Tên Ai/ Khi nào Chức năng Phân loại Nội dung Lưu ý

Invoice Người xuất - Đòi tiền - HĐ tạm thời: không - Tiêu đề, số hiệu,
khẩu lập - Khai hải quan cho hàng hóa có tác dụng đòi tiền, ngày tháng
- Mua bảo hiểm báo cho các bên tham - Tên người phát hành
Ngày hóa => Khi thanh toán dựa vào gia gt đơn hàng, sd (người xuất khẩu) địa
đơn trước giá trị hợp đồng mà không trong th giao hàng chỉ, tt liên lạc
ngày hợp dựa vào hóa đơn vì hóa đơn nhiều lần, - Tên người người
đồng, sau được lập dựa trên căn cứ - Hóa đơn chính thức: nhập khẩu, địa chỉ, tt
ngày giao hàng giao, có thể không thực SD trong th giao hàng liên lạc
hàng, thường hiện chính xác như hợp đồng nhiều lần, thanh toán - Thông tin về vận tải
thì trùng ban đầu => Thanh toán dựa đợt cuối cùng - Thông tin về thanh
ngày giao vào hóa đơn - hóa đơn chiếu lệ: toán
hàng không có tác dụng đòi - Tên hàng, số lượng,
tiền, sd trong TH gửi đơn giá, tổng giá
hàng mẫu, hàng sd - Đk in coterm
trong triển lãm,... - Tên và chữ ký
- Hóa đơn chi tiết: Giá
hàng hóa được tách ra
thành từng yếu tố chi
tiết (VD: Giá bảo
hiểm, giá thuê phương
tiện vận tải,...)
- Hóa đơn xác nhận:
Sau khi phát hành phải
có người mua, hoặc đại
diện người mua xác
nhận (SD trong thanh
toán)
- Hóa đơn lãnh sự:
Giống hóa đơn xác
nhận nhưng người xác
nhận là lãnh sự
Packing Người xuất kê khai tất cả hàng đựng - Phiếu đóng gói chi - Tiêu đề, ngày phát
list khẩu lập trong 1 kiện hàng tiết hành
- Phiếu đóng gói trung - Người bán:
lập : Không chỉ ra tên - Người mua
người bán - tên hàng và số lượng
hàng hóa: dựa theo
thực tế hàng giao
- cách thức đóng gói
- Trọng lượng tịnh,
trọng lượng cả
- Thông tin vận tải
- Tên và chữ ký người
phát hành

