BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN

MÔN HỌC: QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG

CHUỖI CUNG ỨNG

Đề tài: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG

TIN PHÂN PHỐI

Lớp học phần: DHQTLOG17C

GVHD: ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái
MLHP: 420301504903
Nhóm: 15

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2023

 BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN
MÔN HỌC: QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG
CHUỖI CUNG ỨNG

Đề tài: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG

TIN PHÂN PHỐI

Lớp học phần: DHQTLOG17C

Nhóm: 15

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 15

STT HỌ VÀ TÊN MSSV

1 Trịnh Thị Phương Thy (NT) 21103001

2 Phạm Hồng Phiếm 21068071
3 Trần Thu Thảo 21058931
4 Nguyễn Thị Ngọc Thư 21057481
5 Lê Thị Thúy Vân 21103071
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2023
 MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN PHÂN PHỐI..............................2
1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý thông tin phân phối.............................................2
1.2 Vai trò của hệ thống quản lý thông tin phân phối trong chuỗi cung ứng.............3
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN PHÂN PHỐI........4
2.1 Quy trình cơ bản của hệ thống quản lý thông tin phân phối.................................4
2.2 Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý thông tin phân phối......................15
2.3 Dữ liệu và thông tin trong hệ thống quản lý thông tin phân phối.......................19
2.4 Quản lý thông tin phân phối trên phần mềm MOBIWORK DMS.....................23
2.4.1 Giới thiệu phần mềm MobiWork DMS.......................................................23
2.4.2 Quy trình cơ bản của hệ thống phân phối MobiWork DMS.......................24
2.4.3 Các tính năng của phần mềm MobiWork DMS nổi bật giúp doanh nghiệp
tối ưu quy trình vận hành kênh phân phối............................................................27
CHƯƠNG 3. TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
PHÂN PHỐI.................................................................................................................30
3.1. Một số thách thức khi triển khai và vận hành hệ thống thông tin phân phối.....30
3.2. Yêu cầu của doanh nghiệp khi triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông
tin phân phối.............................................................................................................32
3.2.1. Yêu cầu về phần cứng.................................................................................32
3.2.2. Yêu cầu về phần mềm................................................................................33
3.2.2.1 Một số phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin phân phối riêng lẻ phổ biến
..........................................................................................................................33
3.2.2.2 Một số phần mềm quản lý thông tin phân phối chuyên sâu................34
3.2.2.2.1 Phần mềm MOBIWORK DMS.....................................................34
3.2.2.2.2 Phần mềm DMS NEXTX..............................................................35
3.2.3. Yêu cầu về dữ liệu......................................................................................37
3.2.4. Yêu cầu vê hệ thống mạng và truyền thông...............................................39
3.2.5. Yêu cầu về nguồn nhân lực........................................................................40
KẾT LUẬN..................................................................................................................42
BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC NHÓM 15.............................................43
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển vượt bậc như hiện nay, hệ thống
thông tin nói chung và hệ thống thông tin phân phối nói riêng đã trở thành một yếu tố
cực kỳ quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động mà doanh nghiệp
đang sử dụng như hệ thống thông tin phân phối hàng hóa. Hệ thống này không chỉ
giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa từ nguồn cung đến nguồn tiêu thụ, mà
còn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất hoạt động và cải thiện sự
phục vụ khách hàng.
Bài tiểu luận này sẽ tập trung vào khám phá và phân tích sâu về hệ thống thông
tin phân phối, từ cơ bản đến ứng dụng thực tế. Chúng ta sẽ đi sâu vào các khía cạnh
quan trọng của hệ thống này, bao gồm kiến thức cơ bản, chức năng và đặc điểm, cũng
như những lợi ích mà nó mang lại cho các tổ chức và doanh nghiệp.
Đồng thời, chúng ta cũng sẽ xem xét một các tính năng nổi bật mà khi ta áp dụng
hệ thống thông tin phân phối để nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp. Qua
việc tìm hiểu này, chúng ta có thể rút ra những bài học và nguyên tắc áp dụng vào
thực tế, giúp các tổ chức phân phối cải thiện quy trình kinh doanh của mình.
Cuối cùng, hy vọng rằng bài tiểu luận này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hệ thống
thông tin phân phối và khám phá những tiềm năng và lợi ích mà nó mang lại. Chúng
ta cùng bắt đầu hành trình khám phá hệ thống này và tìm hiểu sâu hơn về vai trò quan
trọng của nó trong ngày nay.

1
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

CHƯƠNG 1. HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN PHÂN PHỐI

1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý thông tin phân phối

Hệ thống quản lý thông tin phân phối ( Distribution Management System): là

một hệ thống quản lý kênh phân phối được sử dụng để quản lý quy trình, hoạt động và
các thông tin liên quan đến việc phân phối sản phẩm từ nhà sản xuất đến các đại lý,
nhà bán lẻ và khách hàng cuối cùng.
Hệ thống phần mềm quản lý thông tin phân phối là một hệ thống tổng hợp các
phần mềm được sử dụng để quản lý và điều phối thông tin phân phối trong kênh phân
phối. Hệ thống này kết hợp các phần mềm và công nghệ hiện đại để tạo ra một hệ
thống quản lý thông tin rõ ràng, tổng quát, từ việc thu thập thông tin, xử lý, lưu trữ,
truyền tải và chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan trong kênh phân phối.
Các hoạt động này khá đa dạng, đơn giản nhất là các hoạt động quản lý đội ngũ
nhân viên bán hàng ngoài thị trường tốt hơn như mở rộng kênh phân phối, cập nhật
tình hình tại các điểm phân phối, đẩy nhanh xử lý đơn hàng và giao hàng…
Một hệ thống DMS thông thường sẽ bao gồm 2 phần:
Hệ thống quản lý dành cho doanh nghiệp: Đây sẽ là trung tâm quản lý chính của
toàn bộ hệ thống DMS. Hệ thống quản lý có nhiệm vụ tiếp nhận đơn hàng gửi về, xử
lý đơn hàng, giám sát nhân viên bán hàng và cung cấp báo cáo bán hàng.
Ứng dụng trên điện thoại dành cho nhân viên thị trường: Ứng dụng được kết nối
với hệ thống DMS có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên thị trường thực hiện các nhiệm vụ
bán hàng hiệu quả hơn nhờ các tính năng như: xây dựng tuyến bán hàng, lên danh
sách công việc, ghi nhận đơn hàng cho đại lý,…
Hệ thống quản lý nhà phân phối (DMS) hiện là một thành phần cơ bản trong lộ
trình tiếp cận thị trường của bất kỳ công ty nào có kênh phân phối dựa vào thông tin
của nhân viên tiếp thị thị trường.

2
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

1.2 Vai trò của hệ thống quản lý thông tin phân phối trong chuỗi cung ứng
Phần mềm quản lý kênh phân phối đóng vai trò rất quan trọng trong chuỗi cung
ứng, đặc biệt là khi mà công nghệ đang phát triển mạnh mẽ và các doanh nghiệp cần
tối ưu hóa hoạt động của mình để cạnh tranh trong thị trường ngày càng khốc liệt.
Tối ưu hoá quy trình quản lý kho: Phần mềm quản lý kênh phân phối cho phép
quản lý kho hàng và quản lý dữ liệu về lượng hàng tồn kho, số lượng hàng hóa được
bán ra, tỷ lệ chuyển đổi kho, v.v. Bằng cách này, những quản lý đang thực hiện tại kho
có thể được tối ưu hoá và trở nên hiệu quả hơn.
Nâng cao khả năng dự báo nhu cầu sản phẩm: Phần mềm quản lý kênh phân phối
có thể theo dõi dữ liệu về xu hướng mua sắm của khách hàng và dự báo nhu cầu sản
phẩm trong tương lai. Bằng cách này, những quản lý đang thực hiện tại kho có thể đưa
ra các quyết định về sản xuất và nhập hàng hóa theo nhu cầu dự báo.Quản lý thông tin
đối tác kinh doanh
Phần mềm quản lý kênh phân phối cho phép quản lý thông tin về các đối tác
kinh doanh, như các nhà sản xuất, nhà phân phối, v.v. Với vai trò này, quản lý chuỗi
cung ứng có thể theo dõi và quản lý quan hệ với các đối tác kinh doanh của họ.
Tối ưu hoá định vị sản phẩm: Phần mềm quản lý kênh phân phối có thể giúp
quản lý chuỗi cung ứng xác định vị trí các sản phẩm trong chuỗi cung ứng và xác định
các thay đổi trong vị trí đó. Bằng cách này, những quản lý đang thực hiện tại kho có

3
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

thể tối ưu hoá việc định vị sản phẩm và đưa ra các quyết định về vận chuyển hàng
hóa.
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN PHÂN PHỐI
2.1 Quy trình cơ bản của hệ thống quản lý thông tin phân phối
Quy trình cơ bản của hệ thống quản lý thông tin phân phối có thể được mô tả
như sau:

