Chương 6 QUẢN LÝ PHỤ TÙNG TỒN KHO

Chương 6: QUẢN LÝ PHỤ TÙNG TỒN KHO

6.1. KHÁI NIỆM

Quản lý phụ tùng và tồn kho trong quản lý bảo trì nhằm đảm bảo khả năng sẵn sàng khi có
nhu cầu thay thế. Nếu không quản lý tốt sẽ gây nên những hậu quả nghiêm trọng như thời
gian lãng phí lớn do sự chờ đợi trong quá trình sản xuất dẫn đến tổn thất doanh thu do mất
nhiều thời gian trong việc tìm mua thiết bị, phụ tùng. Mặc khác cần phải có phương pháp
quản lý phụ tùng trong kho một cách hợp lý.
Quy trình lưu kho

kho
Hàng vào hàng ra
Trong thực tế có những tình huống đối với hàng hóa xuất nhập kho:
 Nếu hàng vào = hàng ra thì không có hàng lưu kho
 Nếu hàng vào < hàng ra thì thiếu hàng hóa lưu kho
 Nếu hàng vào > hàng ra thì thừa hóa lưu kho
 Nếu hàng mua vào mà không có hàng ra thì hàng bị ứ đọng.
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn
nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm
giá trị tài sản khá lớn của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho
luôn là một vấn đề hết sức cần thiết.
Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của
khách hàng; nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn
vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn. Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao
giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ
không chi tiêu vào mục khác được.
Do đó, quản lý tồn kho là việc làm không thể thiếu đối với doanh nghiệp vì qua đó có thể giữ
lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Bởi
vì khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng hoá nếu dự trữ
quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng… Điều này sẽ gây khó khăn trong việc cạnh
tranh với các đối thủ trên thị trường. Ngược lại, lượng tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh
số bán hàng (đối với hàng tồn kho là thành phẩm), ngoài ra có thể dẫn đến tình trạng khách
hàng sẽ chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh khi nhu cầu của họ không được đáp
ứng.
6.2. TÌNH HÌNH PHỤ TÙNG TỒN KHO TRÊN THẾ GIỚI
6.2.1. Vấn đề 1: Sự thay đổi của tình hình kinh tế, chính trị.
Sự thay đổi của tình hình chính trị dẫn đến sự rạn nứt các mối quan hệ chính trị giữa các
nước. Trước khi mối quan hệ đang tốt thì các nước vẫn tiến hành ngoại giao mua trang thiết
bị, phụ tùng của nhau. Sau một thời gian, mối quan hệ chính trị rạn nứt, tình cảm giữa các
nước có trao đổi, giao dịch trang thiết bị trở nên xấu đi. Dẫn đến một vài hoạt động chính trị
làm ảnh hưởng tới việc mua bán hang hóa trang thiết bị như: cấm xuất – nhập khẩu trang thiết
bị, … Việc giao dịch trang thiết bị, phụ tùng bị ngưng. Các công ty cung ứng ngưng cung ứng
làm cho các công ty sản xuất buộc phải ngưng sản xuất theo.

