‫سلسلة‪# :‬إدارة_وتطوير_األعامل‬

‫مقـــال‪40# :‬‬

‫املساعدون الشخصيون‬
‫‪Personal Assistants‬‬
‫(من هم؟ ما هي أنواعهم ومستوياتهم؟)‬

‫‪www.abinsight.net‬‬ ‫‪info@abinsight.net‬‬
 :‫يتناول هذا املقال‬

‫من هو املساعد الشخص‬

‫أنواع املساعدين الشخصيي‬

Personal Assistant ‫▪ املساعد الشخص‬

Administrative Assistant ‫▪ املساعد اإلداري‬
Executive Assistant ‫▪ املساعد التنفيذي‬
‫▪ مساعد الرئيس التنفيذي أو كبري املوظفي‬
Chief Executive Assistant or Chief of Staff

Website Linked in Telegram

www.abinsight.net 1
info@abinsight.net
‫يؤدي املساعدون الشخصيون دورا حيويا يف مساعدة املديرين التنفيذيي واملهنيي‬
‫يف الجدولة والتخطيط والتنظيم‪.‬‬

‫هناك أنواع مختلفة من املساعدين الشخصيي بواجبات ومسؤوليات مختلفة‪ .‬ميكن أن‬
‫يساعدك فهم األنواع املختلفة من‬
‫املساعدين الشخصيي يف تحديد‬
‫أيهم سيكون وملاذا هو مناسب‬
‫لك‪.‬‬

‫يف هذا املقال‪ ،‬نناقش مفهوم‬

‫املساعدين الشخصيي‪ ،‬ونتعرف‬
‫عىل أنواعهم املختلفة‪ ،‬ونستكشف املهارات التي يحتاجها كل واحد منهم‪.‬‬

‫‪ .1‬من هو املساعد الشخيص؟‬

‫املساعد الشخص مسؤول عن مختلف الواجبات واملهام‪ .‬فهو يساعد األفراد أو‬
‫املنظامت ويحسن أنشطتهم من خالل أداء واجبات العمل واملهام الشخصية والوظائف‬
‫األخرى‪.‬‬

‫ميكن للمساعدين الشخصيي العمل يف مختلف القطاعات‪ .‬عىل سبيل املثال‪ ،‬هناك‬
‫مساعدين شخصيي عقاريي ومساعدين إداريي ومساعدين شخصيي للمشاهري‪.‬‬

‫ميكن أن يكون املساعدون الشخصيون إما موظفي بدوام كامل أو موظفي بدوام جزيئ‬
‫أو متعاقدين مستقلي‪ .‬ميكنهم العمل كجزء من منظمة أخرى تقدم خدمات املرافقة‬
‫الشخصية أو مبارشة كموظف يف رشكة‪.‬‬

‫بغض النظر عن بيئة عملهم‪ ،‬يهدف املساعدون الشخصيون إىل تخفيف أعباء صاحب‬
‫العمل الشخصية أو املهنية من خالل أداء واجبات تقلل من مسؤولياتهم العامة‪.‬‬

‫‪2‬‬
‫‪www.abinsight.net‬‬
‫‪info@abinsight.net‬‬
 ‫‪ .2‬أنواع املساعدين الشخصيي‬

‫يُصنف املساعدون الشخصيون إىل أربعة أنواع أساسية تبعا ملستوى عملهم‪.‬‬

‫‪ .2.1‬املساعد الشخيص ‪Personal Assistant‬‬

‫يشري املساعدون الشخصيون (باملعنى الحريف للكلمة) إىل املوظفي‬

‫الذين يديرون املهام الشخصية للمدير أو املسؤول‪ .‬تشمل هذه‬
‫الواجبات املهام الشخصية‪ ،‬وإعداد الوجبات‪ ،‬والتنظيم املنزيل‪،‬‬
‫والتسوق من البقالة‪ ،‬والتخطيط للمناسبات‪ ،‬وإدارة التقويم الشخص‬
‫أو العائيل‪.‬‬

‫يسهم هؤالء املساعدون لألفراد يف خلق توازن بي العمل والحياة‬

‫ألرباب عملهم‪ .‬مساعدو املشاهري هم أمثلة عىل هذا النوع من املساعد‬
‫الشخص‪.‬‬

‫ال يحتاج هذا النوع من املساعد عموما إىل أي تعليم متقدم‪ .‬غالبا ما‬
‫ميتلكون شهادة الدراسة الثانوية والخربة السابقة‪ .‬ميكنهم أيضا‬
‫االستفادة من معرفتهم وخربتهم يف قطاع صاحب العمل‪.‬‬

