MINIT MESYUARAT WARDEN

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KANGSAR

BIL.4 TAHUN 2023

Tarikh : 06 April 2023 (Khamis)

Masa : 9.00 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat Warden KVKK

KEHADIRAN :

Bil. Nama Jawatan

1 En. Mohd. Fauzi bin Tasuki Timbalan Pengarah
Sokongan Akademik
2 En. Ahmad Zulfandi bin Ibrahim Ketua Warden
3 Pn. Shamsuhailah binti Mat Isa Timbalan Ketua Warden
4 Pn. Anis Syazwani binti Mohamed Hanifiah Setiausaha
5 Pn. Fadhilah binti Mohd Isa Bendahari
6 Encik Mohamad Shukri bin Ishak Felo
7 En. Mohamad Hurairah Bin Harun Felo
8 En. Akmal Syakir Bin Mokhtar Felo
9 Encik Ahmad Ruhaifi bin Zahari Felo
10 Pn. Amuthavalli a/p Arjunan Felo
11 Pn. Nor Fatahiyah bte Abdullah Felo
12 Cik Elia Najihan binti Mohd Salleh Felo
13 Pn. Noor Syuhada binti Awang Felo
14 En. Muhammad Syahiran bin Annur Sani Felo
15 En. Ahmad Kamil Ariff bin Zainol Felo

TIDAK HADIR:

1 Pn. Nor Amirah binti Azizan Timbalan Setiausaha

( Kursus Program Transformasi Minda)
1. UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI

Tuan Pengerusi, En. Mohd. Fauzi selaku Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
(TPSA) memulakan mesyuarat dengan bacaan doa al-Fatihah serta mengucapkan
selamat datang kepada warden baru iaitu En. Muhammad Syahiran dan En. Ahmad
Kamil.

2. MEMBENTANG DAN MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT WARDEN

BIL 3/2023)

Minit Mesyuarat Warden Bil 3/2023 telah disahkan tanpa pindaan.

Pencadang : Pn. Fadhilah binti Mohd Isa
Penyokong : En. Mohd Shukri bin Ishak

3. PERKARA BERBANGKIT

3.1 Tuan TPSA memaklumkan bahawa bermula pada bulan April jadual bertugas
tanpa bantuan pembantu warden akan dilaksanakan kerana jawatan pembantu
warden akan digugurkan.

Tindakan: Timbalan
Setiausaha

3.2 Beliau juga memberitahu bahawa para warden tidak perlu menghubungi tuan
TPSA selepas ini bagi membenarkan pelajar pulang kerana warden bertugas
yang perlu membuat keputusan tersebut berdasarkan kepada bukti yang diberi
atau menghubungi ibu bapa pelajar.

Tindakan: Warden

3.3 Pelajar hanya dibenarkan memohon kebenaran pulang pada hari Isnin hingga
Rabu sahaja kecuali hanya terdapat masalah kecemasan dibenarkan memohon
selain pada hari tersebut.

Tindakan: Makluman

4. ISU-ISU YANG DIBINCANGKAN

4.1 Memperkenalkan Ketua Warden dan Warden Baru

4.1.1 Tuan TPSA mengumumkan secara rasminya bahawa En. Syahiran akan
memangku jawatan Ketua Warden Kolej Kediaman KVKK bermula pada
tarikh 01 Mei 2023 serta juga memperkenalkan warden baru iaitu En.
Ahmad Kamil.

Tindakan: Makluman
4.2 Amanat Ketua Warden Baru

4.2.1 En. Syahiran selaku bakal ketua warden memberitahu bahawa kita perlu saling
hormat-menghormati antara sesama warden.

Tindakan: Makluman

4.2.2 Beliau juga memaklumkan bahawa terdapat beberapa fail dan dokumen yang
perlu dilengkapkan serta setiap warden perlu wujudkan fail yang tiada
bermula pada bulan Jun ini.