1 Nhận đơn đặt hàng

2 Xử lý đơn hàng

3 Lưu trữ dữ liệu đơn hàng

4 Quản lý kho hàng

5 Quản lí đơn hàng

6 Quản lý vận chuyển

7 Theo dõi và báo cáo

8 Tích hợp hệ thống

Nhận đơn đặt hàng: Hệ thống nhận đơn hàng từ khách hàng thông qua phần
mềm đặt hàng.
Xử lý đơn đặt hàng: hệ thống sẽ nhận được thông tin đơn hàng, thông tin khách
hàng, phương thức thanh toán, hình thức giao hàng. Sau đó hệ thống sẽ tiến hành xác
nhận đơn hàng, tính tổng tiền, xác nhận thanh toán, đóng gói đơn hàng, thông báo đơn
hàng cho khách hàng. Khách hàng sẽ nhận được thông báo đơn hàng được nhận và
đang chờ xử lý.
Lưu trữ dữ liệu đơn hàng: Hệ thống ghi nhận thông tin đơn hàng, thông tin
khách hàng, thông tin vận chuyển rồi tiến hành ghi dữ liệu đơn hàng, xử lý dữ liệu,
lưu trữ dữ liệu lâu dài. Sau đó xuất ra dữ liệu đơn hàng đã được lưu trữ, thông báo và
báo cho khách hàng và dữ liệu đơn hàng được bảo mật.
Quản lý kho hàng: hệ thống cập nhật thông tin sản phẩm, thông tin kho hàng,
thông tin đơn hàng, thông tin giao nhận nhập/ xuất kho thông qua quá trình xử lý đơn
hàng thì thông tin tồn kho được cập nhật, đơn được xử lý, báo cáo tồn kho, dữ liệu
giao dịch được lưu trữ lại.
4
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Quản lí đơn hàng: thông tin đơn hàng, thông tin khách hàng, dữ liệu hàng hóa,
dữ liệu vận chuyển qua quá trình quản lý đơn hàng thì đơn hàng sẽ được xử lý và gửi
thông báo đơn hàng cho khách hàng, thông tin đơn hàng được lưu trữ.
Quản lý vận chuyển: hệ thống cập nhật thông tin đơn hàng, thông tin vận
chuyển, dữ liệu về kho hàng, thông tin đối tác vận chuyển thông qua quá trình quản lý
vận chuyển thì thông tin vận chuyển được cập nhật sau đó gửi thông báo cho khách
hàng về thời gian, tuyến đường, tài xế... theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng.
Theo dõi và báo cáo: hệ thống cập nhật dữ liệu từ nhiều nguồn khách nhau, thiết
lập báo cáo thông qua quá trình theo dõi đơn hàng thì quá trình báo cáo và vẽ biểu đồ,
thông tin quản lý, thông báo và báo cáo sẽ được tạo lập.
Tích hợp hệ thống: hệ thống nguồn, yêu cầu tích hợp, giao diện và API thông
qua quá trình tích hợp sẽ thu được hệ thống tích hợp hoạt động, dữ liệu và thông tin từ
hệ thống nguồn, hiệu suất và tích hợp liên tục.
Quy trình này giúp cho việc quản lý thông tin phân phối trở nên hiệu quả hơn,
giảm thiểu sai sót trong việc xử lý dữ liệu và nâng cao sự linh hoạt trong việc điều
chỉnh hoạt động phân phối.

Quy trình xử lý đơn hàng của hệ thống phân phối bao gồm các bước sau:

Đơn đặt Đơn đặt hàng Xác nhận Xử lý đơn

hàng trên hệ thống đơn hàng hàng

Theo dõi
đơn hàng Giao hàng

If yes

Trả hàng Giao hàng không

thành công
5
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Tiếp nhận đơn hàng: Hệ thống tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng thông qua
nhiều kênh, chẳng hạn như trang web, điện thoại, email hoặc ứng dụng di động.
Xác nhận đơn hàng: Sau khi tiếp nhận đơn hàng, hệ thống xác nhận thông tin
đơn hàng và kiểm tra tính khả thi của việc thực hiện đơn hàng này. Điều này bao gồm
kiểm tra số lượng hàng tồn kho, thông tin khách hàng, địa chỉ giao hàng và phương
thức thanh toán.
Xử lý đơn hàng: Sau khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống bắt đầu quá trình xử
lý đơn hàng. Điều này bao gồm việc chuẩn bị hàng hóa, đóng gói sản phẩm, tạo mã
vận đơn và gắn nhãn sản phẩm.
Giao hàng: Sau khi đơn hàng đã được xử lý, hệ thống sẽ chọn phương thức vận
chuyển phù hợp và giao hàng đến địa chỉ được cung cấp trong đơn hàng. Hệ thống có
thể hợp tác với các đơn vị vận chuyển hoặc tự vận chuyển hàng hóa.
Theo dõi đơn hàng: Hệ thống theo dõi quá trình vận chuyển và cung cấp thông
tin chi tiết cho khách hàng. Khách hàng có thể theo dõi trạng thái của đơn hàng, từ
quá trình vận chuyển đến khi hàng hóa được giao thành công.
Xử lý hoàn trả và đổi trả (nếu có): Trong trường hợp sản phẩm bị hỏng, không
phù hợp hoặc khách hàng muốn đổi trả, hệ thống sẽ xử lý yêu cầu này và thực hiện
quy trình hoàn trả hoặc đổi trả sản phẩm.
Hoàn tất đơn hàng: Sau khi đơn hàng đã được giao thành công hoặc hoàn trả
hoàn tất, hệ thống sẽ kết thúc quy trình xử lý đơn hàng và thông báo cho khách hàng
biết về việc hoàn tất đơn hàng.

Xác định Kiểm tra và Xử lý

Lưu trữ
nhu cầu Đặt hàng xác nhận phiếu
hàng hóa
nhập hàng hàng hóa nhập kho

Theo dõi và Quản lý

báo cáo kho

Xử lý hàng
Quản lý Quản lý hàng Xử lý yêu
hóa hỏng và Kiểm kê
chuỗi cung hóa trong 6cầu xuất
hết hạn sử hàng tồn kho
ứng kho kho
dụng
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Quy trình nhập hàng và lưu kho hàng hóa của hệ thống phân phối bao gồm các
bước sau:
Xác định nhu cầu nhập hàng: Hệ thống phân phối xác định nhu cầu nhập hàng
hóa dựa trên việc tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, dự báo kinh doanh, hoặc theo
một kế hoạch nhập hàng được định sẵn.
Đặt hàng: Sau khi xác định nhu cầu, hệ thống tạo ra đơn đặt hàng và gửi cho nhà
cung cấp. Đơn đặt hàng này chứa thông tin về số lượng và mô tả chi tiết về các sản
phẩm cần nhập.
Kiểm tra và xác nhận hàng hóa: Khi hàng hóa được nhà cung cấp giao đến, hệ
thống phân phối tiến hành kiểm tra hàng để đảm bảo rằng nó đúng theo đơn đặt hàng
và không có vấn đề về chất lượng. Sau khi kiểm tra, hệ thống xác nhận chấp nhận
hàng hóa và thông báo cho nhà cung cấp.
Xử lý phiếu nhập kho: Hệ thống phân phối tạo phiếu nhập kho để ghi nhận
thông tin về ngày nhập, số lượng hàng hóa, giá cả, và thông tin liên quan khác. Phiếu
nhập kho này giúp theo dõi và quản lý hàng hóa trong quá trình lưu kho.
Lưu trữ hàng hóa: Hàng hóa được lưu trữ tại kho hàng của hệ thống phân phối.
Hệ thống sắp xếp và đặt hàng hóa vào các vị trí lưu trữ phù hợp, đảm bảo việc tìm
kiếm và truy xuất hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lý kho: Hệ thống phân phối thực hiện việc quản lý kho để đảm bảo rằng số
lượng hàng hóa trong kho luôn đủ và không có tình trạng thiếu hụt hoặc thừa. Điều
này bao gồm theo dõi hàng tồn kho, xử lý hàng hỏng, cải thiện quy trình, và tối ưu hóa
mức độ tồn kho.
Xử lý yêu cầu xuất kho: Khi có yêu cầu từ khách hàng hoặc đơn vị bán hàng, hệ
thống phân phối thực hiện việc xuất kho hàng hóa. Hệ thống cập nhật thông tin về số
lượng hàng hóa đã xuất kho và thông báo cho các bên liên quan.

7
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Quản lý hàng hóa trong kho: Hệ thống phân phối thực hiện việc quản lý hàng
hóa trong kho để đảm bảo sự tổ chức và kiểm soát hiệu quả. Điều này bao gồm việc
gắn nhãn, phân loại, và sắp xếp hàng hóa theo một hệ thống lưu trữ logic. Hệ thống
cập nhật thông tin về số lượng hàng tồn kho, vị trí lưu trữ, và thông tin liên quan khác.
Kiểm kê hàng tồn kho: Định kỳ, hệ thống phân phối tiến hành kiểm kê hàng tồn
kho để kiểm tra sự khớp đúng giữa số lượng hàng hóa thực tế và số liệu trong hệ
thống. Quá trình kiểm kê giúp phát hiện và xử lý các sai sót, hàng hỏng hoặc cần được
xử lý đặc biệt.
Quản lý chuỗi cung ứng: Hệ thống phân phối có thể tích hợp quy trình nhập
hàng và lưu kho với các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng, chẳng hạn như nhà
cung cấp, đơn vị vận chuyển và đơn vị sản xuất. Điều này giúp cải thiện tương tác và
đồng bộ hoạt động giữa các bên, từ việc đặt hàng đến giao hàng và quản lý lưu kho.
Theo dõi và báo cáo: Hệ thống phân phối theo dõi và thu thập thông tin về hoạt
động nhập hàng và lưu kho. Nó cung cấp báo cáo và thông tin chi tiết về số lượng
hàng hóa nhập, xuất, tồn kho, tình trạng hàng hóa và hiệu suất lưu kho. Thông tin này
giúp hệ thống quản lý và ra quyết định để tối ưu hóa quá trình nhập hàng và lưu kho.
Xử lý hàng hóa hỏng và hết hạn sử dụng: Trong quá trình lưu kho, có thể xảy ra
tình huống hàng hóa bị hỏng hoặc hết hạn sử dụng. Hệ thống phân phối phải xử lý các
trường hợp này bằng cách tách riêng hàng hỏng, hết hạn hoặc không thích hợp để xử
lý tiếp theo, như kiểm tra, tái chế hoặc thanh lí.

