Online Workshop

Nov 05, 2022

Tài liệu này được biên soạn và chia sẻ nhằm mục đích cung cấp đầy đủ thông tin cho
các độc giả đã từng tham dự khóa học/workshop.

Nếu bạn mong muốn chia sẻ cho người khác, sao chép hay trích dẫn nội dung nào từ
tài liệu này, bạn có thể liên hệ tới tác giả tại địa chỉ email
“hodongthu.work@gmail.com" để có sự đồng ý bằng văn bản.

Chân thành cảm ơn bạn!

Nội dung buổi thảo luận
01 Digital Transformation &
Digital Workplace
● Tổng quan về xu hướng Digital Workplace
● Triển khai Digital Workplace

02 Lark Suite - Case study

● Case 1: Số hoá quy trình phê duyệt Approval
● Case 2: Thiết lập hệ thống thông tin chung Wiki và Template
● Case 3: Thiết lập hệ thống quản trị mục tiêu OKRs
● Case 4: Quản lý dự án với Bitable và Tasks

03 Lark Suite - Tips triển khai

● Tip 1: Xác định nhu cầu của Doanh nghiệp
● Tip 2: Bắt đầu từ Mindset
● Tip 3: Chuẩn hoá trước khi triển khai Digital Workplace
● Tip 4: Quản trị và truyền thông cho sự thay đổi
01
Digital Transformation &
Digital Workplace
 What is a Digital Workplace
A digital workplace is a set of tools and applications that employees can use to perform
daily tasks and activities while working remotely. It facilitates communication between
colleagues, makes it easy to share files and documents, and simplifies remote
collaboration. *

Communication Document Sharing Knowledge Sharing Project & Task Attendance Performance
& Help Desk Management Managemen Tracking
t

Online & Remote Enhanced People Company Digital

Communication
Collaboration Productivity Management Culture

Objectives

Source: What is a Digital Workplace? An IT Definition https://blog.invgate.com/what-is-a-digital-workplace

 DIGITAL WORKPLACE LANDSCAPE

On the other hand, there is a also a problem with having to use too many applications in a digital workplace.
On average employee has to use 5-10 different softwares for daily activities
02
Lark Suite ●
●
Case 1: Số hoá quy trình phê duyệt Approval
Case 2: Thiết lập hệ thống thông tin chung Wiki và Template

Case study
● Case 3: Thiết lập hệ thống quản trị mục tiêu OKRs
● Case 4: Quản lý dự án với Bitable và Tasks
 Lark – the All-in-One Digital Collaboration Hub

OKR Use Cases

Business Video Meeting

Email Messenger Team Efficient
Communication Meeting
Performance
Management Schedule
Knowledge
Management Management

Tasks Calendar Process Project

Digitization Management
Approval
Goal HR
Management Management

Workplace Online Docs Company Employee

Culture Services
Contract Lifecycle
Management Expense Contract
Control Management
Wiki
Remote Cross-country
Expense Working Teams
Management
 LARK SUITE FEATURE OVERVIEW
Bản đồ tổng quan các tính năng của Lark Suite trên 3 trọng tâm chính: Communication, Collaboration, Workplace Application

Approval
Messenger Calendar Bi-table JIRA Embedded
Admin & Business
Chat & Group chat Low-code app Process Workflow Web-apps

Audio & Video Call Online Docs Wiki Attendance Trello / Asana Gadget apps
Clock - Leave - OT

Meeting
Meeting Minutes Poll & Survey OKR Salesforce CRM Lark Messenger
Online conference /
Livestream Internal & External Survey API

Business Email Task Helpdesk Automated Flow & Lark Open

Task Management Support ticket System Zapier Platform API

Reminder Other vendor’s app Lark Open ID API

Subscription

Communication Collaboration Workplace

Plugin Apps & Open Integration
Applications

Icon này là các tính năng dễ triển khai và đang được áp dụng tại Think Digital Source: Lark Suite
 Một số kết quả ghi nhận được
sau một tháng triển khai Lark tại công ty Think Digital

Gia tăng
gắn kết, sôi nổi 35% 1.5x 1.5
hours

Sự gắn kết Thời gian được Gia tăng hiệu được tiết kiệm
tiết kiệm trong suất trong các mỗi tuần cho
quá trình phê công việc mang các quản lý
duyệt tính quy trình

Source: Think Digital

Phương pháp đo lường: Khảo sát nội bộ trong công ty *Lark tác động vào 2 yếu tố rõ rệt: tăng gắn kết và giảm thời gian
“Nợ tổ chức" là những khoản lãng phí về thời gian, nguồn lực diễn
ra bên trong tổ chức do quy trình rườm rà, chồng chéo & thiếu
Quy trình tinh gọn
nhất quán.

