Chương I: Tổng quan về hệ

thống kiểm soát nội bộ

1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ LOGO

Rui ro
quản lý

Làm ăn thua lỗ

Tài sản bị tham ô
Báo cáo tài chính không trung thực
CHÍNH SÁCH
Vi phạm pháp luật TIÊU CHUẨN
Các quy định không tuân thủ
THỦ TỤC

2
1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ
LOGO

 KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi hội
đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên
khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các
mục tiêu sau:
- Hiệu quả của các hoạt động
- Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.

3
1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ LOGO

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình mà trong đó
bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện
diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp
lại với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình
kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt
được các mục tiêu:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
- Luật lệ và quy định được tuân thủ;
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.

4
1.1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ LOGO

 KSNB là một chu trình

 KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người.

 KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

 Các mục tiêu của KSNB

5
1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB LOGO

Đánh giá rủi ro Giám sát

Môi trường
kiểm soát

Các hoạt động Thông tin và

kiểm soát truyền thông

6
1.2.1. Hoạt động kiểm soát
LOGO

 Là toàn bộ các chính sách và thủ tục được thực
hiện nhằm trợ giúp giám đốc công ty phát hiện và
ngăn ngừa rủi ro để đạt mục tiêu sản xuất kinh
doanh có hiệu quả.
 Liên quan đến hoạt động kiểm soát bao gồm:

7
1.2.1. Hoạt động kiểm soát LOGO

° Phân chia trách nhiệm

° Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ

° Kiểm soát vật chất

° Kiểm tra độc lập

° Phân tích rà soát

8
1.2.1. Hoạt động kiểm soát LOGO

 Phân chia trách nhiệm:

- Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành
viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ
khi hình thành cho đến khi kết thúc. Ví dụ: Không
được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực
hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
- Mục đích của phân chia trách nhiệm là để các nhân
viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra, sẽ
được phát hiện nhanh chóng, đồng thời làm giảm cơ
hội gian lận của nhân viên.

9
1.2.1. Hoạt động kiểm soát LOGO

 Phân chia trách nhiệm phải tách biệt các chức

năng:
 Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế
toán

 Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng

bảo quản tài sản

 Chức năng nghiệp vụ với chức năng kế toán.

10

Công việc kiêm nhiệm
Thu tiền và theo dõi sổ kế
toán về nợ phải thu
Mua nguyên vật liệu và sử
dụng cho sản xuất
LOGO
Rủi ro
Có thề lấy tiền, sau đó che dấu
bằng cách ghi xóa sổ nợ phải thu,
hoặc bù đắp bằng khoản thu của
khách hàng khác, hoặc treo công
nợ phải thu bằng cách xuất khống
Không mua hàng nhưng vẫn
thanh toán tiền hàng
11
1.2.1. Hoạt động kiểm soát
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin LOGO

° Ủy quyền và xét duyệt

° Kiểm soát chứng từ và
sổ kế toán
° Kiểm tra độc lập

12
ỦY QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT LOGO

Ủy quyền bằng chính sách

Đưa ra chính chung bao gồm các điều kiện cho phép
thực hiện nghiệp cụ

Xét duyệt cụ thể

Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, không có chính
sách chung

13
 LOGO

ỦY QUYỀN THEO CHÍNH SÁCH XÉT DUYỆT CỤ THỂ

Phòng kinh doanh được quyền xét
duyệt bán chịu theo chính sách với:
Các hóa đơn bán chịu dưới 10 triệu
đồng
Các đại lý có mức dư nợ dưới 100
triệu đồng
Giám đốc xét duyệt từng trường
hợp cụ thể :
Các hóa đơn bán chịu trên 10
triệu đồng
Các đại lý có mức dư nợ trên
100 triệu đồng

14
 LOGO

 Kiểm soát chứng từ

 Đánh số trước, liên tục trước khi sử dụng
 Biểu mẫu chứng từ đầy đủ
 Kiểm soát chứng từ chưa sử dụng
 Lưu chuyển chứng từ phải khoa học và kịp thời
 Bảo quản lưu trữ
 Kiểm soát sổ kế toán
 Thiết kế, ghi chép, bảo quản lưu trữ

15
Đánh số trước, liên tục LOGO

° Là cơ sở ghi chép sổ kế toán và

đối chiếu
° Bảo đảm việc ghi chép đầy đủ
° Thuận tiện cho việc truy cập
chứng từ
° Hạn chế các hành vi gian lận

