sửa, nếu không sai sót thì gửi đến hệ thống
đăng ký tờ khai.
Bước 3: Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai: Hệ thống kiểm tra doanh nghiệp có
đủ điều kiện đăng ký tờ khai không?
Bước 4: Phân luồng tờ khai: Sau khi đăng ký, hệ thống tự phân luồng theo 3 luồng
sau: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
- Luồng xanh: Hàng được miễn kiểm tra hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng
hóa.
- Luồng vàng: Hàng được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa nhưng phải kiểm tra hồ
sơ hải quan.
- Luồng đỏ: Hàng phải kiểm tra cả hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa.

27
 Sau khi đã xong thì bên khai hải quan in tờ khai hải quan để làm hồ sơ thông quan
xuất khẩu. Hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan: 1 bản
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính.
- Phiếu đóng gói (Parking List): 1 bản chính.
- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản.
- Giấy kiểm dịch thực vật
- Giấy phép đầu tư (lần đầu tiên Xuất khẩu)
b) Làm thủ tục hải quan tại cảng
Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh)
Nhân viên lấy lệnh in tờ khai điện tử (2 bản) và cầm các chứng từ liên quan
(Invoice, Packing List, Contract…) đem ra hải quan để thông quan. Nhân viên đóng lệ
phí hải quan và nhận lại 1 tờ khai đã có dấu thông quan của hải quan.
Trường hợp 2: Hàng hóa miễn kiểm tra thực tế nhưng phải kiểm tra hồ sơ hải
quan (luồng vàng)
Nhân viên đi lấy lệnh in tờ khai điện (2 bản) và cầm các chứng từ có liên quan
đem đến chi cục hải quan. Đóng lệ phí hải quan và vào phòng hải quan tiếp nhận hồ sơ
để họ kiểm tra hồ sơ. Sau đó sẽ có kết quả thông quan
Trường hợp 3: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)
Nhân viên lấy lệnh in tờ khai điện tử (2 bản) và cầm các chứng từ liên quan
(Invoice, Packing List, Contract…) đem ra hải quan, hải quan sẽ kiểm tra sau đó
chuyển sang cho bộ phận kiểm hóa.
Sau khi tìm được Hải quan kiểm hóa và biết ai sẽ kiểm hóa hàng hóa của mình,
nhân viên lấy lệnh sẽ liên hệ và hẹn sớm nhất có thể. Sau đó xuống bãi tìm container
tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa
(5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).
Sau khi đã có dấu thông quan của hải quan, nhân viên lấy lệnh nhanh chóng bấm
lại seal mới (gồm seal Hải quan và Hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận
cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng. Cầm tờ khai gốc và
photo (trên đó viết sẵn số cont, số seal, tên tàu, số chuyến) cầm đến hải quan giám sát

28
để thanh lý tờ khai và đến điều độ cảng vào sổ tàu (thanh lý tờ khai và vào sổ tàu trước
giờ Closing time – giờ cắt máng).
3.1.4.Phát hành vận đơn thứ HB/L cho khách hàng
Trước hết công ty phải nhận chi tiết về lô hàng do người chủ hàng cung cấp
để phát hành vận đơn đường biển thứ HB/L. Bộ phận chứng từ hàng xuất yêu cầu
khách hàng gửi bằng fax hoặc email chi tiết về lô hàng trước ngày tàu chạy 1-2
ngày.
Trên mỗi Booking Note nhân viên Booking sẽ ghi tên khách hàng trên đó,
dựa vào đó nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với bộ phận chứng từ bên phía khách hàng
để xin chi tiết B/L về lô hàng. Thông thường chi tiết B/L thường được gửi bằng
mail hoặc fax, trong đó fax thông dụng hơn.
Chi tiết B/L phải bao gồm đầy đủ nội dung. Bộ phận Chứng từ xuất hàng sau
khi nhận Booking Note từ bộ phận Customer Service chuyển qua, mở tài liệu trong
sổ theo dõi số File và nhập thông tin dữ liệu trong FAST. Sau khi làm HB/L xong,
bộ phận chứng từ của công ty sẽ fax B/L cho khách hàng để khách hàng kiểm tra và
xác nhận là B/L đã ổn hay chưa. Nếu được khách hàng kiểm tra và xác nhận thì phát
hành HB/L chính thức cho khách hàng. Nếu khách hàng muốn chỉnh sửa hoặc bổ
sung thêm vào đó những chi tiết mà B/L không có thì khách hàng sửa trực tiếp vào
B/L mà nhân viên chứng từ đã fax và nhờ chỉnh sửa dùm. Việc ghi trực tiếp vào
B/L và fax lại như một bằng chứng chứng minh chính khách hàng yêu cầu chỉnh
sửa nhằm trách những khiếu nại về sau. Về những chỉnh sửa của khách hàng, nhân
viên chứng từ cũng yêu cầu chỉnh sửa B/L từ hàng tàu nếu những chỉnh sửa ấy lớn,
đặc biệt là tên hàng.
Với các chi tiết này, nhân viên chứng từ sẽ bắt tay vào làm B/L nháp để gửi
cho hãng tàu, hãng tàu sẽ dựa vào B/L để phát hành MB/L. Sau đó, nhân viên chứng
từ sẽ làm HB/L cho khách hàng.
3.1.5.Nhận vận đơn chủ MB/L do người vận tải gửi qua
Công ty có trách nhiệm cung cấp chi tiết về lô hàng cho người vận tải thực
để phát hành vận đơn đường biển chủ MB/L. Căn cứ vào chi tiết HB/L, bộ phận
Chứng từ xuất hàng làm chi tiết MB/L gửi cho hãng tàu bằng fax hoặc email. Lưu ý

