TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHOA VẬN TẢI – KINH TẾ

NGÀNH LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG
-------------------o0o-------------------

BÁO CÁO THỰC TẬP NGHIỆP VỤ

CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI KEPLER

GVHD: ThS. Trần Thị Thảo

Sinh viên: Nguyễn Thị Nga - 203232372
Đinh Thị Thùy Trang - 203202413
Nguyễn Đăng Dũng - 203202313
Lại Xuân Thành Đạt - 203212318
Nguyễn Thị Quỳnh Phương – 203232384
Lớp: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng 2

HÀ NỘI, THÁNG 4 NĂM 2023

2
DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Tên đầy đủ - Ý nghĩa

1 GDP Gross Domestic Product – Tổng sản phầm quốc nội

2 EDI Electronic Data Interchange - Trao đổi dữ liệu điện

tử

3 FCL/LCL Full container load (hàng nguyên contanier)/Less

than container load (hàng lẻ)

4 CY/CFS Container Yard (bãi container)/Container Freight

Station (Kho khai thác hàng lẻ)

5 HS CODE Mã HS

6 SI & VGM Shipping Instruction & Phiếu cân VGM

7 OPS Nhân viên hiện trường (Operations)

8 CBM Cubic Meter – đơn vị tính mét khối (m3)

9 ETD/ETA Estimated Time of Departure (Thời gian khởi hành

dự kiến của tàu)/ Estimated Time of Arrival (Thời
gian dự kiến đến cảng đích của tàu)

10 ATD/ATA Actual Time of Departure (Thời gian khởi hành thực

tế của tàu)/ Actual Time of Arrival (Thời gian thực tế
đến cảng đích của tàu)

11 EXW Ex Works – Giao hàng tại xưởng.

3
DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU
Chương 3:
Bảng 3.4. Thống kê số liệu các trang thiết bị cụ thể
Bảng 3.5. Thống kê tỉ lệ thông tin nhân sự của Kepler Logistics
Chương 4:
Bảng 4.1. Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm
gần đây
Biểu đồ 4.1. Biểu đồ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong
3 năm gần đây

4
DANH SÁCH CÁC HÌNH ẢNH
Chương 2:
Hình ảnh 2.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Công ty Kepler Logistics JSC
Chương 3:
Hình ảnh 3.1. Xe đầu kéo và sơ mi rơ moóc thuộc sở hữu của Kepler Logistics
Hình ảnh 3.3.1. Mạng lưới vận tải nội địa Kepler Logistics
Hình ảnh 3.3.2. Mạng lưới vận tải quốc tế Kepler Logistics
Chương 5:
Hình ảnh 5.1.1. Basic Information và Container Cargo trong Booking.
Hình ảnh 5.1.2. Thông Sailing trong Booking.
Hình ảnh 5.1.3. Chọn lịch tàu trong Booking.
Hình ảnh 5.1.4. Thông tin Shipper và Consignee trong Booking.
Hình ảnh 5.1.5. Thông tin người liên hệ trong Booking.
Hình ảnh 5.1.6. Booking Request Submitted bởi hãng tàu YangMing.
Hình 5.1.7. Thông tin Shipper và Consignee khi Submit SI
Hình 5.1.8. Thông tin Notify Party khi Submit SI
Hình 5.1.9. Thông tin tàu, cảng đi, cảng đến và chọn loại Bill khi Submit SI
Hình 5.1.10. Mô tả hàng hóa khi Submit SI
Hình 5.1.11. Thông tin chi tiết hàng hóa theo container khi Submit SI
Hình 5.1.12. Thông tin về điều khoản thanh toán khi Submit SI
Hình 5.1.13. Thông tin Submit VGM
Hình ảnh 5.2. Khai Manifest cho lô hàng nhập khẩu
Hình ảnh 5.4. Báo giá của Công ty Kepler Logistics

5
DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ
Chương 5:
Sơ đồ 5.1. Quy trình làm hàng xuất khẩu bằng phương thức đường biển công ty Kepler
Logistics.
Sơ đồ 5.2. Quy trình làm hàng nhập khẩu bằng phương thức đường biển công ty
Kepler Logistics.
Sơ đồ 5.3. Quy trình làm hàng xuất khẩu bằng phương thức đường hàng không công
ty Kepler Logistics.
Sơ đồ 5.4. Quy trình làm hàng nhập khẩu bằng phương thức đường hàng không
công ty Kepler Logistics.

6
 MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT......................................................................................3

DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU.......................................................................................4
DANH SÁCH CÁC HÌNH ẢNH.........................................................................................5
DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ.................................................................................................6
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................................8
CHƯƠNG 1: HIỆN TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT NGÀNH LOGISTICS.....10
CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI
KEPLER.................................................................................................................................13
2.1. Giới thiệu chung..........................................................................................................13
2.2. Lĩnh vực hoạt động của Công ty..................................................................................14
2.3. Dịch vụ chính của Công ty..........................................................................................14
2.4. Tổ chức Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Kepler:.........................14
2.4.1. Bộ phận hành chính nhân sự.................................................................................15
2.4.2. Bộ phận chứng từ..................................................................................................16
2.4.3. Bộ phận kế toán.....................................................................................................16
2.4.4. Bộ phận chăm sóc khách hàng..............................................................................16
2.4.5. Bộ phận xuất nhập khẩu........................................................................................17
2.4.6. Bộ phận kinh doanh...............................................................................................17
2.4.7. Bộ phận điều phối xe.............................................................................................18
2.4.8. Bộ phận giao nhận hiện trường............................................................................18
CHƯƠNG 3: HIỆN TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT, NHÂN LỰC TẠI ĐƠN VỊ
................................................................................................................................................18
3.1. Hiện trạng cơ sở vật chất của Kepler Logistics.....................................................18
3.2. Hiện trạng cơ sở vật chất của các đối tác thuê ngoài...................................................19
3.2.1. Thuê ngoài dịch vụ kho TASA Đông Hải thuộc Công ty Cổ phần vận tải đa
phương thức Duyên Hải (TASA Duyên Hải)...................................................................19
3.2.2. Thuê ngoài dịch vụ vận tải....................................................................................20
3.2.2.1. Thuê ngoài dịch vụ vận tải nội địa khu vực Hà Nội......................................20
3.2.2.1.1. Công ty Cổ phần vận chuyển Tam Bảo.......................................................20
3.2.2.1.2. Công Ty TNHH Vận Tải Công Thành.......................................................20
3.2.2.1.3. Công ty Cổ phần vận tải ACE..................................................................21

7
 3.2.2.2. Thuê ngoài dịch vụ vận tải nội địa khu vực Hải Phòng - Công ty TNHH
Giao nhận vận tải và Thương mại Duy Khanh..........................................................21
3.2.2.3. Thuê ngoài dịch vụ vận tải khu vực Hồ Chí Minh.........................................22
3.2.2.3.1. Công ty Cổ phần Vận tải Chuyển phát nhanh Nhất Tâm...........................22
3.2.2.3.2. Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận Năm sao..............................................22
3.2.3. Thuê ngoài dịch vụ vận chuyển Bắc Nam.............................................................22
3.3. Cấu hình các links và nodes, dòng chảy Logistics chạy qua các links và nodes của
doanh nghiệp.......................................................................................................................23
3.3.1. Mạng lưới vận tải nội địa của doanh nghiệp.....................................................24
3.3.2. Mạng lưới vận tải quốc tế của doanh nghiệp....................................................24
3.4. Hiện trạng cơ sở vật chất tại Trụ sở chính Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
............................................................................................................................................25
3.5. Tổ chức nhân sự của Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler................................26
CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
ĐƠN VỊ..................................................................................................................................29
4.1. Kết quả kinh doanh 3 năm gần nhất............................................................................29
4.2. Định hướng trong tương lai của doanh nghiệp............................................................31
4.3. Chiến lược kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.......................................................31
4.4. Kế hoạch kinh doanh trong lĩnh vực Logistics của Kepler Logistics..........................32
CHƯƠNG 5: MỘT SỐ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LOGISTICS ĐÃ THỰC HÀNH TẠI
ĐƠN VỊ THỰC TẬP.............................................................................................................33
5.1. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng phương thức đường biển..........................33
5.2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển theo EXW incoterms 2020.............41
5.3. Quy trình giao nhận hàng xuất bằng đường hàng không ...........................................47
5.4. Quy trình giao nhận hàng nhập bằng đường hàng không theo term EXW.................49
KẾT LUẬN............................................................................................................................52
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................53
PHỤ LỤC 1: NHẬT KÝ THỰC TẬP................................................................................54
PHỤ LỤC 2: TÀI LIỆU THU THẬP ĐƯỢC....................................................................56

8
 LỜI MỞ ĐẦU
Bước vào thời đại toàn cầu hóa, thế giới hiện nay đang có sự gia tăng ngày
càng mạnh mẽ các luồng giao lưu quốc tế về hàng hóa, dịch vụ và các yếu tố sản xuất
như vốn, công nghệ, nhân công, … Thương mại quốc tế phát triển nhanh chóng,
ngành Logistics cũng vì thế càng đóng vai trò quan trọng hơn trong nền kinh tế quốc
gia, trở thành cầu nối giao thương với thế giới, thúc đẩy nền kinh tế lớn mạnh hơn.
Với sự phát triển mạnh mẽ đó, Logistics cũng đã trở thành một ngành học thu
hút các bạn học sinh sinh viên, với nhiều cơ hội việc làm ở mọi loại hình doanh
nghiệp, thuộc mọi lĩnh vực kinh doanh và quy mô khác nhau. Nhiều trường đại học
đã mở ra ngành học này, thực hiện đào tạo nguồn nhân lực dồi dào và chất lượng cho
ngành Logistics trong tương lai. Để đáp ứng được các yêu cầu của ngành học, việc
học tập, nắm vững kiến thức lý thuyết trên nhà trường là vô cùng quan trọng. Tuy
nhiên “học đi đôi với hành” sinh viên cũng cần được tìm hiểu thực tế tại các doanh
nghiệp Logistics để có thể hiểu được và áp dụng vào thực tế.
Việc xây dựng học phần Thực tập nghiệp vụ của Trường Đại học Giao thông
vận tải đã giúp đỡ sinh viên được trải nghiệm, thực hành và tìm hiểu quy trình tại
doanh nghiệp thực tế. Chúng em xin được gửi tới Ban Giám Hiệu và quý Thầy Cô
trong Bộ môn Quy hoạch và Quản lý Giao thông vận tải nói riêng và Thầy cô trong
Khoa Vận tải Kinh tế Trường Đại học Giao Thông Vận tải nói chung đã tạo điều kiện
cho chúng em có cơ hội được đi thực tập tại doanh nghiệp. Chúng em cũng xin được
gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Giảng viên hướng dẫn ThS. Trần Thị Thảo
đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ, chỉ bảo và giải đáp những thắc mắc, lo lắng trong
quá trình hoàn thành báo cáo thực tập. Đặc biệt chúng em xin gửi lời cảm ơn tới Ban
Giám Đốc, người hướng dẫn trực tiếp chị Cấn Thị Hằng tất cả các anh chị trong Công
ty Cổ phần Giao nhận Vận Tải Kepler đã tận tình hướng dẫn, kiên nhẫn và truyền đạt
những kinh nghiệm quý báu, tạo cho chúng em một môi trường làm việc và giúp đỡ
chúng em hoàn thiện bài báo cáo một cách tốt nhất.
Chúng em đã nỗ lực hết sức mình để có thể hoàn thành thời gian thực tập và
hoàn thiện bài báo cáo một cách tốt nhất. Vì thời gian thực tập khá ngắn cùng những
hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức, bài báo cáo thực tập của chúng em sẽ không
tránh khỏi những sai sót không mong muốn. Chúng em mong sẽ nhận được những
nhận xét, góp ý của Thầy Cô để có thể hoàn thiện bài báo cáo một cách tốt hơn.
Trong bài Báo cáo thực tập Nghiệp vụ này, chúng em đã trình bày về Công ty
Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler, tìm hiểu về cấu trúc, quy mô, ngành nghề, tình hình
các phòng ban, nhân sự của công ty và một số quy trình nghiệp vụ mà chúng em được
hướng dẫn trong thời gian thực tập.
Bố cục của bài báo cáo gồm 5 chương:
CHƯƠNG 1: HIỆN TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT NGÀNH
LOGISTICS – Nội dung chương 1 tìm hiểu thực trạng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, phương

9
tiện và công nghệ phục vụ công tác tổ chức vận tải hàng hóa nói riêng và hoạt động
Logistics nói chung.
CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP – Nội dung chương 2 là tìm
hiểu các thông tin chung về Công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Kepler về lĩnh vực kinh
doanh, cơ cấu tổ chức của công ty.
CHƯƠNG 3: HIỆN TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT, NHÂN LỰC TẠI ĐƠN VỊ -
Nội dung chương 3 tập trung vào hiện trạng cơ sở vật chất, tình hình tài sản cố định và nhân
lực tại công ty.
CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ ĐỊNH HƯỚNG
PHÁT TRIỂN ĐƠN VỊ - Nội dung chương 4 thể hiện kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh 3 năm gần đây và định hướng, mục tiêu phát triển của công ty.
CHƯƠNG 5: MỘT SỐ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LOGISTICS ĐÃ THỰC
HÀNH TẠI ĐƠN VỊ THỰC TẬP – Nội dung chương 5 trình bày chi tiết về các quy trình
nghiệp vụ của công ty.