Kiểm tra hàng Phân loại

Xác định hàng
tồn kho hàng tồn kho
tồn kho
Xử lý
hàng tồn
kho thừa
Xử lý
hàng tồn
Đặt hàng và tái cân kho Xử lý
bằng hàng tồn kho hàng tồn
kho hỏng

Quản lý hàng tồn Theo dõi và Quản lý chu kỳ

nhập và xuất kho 8
kho dựa trên phân báo cáo
tích
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Quy trình xử lý hàng tồn kho của hệ thống phân phối bao gồm các bước sau:
Xác định hàng tồn kho: Hệ thống phân phối xác định và theo dõi hàng tồn kho
của mình. Điều này bao gồm việc ghi nhận thông tin về số lượng, giá trị và các chi tiết
khác liên quan đến hàng tồn kho.
Kiểm tra hàng tồn kho: Định kỳ, hệ thống phân phối thực hiện kiểm tra hàng tồn
kho để đảm bảo tính chính xác và sự khớp đúng giữa số liệu trong hệ thống và số
lượng hàng thực tế. Quá trình kiểm tra bao gồm đếm số lượng hàng, kiểm tra chất
lượng và kiểm tra tình trạng hàng hóa.
Phân loại hàng tồn kho: Sau khi kiểm tra, hệ thống phân loại hàng tồn kho
thành các danh mục hoặc nhóm hàng hóa. Điều này giúp quản lý và tìm kiếm hàng
hóa dễ dàng hơn, đồng thời cho phép hệ thống áp dụng các biện pháp quản lý hiệu quả
cho từng danh mục.
Xử lý hàng tồn kho thừa: Trong trường hợp có hàng tồn kho thừa, hệ thống phân
phối xác định các biện pháp để xử lý tình trạng này. Có thể áp dụng giảm giá, khuyến
mại, hoặc kế hoạch tiếp thị để tiêu thụ hàng tồn kho nhanh chóng và giảm thiểu tổn
thất.
Xử lý hàng tồn kho hỏng: Nếu có hàng tồn kho bị hỏng hoặc không phù hợp sử
dụng, hệ thống phân phối sẽ xử lý tình trạng này. Điều này có thể bao gồm việc kiểm
tra nguyên nhân hỏng hóc, tái chế hoặc thanh lý hàng hóa không còn sử dụng được.
Quản lý chu kỳ nhập và xuất kho: Hệ thống phân phối xác định các chu kỳ nhập
và xuất kho cho hàng tồn kho. Điều này giúp duy trì lưu thông hàng hóa trong kho,
đồng thời đảm bảo rằng hàng tồn kho không quá lớn hoặc hết hạn sử dụng.
Theo dõi và báo cáo: Hệ thống phân phối theo dõi và thu thập thông tin về hàng
tồn kho, bao gồm số lượng, giá trị, tình trạng và các chỉ số hiệu suất khác. Nó cung
cấp báo cáo định kỳ và thông tin chi tiết để quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng
hàng tồn kho và ra quyết định quản lý phù hợp.
Quản lý hàng tồn kho dựa trên phân tích: Hệ thống phân phối sử dụng các công
cụ và phần mềm để phân tích dữ liệu hàng tồn kho. Bằng cách áp dụng các kỹ thuật

9
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

như phân tích ABC hoặc XYZ, hệ thống xác định các mô hình tiêu thụ sản phẩm và
ưu tiên quản lý các mặt hàng quan trọng nhất hoặc có nguy cơ thiếu hụt trong các
chuỗi cung ứng.
Đặt hàng và tái cân bằng hàng tồn kho: Dựa trên thông tin từ phân tích hàng
tồn kho, hệ thống phân phối xác định khi nào cần đặt hàng mới và điều chỉnh số lượng
hàng tồn kho tại các vị trí lưu trữ khác nhau. Điều này giúp giữ cân bằng giữa việc đáp
ứng nhu cầu của khách hàng và tránh hàng tồn kho quá nhiều.

Thu thập dữ Phân tích nhu Xác định mức Xác định
liệu cầu tồn kho mong lượng đặt
muốn hàng tối ưu

Đối chiếu với Đề xuất đơn

mục tiêu doanh
hàng
nghiệp

Liên kết với

Kiểm tra lại
các bộ phận
và điều chỉnh
liên quan

Điều chỉnh và Theo dõi và

tối ưu hóa
Đặt hàng
đánh giá

10
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Quy trình xác định lượng đặt hàng tối ưu trong hệ thống phân phối có thể được
thực hiện theo các bước sau:
Thu thập dữ liệu: Hệ thống phân phối thu thập dữ liệu liên quan đến nhu cầu của
khách hàng, thông tin về tồn kho hiện có, mức độ tiêu thụ hàng hóa và các yếu tố khác
có ảnh hưởng đến việc xác định lượng đặt hàng tối ưu. Dữ liệu này có thể bao gồm
lịch sử bán hàng, dữ liệu từ chuỗi cung ứng, phản hồi từ khách hàng và dữ liệu thị
trường.
Phân tích nhu cầu: Hệ thống phân phối sẽ phân tích dữ liệu thu thập được để
hiểu rõ nhu cầu của khách hàng. Sử dụng các phương pháp phân tích như dự báo nhu
cầu, dự báo xu hướng hoặc phân tích ngưỡng tồn kho, hệ thống sẽ xác định xu hướng
và biến động của nhu cầu trong quá khứ và dự đoán tương lai.
Xác định mức tồn kho mong muốn: Dựa trên phân tích nhu cầu, hệ thống phân
phối xác định mức tồn kho mong muốn cho từng mặt hàng. Mức tồn kho mong muốn
này có thể được xác định bằng cách đặt ngưỡng tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng,
nhằm đảm bảo rằng hàng tồn kho không quá ít hoặc quá nhiều.
Xác định lượng đặt hàng tối ưu: Hệ thống phân phối sử dụng các phương pháp
toán học và mô hình hóa để tính toán lượng hàng hóa cần đặt hàng tối ưu. Các yếu tố
cần xem xét trong quy trình tính toán bao gồm nhu cầu thực tế, thời gian giao hàng,
tần suất đặt hàng, chi phí vận chuyển và các yếu tố kinh tế khác.
Đề xuất đơn hàng: Sau khi tính toán, hệ thống phân phối sẽ tạo ra đề xuất đơn
hàng cho từng mặt hàng dựa trên lượng hàng cần đặt hàng tối ưu. Đơn hàng này sẽ
đưa ra thông tin về số lượng, thời gian giao hàng và các chi tiết liên quan khác để
chuẩn bị cho việc đặt hàng.
Kiểm tra lại và điều chỉnh: Trước khi đặt hàng chính thức, hệ thống phân phối sẽ
kiểm tra lại các thông số và điều chỉnh nếu cần thiết. Điều này nhằm đảm bảo rằng
đơn hàng được đặt theo cách tối ưu nhất để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối ưu hóa
việc quản lý tồn kho.
Đặt hàng: Cuối cùng, sau khi đã xác định lượng đặt hàng tối ưu, hệ thống phân
phối sẽ tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc nội bộ để đáp ứng nhu cầu của khách
hàng.

11
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Theo dõi và đánh giá: Hệ thống phân phối sẽ theo dõi và đánh giá hiệu quả của
lượng đặt hàng tối ưu đã được áp dụng. Điều này bao gồm việc kiểm tra mức tồn kho,
đánh giá sự khớp giữa nhu cầu và lượng hàng tồn kho, và đo lường các chỉ số hiệu
suất như mức độ thiếu hụt hay lượng tồn kho không cần thiết.
Điều chỉnh và tối ưu hóa: Dựa trên kết quả theo dõi và đánh giá, hệ thống phân
phối sẽ tiến hành điều chỉnh và tối ưu hóa quá trình xác định lượng đặt hàng. Điều này
có thể bao gồm điều chỉnh ngưỡng tồn kho mong muốn, cải thiện dự báo nhu cầu,
thay đổi chu kỳ đặt hàng, hoặc cập nhật các thông số khác để tăng cường hiệu suất và
giảm thiểu rủi ro.
Liên kết với các bộ phận liên quan: Quy trình xác định lượng đặt hàng tối ưu
trong hệ thống phân phối cần được liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác như bộ phận
kế toán, bộ phận tiếp thị và bộ phận sản xuất. Điều này đảm bảo rằng thông tin về
lượng đặt hàng được chia sẻ và cập nhật liên tục, từ đó tạo ra sự hợp tác và sự đồng bộ
trong toàn bộ quy trình phân phối.

Đối chiếu với mục tiêu doanh nghiệp: Quy trình xác định lượng đặt hàng tối ưu
cần được đối chiếu với mục tiêu doanh nghiệp của hệ thống phân phối. Các yếu tố như
lợi nhuận, khách hàng hài lòng, hoạt động hiệu suất cao... phải được xem xét để đảm
bảo rằng việc xác định lượng đặt hàng tối ưu phù hợp với mục tiêu và chiến lược tổng
thể của doanh nghiệp.

12
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Xác định tuyến đường Chuẩn bị Vận chuyển

Đặt hàng hàng hóa
và phương tiện vận hàng hóa
chuyển

Theo dõi

Đánh giá và cải

thiện quy trình
Xử lý đơn
Nhận hàng và
hàng và hoàn
kiểm tra
trả (nếu cần)

Theo dõi và phản

Giao hàng cho Lưu trữ và
hồi từ khách hàng
khách hàng quản lý kho

Quy trình vận chuyển hàng hóa trong hệ thống phân phối bao gồm các bước sau:
Đặt hàng: Bước đầu tiên trong quy trình là đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc nội
bộ. Hệ thống phân phối xác định lượng hàng hóa cần đặt hàng dựa trên nhu cầu của
khách hàng và các thông số khác như lượng tồn kho hiện có và mức độ tiêu thụ.
Xác định tuyến đường và phương tiện vận chuyển: Hệ thống phân phối xác định
tuyến đường và phương tiện vận chuyển phù hợp để đưa hàng hóa từ nguồn cung cấp
đến điểm đến. Các yếu tố cần xem xét bao gồm khoảng cách, thời gian giao hàng, loại
hàng hóa và yêu cầu đặc biệt khác.
Chuẩn bị hàng hóa: Trước khi vận chuyển, hàng hóa cần được chuẩn bị. Quá
trình này bao gồm đóng gói, đánh dấu, kiểm tra chất lượng và xác định các giấy tờ
liên quan. Mục tiêu là đảm bảo rằng hàng hóa được bảo vệ và đáp ứng các yêu cầu
vận chuyển.
Vận chuyển hàng hóa: Sau khi chuẩn bị xong, hàng hóa được vận chuyển từ
nguồn cung cấp đến điểm đến thông qua các phương tiện vận chuyển đã được xác
định trước đó. Các yếu tố như lịch trình, phương thức vận chuyển và an toàn hàng hóa
được quan tâm và tuân thủ trong quá trình này.