29
phải cung cấp chi tiết làm MB/L cho hàng tàu trước thời hạn cuối cùng gửi chi tiết làm
B/L có thể hiện trên booking
Thông thường MB/L hãng tàu cung cấp cho công ty là Surrender B/L hoặc
Seaway B/L nhưng B/L chủ yếu được gửi bằng mail, không nhất thiết phải đến
hãng tàu để nhận. Sau khi nhận được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ kiểm
tra MB/L chi tiết ở các ý như: tên, địa chỉ shipper, consigner, cảng đi, cảng đến, số
kiện, số kg, số CBM, … đã trùng khớp với HB/L hay chưa, loại cước trả trước hay
cước trả tại cảng đến, nếu đúng thì sẽ gửi B/L sang đại lý đồng thời cũng gửi cả một
bản HB/L mình đã phát hành cho khách hàng sang đại lý
3.1.6.Phát hành hóa đơn ghi nợ/có (Debit/Credit note)
- Hoá đơn ghi nợ phát hành cho khách hàng (không cần lưu trong file): khi
đã phát hành xong HB/L, khách hàng yêu cầu gửi hoá đơn ghi nợ cho họ thanh toán,
bộ phận chứng từ sẽ thông báo cho kế toán để phát hành hoá đơn ghi nợ/có hoặc hóa
đơn gửi khách hàng
- Hoá đơn ghi nợ/có phát hành cho đại lý (nếu là hàng chỉ định hoặc là hàng
thường yêu cầu thu tiền cước ở cảng đến – phải lưu vào file): bộ phận chứng từ sẽ phát
hành hoá đơn theo như báo giá mà bộ phận CS/Sales đã nhập vào FAST.
- Sau đó các chứng từ như HB/L, MB/L, Debit/Credit note, Profit statement (lợi
nhuận thu được của một lô hàng) sẽ chuyển file sang bộ phận kế toán theo dõi thanh
toán với khách hàng/đại lý/hãng tàu.
3.1.7.Lưu hồ sơ
Khi hàng hóa được vận chuyển đến nơi quy định của người nhận hàng, công ty sẽ
tổng hợp và lưu lại toàn bộ hợp đồng và chứng từ cần thiết để phục vụ cho những
khiếu nại có thể có sau này; đồng thời tổng kết lại doanh thu và làm bảng tổng kết lãi –
lỗ (Report profit – loss). Sau đó chuyển đến phòng kế toán theo dõi công nợ
3.1.8.Tổng kết quy trình