Biên soạn: GVC. ThS. Nguyễn Phương Quang 1

 Chương 6 QUẢN LÝ PHỤ TÙNG TỒN KHO

Sự thay đổi giá trị ngoại tệ giữa các nước cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình lưu kho.
Khi việc mua bán, giao dịch xảy ra, giá trị đồng tiền giữa các nước vẫn đang giữ nguyên và
trong tầm kiểm soát, tình hình kinh tế không có sự thay đổi nhiều. Do một vài sự việc làm
thay đổi nền kinh tế hoặc sự tăng trưởng kinh tế giữa các nước không đồng đều dẫn tới lạm
phát và giá trị chuyển đổi đồng tiền giữa các nước khác nhau. Giá trang thiết bị tại các nước
lạm phát trở nên đắt hơn so với các nước còn lại. Làm cho các nhà sản xuất cân nhắc hơn
trong việc sản xuất dẫn tới việc một số nhà sản xuất ngưng sản xuất hoặc chuyển đổi loại hình
sản xuất.
Ngoài ra sự thay đổi các chính sách trong nước cũng ảnh hưởng đến tình hình lưu kho. Vấn đề
hình thành khi chính sách nhà nước thay đổi, dẫn tới việc mua bán cũng bị gián đoạn hoặc
hủy bỏ. Một số vấn đề cụ thể như:
+ Chính sách thuế của nhà nước.
+ Chính sách nhập khẩu một số trang thiết bị mới của nhà nước.
+ Các thủ tục, chính sách ngày càng nhiều dẫn tới nhiều điều phức tạp.
+…
6.2.2. Vấn đề 2: Nhà cung cấp ngưng cung ứng
Nhà cung cấp ngưng cung ứng có thể rơi vào các nguyên nhân sau:
 Theo đà phát triển của khoa học – kỹ thuật, thiết bị, phụ tùng lạc hậu so với sự phát triển
của xã hội, lợi nhuận từ việc sản xuất trang thiết bị, phụ tùng không còn đảm bảo khiến
các công ty cung ứng tiến hành ngưng sản xuất hoặc chuyển sang loại hình khác để tiết
kiệm chi phí và tăng cao lợi nhuận, công ty cung ứng ngừng sản xuất hoặc chuyển sang
ngành khác. Hình thức này gây bất lợi rất lớn cho nhưng nhà sản xuất độc quyền bởi khi
các nhà cung ứng ngừng sản xuất làm cho các nhà sản xuất không còn phụ tùng, thiết bị
để sản xuất tiếp. dẫn đến các nhà sản xuất ngừng sản xuất theo nhà cung ứng. Bên cạnh đó
do sự tăng cao của lạm phát, chi phí tăng, các chính sách của nhà nước hoặc sự thay đổi
địa điểm làm việc của nhà cung ứng hoặc nhà sản xuất làm cho thuế hoặc lạm phát tăng
cao, thời gian giao hang tăng lên. Dẫn đến doanh nghiệp cân nhắc về chi phí sản xuất
trang thiết bị và từ đó đưa ra quyết định ngừng sản xuất hay sản xuất tiếp. Các công ty sản
xuất phụ tùng ngưng sản xuất vì không muốn chuyển giao công nghệ, các bản vẽ cho các
công ty khác.
 Yếu tố về khoa học – kỹ thuật cũng dẫn đến nguyên nhân nhà cung cấp ngưng cung ứng,
thí dụ như do trình độ sản xuất của các công ty, trình độ của các công ty cung ứng trong
nước không đáp ứng kịp nhu cầu của các công ty sản xuất, trình độ các công ty sản xuất
không theo kịp sự phát triển của khoa học – kỹ thuật. Các công ty cung ứng không đủ khả
năng sản xuất theo để đáp ứng nhu cầu của các công ty sản xuất,…
 Sự thiếu hụt nguyên vật liệu.
 Nhu cầu trang thiết bị, phụ tùng ngày càng nhiều dẫn tới phải tăng quá trình sản xuất. Nhu
cầu nguyên vật liệu không đáp ứng kịp dẫn tới quá trình cung ứng bị ngưng trệ hoặc trễ
hàng.
 Cơ sở vật chất, trang thiết bị.
 Quy mô sản xuất phải tăng cao do nhu cầu ngày càng tăng cao.
Từ những yếu tố trên có thể dễ dàng nhận thấy : nếu không bảo đảm quản lý tốt phụ tùng &
tồn kho trong bảo trì, chắc chắn sẽ dẫn đến những hậu quả:
 Mất nhiều thời gian tìm mua phụ tùng : tính trễ
Biên soạn: GVC. ThS. Nguyễn Phương Quang 2
 Chương 6 QUẢN LÝ PHỤ TÙNG TỒN KHO

 Tổn thất do hư hỏng thiết bị, máy móc : không biết lựa chọn phụ tùng chiến lược
 Tổn thất do gián đoạn trong sản xuất một cách phi lý : cần giảm shock
 Tính kinh tế thiết bị giảm : giảm phí logistics (*)
===================================================================
(*) Điều 233 Luật thương mại nói rằng: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó
thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển,
lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói
bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa
thuận với khách hàng để hưởng thù lao.”
Logistics có thể tạm dịch một cách không sát nghĩa là “hậu cần”, nhưng có lẽ đến nay Tiếng
Việt chưa có thuật ngữ tương đương.