Packing Bên thứ 3 Kết luận một lô hàng sau khi -Tên chứng từ
list (Vinacontrol) sản xuất có phù hợp với tiêu -Số và ngày chứng từ
Ngày thường chuẩn xuất khẩu và điều -Seller, Buyer, Notify
trước hoặc khoản số lượng/ chất lượng/ party, Cảng đi, cảng
ngay ngày trọng lượng cam kết trong đến, tên tàu, số
giao hàng và hợp đồng hay không chuyến…
ngày packing - Các chỉ tiêu/điểm
list được kiểm định Tiêu
chuẩn/Cơ sở kiểm
định Phương pháp
kiểm định
-Thông số kết quả
kiểm định Ngày kiểm
đinh, nơi kiểm định
-Kết luận lô hàng phù
hợp với tiêu chuẩn
xuất khẩu và đạt yêu
cầu như hợp đồng quy
định
Vận đơn - Đối với vận - Biên lai của người chuyên -Vận đơn sạch (Clean -Telex Release
đường đơn đường chở xác nhận đã nhận hàng B/L): B/L không có ghi (Điện giao hàng):
biển B/L biển và giấy về chở chú xấu của hãng tàu Gắn với
gửi hàng - bằng chứng về những điều về tình trạng bên ngoài Surrendered B/L,
đường biển: khoản của một hợp đồng vận của bao bì, đóng gói, phương thức
người tải đường biển chứng tỏ hàng hóa truyền tin của
chuyên chở - Chứng từ sở hữu hàng hóa, được gửi trong tình hãng tàu hay công
hay đại lý, quy định hàng hóa sẽ giao trạng bình thường ty giao nhận tại
người thay cho ai ở cảng đích, do đó cho - Vận đơn đã xuất trình cảng bốc hàng đến
mặt chuyên phép người mua bán hàng Surrendered B/L: là văn phòng hay đại
chở, thuyền hóa bằng cách chuyển những cách thức chuyển B/L lý của họ tại cảng
trưởng hay B/L gốc sang Surrendered dỡ hàng rằng vận
đại lý hoặc thường được xuất trình đơn gốc đã nộp tại
người thay cho hãng tàu ở đầu cảng đến và yêu
mặt thuyền cảng gửi hàng để giúp cầu thả hàng cho
trưởng việc nhận hàng tại người nhận hàng
- Đối với vận cảng dỡ được thuận lợi (Consignee)
đơn theo hợp mà không cần xuất - Khác nhau giữa
đồng thuê trình bản gốc. SWB và B/L
tàu: thuyền - “...as agent for
trưởng hay the carrier” khi
đại hàng hóa bị tổn
lý hoặc thất khi chuyên
người thay chở bằng đường
mặt thuyền biển, chủ hàng sẽ
trưởng ; chủ khiếu nại Đại lý
tàu hay đại lý chuyên chở
hoặc người
thay mặt chủ
tàu ;
người thuê
tàu hay đại lý
hoặc người
 thay mặt
người thuê
tàu ( người
thuê tàu
thường
được gọi là
người
chuyên chở )
Biên lai Thuyền phó - Xác nhận việc đã nhận hàng Biên lai thuyền phó Chứng nhận pháp
thuyền hóa và ghi chép các thông tin cung cấp thông tin chi lý
phó quan trọng về thông tin hàng tiết về hàng hóa, bao
(Mate’s hóa, ngày giờ giao hàng gồm tên hàng, số
recept) - Xác định người chịu trách lượng, trọng lượng,
nhiệm: thuyền phó chịu trách tình trạng và số hiệu
nhiệm đến khi nó được giao kiểm soát.
cho shipper
- Dùng để đổi B/L khi

Seaway - Dùng thay thế cho B/L, khi Không có chức

bill (giấy 2 bên mua bán quen biết năng sở hữu hàng
gửi hàng nhau. (Công ty mẹ gửi hàng hóa
đường cho công ty con) So sánh B/L với
biển) - Ký phát đích danh => SWB
không có tác dụng chuyển
nhượng
Đặt chỗ Hãng tàu - Bằng chứng thể hiện chủ - Giờ cắt máng
(Booking hàng đã đặt chỗ với hãng tàu (Closing Time):
Note) để vận chuyển hàng hóa thời hạn cuối cùng
hàng hóa được
giao cho cảng để
xếp lên tàu. Nếu
trễ là “rớt tàu”
-VGM cut off
 time:Hàng hóa
trước khi xếp lên
tàu cần phiếu
VGM xác nhận
khối lượng.
-Shipping
Instructure cut-off
time (SI): hướng
dẫn từ người gửi
hàng (shipper) cgo
hãng tàu, để phát
hình B/L, nếu trễ
thì “rớt hàng” do
hãng tàu không
phát hành kịp B/L