30
 Bảng 3.1: Bảng tổng kết quy trình giao nhận hàng xuất FCL

Các bước Chứng từ/Giấy tờ liên quan Bộ phận/Nhân viên phụ trách
- Bộ phận Kinh doanh
Bước 1 : Tiếp nhận - Email, Fax, Booking form,
- Bộ phận Dịch vụ Khách
tờ đăng kí đặt chỗ …
hàng
từ người gửi hàng - Shipping Instruction
- Bộ phận Chứng từ
Bước 2 : Gửi - Booking Note - Bộ phận Dịch vụ Khách
Booking Note – - Booking Confirmation hàng
Chọn Container - - Giấy giới thiệu - Bộ phận Kinh Doanh
Đến kho lấy hàng - Lệnh cấp vỏ container - Bộ phận Hiện trường
- Tờ khai Hải quan
- Commercial Invoice
Bước 3 : Làm thủ - Packing List - Bộ phận khai Hải quan
tục Hải quan - Giấy giới thiệu của công ty - Bộ phận Hiện trường
xuất khẩu
- Giấy phép đầu tư
Bước 4 : Phát hành
vận đơn thứ HBL - House Bill of Lading - Bộ phận Chứng từ
cho khách hàng
Bước 5 : Nhận vận
đơn chủ MBL do
- Master Bill of Lading - Bộ phận Chứng từ
người vận tải gửi
qua
- HB/L
Bước 6 : Phát hàng
- MB/L - Bộ phận Chứng từ
hóa đơn ghi nợ/có
- Debit/Credit note - Bộ phận Kế toán
(Debit/Credit Note)
- Profit statement
- MB/L
- HB/L - Bộ phận Chứng từ
Bước 7 : Lưu hồ sơ
- Hợp đồng - Bộ phận Kế toán
- Hóa đơn

3.2.Quy trình thực tế lô hàng FCL xuất khẩu của công ty cổ phần Dolphin
Sea Air Services chi nhánh Hải Phòng
3.2.1.Thông tin về lô hàng
- Bên nhập khẩu : WIN-WIN TRADE CO.,LTD
 Địa chỉ : Nagoya Yoraku 10-5 Nakagu, Marunouchi, 3-5-33 Nagoya
City, Japan
 Điện thoại : 052-228-0200
 Fax : 052-228-0201
- Bên bán : Công ty TNHH Đúc Xuất khẩu VICO
31
  Địa chỉ : Thửa đất số 67, Tờ bản đồ số 33, Cụm Công nghiệp An Xá,
Phường Mỹ Xá, Thành phố Nam Định, Tỉnh Nam Định
 Điện thoại : +84 931 668 998
- Shipper : Công ty Cổ phần Dolphin Sea Air Services – chi nhánh Hải Phòng
 Địa chỉ : 175 Bình Kiều 2, Đông Hải 2, Hải An , Hải Phòng
 Điện thoại : 02253 262 521
- Sau khi hai bên kí kết hợp đồng với nhau thì bên nhập khẩu sẽ cung cấp cho
bên xuất khẩu và sẽ đưa cho Shipper Commercial Invoice và Packing List
 Trong Commercial Invoice :
- Số Invoice : VICO14082020 Date : 14/8/2020
- Tên mặt hàng :
1. Cánh xoắn đúc bằng thép, phi 89-270, đường kính
270x130mm#&VN
2. Cánh xoắn đúc bằng thép, phi 89-114 DW350, đường kính
350x225mm#&VN
3. Cánh xoắn đúc bằng thép, mã ISG 114, đường kính
300x200mm#&VN
4. Khớp nối đúc bằng thép phuy 114.3mm
5. Khóa chốt bằng thép của khớp nối phuy 114.3mm
6. Khớp nối đúc bằng thép phuy 139.8mm
7. Khóa chốt bằng thép của khớp nối phuy 139.8mm
8. Khớp nối đúc bằng thép phuy 165.2mm
9. Khóa chốt bằng thép của khớp nối phuy 165.2mm
10. Bu lông M6x40 bằng thép, kích thước 40mm#&VN
11. Bu lông M8x40 bằng thép, kích thước 40mm#&VN
- Tổng giá trị : 58,123.08 USD
- Hình thức thanh toán : by TTR
- Điều kiện giao hàng : FOB Hai Phong in Viet Nam
 Trong Packing List
- Cảng xếp : HAI PHONG, VIET NAM
- Cảng đến : TOKYO, JAPAN
32
 - Số lượng đóng gói : 20 kiện trong 1 container 40 feet
10 kiện trong 1 container 20 feet
3.2.2.Quy trình giao nhận lô hàng xuất khẩu
Bước 1 : Nhận booking từ người gửi hàng
- Công ty Dolphin chi nhánh Hải Phòng với vai trò là Shipper nhận booking từ
công ty TNHH Đúc Xuất khẩu VICO qua email để có kế hoạch đóng hàng và book tàu
hợp lý, email như sau :
“Em gửi anh thông tin tàu hàng xuất đi HPH-TOKYO
1*20DC + 1*40HC
ETD 19 AUG/ ETA 29 AUG.
Có Booking gửi lại giúp em với ”
- Khách hàng sẽ cả Invoice và Packing List (Phụ lục 1 và 2) để công ty nắm
được thông tin. Khi nhận được booking, công ty sẽ kiểm tra lại các thông tin bao gồm:
- P.O. Number : CN0098, CN0101
- Mô tả hàng hóa : Chi tiết trong Commercial Invoice đính kèm (Phụ lục 1)
- Số lượng : Chi tiết trong Commercial Invoice đính kèm (Phụ lục 1)
- Thời điểm dự kiến đi : 19/8/2020
- Thời điểm dự kiến đến : 29/8/2020
- Khối lượng tịnh : 31.463,2 kg
- Tổng trọng lượng : 33.611,2 kg
- Cảng đi : Hai Phong, Viet Nam
- Cảng đến : Tokyo, Japan
- Sau khi kiểm tra và xác thực toàn bộ thông tin, bộ phận kinh doanh sẽ thỏa
thuận với khách hàng về giá cả và dịch vụ. Sau đó, gửi email booking hàng cho bộ
phận dịch vụ khách hàng
Bước 2 : Gửi Booking Note - Chọn Container - Lấy hàng ở kho
- Sau khi bộ phận dịch vụ khách hàng nhận được booking từ bộ phận Sales, sẽ
ngay lập tức liên hệ với hãng tàu để lấy Booking Note phù hợp. Sau khi kiểm tra thông
tin trên Booking Note, bộ phận này gửi lại cho khách hàng để nhận lại được Booking
Confirmation (Phụ lục 3). Trên Booking Confirmation cần thể hiện rõ những nội dung
sau :