Quy trình rườm rà

Case 1: Số hoá quy trình phê duyệt Approval
Số hoá 20+ quy trình thông dụng trong các phòng ban Nhân sự, Tài Chính, Sale

Phù hợp cho các Tạo và tùy biến Luồng duyệt minh Thông báo tự động
quy trình tuyến tính form thông tin bạch và tự động cho người liên quan

▶ Watch Video
 Case 1: Số hoá quy trình phê duyệt Approval
Số hoá 20+ quy trình thông dụng trong các phòng ban Nhân sự, Tài Chính, Sale

Kết quả mang lại

30%
v Thờinhanh
gian duyệt các đề xuất
hơn tới 30%.

1.5
v hours
1. 5 giờ mỗi tuần được tiết kiệm
cho nhân sự gửi duyệt và quản lý
▶ Watch Video trực tiếp
Source: Think Digital
Case 2: Thiết lập hệ thống thông tin Wiki
Chuẩn hóa hệ thống thông tin, hướng dẫn quy trình trong doanh nghiệp

Wiki theo Wiki theo dự án,

phòng ban khách hàng
Highlight features

• Structured knowledge
repository
• Customizable access
control
• Easy search and look-up of
information

Using Case

● Knowledge Repository |
● Policy Handbook |
▶ Watch Video ● Employee Handbook |
● Product Catalogue
Case 2: Thiết lập hệ thống thông tin Doc Templates
Chuẩn hoá hệ thống các tài liệu mẫu, văn bản thường dùng trong doanh nghiệp

Using Case

Company & Team WIki

Meeting Notes

Onboarding & Offboarding checklist

▶ Watch Video Consulting checklist template

 Case 2: Thiết lập hệ thống thông tin Wiki, Doc Templates
Chuẩn hóa hệ thống thông tin, hướng dẫn quy trình trong doanh nghiệp

Kết quả mang lại

30%
v thời gian được tiết kiệm
tra cứu các thông tin, tài
liệu chung của công ty

1.0
v1. 0 giờ mỗi tuần được tiết kiệm
hours

trong việc soạn thảo các tài liệu.

Source: Think Digital

Case 3: Hệ thống quản trị bằng mục tiêu OKRs
Quản trị thống nhất dựa vào mục tiêu theo phương pháp OKRs

Tính liên đới và nhịp độ

trách nhiệm

Quản trị bằng mục tiêu, Gia tăng động lực Tạo ra ý nghĩa Thúc đẩy cả tổ chức
giảm thiểu quản lý chi li và tính minh bạch thực sự trong công chuyển mình vì mục
trong tổ chức việc tiêu chung
Case 3: Hệ thống quản trị bằng mục tiêu OKRs
Quản trị thống nhất dựa vào mục tiêu theo phương pháp OKRs

Highlight features

Thúc đẩy cả tổ chức chuyển

mình

Gia tăng động lực và tính

minh bạch trong tổ chức

Quản trị bằng mục tiêu,

giảm thiểu quản lý chi li
▶ Watch Video
 Case 3: Hệ thống quản trị bằng mục tiêu OKRs
Quản trị thống nhất dựa vào mục tiêu theo phương pháp OKRs

Kết quả mang lại

v
Gia tăng sự gắn kết,
tinh thần làm việc

1.0+
hours
v Tốn thêm 1 giờ mỗi tuần
😅
cho những việc quan trọng
Source: Think Digital
Giữ cho mục tiêu luôn trong một nhịp độ trách nhiệm
bằng cách cập nhật kết quả của OKRs một cách ngắn gọn hàng tuần.
Một người tiến 100 bước
không bằng 100 người tiến 1 bước
Case 4: Quản lý dự án với Bitable & Tasks
Dễ dàng lên kế hoạch cho dự án, quản lý tác vụ

Bitable
No code app builder
➔ Allow creating internal app for multiple purposes without coding
➔ Table based data structure with multiple views and filters, like Airtable.
Sharing and collaboration in real time

Multiple views on the same data

➔ Table (Grid): the most basic and common used
➔ Gantt: suitable for timeline critical project management
➔ Kanban: suitable for status transition and tracking in project management
➔ Form: suitable for data entry

Permissions and Automation

➔ Allow granting access to users, groups or departments up to row and column level
➔ Automation allow creating flexible app logic and validation

Task
Daily Tasks Management
➔ Create tasks, assign tasks, follow task in simple step
Case 4: Quản lý công việc hàng ngày với tasks

Create, assign & follow

task

Communication in
tasks

Bot Daily Reminder

▶ Watch Video
Case 4: Quản lý các dự án với Bitable

Multiple views on the

same data

No-code app builder

Permissions and
Automation
▶ Watch Video
03
Lark Suite
● Tip 1: Bắt đầu từ Mindset
● Tip 2: Xác định nhu cầu của Doanh nghiệp
● Tip 3: Chuẩn hoá trước khi triển khai Digital Workplace

Tips triển khai ● Tip 4: Quản trị và truyền thông cho sự thay đổi
Xác định Mindset: Chuyển đổi số là một xu thế không thể tránh khỏi
Lark Suite - Strategy Approach

Freshers / Startup Corporation

● Start with communication - docs ● Migrate piece by piece

collaboration - project management
● Start with some small teams to onboard Lark and
● Start digitalizing your common workflows replicate workflows from existing platforms to Lark
using Lark Approval Recommendation is Back office, HR or Project team