13
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Theo dõi: Trong suốt quá trình vận chuyển, hệ thống phân phối theo dõi và theo
dõi việc di chuyển của hàng hóa. Điều này có thể được thực hiện thông qua hệ thống
theo dõi GPS hoặc hệ thống quản lý vận chuyển để đảm bảo việc vận chuyển diễn ra
đúng lịch trình và đáp ứng các yêu cầu vận chuyển.
Nhận hàng và kiểm tra: Khi hàng hóa đến điểm đến, quá trình nhận hàng và
kiểm tra được thực hiện. Hệ thống phân phối kiểm tra tính đầy đủ, chất lượng và
không bị hư hỏng của hàng hóa để đảm bảo rằng nó đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu
cầu.
Lưu trữ và quản lý kho: Sau khi nhận hàng, hệ thống phân phối sẽ lưu trữ và
quản lý hàng hóa trong kho để chuẩn bị cho quá trình phân phối tiếp theo hoặc giao
hàng cho khách hàng. Các hoạt động quản lý kho bao gồm kiểm kê hàng tồn kho, lập
hóa đơn, xử lý đơn hàng và tối ưu hóa không gian lưu trữ.
Giao hàng cho khách hàng: Sau khi hàng hóa đã được lưu trữ và quản lý trong
kho, quá trình giao hàng cho khách hàng diễn ra. Hệ thống phân phối xác định lịch
trình giao hàng và phương thức vận chuyển phù hợp để đáp ứng yêu cầu của khách
hàng. Điều này có thể bao gồm sử dụng các dịch vụ vận chuyển bên ngoài hoặc sử
dụng nguồn lực nội bộ để thực hiện việc giao hàng.
Theo dõi và phản hồi từ khách hàng: Hệ thống phân phối theo dõi quá trình giao
hàng và thu thập phản hồi từ khách hàng. Thông qua các phương tiện như khảo sát
khách hàng, đánh giá phản hồi và theo dõi chỉ số hiệu suất, hệ thống phân phối sẽ
kiểm tra sự hài lòng của khách hàng và đưa ra các điều chỉnh hoặc cải thiện nếu cần
thiết.
Xử lý đơn hàng và hoàn trả (nếu cần): Trong một số trường hợp, khách hàng có
thể yêu cầu xử lý đơn hàng hoặc hoàn trả hàng hóa. Hệ thống phân phối sẽ tiếp nhận
yêu cầu này và tiến hành xử lý theo quy trình đảm bảo sự công bằng và hài lòng của
khách hàng.
Đánh giá và cải thiện quy trình: Quy trình vận chuyển hàng hóa trong hệ thống
phân phối cần được đánh giá và cải thiện liên tục. Hệ thống phân phối sẽ kiểm tra hiệu
suất, thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển và các chỉ số khác để tìm ra các cơ hội
cải thiện và tăng cường hoạt động.

14
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

2.2 Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý thông tin phân phối

Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán
của các thiết bị phần cứng và phần mềm giúp cho hệ thống quản lý thông tin phân
phối ngày càng có những ứng dụng mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho
công tác quản lý tổ chức.
Hệ thống quản lý thông tin phân phối giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh
tranh nhất định. Nó giúp quá trình điều hành và phân phối các hoạt động sản xuất kinh
doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn, thông qua đó, việc tổ chức các hoạt động
được tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hoàn thiện quá trình
phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình. Sau đây là một số chức năng của
hệ thống quản lý thông tin phân phối:
Quản lý thông khách hàng:

15
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Đối với doanh nghiệp việc biết được những thông tin của khách hàng sẽ giúp
việc thu thập trở nên chính xác và đỡ tốn nhiều thời gian. Có rất nhiều vấn đề và thông
tin của khách hàng mà tùy theo nhu cầu của doan nghiệp có thể thu thập như: sở thích
cá nhân, thói quen tiêu dùng, tổng thu nhập tháng năm,…
Bên cạnh đó, việc quản lý thông tin khách hàng không chỉ là quản lý tên tuổi, địa
chỉ, số điện thoại liên hệ mà nó bao gồm cả việc quản lý lịch sử đơn hàng, thói quen
mua hàng, hạn mức công nợ, các vấn đề từng phát sinh cần được hỗ trợ liên quan đến
khách hàng đó hoặc bất cứ thông tin nào có thể giúp ích cho việc tiếp thị/ bán hàng
của doanh nghiệp. Điều này giúp đội ngũ bán hàng có cái nhìn toàn diện về khách
hàng và tăng cường khả năng tương tác cá nhân hóa.
Hệ thống còn giúp thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa khách hàng và nhà cung
cấp. Nhằm giúp việc mua bán và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ được diễn ra một
cách thuận tiện và nhanh nhất có thể.
Quản lý bán hàng :

16
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Quản lý bán hàng hiểu đơn giản là người quản lý – người đứng đầu của bộ phận
bán hàng tại công ty, của cửa hàng hoặc của một chuỗi hệ thống bán lẻ, v.v. Người
quản lý bán hàng sẽ là người trực tiếp chịu trách nhiệm hoàn toàn về các hoạt động
bán hàng như giám sát, đặt chỉ tiêu doanh số, xây dựng các chương trình bán hàng, chỉ
đạo bán hàng tại các cơ sở.
Hệ thống sẽ giúp người quản lý bán hàng theo dõi thông tin về sản phẩm, bao
gồm mô tả, giá cả và số lượng trong kho. Tổ chức có thể nhanh chóng kiểm tra tình
trạng hàng tồn kho, xử lý đặt hàng mới và giám sát hiệu suất bán hàng của từng sản
phẩm, nắm được tiến trình công việc hàng ngày, hàng tháng.
Đồng thời quản lý được chương trình khuyến mãi trên phần mềm của hệ thống
quản lý thông tin phân phối giúp nhà quản trị điều chỉnh thời gian để thực hiện
chương trình, điều chỉnh mức giá khuyến mãi theo ý muốn. Áp dụng nhiều chương
trình cùng lúc mà không chồng chéo, sai lệch thông tin. Từ đó, nhân viên bán hàng dễ
dàng cập nhật thông tin chương trình đến khách hàng, tránh bỏ lỡ đơn hàng.
Quản lý kho và lưu trữ:

17
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Quản lý kho là một hoạt động phức tạp với nhiều công việc khác nhau liên quan
trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản cũng như quản lý số lượng hàng hóa có trong kho.
Những công việc quản lý kho sẽ giúp đảm bảo tính liên tục của quá trình bán hàng
cũng như giảm thiểu chi phí lưu thông cho cửa hàng. Tuy nhiên thì việc quản lý kho
luôn được đảm bảo và tránh thất thoát là vấn đề nan giải đối với các thủ kho.
Hệ thống quản lý thông tin phân phối sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi và
cung cấp chức năng để kiểm tra và kiểm tra tồn kho. Người quản lý có thể thực hiện
việc kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên để đảm bảo rằng thông tin về số lượng hàng
hóa trong kho là chính xác và tránh thiếu sót hoặc thừa hụt và các vị trí lưu trữ hàng
hóa. Điều này giúp người quản lý biết chính xác về số lượng hàng tồn kho, những mặt
hàng nào đang được lưu trữ ở đâu và giúp tối ưu hóa sự di chuyển và quản lý hàng hóa
trong quá trình phân phối.
Giám sát nhân viên bán hàng:

Giám sát nhân viên bán hàng là hoạt động của các nhà quản lý, cấp trên với mục
đích đảm bảo nhân viên thực hiện đúng mục tiêu, quy trình bán hàng và chỉ tiêu doanh
số được đặt ra. Họ sẽ là người trực tiếp đề xuất và tham gia vào các kế hoạch bán
hàng, giúp nhân viên kinh doanh đạt được chỉ tiêu. Nhiệm vụ chính của họ là đẩy
mạnh, phát huy những lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp nhằm tăng doanh thu, lợi
nhuận.
18
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Hệ thống quản lý thông tin phân phối sẽ giúp cho nhà quản lý giám sát tức thời
lộ trình của từng nhân viên bán hàng trong ngày trên bản đồ. Sau đó dễ dàng đánh giá
tính chính xác và mức độ tuân thủ theo kế hoạch bán hàng đã định.
Đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện doanh số bán hàng tại địa bàn. Duyệt lộ
trình bán hàng. Trong trường hợp nhân viên bán hàng có những lộ trình khác với kế
hoạch bán hàng thì giám sát có thể xem những lộ trình phát sinh thêm đã được nhân
viên cập nhật trực tiếp lên phần mềm của hệ thống quản lý thông tn phân phối. Nếu lộ
trình bán hàng hợp lý nhà quản lý có thể duyệt cho nhân viên bán hàng thực hiện hoặc
từ chối không duyệt lộ trình.
Phân tích dữ liệu và báo cáo:

Phương pháp phân tích dữ liệu là quá trình thu thập, mô hình hóa và phân tích dữ
liệu để rút ra những hiểu biết sâu sắc hỗ trợ việc ra quyết định. Sau đó thực hiện lập
báo cáo để theo dõi hoạt động các kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc phân tích
dữ liệu và báo cáo là không thể thiếu đối với hoạt động của các doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý thông tin phân phối sẽ cung cấp các công cụ và chức năng để
tạo báo cáo và phân tích dữ liệu. Tại đây người dùng có thể tạo ra các báo cáo tùy
chỉnh, biểu đồ và thông tin tổng hợp từ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu để hỗ trợ quyết
định kinh doanh và phân tích hiệu suất. Thông qua biểu đồ, doanh số của các nhà phân
phối, đại lý đã biến động tăng giảm như thế nào qua các kỳ được thể hiện trực quan và
dễ hiểu nhất. Trên dữ liệu đó, nhà quản lý có thể phân tích, đánh giá để đưa ra các
chiến lược kinh doanh một cách nhanh chóng, phù hợp với sự biến động của thị
trường.
Ngoài tính năng theo dõi doanh số thông qua biểu đồ, phần mềm quản lý hệ
thống phân phối còn cho phép thiết lập gửi Email báo cáo quản trị vào một thời gian
cụ thể mỗi ngày, giúp cho nhà quản lý có thể nắm được doanh số của các nhà phân
phối, đại lý mọi lúc mọi nơi. Từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh mang tính
chiến lược trong quản lý kênh phân phối của doanh nghiệp, tạo bước độ phá trong
hoạt động kinh doanh sản xuất để thành công mang lại doanh thu và lợi nhuận cao
nhất

19
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

2.3 Dữ liệu và thông tin trong hệ thống quản lý thông tin phân phối
Dựa vào quy trình cơ bản của hệ thống quản lý thông tin phân phối để vẽ sơ đồ
dòng dữ liệu và thông tin hiệu quả trong hệ thống quản lý thông tin phân phối :

DL TT
lieeuj
 Nhận đơn đặt hàng
 Nhận đơn đặt hàng
phiếu đặt hàng, hóa
 Xử lý đơn hàng HỆ đơn
 Lưu trữ dữ liệu đơn THỐNG  Đơn xác nhận đặt
TT
hàng DL hàng, kế hoạch giao
QUẢN hàng
 Quản lý kho hàng
 Quản lí đơn hàng
LÝ  Biên bản kiểm kê
THÔNG hàng tồn kho
 Quản lý vận  Xác định lượng đặt
chuyển TIN hàng tối ưu
 Theo dõi và báo DL PHÂN TT  Theo dõi và phản
cáo hồi từ khách hàng
PHỐI  Phương thức vận
 Tích hợp hệ thống
chuyển đơn hàng

Hệ thống thông tin phân phối là một hệ thống tổ chức và quản lý thông tin liên
quan đến việc vận chuyển, lưu trữ và xử lý hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Nó bao
gồm các dòng thông tin và dữ liệu quan trọng để đảm bảo sự liên kết và hiệu suất của
hoạt động phân phối.