‫باملقارنة مع املساعدين التنفيذيي وكبار املوظفي‪ ،‬فإنهم يؤدون‬

‫وظائف فنية أقل ويتقاضون رواتب أقل‪ .‬ميكنك البدء كمساعد شخص‪،‬‬
‫وأخذ دورات أخرى‪ ،‬وتحسي مجموعة مهاراتك لتصبح مساعدا تنفيذيا‪.‬‬

‫‪www.abinsight.net‬‬ ‫‪3‬‬
‫‪info@abinsight.net‬‬
 ‫‪ .2.2‬املساعد اإلداري ‪Administrative Assistant‬‬

‫املساعدون اإلداريون هم موظفون يعملون يف مكان العمل لدعم املوظفي اآلخرين‬

‫وإدارة االتصاالت التجارية‪.‬‬

‫يعد توجيه املكاملات الهاتفية والرد عىل االستفسارات‬

‫املختلفة وإدارة جداول االجتامعات واجبات شائعة‪ .‬كام‬
‫يقومون بأداء مهام كتابية لإلدارات مثل إنشاء وإدارة‬
‫أنظمة حفظ السجالت‪ ،‬وتسهيل التواصل مع املوظفي‬
‫والعمالء‪ ،‬وجدولة املواعيد‪ .‬يحافظ املساعدون اإلداريون‬
‫عىل تدفق عمليات العمل ويضمنون اإلنتاجية‪.‬‬

‫ميكن للمساعد اإلداري التعامل مع العديد من املهام بشكل جيد‪ ،‬فقط طاملا أن هناك‬
‫عملية واضحة تم وضعها له وتلك املهام ضمن حدود ما يتوقعه أو ما اعتاد عىل التعامل‬
‫معه‪.‬‬

‫ميكن للمساعدين اإلداريي حقا املساعدة يف االستفادة من وقتك طاملا أنهم يتبعون‬
‫العمليات واإلجراءات املعروفة للحصول عىل نتائج معروفة‪ .‬يتفوقون يف املهام‬
‫امللموسة واملحددة‪.‬‬

‫لكنهم يواجهون املشاكل عندما تصبح األمور غامضة ‪ -‬عندما يُطلب منهم التعامل مع‬
‫املهام التي ال يكون النجاح فيها مضمونا‪ .‬يخافون من العبث‪ .‬يخافون من ارتكاب خطأ‪.‬‬
‫ألنهم يعرفون أنهم سيحاسبون عىل أخطائهم‪ .‬قد يقعون يف مشكلة‪ .‬هذا ألنهم‬
‫يرتددون يف استخدام تقديرهم الخاص‪.‬‬

‫لذلك ميكنك مع املساعدين اإلداريي االستفادة بشكل كبري من وقتك وتنظيم عملك‬
‫اإلداري‪ ،‬لكنهم سيبتعدون عن املهام التي ميكن أن تكون املساعدة فيها أكرث قيمة‪.‬‬

‫‪4‬‬
‫‪www.abinsight.net‬‬
‫‪info@abinsight.net‬‬
‫ميكن لهؤالء املساعدين العمل مبفردهم يف الرشكات الصغرية أو كجزء من فريق يدعم‬
‫أقسام متعددة‪ .‬عادة ما يحتاجون إىل شهادة الدراسة الثانوية لهذا املنصب‪ .‬يف حاالت‬
‫أخرى‪ ،‬هم متخصصون يف مجال مع تعليم ما بعد الثانوي يركز عىل إدارة األعامل أو‬
‫املحاسبة أو اإلجراءات املكتبية‪ ،‬مام ميكنهم من تقديم دعم عايل املستوى‪.‬‬

‫مثال عىل الدور املتخصص هو املساعدون اإلداريون القانونيون يف مكاتب املحاماة‬

‫الذين يتعاملون مع الواجبات اإلدارية والكتابية‪ .‬عادة‪ ،‬يقوم هؤالء املساعدون بالتدقيق‬
‫اللغوي ومراجعة املراسالت والوثائق لضامن االمتثال لإلجراءات القانونية ذات الصلة‪.‬‬