10
 CHƯƠNG 1: HIỆN TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT
NGÀNH LOGISTICS
Thế giới ngày càng phát triển, công nghiệp hóa hiện đại hóa thì hoạt động sẽ ngày càng
đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế. Bởi lẽ đây là một hoạt động tổng hợp mang tính
dây chuyền, bao gồm nhiều công đoạn từ: nhận hàng, lưu kho, làm thủ tục hải quan, vận
chuyển, giao nhận… và nhiều dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa.
Thống kê mới đây của Hiệp hội Doanh nghiệp Logistics Việt Nam cho biết, cả nước
hiện có khoảng trên 1.300 doanh nghiệp Logistics đang hoạt động, bao gồm cả doanh
nghiệp có vốn nước ngoài. Dịch vụ Logistics ở Việt Nam hiện có quy mô 20-22 tỷ
USD/năm, chiếm 20,9% GDP của cả nước.
Hiện nay, theo xếp hạng của Ngân hàng Thế giới, Việt Nam đang đứng thứ 64/160 nước
về mức độ phát triển Logistics và đứng thứ 4 trong ASEAN sau Singapore, Malaysia, Thái
Lan. Với tốc độ phát triển hàng năm đạt 16 đến 20%, đây là một trong những ngành dịch vụ
tăng trưởng đều nhất của Việt Nam trong thời gian qua.
Tuy nhiên, thống kê cũng cho thấy, cộng đồng doanh nghiệp Logistics Việt Nam chiếm
hơn 80% tổng số doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Logistics tại Việt Nam, song hầu hết chỉ
làm dịch vụ các chuỗi cung ứng nhỏ trong lãnh thổ Việt Nam với một số phân khúc như:
Dịch vụ giao nhận, cho thuê kho bãi, làm thủ tục hải quan, gom hàng lẻ và thị phần tại các
cảng... Trong khi đó, các hoạt động lớn hơn, mang tính liên vận quốc tế đều do thiểu số các
công ty, tập đoàn đa quốc gia đảm trách. Bên cạnh đó, chi phí Logistics của Việt Nam
chiếm khoảng 25% GDP mỗi năm, cao hơn nhiều so với các nước như Trung Quốc hay
Thái Lan, làm lãng phí nhiều nguồn lực trong nước.
Hệ thống hạ tầng Logistics của Việt Nam hiện nay đang được đầu tư phát triển hơn nữa.
Nó bao gồm hạ tầng giao thông (hệ thống đường bộ, đường sắt, đường thuỷ nội địa, hệ
thống cảng biển, cảng cạn, cảng hàng không), các trung tâm Logistics, trung tâm chia chọn
và hệ thống kho bãi.
Hiện nay, trên toàn quốc có tổng chiều dài đường bộ 595.201 km, trong đó, đường bộ
quốc gia (quốc lộ, cao tốc) là 25.560 km (Theo Báo cáo Logistics Việt Nam 2022). Hệ
thống quốc lộ được phân bổ theo các trục dọc, trục ngang, trục hướng tâm tạo thành các
hành lang vận tải.
− Các trục dọc chính gồm cao tốc Bắc Nam, QL1, đường Hồ Chí Minh, đường ven
biển và đường hành lang biên giới.
− Các trục ngang chính là các trục theo hướng Đông - Tây từ Thanh Hóa đến Bình
Thuận, các trục hướng tâm Thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.
− Các trục hướng tâm từ Hà Nội đi các tỉnh phía Bắc và từ thành phố Hồ Chí Minh đi
các tỉnh Tây Nam Bộ, Đông Nam Bộ, đồng bằng sông Cửu Long.
− Các trục vành đai: khu vực phía Bắc gồm các quốc lộ 4 (4, 4B, 4C, 4D, 4H), quốc lộ
279, quốc lộ 37; khu vực miền Trung gồm QL.14C và khu vực miền Nam gồm các
tuyến N1, N2.
Hệ thống đường bộ đối ngoại Việt Nam gồm có 4 hệ thống bao gồm hệ thống đường
ASEAN 4252 km, hệ thống đường xuyên Á 2694 km, hệ thống đường GMS 871km và các

11
tuyến kết nối cửa khẩu biên giới Trung Quốc, Lào, Campuchia; hệ thống cửa khẩu quốc tế
đường bộ gồm 26 cửa khẩu như Móng Cái, Hữu Nghị, Tà Lùng, Thanh Thủy,...
Tổng chiều dài đường thủy nội địa toàn quốc đang quản lý khai thác 17.026 km, trong
đó: 7.180 km là các tuyến đường thủy nội địa quốc gia do Cục Đường thủy nội địa quản lý
(miền Bắc: 3.044,4km, miền Nam 2.968,9 km, miền Trung: 1.167,5 km). Trên mạng lưới đã
quy hoạch 45 tuyến vận tải thủy chính: miền Bắc có 17 tuyến, miền Trung có 10 tuyến,
miền Nam có 18 tuyến. Ngoài ra, đã quy hoạch 21 tuyến vận tải sông biển. Khu vực miền
Bắc có 6 tuyến, miền Trung có 4 tuyến, miền Nam có 11 tuyến và một số tuyến đi chung
luồng hàng hải. Toàn quốc có 292 cảng thủy nội địa: 217 cảng hàng hóa, 12 cảng hành
khách, 02 cảng tổng hợp và 63 cảng chuyên dùng. Ngoài ra còn có khoảng 8.200 bến thủy
nội địa và hơn 2.500 bến khách ngang sông. Hệ thống cảng thủy nội địa chủ yếu phục vụ
bốc xếp hàng rời, hàng chuyên dùng với dây chuyền bốc xếp lạc hậu, năng suất thấp, trong
khi đó các cảng thủy nội địa tổng hợp, container mới được đầu tư hiện đại, tuy nhiên, hiệu
quả khai thác chưa cao (lượng hàng qua cảng thấp hơn công suất thiết kế). Hạn chế hiện nay
của hệ thống cảng thủy là đường bộ kết nối với cảng có trọng tải thấp, không thuận lợi để
trung chuyển hàng hóa bằng xe ô tô.
Theo thống kê tới tháng 6/2022, hệ thống cảng biển Việt Nam hiện có 286 bến cảng,
phân bố theo 5 nhóm cảng biển, tổng chiều dài cầu cảng hơn 96 km, hạ tầng đáp ứng được
lượng hàng thông qua hơn 706 triệu tấn năm 2021. Hầu hết các cảng gắn liền với các trung
tâm, các vùng kinh tế lớn của cả nước đã hình thành các cảng biển lớn với vai trò là đầu mối
phục vụ xuất nhập khẩu hàng hóa và tạo động lực phát triển toàn vùng như: Quảng Ninh,
Hải Phòng gắn với Vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc; Nghi Sơn, Hà Tĩnh, Thừa Thiên -
Huế, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Quy Nhơn gắn với Vùng kinh tế trọng điểm miền Trung;
Khánh Hòa, Bà Rịa - Vũng Tàu, TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai gắn với vùng kinh tế động lực
Đông Nam Bộ; Cần Thơ, Long An, An Giang gắn với Vùng kinh tế trọng điểm ĐBSCL. Về
tuyến vận tải biển, Việt Nam đã thiết lập được 32 tuyến, trong đó 25 tuyến vận tải quốc tế
và 7 tuyến vận tải nội địa, trong đó ngoài các tuyến nội Á, khu vực phía Bắc đã khai thác 2
tuyến đi Bắc Mỹ; phía Nam đã hình thành được 16 tuyến tàu đi Bắc Mỹ và châu Âu vượt
trội hơn các nước khu vực Đông Nam Á (chỉ sau Malaysia và Singapore).
Mạng lưới đường sắt quốc gia có tổng chiều dài 3.143 km và có 277 ga, trong đó 2.703
km đường chính tuyến, 612 km đường ga và đường nhánh, bao gồm 07 tuyến chính. Năng
lực khai thác trên hầu hết các tuyến đường sắt chính chỉ đạt khoảng 17-25 đôi tàu/ngày đêm,
tốc độ khai thác tàu khách, tàu hàng trung bình 50-70 km/h (lớn nhất 100 km/h đối với tàu
khách; 60 km/h đối với tàu hàng). Hầu hết các tuyến đường sắt đều được xây dựng từ lâu
nên có tiêu chuẩn kỹ thuật thấp, có nhiều hạn chế về tải trọng, bình trắc diện nên tốc độ
chạy tàu thấp, làm giảm tính cạnh tranh so với các phương thức vận tải khác.
Tính đến tháng 6/2022, cả nước có 22 cảng hàng không đang khai thác với tổng diện tích
khoảng 11.859 ha; trong đó có 9 cảng hàng không quốc tế và 13 cảng hàng không quốc nội
được phân chia theo 03 khu vực Bắc, Trung, Nam. Năm 2022, thị trường vận tải hàng hóa
hàng không đã có bước tăng trưởng nhảy vọt với sản lượng năm 2021 đạt 1,3 triệu tấn và dự
kiến đạt hơn 1,52 triệu tấn vào năm 2022, tăng gần 83 lần so với năm 1991 và 21,2% so với
năm 2019; đạt tốc độ tăng trưởng bình quân trung bình cả thời kỳ 1991 - 2022 là
15,3%/năm.

12
 Về hệ thống tàu biển, theo Cục Hàng hải Việt Nam, tính đến tháng 12/2022, đội tàu biển
Việt Nam có 1.477 tàu với tổng trọng tải khoảng 11,6 triệu DWT, tổng dung tích khoảng 7
triệu GT. Trong đó, đội tàu vận tải là 1.009 tàu với tổng trọng tải khoảng 10,7 triệu DWT,
tổng dung tích khoảng 6,4 triệu GT. Số lượng tàu hàng rời, tổng hợp có 709 tàu, chiếm tỷ
trọng 70,3%. Tàu chở dầu, hóa chất có 178 tàu, chiếm 17,6%; tàu chuyên dụng khí hóa lỏng
có 21 tàu, chiếm 2,1%. Đội tàu container có 43 tàu, chiếm 4,3%; tàu chở khách có 58 tàu,
chiếm 5,7% đội tàu vận tải.
Về phương tiện cơ giới đường bộ, tổng số xe cơ giới đang lưu hành là 4,554,590 xe
(trong đó: 2,707,109 xe con; 175,387xe khách; 1,503,467 xe tải; 44,302 xe chuyên dùng;
124,325 các loại xe khác (rơ moóc, sơ mi rơ moóc, ...). Ngoài ra còn có các trang thiết bị hỗ
trợ khác như các trang thiết bị xếp dỡ như cần trục, các loại cẩu di động, hệ thống xe
rơ moóc và xe đầu kéo, xe nâng, trạm cấp nhiên liệu, ...
Ngoài hệ thống và các phương tiện giao thông vận tải, hoạt động giao nhận hàng hóa
nói riêng và hoạt động Logistics nói chung được hỗ trợ, phát triển hơn nhờ những trang thiết
bị công nghệ hiện đại. Có thể kể đến các ứng dụng phần mềm giúp nâng cao năng lực khai
thác cảng container như phần mềm TOS, CATOS,.. hay hệ thống đổi lệnh điện từ EPORT
giúp việc làm thủ tục trở nên dễ dàng hơn. Việc trao đổi dữ liệu thông tin giữa cảng với
hãng tàu được hiện đại hoá bằng hình thức trao đổi dữ liệu điện tử EDI (Electric Data
Interchange) với nhiều kiểu EDI khác nhau như BAPLIE (Bayplan / Stowage Plan
Occupied And Empty Locations Message) cho biết dữ liệu về vị trí container xếp trên tàu,
container có hàng và container vỏ hay COARRI (Container Arrival Message) cho biết thông
tin về tình hình xếp dỡ hàng hóa tại cảng, và nhiều EDI khác.

13
 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN
VẬN TẢI KEPLER
2.1. Giới thiệu chung
− Tên công ty : Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler (Kepler Logistics Joint Stock
Company)
− Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106931418 đăng ký lần đầu ngày 10/08/2015
do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp, đăng ký thay đổi lần 4 ngày 16 tháng 2 năm 2023
− Địa chỉ trụ sở chính : Tầng 6, 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Quận Cầu
Giấy, Hà Nội.
− Điện thoại: (84)983 621 566. Tel: (84-4) 3221 6225
− Fax: (84-4) 3856 7425
− Email: hien.cao@keplerLogistics.com.vn
− Website: www.keplerLogistics.com.vn
− Vốn điều lệ : 10.000.000.000 đồng
− Người đại diện theo pháp luật của công ty : Giám đốc Cao Thị Thu Hiền
2.2. Lĩnh vực hoạt động của Công ty
Kepler Logistics là một công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải có trụ sở chính ở
Hà Nội và mạng lưới chi nhánh trải rộng khắp 3 tỉnh, thành phố: Hải Phòng, Đà Nẵng và
Thành phố Hồ Chí Minh.
Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu bao gồm:

� Dịch vụ vận tải quốc tế đường hàng không

� Vận tải quốc tế đường biển:

� Hàng quá cảnh đường bộ - đường sông

� Vận chuyển hàng dự án

� Các dịch vụ đại lí khác

2.3. Dịch vụ chính của Công ty

Khách hàng chính của công ty là các Công ty thương mại và sản xuất lớn ở Việt Nam
như: Công ty cổ phần Tập đoàn Hoa Sen, Tổng Công ty Bia - Rượu - Nước giải khát Sài
Gòn, Công ty TNHH LG Electronics Việt Nam, Công ty TNHH SAMSUNG Electronics
Việt Nam,... và nhiều khách hàng khác có được từ đội ngũ Sales nhiều năm kinh nghiệm.
Công ty còn là đối tác của các đại lí hãng tàu lớn như: ONE, EVERGREEN,
MAERSK, OOCL, YANGMING,…
Dịch vụ chính của công ty bao gồm hai hoạt động chủ yếu là: dịch vụ giao nhận vận
chuyển và lưu giữ hàng hóa. Hai hoạt động này được tiến hành liên tục và nhịp nhàng
thành một chuỗi khép kín bao gồm:
− Vận chuyển nguyên liệu cung cấp tận nhà máy cho sản xuất.
− Vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến tổng kho, trung tâm Logistics
− Lưu trữ, bảo quản hàng hóa tại kho, tổng kho Trung tâm Logistics.
14
 − Xếp dỡ hàng hóa tại kho, tổng kho Trung tâm Logistics.
2.4. Tổ chức Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Kepler:
Hình thức là công ty cổ phần nên bộ máy quản lý của công ty Vận tải Kepler được thiết
kế theo mô hình chung của các công ty cổ phần trong nước và trên thế giới. Thêm vào đó,
bản chất là công ty trong lĩnh vực vận tải nên địa bàn kinh doanh rộng lớn để phát huy tối đa
hiệu quả quản lý. Chính vì thế, công ty đặt phòng dịch vụ vận tải và trung tâm Logistics tại
các thành phố lớn của đất nước là Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh.
Bộ máy quản lý của công ty bao gồm:
− Giám đốc công ty: là người đại diện theo pháp luật của công ty, có quyền điều hành
mọi hoạt động của công ty .
− Các Bộ phận chức năng: Các Bộ phận chức năng hỗ trợ cho giám đốc về chuyên
môn, nghiệp vụ. bao gồm: Bộ phận xuất nhập khẩu, Bộ phận chứng từ, Bộ phận kế
toán,...