Danh mục Là chứng từ về chi tiết hàng

hàng hóa hoá trong kiện
xuất khẩu hàng do người xuất khẩu lập.
(Cargo Nó tạo điều kiện thuận tiện
list) cho việc kiểm tra hàng hoá.
Thông báo Người gửi - Thông báo về những thông Thông tin tương tự
xếp hàng hàng lập tin liên quan lô hàng mặt trước B/L
(Shipping - Cơ sở để lập B/L
Order)
Chỉ thị xếp Người gửi Cung cấp chi tiết thông tin về
hàng hàng cho hàng hóa và những chỉ dẫn
công ty vận cần thiết
tải
Shipping Do shipper Chi tiết hướng dẫn đễ hãng SI cut -of time:
Instruction lập tàu lâjp B/L
Bản lược Do người -Căn cứ để lập bảng thanh
khai hàng vận chuyển toán các chi phí liên qua: phí
hóa lập sau khi xếp dỡ, phí khiểm đếm, phí
hoàn tất việc đại lý,...
(Manifest) xếp hàng lên - Chứng từ khai hải quan
tàu - Cung cấp thông tin cho
người nhận/chủ hàng
- Cơ sở để lập ROROC
Sơ đồ xếp - giúp chủ hàng biết được vị
hàng trí của lô hàng của mình khi
(Stowage gửi hàng lẻ
plan-cargo
plan)
Bản kê sự kê những hiện tượng thiên
kiện nhiên và xã hội liên quan đến
(Statement việc sử dụng thời gian bốc/dỡ
of fact) hàng.
là cơ sở tính toán
thưởng/phạt bốc/dỡ hàng.
Bảng tính Tổng hợp thời gian tiết kiệm Tên cảng, tên tàu. - Nếu có điểm nào
thưởng được hoặc phải kéo dài quá Ngày giờ tàu đến. - trong bảng tính
phạt bốc thời hạn bốc/dỡ hàng quy Ngày giờ trao thông chưa đồng ý thì
dỡ (Time định. báo sẵn sàng bốc /dỡ. - thuyền trưởng
sheet/ Tính toán được số tiền Ngày giờ bắt đầu bốc hoặc người thuê có
Layday thưởng/phạt về việc bốc/dỡ dỡ. - Khối lượng hàng thể ghi “Có kháng
Statement) hàng bốc dỡ từng ngày. - nghị” (Under
Thời gian gián đoạn và protest) để tiếp tục
nguyên nhân. - Ngày giải quyết sau.
giờ bốc/dỡ. - Thời gian
được phép sử dụng
cho bốc/dỡ. - Kết quả
thưởng/ phạt
Giấy báo Người - Thông báo hàng đã đến
hàng đến chuyên cảng, chuẩn bị nhận hàng đến
(Notice of chở/đại lý lập họ chuẩn bị các thủ tục cần
Arrival) gửi người thiết, chứng từ, phương tiện
nhận để nhận hàng
Lệnh giao Do người Yêu cầu cảng/bộ phận quản
hàng chuyên lý hàng chuyển giao quyền
(D/O) chở/đại lý ký cầm giữ hàng cho người nhận
phát hàng.
D/O được giao sau khi người
nhận hàng xuất trình vận đơn
hợp lệ & thanh toán các
khoản chi phí liên quan vận
chuyển như tiền cước, phí
lưu container qúa hạn (nếu
có)…
Phiếu giao Do phòng Thể iện người làm dịch vụ
nhận thương vụgiao nhận đã đóng đủ các
container của cảngkhoản phí dịch vụ đã sử dụng
(Phiếu hoặc Depot tại cảng
EIR) in phát hành
cho người
làm dịch vụ
giao nhận
cont tại cảng
Biên bản Biên bản kí Thể hiện tổng số kiện hàng
kết toán ký giữa cảng được giao nhận giữa họ
nhận hàng với lãnh đạo
với tàu tàu
(ROROC)

Biên bảng Biên bản kí Thể hiện tình trạng hư hỏng,

hàng đổ vỡ ký giữa cảng đổ vỡ, tổn thất của hàng khi
hư hỏng với lãnh đạo được dỡ từ tàu xuống cảng.
(COR) tàu
VGM -VGM cutoff time
 -Cont không có số
VGM tại cảng
xuất phát sẽ không
được đưa lên tàu

 Chứng từ bảo hiểm

- Đơn bảo hiểm
- Giấy chứng nhận bảo hiểm
 Chứng từ kho hàng
Biên lai kho hàng Chứng chỉ lưu kho
- Do xí nghiệp kho hàng cấp - Do xí nghiệp kho hàng cấp
- Biên nhận đã lưu kho một số hàng nhất định trong - Xác nhận hàng đã được tiếp nhận bảo quản trong kho
thời gian nhất định - Gồm 2 phần
- Chủ hàng đã trả tiền +Chứng nhận lưu giữ hàng
+ Chứng nhận cầm cố -> Để vay tiền, đảm bảo bằng
hàng lưu kho.