‫‪ .2.3‬املساعد التنفيذي ‪Executive Assistant‬‬

‫املساعدون التنفيذيون هم موظفون يدعمون املسؤولي التنفيذيي لتحقيق أهداف‬

‫العمل‪ .‬هم عادة جزء من معظم الرشكات الكبرية ويدعمون املسؤولي التنفيذينب‬
‫للمساعدة يف تحسي أنشطتهم وتنظيم أعاملهم‪.‬‬

‫يف الرشكات الصغرية‪ ،‬ميكن‬

‫دعم‬ ‫التنفيذي‬ ‫للمساعد‬
‫املسؤولي‬ ‫من‬ ‫العديد‬
‫التنفيذيي اعتامدا عىل عبء‬
‫العمل‪ .‬عادة‪ ،‬يقومون بجدولة‬
‫مع‬ ‫والتعامل‬ ‫االجتامعات‪،‬‬
‫ترتيبات السفر‪.‬‬

‫يف بعض األحيان‪ ،‬يكون املساعدون التنفيذيون مسؤولي أيضا عن إدارة املوظفي‬
‫اآلخرين‪ .‬يف مثل هذه الحالة‪ ،‬يقدم املوظفون تقاريرهم إىل املساعد التنفيذي بدال من‬
‫صاحب العمل‪.‬‬

‫‪www.abinsight.net‬‬ ‫‪5‬‬
‫‪info@abinsight.net‬‬
‫املساعدون التنفيذيون ال يؤجلون عملهم بسبب عدم اليقي‪ .‬ميكن أن يأخذوا مهمة غري‬
‫واضحة ويكتشفوا بالفعل‪ ،‬ضمن حدود معينة‪ ،‬كيفية جعلها تعمل‪ .‬ميكنهم التعامل مع‬
‫املهام الجديدة أو غري واضحة املعامل‪ ،‬يرسمون عملياتها ويرشعون بتنفيذها‪.‬‬

‫بل أكرث من ذلك‪ ،‬عندما تكلف مساعدا تنفيذيا مبهمة مخطط لها‪ ،‬فعادة ما تقول شيئا‬
‫مثل "أقرتح عمل كذا للحصول عىل نتائج أفضل‪ ،‬أو نقل كذا للحصول عىل نتيجة أرسع‪ ،‬لدي‬
‫اقرتاحات‪ ،‬لدي تعديالت‪ ...‬إلخ"‪.‬‬

‫يتمتع املساعد التنفيذي بدرجة عالية من‬

‫االستقاللية يف عمله؛ يحتاج فقط إىل‬
‫املساعدة يف فهم سياق طلباتك‪ .‬إنه بحاجة‬
‫إىل قدر أسايس معي من املعلومات‬
‫ملساعدته عىل اتخاذ قرارات جيدة نيابة عنك‪ .‬إنه‬
‫بحاجة إليك فقط لتوصيل توقعاتك وتفضيالتك‪.‬‬

‫ميكن أن يتعمق هذا السياق أيضا‪ .‬من‬

‫ناحيتي مثال‪ ،‬أود أن يكون لدي مساعد تنفيذي داخل صندوق‬
‫الوارد الخاص يب‪ .‬هذا مفيد جزئيا ألنه يقلل من عدد رسائل الربيد اإللكرتوين التي أحتاج‬
‫إىل التعامل معها‪ :‬إذا تلقيت مائة رسالة بريد إلكرتوين يوميا‪ ،‬فسأقول إن مساعدي‬
‫التنفيذي يتعامل مع أو يعيد توزيع أو يحذف حوايل خمسي إىل سبعي منها‪.‬‬

‫لكن وجوده هناك مفيد أيضا ألنه يرى سياق عميل‪ .‬ألنه يعرف ما أعمل عليه ومع من‪،‬‬
‫ميكنه اتخاذ قرارات أفضل بشأن من يجب أن يحرض اجتامعات معي‪.‬‬

‫عىل سبيل املثال‪ ،‬إذا رأى أنني أتبادل الكثري من رسائل الربيد اإللكرتوين مع بالل حول‬
‫مرشوع معي ثم طلب بالل اجتامعا وقال إنه يجب أن يحدث قبل موعد نهايئ معي‪،‬‬
‫فيمكنه تحديد أن املرشوع مهم حقا يل وأن االجتامع رمبا يكون أهم أيضا‪ .‬لذلك سيأخذ‬