Tindakan: Warden

4.2.3 Semua warden perlu menyenaraikan jika terdapat penyelenggaraan yang perlu
diperbaiki dan usulkan masalah tersebut di dalam mesyuarat supaya dapat
diminitkan.

Tindakan: Warden

4.2.4 En. Syahiran memberitahu bahawa enrolmen pelajar kolej kediaman perlu
sentiasa dikemaskini.

Tindakan: Makluman

4.2.5 Beliau juga menyarankan supaya membuat surat akur janji kepada pelajar
supaya terikat dengan segala peraturan-peraturan yang terdapat di kolej
kediaman.

Tindakan: Makluman

4.2.6 Data warden atau laporan warden bertugas perlu ada dari segi aspek seperti
kebersihan dorm, kaki lima serta laporan tersebut perlu sama dengan bilangan
pelajar yang pulang.

Tindakan: Warden

4.2.7 Jadual bertugas warden serta senarai nombor telefon warden perlu ditampal di
suatu tempat yang memudahkan pelajar untuk merujuk jika terdapat sebarang
masalah.

Tindakan:
Setiausaha

4.2.8 Warden bertugas harus membuat ‘rollcall’ pada setiap pagi hari persekolahan
dan jika terdapat masalah perlu memaklumkan perkara tersebut sesama
warden bagi mencari pengganti untuk membuat ‘rollcall’.

Tindakan: Warden
4.2.9 Akhir sekali, En. Syahiran memberitahu bahawa semua warden dan pelajar
perlu mewujudkan suasana keseronokan dan keceriaan di kolej kediaman.

Tindakan: Makluman

4.3 Pendaftaran Pelajar 1 SVM 2023

4.3.1 Tuan TPSA mengucapkan terima kasih kepada semua warden yang telah
bertugas memberikan khidmat dengan baik pada hari pendaftaran pelajar 1
SVM 2023 yang lalu.

Tindakan: Makluman

4.3.2 Tuan TPSA meminta En. Zulfandi dan En. Syahiran supaya membantu dalam
memantapkan lagi pelajar MPKK dari segi kepimpinan dan keberanian.

Tindakan: En. Zulfandi dan En. Syahiran

4.4 Aktiviti Kolej Kediaman Sepanjang Bulan Ramadan

4.4.1 Antara aktiviti yang akan dilaksanakan sepanjang bulan Ramadan adalah
pertandingan kuiz Ramadan yang terbuka pada semua pelajar, memasang
lampu berwarna-warni serta memasang lagu raya bagi menceriakan lagi
kawasan kolej kediaman.

Tindakan: Warden

4.5 Iftar Perdana

4.5.1 Menu yang bakal disajikan pada majlis malam iftar perdana adalah nasi arab
dan juga kambing golek.

Tindakan: Makluman

4.5.2 Peratus kehadiran pelajar pada malam tersebut adalah separuh daripada
jumlah keseluruhan pelajar asrama kerana terdapat beberapa kohort pelajar
yang sudah bercuti semester.

Tindakan: Makluman

4.5.3 Bagi kedudukan tempat makan pelajar pada hari kejadian adalah pelajar SVM
aspuri akan ditempatkan di dewan makan bawah, pelajar SVM aspura di
khemah khas yang akan dipasang di hadapan surau manakala semua pelajar
DVM aspura dan aspuri akan makan di dewan makan 1.

Tindakan: Pelajar
 4.5.4 Semua pelajar perlu turun untuk mengambil makanan bermula pukul 6.00
petang dan mengambil tempat pada pukul 6.30 petang.

Tindakan:
Pelajar

4.6 Majlis Sambutan Hari Raya

4.6.1 Majlis sambutan hari raya peringkat kolej bakal diadakan pada 10 Mei 2023 di
Dewan Burhanuddin Helmi, KVKK.

Tindakan: Makluman

4.7 Surat Tawaran Asrama Sesi Jun 2023

4.7.1 Tuan TPSA memaklumkan bahawa pelajar diberi pilihan untuk berbincang
dengan ibu bapa masing-masing selepas pulang raya samada mahu tinggal di
asrama atau tidak untuk sesi Jun 2023.