Hình ảnh 2.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức tại Công ty Kepler Logistics

Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự Công ty Kepler Logistics
2.4.1. Bộ phận hành chính nhân sự
Tham mưu Giám đốc, đề xuất phương án cải tiến, kiện toàn cơ cấu tổ chức và các
phòng ban, đơn vị trong Công ty. Ban hành hệ thống các quy chế, quy trình, quy định quản
lý, chức năng nhiệm vụ, nội quy lao động, quy trình làm việc theo chỉ đạo của Giám đốc
Công ty
Chỉ đạo và tổ chức triển khai công tác quản trị nhân sự tại Công ty: Tổ chức lập kế
hoạch và tiến hành tuyển dụng đào tạo cho cán bộ, công nhân viên của Công ty và các bộ
phận; thực hiện các thủ tục liên quan đến bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác, giải quyết chế
15
độ nghỉ việc cho người lao động; tổ chức đánh giá năng lực cán bộ, nhân viên, hoạt động
liên quan đến phát động thi đua, khen thưởng người lao động.
Chỉ đạo và tổ chức triển khai công tác quản trị hành chính của Công ty: Kiểm tra
giám sát soạn thảo, lưu trữ, bảo quản, sử dụng các tài liệu, hồ sơ, quản lý và giám sát sử
dụng con dấu của Công ty. Tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại các
đơn vị trong Công ty, quản trị trang thiết bị văn phòng của Công ty. Quản lý và điều hành xe
công ty (xe nằm ngoài quản lý của các bộ phận phòng ban khác). Kiểm soát các hoạt động
bảo vệ, nấu ăn, vệ sinh – phục vụ tại Công ty.
Quản lý và điều hành nhân viên trong phòng. Điều hành bộ phận chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu cho các kỳ thanh kiểm tra liên quan đến công tác hành chính nhân sự: BHXH, pháp luật
lao động,...; tổ chức thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT và giải quyết các
chế độ liên quan cho người lao động Công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công, chỉ đạo của giám đốc.
2.4.2. Bộ phận chứng từ
Bộ phận chứng từ có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng
từ hàng nhập, xuất được chở trên tàu. Bộ phận này có trách nhiệm là phải đảm bảo tính
chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất – nhập trên tàu trước khi thông quan, đảm bảo việc
giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình, thủ tục pháp lý.
Công việc cụ thể:
– Soạn thảo, đàm phán các điều kiện, điều khoản của hợp đồng xuất nhập khẩu.
– Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ nhập khẩu trước khi thanh toán.
– Theo dõi, cập nhật hành trình các lô hàng nhập khẩu (ngày đi, ngày về, lưu cont, lưu
bãi).
– Chuẩn bị bộ hồ sơ thông quan nhập khẩu, lên tờ khai thông quan nhập khẩu hàng hóa
về nội địa.
– Kiểm tra tính chính xác của bộ hồ sơ nhập khẩu đối với các hàng hóa được đưa về kho
ngoại quan, phối hợp với kho ngoại quan đưa hàng về kho.
– Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng, dỡ hàng tại Cảng, cửa
khẩu.
– Chuẩn bị bộ chứng từ xuất hàng theo yêu cầu.
– Tìm hiểu các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa khi được yêu cầu.
– Lưu trữ hồ sơ, chứng từ.
– Các công việc khác theo sự phân công của giám đốc.
2.4.3. Bộ phận kế toán
− Tham mưu cho giám đốc về lập và kiểm soát việc thực hiện ngân sách công ty hàng
năm. Thực hiện hạch toán kế toán, báo cáo kế toán theo quy định của nhà nước.
16
 − Thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo quản trị theo yêu cầu
của Chủ sở hữu và Ban tổng giám đốc Công ty.
− Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô tổ chức doanh nghiệp.
− Đào tạo và quản lý nhân sự về tài chính kế toán, hướng dẫn các cá nhân, đơn vị có
liên quan thực hiện các quy định của quy chế tài chính Công ty và các quy định của
nhà nước có liên quan.
− Hướng dẫn quy trình thực hiện luân chuyển và phê duyệt hồ sơ chứng từ thanh quyết
toán cho các đối tượng kế toán.
− Thực hiện các công tác khác do Ban tổng giám đốc chỉ định .
2.4.4. Bộ phận chăm sóc khách hàng
− Liên hệ với khách hàng/đại lý của công ty nhận order, thông tin lô hàng.
− Đặt chỗ (booking space) các hãng tàu hoặc hãng hàng không cho các lô hàng.
− Cập nhật kế hoạch đóng hàng của khách hàng và xử lý các chứng từ liên quan của lô
hàng.
− Gửi thông tin lô hàng cho các bộ phận có liên quan; theo dõi lô hàng xuất/nhập trên
đường vận chuyển.
− Thường xuyên cập nhật thông tin cho khách hàng / đại lý về chuyến hàng đang thực
hiện.
− Xử lý nhập liệu hệ thống, giải quyết các vấn đề về chứng từ, hàng hóa và khiếu nại
của khách hàng / đại lý.
− Hỗ trợ Sales tư vấn về nghiệp vụ với khách hàng.
− Thực hiện báo cáo và các công việc khác theo phân công giám đốc.
2.4.5. Bộ phận xuất nhập khẩu
− Tham mưu cho giám đốc về mục tiêu và kế hoạch trung dài hạn hoạt động dịch vụ
xuất nhập khẩu.
− Thực hiện hoạt động dịch vụ vận tải trong nước và quốc tế, phối hợp giữa các đơn vị
vận tải và hệ thống nhà thầu đường biển, đường bộ, cảng biển, doanh nghiệp xếp dỡ
và đường sắt thực hiện yêu cầu vận chuyển door to door cho khách hàng .
− Lập phương án cho từng thương vụ dịch vụ vận tải. Thu thập hồ sơ tài liệu lên quyết
toán thanh toán với bộ phận Kế toán từng dịch vụ đã hoàn thành.
− Nhận hồ sơ khách hàng thực hiện điều độ vận tải phân phối cho khách hàng hàng
ngày, tổng kết, đánh giá và thanh toán phí hàng tháng; đảm bảo đủ các yếu tố: an
toàn - đủ khối lượng - đúng tiến độ vận chuyển.
− Phối hợp chặt chẽ với các trung tâm tiếp vận khớp nối chuỗi Logistics triển khai phần
dịch vụ theo phân cấp .
17
2.4.6. Bộ phận kinh doanh
− Tìm kiếm khách hàng qua việc quảng bá, giới thiệu các dịch vụ vận chuyển của hãng.
− Thường xuyên liên lạc với khách hàng, hỗ trợ giá cả, dịch vụ ưu đãi cho khách hàng.
− Cung cấp hỗ trợ cho nhóm hậu cần, đảm bảo rằng tất cả các lô hàng đi và đến đều
không bị hư hại hay nhầm lẫn.
− Yêu cầu khách hàng xác nhận đơn, đặt hàng bên ngoài với các nhà giao nhận vận
chuyển hoặc môi giới.
− Làm việc với các nhà vận chuyển để phối hợp trả lại hàng hóa và quản lý các tập tin
vận chuyển điện tử.
2.4.7. Bộ phận điều phối xe
− Tiếp nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh, khách hàng
− Sắp xếp lịch trình và điều phối xe giao, nhận hàng cách tối ưu nhất.
− Theo dõi việc giao nhận hàng hóa, kiểm tra chứng từ.
− Hướng dẫn, nhắc nhở lái xe thực hiện nội quy an toàn lao động tại kho.
− Cập nhật thông tin vận chuyển cho các bộ phận liên quan.
− Xử lý các trường hợp phát sinh liên quan đến hàng hóa.
− Giám sát lịch trình công việc, tác phong lái xe, theo dõi định vị xe.
− Tìm kiếm, phát triển xe, thầu phụ, phục vụ khách hàng của công ty.
2.4.8. Bộ phận giao nhận hiện trường
− Làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thông quan hàng hóa tại chi cục hải quan; Chịu
trách nhiệm giao – nhận bộ chứng từ xuất – nhập từ sales/docs. Đồng thời chịu trách
nhiệm hoàn thành các thủ tục cần thiết cho việc xuất hoặc nhập hàng cho công ty như
nộp thuế, thông quan hải quan,…
− Làm việc với các bên điều vận hàng hóa.
− Xin giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, thủ tục hải quan ở chi cục.
− Hỗ trợ lấy lệnh khi cần; Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của
cấp trên.

18
 CHƯƠNG 3: HIỆN TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT, NHÂN LỰC
TẠI ĐƠN VỊ
3.1. Hiện trạng cơ sở vật chất của Kepler Logistics.
Sau 8 năm thành lập, Kepler Logistics giữ vững vị thế phát triển ổn định với những
đối tác ổn định, tiềm năng, mở rộng với 3 chi nhánh trên toàn quốc. Đáp ứng các dịch vụ
cung cấp cho khách hàng, Kepler Logistics đã xây dựng một đội xe điều hành riêng của
công ty bao gồm có 2 xe đầu kéo và sơ mi rơ mooc, 1 xe tải 2.5 tấn chuyên dịch vụ chuyển
phát nhanh.
Ngoài ra, để nâng cao năng lực và phạm vi lĩnh vực hoạt động của mình, Kepler
Logistics còn thuê ngoài các dịch vụ như thuê kho bãi, vận tải tại các tỉnh thành để đáp ứng
nhu cầu của khách hàng.

Hình ảnh 3.1. Xe đầu kéo và sơ mi rơ moóc thuộc sở hữu của Kepler Logistics
Nguồn: Bộ phận điều phối xe Kepler
Logistics
Danh sách các đối tác mà Kepler thuê ngoài bao gồm:
− Thuê ngoài dịch vụ kho tại Hải Phòng: Kho TASA Đông Hải thuộc Công ty Cổ phần
vận tải đa phương thức Duyên Hải.
− Thuê ngoài dịch vụ vận tải:
� Khu vực Hà Nội:

● Công ty Cổ phần vận chuyển Tam Bảo

● Công Ty TNHH Vận Tải Công Thành

● Công ty Cổ phần vận tải ACE

+ Khu vực Hải Phòng: Công ty TNHH Giao nhận vận tải và Thương mại Duy Khanh.

19
 + Khu vực Hồ Chí Minh:

● Công ty Cổ phần vận tải Chuyển phát nhanh Nhất Tâm

● Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận Năm sao

− Thuê ngoài dịch vụ vận chuyển Bắc - Nam: Công ty TNHH Vận tải Bắc Việt.
3.2. Hiện trạng cơ sở vật chất của các đối tác thuê ngoài
3.2.1. Thuê ngoài dịch vụ kho TASA Đông Hải thuộc Công ty Cổ phần vận tải đa
phương thức Duyên Hải (TASA Duyên Hải)
Tên gọi: Công ty Cổ phần vận tải đa phương thức Duyên Hải
Chi nhánh: Kho TASA Đông Hải, KM 104 + 200 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đông Hải 1, Hải
An, Hải Phòng, Vietnam.
Dịch vụ cung cấp:
− Cảng thông quan nội địa
− Dịch vụ Logistics
− Khai thác kho (trung tâm phân phối, kho nội địa, kho CFS)
− Khai thác bãi container
− Đại lý làm thủ tục hải quan
Cơ sở hạ tầng kho hàng Tasa cung cấp cho Kepler: 6.000 m2 kho C.F.S tại TASACO, hơn
1.000 m2 tại TASA Minh Thành cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại như: phần mềm
quản lý hàng hóa xuất nhập, camera quan sát, hệ thống giá kệ nhiều tầng, xe nâng (forklift)
chuyên dụng…
3.2.2. Thuê ngoài dịch vụ vận tải
3.2.2.1. Thuê ngoài dịch vụ vận tải nội địa khu vực Hà Nội
3.2.2.1.1. Công ty Cổ phần vận chuyển Tam Bảo
Tên gọi: Công ty Cổ phần vận chuyển Tam Bảo
Trụ sở chính: Xóm mới nhà số 2, Thái Phù, Mai Đình, Sóc Sơn, Hà Nội.
− Văn phòng giao dịch Nội Bài: Phòng 407, tòa nhà NTS, Sân bay quốc tế Nội Bài
− Văn phòng giao dịch Yên Phong: Lô A1 Khu đô thị Ấp Đồn, Yên Trung, Yên
Phong, Bắc Ninh
Các dịch vụ cung cấp:
− Vận chuyển hàng khu công nghiệp
− Kho bãi
− Thủ tục hải quan
− Vận chuyển hàng sân bay Nội Bài
− Dịch vụ bốc xếp hàng hóa
− Vận chuyển hàng nội thành Hà Nội
Hệ thống cơ sở vật chất của công ty:
20
 − Hiện nay công ty có 90 đầu xe tải thùng kín, kẹp seal đáp ứng nhiều nhu cầu về
trọng tải của khách hàng từ những xe tải nhẹ 1,25 tấn đến có trọng tải lên tới 15
tấn.
− Hệ thống kho bãi được đầu tư rộng lớn, diện tích hơn 5.000m2 nằm cách sân bay
quốc tế Nội Bài 3Km, với nhiều trang thiết bị hiện đại được lắp đặt.
− Nhiều trang thiết bị xếp dỡ hiện đại phục vụ bốc xếp hàng hóa có thể kể đến như
gầu ngoạm, xe nâng, cao bản, tấm nâng hàng (Pallet).
3.2.2.1.2. Công Ty TNHH Vận Tải Công Thành
Tên gọi: Công Ty TNHH Vận Tải Công Thành
Địa chỉ: Số 101 Láng Hạ, Tòa B, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
Dịch vụ cung cấp:
− Dịch vụ vận chuyển
− Dịch vụ Logistics
− Dịch vụ đại lý giao nhận (Forwarder)
Hệ thống cơ sở vật chất của công ty
− Công ty sở hữu hơn 1000 phương tiện vận chuyển, mạng lưới hơn 620 tuyến
vận chuyển hàng hóa với năng suất hơn 780 triệu tấn hàng hóa vận chuyển
trong một tháng.
− Hệ thống kho bãi: Hệ thống kho bãi rộng 2ha tại Hùng Vương, Sở Dầu, Hải
Phòng. Hệ thống văn phòng công ty rộng 3000m tại 456 Lê Thánh Tông,
Phường Đông Hải, Quận Hải An, Hải Phòng, Việt Nam
− Đội xe chuyên chở hàng container và hàng siêu trường siêu trọng: 35 sơmi rơ
mooc loại 3 trục; 6 mooc rút có thể thay đổi chiều dài từ 14m – 25m; 11 fooc
lùn chuyên chở các loại máy công trường lên tới 100 tấn; 02 chiếc xe cần cẩu
với trọng tải từ 70-100 tấn...
3.2.2.1.3. Công ty Cổ phần vận tải ACE
Tên gọi: ACE Transportation.,JSC.
Địa chỉ: Tầng 11 Tòa nhà Đa Năng, số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Quận
Cầu Giấy, Hà Nội.
Dịch vụ cung cấp:
− Vận tải đường bộ
− Vận tải đường sắt
− Chuyển phát nhanh
Hệ thống cơ sở vật chất của công ty: Công ty chuyên vận tải hàng hóa nội địa với gần 100
đầu xe, vận chuyển hàng hóa bằng xe tải: từ 1 tấn đến 30 tấn, vận chuyển hàng hóa bằng
container, sơ mi, rơ mooc đường dài với trọng tải lên đến 33 tấn.

