PHÂN HỆ KẾ TOÁN PHẢI THU

AR - ACCOUNTS RECEIVABLE
 NỘI DUNG

1 Giới thiệu tổng quan phân hệ kế toán phải thu AR

2 Quy trình nghiệp vụ phân hệ phải thu AR

3 Danh sách T-code chức năng và báo cáo

 Giới thiệu tổng quan phân hệ
kế toán phải thu AR

Kế toán quản trị (CO) KT phải trả (AP) Mua hàng (MM)

KT tiền (CA)

SỔ CÁI (GL)

Tài sản
cố định (AA) Báo cáo tài chính KT phải thu (AR) Bán hàng (SD)
 Các khái niệm cơ bản

• Company code: Mã công ty

• Simulate: Kiểm tra chứng từ trước khi hạch toán.
• Post: Hạch toán chứng từ vào hệ thống.
• Posting key: Mã hạch toán, xác định Nợ/Có và đối tượng hạch toán.
Ví dụ: Sử dụng cho phân hệ AR có: PK 01/ Debit – Nợ, PK 11/ Credit – Có
• Document type: Loại chứng từ hạch toán.
• Reconciliation Account: Tài khoản gốc, gắn với mã Customer hoặc Vendor.
• Alternative Account: Tài khoản thay thế tài khoản Reconciliation (trong
những trường hợp cần thiết) (chỉ khi hạch toán ở FI mới dùng được TK thay
thế).
• One-time customer: Khách hàng vãng lai.
 Các khái niệm cơ bản

• Open item: Hệ thống SAP quản lý công nợ khách hàng chi tiết đến
từng giao dịch, khi phát sinh giao dịch thì các chứng từ trên hệ thống
sẽ ở trạng thái open item.
• Cleared item: Do công nợ của khách hàng được quản lý chi tiết đến từng
giao dịch nên các khoản giảm trừ và chứng từ khách hàng thanh toán cần
được chỉ rõ là giảm trừ, thanh toán cho khoản công nợ nào thông qua thao
tác bù trừ công nợ. Sau khi được bù trừ với nhau, các khoản open item sẽ trở
thành trạng thái cleared item.
 Phân loại nợ (ngắn hạn/dài hạn)/phân loại tuổi nợ được thực hiện trên
các chứng từ “open item”. Do đó, việc bù trừ công nợ là rất cần thiết.
 NỘI DUNG

1 Giới thiệu tổng quan phân hệ kế toán phải thu AR

2 Quy trình nghiệp vụ phân hệ phải thu AR

3 Danh sách T-code chức năng và báo cáo

 Quy trình nghiệp vụ phân hệ AR

1 AR.01 – QT quản lý khách hàng

2 AR.02 – QT hạch toán công nợ phải thu trực tiếp

3 AR.03 – QT điều chỉnh giảm trừ công nợ phải thu

4 AR.04 – QT chuyển nợ công nợ

5 AR.05 – QT bù trừ công nợ phải thu

6 AR.06 – QT xử lý cuối kỳ
 AR.01 – QT quản lý danh mục
khách hàng

Kiểm tra Tạo mới mã Chỉnh sửa

thông tin khách hàng thông tin
khách hàng khách hàng

BP BP BP
 AR.01.01 – QT kiểm tra thông tin khách
hàng
(Tcode: BP)
Tại màn hình Maintain Business Partner, người dùng nhập tiêu chí tìm kiếm
khách hàng.

Nhấn nút Start. Nếu đã tồn tại mã BP thì hệ thống sẽ hiển thị. Nếu chưa tồn
tại thì hệ thống sẽ báo No business partner found.
AR.01.01 – QT kiểm tra thông tin khách hàng
(Tcode: BP)
AR.01.02 – QT tạo mới mã khách hàng
(Tcode: BP)
AR.01.02 – QT tạo mới mã khách hàng
(Tcode: BP)
AR.01.02 – QT tạo mới mã khách hàng (Tcode:
BP)
AR.01.02 – QT chỉnh sửa thông tin khách
hàng
(Tcode: BP)
 Quy trình nghiệp vụ phân hệ AR