16
Biểu mẫu chứng từ LOGO

° Phải thiết kế để cung cấp đủ thông tin cho việc thực
hiện nghiệp vụ và ghi chép kế toán
° Chỉ bao gồm những thông tin thích hợp
° Lưu ý tính kiểm soát
° Biểu mẫu phải được xét duyệt
° Phải rà soát biểu mẫu định kỳ

17
Chứng từ chưa sử dụng LOGO

° Rủi ro bị lạm dụng đối với tất cả chứng từ:
- Giấy giới thiệu
- Các sec, phiếu chi, phiếu xuất kho,…
- Các giấy tờ có tiêu đề công ty
° Phương pháp kiểm soát
- Đánh số trước, liên tục
- Kiểm soát số lượng phát hành
- Bảo quản cẩn thận

18
Tham chiếu LOGO

° Cho phép liên kết các chứng từ với nhau/ sổ kế
toán với nhau.
° Gắn một thủ tục kiểm soát
° Tham chiếu ngược/ Tham chiếu xuôi

19
Lưu trữ chứng từ LOGO

 Thuận lợi cho việc truy cập

 Thời điểm chuyển vào lưu trữ
 Hồ sơ thường trực
 Tuân thủ pháp luật
 Thời gian lưu trữ
 Xử lý các chứng từ hư hỏng
 Xử lý chứng từ hết thời hạn lưu trữ

20
Kiểm tra độc lập LOGO

Người kiểm tra không phải là

người thực hiện nghiệp vụ để
nâng cao tính khách quan

Tiền kiểm
Kiểm tra trước khi nghiệp vụ
diễn ra

Hậu kiểm
Kiểm tra sau khi nghiệp vụ
xảy ra

21
Kiểm soát vật chất LOGO

HẠN CHẾ TIẾP CẬN TÀI SẢN SỬ DỤNG THIẾT BỊ
•Tổ chức kho
chứa hàng hóa, • Máy tính tiền, tủ sắt,
NVL, bảo vệ khóa
•Quy định các thủ • Camera...
tục về kiểm soát
vật chất

KIỂM KÊ TÀI SẢN

•Phát hiện mất mát, hư hỏng

•Nâng cao trách nhiệm thủ kho

22
PHÂN TÍCH RÀ SOÁT LOGO

Mục đích
Phát hiện các biến động bất thường, xác
định nguyên nhân, xử lý kịp thời
Phương pháp
Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết,
thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước,
sử dụng các chỉ số để phân tích
Bảng chất
Kiểm soát hoạt động của các bộ phận
trong đơn vị

23
1.2.2. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG LOGO

Ban giám đốc

BP bán hàng BP mua hàng BP nhân sự BP Kế toán

24
Thông tin và truyền thông LOGO

 Thông tin
DN có cơ chế thu thập thông tin cần thiết từ bên
ngoài và bên trong, chuyển tải đến nhà quản lý
bằng các báo cáo thích hợp
Bảo đảm thông tin được cung cấp đúng chỗ, đầy đủ
chi tiết, trình bày thích hợp và kịp thời.
Rà soát và phát triển hệ thống thông tin trên cơ sở
một chiến lược dài hạn.
Có sự hậu thuẫn mạnh mẽ của nhà quản lý đối với
việc phát triển hệ thống thông tin

25
Thông tin và truyền thông LOGO

 Truyền thông
-Duy trì việc truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm và nghĩa
vụ của mỗi thành viên trong đơn vị
-Thiết lập các kênh thông tin nhằm ghi nhận các hạn chế hay
yếu kém trong các hoạt động của các bộ phận trong đơn vị
-Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong
việc cải tiến các hoạt động, cải tiến công việc.
-Bảo đảm truyền thông giữa các bộ phận trong đơn vị
-Mở rộng truyền thông với bên ngoài
-Theo dõi và phản hồi thông tin đến nhà quản lý một cách
nhanh chóng.

26
Hệ thống kế toán LOGO

 Một phân hệ trong hệ thống thông tin

• Yêu cầu:
-Nghiệp vụ phải có thật
- Thông tin phải đầy đủ
- Thông tin phải đúng kỳ
- Thông tin phải đánh giá được
- Tổng hợp thông tin trong kỳ
- Trình bày và công bố bằng BCTC
• Công cụ:
• Hệ thống tài khoản
• Sơ đồ hạch toán

27
1.2.3. Môi trường kiểm soát LOGO

Các nhân tố tạo lập bầu không khí chung về kiểm soát
trong toàn đơn vị, phản ánh các quan điểm nhận thức
của nhà quản lý

28
1.2.3. Môi trường kiểm soát LOGO

 Môi trường kiểm soát : Phản ánh bức tranh chung

của toàn đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi
thành viên trong đơn vị. Các nhân tố chính thuộc về
môi trường kiểm soát là:
- Đảm bảo năng lực
- Tính chính trực và giá trị đạo đức
- Cơ cấu tổ chức
- Chính sách nhân sự
- Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành.