6.3. THUẬT NGỮ TRONG QUẢN LÝ TỒN KHO

6.3.1. Phụ tùng chiến lược
1. Khái niệm phụ tùng chiến lược
Phụ tùng là bộ phận/ chi tiết được chế tạo dùng lắp ráp máy móc thiết bị trong các phân
xưởng sản xuất hoặc dùng thay thế trong sửa chữa bảo trì. Nó có thể là toàn bộ nguồn nguyên
liệu khi đưa vào quy trình sản xuất như hàng cung ứng, nguyên vật liệu, phụ tùng… mà công
ty dùng trong hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn bao gồm cả công việc đang được thực hiện -
hàng hóa đang trong nhiều giai đoạn sản xuất khác nhau - cũng như thành phẩm đang chờ
xuất kho đem bán hoặc vận chuyển đến khách hàng.
Phụ tùng chiến lược là những phụ tùng được sản xuất chính hãng tại mỗi nhà cung ứng riêng
biệt. Những phụ tùng này mang tính chuyên biệt cho mỗi sản phẩm và có thể đáp ứng linh
hoạt các bộ phận khác nhau. Đây là những phụ tùng quan trọng mà nhà quản lý bảo trì phải
đặc biệt quan tâm.
2. Các đặc điểm của phụ tùng chiến lược
 Có số lượng tiêu thụ ít.
 Thiếu thống kê về mức tiêu thụ.
 Các hư hỏng thường là ngẫu nhiên và không lường trước được.
 Thời gian chờ dài dẫn tới tăng chi phí và làm giảm lợi nhuận.
3.Ưu điểm của phụ tùng chiến lược.
 Tính đồng bộ với các linh kiện khác.
 Độ bền cao do chế tạo từ vật liệu chất lượng cao.
 Độ ổn định cao và an toàn cho người sử dụng.
 Đảm bảo các tính năng kỹ thuật.
 Khả năng lắp ráp chính xác cao.
6.3.2. Tiêu chuẩn hoá các thiết bị, phụ tùng lưu kho
1. Định nghĩa tiêu chuẩn hóa

Biên soạn: GVC. ThS. Nguyễn Phương Quang 3

 Chương 6 QUẢN LÝ PHỤ TÙNG TỒN KHO

Tiêu chuẩn hóa là hoạt động thiết lập các quy ước để sử dụng chung và lặp đi lặp lại các vấn
đề thực tế hoặc tiềm ẩn, các hoạt động này bao gồm quá trình xây dựng, ban hành và áp dụng
tiêu chuẩn
Các lĩnh vực tiêu chuẩn hóa có thể cơ khí, kỹ thuật,nông nghiệp ...
Ví dụ tiêu chuẩn hóa trong kỹ thuật là hoạt động chọn lọc, thiết kế để đảm bảo được các thiết
bị của các nhà sản xuất khác nhau có thể tương thích và hoán đổi lẫn nhau.
2. Mục đích tiêu chuẩn hóa
Kiểm soát sự đa dạng, tính tương thích, tính hoán đổi lẫn nhau, bảo vệ sức khỏe, tính an toàn,
bảo vệ môi trường, bảo vệ sản phẩm, cải thiện các chỉ tiêu kinh tế, ....
3. Ví dụ về tiêu chuẩn hóa
Trong một kho phụ tùng, ổ bi 6210 được lưu trữ và các loại sau đây luôn sẵn sàng:
- Thiết kế bình thường
- Z (có nắp che bằng thép một bên)
- 2Z (có nắp che bằng thép hai bên)
- RS (có nắp che bằng nhựa một bên)
- 2RS (có nắp che bằng nhựa hai bên)
Như vậy là có năm loại khác nhau. Sau khi tiêu chuẩn hóa còn lại các loại sau:
- 2Z
- 2RZ
hoặc chỉ còn một loại: 2Z.
6.3.3. Dự toán chi phí tồn kho phụ tùng hàng năm
Chi phí tồn kho phụ tùng hàng năm thường bao gồm:
- Chi phí trả lãi vốn đầu tư mua phụ tùng 15 %
- Chi phí cố định 3,1 %
+ Thuê mặt bằng + Bảo hiểm
+ Khấu hao + Điện
+ Bảo trì + Điều hòa không khí
- Bảo hiểm hàng hóa 0,1 %
- Lương và các chi phí xã hội 4,8 %
- Chi phí cho trang thiết bị phụ trợ 0,3 %
+ Khấu hao
+ Trả lãi
- Chi phí hành chính 7,0 %
+ Phụ trợ + Linh tinh
+ Vận chuyển
- Nhận hàng và kiểm tra chất lượng 2,3 %
- Chi phí do vật tư không sử dụng hoặc lưu kho quá nhiều 2,4 %
Tổng cộng: 35 % (của tổng giá trị phụ tùng mỗi năm)
Biên soạn: GVC. ThS. Nguyễn Phương Quang 4
 Chương 6 QUẢN LÝ PHỤ TÙNG TỒN KHO