20
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Thông tin về
sản phẩm

Thông tin về DÒNG Thông tin về

kho hàng THÔNG TIN khách hàng

TRONG
HTTT PHÂN
PHỐI

Thông tin Thông tin vận

thanh toán chuyển

Dòng thông tin ( đầu trong hệ thống quản lí thông tin phân phối này bao gồm:
Thông tin về sản phẩm: Bao gồm tên sản phẩm, mô tả, mã số, giá cả, nguồn gốc
và các thuộc tính khác liên quan.
Thông tin về khách hàng: Bao gồm tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email
và các chi tiết cá nhân khác để xác định danh tính của khách hàng.
Thông tin vận chuyển: Bao gồm thông tin về kho xuất xứ và kho nhận hàng,
phương tiện vận chuyển (xe tải, container), biểu đồ lịch trình vận chuyển (thời gian
xuất phát/đến), mã số theo dõi (tracking number)...
Thông tin thanh toán: Bao gồm các chi tiết thanh toán như hình thức thanh toán
(tiền mặt, thẻ tín dụng), số tiền thanh toán, ngày thanh toán và các thông tin liên quan
khác.
Thông tin về kho hàng: Bao gồm thông tin về số lượng hàng tồn kho, vị trí lưu
trữ, ngày nhập/xuất kho và các chi tiết khác liên quan đến quản lý kho.

Dữ liệu trong hệ thống quản lí thông tin phân phối này bao gồm:

Dữ liệu đơn hàng: Bao gồm thông tin về số lượng sản phẩm được đặt mua, giá
cả, khách hàng, sale và các chi tiết liên quan đến việc xử lý đơn hàng trong quá trình
phân phối.

21
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Dữ liệu vận chuyển: Bao gồm dữ liệu về việc di chuyển sản phẩm như lộ trình,
vị trí,.. từ kho hàng tới các đại lí, điểm bán lẻ,…nhận hàng bằng cách sử dụng các
phương tiện và dịch vụ vận chuyển.
Dữ liệu tồn kho: Bao gồm dữ liệu liên quan đến số lượng sản phẩm hiện có
trong kho, thời gian nhập/xuất kho và các chỉ số hiệu suất tồn kho khác.
Dữ liệu thanh toán: Bao gồm dữ liệu liên quan đến việc thu tiền từ khách hàng
hoặc thanh toán cho nhà cung cấp/dịch vụ.
Dữ liệu kế hoạch: Bao gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhập hàng, kế hoạch
vận chuyển và các dữ liệu liên quan đến việc lập kế hoạch trong kênh phân phối.
Tất cả các dòng thông tin và dữ liệu này được quản lý và xử lý bởi hệ thống
thông tin phân phối để đảm bảo sự hiệu quả và tính toàn vẹn của hoạt động phân phối.

Dữ liệu
đơn hàng

Dữ liệu
Dữ liệu kế vận
hoạch DÒNG chuyển
THÔNG TIN
TRONG HTTT
PHÂN PHỐI

Dữ liệu
. Dữ liệu
thanh
tồn kho
toán

Tất cả các dòng thông tin và dữ liệu này được quản lý và xử lý bởi hệ thống
thông tin phân phối để đảm bảo sự hiệu quả và tính toàn vẹn của hoạt động phân phối.

22
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

2.4 Quản lý thông tin phân phối trên phần mềm MOBIWORK DMS
2.4.1 Giới thiệu phần mềm MobiWork DMS
MobiWork DMS là phần mềm quản lý hệ thống phân phối, chỉ đơn giản với việc
thiết lập các tài khoản trên hệ thống, doanh nghiệp bạn có thể sử dụng Mobiwork
DMS trên trình duyệt web và các thiết bị di động thông minh (hệ điều hành iOS,

23
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Android) để phục vụ cho các công việc quản lý và kiểm soát toàn bộ hệ thống phân
phối.
MobiWork DMS đóng vai trò như một công cụ Tự động hóa bán hàng bằng thiết
bị di động, hỗ trợ nhân viên bán hàng thao tác bán hàng theo quy trình chuẩn của
doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, tăng chất lượng chăm sóc khách hàng và tối ưu
doanh thu.

Mô hình vận hành hệ thống phân phối

2.4.2 Quy trình cơ bản của hệ thống phân phối MobiWork DMS

1 Đặt hàng

2 Xác nhận đơn hàng

3 Lập kế hoạch giao hàng

4 Giao hàng

5 Theo dõi và cập nhật trạng thái

6 Quản lý kho và hàng tồn kho

7 Báo cáo và phân tích

24
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Đặt hàng: Khách hàng đặt hàng thông qua các kênh, bao gồm ứng dụng di động,
trang web hoặc điện thoại. Thông tin đơn hàng bao gồm sản phẩm, số lượng, địa chỉ
giao hàng và thông tin liên hệ.

Xác nhận đơn hàng: Hệ thống MobiWork DMS nhận đơn hàng và tự động xác
thực thông tin gửi thông báo cho khách hàng. Quá trình này giúp khách hàng biết rằng
đơn hàng đã được nhận và đang được xử lý.

Lập kế hoạch giao hàng: Hệ thống sử dụng đơn hàng thông tin, tồn kho và vị trí
GPS để thiết lập kết quả giao hàng mục tiêu. Nó tối ưu hóa trình bày và tuyến đường
lựa chọn tốt nhất cho nhân viên phân phối.

25
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Giao hàng: Nhân viên phân phối nhận thông tin đơn hàng và trình bày giao
hàng. Họ sử dụng ứng dụng di động hoặc thiết bị di động để xác nhận giao hàng, cập
nhật trạng thái và lấy chữ ký của khách hàng.
Theo dõi và cập nhật trạng thái: Hệ thống MobiWork DMS theo dõi trạng thái
giao hàng và cập nhật thông tin trực tiếp từ nhân viên phân phối. Thông tin này bao
gồm giao hàng thời gian, trạng thái đơn hàng và các vấn đề liên quan khác.

Quản lý kho và hàng tồn tại: Hệ thống MobiWork DMS giúp quản lý kho và
hàng tồn tại bằng cách cập nhật thông tin về số lượng hàng hóa và vị trí trong kho. Nó
giúp đảm bảo rằng hàng tồn tại được kiểm soát và quản lý một cách hiệu quả.

26
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Báo cáo và phân tích: Hệ thống MobiWork DMS cung cấp các báo cáo và phân
tích về quy trình phân phối, bao gồm thông tin về đơn hàng, khách hàng, kho hàng và
hiệu suất giao hàng. Điều này giúp tổ chức có cái nhìn tổng thể và đưa ra quyết định
dựa trên phân tích dữ liệu.
MobiWork DMS là một ứng dụng quản lý đại lý hữu ích với nhiều tính năng
giúp cải thiện quá trình kinh doanh và quản lý.
MobiWork DMS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ tăng năng suất làm
việc, tối ưu hóa quản lý kho hàng, cải thiện quan hệ khách hàng, tăng cường khả năng
quản lý bán hàng và cung cấp thông tin phân tích và báo cáo.
2.4.3 Các tính năng của phần mềm MobiWork DMS nổi bật giúp doanh nghiệp tối ưu
quy trình vận hành kênh phân phối
Quản lý nhân viên Sales bán hàng ngoài thị trường:
Quản lý chỉ tiêu KPIs: Thiết lập đa dạng các loại chỉ tiêu cho mảng phân phối:
Doanh số, đơn hàng, đơn hàng tối thiểu, viếng thăm, Khách hàng mới, SKU, KPI sản
phẩm trọng tâm…
Quản lý hoạt động bán hàng: Cập nhật đơn hàng, thông tin tồn kho, hình ảnh
trưng bày sản phẩm của từng điểm bán mà Sales gửi về khi đi thị trường
Quản lý tuyến bán hàng: Hỗ trợ phân chia tuyến bán hàng theo cả Tuyến không
giới hạn và Tuyến thứ. Tự động đẩy tuyến bán hàng vào thiết bị bán hàng của Sales
Quản lý Sales trên GPS: Nắm bắt được vị trí - thời gian - lộ trình di chuyển của
từng nhân viên trong quá trình đi thị trường, chăm sóc điểm bán.