 Chứng từ hải quan

Tờ khai hải quan - Khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan
Giấy phép xuất - Trường hợp cần xin giấy phép xuất nhập khẩu?
nhập khẩu  XNK hàng hóa nằm trong danh mục hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu quản lý theo giấy phép nhập
khẩu, xuất khẩu: thuốc tân dược, các loại hạt giống, Động thực vật,, mẫu khoáng sản, gỗ và các
sản phẩm từ gỗ, mỹ phẩm, chất lỏng, cát, bột than, sách báo, ổ đĩa cứng,...
- Trình bày quy trình thủ tục để xin được giấy phép XNK cho hàng hóa?
+ B1: Thương nhân gửi 1 bộ hồ sơ trực tiếp (qua bưu điện) hoặc trực tuyến đến bộ, cơ quan
ngang bộ có thẩm quyền cấp giấy phép.
+ B2: TH hồ sơ chưa đầy đủ: đúng quy định hoặc cần bổ sung tài liệu giải trình, trong thời hạn
 3 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, bộ, cơ quan ngang bộ thông báo để thương nhân
hoàn thiện hồ sơ.
+ B3: Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác về thời hạn cấp giấy phép, trong thời hạn tối
đa 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, đúng quy định, bộ, cơ quan ngang bộ
có văn bản trả lời thương nhân
Giấy chứng nhận
kiểm dịch thực vật/
động vật/ sản phẩm
động vậy/ vệ sinh
Giấy chứng nhận Ô 13 của C/O
xuất xứ
- Issued Retroactively: Trường hợp CO được cấp sau quá 3 ngày tính từ ngày tàu chạy
- Exhibition: Trường hợp hàng tham gia triển lãm, và được bán sau khi triển lãm.
- Movement Certificate: Trường hợp hàng được cấp C/O giáp lưng (A vận chuyển đến B, B vận
chuyển đến C)
- Third Party Invoicing: Trường hợp hóa đơn phát hành tại Bên thứ ba (A ký hợp đồng với B, vận
chuyển hàng thẳng đến C)
 GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

1. Giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên cont

B1: Tìm hiểu hô hàng, chào giá dịch vụ, ký kết hợp đồng dịch vụ
B2: Đặt chỗ (nếu có)
Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ
Sau khi đã chốt được thông tin đặt chỗ thì nhận Bookingg Note. Hãng tàu hoặc fwd sẽ gửi cho
chúng ta: Booking note, Lệnh cấp cont rỗng, seal cont.
B3: chuẩn bị hàng hóa, đóng hàng, kéo ra cảng hạ cont
Sau đó đi lấy cont rỗng về kho riêng để đóng hàng (Khâu đi lấy cont này thường sẽ do bên vận
tải đảm nhiệm, vì thực tế sau khi có Booking thì chúng ta sẽ đưa cho tài xế đi lấy cont)
Dựa vào Hợp đồng, các thông tin book tàu đã có và dựa vào chi tiết đóng hàng mà bộ phận kho
đưa thông tin, chúng ta tiến hành lập Invoice và Packing list cho lô hàng.
B4: Mua bảo hiểm (nếu có) và Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Kiểm tra các yếu tố như chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, thực vật, an toàn thực
phẩm.
Cơ quan kiểm tra chuyên ngành: Vinicontrol
B5: Làm thủ tục hải quan

 Khai hải quan điện tử - đóng thuế (nếu có)

- Tiến hàng khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm ECUSS5-VNACCS
 -
Nhận kết quả tờ khai, cần quan tâm hàng hóa là luồng xanh, luồn vàng hay luồng đỏ
+ Luồng xanh: Miễm kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa
+ Luồng vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa
+ Luồn đỏ: Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm hóa.
 Đăng ký tờ khai tại cảng
- Chuẩn bị bộ hồ sơ để nộp hải quan đăng ký tờ khai hàng xuất:
+ Tờ khai hải quan xuất khẩu
+ Mã vạch
+ Invoice (Hóa đơn thương mại)
+ Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)
+ Contract (Hợp đồng thương mại) – này chuẩn bị sẵn thôi
+ Giấy giới thiệu
+ Các giấy tờ khác nếu có (bảng kê kiểm lâm nếu xuất khẩu hàng liên quan đến gỗ, v…
v…)
- Đăng ký tờ khai:
+ Tại chi cục Hải Quan cửa khẩu Xuất, tiến hành nộp bộ hồ sơ vào khay phân tờ khai, đợi
cán bộ phân tờ khai phân và trả bộ hồ sơ ra khay lúc nãy chúng ta nộp. Tiến hành nộp bộ
hồ sơ vào đó (trên thực tế thì các anh giao nhận thường đưa trực tiếp hồ sơ cho cán bộ
Hải Quan đã làm quen hàng của công ty).
+ Nếu luồng vàng: Cán bộ Hải Quan kiểm tra hồ sơ giấy. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ
sung hồ sơ thì thực hiện theo yêu cầu của Hải Quan. Sau đó, nếu được thông quan thì
thực hiện tiếp bước 6. Nếu hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì thực hiện tiếp
hoạt động bên dưới.
+ Nếu luồng đỏ:
B6: Thanh lý tờ khai và vô sổ tàu