21
3.2.2.2. Thuê ngoài dịch vụ vận tải nội địa khu vực Hải Phòng - Công ty TNHH Giao
nhận vận tải và Thương mại Duy Khanh.
Tên gọi: Công ty TNHH Giao nhận vận tải và Thương mại Duy Khanh.
Địa chỉ: Số 113A/92 Lê Thánh Tông, Phường Máy Chai, Quận Ngô Quyền, Hải Phòng.
Dịch vụ cung cấp:
− Dịch vụ vận chuyển
− Dịch vụ Đường biển
− Dịch vụ kho bãi - Container
− Dịch vụ hàng Cross Border
Hệ thống cơ sở vật chất của công ty:
− Hệ thống kho bãi của công ty lên đến 35.000 m2
− Công ty sở hữu một đội xe được phân bổ tại 3 trạm trung chuyển chính ở Bắc
Trung Nam, với số lượng lớn và đa dạng chủng loại phương tiện cơ giới gồm 30
xe đầu sơ mi fooc (hàng quá khổ, quá tải, kéo cont FR, OT,...), 32 xe đầu kéo
container, 30 xe mooc sàn, 7 xe tải 5 tấn thùng kín, 7 xe tải 3.5 tấn thùng kín, 5 xe
tải 2.5 tấn thùng kín, 4 xe tải 1.5 tấn, 5 xe tải 8 tấn thùng kín, 5 xe tải 10 tấn thùng
kín, 6 xe nâng các loại.
3.2.2.3. Thuê ngoài dịch vụ vận tải khu vực Hồ Chí Minh.
3.2.2.3.1. Công ty Cổ phần Vận tải Chuyển phát nhanh Nhất Tâm.
Tên gọi: Công ty Cổ phần vận tải Chuyển phát nhanh Nhất Tâm.
Địa chỉ: Số 150, Đường DC9, Phường Sơn Kỳ, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.
Các dịch vụ cung cấp:
− Chuyển phát 48h
− Chuyển phát nhanh
− Chuyển phát hỏa tốc
− Dịch vụ khác
Hệ thống cơ sở vật chất của công ty bao gồm hệ thống kho bãi rộng rãi, quy mô tổng diện
tích kho sở hữu hơn 150.000 m2, với đội xe gồm có 450 phương tiện đa tải trọng, xe tải
100% đóng thùng kín và mạng lưới 400 bưu cục và điểm nhận trả hàng phủ sóng toàn quốc.
3.2.2.3.2. Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận Năm sao.
Tên gọi: Công ty TNHH Dịch vụ Giao nhận Năm sao (FiveStar Logistics).
Địa chỉ: Số 33, Đường 12, Khu phố 1, Phường Cát Lái, Quận 2, Thành phố Hồ Chí Minh.
Dịch vụ chính:
− Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
− Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không
− Vận chuyển hàng Door to Door
22
 − Vận chuyển nội địa, hàng công trình và dự án
− Dịch vụ thủ tục hải quan
Cơ sở hạ tầng công ty:
− Đội xe hiện có hơn 40 xe đầu kéo đang hoạt động cụ thể:
� Một lượng lớn xe chuyên chở container và hàng siêu trường siêu trọng: 35 sơmi
rơ mooc loại 3 trục; 2 mooc rút có thể thay đổi chiều dài từ 14m – 25m; 05 xe
fooc lùn chuyên chở các loại máy công trường lên tới 100 tấn;
� 02 chiếc xe cần cẩu với trọng tải từ 70-100 tấn.

� 05 đầu xe kéo mooc trọng tải 100 tấn -> 200 tấn và 06 mooc fooc, 05 moóc dài
chuyên trở các loại hàng siêu trường siêu trọng, quá khổ dài từ 20m đến 45m và
02 bệ mâm có khả năng kéo dài tối đa đến 60m..
− Toàn bộ xe của công ty đều được gắn hệ thống quản lý hành trình theo định vị vệ
tinh GPS nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
3.2.3. Thuê ngoài dịch vụ vận chuyển Bắc Nam
Tên công ty: Công ty TNHH Vận tải Bắc Việt
Địa chỉ: Số 3, ngõ 115/1, phố Núi Trúc, Phường Kim Mã, Quận Ba Đình, Thành phố Hà
Nội, Việt Nam
Các tuyến vận chuyển:
Tuyến xuất phát từ Thành phố Hồ Chí Minh
− Vận chuyển hàng đi Đà Nẵng và các tỉnh miền Trung: 4-5 chuyến/ngày.
− Vận chuyển hàng đi Hà Nội và các tỉnh miền Bắc: 2-3 chuyến/ ngày.
− Vận chuyển hàng đi Phú Quốc (Đảo Phú Quốc): 3 chuyến/ ngày.
− Vận chuyển và giải phóng hàng đi các tỉnh miền Tây: 6 chuyến/ ngày.
Tuyến xuất phát từ miền Trung (Đà Nẵng, Quảng Nam, Huế…)
− Vận chuyển hàng đi Hà nội và các tỉnh thành miền Bắc: 4 chuyến/ ngày.
− Vận chuyển hàng đi TP Hồ Chí Minh và các tỉnh miền Đông, miền Tây Nam Bộ: 6
chuyến/ ngày.
Tuyến xuất phát từ Hà Nội
− Chuyển hàng hóa đi Sài Gòn và các tỉnh thành phía nam: 4-5 chuyến/ ngày
− Chuyển hàng hóa đi Đà Nẵng và các tỉnh miền trung như Nha Trang, Bình Định: 5
chuyến/ ngày.
− Vận chuyển hàng đi các tỉnh phía Đông Bắc hay Tây Bắc: 5 chuyến/ ngày.
Cơ sở hạ tầng, các loại phương tiện vận chuyển cung cấp:
− Xe tải nhỏ từ 1 đến 5 tấn
− Xe tải thùng mui bạt tải trọng từ 8 – 22 tấn
− Xe Container tải trọng 30-35 tấn
23
 − Xe Mooc lùn hay Mooc sàn
− Ngoài ra, còn có các loại xe cẩu tự hành từ 1,5 tấn đến 10 tấn để phục vụ hàng cần sử
dụng xe cẩu (khi xe nâng không thể đáp ứng hoặc tại điểm trả hàng không có phương
tiện xe nâng). Với những đơn hàng cần cẩu tải trọng siêu lớn (trên 15 tấn) thì sẽ có xe
cẩu hỗ trợ.
3.3. Cấu hình các links và nodes, dòng chảy Logistics chạy qua các links và nodes của
doanh nghiệp.
3.3.1. Mạng lưới vận tải nội địa của doanh nghiệp
Khách hàng của Kepler Logistics đến từ các
doanh nghiệp trên toàn quốc, hình thành mạng
lưới vận tải rộng khắp. Phần lớn mạng lưới được
dựa trên cơ sở các tuyến đường nội địa vận
chuyển Bắc Nam, đi từ các tỉnh miền Bắc tới các
tỉnh miền Nam, đi qua các nút Logistics, các
trung tâm, kho bãi tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà
Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh. Các tuyến vận
tải tạo nên trên cơ sở mạng lưới vận tải nội địa
quốc gia, dọc theo các đường quốc lộ và tỉnh lộ,
hình thành nên các trục, chủ yếu bao gồm:
- Các trục ngang (các trục ngang chính là các
trục theo hướng Đông - Tây từ Thanh Hóa
đến Bình Thuận), các trục hướng tâm Hà
Nội, hướng tâm thành phố Hồ Chí Minh.
- Các trục hướng tâm từ Hà Nội đi các tỉnh
phía Bắc và từ TP. Hồ Chí Minh đi các tỉnh
Đông Nam Bộ, Đồng bằng sông Cửu Long.
Hình ảnh 3.3.1. Mạng lưới vận tải nội địa Kepler Logistics
Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu và Phòng Điều phối xe Kepler Logistics
3.3.2. Mạng lưới vận tải quốc tế của doanh nghiệp
Kinh doanh dịch vụ giao nhận bằng đường biển và đường hàng không, Kepler
Logistics đã tạo được một mạng lưới vận tải với các nước trên thế giới. Các tuyến vận tải
chủ yếu là hàng xuất nhập khẩu qua các cảng Hải Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh
tới các nước Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ, Canada, Panama, ChiLe,
Guatemala, …

24
 Hình ảnh 3.3.2. Mạng lưới vận tải quốc tế Kepler Logistics
Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu và Phòng Điều phối xe Kepler Logistics
3.4. Hiện trạng cơ sở vật chất tại Trụ sở chính Công ty cổ phần giao nhận vận tải
Kepler

STT Số lượng
Cơ sở vật chất

1 Văn phòng công ty 215m2

2 Máy tính bàn 18 bộ

3 Ổ cứng ngoài, USB 5 chiếc

4 Thiết bị ghi âm, máy chiếu 1 chiếc

5 Máy fax 2 chiếc

6 Máy photocopy 3 cái

7 Bảng trắng 1 chiếc

8 Máy điều hòa không khí 3 cái

9 Tủ và kệ hồ sơ 5 cái

10 Bàn ghế làm việc 30 bộ

25
 11 Đèn chiếu sáng 20 bộ

12 Lò vi sóng 1 cái

13 Tủ lạnh 1 cái

14 Xe container 2 cái

Bảng 3.4. Thống kê số liệu các trang thiết bị cụ thể

Nguồn: Phòng kế toán
3.5. Tổ chức nhân sự của Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
Tổ chức nhân sự của Kepler Logistics theo bộ phận và chức vụ gồm 7 loại chính. Hiện tại,
Công ty Kepler có 26 nhân viên làm việc. Cụ thể như sau:
− Giám đốc: 1 người
− Bộ phận kế toán: 3 người (gồm 1 trưởng phòng kế toán và 2 nhân viên kế toán)
− Bộ phận xuất nhập khẩu: 1 trưởng phòng quản lí 16 nhân viên

� Nhân viên giao nhận hiện trường: 7 người ( gồm 4 operation và 3 thợ xe)
� Nhân viên điều phối xe: 1 người
� Nhân viên chứng từ: 3 người
� Nhân viên kinh doanh (sales): 5 người
− Bộ phận hành chính nhân sự: 4 người
� Trưởng phòng tổ chức hành chính: 1 người

� Nhân viên phụ trách Tuyển dụng nhân viên, đào tạo: 1 người
� Nhân viên phụ trách Lương, bảo hiểm: 1 người
� Nhân viên hành chính: 1 người
− Bộ phận chăm sóc khách hàng: 1 người

Tỉ lệ thông tin nhân sự của công ty Kepler như sau:

STT Loại Tổng Trình độ Độ tuổi Giới tính

lao số
động ĐH CĐ TC 20- Trên 30 Nam Nữ
30
1 Giám 1 1 1 1
đốc

26
2 Nhân 3 3 3 1 2
viên Kế
Toán
3 Trưởng 1 1 1 1
phòng
xuất
nhập
khẩu
4 Nhân 7 7 5 2 7
viên
giao
nhận
hiện
trường
5 Nhân 1 1 1 1
viên
điều
phối
xe
6 Nhân 3 3 3 3
viên
chứng
từ
7 Nhân 5 5 5 2 3
viên
Kinh
Doanh
(sales)
8 Nhân 4 4 4 4
viên
nhân
sự
9 Nhân 1 1 1 1
viên
chăm
sóc
khách
hàng
Tổng số 26 26 0 0 23 3 12 4

27
 0% 0% 0% 88,46% 11,54% 46,15 3,85
Tỷ trọng so % %
với tổng số lao
động

Bảng 3.5. Thống kê tỉ lệ thông tin nhân sự của Kepler Logistics

Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự
− Tỷ lệ lao động trình đại học toàn công ty là 26/26, chiếm 100%.
− Độ tuổi lao động của nhân viên:
� Từ 20-30: chiếm tỷ lệ 88,46%

� Từ 30 tuổi trở lên: chiếm tỷ lệ 11,54%

− Giới tính nhân viên:
� Nữ: chiếm tỷ lệ 46,15%

� Nam: chiếm tỷ lệ 53,85%

28
CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT
TRIỂN ĐƠN VỊ
4.1. Kết quả kinh doanh 3 năm gần nhất
Trải qua 8 năm thành lập, Kepler Logistics đã có được sự phát triển ổn định với kết
quả hoạt động kinh doanh tăng trưởng qua từng năm. Đặc biệt trong giai đoạn dịch Covid-
19 bùng nổ, từ cuối năm 2021 tới đầu năm 2022, Kepler Logistics phát triển một cách vượt
bậc, thu được kết quả cao nhất từ trước tới nay. Sau đây là kết quả hoạt động kinh doanh 3
năm gần nhất của công ty.