29
Tính chính trực và giá trị đạo đức
LOGO

 Các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn
mực về đạo đức trong đơn vị
 Những nhà quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp
dưới về việc tuân thủ các nguyên tắc đã đề ra
 Loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện
có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu
trung thực.
 Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh
khi quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu
báo cáo về thu nhập(Ví dụ các khoản thưởng trên lợi
nhuận)

30
Đảm bảo năng lực LOGO

 Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và
hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của
mình
 Để thực hiện được điều này thì DN phải tổ chức
tuyển dụng nhân viên kỹ.

31
HĐQT và ủy ban kiểm toán LOGO

 Theo yêu cầu của các công ty cổ phần niêm yết ở thị
trường chứng khoán
 Bao gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng
Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành tại
đơn vị.
 Nhiệm vụ chính là giám sát sự tuân thủ pháp luật,
giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của
kiểm toán nội bộ.

32
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
LOGO

- Triết lý quản lý: Thể hiện qua quan điểm và
nhận thức của người quản lý
- Phong cách điều hành: Thể hiện qua cá tính,
tư cách và thái độ của họ khi điều hành.

33
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý LOGO

 Một số nhà quản lý thích những hoạt động kinh
doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được
nhiều lợi nhuận.
 Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận
trọng với rủi ro.
 Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành đơn
vị thích tiếp xúc và tra đối với nhân viên, lắng nghe
những ý kiến đóng góp của nhân viên.
 Một số nhà quản lý khác chỉ thích điều hành công
việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ
chức của đơn vị.

34
Cơ cấu tổ chức LOGO

 Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các
bộ phận trong đơn vị
 Mỗi một bộ phận sẽ hoạt động theo từng quy chế
riêng được gọi là quy chế bộ phận.
 Cơ cấu tổ chức của đơn vị thường được mô tả qua sơ
đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về
quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo.
 Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều
hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động trong đơn
vị.

35
Những nội dung cơ bản của một quy chế bộ phận LOGO

 Tên bộ phận

 Trưởng bộ phận
 Chức năng của bộ phận
 Nhiệm vụ của bộ phận
 Mục tiêu của bộ phận
 Mối liên hệ với các bộ phận khác.

36
Quyền hạn và trách nhiệm LOGO

 Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của từng
thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho
mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể
gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế
nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu.
 Do đó khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế
hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn
cụ thể của từng thành viên và mối quan hệ giữa họ
với nhau.

37
Bảng mô tả công việc LOGO

 Họ và tên

 Chức vụ
 Quyền hạn : được quyết định gì?
 Trách nhiệm: chịu trách nhiệm trước ai, và về vấn đề
gì?
 Quyền lợi: được hưởng quyền lợi gì?
 Nghĩa vụ: phải làm gì và không được làm gì?
 Mối liên hệ với các nhân viên khác, với đồng nghiệp

38
Chính sách nhân sự
LOGO

 Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc:
 Tuyển dụng
 Huấn luyện
 Bổ nhiệm
 Đánh giá
 Sa thải
 Đề bạt
 Khen thưởng
 Kỹ luật nhân viên

39
1.2.4.Giám sát
LOGO

 Là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ
thống kiểm soát nội bộ
 Là qúa trình đánh giá tính hiệu quả của HTKSNB
 Đây có thể được xem là cơ chế: “ Kiểm soát của sự
kiểm soát”
 Tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát, đó là:
“ công việc nhân viên thực hiện công việc luôn có sự
kiểm tra, theo dõi, đánh giá”

40
1.2.4. Giám sát LOGO

- Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định hệ thống kiểm
soát nội bộ có vận hành đúng như trong thiết kế hay không và
có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn
phát triển của đơn vị hay không.
- Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động
giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
+ Giám sát định kỳ: Được thực hiện thông qua các cuộc kiểm
toán định kỳ do KTV nội bộ hoặc KTV độc lập thực hiện.
+ Giám sát thường xuyên: Đạt được thông qua việc tiếp cận các ý
kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp, hoặc xem xét các
báo cáo tài chính.

41
1.2.5. Đánh giá rủi ro LOGO

 Đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp đều có thể
phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả.
Vì vậy nhà quản lý phải đánh giá và phân tích các
nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro của đơn vị để từ đó
cố gắng hạn chế những tổn thất do rủi ro gây nên.
 Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người
quản lý phải dựa trên mục tiêu của đơn vị, tiến hành
nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể hạn
chế được rủi ro.