‫‪6‬‬
‫‪www.abinsight.net‬‬
‫‪info@abinsight.net‬‬
‫زمام املبادرة لرتتيب هذا االجتامع يل وسريسل يل مالحظة مفادها‪ " :‬قال بالل إنه يحتاج‬
‫حقا إىل مقابلتك قبل هذا املوعد النهايئ‪ ،‬لذلك قمت بتلبيته وتحديد مدة نصف ساعة‪،‬‬
‫من ‪ 2:45‬إىل ‪."3:15‬‬

‫ميكن للمساعدين التنفيذيي مساعدتك حقا يف االستفادة من وقتك‪ ،‬طاملا أنك متنحهم‬
‫سياقا جيدا‪ .‬عادة ما ميتلك هؤالء املساعدون املعرفة التقنية للقطاع الذي تعمل به‬
‫الرشكة‪ .‬غالبا ما تحتاج الرشكات إىل مساعدين تنفيذيي ملساعدة فريقها التنفيذي عىل‬
‫األداء بكفاءة‪.‬‬

‫‪ .2.4‬مساعد الرئيس التنفيذي أو كبري املوظفي‬

‫‪Chief Executive Assistant or Chief of Staff‬‬

‫يدعم مساعد الرئيس التنفيذي أو كبري املوظفي املديرين التنفيذيي من خالل التعامل‬
‫مع املسؤوليات األصغر وبعض أنشطتهم اليومية‪.‬‬

‫عىل سبيل املثال‪ ،‬يحرضون االجتامعات بدال من املديرين التنفيذيي ويقودون وينفذون‬
‫عمليات التخطيط االسرتاتيجي املختلفة‪ .‬كام أنهم‬
‫ودون القادة التنظيميي مبعلومات ذات صلة‬
‫يز ّ‬
‫وحيوية عن الرشكة ملساعدة أنشطتهم‪.‬‬

‫عالوة عىل ذلك‪ ،‬يتعاون مساعدو الرؤساء‬

‫التنفيذيي مع أعضاء الفريق التنفيذي‬
‫اآلخرين لتحديد اسرتاتيجيات الرشكة وتحديد‬
‫أولوياتها‪ ،‬ويضمنون عمل اإلدارات بكفاءة‬
‫من خالل تقديم التوصيات والتقارير لقادة‬
‫اإلدارات‪.‬‬

‫‪www.abinsight.net‬‬ ‫‪7‬‬
‫‪info@abinsight.net‬‬
‫هذا املساعد يشبه مدير العمليات الشخص ألنشطة عملك‪ .‬يفهم أهدافك‪ ،‬يعرف من‬
‫هم جميع الالعبي األساسيي‪ ،‬قادر عىل الحصول عىل نتائج مبفرده مع أخذ الكثري ‪ -‬أو‬
‫حتى معظم ‪ -‬العبء اإلداري من عىل عاتقك‪.‬‬

‫سيأخذ كبري املوظفي زمام املبادرة ويتابع بالفعل ويتحقق من تقاريرك املبارشة نيابة‬
‫عنك‪ .‬يف حي أن مساعدا إداريا أو تنفيذيا قد يقوم بتدوين املالحظات يف اجتامع ما‪ ،‬فإن‬
‫كبري املوظفي الخاص بك سوف يكتشف العنارص التي تحتاج إىل املتابعة والقيام بهذه‬
‫املتابعة بنفسه‪.‬‬

‫عادة ما يحتاج مساعد الرئيس التنفيذي أو كبري املوظفي إىل خربة يف القيادة‪ ،‬ألنه‬
‫مسؤول عن إدارة املساعدين اإلداريي اآلخرين‪.‬‬

‫بالنسبة للمؤسسات الكبرية‪ ،‬يحتاج مساعد الرئيس التنفيذي أو كبري املوظفي إىل تعليم‬
‫متقدم‪ ،‬مثل درجة البكالوريوس أو املاجستري يف القطاع الذي يعمل به‪ .‬عادة ما تكون‬
‫درجة إدارة األعامل أو أي مجال ذي صلة‪ ،‬مثل االقتصاد والتمويل واللوجستيات أمرا‬
‫رضوريا‪ .‬يحتاج املرشحون أيضا إىل خربة كبرية يف القطاع للتأهل لهذا املنصب‪.‬‬

