V.

CÁC CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM TRA

1. Kiểm tra tài chính
- Mục đích cơ bản của mọi tổ chức kinh doanh là kiếm được lợi nhuận. Để đạt được
mục tiêu này, những người quản lý tìm cách kiểm soát tài chính như là kê khai doanh
thu bằng quý để quản lí các khoản chi  giảm bớt chi phí, tận dụng nguồn lực tài
chính.
- Có 4 cách để kiểm soát tài chính:
a. Ngân sách (thông dụng nhất): là một kế hoạch bằng số trở thành một công cụ
để lập kế hoạch cung vì nó giúp định hướng, những hoạt động quan trọng, nguồn lực
được cấp phát. Ngoài ra thì nó được dùng để kiểm soát thời gian, sự sử dụng nguồn
liệu – lực. Không có lĩnh vực nào mà không có thể áp dụng ngân sách. Những loại
thường gặp là:
+ Ngân sách lợi nhuận: được quản lý dùng như một cách kiểm soát thường
thấy trong những tổ chức lớn. Có sự kết hợp giữa ngân sách doanh thu và ngân
sách chi phí vào làm một.
+ Ngân sách tiền mặt: dự trù số lượng tiền mặt mà tổ chức phải có trong tay
và số lượng cần cho những chi phí  phát hiện sự thiếu hụt tiềm tàng và tiền mặt
dư sẵn.
+ Ngân sách chi tiêu vốn: những chi tiêu về tài sản, thiết bị  quàn lí được
nhu cầu vốn tương lai.
 Tất cả những ngân sách này đều gọi là cố định vì chúng được giả thiết cố định
khối lượng sản xuất và tiêu thụ. Những ngân sách này thay đổi có thể đáp ứng
nhu cầu của doanh nghiệp.
b. Phân tích tài chính: là những cách kiểm soát cung cấp tin trở lại gồm:
+ Bảng cân đối (quyết toán): được xem như một tấm hình về tình hình tài
chính của một tổ chức hay đơn vị trong một thời điểm nào đó. Nó giúp cho những
người quản lí:
(1) Một phương tiện để kiểm soát khả năng của đơn vị đáp ứng với những
nghĩa vụ bình thường, bằng cách đổi tài sản thành tiền mặt.
(2) Một hình ảnh về điều kiện tài chính tổng quát của tổ chức.
+ Bảng kết toán thu nhập: phân tích hoạt động tài chính trong thời kì 3 tháng,
6 tháng hay một năm  kiểm soát lợi nhuận của tổ chức, cho ta thu nhập gộp và lãi
ròng dùng để so sánh với các thời kì trước cho thấy sự chênh lệch.
+ Phân tích tỉ lệ: phân tích những tỉ số then chốt từ những bằng kết toán và
biểu diễn bằng những tỉ số hay số bách phân  so sánh với các số liệu thời kì trước
hay của tổ chức khác.
+ Tý số thanh toán: Để đo lường khả năng của một tổ chức có thể đổi được
những tài sản của mình ra tiền mặt để thanh toán những món nợ.
+ Tý số bình thường (hiện có): là tỷ số giữa tài sản với những món nợ. Tỷ số
2:1 là bình thường. Cao hơn có nghĩa là tổ chức chưa tận dụng được giá trị của tài sản
của mình, dưới 1:1 nghĩa là tổ chức khó khăn trong thanh toán những món nợ ngắn
hạn.
+ Tý số thứ nghiệm giá trị trọng yếu: cũng giống như tý số bình thường,
nhưng số liệu kiểm kê không có trong tử số. Tý số bình thường là 1:1.
+ Tỷ số nợ với tài sản: Vào thời kỳ kinh tế lành mạnh, lãi suất thấp thì một tỷ
số nợ với tài sản cao có thể mang lại nhiều lợi nhuận cho tổ chức. Nhưng khi nợ kỳ
hạn ngắn với lãi suất cao, và doanh thu của tổ chức giảm thì những món nợ loại này
có thể là gánh nặng cho tổ chức.
+ Tỷ số hoạt động: Mô tả quản lý đang sử dụng một cách hiệu quả như thế
nào nguồn lực của tổ chức, gồm có các loại doanh số chia cho kiểm kê và loại doanh
số chia cho tài sản.
+ Tý số xác suất: đo hiệu quả và hiệu suất của một tổ chức.
- Loại thứ nhất: (lợi nhuận ròng/doanh số) dùng để so sánh thành quả của
tổ chức trong những thời kỳ khác nhau, nhưng không dùng cho việc so
sánh với những tổ chức khác nhau.
- Loại thứ hai cấu tạo bằng cách nhân (thu nhập/đầu tư) với (lợi nhuận/thu
nhập). Tỷ số này là một trong những cách thông dụng nhất để đo khả
năng lợi nhuận của một xí nghiệp.
c. Phân tích trường hợp hòa vốn
- Được hiểu là không có sự lời hay lỗ với một số sản phẩm nhất định. Trên số
đó là lời và ngược lại và nó giúp chỉ ra sự tương quan giữa thu nhập, chi phí và lợi
nhuận.
- Muốn tính ra điểm hòa vốn, nhà quản trị phải biết giá đơn vị của sản phẩm
đem bán, chi phí biến đổi của mỗi đơn vị, và tổng chi phí bất biến. Những chi phí biến
đổi như giá nguyên vật liệu, nhân công, năng lượng v.v...
- Công thức tính
Điểm hoà vốn = Tổng chi phí bất biến chia cho (Giá đơn vị - Chi phí biến
đổi của mỗi đơn vị)
Công thức cho ta biết
(1) Tổng thu nhập sẽ bằng tổng chi phí, khi chúng ta bán được một số sản
phẩm với một giá nào đó, đủ bù đắp tất cả những chi phí đơn vị biến đổi
(2) Sự chênh lệch giữa giá cả và những chi phí biến đổi khi nhân với một số
đơn vị đã bán thì bằng những chi phí cố định.
d. Kiểm toán
- Kiểm toán là một sự kiểm điểm chính thức những tài khoản, hồ sơ, hoạt động
hay thực hiện của một đơn vị, chủ yếu là để kiểm tra những cơ chế kiểm soát của một
tổ chức.
- Có 2 loại kiểm toán:
+ Kiểm toán từ bên ngoài: do một bộ phận kế toán độc lập ở ngoài tổ chức
thực hiện. Lỗi kiểm tra này là để bảo vệ những cổ đông. Đối với quản lý thì nó chỉ có
một tác dụng gián tiếp là làm những nhân viên kế toán của tổ chức phải nghiêm túc
trong công tác kế toán của mình.
+ Kiểm toán từ bên trong: thực hiện bởi những nhân viên kế toán của tổ
chức, bao gồm những công việc như kể trên. Ngoài ra còn có sự đánh giá những hoạt
động và chính sách của tổ chức cùng với những đề nghị cải thiện.
• Phân tích chi phí - ích lợi.
Kỹ thuật này hữu dụng khi những chi phí thì biết rõ nhưng những tiêu chuẩn để những
chi phí đó có thể so sánh thì mập mờ hoặc khó đo lường, chẳng hạn như định xem
những lợi ích của việc nghiên cứu và phát triển có hơn những chi phí hay không? Việc
sử dụng cách phân tích này có thể phát hiện những sử dụng không hiệu quả của ngân
quỹ.