Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie

Centrum Studiów Podyplomowych

Poziom kształcenia: Studia podyplomowe

Kierunek studiów: Kadry i płace
Nazwisko i imię: Anna Zych-Niżnik
Numer albumu: 969199

Rola kartoteki wynagrodzeń, narzuty od wynagrodzeń.

Kartoteka wynagrodzeń to nic innego, jak zestawienie wynagrodzeń, składek i podatku

dochodowego z całego roku, przy czym uwzględniony jest tu podział na miesiące. Kartę
wynagrodzeń sporządza się indywidualnie dla każdego pracownika raz w miesiącu – powstaje
ona na podstawie listy płac. W kartotece takiej przechowywane są dane takie jak: nazwisko
i imię pracownika, stanowisko, wysokość wynagrodzenia zasadniczego, dodatki do
wynagrodzenia (np. premie, nagrody), składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
podatki i inne obciążenia związane z wynagrodzeniem.
Kartoteka wynagrodzeń odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu zasobami ludzkimi w firmie.
Jej głównym zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie i aktualizacja informacji
o wynagrodzeniach pracowników, co pozwala na dokładne śledzenie kosztów związanych
z zatrudnieniem pracowników. Ponadto, prowadzenie kartoteki wynagrodzeń jest wymagane
przez przepisy prawa pracy, a narzuty od wynagrodzeń stanowią istotny element kosztów
działalności firmy. Brak lub nieprawidłowe prowadzenie kartoteki wynagrodzeń może
skutkować sankcjami administracyjnymi i finansowymi.
Kartoteka wynagrodzeń jest również ważnym narzędziem do sporządzania deklaracji
podatkowych i ZUS-owskich, co umożliwia prawidłowe rozliczanie pracowników i
uniknięcie problemów z organami podatkowymi i ZUS.

W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te dwa
dokumenty służą do poprawnego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych
ZUS składek jak również w celu należytego uiszczania zaliczki na podatek dochodowy za
każdego z pracowników

Karta przychodów

Właściciele firm, zatrudniający pracowników, bez względu na formę organizacyjną

działalności, muszą prowadzić karty przychodów. Prawidłowo sporządzona powinna
zawierać:
 datę przekazania zaliczki podatkowej,
  koszty uzyskania przychodów,
 dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy
pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać
wyższą zaliczkę na podatek dochodowy),
 potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne
z przychodu pracownika: chorobowe (2,45 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy
wymiaru), rentowe (1,5 proc.),
 dochód osiągnięty w danym miesiącu,
 kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do
urzędu skarbowego,
 kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
 kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu,
 kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
 imię i nazwisko pracownika.

Lista płac

To dokument księgowy, stosowany w rachunkowości, uwierzytelniający obliczanie

wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami płaconymi
zarówno za pracodawcę, jak i pracownika. Lista płac tworzona jest z reguły co miesiąc, bo tak
najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona też punktem wyjścia dla
prawidłowego tworzenia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy
także właściwemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac musi zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

 informację o przyznanych nagrodach,

 numery stron,
 informację o przyznanych prowizjach,
 nazwę pracodawcy,
 podpisy osoby sporządzającej i akceptującej,
 datę sporządzenia,
 informację o wynagrodzeniu brutto i netto,
 informację o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc,
 oznaczenie lub nazwę listy płac,
 informację o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu,
 informację o przyznanych premiach,
 informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy,
 informację o wysokości wymiaru podstawy,
 miesiąc, którego dotyczy,
 informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych.

Wynagrodzenie każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę obciążone

jest całym szeregiem obowiązkowych składek. Noszą one miano narzutów na wynagrodzenia.
Ich płatnikiem jest pracodawca i stanowią one korzyść dla pracownika. Poprzez swój socjalny
charakter narzuty zwiększają bezpieczeństwo finansowe pracowników oraz stanowią swego
rodzaju zabezpieczenie. Z drugiej strony jednak pomniejszają one wynagrodzenie netto oraz
zwiększają koszty jego zatrudnienia.
Koszty pracodawcy związane z wynagrodzeniem pracownika, które są wymienione w
kartotece wynagrodzeń, to przede wszystkim:

1. Wynagrodzenie brutto - to kwota wynagrodzenia, która jest uzgodniona między

pracownikiem a pracodawcą, najczęściej składa się na nią płaca zasadnicza oraz inne
dodatki np. dodatek funkcyjny.

2. Składki na ubezpieczenia społeczne - największą część narzutów stanowią składki na

ubezpieczenia społeczne. Uregulowane one zostały w ustawie z dnia 13 października
1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 Nr 137 poz. 887). Polski
system wyróżnia cztery elementy składowe ubezpieczenia:

 składka na ubezpieczenie emerytalne – stanowi podstawowy narzut na

wynagrodzenie. Na jej podstawie obliczona będzie wysokość przyszłej emerytury po
osiągnięciu wieku emerytalnego pracownika. Wysokość składki stanowi 19,52%
podstawy, przy czym jej połowa (9,76%) potrącana jest z pensji brutto pracownika,
natomiast pozostałą część opłaca zakład pracy;

 składka na ubezpieczenia rentowe – zapewnia pracownikowi lub jego rodzinie

zabezpieczenie w przypadku takich zdarzeń jak ciężka choroba ubezpieczonego, jego
kalectwo lub śmierć. Świadczenie to realizowane jest poprzez wypłatę renty w
przypadku niezdolności do pracy. W przypadku śmierci pracownika wypłacana jest
renta rodzinna, która w tej sytuacji przysługuje dzieciom, rodzicom, wdowie lub
wdowcowi zmarłego. Składka ta również opłacana jest w części przez pracownika
oraz pracodawcę i wynosi odpowiednio 1,5% oraz 6,5% podstawy;
 składka na ubezpieczenie chorobowe – dzięki uzyskaniu tej składki pracownik może
uzyskać m.in. takie świadczenia jak:
a) zasiłek chorobowy – przysługuje osobie, która stała się niezdolna do pracy
z powodu choroby,
b) świadczenie rehabilitacyjne – przysługuje ubezpieczonemu w przypadku, gdy
wyczerpał on już prawo do korzystania z zasiłku chorobowego jednak jego
dalsze leczenie skutkować może odzyskaniem zdolności do pracy,
c) zasiłek macierzyński – przysługuje kobiecie, która w okresie ubezpieczenia
urodziła dziecko lub przyjęła je na wychowanie.