27
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Cung cấp thông tin và chuẩn hóa quy trình bán hàng cho Sales:
Cung cấp thông tin doanh nghiệp: Nhân viên Sales có thể tra cứu thông tin sản
phẩm, chương trình khuyến mãi, tồn kho, tuyến bán hàng…. trên app MobiWork
DMS.
Mở mới điểm bán: Dễ dàng phát triển các đại lý mới trong quá trình đi thị
trường. Điểm bán tự động được thêm vào tuyến bán hàng của nhân viên Sales phụ
trách
Chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng: Thiết lập quy trình 5 bước - 7 bước
viếng thăm như Khai báo vị trí - Kiểm tồn - Chụp ảnh trưng bày - Ghi nhận vấn đề -
Đặt hàng
Đặt hàng dễ dàng: Lên đơn hàng nội tuyến - ngoại tuyến khi đi thị trường. Áp
dụng nhanh chóng các chương trình khuyến mãi, chiết khấu với mỗi đơn hàng đủ điều
kiện
Hệ thống báo cáo cá nhân: Theo dõi hiệu quả công việc trên ứng dụng di động:
Tiến độ thực hiện KPIs, bảng chấm công, điểm bán phát sinh đơn hàng, điểm bán
chưa chăm sóc…

28
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Quản lý chặt chẽ hoạt động và chương trình bán hàng:

Quản lý mua hàng - Sell in: Quản lý hàng hóa từ Nhà cung cấp đến Nhà phân
phối hoặc đến các đại lý cấp 1
Quản lý bán hàng - Sell out: Quản lý hàng hóa từ Nhà phân phối, Đại lý cấp 1
đến các điểm bán, đại lý cấp 2...
Quản lý hàng tồn kho: Quản lý kho công ty, kho Nhà phân phối, kho đại lý
Quản lý chương trình khuyến mãi: Hỗ trợ 3 hình thức khuyến mại và 9 option đi
kèm trong mỗi hình thức. Setup khuyến mãi theo từng vùng, khu vực hoặc cho từng
khách hàng

29
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

CHƯƠNG 3. TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG

TIN PHÂN PHỐI
3.1. Một số thách thức khi triển khai và vận hành hệ thống thông tin phân phối
Hệ thống quản lý thông tin phân phối ra đời và đã hỗ trợ các nhà quản trị rất
nhiều trong việc nắm bắt, theo dõi, phân phối và kiểm soát được tổng thể tình hình
doanh nghiệp. Chính vì vậy, hệ thống này vô cùng quan trọng và tác động trực tiếp tới
sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong thực tế, trước, trong và sau khi xây
dựng hệ thống này, các nhà quản trị đều gặp rất nhiều khó khăn. Một số thách thức khi
triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông tin phân phối gặp phải:
Chi phí và phức tạp:
Chi phí để doanh nghiệp phải chi trả khi áp dụng hệ thống thông tin phân phối có
thể là một thách thức khá lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp chưa ổn định. Ngoài những chi phí phải chi trả cho tư
vấn, triển khai phần mềm thì doang nghiệp còn phải chi trả cho tiền bản quyền tương
đói lớn cho nhà sản xuất ra phần mềm hệ thống thông tin đó (ước chừng thêm số tiền
bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm). Ngoài ra, bạn cần mua phần mềm,
phần cứng, và có thể tùy chỉnh hoặc tăng cường hệ thống để phù hợp với nhu cầu của
doanh nghiệp.Vì vậy mà chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để chi trả cho dự án triển
khai phần mềm hệ thống thông tin phân phối có thể sẽ rất cao.
Sau khi triển khai, việc duy trì hệ thống cũng gây ra chi phí. Điều này bao gồm
chi phí bảo trì phần mềm, cập nhật, backup dữ liệu, và các yêu cầu kỹ thuật khác.
Ngoài ra, có thể cần đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, điều
này cũng gây thêm chi phí.
Bên cạnh đó, hệ thống quản lý thông tin phân phối thường tích hợp nhiều công
nghệ và phụ thuộc vào hệ thống mạng, cơ sở dữ liệu, và phần mềm. Điều này có nghĩa
là việc triển khai, cấu hình và quản lý hệ thống có thể gặp phải những khó khăn kỹ
thuật và yêu cầu kiến thức chuyên sâu.
Sự tương thích giữa các phân hệ :
Trong trường hợp, doanh nghiệp sử dụng nhiều phân hệ chức năng từ các nhà
cung cấp khác nhau dễ dẫn đến bức tranh hệ thống quản lý thông tin toàn cảnh chỉ
toàn là những mảng màu chắp vá. Bên cạnh đó, trong quá trình sử dụng người dùng
30
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

phải tìm ra tiếng nói chung để khai thác tối ưu hiệu quả của từng phân hệ và kết hợp
chúng một cách nhịp nhàng với nhau, đảm bảo sự liên kết và truyền thông chính xác
giữa các phần mềm và công cụ quản lý khác.
Do đó mà người quản trị cần phải có tìm hiểu và có sự đồng nhất từ ban đầu,
người quản trị cần siết chặt quản lý, giám sát, người nhân viên cần có sự linh hoạt,
nhanh nhẹn và thông minh trong công việc. Tuy nhiên, không phải nguồn nhân sự nào
trong doanh nghiệp cũng có thể làm tốt được việc đó.
Khó kiểm soát tình hình nhân sự :
Đối với những doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống quản lý thông tin phân phối
mới, việc đào tạo nhân viên và cung cấp hỗ trợ liên quan có thể là một thách thức.
Đảm bảo rằng tất cả người dùng hiểu cách sử dụng hệ thống và được hỗ trợ khi gặp
vấn đề là rất quan trọng để đạt được hiệu suất tối ưu. Nếu một hệ thống quản lý thông
tin phân phối không chặt chẽ và một phương pháp quản lý thủ công chắc chắn sẽ gây
ra mất kiểm soát tình hình nhân sự. Do đó, nhà quản trị cần để mắt nhiều hơn đến các
vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực tại doanh nghiệp hơn các yếu tố khác.
Hiện nay ở một số hệ thống quản lý thông tin phân phối chỉ dừng ở mức cung
cấp nền tảng công nghệ nhưng lại không am hiểu quy trình nghiệp vụ cụ thể ở từng bộ
phận. Dẫn đến doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình áp dụng cũng như không có
đội ngũ hỗ trợ xuyên suốt để hướng dẫn và triển khai đúng trình tự. Vì vậy mà đây
cũng là một trong những thách thức đáng lo ngại đối với các doanh nghiệp khi sử
dụng hệ thống quản lý thông tin.
Quản lý rủi ro :
Quản lý rủi ro là một hoạt động xây dựng quy trình có hệ thống bài bản, mang
tính khoa học nhằm tìm ra, phòng ngừa và tìm ra giải pháp nhằm giảm thiểu tối đa
những rủi ro có khả năng phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh, gây ra
những bất lợi, hạn chế cho doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý thông tin phân phối có thể gặp phải các yếu tố rủi ro như thay
đổi địa điểm, thời tiết, tai nạn vận chuyển, hoặc sự cố kỹ thuật. Quản lý rủi ro trong
quá trình phân phối và đảm bảo tính linh hoạt để xử lý những khó khăn này là một
thách thức quan trọng.
Độ tin cậy và bảo mật thông tin:

31
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Vì hệ thống quản lý thông tin phân phối chứa nhiều thông tin quan trọng về
khách hàng, sản phẩm và quá trình phân phối, việc bảo mật thông tin là một thách
thức quan trọng. Bảo đảm an ninh và hạn chế quyền truy cập vào hệ thống, ngăn chặn
việc rò rỉ thông tin hoặc tấn công từ bên ngoài là điều cần thiết. Do đó, các doanh
nghiệp cần đảm bảo rằng hệ thống quản lý thông tin phân phối đều được bảo vệ chặt
chẽ và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin. Hệ thống phải đảm bảo rằng thông
tin được bảo vệ chống lại các mối đe dọa về an ninh, lọc dữ liệu không hợp lệ và quản
lý quyền truy cập.

3.2. Yêu cầu của doanh nghiệp khi triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông
tin phân phối
3.2.1. Yêu cầu về phần cứng
Khi triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông tin phân phối, doanh nghiệp
cần xem xét các yêu cầu về phần cứng để đảm bảo hệ thống hoạt động một cách hiệu
quả, ổn định và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Danh sách các yêu cầu phần
cứng phổ biến:
Máy chủ (Server): máy chủ mạnh mẽ với khả năng xử lý cao để đảm bảo hệ
thống có thể xử lý nhiều tác vụ đồng thời và dữ liệu lớn. Bộ xử lý (CPU) mạnh mẽ để
xử lý các phân tích và tính toán phức tạp. Bộ nhớ (RAM) đủ lớn để hỗ trợ các quá
trình xử lý và lưu trữ tạm thời.
Hệ thống lưu trữ (Storage System): lưu trữ đủ lớn để chứa dữ liệu về sản phẩm,
thông tin đặt hàng, dữ liệu vận chuyển và thông tin liên quan khác. Hệ thống lưu trữ
nhanh và bền để đảm bảo truy cập dữ liệu nhanh chóng và đáng tin cậy.
Mạng: kết nối mạng nhanh và ổn định để đảm bảo thông tin có thể di chuyển
một cách hiệu quả giữa các điểm phân phối, kho hàng và hệ thống quản lý. Tích hợp
mạng không dây (Wi-Fi) nếu cần thiết để hỗ trợ di động và kết nối không dây.
Thiết bị Điểm Bán Hàng (POS Devices): thiết bị POS phải đáp ứng các yêu cầu
cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm kết nối với hệ thống quản lý thông tin phân phối, in
hóa đơn, và xử lý thanh toán. Các thiết bị này cần đảm bảo tính bảo mật trong giao
dịch thanh toán.
Bảo mật và Bảo vệ Dữ liệu: các giải pháp bảo mật như tường lửa, mã hóa dữ liệu
và giám sát mạng để bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi các mối đe dọa bảo mật. Hệ thống

32
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

sao lưu và khôi phục dự phòng để đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất trong trường
hợp sự cố.
Kích thước và Vị trí Vận hành: xác định kích thước vật lý của các thiết bị và
máy chủ và vị trí đặt chúng sao cho tiện lợi, an toàn và dễ quản lý.
Hỗ trợ Kỹ thuật: đảm bảo sẵn sàng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật hoặc đội ngũ IT có kỹ
năng để duy trì và xử lý các sự cố phần cứng một cách nhanh chóng.
Hiệu suất và Mở rộng: cân nhắc về việc mở rộng hệ thống trong tương lai để đáp
ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp. Tối ưu hóa hiệu suất hệ thống bằng cách
sử dụng các giải pháp tối ưu hóa phần cứng.
Các yêu cầu về phần cứng cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy mô và tính chất cụ thể
của hệ thống quản lý thông tin phân phối của doanh nghiệp. Điều quan trọng là đảm
bảo rằng phần cứng được chọn có khả năng đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu của hệ
thống một cách hiệu quả.

