GUIDELINE TO CREATE PURCHASE ORDER IN SAP

Tài liệu giải thích và hướng dẫn tạo đơn mua hàng không tham chiếu từ các chứng từ khác
như purchase requisition, contract, RFQ…
Tạo đơn mua hàng – Purchase Order

Transaction Code ME21N: Create Purchase Order

ME22N: Change Purchase Order

ME23N: Display Purchase Order

Vào màn hình tạo PO nhập các thông tin sau:

▪ Purchase Order type: Thông thường sẽ chia mỗi PO type đại diện cho 1 quy trình
mua hàng. Trong configure PO type sẽ quy định PO đó theo dãi số number range,
layout của màn hình tạo PO ( ví dụ một số field sẽ require, option hoặc hide), PO
type có các loại item category nào…

▪ Supplier: nhập mã nhà cung cấp cần tạo đơn hàng

▪ Document date: ngày tạo đơn hàng. Thông thường hệ thống sẽ lấy default ngày hiện
tại tạo đơn mua hàng
Cấu trúc của PO sẽ có 3 phần:
- Header: hiển thị các diễn giải chung cho đơn mua hàng.
- Item Overview: danh sách các vật tư đơn hàng mua.
- Item Details: thông tin chi tiết của từng vật tư được mua.
❖ Header
▪ Tab Delivery/Invoice

Nhã Trúc SAP Viet Nam

 Tên
Diễn giải Ghi chú
trường
Payment Điều khoản Quy định về thời hạn thanh cho vendor. Thông tin này sẽ
Term thanh toán liên quan đến kế toán. Hệ thống tự lấy thông tin từ vendor
hoặc điền tay lúc tạo PO
Currency Tiền tệ Đơn vị tiền tệ. Tự động lấy theo vendor. Nếu vendor không
có sẽ lấy theo currency của company code

▪ Tab Text

Điền các thông tin liên quan ghi chú cho đơn mua hàng. Ghi chú có thể phục vụ cho các
form in.
▪ Tab Organization Data

Tên trường Diễn giải Ghi chú

Purch. Org Tổ chức mua hàng Nhập tổ chức mua hàng

Nhã Trúc SAP Viet Nam

 Tên trường Diễn giải Ghi chú

Purch. Group Nhóm mua hàng Nhập nhóm mua hàng

Company code Mã công ty Mã công ty

❖ Item Overview

Tên trường Diễn giải Ghi chú

▪ Màu đỏ: không thể lưu chứng từ nếu

không sửa lỗi.

Status Trạng thái của Item ▪ Màu vàng: có thể lưu chứng từ nhưng nên
kiểm tra xem nội dung cảnh báo có ảnh
hưởng đến các bước sau hay không.

K: Mua hàng nhập chi phí trực tiếp vào cost

Account Các loại cần item mua center
Assignment cần gán tài khoản chi phí
A: Mua hàng theo loại asset
Category đặc biệt
….
Quyết định các quy trình mua hàng đặc biệt. Ví
dụ mua hàng theo hình thức kí gửi thì chọn K,
Item catergory in
mua hàng cho quy trình gia công chọn L…
Purch. Loại mua hàng
Document Nếu quy trình mua hàng nhập kho thông thường
sẽ để blank

Nhã Trúc SAP Viet Nam

 Tên trường Diễn giải Ghi chú

Material Mã sản phẩm Nhập mã sản phẩm cần mua

Hệ thống tự động cập nhật từ mã

Short Text Mô tả của sản phẩm

PO Quantity Số lượng mua hàng Nhập số lượng

Đơn vị mua hàng. Thỉnh thoảng có trường hợp

Order Unit – đơn vị đặt base unit của mã ví dụ là EA nhưng khi mua hàng
OUn sẽ mua theo cả 1 BOX. Và 1 BOX = 10 EA. Do đó
hàng
sẽ sử dụng order unit như BOX

Nhập ngày giao hàng. Hệ thống sẽ determine

Delivery Date – Ngày theo các rules
Deliv . Date
giao hàng

Giá mua của sản phẩm Nhập giá mua của sản phẩm
Net Price
(chưa thuế)

Đơn vị để tính giá

OPU Order Price Unit

Plant Plant – Nhà máy Nhập mã nhà máy mua hàng hóa này

Material Group - Nhóm Hệ thống copy tự động từ material master nếu có

Matl.Group
hàng

Stor.Location Kho hàng Nhập kho lưu hàng

Nếu hệ thống có giải pháp quản lý lô thì sẽ điền

Batch Lô hàng thông tin số lô

Requisitioner Người mua hàng Nhập tên người mua hàng nếu có

Số chứng từ PR tham chiếu. Nếu tạo PO từ PR

Purchase Req. Yêu cầu mua hàng thì nhập số PR

Nhã Trúc SAP Viet Nam

 Tên trường Diễn giải Ghi chú

Số chứng từ hợp đồng tham chiếu. Nếu PO tham

Outline
Hợp đồng chiếu đến hợp đồng.
Agreement

Số chứng từ RFQ tham chiếu. Nếu PO tham

RFQ Thư báo giá chiếu đến RFQ.

❖ Item Detail

▪ Tab Delivery

Tên
Diễn giải Ghi chú
trường

Stock type Loại tồn kho Unrestricted use: chưa sử dụng

S Blocked stock: hàng ở block stock

X Quality inspection: hàng chờ kiểm tra chất lượng QI

Nhã Trúc SAP Viet Nam

 Tên
Diễn giải Ghi chú
trường

Overdel. Max % số lượng delivery vượt so với PO quantity

Tolerance

Underdel. % số lượng delivery dưới mức quy định

Tolerance

Unlimited Nếu tick hệ thống cho phép nhập kho không bị giới hạn số
lượng của PO

Deliv. Compl Click chọn nếu đơn hàng đã hoàn tất không giao nữa.
Trường hợp PO quantity 100PC và đã nhập kho 50PC. Sau
đó không cần nhập kho tiếp cho số lượng còn lại, thì tick
button.

▪ Tab Condition

Nhập giá mua cho từng sản phẩm theo các condition type. Mỗi condition type là một loại
giá. Ví dụ PBXX là giá mua chưa gồm thuế, MWST: thuế, cost freight…
▪ Delivery Address

Tên công ty nhận hàng và địa chỉ nhận hàng. Thông tin nhận hàng sẽ được lấy tự động từ
configure của plant nhận hàng. Tuy nhiên ở đây khi cần một địa chỉ khác có thể điền
manually.

Nhã Trúc SAP Viet Nam

 ▪ Tab Confirmation

Confirmation Control: Hình thức confirm trước khi nhập kho

Nếu nhập kho phải cần inbound delivery thì chọn 0004 – Inbound delivery.
Nếu cần xác nhận thì chọn 0001- confirmations
….
P/s: Đây là những field thông tin quan trọng và thường sẽ sử dụng trong đơn mua hàng.
Ngoài ra còn các field khác trong ME21N tùy vài trường hợp đặc biệt có thể dùng.

Nhã Trúc SAP Viet Nam