● Manage tasks & project with Bitable &

● Migrate more teams and more businesses overtime
Tasks
to Lark

● Work with technology partner to integrate existing

system ontoLark Open Platform to create a
seamless digital workplace
 Tip#1:
Bắt đầu với mindset của đội ngũ lãnh đạo

● Why: Tại sao cần phải Chuyển

đổi số?
● What: Chuyển đổi số theo
hướng nào?
● How: Sử dụng công cụ gì?
 Tip#2: Xác định nhu cầu cụ thể
Cần cả 3 yếu tố: Phân tích dữ liệu, tư duy hệ thống và tư duy thiết kế để xác định nhu
cầu cụ thể của chuyển đổi số
 Tip#2: Xác định nhu cầu cụ thể

Approval
Messenger Calendar Bi-table JIRA Embedded
Admin & Business
Chat & Group chat Low-code app Process Workflow Web-apps

Audio & Video Call Online Docs Wiki Attendance Trello / Asana Gadget apps
Clock - Leave - OT

Meeting
Meeting Minutes Poll & Survey OKR Salesforce CRM Lark Messenger
Online conference /
Livestream Internal & External Survey API

Business Email Task Helpdesk Automated Flow & Lark Open

Task Management Support ticket System Zapier Platform API

Reminder Other vendor’s app Lark Open ID API

Subscription

Workplace
Communication Collaboration Plugin Apps & Open Integration
Applications

Icon này là các tính năng dễ triển khai và đang được áp dụng tại Think Digital
Source: Lark Suite
 Tip#3:Chuẩn hoá trước khi triển khai
Quy trình, thông tin cần phải được hoạch định, chuẩn bị đầy đủ trước khi triển khai số hoá
Tip #4 Chọn những người đổi mới
để tiên phong thúc đẩy quá trình thử nghiệm và vận hành chuyển đổi số

Chọn một phòng ban, Tạo ra những tương tác, Truyền thông nội bộ,
hoặc một nhóm người thú vị dạng gamification, đưa ra thời hạn cho sự
phù hợp xuất phát từ nhóm nhỏ thay đổi
Tip #4 Chọn những người đổi mới
Mô hình 4 nguyên tắc thực thi (4DX)
The 4 Disciplines of Execution
Mô hình 4 nguyên tắc thực thi (4DX)
The 4 Disciplines of Execution

#1 Tập trung vào mục

tiêu quan trọng

● Phân biệt được Daily Job và WIG

● Việc quan trọng là dành thời gian
cho những việc quan trọng.
 Mô hình 4 nguyên tắc thực thi (4DX)
The 4 Disciplines of Execution

Thước đo dẫn dắt Thước đo kết quả

(Lead KPIs)
Còn gọi là thước đo đòn
(Lag KPIs)
Mang tính thống kế dữ
#2 Hành động dựa trên
thước đo dẫn dắt
bẩy, có tác dụng tạo ra, liệu đã xảy ra, không thể
dự đoán kết quả tác động vào. ● Thước đo dẫn dắt mang tính
dự đoán và tác động đến các
kết quả trong tương lai.
Một tuần gặp khách hàng Doanh số Quý 2 đạt 100
2 lần. triệu.
● Mỗi mục tiêu nên có những
thước đo dẫn dắt tương ứng để
Kiểm tra định kỳ 1 tuần / Sai sót quý 4 là 10% hoàn thành mục tiêu
1 lần. Họp WIP 2 tuần 1
lần.
 Scoreboard - Bảng điểm
Bảng điểm tạo ra một “nhịp độ trách nhiệm" và “mục tiêu rõ ràng" cho dự án #3
#4 Tạo ra một nhịp độ
trách nghiệm

● Thiết kế các buổi WIP meeting

hàng tuần để cập nhật tiến độ
công việc
Truyền tải ý nghĩa thực sự của
công việc và sự cải tiến liên tục
Chân thành
cảm ơn bạn!
 About me
Công việc hiện tại:
● Founder & CEO tại THINK
Digital.
● Founder & Trainer tại
THINKDEMY.
Trình độ học vấn:
● Học bổng toàn phần chương
trình phát triển lãnh đạo ưu tú -
IPL Scholarship
Hồ Đông Thụ
● Tốt nghiệp chương trình Giám
Lĩnh vực chuyên môn: Marketing chiến
lược, Digital Marketing, Design Thinking, Đốc Điều Hành tại trường Doanh
Đào Tạo, Kỹ năng Quản lý & Lãnh Đạo nhân PACE
Ngành nghề chuyên môn: Đào tạo, Bán lẻ,
Công nghệ, Trung tâm thương mại, Tài
chính, Bất động sản
Kinh nghiệm làm việc ở các công ty
khác:
● Ambient Digital Group - Creative
Designer
● Change Interaction - Creative
Designer
● FPT Arena - Graphic Designer
● Contentnet - Product
Development
Contact Info:
● Email: hodongthu.work@gmail.com
● Phone: 0985.404.122
● Facebook:
https://www.facebook.com/hodon
gthu/