33
 - Số Booking : 040AA06270
- Tên tàu : Wan Hai 267 Số tàu : N305
- Cảng xếp : HAIPHONG, VIET NAM
- Cảng dỡ : TOKYO, JAPAN
- Hạn nộp giấy cân container : 12:00 18/08/2020
- Thời gian cắt máng : 11:30 19/08/2020
- Thời gian dự kiến đi : 19/08/2020
- Thời gian dự kiến đến : 29/08/2020
Các thông tin chi tiết khác về chứng từ được ghi rõ trong Booking Confirmation
đính kèm (Phụ lục 3)
- Sau khi nhận được Booking Confirmation, bộ phận hiện trường sẽ lên hãng tàu,
nộp các chứng từ cần thiết để đổi lấy container rỗng. Dựa trên thực tế hãng tàu Wan
Hai, khi đi lấy container rỗng và chì cần xuất trình :
Booking Confirmation có đóng dấu của Chủ hàng hoặc công ty vận tải
Giấy giới thiệu và chứng minh thư nhân dân
Đến bãi container theo như quy định trên Booking Confirmation : Công ty TNHH
He Chun Logistisc - Khu Công nghiệp Đình Vũ, Đông Hải 2, Hải An, Hải Phòng. Số
lượng container : 2, bao gồm 1 container 40 feet và 1 container 20 feet. Loại seal : Seal
cối. Nhân viên sẽ đi chọn vỏ container phù hợp với yêu cầu của khách hàng, bao gồm:
trình trạng bên ngoài (sườn trái, sườn phải, phía trước, phía sau, hai cánh cửa, bốn trục
cánh cửa, tay khóa, gầm sàn) và tình trạng bên trong (mặt sàn, sườn trái, sườn phải,
nóc, mùi của container) cần chọn những vỏ không bị biến dạng, không méo, bẹp,
phồng, không bị thủng, rách hay là bị cong vênh, sàn không bị xước nghiêm trọng,
không có mùi. Sau khi chọn được vỏ container phù hợp, nhân viên sẽ chụp lại số
container, trở lại phòng điều độ của bãi, điền số container vào lệnh cấp vỏ container,
đóng tiền nâng vỏ và nhận lại phiếu EIR, seal và hóa đơn thu phí.
Nhân viên hiện trường sẽ chuyển EIR và chì cho nhân viên phòng vận tải nội địa
để tiến hành bố trí lái xe. Lái xe mang EIR, chì đến Công ty TNHH He Chun Logistisc
liên hệ nhân viên để lấy container sau đó kiểm tra lại vỏ và vận chuyển đến nơi khách
hàng. Lái xe sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận thời gian, địa điểm xếp dỡ và chủ
hàng chủ động bố trí nhân công. Địa điểm : Kho bãi Tân cảng, khu vực Tân Cảng