Tindakan: Makluman

4.7.2 Beliau juga memberitahu pihak kolej kediaman akan menapis permohonan
pelajar nanti melihat dari beberapa faktor iaitu masalah disiplin pelajar,
pelajar yang tinggal berdekatan Padang Rengas dan Kuala Kangsar serta taraf
kemiskinan keluarga pelajar tersebut.

Tindakan: Makluman

4.8 Susunan Dorm dan Persediaan Pendaftaran Asrama Sesi Jun 2023

4.8.1 Susunan ‘dorm’ bagi sesi Jun 2023 akan mengikut kepada program dan
susunan tersebut juga adalah kekal sehingga pelajar tersebut habis SVM 2.

Tindakan: Makluman

4. HAL-HAL LAIN

4.1 Sempena cuti semester yang akan datang, budaya tutup kolej kediaman akan
dilaksanakan pada 18 April 2023 selepas solat terawih dan pelajar perlu
memastikan setiap ‘dorm’ masing-masing bersih dan kemas dengan menyusun
semula ‘locker’ pada kedudukan asal serta tiada baju-baju di ampaian dan bilik
air.

Tindakan: Warden dan pelajar

4.2 Setiap warden akan bertugas sekurangnya 4 hingga 5 hari dalam sebulan, di
mana semasa warden bertugas mereka perlu memastikan semua pelajar aspura
wajib turun ke surau pada waktu solat subuh, maghrib dan isyak. Selain itu,
warden bertugas juga perlu mengadakan ‘rollcall’ pada waktu pagi iaitu pukul
7.30 pagi.

Tindakan: Warden

4.3 Tuan TPSA memaklumkan bahawa beliau menyerahkan kuasa kepada warden
untuk membenarkan pelajar yang ingin memohon pulang kerana kecemasan.
Warden yang bertugas pada hari tersebut hanya perlu mengisi ‘template’
pelajar pulang kecemasan di dalam ‘group telegram’ sahaja.

Tindakan: Warden

4.4 Beliau juga memberitahu beberapa perkara berkaitan kolej kediaman iaitu
warden boleh mengikut cara masing-masing ketika waktu bertugas, warden
lelaki wajib solat maghrib dan isyak bersama pelajar di surau, warden bertugas
harus menyemak kehadiran pelajar setiap hari, maklumat pelajar yang pulang
kecemasan perlu dicatat pada papan putih, pelajar tidak dibenarkan duduk di
bilik warden kecuali MPKK yang bertugas, pelajar perlu memberi senarai nama
yang tidak pulang ketika waktu cuti pilihan kepada warden, warden perlu
menyediakan 1 tempat untuk pelajar aspura dan aspuri yang pulang lewat dan
akhir sekali warden yang bertugas pada hari Ahad tidak boleh membenarkan
pelajar masuk kawasan kolej selepas pukul 6.00 petang.

Tindakan: Warden

4.5 Cikgu Shukri memaklumkan bahawa pada bulan Ogos akan terdapat satu
program lawatan pelajar kolej kediaman ke Terengganu.

Tindakan: Makluman

PENANGGUHAN MESYUARAT

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 12.00 tengahari dengan ucapan terima kasih
daripada Tuan Pengerusi kepada semua ahli atas komitmen yang telah diberikan oleh
semua warden.
Disediakan oleh:

..................................................
(PN. NOR AMIRAH BINTI AZIZAN)
Timbalan Setiausaha,
Mesyuarat Jawatankuasa Kolej Kediaman
Bertarikh: 06 April 2023

Disemak oleh:

.....................................................
(ENCIK MOHD. FAUZI BIN TASUKI)
Timbalan Pengarah Sokongan Akademik,
Kolej Vokasional Kuala Kangsar