Składka na ubezpieczenie chorobowe nie stanowi kosztu pracodawcy. W całości jest ona
potrącana z pensji brutto ubezpieczonego i wynosi 2,45% podstawy.

 na ubezpieczenie wypadkowe – ma zastosowanie, gdy pracownik ulegnie wypadkowi

w miejscu pracy lub gdy zachoruje na tzw. chorobę zawodową. Świadczenia
 przysługujące pracownikowi z jej tytułu to świadczenia chorobowe, świadczenia
rentowe oraz odszkodowania. Mogą być one wypłacone zarówno ubezpieczonemu jak
i jego rodzinie. Jej wysokość uzależniona jest od profilu działalności organizacji, w
której zatrudniony jest ubezpieczony oraz od liczby osób w niej ubezpieczonych. Jej
wartość mieści się w przedziale od 0,67% do 3,3% podstawy.

3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne - świadczeniobiorcy tego ubezpieczenia

uprawnieni są do korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej w ramach Narodowego
Funduszu Zdrowia. Opieka ta obejmuje takie obszary jak szeroko pojęta ochrona
zdrowia, zapobieganie i wczesne wykrywanie chorób, zapobieganie urazom,
ograniczanie niepełnosprawności oraz leczenie. Pracownik uzyskuje prawo do
świadczeń w momencie zgłoszenia go przez pracodawcę do ubezpieczenia
zdrowotnego. Pracownik ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia także członków
swojej rodziny. Zyskują oni w ten sposób prawa do świadczeń opieki zdrowotnej na
takich samych zasadach jak pracownik. Składka na ubezpieczenie pobierana jest w
całości z pensji brutto pracownika. Jej wysokość oblicza się na podstawie kwoty
brutto pomniejszonej o składki na ubezpieczenie społeczne i wynosi 9%.
Ubezpieczenia zdrowotne w Polsce reguluje ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 roku o
świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U.
2004 Nr 210 poz. 2135).

4. Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy- stanowi element polityki

społecznej Państwa. Środki pozyskiwane przez fundusz wykorzystywane są głównie
na zadania związane z przeciwdziałaniem bezrobociu i promocją zatrudnienia.
Zadania te realizuje się poprzez m.in. wypłatę zasiłków dla bezrobotnych i ich
szkolenie czy finansowanie robót publicznych i interwencyjnych. Składka ta jest
opłacana w całości przez pracodawcę i wynosi 2,45%.

5. Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - ze środków

zgromadzonych przez ten fundusz zaspokajane są roszczenia pracownika w sytuacji,
gdy jego pracodawca staje się niewypłacalny np. w skutek upadłości firmy.
Roszczenia te dotyczą głównie niewypłaconych pensji za pracę w tym również za czas
przestoju niezawinionego przez pracownika. Składka ta podobnie jak w przypadku
Funduszu Pracy opłacana jest w całości przez pracodawcę i wynosi 0,1% podstawy.

6. W niektórych przypadkach obowiązkowa jest również składka na Fundusz Emerytur

Pomostowych. Składka ta funkcjonuje w oparciu o Ustawę z dnia 19 grudnia 2008
roku o emeryturach pomostowych (Dz.U. 2008 Nr 237 poz. 1656). Obowiązek jej
odprowadzenia ma miejsce, gdy pracownik urodził się po 1948 roku oraz gdy
wykonuje on pracę w szczególnych warunkach lub gdy ma ona szczególny charakter.
Szczególne warunki oznaczają takie, w których pracownik narażony jest na duże
ryzyko utraty zdrowia w przyszłości. Szczególny charakter rozumiany jest jako praca,
w której od pracownika wymaga się dużej odpowiedzialności lub ponadprzeciętnej
sprawności psychofizycznej. Składka ta wynosi 1,5% i w całości opłacana jest przez
pracodawcę.
 7. Koszty związane z urlopami pracowniczymi - jeśli pracownik korzysta z urlopu,
pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia mu wynagrodzenia za czas urlopu.

8. Premie i nagrody - jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi premie lub nagrody.

9. Dodatki i świadczenia - jeśli pracownik otrzymuje dodatki lub świadczenia, takie jak
np. dieta, transport, ubezpieczenie grupowe.

10. Koszty wynikające z przepisów dotyczących BHP i ochrony środowiska pracy - jeśli
pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych
warunków pracy, to koszty takie jak zakup sprzętu ochrony indywidualnej lub
przeprowadzenie szkoleń BHP mogą zostać odnotowane w kartotece wynagrodzeń.

11. Składki na PPK w wysokości (w przypadku podstawowych składek) 1,5 %

finansowane przez podmiot zatrudniający oraz 2% z wynagrodzenia pracownika.

12. Koszty związane z pracą zdalną - jeśli pracownik wykonuje pracę zdalnie, pracodawca
może ponosić dodatkowe koszty, takie jak koszty związane z utrzymaniem sprzętu
komputerowego, koszty internetu lub opłaty za prąd.

Literatura:

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kartoteki-wynagrodzen

„Wynagrodzenia 2023. Rozliczanie płac w praktyce” Izabela Nowacka, Wyd. INFOR