ST Chỉ tiêu Mã 2022 2021 2020

số

1 Doanh thu bán 0 410.341 337.504 274.281

hàng và cung 1
cấp dịch vụ

2 Các khoản giảm 0 - - -

trừ doanh thu 2

3 Doanh thu thuần 1 410.341 337.504 274.281

về bán hàng và 0
cung cấp dịch vụ

4 Giá vốn bán 1 229.493 217.315 174.324

hàng 1

5 Lợi nhuận gộp 2 180.848 12.019 99.956

về bán hàng và 0
cung cấp dịch vụ

6 Doanh thu hoạt 2 2.521 4.176 2.903

động tài chính 1

29
 7 Chi phí tài chính 2 17.441 11.367 16.765
2

8 Phần lãi hoặc lỗ 2 42.016 24.938 16.538

trong công ty 4
liên doanh

9 Chi phí bán hàng 2 14.966 16.226 14.458

5

10 Chi phí quản lý 2 55.204 3.103 35.945

doanh nghiệp 6

11 Lợi nhuận thuần 3 137.774 90.681 52.229

từ hoạt động 0
kinh doanh

12 Thu nhập khác 3 3.186 5.272 8.432

1

13 Chi phí khác 3 3.225 11.088 6.708

2

14 Lợi nhuận khác 4 -39 -5.816 1.724

0

15 Tổng lợi nhuận 5 137.735 84.864 53.953

kế toán trước 0
thuế

16 Chi phí thuế thu 5 17.469 11.314 9.315

nhập doanh 1
nghiệp hiện hành

17 Chi phí thuế thu 5 -1.976 -2.298 -1.728

nhập doanh 2
nghiệp hoãn lại

18 Lợi nhuận sau 6 122.241 75.849 46.366

thuế thu nhập 0

30
Bảng 4.1. Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây
(đơn vị: triệu đồng)
Nguồn: Phòng kế toán

Biểu đồ 4.1. Biểu đồ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần
đây
Nguồn: Phòng kế toán
4.2. Định hướng trong tương lai của doanh nghiệp
Đa dạng hóa dịch vụ: Quan tâm đến nhu cầu của khách hàng và tìm hiểu kỹ về họ để
cung cấp cho họ các gói dịch vụ linh hoạt hơn, phù hợp hơn với nhu cầu của từng khách
hàng.
Nâng cao chất lượng dịch vụ: Luôn cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách
đầu tư thời gian và tiền bạc vào việc đầu tư đào tạo nhân viên, nâng cấp hệ thống công nghệ
cũng như hiểu rõ hơn về các thông tin và yêu cầu của khách hàng.
Mở rộng thị trường: mở rộng thị trường, phát triển các quan hệ đối tác với các nhà
sản xuất, công ty thương mại để mở rộng cơ hội kinh doanh và tăng doanh số.
Quản lý chi phí hiệu quả: quản lý chi phí hiệu quả, tối ưu hóa quy trình quản lý sản
xuất và vận hành để giảm thiểu chi phí sản xuất và vận chuyển, tăng cường lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
Phát triển mô hình kinh doanh mới: Tìm hiểu và áp dụng các mô hình kinh doanh
mới để đa dạng hoá sản phẩm, dịch vụ, tăng tỷ lệ sinh lợi, tối đa hóa giá trị cho khách hàng
và đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp.
4.3. Chiến lược kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp
Khách hàng: tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn bằng cách tăng
cường các kênh giao tiếp thông qua email, điện thoại, trực tuyến với khách hàng trên mạng
xã hội, tăng mối quan hệ khách hàng, giải đáp thắc mắc và cập nhật thông tin kịp thời cho
khách hàng. Công ty xây dựng mối quan hệ bền vững với các đối tác để tăng cường sức
mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp. Công ty tạo ra sự tương tác tích cực với các đối tác,
cung cấp giải pháp chuyên nghiệp và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của họ.
Sản phẩm và dịch vụ: duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ vượt trội, đảm bảo sản
phẩm luôn đáp ứng các tiêu chí như chất lượng, an toàn và độ tin cậy. Đồng thời, công ty

31
cũng sẽ tập trung vào việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới để nâng cao giá trị cho
khách hàng và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Cải tiến quy trình kinh doanh: áp dụng và phát triển công nghệ để cải tiến quy trình
kinh doanh, tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Công ty cũng sẽ tìm
kiếm các cơ hội hợp tác đối tác với các đối tác đáng tin cậy để mở rộng mạng lưới cung ứng
và tối ưu chi phí vận chuyển.
Tổng thể, chiến lược của công ty đang tập trung vào việc phát triển mục tiêu kinh
doanh chính của doanh nghiệp thông qua việc tăng cường tương tác với khách hàng, nghiên
cứu và phát triển sản phẩm mới, áp dụng các công nghệ tiên tiến và tối ưu hoá quy trình
kinh doanh.
4.4. Kế hoạch kinh doanh trong lĩnh vực Logistics của Kepler Logistics.
Mở rộng quy mô kinh doanh: Công ty sẽ mở rộng quy mô kinh doanh trong lĩnh vực
Logistics nhằm tăng trưởng doanh số và mở rộng mạng lưới cung ứng của doanh nghiệp.
Công ty sẽ tìm kiếm các cơ hội hợp tác đối tác với các công ty hàng đầu trong lĩnh vực này
để mở rộng quy mô kinh doanh.
Đa dạng hóa sản phẩm: Công ty sẽ đa dạng hóa sản phẩm trong lĩnh vực Logistics
bằng cách mở rộng các dịch vụ Logistics nhưng không chỉ tập trung vào vận chuyển. Điều
này bao gồm các dịch vụ bổ sung như kho bãi, lưu trữ và quản lý hàng hóa, xử lý thông tin
về hàng hoá, dịch vụ khách hàng và các gói giải pháp nguyên tắc.
Nâng cao chất lượng dịch vụ: Công ty sẽ tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ bằng
việc đầu tư vào công nghệ và lực lượng lao động. Công ty sẽ tập trung vào việc nâng cao
hiệu suất vận hành, cải tiến quy trình kinh doanh, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới
nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Xây dựng thương hiệu: Công ty sẽ tập trung xây dựng thương hiệu cho doanh
nghiệp của mình trong lĩnh vực Logistics, tăng cường sự hiểu biết của khách hàng về giá trị
và chất lượng của dịch vụ của Công ty. Đây là yếu tố quan trọng để tạo lòng tin và thu hút
khách hàng mới.
Chuyển đổi kỹ thuật số: Công ty sẽ chuyển đổi sang kỹ thuật số để cải thiện hiệu quả
kinh doanh của doanh nghiệp trong lĩnh vực Logistics. Công ty cũng sẽ sử dụng các công
nghệ mới như Trí tuệ nhân tạo, Internet of Things (IoT), Đồng bộ hóa để tối ưu hoá quy
trình kinh doanh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Những mục tiêu trên sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong lĩnh vực
Logistics trong vòng 10 năm tới. Công ty sẽ cố gắng hết sức để đạt được các mục tiêu của
mình và giữ vững vị thế của doanh nghiệp trong thị trường nói chung.

32
 CHƯƠNG 5: MỘT SỐ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LOGISTICS ĐÃ THỰC
HÀNH TẠI ĐƠN VỊ THỰC TẬP
5.1. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng phương thức đường biển

Check giá từ các hãng

Tìm kiếm khách tàu và báo giá cho khách Gửi booking request
hàng hàng cho hãng tàu

Gửi kế hoạch đóng hàng, Xin kế hoạch đóng hàng Nhận Booking và gửi
Booking cho đội xe để của khách hàng. Booking cho khách
đổi lệnh kéo cont rỗng hàng

Lên tờ khai hải quan và Làm Draft Bill gửi cho Xác nhận ATD, xin Debit
Submit SI và VGM trên khách hàng Note của hãng tàu, làm
hệ thống hãng tàu. Debit Note cho khách hàng

Hoàn thành nhập Job trên Theo dõi tiến trình lô hàng,
phần mềm và chuyển Job
Thanh toán cho hãng
xác nhận ATA cho khách tàu
sang bộ phận Kế toán. hàng

Sơ đồ 5.1. Quy trình làm hàng xuất khẩu bằng phương thức
đường biển công ty Kepler Logistics.

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng

Bộ phận Sales phụ trách tìm kiếm khách hàng tiềm năng hoặc nhận booking từ những khách
hàng cũ.
Bước 2: Check giá từ các hãng tàu và báo giá cho khách hàng
Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, bộ phận Sales sẽ check giá với các hãng tàu và
báo giá cho khách hàng. Báo giá này bao gồm cước biển, Local Charges đầu xuất, phí
Trucking, phí hải quan (nếu có). Sau khi khách hàng đồng ý với giá cước này thì Sales sẽ
book tàu (gửi booking request) trên trang web của hãng tàu.
Bước 3: Gửi Booking request cho hãng tàu (book tàu).
Từ bước này, các công việc được Sales chuyển giao lại cho bộ phận chứng từ thực hiện.

33
 Hình ảnh 5.1.1. Basic Information và Container Cargo trong Booking.
Phần thông tin Basic Information:
− Place of Receipt: Tên cảng đi
− Receipt Type/ Delivery Type: dựa vào FCL hay LCL để chọn CY hay CFS.
− Place of Delivery: Tên cảng đến
− Service Contract/Quotation Ref: Mã giao dịch (với bộ phận sales)
− Cargo Ready Date: Ngày hàng sẵn sàng đi
Phần thông tin Containers & Cargo:
− Container Size/Type: Chọn loại container
− Number of Containers: Số lượng container
− Cargo Gross Weight: Tổng trọng lượng (dự kiến)
− Commodity: Mô tả hàng hóa
− HS code: Mã HS code hàng hóa (có thể điền hoặc không)
Phần thông tin Sailing:

Hình ảnh 5.1.2. Thông Sailing trong Booking.

− Cargo Ready Date: Chọn khoảng cách ngày hàng sẵn sàng đi
− Khi bấm Search, các thông tin chuyến tàu sẽ hiện ra, ta cần confirm lại với khách
hàng để chọn chuyến tàu nào cho hợp lý.
34
 Hình ảnh 5.1.3. Chọn lịch tàu trên Booking.
Phần thông tin Parties & Addresses: Thông tin Shipper và Consignee là thông tin của Kepler
Logistics và Agent của Kepler Logistics.

Hình ảnh 5.1.4. Thông tin Shipper và Consignee trong Booking.

Hình ảnh 5.1.5. Thông tin người liên hệ trong Booking.

Chú ý điền thông tin liên hệ của người nhận thông báo và gửi booking request cho hãng tàu.

35
Sau khi gửi Booking Request, Kepler Logistics sẽ nhận được mail Confirm Booking
Request từ hãng tàu.

Hình ảnh 5.1.6. Booking Request Submitted bởi hãng tàu YangMing.
Bước 4: Nhận Booking và gửi Booking cho khách hàng.
Hãng tàu gửi Booking Note cho Kepler Logistics. Kepler Logistics gửi Booking Note cho
khách hàng, chú ý các thông tin về Cut-off time, Cut-off SI và VGM.
Bước 5: Xin kế hoạch đóng hàng của khách hàng.
Kepler Logistics phải xin kế hoạch đóng hàng của khách hàng, hàng sẵn sàng đi lúc nào để
lập kế hoạch điều xe.
Bước 6: Gửi kế hoạch đóng hàng, Booking cho đội xe để đổi lệnh kéo cont rỗng
Khi có kế hoạch đóng hàng của khách hàng thì Kepler Logistics gửi kế hoạch đóng hàng và
Booking cho đội xe. Bộ phận này sẽ mang Booking tới hãng tàu để đổi lệnh cấp container
rỗng.
Sau khi lấy được container rỗng thì sẽ có số Container và số Seal. Khi đó việc cần thiết là
phải chụp và gửi hình ảnh tình trạng container và tình trạng seal để khách hàng kiểm chứng
và làm bằng chứng khi có vấn đề xảy ra.
Bước tiếp theo, bộ phận này sẽ kéo container rỗng về cơ sở của nhà xuất khẩu để đóng
hàng. Bình thường khi đóng hàng xong thì sẽ kéo container ra bãi của cảng luôn.
Bước 7: Lên tờ khai hải quan và Submit SI và VGM trên hệ thống hãng tàu.
Kepler Logistics yêu cầu khách hàng gửi bộ chứng từ cần thiết để khai hải quan như
Invoice, Packing List và các giấy tờ cần thiết khác. Kepler Logistics thực hiện khai hải quan
trên phần mềm ECUS5 VNACCS và truyền tờ khai hải quan. Sau đó khi có kết quả phân
luồng tờ khai thì dựa vào kết quả phân luồng để thực hiện:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa

36
 - Luồng vàng: kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Nhân viên OPS
sẽ mang bộ hồ sơ chứng từ hàng hóa để Cơ quan Hải quan phụ trách kiểm tra, nếu không
có vấn đề gì thì mới được thông quan.
- Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Nhân viên OPS mang
bộ hồ sơ chứng từ của hàng hóa và phải dỡ hàng để Cơ quan Hải quan phụ trách kiểm
hóa, nếu không có vấn đề gì thì mới được thông quan.
Tiến hành đóng phí làm thủ tục hải quan. Theo thông thường, tờ khai được thông quan trước khi
container được hạ tại bãi. Nhân viên OPS sẽ mang tờ khai tới cơ quan hải quan thực hiện thanh lý tờ
khai và vào sổ tàu. Tức là sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra
container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không. Xong bước này, container sẽ được nhận
vào hệ thống của cảng. Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao
nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container. Cần chú ý container phải được
hạ trước giờ cắt máng closing time.
Thực hiện đồng thời với việc khai hải quan, Kepler Logistics sẽ thực hiện Submit SI và
VGM trên hệ thống Web của hãng tàu.
- Vào trang web của hãng tàu YangMing.
- Đăng nhập bằng bằng tài khoản công ty
- Vào mục Submit Shipping Instruction.
- Điền các thông tin dựa vào SI
Điền các thông tin bắt buộc tên, địa chỉ, thành phố và tên quốc gia của Shipper và
Consignee.

Hình 5.1.7. Thông tin Shipper và Consignee khi Submit SI

Dựa vào SI thì Notify để Same as Consignee. Trong trường hợp khác thì ko tích vào ô này
và điền thông tin Notify về phần Name, Address, City Name và Country/Area.