34
Đình Vũ, Đông Hải 2, Hải An, Hải Phòng. Vận chuyển vỏ container đến nơi xếp hàng
lên xe chở hàng theo quy định trong Booking Confirmation
Bước 3 : Làm thủ tục Hải Quan :
- Bộ phận khải hải quan của công ty sẽ khai hải quan cho lô hàng xuất khẩu trên
hệ thống khai hải quan điện tử VNASS/VCIS và cần điền một số thông tin như sau:
 Phần tờ khai hải quan: (Phụ lục 4)
 Nhóm loại hình
- Mã loại hình: B11 – xuất kinh doanh, xuất khẩu của doanh nghiệp đầu tư
- Cơ quan Hải quan: 03CC - Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV I
- Mã bộ phận Xử lí tờ khai: 00
- Mã hiệu phương thức vận chuyển : 2
 Vận đơn:
- Số lượng kiện: 30 CS
- Trọng lượng hàng: 33.611,2 KGM
- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: TOKYO
- Địa điểm lưu kho: 03CCS03 – Kho Bãi Tân Vũ
- Địa điểm xếp hàng: Cảng Tân Vũ – Hải Phòng
- Phương tiện vận tải – Tàu Wan Hai 267 – Số tàu: N305
- Ngày đi dự kiến: 19/08/2020
 Thông tin hóa đơn:
- Mã phân loại giá hóa đơn: Loại A – giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền
- Điều kiện giá hóa đơn: theo điều kiện FOB
- Tổng giá trị hóa đơn: 58.123,08 USD
 Thông tin container:
- Địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng : KHO BAI TAN CANG – 03CCS03
- Địa chỉ: Khu vực Tân Cảng Đình Vũ, Phường Đông Hải 2, Q. Hải An, HP
- Số cont: WHSU5398450; WHSU2793126
- Mã hàng: 73259990
- Tên hàng : Chi tiết trong Tờ khai Hải Quan đính kèm (Phụ lục 4)
Tờ khai hải quan của lô hàng có kết quả phân luồng vàng. Lái xe sẽ báo lại
số cont, số chì cho bộ phận chứng từ của công ty cổ phần Dolphin chi nhánh HP
35
và hạ container vào bãi của cảng Tân Vũ. Trước đó, lái xe phải đi qua trạm cân
để cân khối lượng hàng hóa, nhân viên chạy lệnh sẽ làm VGM (phiếu xác nhận
khối lượng toàn bộ container hàng vận chuyển quốc tế) và nhận phiếu hạ hàng
(phơi hạ) từ người lái xe tại bãi của cảng Tân Vũ
 Làm thủ tục hải quan tại cảng:
Nhân viên lấy lệnh cầm các giấy tờ như:
- Giấy giới thiệu
- Tờ khai điện tử (in 2 bản)
- Hóa đơn thương mại: Comerical Invoice + packing list
- Giấy phép đầu tư (nếu là lần đầu XK)
Sau khi tờ khai có kết quả luồng vàng. Nhân viên sẽ cầm các giấy tờ đó đến xếp ở
đội trưởng ở chi cục hải quan cảng 1 và đóng lệ phí hải quan là 100.000 VNĐ/ 1 tờ
khai và chờ và nhận lại 1 tờ khai đã có dấu thông quan của hải quan. Cầm tờ khai gốc
và photo (trên đó viết sẵn số container, số seal, tên tàu, số chuyến) cầm đến hải quan
giám sát để thanh lý tờ khai và đến điều độ cảng vào sổ tàu.
* Thanh lí tờ khai: là việc công ty làm thủ tục Hải quan giám sát xem hàng hóa có