‫‪8‬‬
‫‪www.abinsight.net‬‬
‫‪info@abinsight.net‬‬
 ‫كلمة أخرية‬

‫لسوء الحظ‪ ،‬يقوم معظم األشخاص بتعيي مساعدين إداريي ‪ -‬أشخاص ميكنهم‬
‫املساعدة فقط يف املهام املحددة بوضوح‪ .‬ولكن بصفتنا أصحاب أعامل‪ ،‬فإن معظمنا ال‬
‫يركز بشكل كبري عىل العمليات؛ نحن نعيش يف عامل أكرث ضبابية‪ .‬ولذا فإننا نحتاج حقا‪ ،‬عىل‬
‫األقل‪ ،‬إىل مساعد تنفيذي ميكنه التعامل مع املواقف األكرث غموضا‪.‬‬

‫وعىل الرغم من أن كبار املوظفي رائعون‪ ،‬فعادة ما تجدهم فقط يف الرشكات‬

‫املتوسطة والرشكات الكربى‪ .‬إذا كانت لديك رشكة أصغر‪ ،‬فمن املحتمل أن يكون لديك‬
‫رئيس موظفي من نوع شخص يف فريقك‪ ،‬لكن لن يتم تعيينهم لك حرصيا‪ .‬قد يديرون‬
‫عملياتك بدال من ذلك‪ ،‬أو إذا كان عملك أكرب قليال‪ ،‬فقد يكونون مدير العمليات لديك‪.‬‬

‫ومن املهم أيضا مالحظة أن هذه‬

‫العناوين والتسميات تعاين من‬
‫العشوائية والتداخل يف عاملنا‬
‫العريب‪ .‬الكثري من األشخاص الذين‬
‫يحملون لقب "مساعد تنفيذي"‬
‫هم يف الحقيقة مجرد حراس‪.‬‬
‫والكثري من األشخاص الذين تم‬
‫تعيينهم كمتدربي يؤدون حقا‬
‫مستوى املساعد التنفيذي‪.‬‬

‫لذلك‪ ،‬عندما تفكر يف تعيي مساعدك التايل‪ ،‬فكر يف نوع املساعد الذي تحتاجه‪ .‬وأيا‬
‫كان ما تقرره‪ ،‬تأكد من البحث عن تلك الصفات أثناء املقابالت‪.‬‬

‫أخريا‪ ،‬نصيحة احرتافية إضافية‪ :‬استعن بشخص يتمتع بقدرة أكرب قليال مام تعتقد أنك‬
‫ستحتاج إليه‪ .‬بعد كل يشء‪ ،‬تريد أن تنمو رشكتك‪ ،‬أليس كذلك؟‬

‫‪www.abinsight.net‬‬ ‫‪9‬‬
‫‪info@abinsight.net‬‬
‫نسعى يف ‪ Business Insight‬إىل تحقيق جرس من الثقة واملعرفة يصل بي املستثمرين‬
‫الراغبي بإقامة مشاريع ريادية جريئة وبي رواد األعامل أصحاب الكفاءة لتنفيذ تلك‬
‫املشاريع‪ ،‬ومن جهة أخرى دراسة فرص السوق للرشكات الصاعدة لتوسيع مجاالت‬
‫استثامرها بشكل صحيح والعمل عىل تطويرها لتكون قادرة كرشكة عىل االنتشار والتطور‬
‫واملنافسة‪...‬‬

‫نقدم يف ‪ Business Insight‬خدمات‪:‬‬

‫التحليل املايل وإعداد املوازنات‪،‬‬ ‫تصميم وتطوير األعامل‪،‬‬

‫املراقبة والتقييم‪،‬‬ ‫إعداد وكتابة املشاريع‪،‬‬

‫إدارة وضبط الجودة‪،‬‬ ‫ابتكار وتصميم الخدمات واملنتجات‪،‬‬

‫التوظيف واملوارد البرشية‪،‬‬ ‫تحسي العمليات‪،‬‬

‫استشارات األعامل‪.‬‬ ‫إعداد البحوث والتقارير‪،‬‬

‫دراسات الجدوى‪،‬‬

‫إذا وجدت هذا املقال مفيدا‪ ،‬ميكنك مشاركته عىل وسائل التواصل االجتامعي‬
‫مع حفظ حقوق النرش‬
‫إن كان لديك رأي‪ ،‬مالحظاتك محل تقدير كبري! قم بالتعليق هنا أو اتصل بنا‬

‫‪www.abinsight.net‬‬ ‫‪info@abinsight.net‬‬
‫‪+90 552 645 91 10‬‬