37
 Hình 5.1.8. Thông tin Notify Party khi Submit SI

Thông tin về tàu sẽ tự động điền dựa vào booking mình đã làm trước đó. Ngoài ra, thông tin
các cảng xếp, cảng dỡ là bắt buộc phải điền.
– Bill of Lading Clause có 3 lựa chọn: On Board Vessel/ On Board Rail/Receipt for
shipment.
– B/L type: Original Bill (có lựa chọn Telex Bill) hoặc Seaway Bill

Hình 5.1.9. Thông tin tàu, cảng đi, cảng đến và chọn loại Bill khi Submit SI

Phần thông tin hàng hóa điền ký mã hiệu hàng hóa (nếu có), mô tả hàng hóa và mã HS.

Hình 5.1.10. Mô tả hàng hóa khi Submit SI

38
Mô tả chi tiết thông tin hàng hóa theo từng container, các thông tin về Gross Weight, Net
Weight, CBM, Number of Package và số Seal.

Hình 5.1.11. Thông tin chi tiết hàng hóa theo container khi Submit SI

Phần thông tin thanh toán, chú ý điền thông tin email của Kepler Logistics để nhận thông
báo từ hãng tàu.

Hình 5.1.12. Thông tin về điều khoản thanh toán khi Submit SI

39
Submit VGM: Đăng nhập vào trang Web của hãng tàu, truy cập VGM submit, tra cứu theo
số Booking và điền thông tin theo phiếu VGM khách hàng gửi. Điền thông tin Cargo
Weight là Gross Weight, Tare Weight là khối lượng vỏ container, VGM là tổng của Tare
Weight và Cargo Weight.

Hình 5.1.13. Thông tin Submit VGM

Bước 8: Làm Draft Bill gửi cho khách hàng

Sau khi Submit SI và VGM thành công, hãng tàu gửi 1 bản Draft Bill cho Kepler Logistics
kiểm tra, nếu có sai sót thì chỉnh sửa và bổ sung, sau đó confirm lại để hãng tàu để họ phát
hành Master Bill cho Kepler Logistics. Đồng thời Kepler Logistics làm Draft Bill gửi cho
khách hàng, chú ý liên hệ và kiểm tra xem khách hàng muốn dùng loại Bill gì, confirm loại
bill cho hãng tàu và gửi Bill cho khách hàng.
Khi gửi Bill cho khách hàng, cần phải chú ý cho khách hàng hạn sửa Bill, yêu cầu khách
hàng confirm Bill trước ngày tàu chạy. Nếu sau ngày ATD mà khách hàng chưa confirm bill
hoặc confirm Bill chậm thì sẽ bị phạt từ 25 USD – 30 USD trên mỗi lần sửa Bill.
Bước 9: Xác nhận ATD, xin Debit Note của hãng tàu, làm Debit Note cho khách hàng.
Đợi ngày tàu chạy, xác nhận ATD cho khách hàng đồng thời xin Debit Note của hãng tàu và
làm Debit Note cho khách hàng dựa vào báo giá ở bước 2.
Gửi Debit Note cho khách hàng gồm cước biển, Local Charge đầu xuất, phí Trucking, phí
hải quan, chi phí chi hộ như phí cơ sở hạ tầng, phí Lift – on/Lift – off, chi phí kiểm hóa nếu
có. Chú ý hạn thời gian thanh toán cho khách hàng, thường là sau ngày ATD 7 ngày.
Trong trường hợp khách hàng có công nợ với công ty, thì Kepler Logistics có thể chi trước
cho khách hàng. Trường hợp khách hàng không có công nợ với công ty thì khách hàng phải
thanh toán ngay. Nếu khách hàng thanh toán muộn so với hạn thanh toán thì sẽ bị phạt
khoảng 300.000 VNĐ/ngày.
Bước 10: Thanh toán cho hãng tàu.
Sau khi khách hàng thanh toán xong cho Kepler Logistics, Kepler Logistics phải thanh toán
cho hãng tàu. Khi đó chú ý
40
 − Nếu khách hàng yêu cầu lấy Bill Original thì Kepler Logistics phải hãng tàu
để lấy Bill gốc, và gửi Bill Original cho khách hàng.
− Nếu khách hàng yêu cầu Bill Telex thì khi khách hàng yêu cầu nhả hàng,
Kepler Logistics mới yêu cầu hãng tàu làm Telex Bill cho mình.
− Nếu khách hàng yêu cầu lấy Seaway Bill thì xuất Seaway Bill cho khách
hàng.
Bước 11: Theo dõi tiến trình lô hàng, xác nhận ATA cho khách hàng
Kepler Logistics phải theo dõi lô hàng trên trang web của hãng tàu, và xác nhận ATA cho
khách hàng.
Bước 12: Hoàn thành nhập Job trên phần mềm và chuyển Job sang bộ phận Kế toán.
Kepler Logistics hoàn thành nhập Job trên hệ thống phần mềm quản lý của công ty và
chuyển Job sang cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ và phân tích chi phí lợi nhuận.
5.2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển theo EXW incoterms 2020

Tìm kiếm và nhận Liên hệ Agent đầu Lập báo giá cho khách
thông tin từ khách xuất để check giá hàng (Consignee)
hàng

Theo dõi tiến trình lô Nhận Debit Note từ Agent book tàu, gửi
hàng Agent Booking Confirmation,
MBL, HBL

Phát hành Arrival Khai Manifest Mở tờ khai hàng hóa

Notice nhập khẩu

Điều phối xe, lập Debit Lấy lệnh giao hàng D/O
Note và Credit Note Thông quan hàng hóa
của hãng tàu

41
 Sơ đồ 5.2. Quy trình làm hàng nhập khẩu bằng phương
thức đường biển công ty Kepler Logistics.

Bước 1: Sales nhận yêu cầu từ Consignee

Sales tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hoá từ các thị trường quốc tế về thị
trường Việt Nam. Khách hàng cung cấp thông tin lô hàng thông qua Booking Request.

Bước 2: Sales liên hệ với Agent để lấy cước và lịch tàu

Sau khi tiếp nhận yêu cầu của Consignee, Sales sẽ liên hệ với các Sales của Agent nước
xuất khẩu để chọn ra Agent có giá tốt, lịch phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Bước 3: Sales báo giá và lịch tàu cho người nhập khẩu

Sale sẽ báo giá và lịch tàu để cho người nhập khẩu cân nhắc và quyết định. Sau khi người
nhập khẩu đồng ý với giá và lịch thì bộ phận Sale sẽ xin thông tin của người xuất khẩu
để Agent tiến hành liên hệ lấy hàng.

Bước 4: Bộ phận chứng từ của Agent book tàu, gửi Booking Confirmation cho bộ phận
chứng từ của Forwarder đầu nhập.

Bộ phận chứng từ của Kepler liên hệ với Agent xác nhận tiến hành lô hàng, đồng thời xin
Consignee thông tin của Shipper để gửi cho Agent.
Agent sau khi có được thông tin Shipper họ sẽ liên hệ với Shipper cập nhật thông tin biết
ngày hàng sẵn sàng. Agent sẽ book tàu và họ sẽ xin một số chứng từ cần thiết (Sale
Contract, Invoice, Packing List,...) để lên tờ khai hải quan.
Agent sẽ gửi Draft MBL, HBL cho Kepler kiểm tra thông tin, Kepler sẽ kiểm tra và gửi
HAWB cho Consignee kiểm tra sau đó xác nhận lại với Agent. Agent thực hiện các công
việc Trucking, thông quan,... để đưa hàng lên tàu.
Bước 5: Nhận Debit Note từ agent
Khi nào đến ngày tàu chạy, Kepler yêu cầu Agent confirm ATD, Agent gửi Debit Note cho
Kepler.
Bước 6: Theo dõi tiến trình lô hàng
Agent phải theo dõi lô hàng trên trang web của hãng tàu, và xác nhận ATA cho Kepler.

Bước 7: Gửi giấy báo hàng đến và Debit Note

Trước 1 đến 2 ngày ETA, hãng tàu sẽ cấp thông tin phần quyền và gửi Giấy báo hàng
đến (A/N) và Debit Note (Local Charges đầu nhập). Bộ phận chứng từ sẽ phát hành A/N nối
cho Consignee.

Bước 8: Khai Manifest

Bộ phận chứng từ tiến hành Submit Manifest trên hệ thống cổng thông tin một cửa quốc gia
tại: https://vnsw.gov.vn/

42
Sau khi đăng nhập thành công, cần tải mẫu excel về và điền thông tin một cách đầy đủ và
chính xác nhất. Chú ý, không được thay đổi tên các sheet trong file excel này, không được
phép xoá file hay có bất cứ hành động nào khiến các ô sẵn có bị thay đổi.

Khai Manifest cho HBL:

Hình ảnh 5.2. Khai Manifest cho lô hàng nhập khẩu

Phần này chỉ chú ý công thức người nhận hàng: Mã số thuế #tên công ty #địa chỉ #sdt
#email và nhập mã HS 4 số đầu

Bước 9: Mở tờ hải quan hàng hóa nhập khẩu

Sau khi hãng tàu xác nhận ATA, bộ phận chứng từ tiến hành khai hải quan trên phần mềm
ECUS5 VNACCS.

Bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu

– Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)

– Vận đơn (House Bill of Lading)

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

– Phiếu đóng gói (Packing List)

– Giấy thông báo hàng đến (A/N)

– Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O - nếu có)

– Phải chuẩn bị các chứng từ riêng theo quy định hiện hành đối với các mặt hàng đặc
thù phải kiểm tra chuyên ngành.

Bước a1: Doanh nghiệp cần đăng ký thông tin tài khoản trước, có thể liên hệ bên công ty
Thái Sơn để được hỗ trợ

Bước a2: Thiết lập hệ thống trước khi khai báo tờ kê khai hải quan nhập khẩu
Trước khi tiến hành khai báo, cần tiến hành thiết lập các thông số cần thiết để kết nối đến hệ
thống Hải quan.
Truy cập chức năng từ menu “Hệ thống” Thiết lập thông số khai báo VNACCS Nhập các
thông tin “Ghi” “ Kiểm tra kết nối”.
43
Bước a3: Mở tờ khai báo
Để đăng ký mới tờ khai nhập khẩu, truy cập menu “Tờ khai hải quan” Đăng ký mới tờ khai
nhập khẩu (IDA).
Hoặc nhấn vào biểu tượng IDA trên thanh công cụ.

Bước a4: Nhập thông tin tại Tab thông tin chung
− Tiến hành nhập vào dữ liệu về loại hình khai báo, mã khai báo hải quan…, lưu ý các
tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ
thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, doanh nghiệp không cần nhập vào những
chỉ tiêu này.
Chú ý: Khi bạn click chuột vào tiêu chí nào, phía dưới góc trái màn hình tờ khai sẽ hiện ra
“Hướng dẫn nhập liệu” chi tiết, bạn làm theo các hướng dẫn để nhập thông tin cho các
chỉ tiêu cần thiết.
− Mã loại hình: Ghi mã loại hình nhập khẩu của Doanh nghiệp (có thể hỏi khách hàng để
được chính xác nhất).
− Cơ quan hải quan: Chọn đơn vị hải quan khai báo
− Phân loại cá nhân/tổ chức:
� Hàng hóa từ cá nhân tới cá nhân khác

� Hàng hóa từ tổ chức đến cá nhân

� Hàng hóa từ cá nhân đến tổ chức

� Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức

� Loại khác
− Mã bộ phận xử lý: Chọn mã bộ phận xử lý. Nhằm chỉ rõ tờ khai được gửi đến bộ phận
cấp đội thủ tục nào của chi cục Hải quan đã chọn ở mục cơ quan hải quan đối với trường
hợp chi cục có nhiều đội thủ tục khác nhau.
− Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn mã hiệu phù hợp với hình thức vận chuyển hàng
hóa như đường biển, đường sắt, đường không…..
Đối với đường biển; Hàng FCL thì chọn Đường biển (Container); Hàng LCL thì chọn
Đường biển (không container)

❖ Đơn vị xuất nhập khẩu: Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu: Nhập vào thông tin người
nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác.
− Người nhập khẩu: là thông tin đơn vị đang khai tờ khai báo hải quan nhập khẩu, thông tin
này sẽ được chương trình lấy tự động khi đăng ký thông tin doanh nghiệp trong lần đầu
chạy chương trình. Hoặc chỉ cần nhập vào Mã số thuế, các thông tin về tên, địa chỉ sẽ do
hệ thống tự động trả về.
− Người xuất khẩu: điền đầy đủ và chính xác thông tin đối tác.
❖ Thông tin vận đơn: Nhập vào các thông tin về vận chuyển hàng hóa. Ô vận đơn thì điền
các thông tin sau:
− Số vận đơn: nhập số vận đơn và ngày phát hành vận đơn (House Bill Of Lading)
− Số lượng kiện: Nhập vào số lượng kiện hàng hóa
44
− Tổng trọng lượng hàng (Gross): nhập tổng trọng lượng hàng và đơn vị tính trọng lượng
theo đơn vị
− Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: Nhập vào mã địa điểm lưu kho dự
kiến cho hàng hóa chờ thông quan.
− Phương tiện vận chuyển: nhập vào phương tiện vận chuyển tùy theo phương thức vận
chuyển đã chọn ở trên
− Ngày hàng đến: ngày tàu cập / hàng đến
− Địa điểm dỡ hàng: Place of Delivery
− Địa điểm xếp hàng: Port of Loading
− Số lượng cont: số cont (nếu có)

Bước a5: Nhập thông tin tại Tab thông tin chung 2
❖ Hóa đơn thương mại: Nhập vào thông tin trên hóa đơn hàng hóa về Số hóa đơn, ngày
phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng.
– Phân loại hình thức hóa đơn : Chọn phân loại hình thức hóa đơn
+ A: Hóa đơn thương mại
+ B: Chứng từ thay thế hóa đơn thương mại hoặc không có hóa đơn thương mại
+ D: Hóa đơn điện tử được khai báo qua nghiệp vụ khai hóa đơn IVA
− Số hóa đơn: nhập số hóa đơn
− Ngày phát hành: ngày phát hành hóa đơn
− Mã phân loại hóa đơn:
+ A: giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền
+ B: giá hóa đơn cho hàng hóa không phải trả tiền
+ C: giá hóa đơn cho hàng hóa bao gồm phải trả tiền và không phải trả tiền
+ D: các trường hợp khác
− Phương thức thanh toán: điền hình thức thanh toán đã ký kết
− Điều kiện giá hóa đơn: chọn điều kiện giao hàng
− Mã đồng tiền của hóa đơn: chọn mã đồng tiền theo hóa đơn
− Tổng trị giá hóa đơn: tổng trị giá hàng hóa