1 AR.01 – QT quản lý danh mục khách hàng

2 AR.02 – QT hạch toán công nợ phải thu trực tiếp

3 AR.03 – QT điều chỉnh giảm trừ công nợ phải thu

4 AR.04 – QT chuyển nợ công nợ

5 AR.05 – QT bù trừ công nợ phải thu

6 AR.06 – QT xử lý cuối kỳ
 AR.02 – QT hạch toán công nợ
phải thu trực tiếp và thanh toán, tạm ứng công nợ

• Mục đích: Áp dụng cho việc ghi nhận hóa đơn, chứng từ tăng/ giảm công
nợ khách hàng tại phân hệ kế toán phải thu (AR) mà không thông qua
phân hệ bán hàng (SD):
 Hóa đơn bán tài sản cố định
 Ghi nhận điều chỉnh tăng / giảm công nợ cho đối tượng phải thu
 Xuất hóa đơn tiền điện, nước sinh hoạt, cho thuê văn phòng, nhà xưởng
 Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng, nhà xưởng, dịch vụ khác
 Ghi nhận tăng công nợ khác
• Phạm vi: Quy trình được áp dụng cho các công ty triển khai hệ thống SAP
• Đối tượng thực hiện: Kế toán công nợ phải thu.
 AR.02.01 – QT hạch toán công nợ
phải thu trực tiếp

Các bước thực hiện trong hệ thống:

Hạch toán công nợ

phải thu của khách Xem chứng từ
hàng

FB70 FB03
AR.02.01: Hạch toán công nợ phải thu
của khách hàng (Tcode: FB70)
AR.02.01: Hạch toán công nợ phải thu
của khách hàng (Tcode: FB70)
AR.02: Post chứng từ đã hạch toán
(Tcode: FBV0)
AR.02: Xem chứng từ đã hạch toán
(Tcode: FB03)

- Document number: số chứng từ

- Company code: Mã công ty
- Fiscal year : năm tài chính
 AR.02: Xem chứng từ đã hạch toán
(Tcode: FB03)

• Hệ thống cung cấp chức năng tìm lại số chứng từ để xem hạch toán như
sau:

Nhập thông tin về mã

công ty, năm tài chính
Tcode: FB03 để tìm lại số chứng từ
Kích đúp vào
Document List

Nhập vùng ngày

hạch toán chứng
từ

Tích vào đây để chỉ xem

những chứng từ do chính
một user đó hạch toán
AR.02.02: Thanh toán, tạm ứng công nợ
phải thu (Tcode F-02)
AR.02.02: Thanh toán, tạm ứng công nợ
phải thu (Tcode F-02)
 Quy trình nghiệp vụ phân hệ AR

1 AR.01 – QT quản lý danh mục khách hàng

2 AR.02 – QT hạch toán công nợ phải thu trực tiếp

3 AR.03 – QT điều chỉnh giảm trừ công nợ phải thu

4 AR.04 – QT chuyển nợ công nợ

5 AR.05 – QT bù trừ công nợ phải thu

6 AR.06 – QT xử lý cuối kỳ
 AR.03 – QT điều chỉnh giảm trừ
công nợ phải thu

Mục đích: ghi nhận các khoản giảm trừ công nợ phải thu của khách hàng trên phân
hệ công nợ phải thu.
Hóa đơn điều chỉnh giảm công nợ cho đối tượng phải thu
Chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi khách hàng thanh toán trước thời hạn
quy định
Ghi nhận khoản giảm trừ công nợ phải thu cho khách hàng theo điều khoản hợp
đồng (hỗ trợ vận chuyển, hỗ trợ kinh doanh,…)
Việc điều chỉnh giảm trừ công nợ của khách hàng trên phân hệ FI có thể thực hiện
bằng cách:
Hủy chứng từ cũ để tạo chứng từ mới.
Ghi nhận một giao dịch mới với giá trị được giảm trừ.
Phạm vi: Quy trình được áp dụng cho các công ty triển khai hệ thống SAP
Đối tượng thực hiện: Kế toán công nợ phải thu.
 AR.03 – QT điều chỉnh giảm trừ
công nợ phải thu

• Các bước thực hiện trong hệ thống:

Hủy chứng từ gốc

FB08/
Kiểm tra công nợ FBRA Kiểm tra chứng
phải thu từ
FBL5N FB03
Giảm công nợ
phải thu
FB75
 AR.03: Kiểm tra chi tiết
công nợ của khách hàng
(Tcode: FBL5N)

- Customer account: nhập mã

khách hàng
- Company code: mã công ty

-open items: tích chọn nếu muốn xem các chứng từ ở

trạng thái open items. Open at key date: ngày phát
sinh giao dịch.
- bù trừed items: tích chọn nếu muốn xem chứng tù
ở trạng thái bù trừed items. bù trừed date: ngày
phát sinh giao dịch
- All items: xem tất cả chứng từ bao gồm cả open và
bù trừed items
 AR.03: Kiểm tra chi tiết
công nợ của khách hàng
(Tcode: FBL5N)
 AR.03 – Hạch toán điều chỉnh giảm
công nợ phải thu
(Tcode: FB75)
 TH1 : Điều chỉnh
giảm, sinh ra bút Ghi nhận bút toán
toán hạch toán đảo. giảm

=> Các thao tác hạch toán

giống hệt với màn hình
Tcode FB70 – quy trình
AR.01.
Bút toán sinh ra sẽ ghi
nhận đảo bút toán hạch
toán ở Tcode FB70
 AR.03 – Hạch toán điều chỉnh giảm
công nợ phải thu
(Tcode: FB75)

• TH2 : Điều chỉnh giảm,

sinh ra bút toán hạch
toán âm.
- Bút toán sinh ra giống với
bút toán ở FB70 nhưng thêm
dấu âm
- Các thao tác tương tự với
tcode FB70. Tuy nhiên, người
dùng cần tích vào: Negative
Posting vào từng line items
hạch toán như sau:
 AR.02 – Hạch toán điều chỉnh giảm
công nợ phải thu
(Tcode: FB75)

TH2: (tiếp)

Tích chon more data để tích

chọn tiếp negative pstng
 AR.03: Huỷ chứng từ (Open item)
(Tcode: FB08)

Dùng để hủy những chứng từ hạch toán ở trạng thái Open

item. - Document number: số chứng
từ
- Company code: mã công ty
- Fiscal year: năm tài chính

- Reversal reason: nguyên nhân

hủy chứng từ
- Posting date: ngày hủy chứng
từ

Sau đó nhấn CTRL+S (lưu) => hệ thống sinh ra chứng từ hủy

 AR.03 – Gỡ trạng thái bù trừ và hủy
chứng từ clear item (Tcode: FBRA)

Với những chứng từ ở trạng thái bù trừ items, trước khi hủy chứng từ, người
dùng cần Reset bù trừ đó ra trước.
Nhấn lưu

- bù trừing number: số chứng từ

- Company code: mã công ty
- Fiscal year: năm tài chính

Nếu chỉ gỡ trạng thái bù trừ

Vừa gỡ và hủy chứng từ

Hủy thao tác

 AR.03 – Gỡ trạng thái bù trừ và hủy chứng từ
clear item (Tcode: FBRA)

• Sau khi thực hiện gỡ clearing, hệ thống đưa ra cảnh báo:

• Sau khi hủy chứng từ, hệ thống đưa ra cảnh báo:

Chọn nguyên nhân và

ngày hủy chứng từ

• Sinh ra chứng từ hủy

 Quy trình nghiệp vụ phân hệ AR

1 AR.01 – QT quản lý danh mục khách hàng

2 AR.02 – QT hạch toán công nợ phải thu trực tiếp

AR.02 – QT hạch toán công nợ phải thu trực
3 AR.03tiếp
– QT điều chỉnh giảm trừ công nợ phải thu

4 AR.04 – QT chuyển nợ công nợ

5 AR.05 – QT bù trừ công nợ phải thu

6 AR.06 – QT xử lý cuối kỳ
 AR.04 – QT chuyển nợ công nợ

• Mục đích: Quy trình này áp dụng khi chuyển nợ phải thu từ công
nợ khách hàng này sang khách hàng khác, chuyển nợ từ khách
hàng này sang nhà cung cấp ( đối với trường hợp 1 người cùng
đóng vai trò làm nhà cung cấp và đồng thời là khách hàng), chuyển
công nợ từ tài khoản công nợ sang tài khoản phải thu khác…
• Phạm vi: Quy trình được áp dụng cho các công ty triển khai hệ
thống SAP
• Đối tượng thực hiện: Kế toán công nợ phải thu.
 AR.04 – QT chuyển nợ công nợ

• Các bước thực hiện trong hệ thống:

chuyển nợ công nợ phải thu của

khách hàng

F-30
 AR.04: Hạch toán chuyển nợ công nợ
khách hang (Tcode: F-30)

• Với khách hàng HH có công nợ phải thu.