3.2.2. Yêu cầu về phần mềm

Khi doanh nghiệp triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông tin phân phối,
yêu cầu về phần mềm là một phần quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống có khả năng
quản lý, theo dõi và tối ưu hóa quá trình phân phối.
3.2.2.1 Một số phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin phân phối riêng lẻ phổ biến

Quản lý sản phẩm và Hàng tồn kho: quản lý thông tin về sản phẩm, bao gồm mô
tả, giá cả, mã vạch, và thông tin liên quan(SAP ERP, Oracle NetSuite, QuickBooks
Commerce)
Quản lý Đặt hàng và Theo dõi Đơn hàng: Theo dõi và quản lý đơn hàng từ việc
đặt hàng cho đến giao hàng (Salesforce, Zoho Inventory, ShipStation)
Quản lý Vận chuyển và Giao nhận: Tối ưu hóa quá trình vận chuyển và theo dõi
tình trạng giao hàng(UPS WorldShip, FedEx Ship Manager, ShipHawk)
Quản lý Kho hàng: Theo dõi lượng tồn kho, quản lý vị trí lưu trữ và tối ưu hóa
dòng cung ứng(Fishbowl Inventory, Wasp Inventory Control, Cin7)

33
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Quản lý Khách hàng và Dịch vụ Khách hàng: Quản lý thông tin về khách hàng,
lịch sử giao dịch và phản hồi từ khách hàng(Salesforce CRM, HubSpot CRM,
Zendesk)
Phân tích và Báo cáo: Cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu
suất, xu hướng và dự đoán nhu cầu(Tableau, Power BI, Google Analytics)
Bảo mật và Quản lý Truy cập: Bảo vệ dữ liệu quan trọng và quản lý quyền truy
cập vào hệ thống(Okta, OneLogin, Duo Security)
Integrations (Tích hợp): Khả năng tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống
thanh toán, hệ thống quản lý tài chính và các ứng dụng bên ngoài(Zapier, MuleSoft,
Boomi)
Điều hướng và Quản lý Dữ liệu Địa lý: Đối với doanh nghiệp có hoạt động vận
chuyển, hệ thống có thể cần tích hợp dịch vụ định vị và định tuyến( Google Maps
API, HERE Location Services, Mapbox)
Quản lý Dữ liệu Tài chính: Theo dõi và quản lý tài chính liên quan đến quá trình
phân phối( SAP S/4HANA Finance, Intuit QuickBooks, Xero)
3.2.2.2 Một số phần mềm quản lý thông tin phân phối chuyên sâu

3.2.2.2.1 Phần mềm MOBIWORK DMS

Phần mềm MobiWork DMS là giải pháp quản lý hệ thống phân phối cho các
doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất & phân phối. Với mô hình quản trị tập trung all-
in-one, MobiWork DMS giúp hàng nghìn doanh nghiệp lớn tại Việt Nam quản lý hiệu
quả hoạt động phân phối hàng hóa tới từng điểm bán và quản lý công việc của đội ngũ
nhân viên bán hàng ngoài thị trường.Những phần mềm này cung cấp các giải pháp đa
dạng để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình phân phối, tăng cường hiệu suất và cải
thiện trải nghiệm của khách hàng. Yêu cầu về phần mềm cụ thể sẽ phụ thuộc vào nhu
cầu và quy mô của doanh nghiệp, nhưng quan trọng là đảm bảo rằng hệ thống phần
mềm được triển khai có thể tích hợp và làm việc hiệu quả với các quy trình và mục
tiêu kinh doanh của bạn.

34
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Phần mềm MobiWork DMS giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống phân phối bán
hàng với tính năng vượt trội:
Cập nhật đơn hàng trực tuyến khi thiết bị có kết nối internet, đơn hàng sẽ được
cập nhật ngay lập tức về doanh nghiệp và trong kho.
Giúp giám sát bán hàng, lộ trình bán hàng, vị trí của đội ngũ nhân viên bán hàng
Hỗ trợ quản lý đơn hàng: theo dõi thay đổi về tồn kho, thông tin sản phẩm,
khách hàng, đội ngũ nhân viên bán hàng từ xa
Lập tuyến trực tiếp, cập nhập thông tin thị trường, kết quả bán hàng…
Quản lý nhân viên, cộng tác viên chính xác nhất
3.2.2.2.2 Phần mềm DMS NEXTX

Phần mềm quản lý kênh phân phối DMS NextX mang lại nhiều tính năng vượt
trội cho người dùng. Với khả năng tùy biến, chuyên biệt hóa theo từng lĩnh vực như
kinh doanh, y tế, giáo dục, bất động sản, du lịch,… phần mềm NextX mang lại nhiều
tính năng vượt trội như: Quản lý và chăm sóc khách hàng; Quản lý nhân viên ngoài thị
trường và quản lý các nhà phân phối.
Ngoài ra còn có các tính năng Marketing Automation, quản lý kho hàng, tài
chính, chấm công, phân quyền… NextX phù hợp với nhiều nền tảng, giúp người dùng
có khả năng truy cập mọi lúc, theo dõi đơn hàng ngay trên app dễ dàng hơn.

35
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Các tính năng cơ bản của phần mềm DMS NextX:

Nhân viên kinh doanh (nhân viên thị trường), giám sát bán hàng hay giám sát
vùng.
Quản lý hành trình tuyến và định vị nhân viên thị trường
Quản lý nhà phân phối
Quản lý điểm bán hàng
Quản lý wholesalés (Bán buôn)
Quản lý POSM (Point of Sales Material): các hàng hóa vật dụng trưng bày tại
điểm bán
Quản lý doanh thu sản lượng từng SKU
Hệ thống phần mềm liên kết: admin, nhân viên thị trường, nhà phân phối,
wholesales, điểm bán..
36
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

3.2.3. Yêu cầu về dữ liệu

Khi doanh nghiệp triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông tin phân phối,
yêu cầu về dữ liệu là một phần quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống có khả năng thu
thập, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả và an toàn. Dưới đây là một
số yêu cầu về dữ liệu mà doanh nghiệp cần xem xét:
Chất lượng Dữ liệu: dữ liệu phải được xác minh và đảm bảo tính chính xác, đáng
tin cậy và cập nhật. Dữ liệu không chính xác có thể dẫn đến quyết định sai lầm và vấn
đề trong quá trình phân phối.
Dữ liệu Thời gian thực: cần có khả năng cập nhật dữ liệu trong thời gian thực
hoặc gần thời gian thực để theo dõi tình trạng và vị trí của các đơn hàng và hàng tồn
kho.
Tích hợp Dữ liệu: hệ thống cần có khả năng tích hợp với các nguồn dữ liệu khác
nhau như hệ thống quản lý tài chính, hệ thống thanh toán, và hệ thống vận chuyển để
đảm bảo thông tin liên quan có thể chia sẻ và đồng bộ.
Bảo mật Dữ liệu: dữ liệu phải được bảo vệ một cách an toàn để đảm bảo rằng
thông tin quan trọng không bị rò rỉ hoặc bị truy cập trái phép. Sử dụng mã hóa và quản
lý quyền truy cập để bảo vệ dữ liệu.
Độ tin cậy của Hệ thống: hệ thống quản lý thông tin phân phối cần có tính năng
sao lưu và khôi phục dự phòng để đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất trong trường
hợp sự cố.
Dữ liệu Phân cấp: dữ liệu cần được phân loại và quản lý theo mức độ quan trọng
và tính nhạy cảm. Cần xác định quyền truy cập dựa trên vai trò và nhu cầu của từng
người dùng.
Quản lý Tài liệu và Dữ liệu Dự án: đảm bảo dữ liệu tài liệu và dự án được quản
lý một cách hiệu quả để dễ dàng tra cứu và sử dụng.
Dữ liệu Phân tích: dữ liệu phải được tổ chức sao cho có thể thực hiện phân tích
và trích xuất thông tin quan trọng để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
Quyền Truy cập và Đăng nhập: đảm bảo rằng người dùng chỉ có quyền truy cập
vào dữ liệu mà họ cần để thực hiện công việc của mình. Điều này đòi hỏi hệ thống xác
thực và kiểm tra danh sách truy cập.

37
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Đồng bộ và Định dạng Dữ liệu: dữ liệu từ các nguồn khác nhau có thể có định
dạng và cấu trúc khác nhau. Cần có khả năng đồng bộ hóa và định dạng lại dữ liệu để
đảm bảo tính thống nhất và tiện lợi.
Dữ liệu thời gian thực (Real-time Data): Đối với các quá trình phân phối đòi hỏi
sự theo dõi và kiểm soát liên tục, dữ liệu thời gian thực là quan trọng. Hệ thống cần
cung cấp thông tin liên quan đến lưu lượng, tình trạng hàng tồn kho và giao dịch hiện
tại.
Dữ liệu Phân loại: Dữ liệu cần được phân loại một cách logic để dễ dàng tìm
kiếm và sử dụng. Ví dụ, dữ liệu sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, vận chuyển, và tồn
kho nên được phân loại một cách rõ ràng.
Dữ liệu Liên quan và Phụ thuộc: Xác định các liên kết và phụ thuộc giữa các dữ
liệu khác nhau. Ví dụ, đơn hàng phụ thuộc vào thông tin sản phẩm và khách hàng.
Sao lưu và Khôi phục Dữ liệu (Backup and Recovery): Có giải pháp sao lưu và
khôi phục dữ liệu định kỳ để đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất trong trường hợp sự
cố.
Dữ liệu Theo dõi và Báo cáo: Hệ thống cần có khả năng theo dõi dữ liệu và tạo
ra các báo cáo về hiệu suất, tồn kho, đặt hàng, vận chuyển và các chỉ số quan trọng
khác.Dữ liệu Liên quan đến Khách hàng: Đảm bảo rằng dữ liệu liên quan đến khách
hàng được quản lý một cách cẩn thận để cung cấp dịch vụ tốt hơn và xây dựng mối
quan hệ tốt hơn với khách hàng.
Dữ liệu Vị trí Địa lý: Đối với các hoạt động vận chuyển và phân phối, thông tin
về vị trí và định vị địa lý là quan trọng.
Tuân thủ Luật pháp: Đảm bảo rằng dữ liệu được quản lý và sử dụng theo các
quy định và luật pháp về bảo mật và quyền riêng tư.
Các yêu cầu về dữ liệu cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy mô, mục tiêu và tính chất cụ
thể của hệ thống quản lý thông tin phân phối của doanh nghiệp. Điều quan trọng là
đảm bảo rằng dữ liệu được quản lý một cách chặt chẽ và được sử dụng một cách hiệu
quả để hỗ trợ quá trình phân phối và quyết định kinh doanh. Yêu cầu về dữ liệu có thể
thay đổi tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu cụ thể của hệ thống quản lý thông tin phân
phối của doanh nghiệp. Điều quan trọng là đảm bảo rằng dữ liệu được quản lý một
cách cẩn thận và sẵn sàng để hỗ trợ các hoạt động phân phối và quản lý hiệu quả.