❖ Tờ khai trị giá: Nơi thiết lập các khoản khai trị giá, tại mục này người khai cần lưu ý
nhập các mục: Mã phân loại khai trị giá. Phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có cùng các
khoản điều chỉnh đi kèm (như là “chi phí đóng gói, tiền hoa hồng…”).
Trường hợp người khai báo xác định hàng hóa đủ điều kiện áp dụng phương pháp trị
giá giao dịch (6), đồng thời đã khai thông tin trị giá trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu và Hệ
thống tự động tính trị giá tính thuế thì người khai hải quan không phải khai và nộp tờ khai
trị giá.
Lưu ý: Khi khai mã phân loại khai trị giá là các mã: 1,2,3,4,8,9 và T thì người khai
hải quan khai tờ khai trị giá và gửi cho cơ quan hải quan bằng nghiệp vụ HYS, hoặc gửi tờ
khai bản giấy.
– Phí vận chuyển, bảo hiểm: Nhập vào tổng phí vận chuyển và bảo hiểm cho lô hàng
nếu có, lưu ý mã đồng tiền phí vận chuyển, bảo hiểm phải được quy đổi về cùng đồng tiền
thanh toán trên hóa đơn
– Các khoản mục điều chỉnh: Nhập vào các khoản điều chỉnh giá hàng hóa nếu có, mỗi
dòng hàng được phép có 05 khoản mục điều chỉnh khác nhau
– Người nộp thuế:
45
 + 1: Người xuất khẩu (nhập khẩu )
+ 2: Đại lý khai hải quan

❖ Thuế và bảo lãnh:

Mã xác định thời hạn nộp thuế: Thông tin về bảo lãnh thuế và hình thức nộp thuế của
người khai hải quan, tùy theo từng trường hợp cụ thể mà người khai sẽ nhập vào thông tin
cho mục này.
Người khai cần xác định mã loại hình thức nộp thuế, nếu có chứng từ bảo lãnh thuế thì
chọn loại hình bảo lãnh (có 2 hình thức bảo lãnh là “bảo lãnh chung” và “bảo lãnh riêng cho
từng tờ khai”) và nhập vào đầy đủ thông tin đăng ký bảo lãnh bao gồm : Mã ngân hàng bảo
lãnh, năm đăng ký, Ký hiệu chứng từ và số chứng từ.
Trường hợp doanh nghiệp không có bảo lãnh thuế, phải nộp thuế ngay thì bạn chọn mã là
D – Nộp thuế ngay. Đồng thời khi khai báo sửa đổi bổ sung người khai cũng chọn mã ‘D’
để được cấp phép thông quan sau khi thực hiện quy trình tạm giải phóng hàng.

❖ Thông tin khác: số hợp đồng, hóa đơn, CO…( những ghi chú nếu có)

Bước a6: Nhập thông tin tại Tab “Danh sách hàng”
Khai báo đầy đủ và chính xác về tên hàng, nhãn hiệu hàng hóa, model, mã HS, xuất
xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT và các
loại thuế suất khác (nếu có).
Tên hàng hóa thông thường có dạng: Tên + công dụng + nhãn hàng + dạng + cách
đóng gói + dung tích + nhà sản xuất + mới 100% (nếu có)
Nếu có khai khoản điều chỉnh: Phân bổ các khoản điều chỉnh trên tờ khai trị giá cho các
dòng hàng.
Sau khi nhập xong danh sách hàng nếu trên tờ khai trị giá có các khoản điều chỉnh,
người khai thiết lập theo cách như sau: Chọn nút “Phân bổ phí” trên mục “Danh sách hàng”
cửa sổ phân bổ phí hiện ra như sau: Kích chuột vào mục khoản điều chỉnh, sau đó nhấn
“Chọn dòng hàng áp dụng” để chọn các dòng hàng được áp dụng khoản điều chỉnh này,
hoặc đánh dấu chọn vào “Áp dụng cho tất cả dòng hàng” để áp dụng khoản điều chỉnh này
cho tất cả các dòng hàng trên tờ khai. Sau khi nhập xong và ghi lại thông tin tờ khai

❖ Đối với hàng cont: phải khai đính kèm HYS: sử dụng CKS
− Chọn nghiệp vụ khác trên thanh menu Đăng ký file đính kèm (HYS) xuất hiện 1 tab.
Điền các thông tin sau:
+ Nhóm xử lý hồ sơ: Chọn đơn vị xử lý
+ Phân loại thủ tục khai báo: A02-Danh sách container chất lên tàu thêm file đính kèm (số
vận đơn; số cont; số seal) Ghi khai báo nhập pass CKS và lấy thông điệp trả về số đính
kèm. Copy số đính kèm vào phần thông tin đính kèm (tab thông tin chung 2), phân loại
đính kèm: ETC

Bước a7: Truyền tờ kê khai hải quan

Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai
trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin và nhập vào mã PIN của Chữ ký số:

46
 Thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin
về thuế được hệ thống tự động tính, các thông tin khác như “Tên, địa chỉ doanh nghiệp khai
báo”
Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổng
hợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình
Sau khi kiểm tra các thông tin trả về, người khai có 2 phương án lựa chọn tiếp theo:
+ Thứ nhất: nếu các thông tin do hệ thống trả về doanh nghiệp có thiếu sót cần bổ sung
sửa đổi thì sử dụng mã nghiệp vụ IDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa
đổi sau đó thực hiện nghiệp vụ IDA lại, cho đến khi thông tin đã chính xác.
+ Thứ hai: nếu các thông tin do hệ thống trả về đã chính xác, doanh nghiệp chọn mã
nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai IDC” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ
quan hải quan, khi thành công tờ khai này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông
quan hàng hóa.
Bước a8: Lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan nhập khẩu
Khi khai báo thành công, tờ khai nhập khẩu sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục
thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “4. Lấy kết quả phân luồng, thông
quan” chức năng này tương tự như “Lấy phản hồi từ HQ” để nhận được kết quả phân luồng,
lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế, in tờ khai và tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 10: Lấy lệnh giao hàng (D/O) của hãng tàu
Thông quan lô hàng hóa: Nếu lô hàng thuộc luồng vàng hoặc đỏ thì OPS phải cầm cả
bộ chứng từ của lô hàng đem đến cho hải quan kiểm tra sau đó mới được thông quan.
Bước 11: Lấy lệnh giao hàng D/O của hãng tàu.
FWD cần thanh toán Local Charges trong D/N mà hãng tàu gửi để lấy D/O do hãng
tàu phát hành. Việc lấy D/O có thể tiến hành trước, sau hoặc song song với việc khai hải
quan. Đồng thời FWD phát hành D/O nối cho người nhập khẩu.
Bước 12: Điều phối xe, lập Debit Note và Credit Note
Sau khi tờ khai thông quan, Bộ phận docs xin thông tin lấy hàng của người nhập khẩu.
Gửi thông tin cho Đội xe: tờ khai thông quan có mã vạch, bill, A/N,….
Khi khách nhận hàng thì yêu cầu khách ký và xác nhận vào Biên bản bàn giao hàng.
Lập Debit Note gửi cho khách hàng (người nhập khẩu).
Lập Credit Note gửi cho Agent.
5.3. Quy trình giao nhận hàng xuất bằng đường hàng không

Tìm kiếm Check giá từ các Co- Gửi Booking Request

khách hàng loader và báo giá cho cho Co-loader (book
khách hàng. chỗ)

FWD điều xe, khách Xin kế hoạch đóng hàng Nhận Booking Note
đến đóng hàng của khách hàng. và gửi Booking Note
cho khách hàng.

Làm Draft Bill, khai Gửi thông tin xe và tờ khai

Lên tờ khai hải quan và
Manifest và gửi SI, hải quan, mã vạch cho OPS, 47
yêu cầu khách hàng gửi
HAWB, Manifest cho OPS thanh lý tờ khai và cân
SI và VGM
Co-loader hàng
 Hoàn thành nhập Job trên Gửi Bill Final, Debit Note OPS gửi VGM cho bộ
phần mềm và chuyển Job và xác nhận ATD cho phận chứng từ để làm
sang bộ phận Kế toán. khách hàng Bill

Sơ đồ 5.3. Quy trình làm hàng xuất khẩu bằng phương thức
đường hàng không công ty Kepler Logistics.
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Bộ phận Sales phụ trách tìm kiếm khách hàng tiềm năng hoặc nhận Booking Request
từ những khách hàng cũ. Tiến hành lấy Booking Co-loader (Agent của IATA) book với
AIRLINES.
Bước 2: Check giá từ các Co-loader và báo giá cho khách hàng
Sales check giá từ các Co-loader: Sau khi nhận được yêu cầu của khách hàng, bộ
phận Sales sẽ check giá với các Co-loader.
Sales báo giá cho khách hàng: Dựa vào thông tin của khách hàng cho (dim, charge
weight) làm báo giá cho khách, bao gồm cước, Local Charges đầu xuất, phí Trucking, phí
hải quan. Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá này thì Sales sẽ gửi booking request cho
Co-loader.
Bước 3: Gửi Booking request cho Co-loader (book chỗ).
Từ bước này, các công việc được Sales chuyển giao lại cho bộ phận chứng từ thực
hiện. Sau đó Co-loader sẽ gửi Booking Note cho Kepler Logistics.
Bước 4: Nhận Booking Note và gửi Booking Note cho khách hàng.
Kepler sau khi nhận được Booking Note thì sẽ gửi Booking Note cho khách hàng,
chú ý các thông tin về Cut-off time, Cut-off SI và VGM cho khách hàng.
Bước 5: Xin kế hoạch đóng hàng của khách hàng
Kepler phải xin kế hoạch đóng hàng của khách hàng, hàng sẵn sàng đi lúc nào để lập
kế hoạch điều xe. Đồng thời Kepler phải xin bộ chứng từ lô hàng (commercial invoice,
packing list,..)
Bước 6: Điều xe, khách đến đóng hàng.
Kepler tiến hành điều xe theo lịch đóng hàng của khách hàng. Bộ phận chứng từ gửi
kế hoạch đóng hàng của khách cho đội xe của Kepler và thông tin đóng hàng để tiến hàng
đóng hàng.
Bước 7: Mở tờ khai hải quan và yêu cầu khách hàng gửi SI
Sau khi nhận được bộ chứng từ như đã yêu cầu ở bước 5, Kepler thực hiện khai hải
quan trên phần mềm ECUS5 VNACCS và truyền tờ khai hải quan. Song song với mở tờ
khai hải quan, Kepler phải xin SI của khách.

48
Bước 8: Làm Draft bill, khai manifest và gửi SI, House Airway Bill, Manifest của lô
hàng cho Co-loader.
Kepler làm Draft Bill bao gồm HAWB và khai Manifest gửi cho khách hàng - Chú ý
liên hệ và kiểm tra xem khách hàng muốn dùng loại Bill gì và gửi Bill cho khách hàng (nếu
khách hàng muốn MAWB direct thì thông báo với Co-Loader đổi tên trên Master Airway
Bill)
Khi Kepler gửi Bill cho khách hàng, cần phải chú ý cho khách hàng hạn sửa Bill, yêu
cầu khách hàng confirm Bill trước ngày hãng bay chạy. Nếu sau ngày ATD mà khách hàng
chưa confirm bill hoặc confirm Bill thì sẽ bị phạt từ 25 USD – 30 USD trên mỗi lần sửa
Bill. Sau đó Kepler gửi SI, HBL và Manifest cho Co-loader để họ Submit trên Airline.
Bước 9: Gửi thông tin xe, tờ khai hải quan và mã vạch cho OPS, OPS thanh lí tờ khai và
cân hàng
Bộ phận chứng từ sẽ gửi cho Nhân viên hiện trường (Operations) ở sân bay bộ hồ sơ
bao gồm tờ khai thông quan (tờ khai và mã vạch) để thanh lý tờ khai và thông tin lái xe để
cân hàng
Bước 10: OPS gửi phiếu cân VGM cho Co-loader
Nhân viên hiện trường hoặc bộ phận chứng từ sẽ gửi phiếu cân VGM cho Co-loader.
Co-loader sau khi có thông tin từ phiếu cân sẽ làm Bill Final (chỉ update khối lượng CW,
Dim dựa vào phiếu cân).
Bước 11: Gửi khách Bill Final và Debit Note, xác nhận ATD
Nhận Master Airway Bill từ coloader, gửi bản chính thức House Airway Bill, xác
nhận ATD và gửi Debit Note cho khách sau khi đã làm trên phần mềm của công ty. Trong
trường hợp có C/O, tiến hành làm C/O trên hệ thống Ecosys.
Bước 12: Hoàn thành Job, chuyển Job sang bộ phận kế toán
Bộ phận chứng từ hoàn thành nhập Job trên hệ thống phần mềm quản lý của công ty
và chuyển Job sang cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ và tính toán chi phí lợi nhuận,
thông thường công nợ (15-30 ngày).
5.4. Quy trình giao nhận hàng nhập bằng đường hàng không theo term EXW

Tìm kiếm khách hàng, Liên hệ Agent đầu xuất Lập báo giá cho khách
nhận thông tin từ để check giá hàng (consignee)
khách hàng

Nhận Debit Note từ Nhận MBL, HBL từ Khách hàng đồng ý,

Agent, kiểm tra và Agent, gửi HBL cho xin thông tin nhà
thanh toán Consinee kiểm tra xuất khẩu cho Agent

Theo dõi lô hàng qua Nhận Arrival Note từ Làm AN, D/O nối cho
trang Web của Airline kho hàng của Airline Consignee, xin bộ chứng từ
của lô hàng từ khách hàng

Gửi tờ khai hải quan và các Mở tờ khai hải quan 49

Xin lịch lấy hàng, gửi kế
hoạch lấy hàng cho OPS, giấy tờ cần thiết cho OPS và nộp thuế (nếu có)
thực hiện điều xe làm thủ tục hải quan
 Làm Debit Note gửi khách
OPS lấy hàng tại kho Giao hàng cho hàng, hoàn thành Job,
của Airline Consignee (biên bản chuyển giao sang bộ phận kế
giao nhận hàng) toán

Sơ đồ 5.4. Quy trình làm hàng nhập khẩu bằng phương thức
đường hàng không công ty Kepler Logistics.
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Bộ phận Sale tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hoá từ các thị trường
quốc tế về thị trường Việt Nam. Khách hàng cung cấp thông tin lô hàng thông qua booking
request
Bước 2: Liên hệ agent đầu xuất check giá
Sale khảo giá nhiều Agent khác nhau để có lựa chọn tốt nhất về giá
Bước 3: Lập bảng báo giá cho consignee (khách hàng trực tiếp của mình - người nhập
khẩu)
Sau khi được Agent cung cấp giá cước cộng các chi phí, Sale lấy giá này cộng phần
lợi nhuận (thông thường là 20%) so với giá Agent cung cấp. Sale lập bảng báo giá cho
khách, giá bao gồm (chi phí đầu xuất + chi phí đầu nhập Việt Nam). Đồng thời cho
Consignee chọn lịch bay và tàu bay mong muốn.