• Thực hiện chuyển nợ công nợ sang khách hàng MS
KIM, đồng thời bù trừ công nợ khách hàng HH. - Document date: ngày chứng từ
- Posting date: ngày hạch toán
- Type :loại chứng từ (chọn DA)

Diễn giải nghiệp vụ chi tiết

Tích chọn để vừa chuyển nợ vừa

bù trừ công nợ

- pstky: mã hạch toán

- Account: mã khách hàng ( MS
KIM)
AR.04: Hạch toán chuyển nợ công nợ
khách hang (Tcode: F-30)

Sau khi đã nhập xong thì

chọn choose open item

Số tiền chuyển nợ

Ngày bắt đầu tính công nợ

 AR.04: Hạch toán chuyển nợ công nợ
khách hang (Tcode: F-30)

Account : mã NCC
chuyển nợ sang (HH)
đồng thời bù trừ

Sau đó tích chọn Process open items

 AR.04: Hạch toán chuyển nợ công nợ
khách hang (Tcode: F-30)

Kích chọn vào line items , thực

hiện chuyển nợ công nợ và bù
trừ công nợ sao cho not
assigned =)

Sau đó lưu kết quả

 Quy trình nghiệp vụ phân hệ AR

1 AR.01 – QT quản lý danh mục khách hàng

2 AR.02 – QT hạch toán công nợ phải thu trực tiếp

AR.02 – QT hạch toán công nợ phải thu trực
3 AR.03tiếp
– QT điều chỉnh giảm trừ công nợ phải thu

4 AR.04 – QT chuyển nợ công nợ

5 AR.05– QT bù trừ công nợ phải thu

6 AR.06 – QT xử lý cuối kỳ
 Quy trình nghiệp vụ phân hệ AR

• Mục đích: Áp dụng trong các trường hợp sau:

 bù trừ giữa khoản khách hàng thanh toán trước và khoản phải thu của
khách hàng
 bù trừ giữa khoản phải thu KH và khoản thanh toán từ khách hàng
=> Sẽ quản lý công nợ phải thu của KH chi tiết đến từng bút toán.
• Phạm vi: Quy trình được áp dụng cho các công ty triển khai hệ thống
SAP
• Đối tượng thực hiện: Kế toán công nợ phải thu.
 AR.05 – QT bù trừ công nợ phải thu

• Các bước thực hiện trong hệ thống:

bù trừ công
nợ phải thu

F-32
 AR.05.03: bù trừ công nợ phải thu
(Tcode: F-32)

TH1: bù trừ công nợ với số tiền không bằng nhau

Tích chọn sau khi khai báo

account

- Account: mã khách hàng

- Company code: Mã công ty
- bù trừing date: ngày bù trừ công
nợ
AR.05.03: bù trừ công nợ phải thu
(Tcode: F-32)

Chọn tab Res. Items để bù trừ công nợ với

số tiền không bằng nhau
AR.05.03: bù trừ công nợ phải thu
(Tcode: F-32)

Kích chọn những chứng từ có thể bù

trừ cho nhau. Tại dòng có số tiền lớn
hơn kích đúp vào cột residual items
để thể hiện số tiền còn phải thu

Khi not assigned bằng 0 thì

thực hiện lưu bút toán
 AR.05.03: bù trừ công nợ phải thu
(Tcode: F-32)

- TH2: bù trừ công nợ với số tiền bằng nhau

Việc thực hiện bù trừ công nợ với số tiền bằng nhau thực hiện
tương tự như bù trừ công nợ với số tiền không bằng nhau nhưng
ở tab Standard, tìm đến 2 số tiền bằng nhau để thực hiện việc bù
trừ
 Quy trình nghiệp vụ phân hệ AR

