‫استقرار سیستم مدیریت کیفیت براساس ‪ISO 9001:2015‬‬

‫خروجی‬
‫تعداد‬ ‫درصد پیشرفت‬
‫فرایند‬ ‫مخاطبین‬ ‫‪Process‬‬ ‫توضیحات‬
‫جلسات‬ ‫روش اجرایی‬ ‫دستورالعمل‬ ‫‪Map‬‬ ‫تدوین فرآیند فرم‬

‫دکتر حسینی‪ ،‬آقایان کاووسی‪،‬‬ ‫طی جلسه با آقای دولت آبادی مقرر شد در خصوص دسته بندی کاالها بررسی‬
‫‪9‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪99%‬‬
‫تامین(بازرگانی)‬ ‫لشگری‪ ،‬نصرآبادی‪ ،‬نورزاده‪ ،‬ابدالی‬ ‫بیشتری انجام شود‬

‫‪ 1‬روز مطالعه و ‪ Benchmarking‬درخصوص ‪ KPI‬های تأمین و استفاده از نمونه های فرآیندهای شرکت های خارجی‬

‫مدیریت و کنترل‬ ‫‪4‬‬ ‫آقای شرافت‪ ،‬خانم بزرگ زاده‬ ‫‪1‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪11‬‬ ‫‪15‬‬ ‫‪99%‬‬ ‫ویرایشات نهایی درحال انجام است‬
‫پروژه‬
‫‪ 8‬روز ترجمه ‪ 25‬صفحه مقاله انتخاب مدیر پروژه و مقاله اولویت بندی پروژه ها‪ ،‬مطالعه درخصوص استاندارد ‪ PMBOK‬و انطباق آن با فرآیند و ‪ KPI‬های فرآیند مدیریت پروژه‬
‫آقای رضاپناه‪ ،‬آقای شرافت‪ ،‬خانم‬
‫‪6‬‬ ‫پزشک پور‪ ،‬آقای استیری‪ ،‬آقای دولت‬ ‫‪1‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪100%‬‬ ‫منتظر تأیید نهایی و ابالغ‬
‫بازاریابی‬ ‫آبادی‬

‫‪ 7‬روز مطالعه و ‪ Benchmarking‬درخصوص فرآیند بازاریابی و امکانسنجی‪ .‬استفاده از سایت ‪projectmanager.com, smartsheet.com, harvardmanagementor.com‬‬

‫نگهداری و تعمیرات‬
‫‪2‬‬ ‫خانم مژگان قاسمی‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪100%‬‬ ‫آماده برای ابالغ‬
‫تأسیسات ساختمان‬

‫امورداخلی‬
‫‪7‬‬ ‫خانم مژگان قاسمی‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪98%‬‬ ‫اخذ تأییدات از خانم مژگان قاسمی برای مستندات آخر‬
‫(خدمات‪ ،‬تأمین داخلی)‬
‫فروش‬
‫آقایان رضاپناه‪،‬حسنی و فتحی‪ ،‬خانم‬
‫(فاکتوری‪ ،‬شرکت در‬ ‫‪8‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪90%‬‬ ‫منتظر تأیید نهایی‬
‫رحمانی‬
‫مناقصه)‬
‫‪CRM‬‬ ‫‪3‬‬ ‫آقای حسنی‪ ،‬آقای دولت آبادی‬ ‫‪1‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪100%‬‬ ‫منتظر تأیید نهایی و ابالغ‬
 ‫استقرار سیستم مدیریت کیفیت براساس ‪ISO 9001:2015‬‬
‫خروجی‬
‫درصد‬
‫فرایند‬ ‫تعداد جلسات‬ ‫مخاطبین‬ ‫‪Process‬‬ ‫پیشرفت‬ ‫توضیحات‬
‫روش اجرایی‬ ‫دستورالعمل‬ ‫‪Map‬‬ ‫فرم‬
‫تدوین فرآیند‬

‫انبار مرکزی‪ ،‬خانم لیال قاسمی‪ ،‬آقای‬ ‫هماهنگی جلسه با آقای سالمتی برای هفته آینده‬
‫‪3‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪70%‬‬
‫انبار‬ ‫سالمتی‬ ‫جهت اصالح سیستم مدیریت انبار‪ ،‬پروژه بهبود تعریف شده است‪.‬‬

‫‪ 10‬روز مطالعه و ‪ Benchmark‬درخصوص بهینه سازی فرآیند انبار از جمله ورود و خروج کاال‪ ،‬چیدمان‪ ،‬کد گذاری اقالم‪ ،‬ایمنی و ‪...‬‬
‫آقای فتح اله زاده‪ ،‬خانم برومند‪ ،‬آقای‬ ‫‪-‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪10‬‬ ‫‪100%‬‬ ‫در حال اجرای آزمایشی فرایند‬
‫طراحی مهندسی‬ ‫دولت آبادی‬
‫‪ Benchmark‬ب رایرویه ت صدیقو ص حه گ ذاریاز مدل‪ Microsoft‬ب رایت صدیقدیتا س نتر‬

‫‪QC‬‬ ‫‪3‬‬ ‫آقای فتحعلی نژاد‪ ،‬آقای دولت آبادی‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪95%‬‬ ‫تعریف ‪Control Plan‬باقیمانده است‪.‬‬

‫‪Branding‬‬ ‫‪2‬‬ ‫آقای حق پرست‬ ‫‪-‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪20%‬‬

