Tổng hợp những gì bạn cần biết về lập ngân sách doanh nghiệp

Lập ngân sách là một công đoạn không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù quy mô lớn hay nhỏ.
Nhằm giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về quy trình lập ngân sách, bài viết này sẽ tập trung
vào các yếu tố cơ bản nhất mà một bản ngân sách hoàn thiện cần phải có.

Ngân sách là gì?

Tựu trung, lập kế hoạch ngân sách là quá trình tính toán và dự đoán trước những chi phí và lợi nhuận
doanh nghiệp dự kiến sẽ có được ở tương lai, trong một khoảng thười gian nhất định như 1 tháng, 1
quý, hoặc 1 năm sắp tới. Ngân sách không chỉ là công cụ định hướng tài chính mà còn giúp doanh nghiệp
có cái nhìn tổng thể về thực trạng kinh doanh hiện tại và mục tiêu tương lai 5 hoặc 10 năm doanh nghiệp
mong muốn vươn đến.

Phương thức lập kế hoạch ngân sách hiệu quả nhất là bao gồm cả kế hoạch ngắn hạn (trong khoảng vài
tháng đến 1 năm) và dài hạn (ít nhất 3 đến 5 năm). Kế hoạch dài hạn sẽ được điều chỉnh nếu bản kế
hoạch ngắn hạn có bất kỳ thay đổi nào.

Không chỉ doanh nghiệp mới cần lập ngân sách. Ngân sách cũng đặc biệt ảnh hưởng đến khả năng cân
bằng tài chính của một cá nhân, một quốc gia, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc bất kỳ tổ chức, quy trình
nào tạo ra tiền và dùng tiền để chi trả.

Có 5 loại ngân sách phổ biến:

 Ngân sách tổng thể (master budget): cung cấp cái nhìn tổng thể về tình trạng tài chính hiện tại
của doanh nghiệp, bao gồm cả kế hoạch ngân sách cá nhân và ngân sách của từng phòng ban.
  Ngân sách hoạt động (operating budget): dự báo và phân tích nguồn thu nhập và chi tiêu sẽ diễn
ra trong một khoảng thời gian nhất định.
 Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): sự lưu chuyển của đồng tiền trong doanh
nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
 Ngân sách tài chính (financial budget): giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản,
dòng tiền, lợi nhuận và chi tiêu.
 Ngân sách cố định (static budget): số liệu của ngân sách luôn cố định dù các yếu tố khác như
doanh số, lợi nhuận ròng hay hàng tồn kho sẽ thay đổi.

Dao động số liệu giữa doanh thu và chi tiêu sẽ giúp xác định kết quả cuối cùng của ngân sách - thặng dư
ngân sách (dẫn đến lợi nhuận), ngân sách cân bằng (thu bằng với chi) hoặc là thâm hụt ngân sách (chi ra
nhiều hơn thu vào).

Cần bao nhiêu thời gian để lập ngân sách?

Theo một nghiên cứu của APQC thực hiện trên 2.617 doanh nghiệp vào năm 2017, các doanh nghiệp có
năng suất cao sẽ hoàn thành ngân sách trong khoảng 25 ngày. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp năng
suất thấp, con số này có thể lên đến 56 ngày hoặc thậm chí hơn. Trung bình, việc lập ngân sách mất
khoảng 32 ngày.

Vì sao việc lập ngân sách lại tốn nhiều thời gian như vậy? Ngân sách của doanh nghiệp được tổng hợp từ
nhiều bản kế hoạch do nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp đề xuất. Sales, Marketing, Nhân
sự, Hành chính, CSKH v.v… tất cả đều có một bản ngân sách riêng cho bộ phận của mình.

Trước khi đề xuất ngân sách bộ phận lên cấp quản lý cao hơn, những bản ngân sách này đều phải trải
qua giai đoạn kiểm tra, điều chỉnh gắt gao. Ngay cả những tập đoàn tiếng tăm cũng phải điều chỉnh bản
ngân sách của từng bộ phận ít nhất ba lần trước khi gửi đi.

Ngoài ra, những yếu tố không thể đoán trước được như biến động tỷ giá, tình hình chính trị không ổn
định, hệ thống hậu cần phức tạp và những mâu thuẫn quốc tế khác đều có thể góp phần tạo nên sự “mơ
hồ” của ngân sách.

Kế hoạch ngân sách cần phải có bao nhiêu phiên bản?

Trong một nghiên cứu khác của APQC trên 1.450 doanh nghiệp, 25% doanh nghiệp năng suất cao cho
biết họ chỉ có tối đa 4 phiên bản ngân sách. Trong khi đó, 25% doanh nghiệp năng suất thấp thường thực
hiện ít nhất 8 phiên bản trước khi có được một kế hoạch ngân sách hoàn chỉnh.

Nhằm giảm tải công việc cũng như rút ngắn quy trình xét duyệt, doanh nghiệp cần:

 Gia tăng tính minh bạch: Nhằm tránh lãng phí thời gian làm lại ngân sách nhiều lần, bộ phận
quản lý cấp cao và các quản lý phòng ban cần thẳng thắn trao đổi những mục tiêu cần đạt được
trong tương lai. Đồng thời, quản lý cũng nên khuyến khích những cá nhân liên quan đến quy
trình đóng góp ý kiến để giảm thiểu hiểu lầm, hiểu sai ý trong giao tiếp.
 Đặt thời hạn: Ấn định thời gian hoàn thành rõ ràng dưới dạng văn bản, đồng thời đảm bảo mọi
nhân viên đồng ý với thời gian được đề xuất và cam kết hoàn thành công việc được giao trước
thời hạn.
  Loại bỏ “góc tối” của dữ liệu: Ngân sách của một phòng ban cũng có ảnh hưởng nhất định đến
phòng ban khác. Việc chia sẻ thông tin quan trọng giữa các bộ phận giúp tránh tình trạng "góc
tối" của dữ liệu và tránh việc điều chỉnh ngân sách nhiều lần.
 Quy trình lập ngân sách tập trung: Việc gửi bản kế hoạch tới lui nhiều lần để kiểm tra chắc chắn
sẽ dẫn đến nhầm lẫn. Quản lý cần nhận biết được đâu là phiên bản ngân sách mới nhất và ai là
người chịu trách nhiệm chỉnh sửa cuối cùng. Lưu trữ duy nhất một file và giao trọng trách quản
lý file đó cho một cá nhân sẽ giúp ngăn ngừa trường hợp sao chép ngân sách và giảm việc trì
hoãn.

Những yếu tố nào ảnh hưởng đến ngân sách?

Bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo kết quả kinh doanh (income statement) và báo cáo lưu
chuyển tiền tệ (statement of cashflow) là ba bản báo cáo tài chính cần thiết nhất khi lập ngân sách nhằm
giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể và toàn diện nhất về tình hình tài chính của toàn doanh nghiệp.

 Bảng cân đối kế toán dự đoán tài sản của doanh nghiệp, các khoản phải trả cũng như vốn cổ
đông vào cuối kỳ kế toán. Thông qua bảng cân đối này, lãnh đạo và quản lý có thể nhận thấy
ngay những khoản có dấu hiệu báo động (ví dụ như các công nợ xấu).
 Báo cáo kết quả kinh doanh, hay còn gọi là báo cáo lãi lỗ (profit and loss statement) thể hiện lợi
nhuận và các loại phí tổn dự kiến. Các nhà đầu tư và bên cho vay thường xem xét báo cáo này
nhằm đánh giá tình trạng tài chính của một doanh nghiệp trước khi quyết định đầu tư. Chính vì
vậy mà mọi số liệu thể hiện trên bảng báo cáo này cần phải hợp lý và tuân thủ theo tiêu chuẩn
kế toán.
 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phân tích dòng tiền vào và ra khỏi trong doanh nghiệp. Thông thường
các khoản tiền mặt được liệt kê vào một trong ba nhóm: vận hành, tài chính và các hoạt động
đầu tư. Mục tiêu là nhằm phân loại tất cả giao dịch bằng tiền mặt và duy trì đủ lượng tiền nhận
vào để hỗ trợ các hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc lập ngân sách

Nhìn chung, có một kế hoạch ngân sách rõ ràng sẽ thúc đẩy các lãnh đạo phải dự tính trước cho tương
lai, suy tính và hoạch định hướng phát triển cho doanh nghiệp.
Nhằm hoàn chỉnh bản ngân sách tổng thể, từng bộ phận cần đệ trình ngân sách dự kiến của họ. Như đã
đề cập ở bên trên, ngân sách của một bộ phận A sẽ ảnh hưởng nhất định đến ngân sách của các bộ phận
khác. Do đó, doanh nghiệp nên khuyến khích hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận nhằm tăng tính minh
bạch.

Hiệu suất thực tế cũng cần được so sánh với ngân sách dự kiến. Những dao động giữa các số liệu sau đó
cần được xem xét, nghiên cứu và phân loại vào một trong hai nhóm “có thể kiểm soát” và “không thể
kiểm soát” nhằm nắm được rõ hơn hơn tình trạng hiện tại và đề ra giải pháp phù hợp cho vấn đề của
doanh nghiệp.

Một bản kế hoạch ngân sách được thực hiện thông qua sự hợp tác, giao tiếp chặt chẽ sẽ giúp nhân viên
hiểu rõ hơn những mục tiêu ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp, khuyến khích mọi người cùng tham gia
vào quy trình và duy trì gắn kết giữa các cá nhân, bộ phận trong lúc chờ xét duyệt và so sánh ngân sách
dự kiến với thực tế.

Ngân sách đảm bảo những tài nguyên khan hiếm được phân bổ vào đúng nơi cần thiết nhằm hỗ trợ
chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Bất lợi của việc lập ngân sách

Tuy cần thiết nhưng ngân sách vẫn có những bất cập đáng kể.

Đầu tiên, quy trình lập ngân sách đặc biệt tốn rất nhiều thời gian. Thêm vào đó, đa số ngân sách đều
được lập nên dựa trên suy đoán, chính vì vậy mà độ chuẩn xác của chúng thường không cao. Trừ khi bộ
phận quản lý có thể điều chỉnh ngân sách ngay khi cần thiết, các bộ phận sẽ tiếp tục vận hành dựa trên
những suy đoán không chuẩn xác ban đầu.

Trong một số trường hợp, quản lý có thể cố tình đề xuất một mức lợi nhuận cực thấp nhưng lại phóng
đại các khoản phí nhằm nhận được mức dao động có lợi cho họ hơn khi so với tình hình thực tế.

Một vấn đề phổ biến là ngân sách hằng năm của công ty thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất
nhân viên. Nếu một bộ phận không đạt được mục tiêu như trong ngân sách, họ có thể bị đánh giá là
hoạt động không hiệu quả, dễ dẫn đến chán nản và suy giảm đạo đức nghề nghiệp.
Đáng nói là tập trung chủ yếu vào việc phân bổ nguồn tài chính có thể khiến các doanh nghiệp lơ là các
khía cạnh quan trọng khác như quản lý chất lượng sản phẩm và chăm sóc khách hàng, mặc dù đây là yếu
tố quan trọng đối với sự thành bại của doanh nghiệp.