thật hay không và sẽ đóng dấu trên hàng hóa đã đủ điều kiện qua khu vực giám sát.
Hàng chỉ được phép đưa lên tàu khi đã có tờ khai hải quan đã thông quan, công ty phải
nộp tờ khai cho nhân viên hãng tàu.
Sẽ có một tờ danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực hải quan giám sát sẽ
được kí.
Bước 4 : Phát hành vận đơn thứ HBL cho khách hàng :
Bộ phận Chứng từ sau khi nhận Booking Note từ bộ phận Customer Service
chuyển qua thì ngay lập tức làm HBL để gửi cho công ty TNHH Đúc Xuất khẩu
VICO. Sau khi làm HB/L xong, bộ phận chứng từ của công ty sẽ fax B/L cho bên
VICO để kiểm tra và xác nhận. Nếu được thông qua kiểm tra và xác nhận thì phát
hành HB/L chính thức. Nếu phía công ty VICO muốn chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm
vào đó những chi tiết mà B/L không có thì sẽ sửa trực tiếp vào B/L mà nhân viên
chứng từ đã fax.
Một số thông tin trên HBL mà nhân viên cần lưu ý :
- Shipper : Công ty TNHH Đúc Xuất khẩu VICO
36
 - Consignee : WIN-WIN TRADE CO.,LTD
- POL : HAIPHONG, VIETNAM
- POD : TOKYO, JAPAN
- Number and kind of packages : 30 kiện
- Gross weight : 3,611.200 KGS
- Measurement : 60.000 CBM
Một số thông tin khác được chi tiết trong HBL đính kèm (Phụ lục 5)
Bước 5 : Nhận vận đơn chủ MBL do người vận tải gửi qua :
Căn cứ vào thông tin trên HBL, bộ phận chứng từ soạn MBL để gửi cho hãng tàu
Wan Hai bằng fax. Sau khi nhận lại được MBL từ hãng tàu Wan Hai, nhân viên phải
đối chiếu một số thông tin trên MBL và HBL xem đã trùng khớp với nhau hay chưa,
kiếm tra một số thông tin đã đúng hay chưa. Một số thông tin cần chú trọng như :
- Shipper : Công ty Cổ phần Dolphin Sea Air Services chi nhánh Hải Phòng
- Consignee : Ocean Links LTD, chi nhánh phía Đông Nhật Bản
- Vesel : Wan Hai 267
- Voy No : N305
- POL : HAIPHONG, VIETNAM
- POD : TOKYO, JAPAN
Các thông tin khác được chi tiết trong MBL đính kèm (Phụ lục 6)
Bước 6 : Phát hành hóa đơn ghi nợ/có (Debit/Credit note)
- Bộ phận chứng từ sẽ thông báo cho kế toán để phát hành hoá đơn ghi nợ/có
hoặc hóa đơn gửi khách hàng sau khi khách hàng nhận HBL
- Sau đó các chứng từ như HB/L, MB/L, Debit/Credit note, Profit statement (lợi
nhuận thu được của một lô hàng) sẽ chuyển file sang bộ phận kế toán theo dõi thanh
toán với khách hàng
Bước 7 : Lưu hồ sơ
Khi hàng hóa được vận chuyển đến Tokyo Port, Japan, công ty sẽ tổng hợp và lưu
lại toàn bộ hợp đồng và chứng từ cần thiết để phục vụ cho những khiếu nại có thể có
sau này; đồng thời tổng kết lại doanh thu và làm bảng tổng kết lãi – lỗ (Report profit –
loss). Sau đó chuyển đến phòng kế toán theo dõi công nợ