 Sau khi hải quan trả lại cho mình tờ khai thông quan, xuống văn phòng đội giám sát để nộp
hồ sơ để thanh lý tờ khai (Hiện tại cảng Cát Lái đã bỏ bước thanh lý) gồm:
+ Tờ khai thông quan (2 bản)
+ Mã vạch (2 bản)
Cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, xong – họ sẽ đóng dấu mộc lên mã vạch và trả lại cho
mình tờ khai gốc cùng mã vạch đã đóng dấu hải quan.

 Vô sổ tàu: nộp tờ khai gốc + mã vạch đã đóng dấu hải quan vào bộ phận giám sát tàu hàng
xuất.
B7: Lấy vận đơn
Làm và gửi SI (chi tiết làm bill) và VGM cho hàng tàu/FWD
Dựa trên số liệu thực tế xuất khẩu (số lượng hàng hóa, số cont/seal, v…v…), Các thông tin về
chuyến hàng XK mà cung cấp các thông tin chính xác để hãng tàu/FWD phát hành B/L.
Sau đó họ sẽ gửi lại Draft Bill cho mình xác nhận.
(Lưu ý: Sau thời gian đã xác nhận B/L, mà có phát sinh chỉnh sửa nội dung của B/L thì chúng ta
sẽ bị “Charge” phí điều chỉnh B/L, tầm khoảng trên dưới 40USD/lần tùy hãng tàu).
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và sau ngày tàu chạy, ta tiến hành đến hãng tàu/ FWD để thanh
toán tiền cước tàu (nếu có) các phí Local Charge và nhận B/L
Bước 8: Gửi Pre Alert cho đại lý nước ngoài (nếu có)
Bước 9: theo dõi lịch trình lô hàng, quyết toán và lưu hồ sơ.

2. Giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên cont

B1: Tìm hiểu hô hàng, chào giá dịch vụ, ký kết hợp đồng dịch vụ
B2: Đặt chỗ (nếu có)
Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ
Sau khi đã chốt được thông tin đặt chỗ thì nhận Bookingg Note. Hãng tàu hoặc fwd sẽ gửi cho
chúng ta: Booking note, Lệnh cấp cont rỗng, seal cont.
B3: Chuẩn bị chứng từ và vận chuyển đến kho CFS
Doanh nghiệp đóng hàng tại kho với đầy đủ Shipping mark cho các kiện hàng theo đúng các thỏa
thuận đã đặt ra trong hợp đồng. Sau đó thuê công ty Forwarder hoặc tự vận chuyển hàng hóa đến
kho hàng lẻ tại cảng biển và đóng vào container được chỉ định
B4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Kiểm tra các yếu tố như chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, thực vật, an toàn thực
phẩm.
Cơ quan kiểm tra chuyên ngành: Vinicontrol
B5: Làm thủ tục hải quan
B6: Giao hàng cho người gom hàng
B7: Lấy vận đơn
B8: Gửi Pre Alert cho đại lý nước ngoài (nếu có)
B9: Theo dõi lịch trình kho hàng, quyết toán và lưu hồ sơ.
 THỦ TỤC HẢI QUAN
Người khai hải qian cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu là ai?

Thời gạn khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu?
a) Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp sau khi hàng hóa đã được tập kết tại địa điểm thông
quan hàng hóa và chậm nhật là 4h trước khi phương tiện vận tải xuất phát (chậm nhất 2h
đối với dịch vụ chuyển phát nhanh)
b) Đối với hàng hóa nhập khẩu, nộp trước khi hàng đến cửa khẩu hoặc trong 30 ngày kể từ
khi hàng hóa đến cửa khẩu
c) Tờ khai có giá trị làm thủ tục trong vòng 15 ngày kể từ ngày đăng ký