6.3.4.Đánh số phụ tùng

1. Khái niệm
Trước khi một hệ thống quản lý bảo trì được thực hiện trong nhà máy, cần phải thiết kế một
hệ thống đánh số đơn vị. Đơn vị được hiểu là một thiết bị, bộ phận thực hiện một chức năng
độc lập. Ví dụ, máy bơm, cần trục, máy nén, mạch điều khiển nhiệt độ,... Mã số đơn vị có thể
là số hoặc chữ hoặc vừa có chữ vừa có số.
2. Qui tắc đánh số phụ tùng
Quy luật chung là đưa vào hệ thống đánh số càng ít thông tin càng tốt bởi vì càng nhiều thông
tin thì càng khó cập nhật hệ thống đánh số. Từ mã số đơn vị có thể tìm thấy thông tin về mọi
chi tiết của đơn vị như:
- Bảo trì phòng ngừa
- Các bản vẽ
- Tài liệu kỹ thuật
- Phụ tùng
- Các chi phí bảo trì
- Thời gian ngừng máy
· Cách thông thường nhất để đánh số một đơn vị là thiết kế theo kiểu phân cấp.
· Đỉnh cao nhất của cấu trúc này chính là nhà máy.
· Nhà máy được chia ra thành:
+ Phòng ban, phân xưởng, dây chuyền sản xuất, dãy nhà,…
+ Đơn vị
+ Cụm hoặc nhóm
+ Bộ phận/chi tiết
· Mã số phụ tùng là duy nhất và không nên là thành phần của mã số đơn vị.
· Các mã số nên được thiết kế sao cho:
 Tránh trùng nhau
 Dễ hiểu
 Đơn giản trong quản lý
 Phù hợp với hệ thống kiểm soát tồn kho đang dùng.
Các số này có thể được định hướng theo
 Số xê ri
 Nhà cung cấp hoặc nhà chế tạo
 Mã số máy hoặc mã số đơn vị
 Nhóm
 Nhóm công nghệ
3.Những quy luật cơ bản khi đánh số phụ tùng
 Quy luật 1: Thiết kế các mã số đơn vị đơn giản, càng ít thông tin càng tốt.
 Quy luật 2: Thiết kế mã số đơn vị ngắn gọn, càng ít ký tự càng tốt.
 Quy luật 3: Đừng bao giờ liên kết mã số đơn vị với mã số phụ tùng.
 Quy luật 4: Đừng bao giờ liên kết mã số đơn vị với mã số kế toá
Biên soạn: GVC. ThS. Nguyễn Phương Quang 5
 Chương 6 QUẢN LÝ PHỤ TÙNG TỒN KHO

 Quy luật 5: Đừng dùng chung mã số đơn vị với mã số bản vẽ.

 Quy luật 6: Gắn một bảng mã số trên đơn vị đủ lớn và dễ trông thấy. Bảng mã số nên
có kích thước khoảng 300 mm x 100 mm.
 Quy luật 7: Đặt bảng mã số đúng chỗ trên thiết bị, đảm bảo vẫn còn ở đó khi có một
số bộ phận được thay thế.
6.4. QUẢN LÝ TỒN KHO HIỆU QUẢ
6.4.1. Các dạng tồn kho
Hàng tồn kho trong hệ thống cung ứng – sản xuất và phân phối đều nhằm mục đích dự phòng
những bất trắc có thể xảy ra. Các dạng tồn kho được minh hoạ qua sơ đồ trên hình 6.1.