Hình ảnh 5.4. Báo giá của Công ty Kepler Logistics

Bước 4: Xác nhận thông tin lô hàng và gửi thông tin shipper cho agent
Bộ phận chứng từ liên hệ với Agent xác nhận tiến hành lô hàng, đồng thời xin
Consignee thông tin của Shipper để gửi cho Agent của mình. Agent sau khi có được thông
tin Shipper từ Kepler họ sẽ liên hệ với Shipper cập nhật thông tin biết ngày hàng sẵn sàng.

50
Agent booking Airline và họ sẽ xin một số chứng từ cần thiết (Sale Contract, Invoice,
Packing List,...) để lên tờ khai hải quan.
Agent sẽ gửi MAWB, HAWB cho bộ phận chứng từ của Kepler kiểm tra thông tin,
bộ phận chứng từ kiểm tra và gửi HAWB cho khách hàng (Consignee) kiểm tra sau đó xác
nhận lại với Agent.
Agent thực hiện các công việc trucking, thông quan,... để đưa hàng lên máy bay
Bước 5: Nhận Debit Note từ agent, kiểm tra thanh toán
Sau khi máy bay cất cánh, Agent sẽ gửi Debit Note cho bộ phận chứng từ của
Kepler, kiểm tra đối chiếu với bảng giá mà Sale đã nhận từ ban đầu xem chính xác hay
không, nếu chênh lệch thì khiếu nại. Sau đó chuyển sang cho Kế toán thanh toán, thường
công nợ (15-30 ngày)
Bước 6: Theo dõi lô hàng qua Website của Airline
Dựa vào số vận đơn trên MAWB, có thể theo dõi ETA
Bước 7: Nhận Arrival Notice từ đại lí của hãng bay
Đồng thời nhận lại HAWB bản số 2 đã đi cùng với hàng hoá, và đến nộp phí dịch vụ
(phí Handling, phí D/O, phí dịch vụ phát hàng lẻ,...)
Bước 8: Bộ phận chứng từ Lập Arrival Notice và Delivery Order nối cho Consignee,
xin khách hàng bộ chứng từ cần thiết để thực hiện khai báo hải quan (Invoice, Packing
list,...)
Bước 9: Bộ phận chứng từ mở tờ khai hải quan và thực hiện nộp thuế nếu có
Bước 10: Gửi tờ khai hải quan và các giấy tờ cần thiết cho nhân viên hiện trường làm
thủ tục thông quan
Nếu lô hàng thuộc luồng vàng hoặc đỏ thì nhân viên hiện trường phải cầm cả bộ
chứng từ của lô hàng đem đến cho hải quan kiểm tra sau đó mới được thông quan. Bộ phận
chứng từ khi nhận được kết quả đã thông quan, in mã vạch trên https://pus.customs.gov.vn/
và gửi cho nhân viên hiện trường.
Bước 11: Bộ phận chứng từ xin lịch lấy hàng từ khách (để tránh trường hợp lấy hàng ra
khỏi kho nhưng khách hàng lại chưa muốn lấy hàng, nhiều chi phí phát sinh) và thực hiện
điều xe (thuê đội xe bên ngoài), gửi kế hoạch lấy hàng cho nhân viên hiện trường để họ có
cơ sở xác định phương tiện chuyên chở và ngày giờ lấy hàng
Bước 12: Đi lấy hàng tại kho hàng không
Nhân viên hiện trường cầm giấy giới thiệu, Arrival Notice, D/O của Kepler, tờ khai
hải quan đã thông quan và bản kê mã vạch đến kho chỉ định (mỗi hãng bay sẽ có kho lấy
hàng quy định ứng với từng sân bay, sân bay Nội Bài có các kho như ALSC, ACSV,
NTCS) để lấy hàng chuyển lên xe đã thuê.
Bước 13: Chuyển hàng về kho của khách hàng, gửi biên bản bàn giao nhận hàng cho
bên đội xe, yêu cầu họ bàn giao hàng cho khách và để khách hàng kí vào biên bản này
và gửi lại cho mình
Bước 14: Làm Debit Note cho khách hàng trên phần mềm của công ty, hoàn thành Job
chuyển sang cho bộ phận kế toán thu tiền.

51
 KẾT LUẬN
Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trường hiện nay, Việt Nam được đánh
là một thị trường tiềm năng, hấp dẫn cho sự phát triển dịch vụ Logistics. Các doanh nghiệp
Logistics cũng có cơ hội phát triển, mở rộng thị trường và quy mô doanh nghiệp, trở thành
những công ty đa quốc gia, xứng tầm quốc tế. Với nguồn nhân lực dồi dào, trẻ tuổi, năng
động, những điều kiện được tiếp xúc với thế giới công nghệ hiện đại sẽ là những bước đệm
cho ngành Logistics Việt Nam tăng trưởng và phát triển, trờ thành cầu nối kinh tế quốc gia
với các nền kinh tế khác trên thế giới.
Sau 2 tuần thực tập tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler, chúng em đã có cơ hội
được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế chuyên nghiệp, được hướng dẫn, học hỏi các
kinh nghiệm từ các anh chị nhân viên. Từ những kiến thức trong sách vở, chúng em đã được
bắt tay vào các công việc thực tế, nắm rõ được các quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không, trau dồi kiến thức và kĩ năng mềm,
cách ứng xử, giao tiếp trong công việc, giúp chúng em hoàn thiện hơn những thiếu sót của
bản thân mình.
Một lần nữa, chúng em xin được gửi lời cảm ơn tới các Thầy Cô giáo đã tạo điều kiện giúp
đỡ chúng em được tham gia thực tập tại doanh nghiệp thực tế, cảm ơn các anh chị Công ty
Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ chúng em
trong quá trình làm việc thực tế cũng như trong quá trình làm báo cáo thực tập. Dưới sự
giúp đỡ của các Thầy Cô và anh chị hướng dẫn, chúng em đã hoàn thành bản báo cáo thực

52
tập một cách trọn vẹn nhất, chúng em mong nhận được sự góp ý, nhận xét chân thành của
Thầy Cô và mọi người để rút kinh nghiệm và hoàn thiện bài một cách tốt nhất!

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Giao thông Vận tải. (03/2022). Trong B. GTVT, Báo cáo Tổng kết 12 năm thi hành
Luật giao thông đường bộ năm 2008.
2. Cổng thông tin điện tử Viện Chiến lược và chính sách tài chính . (2017, 02 16). Được
truy lục từ Dịch vụ Logistics hướng tới năm 2025 :
https://mof.gov.vn/webcenter/portal/vclvcstc/pages_r/l/chi-tiet-tin?
dDocName=MOFUCM096861
3. Cục Hàng Hải Việt Nam. (2023, 02 05). Báo Điện tử Chính phủ. Được truy lục từ Đội
tàu biển Việt Nam thăng hạng: https://baochinhphu.vn/doi-tau-bien-viet-nam-thang-
hang-102221229214859864.htm
4. Cục Xuất Nhập Khẩu, B. C. (12/2022). Báo cáo Logistics Việt Nam 2022.
5. Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler. (2020). Báo cáo tài chính 2020. Hà Nội.
6. Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler. (2021). Báo cáo tài chính 2021. Hà Nội.
7. Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler. (2022). Báo cáo tài chính 2022. Hà Nội.
8. Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler. (không ngày tháng). Kepler Logistics.
Được truy lục từ https://keplerlogistics.com.vn/

53
PHỤ LỤC 1: NHẬT KÝ THỰC TẬP

● Thời gian thực tập: 17/04/2023 - 29/04/2023

● Thời gian thực tập trong ngày: 8h30 - 17h30
● Người hướng dẫn: Chị Cấn Thị Hằng

Bảng Nhật ký thực tập

Tuần Ngày tháng Nội dung thực tập

1 17/4/2023 ● Tổng quan về Logistics.
● Nhiệm vụ, các công việc của Freight
Forwarder.
● Quy trình giao nhận 1 lô hàng xuất đường biển
(FCL, LCL), đọc hiểu chứng từ và tìm hiểu
những case thực tế.
● Phân biệt các loại Bill: House Bill - Master Bill;

54
 Original Bill - Surrender Bill - Seaway Bill.
● Cách tính cước hàng hóa trong giao nhận đường
biển và đường hàng không.
18/4/2023 ● Quy trình giao nhận 1 lô hàng nhập đường
(FCL, LCL)
● Hiểu được khi nào thì FWD cần khai manifest
● Thực hành khai Manifest của lô hàng nhập và
cập nhật trên Cổng thông tin một cửa quốc gia
● Tìm hiểu Arrival Notice và D/O phát hành từ
hãng tàu => sau đó Forwarder phát hành Arrival
Notice và D/O cho khách hàng của mình (lệnh
nối)
19/04/2023 ● Thực hành khai báo hải quan điện tử cho lô
hàng nhập trên phần mềm Ecus5
● Bộ chứng từ cần chuẩn bị trước khi lên tờ khai
để lấy thông tin.
● Biết được thời gian khai hải quan đối với hàng
nhập khẩu
● Các trường hợp không được phép sửa tờ khai

20/4/2023 ● Thực hành lấy booking trên web hệ thống hãng

tàu Yangming https://www.yangming.com/
● Thực hành submit SI, VGM trên web hệ thống
hãng tàu Yangming
● Làm HBL cho khách dựa trên bản nháp draft
bill
● Khai Manifest cho 1 lô hàng Sea nhập khẩu và
up lên trang web Cổng thông tin một cửa quốc
gia: https://vnsw.gov.vn/

2 24/4/2023 ● Làm House Airway Bill và gửi cho khách hàng.

● Báo giá cước hàng lẻ cho khách hàng sau khi đã
nhận được bảng giá từ Coloader (Sale tự cộng
lợi nhuận sao cho phù hợp để win lô hàng)
● Hiểu về phí DEM/DET
● Tìm hiểu về C/O
● Các form CO theo hiệp định: A, B, C, D, E, AK,

55
 VC, AJFTA,...
● Địa điểm có thẩm quyền cấp C/O tương ứng
theo form: Bộ công thương hoặc VCCI
● Bộ hồ sơ đăng kí dành cho những doanh nghiệp
mới
� Đăng ký mẫu chữ ký của người được ủy quyền
ký Đơn đề nghị cấp C/O và con dấu của thương
nhân
� Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của
thương nhân
� Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế
� Danh mục các cơ sở sản xuất (nếu có) của
thương nhân
● Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O
� Phiếu tiếp nhận (điền TT của người làm hồ sơ)
� Đơn đề nghị cấp C/O
� Mẫu C/O (Phụ lục 8) đã được khai hoàn chỉnh
� Vận đơn (có tên của Doanh nghiệp xuất khẩu)
� Tờ khai hải quan đã hoàn thành thủ tục hải quan
� Hoá đơn thương mại
� Packing list
� Bản kê, phụ lục (C/O đang được hưởng ưu đãi
theo tiêu chí gì,...)
● Thực hiện đăng ký hồ sơ thương nhân trên Cổng
dịch vụ công bộ công thương
● Đăng ký chữ ký số và kê khai đăng ký C/O trên
ECOSYS
25/04/2023 ● Mở Job mới
● Học cách làm Debit trên phần mềm của công ty. Cụ
thể:
− Chi phí (Expense) của công ty (đầu vào) sẽ được
kí hiệu là CE/ CI ( Credit Export/ Credit Import):
thường là những chi phí liên quan đến cước phí
thuê tàu (Ocean Freight), cước phí local charge
của hãng tàu.
− Thu nhập (Income) của công ty sẽ được kí hiệu là
DE/DI (Debit Export/ Debit Import): thường là thu
nhập từ việc chênh lệch giá với chi phí, giá các

56
 dịch vụ làm hộ cho người xuất khẩu và người
nhập khẩu.
● Tạo Debit Note gửi cho Shipper và Credit Note
gửi cho Agent.
26/04/2023 ● Các chi phí và Local Charges
● Cách tính phí DEM (DEMURRAGE) và phí DET
(DETENTION) trong trường hợp cụ thể
● Làm House Airway Bill và khai Manifest cho lô
hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
● Submit SI và VGM trên trang web của hãng tàu
Maersk.
● Làm Draft Bill gửi cho khách hàng, note cho khách
hàng hạn sửa Bill
● Học sử dụng máy Scan in và photo tài liệu.

27/04/2023 ● Làm báo giá cho khách hàng.

● Khai hải quan cho lô hàng xuất khẩu bằng đường
biển.
● Làm House Airway Bill Final gửi cho khách hàng
khi đã có phiếu cân VGM.
● Tổng quát quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa
đường biển và đường hàng không.
● Được giải đáp những thắc mắc trong quy trình làm
hàng từ các anh chị trong công ty.

57
PHỤ LỤC 2: TÀI LIỆU THU THẬP ĐƯỢC
1. Bộ chứng từ hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.
2. Bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
3. Bộ chứng từ hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không.
4. Bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không.
5. Bộ hồ sơ bắt buộc phải có khi khai báo C/O.
Link truy cập bộ tài liệu:
https://drive.google.com/drive/folders/1S337l0yImOFaDe_rBN5SSyS5LJoGw4k8?
fbclid=IwAR0lrcUu1jOiyDaRvowXZxoDb377Ff04QpmYeamAboWbdud9jRFsEsiTFKM

58