38
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

3.2.4. Yêu cầu vê hệ thống mạng và truyền thông

Khi doanh nghiệp triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông tin phân phối,
yêu cầu về hệ thống mạng và truyền thông là rất quan trọng để đảm bảo rằng thông tin
có thể di chuyển một cách hiệu quả và an toàn trong toàn hệ thống. Các yêu cầu quan
trọng về hệ thống mạng và truyền thông trong ngữ cảnh này:
Khả năng Kết nối: Hệ thống mạng cần có khả năng kết nối tất cả các thành phần
của hệ thống phân phối, bao gồm cửa hàng, kho hàng, trung tâm phân phối, và hệ
thống quản lý thông tin. Điều này đòi hỏi việc cung cấp mạng LAN (Local Area
Network) và mạng WAN (Wide Area Network) phù hợp.
Băng thông Đủ Lớn: Đảm bảo rằng hệ thống mạng có băng thông đủ lớn để hỗ
trợ lưu lượng dữ liệu và các tác vụ xử lý trong thời gian thực. Việc xử lý các đơn
hàng, cập nhật kho hàng, và theo dõi vận chuyển đòi hỏi băng thông cao.
Bảo mật Mạng: Bảo mật mạng là một ưu tiên quan trọng để đảm bảo rằng dữ
liệu không bị rò rỉ hoặc bị truy cập trái phép. Hệ thống cần có tường lửa, mã hóa dữ
liệu và kiểm tra định kỳ để bảo vệ khỏi các mối đe dọa bảo mật.
Kết nối Dự phòng: Đối với các doanh nghiệp phụ thuộc vào mạng và truyền
thông để duy trì hoạt động, cần có các kết nối dự phòng và giải pháp khôi phục sau sự
cố để đảm bảo sự liên tục.
Kết nối Di động: Đối với các doanh nghiệp có hoạt động phân phối di động
hoặc kết nối với cửa hàng và điểm bán hàng di động, hệ thống cần hỗ trợ kết nối di
động, bao gồm kết nối 4G/5G và quản lý thiết bị di động.
Dịch vụ Địa lý: Đối với các hoạt động vận chuyển, có thể cần sử dụng dịch vụ
địa lý để định tuyến và theo dõi hàng hóa trong thời gian thực.
Hệ thống Tích hợp: Hệ thống mạng cần có khả năng tích hợp với các hệ thống
khác, bao gồm hệ thống thanh toán, hệ thống quản lý tài chính, và các ứng dụng bên
ngoài.
Quản lý Truy cập: Quản lý quyền truy cập vào hệ thống mạng để đảm bảo rằng
chỉ những người có quyền có thể truy cập và sử dụng dữ liệu.

39
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Khả năng Mở rộng: Đảm bảo rằng hệ thống mạng có khả năng mở rộng để đáp
ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp.
Quản lý Hiệu suất: Có giải pháp quản lý hiệu suất mạng để theo dõi và tối ưu
hóa sử dụng tài nguyên mạng và xử lý lưu lượng mạng.
Đám mây (Cloud): Xem xét sử dụng dịch vụ đám mây để lưu trữ dữ liệu và ứng
dụng, đặc biệt là trong trường hợp phân phối đa nền tảng hoặc đa vùng địa lý.

Yêu cầu về hệ thống mạng và truyền thông sẽ thay đổi tùy thuộc vào quy mô,
tính chất và mục tiêu của hệ thống quản lý thông tin phân phối của doanh nghiệp.
Điều quan trọng là đảm bảo rằng hệ thống mạng được thiết kế và duy trì để đáp ứng
nhu cầu kinh doanh và đảm bảo sự liên tục của quá trình phân phối.
3.2.5. Yêu cầu về nguồn nhân lực

Khi doanh nghiệp triển khai và vận hành hệ thống quản lý thông tin phân phối,
yêu cầu về nguồn nhân lực là một khía cạnh quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống
hoạt động một cách hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là
các yêu cầu quan trọng về nguồn nhân lực trong ngữ cảnh này:
Nhân sự Chuyên gia: cần có đội ngũ nhân sự có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu
trong lĩnh vực quản lý thông tin phân phối. Điều này bao gồm các chuyên gia về quản
lý chuỗi cung ứng, vận hành kho hàng, vận chuyển, và quản lý hệ thống.
Người Quản lý Dự án: để triển khai và quản lý hệ thống quản lý thông tin phân
phối, cần có các người quản lý dự án có kinh nghiệm trong việc lãnh đạo và điều phối
các hoạt động triển khai.
Người Quản lý Kho hàng: đối với các doanh nghiệp có hoạt động kho hàng phức
tạp, cần có các người quản lý kho hàng có khả năng quản lý và tối ưu hóa hoạt động
lưu trữ và xử lý hàng hóa.
Nhân viên Kỹ thuật: cần có các kỹ thuật viên có khả năng cài đặt, cấu hình và
duy trì hệ thống phần mềm và phần cứng.
Nhân viên Hỗ trợ Kỹ thuật: để giải quyết sự cố và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho
người dùng cuối.

40
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

Chuyên viên Dữ liệu: các chuyên viên dữ liệu có nhiệm vụ quản lý, phân tích và
bảo vệ dữ liệu trong hệ thống.
Người Quản lý Vận chuyển: đối với các hoạt động vận chuyển, cần có các người
quản lý vận chuyển có khả năng quản lý lịch trình, phân phối và theo dõi giao hàng.
Nhân viên Hỗ trợ Khách hàng: để cung cấp hỗ trợ cho khách hàng và giải quyết
các yêu cầu và vấn đề liên quan đến quá trình phân phối.
Người Quản lý Tài chính: để quản lý nguồn lực tài chính liên quan đến quá trình
phân phối, bao gồm quản lý ngân sách và chi phí vận hành.
Người Quản lý Chi phí: cần có người quản lý chi phí để theo dõi và kiểm soát
các chi phí liên quan đến quá trình phân phối.
Người Quản lý Nhân sự: đảm bảo có người quản lý nhân sự để quản lý và phát
triển đội ngũ nhân sự.
Đào tạo và Phát triển Nhân sự: cung cấp chương trình đào tạo và phát triển liên
quan đến hệ thống quản lý thông tin phân phối để đảm bảo rằng nhân viên có đủ kỹ
năng để sử dụng hệ thống hiệu quả.
Người Quản lý Chất lượng: đối với các doanh nghiệp có lĩnh vực sản xuất hoặc
quy trình sản xuất, cần có người quản lý chất lượng để đảm bảo rằng sản phẩm và dịch
vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
Nhân viên Thỏa thuận và Hòa giải: để giải quyết các mâu thuẫn và xử lý các tình
huống khó khăn liên quan đến quá trình phân phối.
Nguồn Nhân lực Đào tạo: cung cấp các nguồn nhân lực dự phòng hoặc thay thế
trong trường hợp sự cố hoặc tăng cường nguồn nhân lực tạm thời.
Yêu cầu về nguồn nhân lực có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô, tính chất và
mục tiêu cụ thể của hệ thống quản lý thông tin phân phối của doanh nghiệp. Điều
quan trọng là đảm bảo rằng có đủ nguồn nhân lực có kỹ năng và nhiệm vụ phù hợp
để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu
kinh doanh của bạn.

41
 ThS. Nguyễn Trọng Minh Thái

KẾT LUẬN

Hệ thống quản lý thông tin phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu
hóa quá trình phân phối hàng hóa và dịch vụ. Trong tiểu luận này, chúng ta đã xem xét
những khía cạnh quan trọng của hệ thống quản lý thông tin phân phối và nhấn mạnh
sự quan trọng của việc triển khai và vận hành hệ thống này đối với sự thành công của
doanh nghiệp. Hệ thống quản lý thông tin phân phối không chỉ giúp doanh nghiệp
quản lý dữ liệu và quy trình một cách hiệu quả, mà còn tạo ra lợi ích lớn trong việc
tăng cường hiệu suất và hiệu quả trong hoạt động phân phối. Nó giúp giảm thiểu sai
sót, tối ưu hóa quy trình, cải thiện dịch vụ khách hàng và tạo ra sự linh hoạt trong
quản lý tồn kho và vận chuyển. Chúng ta đã xem xét yêu cầu quan trọng khi triển khai
hệ thống này, bao gồm yêu cầu về phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng và truyền
thông, và nguồn nhân lực. Để đảm bảo rằng hệ thống quản lý thông tin phân phối hoạt
động hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư một cách cân nhắc vào các khía cạnh này và
xác định các giải pháp phù hợp với mục tiêu kinh doanh cụ thể của họ.
Cuối cùng, hệ thống quản lý thông tin phân phối không chỉ là công cụ kỹ thuật,
mà còn là một phần quan trọng của chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Nó giúp
doanh nghiệp thích nghi với sự biến đổi trong thị trường và đáp ứng được sự tăng cầu
từ phía khách hàng. Qua việc tận dụng công nghệ và quản lý thông tin một cách thông
minh, hệ thống này có thể giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh và đạt được
thành công bền vững trong ngành phân phối đầy cạnh tranh.

42
 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆ
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Lớp: DHQTLOG17C
Nhóm: 15
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 nă

BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC NHÓM 15

STT HỌ VÀ TÊN MSSV Nội dung công Thái độ đóng Mức độ

việc góp đánh giá

1 Trịnh Thị Phương 21103001 Giới thiệu và vai Tích cực đóng A
Thy (NT) trò của hệ thống góp ý kiến và
quản lý thông tin hoàn thành
trong chuỗi cung nhiệm tốt.
ứng
2 Phạm Hồng Phiếm 21068071 Qui trình cơ bản Tích cực đóng A
và quản lý thông góp ý kiến và
tin phân phối trên hoàn thành
phần mềm nhiệm tốt.
MOBIWORK
3 Trần Thu Thảo 21058931 Yêu cầu của Tích cực đóng A
doanh nghiệp khi góp ý kiến và
triển khai và vận hoàn thành
hành hệ thống ; nhiệm tốt.
kết luận
4 Nguyễn Thị Ngọc 21057481 Dữ liệu và thông Tích cực đóng A
Thư tin trong hệ thống; góp ý kiến và
Qui trình cơ bản ; hoàn thành
lời mở đầu nhiệm tốt.
5 Lê Thị Thúy Vân 21103071 Các chức năng cơ Tích cực đóng A
bản; thách thức góp ý kiến và
khi triển khai và hoàn thành

43
vận hành hệ thống nhiệm tốt.

44