1 AR.01 – QT quản lý danh mục khách hàng

2 AR.02 – QT hạch toán công nợ phải thu trực tiếp

AR.02 – QT hạch toán công nợ phải thu trực
3 AR.03tiếp
– QT điều chỉnh giảm trừ công nợ phải thu

4 AR.04 – QT chuyển nợ công nợ

5 AR.05 – QT bù trừ công nợ phải thu

6 AR.06 – QT xử lý cuối kỳ
 AR.06 – QT xử lý cuối kỳ

• Mục đích: Quy trình mô tả công việc của Kế toán công nợ phải thu
cần thực hiện vào cuối tháng/cuối năm.
 Kiểm tra đối chiếu số liệu công nợ phải thu.
 Điều chỉnh số liệu công nợ phải thu nếu có sai lệch sau khi đối chiếu.
 Phân loại công nợ phải trả thu.: Phân loại nợ để xác định khoản thu
trước, nợ dài hạn, nợ ngắn hạn…
 Trích lập dự phòng nợ khó đòi
• Đối tượng thực hiện: Kế toán công nợ phải thu.
AR.06 – QT xử lý cuối kỳ

AR.06.01 AR.06.02
Kiểm tra, đối Phân loại
chiếu số liệu công công nợ
nợ phải thu

FBL5N FAGLF101
AR.06: Kiểm tra công nợ phải thu
(Tcode: FBL5N)
AR.06: Kiểm tra công nợ phải thu
(Tcode: FBL5N)
AR.06: Phân loại công nợ
(Tcode: FAGLF101)
- Company code: mã công ty
- Blance sheet key date: nhập ngày
căn cứ để chạy chức năng phân loại
công nợ
- Sort method: phân loại nợ
- Valuation area: vùng đánh giá

- Genarate postings: tích chọn để chạy thật, không tích sẽ

ngầm hiểu chạy thử
- Batch input session name: tên lô bút toán phân loại công
nợ Background
- Document date: ngày phân loại nợ
- Document type: loại chứng từ phân loại nợ
- Posting date: ngày hạch toán chứng từ phân loại nợ
- Reversal posting date: ngày hủy bút toán phân loại nợ.
Nếu không nhập hệ thống mặc định lấy đầu tiên của ngày
trong kỳ

Nhập thông tin diện giải phân loại

nợ
AR.06: Phân loại công nợ
(Tcode: FAGLF101)

- Acount type: đánh giá công nợ phải

thu(D)
- Customer: nhập mã KH
- Reconcilation acct: nhập mã tài khoản
- Document number: nhập số chứng từ
 AR.06: Phân loại công nợ
(Tcode: FAGLF101)

• Ban đầu, có thể tiến hành chạy thử chức năng để

xem trước kết quả phân loại nợ bằng cách không
check vào trường Generate posting ở màn hình
tham số tab Posting và nhấp vào biểu tượng
Execute .
• Khi thực hiện chạy thật, hệ thống sinh ra lô bút
toán.
Người dùng thực hiện Tcode SM35 để chạy lô bút
toán , sinh ra chứng từ phân loại nợ.
 NỘI DUNG

1 Giới thiệu tổng quan phân hệ kế toán phải thu AR

2 Sơ đồ tổ chức của các công ty

3 Quy trình nghiệp vụ phân hệ phải thu AR

4 Danh sách T-code chức năng và báo cáo

 Danh sách T-code các báo cáo chuẩn
T-Code Tên Tcode Ý nghĩa
FAGLB03  GL account Xem số dư theo tài khoản
balances display 

FAGLL03  GL account line Hiển thị các giao dịch chi tiết theo số dư tài khoản
items display 

FBL5N Customer line Item Sổ chi tiết các phải thu của khách hàng
display

FD10N Customer Sổ tổng hợp các khoản phải thu

Balance Display

S_ALR_870 Customer Balance Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng
12172 in Local Currency

S_ALR_870 List of Customer Sổ chi tiết công nợ khách hàng theo từng line hạch toán
12197 Line Items  
Trao đổi - Thảo luận
TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!