KATITIKAN NG PULONG

(Minutes of the meeting)

 KATITIKAN NG PULONG

KAHULUGAN

1. Ang katitikan ng pulong o minutes of the meeting kung tawagin sa

wikang Ingles ay isang uri ng dokumentasyon na makikita sa lahat ng
organisasyon at institusyon.

2. Itinuturing din ito na isa sa mga anyo ng komuniksyong teknikal na

kinakailangang pag- aralan upang higit na mapagbuti ang kasanayan
bilang paghahanda sa buhay propesyunal.

ANG KATITIKAN NG PULONG – Renante D. Malagayo Mayo 29-31, 2017

 Mga Pangunahing Gampanin

1. Nagsisilbi itong opisyal na tala hinggil sa napagpasyahan sa pulong.

2. Naidodokumento nito ang mga kapasyahan at responsibilidad ng bawat miyembro

ng pulong.

3. Nagsisilbi itong paalala sa mga miyembro kung ano ang mga inasasahang gawain
na nakaatang sa kanila, gayundin ang mga takdang petsa na inaasahan nilang
matapos ang gawain.responsibilidad ng bawat miyembro ng pulong.

4. Nababatid din kung sinu-sino ang aktibo at hindi aktibong dumadalo sa pulong.

5. Tumatayo bilang dokumentong batayan para sa susunod na pulong.

ANG KATITIKAN NG PULONG – Renante D. Malagayo Mayo 29-31, 2017

 Ang isang organisasyon o institusyon na mahusay
itong naisasagawa ay maituturing na dinamikong
samahan. Sa pamamagitan nito, makikita ang
kanilang pag- unlad at mababatid na sila ay seryoso
sa kanilang trabaho o anumang gawain. Masusukat
din ang kridibilidad ng using samahan batay sa
yaman ng kasaysayan ng kanilang katitikan ng
pulong bilang indikasyon ng pagkakaroon nila ng
mayayamang talakayan at mga kapasyahan.

ANG KATITIKAN NG PULONG – Renante D. Malagayo Mayo 29-31, 2017

 Limang pangunahing hakbang na dapat na isaalang- alang
sa pagsasagawa ng Katitikan ng Pulong:
1. Paunang pagpaplano. Ang isang planadong pulong ay nagdudulot ng mainam na resulta
sa samahan at sa buong miyembro nito.
2. Pagrerekord ng mga napag-usapan. Bago simulan ang recording, alamin muna kung
anu-anong impormasyon o datos ang kinakailangan maitala.
3. Pagsulat ng napag-usapan o transkripsyon. Ang kalihim ang may tungkuling magtala ng
katitikan.
4. Pamamahagi ng sipi ng katitikang ng pulong. Bilang opisyal na tagpagtala, bahagi ng
responsibilidad ng kalihim ang pamamahagi ng katitikan ng pulong sa mga opisyal ng
samahan.
5. Pag-iingat ng sipi o pagtatabi. Isa rin ito sa maaaring responsibilidad ng tagapagtala ang
makapagtabi ng sipi bilang reperensiya sa hinaharap.

ANG KATITIKAN NG PULONG – Renante D. Malagayo Mayo 29-31, 2017

 Pangkalahatang Bahagi ng Katitikan ng Pulong

• Iskedyul at oras ng pulong

• tala ng mga dumalo, hindi nakadalo, nahuli, at naunang umalis
• pagwawastong ginawa sa mga nakaraang katitikan ng pulong
• resulta ng mga kapasyahang isinagawa
• mga hakbang na isasagawa
• mga usapin mula sa nakaraang pulong at mga bagong usapin
• iskedyul ng susunod na pulong

ANG KATITIKAN NG PULONG – Renante D. Malagayo Mayo 29-31, 2017

 21 Gabay Para sa Mabisang Pagsulat ng Ktitikan ng Pulong
Mula sa: Business Training Works Inc. 2016 Binuksan noong January 2016.https:// www.businesstrainingworks.com

1. Ihain ang mga usapin bago pa man simulan ang nakaiskedyul na pulong.
2. Tukuyin ang pangunahing layunin ng pulong.
3. Ilatag ang mga usapin o agenda.
4. Piliin ang pinakainam na metodo ( laptop, notebook, recording, at iba pa).
5. Siguraduhing handa ang lahat ng kinakailangan.
6. Maglaan ng espasyo sa pagkuha ng mga detalye.
7. Itala ang lahat ng mga kalahok sa pulong.
8. Kilalanin ang lahat ng dadalo sa pulong, gayundin ang kanilang pangangailangan.
9. Bukod sa pangangailangan, mainam na gawaing pamilyar ang sarili sa mga tanggapan
ng kanilang kinakatawan.
10.Gumawa ng template ng katitikan upang mas mapabilis ang proseso ng pagtatala.

ANG KATITIKAN NG PULONG – Renante D. Malagayo Mayo 29-31, 2017

 11. Makinig ng may pag-iingat upang walang makaligtaang detalye.
12. Itala lamang ang katotohanan at iwasan ang pagkuha sa mga opinyong walang tiyak
na batayan.
13. Gawing simple at malinaw ang pagkakasulat.
14. Maging tiyak.
15. Itala ang mga mahahalagang mosyon.
16. Itala rin ang mga hindi natapos ng mga usapin, gayundin ang mga nabinbing
talakayan.
17. Linawin ang iyong partisipasyon sa pulong.
18. Lagumin ang lahat ng mahahalagang detalye.
19. Sa oras na matapos ang pulong, gawin agad ang katitikang upang walang
makaligtaang datos.
20. Basahing mabuti ang katitikan bago ito ipamahagi. Mainam na tiyak at tumpak ang
lahat ng detalye gaya ng pangalan ng mga dumalo, pagpapasya, at mga mosyon.
21. Hingin ang aprubal ng tagapamuno ng pulong bago ito ipamahagi

ANG KATITIKAN NG PULONG – Renante D. Malagayo Mayo 29-31, 2017

 Halimbawa ng Katitikan ng Pulong

ANG KATITIKAN NG PULONG – Renante D. Malagayo Mayo 29-31, 2017