37
 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1.Kết luận
Trong điều kiện môi trường cạnh tranh gây gắt như hiện nay, Dolphin Sea Air
Services được đánh giá là một công ty hoạt động có hiệu quả trong các lĩnh vực giao
nhận hàng hóa XNK …..Dolphin đang dần khẳng định vị trí của mình trên thương
trường trong và ngoài nước. Có được kết quả như hôm nay là nhờ vào những bước đi
đúng đắn, với sự am hiểu thị trường, chiến lượt kinh doanh phù hợp, vận dụng có hiệu
quả chính sách marketing. Nhờ vào quá trình tổ chức thực hiện các thủ tục và nghiệp
vụ giao nhận hàng XNK của công ty. Đảm bảo hàng hóa được giao và nhận đúng thời
gian theo yêu cầu của khách hàng.

Sau một thời gian tìm hiểu lý luận và nghiên cứu tại công ty, em đã hệ thống hóa
về cơ sở giao nhận như thế nào là giao nhận, người giao nhận, một số chức năng của
NGN, trách hạn nghĩa vụ của NGN. Đồng thời nghiên cứu được quy trình giao nhận
xuất khẩu của công ty, để từ đó đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách
thức của công ty.

2.Kiến nghị :

Trong bối cảnh kinh tế gay gắt như hiện nay để đạt được kết quả như mong muốn,
công ty Dolphin Sea Air Services nói chung và đặc biệt là chi nhánh Hải Phòng nói
riêng cần nhanh chóng đổi mới phương thức hoạt động. Các nhân tố bên ngoài đã ảnh
hưởng không nhỏ đến hoạt động của công ty, bởi vậy cần sự quan tâm, giúp đỡ của
nhà nước, các Bộ, Ngành để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công ty.

- Tổ chức thường xuyên các chương trình đầu tư và xúc tiến thương mại như hội
chợ giúp các doanh nghiệp XNK quảng bá, giới thiệu về dịch vụ của mình hoặc ưu
tiên vốn đầu tư cho các dự án sản xuất mặt hàng có thế mạnh. Nhờ đó có thể hỗ trợ các
công ty giao nhận trong việc tìm kiếm thị trường và ký kết hợp đồng.
- Cần có biện pháp xử phạt răn đe dứt khoát đối với các trường hợp tiêu cực làm
cản trở cho các doanh nghiệp. Kiên quyết chống hành vi tham ô, nhũng nhiễu trong
đội ngũ hải quan. Công chức hải quan cần hướng dẫn cụ thể, chỉ ra cái sai cho doanh
nghiệp. Tùy từng trường hợp mà xử lý từ cảnh báo tới phạt hành chính để tạo điều kiện
38
cho doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật. Khi được phân bổ nhiệm vụ,
công chức hải quan cần nhanh chóng làm việc để đảm bảo tiến độ công việc giúp
doanh nghiệp nhận hàng, tránh tình trạng lưu kho lưu bãi.
- Nước ta có lợi thế về đường biển nên số lượng hàng hóa XNK bằng đường biển
phát triển hơn so với các phương thức khác. Nhà nước cần đầu tư thích đáng để xây
dựng cơ sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hoá bằng đường biển như xây dựng và
mở rộng cảng biển, hiện đại hoá thiết bị xếp dỡ vận chuyển hàng hoá. Ngoài ra, Nhà
nước cần đầu tư để mở rộng tuyến đường sắt sao cho đạt tiêu chuẩn quốc tế, nâng cấp
tu sửa hệ thống đường bộ, cầu cống… để cùng với vận tải đường biển, người giao
nhận có thể thực hiện vận tải hàng hoá đa phương thức một cách thuận tiện, dễ dàng
đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Em xin cảm ơn doanh nghiệp Dolphin Sea Air Services chi nhánh Hải Phòng nói
chung cũng như các anh chị trong bộ phận kinh doanh của công ty đã tạo điều kiện cho
em có cơ hội được thực tập tại công ty, truyền đạt cho em những kiến thức thực tế
trong công việc bên cạnh những lý thuyết đã được học, giúp em giải quyết những vấn
đề phát sinh trong quá trình thực tập. Em cũng xin được cảm ơn thầy Vũ Lê Huy đã
dành thời gian giúp em giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến quá trình thực tập và góp
ý giúp em hoàn thành báo cáo thực tập một cách tốt nhất. Em xin cảm ơn !

39
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Văn bản số CL04/06, Liên đoàn Quốc tế của các Hiệp hội các nhà giao nhận
vận tải (FIATA – International Federation of Freight Forwarders Associations), 2004
2. Luật Thương mại Việt Nam, 2005
3. Giáo trình Logistics Dịch Vụ, NXB Hàng hải
4. Giáo trình Logistics Vận Tải, NXB Hàng hải
5. Tài liệu tại Phòng Kinh doanh công ty CP Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con
Cá Heo chi nhánh Hải Phòng
6. Công ty CP Dịch Vụ Hàng Hải Hàng Không Con Cá Heo chi nhánh Hải Phòng,
truy cập ngày 03/08/2020, website : https://dolphinseaair.com/

40
 PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1 : COMMERCIAL INVOICE
PHỤ LỤC 2 : PACKING LIST
PHỤ LỤC 3 : BOOKING CONFIRMATION
PHỤ LỤC 4 : TỜ KHAI HẢI QUAN
PHỤ LỤC 5 : HOUSE BILL OF LADING
PHỤ LỤC 6 : MASTER BILL OF LADING

41