‫‪HSE‬‬ ‫‪1‬‬ ‫آقای باصری‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪10%‬‬ ‫از ابتدای هفته آینده با همکاری آقای باصری اقدام می شود‪.‬‬
‫تا پایان دی ماه‪ ،‬فرایندهای ‪ PM‬و ‪ EM‬که از جمله فرآیندهای اصلی‬
‫خدمات پشتیبانی‬ ‫آقایان انجمنی‪ ،‬محمدی‪ ،‬گرشاسبی و‬ ‫هستند بطور کامل تدوین می گردد‪.‬‬
‫‪5‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪15%‬‬
‫فنی‬ ‫خانم ها شفیعی‪ ،‬وحیدی نیا‪ ،‬جاهد‬ ‫سپس پروژه بهبود کامل سیستم پشتیبانی فنی بر اساس مدل ‪ ITIL‬ادامه‬
‫خواهد داشت‪.‬‬
‫‪IT‬‬ ‫‪3‬‬ ‫آقای امامی‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪11‬‬ ‫‪95%‬‬ ‫تنها تدوین دستورالعمل امنیت اطالعات باقیمانده است‪.‬‬
‫سرمایه های‬ ‫معاونت برنامه ریزی به عنوان واحد پایلوت جهت اجرای فرآیند انتخاب‬
‫‪3‬‬ ‫آقای صابری‪ ،‬خانم حسین پور‬ ‫‪-‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪60%‬‬
‫انسانی – آموزش‬ ‫شده است و جلسات با همکاری واحد آموزش درحال برگزاری است‪.‬‬

‫برنامه ریزی‬ ‫‪2‬‬ ‫نبی زاده‬ ‫‪1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪70%‬‬

 ‫استقرار سیستم مدیریت کیفیت براساس ‪ISO 9001:2015‬‬
‫پروژه های بهبود تعریف شده‪:‬‬
‫تهیه برخی مستندات تهیه شده برای فرایند تضمین کیفیت‪:‬‬ ‫•مدیریت انبارش و ارسال‬
‫•روش اجرایی ممیزی داخلی به همراه فرمهای مربوطه‬ ‫•تولید نرم افزار و سخت افزار‬
‫•روش اجرایی اقدامات اصالحی‪/‬پیشگیرانه به همراه فرمهای مربوطه‬ ‫•اجرای فرآیند طراحی و مهندسی‬
‫برگزاری ‪ 5‬جلسه جهت بررسی فرایندها با حضور آقای دولت آبادی‬ ‫•بهینه سازی خدمات پشتیبانی فنی (بانکی و ‪ )ITS‬با استفاده از مدل ‪ITIL‬‬

‫گزارشی اجمالی از وضعیت سیستم تدوین شده پیشین و اقدامات انجام شده از مهر ماه ‪:1400‬‬
‫بطور کلی ‪ 335‬سند از قبل از سال ‪ 97‬تا نیمه اول ‪ 1400‬تدوین شده بود که از این تعداد‪ 159 ،‬سند به تصویب نرسیده و نیمه کار رها شده بود‪.‬‬

‫از ‪ 176‬س ند مص وب شده‪ ،‬تنه ا ‪ 51‬س ند مربوط ب ه س ال های ‪ 99‬و نیم ه اول ‪ 1400‬قاب ل اس تناد بود‪ ،‬ک ه س عی ش د توس ط تی م فعل ی تضمی ن کیفی ت مورد اس تفاده قرار گیرد‪ .‬بس یاری از‬
‫فلوچارت های فرآیندی تدوین شده دارای اشتباهات ساختاری و فرآیندی بود که عمال خیلی قابل کاربرد نبود و تیم تضمین کیفیت فعلی‪ ،‬از ابتدا به شناسایی فعالیت های فرآیندها در جلسات‬
‫متعدد با افراد مرتبط پرداختند‪ .‬در اسناد تدوین شده پیشین ‪ 27‬سند هم مشخص نیست که تاریخ تدوین و تصویب آنها برای چه زمانی است‪ ،‬لذا با توجه به تغییرات اتفاق افتاده در سازمان‪،‬‬
‫قابل استفاده نبود‪.‬‬

‫از اسناد تدوین شده گذشته‪ ،‬یکی از اشتباهات رخ داده‪ ،‬عدم رعایت استانداردهای استقرار سیستم و تدوین فرآیندها بود‪ ،‬به طوری که بدون آنکه فرآیندی بطور کامل شناسایی و تعریف‬
‫گردد و یا ارتباطات فرآیندی تعریف شده باشد‪ ،‬فرمی صرفا ً جهت اجرای یک ‪ Task‬تعریف شده بود‪ .‬این اقدام باعث شد که فرمهای تدوین شده پیشین برای اصالحات جدید چندان کاربرد‬
‫نداشته باشد و تنها به عنوان الگو از آن ها استفاده شود‪.‬‬

‫به طور کلی و جمع بندی نهایی‪ ،‬آنچه در گذشته تهیه و اجرا شده بود‪ ،‬برای دوره جدید اصالح سیستم و بازنگری بیش از ‪ %10‬کاربردی نداشته است و ‪ %90‬فرآیندها از ابتدا و با دقت‬
‫باال درحال تدوین است‪ .‬این درحالی است که ‪ % 10‬قابل استفاده بیشتر پیرامون فرآیندهای پشتیبانی بود و نه فرآیندهای اصلی سازمان‪ .‬کما اینکه فرآیندهای اصلی مانند طراحی‪-‬مهندسی‪،‬‬
‫کنترل کیفیت‪ ،‬انبارش و ارسال‪ ،‬اجرای پروژه و تأمین تدوین نشده بود‪.‬‬