Hình 6.1: các dạng tồn kho trong bảo trì

6.4.2. Các biện pháp để giảm số lượng hàng tồn kho
 Áp dụng các mô hình tồn kho để xác định lượng hàng dự trữ tối ưu;
 Áp dụng kế hoạch sửa chữa dự phòng để xác định lượng phụ tùng dự trữ chính xác;
 Áp dụng hình thức sản xuất dây chuyền nhằm giảm tối đa lượng sản phẩm dở dang;
 Nắm chắc nhu cầu của khách hàng, tức là nắm chắc về số lượng sản phẩm và thời
điểm giao hàng, từ đó có kế hoạch sản xuất vừa đủ không dư;
 Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế để quyết định chính sách tồn kho (xác định khi nào
thì tăng hàng, khi nào thì không)
6.4.3. Phân tích ABC-Pareto trong phân loại hàng hóa tồn kho
Để quản lý tồn kho hiệu quả người ta phải phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm theo
mực độ quan trọng của chúng. Điều này đã bàn ở chương 4 (nguyên lý ABC-Pareto), giá trị
hàng tồn kho hàng năm được xác định bằng cách lấy nhu cầu hàng năm của từng loại hàng tồn
kho nhân với chi phí tồn kho đơn vị. Tiêu chuẩn để xếp các loại hàng tồn kho vào các nhóm
là:
- Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 70 - 80% tổng giá trị tồn kho, nhưng
về số lượng chỉ chiếm 15 - 20% tổng số hàng tồn
- Nhóm B: Gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 25 - 30% tổng giá trị hàng tồn kho,
nhưng về sản lượng chúng chiếm từ 30 - 35% tổng số hàng tồn
- Nhóm C: gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm 5 -10%
tổng giá trị tồn kho. Tuy nhiên về số lượng chúng lại chiếm khoảng 50 – 55% tổng số hàng
tồn.

Biên soạn: GVC. ThS. Nguyễn Phương Quang 6

 Chương 6 QUẢN LÝ PHỤ TÙNG TỒN KHO

Xét một bảng phân loại ABC trên cơ sở giá trị hàng năm của 10 loại hàng tồn kho ở một công
ty trình bày trên bảng 6.1:

Bảng 6.1 : Bảng kê hàng tồn kho

Nhìn vào bảng 6.1 ta thấy: Món hàng 3 và 6 có giá trị chiếm tời 73,2% tổng giá trị. Trong khi
đó các món hàng 1,5,7,8,10 chỉ chiếm 10,5% tổng giá trị. Các món hàng còn lại 2,4 và 9
chiếm 16,3% tổng giá trị.
Như vậy, sau khi tính toán tương tự ngư chương 4, việc xếp hạng ABC cho các loại hàng hoá
ở trên được thể hiện trong bảng dưới đây:

Bảng 6.2 : Kết quả phân loại ABC-Pareto

Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC-Pareto:
 Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng. Chẳng hạn, ta phải dành các nguồn tiềm lực để
mua hàng nhóm A nhiều hơn so với nhóm C.
 Xác định các chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm khác nhau:
- Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm A, việc tính toán phải được thực hiện
thường xuyên, thường là mỗi tháng một lần;
- Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm B sẽ tính toán trong chu kỳ dài hơn, thường
là mỗi quý một lần;
- Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm C thường tính toán 6 tháng 1 lần.
7. TÓM Ý

Biên soạn: GVC. ThS. Nguyễn Phương Quang 7

 Chương 6 QUẢN LÝ PHỤ TÙNG TỒN KHO

Quản lý phụ tùng, chi phí tồn kho là một yêu cầu rất cấp thiết trong quản lý bảo trì vì giống
như hoạt động chung của xí nghiệp, quản lý tồn kho ảnh hưởng rất lớn đến tính hiệu quả của
đồng vốn bỏ ra của doanh nghiệp. Hệ số quay vòng của hàng tồn kho cũng chính là một trong
những tỉ số tài chính đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý tốt phụ tùng chiến lược sẽ giúp quản lý bảo trì tránh được những rủi ro tiềm ẩn, tăng
khả năng sẵn sàng của thiết bị…

Biên soạn: GVC. ThS. Nguyễn Phương Quang 8