42
1.2.5. Đánh giá rủi ro LOGO

 Phương pháp nhận dạng rủi ro

 Đối với phạm vi toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát
sinh rủi ro, đó là: Sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách
hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh,
sự thay đổi chính sách của nhà nước, thay đổi cán bộ quản
lý…
 Đối với phạm vi từng bộ phận hoạt động như bán hàng,
mua hàng, kế toán, các nhân tố có thể phát sinh rủi ro: Thái
độ của nhân viên bán hàng, nâng khống mức giá mua hàng,
mua hàng giả, tính toán và ghi chép sai…

43
1.2.5. Đánh giá rủi ro LOGO

 Phương pháp nhận dạng rủi ro

- Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng
những phương pháp khác nhau như: sử dụng các
phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, rà
soát thường xuyên các hoạt động trong đơn vị.
Phương pháp Phân tích và đánh giá rủi ro:
- Đây là công việc phức tạp nên có nhiều phương pháp
khác nhau, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro
thường bao gồm các bước sau: ước lượng tầm ảnh
hưởng của rủi ro đến doanh nghiệp, xem xét các khả
năng xảy ra rủi ro và những biện pháp dùng để đối
phó với rủi ro.

44
1.2.5. Đánh giá rủi ro LOGO

 Trong lĩnh vực kế toán, rủi ro có thể là: Ghi nhận các
tài sản không có thực hoặc không thuộc quyền sở hữu
của đơn vị, khai báo không đầy đủ thu nhập và chi
phí, tính toán và định khoản sai…

 Các rủi ro trên có thể phát sinh từ sự yếu kém của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy việc xem xét các rủi
ro này thường được KTV quan tâm rất nhiều trong
quá trình lập kế hoạch kiểm toán.

45
1.3. Trách nhiệm về kiểm soát nội bộ LOGO

1.3.1. Hội đồng quản trị

Trong một đơn vị, Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành
các hoạt động, nhưng trên họ còn có Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội
đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt
động của đơn vị. Các thành viên trong hội đồng quản trị
cần phải khách quan và có năng lực, phải hiểu các hoạt
động và môi trường hoạt động của đơn vị.
Trong nhiều trường hợp, do thiếu năng lực và kinh nghiệm
mà Ban Giám đốc có thể rơi vào tình trạng kiểm soát
chồng chéo hoặc không kiểm soát được những hoạt động
diễn ra tại đơn vị. Trong một tình huống khác, Ban Giám
đốc có thể không trung thực, cố tình xuyên tạc các kết quả

46
1.3. Trách nhiệm về kiểm soát nội bộ LOGO

Hoạt động sản xuất kinh doanh trong phạm vi trách nhiệm
và quyền hạn của mình để đạt mục đích cá nhân. Để tránh
tình trạng trên, một Hội đồng quản trị mạnh mẽ, năng
động là phải biết kết hợp các kênh thông tin khác nhau để
có thể nhận biết các vấn đề đó và có biện pháp chấn chỉnh
kịp thời.
1.3.2. Nhà quản lý
Là người chịu trách nhiệm chủ yếu về hệ thống kiểm soát nội
bộ. Nhà quản lý phải hiểu rõ ảnh hưởng của sự trung thực,
giá trị đạo đức và các yếu tố khác trong môi trường kiểm
soát đến toàn bộ hệ thống.
Trong các đơn vị lớn, nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm
lãnh đạo, chỉ huy các nhà quản lý cấp trung gian và soát
xét cách thức họ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.

47
1.3. Trách nhiệm về kiểm soát nội bộ LOGO

1.3.2. Nhà quản lý

Kế tiếp, nhà quản lý ở từng cấp chịu trách nhiệm thiết kế các
chính sách, thủ tục kiểm soát trong chức năng của họ.
Trong các đơn vị nhỏ, việc điều hành thường do người chủ
sở hữu đồng thời là người quản lý đơn vị.
Trách nhiệm của nhà quản lý là thiết lập mục tiêu và chiến
lược, sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã
định. Nhà quản lý cần chỉ đạo và giám sát các hoạt động
của tổ chức(từ bên trong và bên ngoài), nhận diện và đối
phó với rủi ro(bên trong và bên ngoài). Kiểm soát nội bộ
giúp nhà quản lý có các hành động kịp thời khi điều kiện
hoạt động của tổ chức thay đổi nhằm giảm thiểu những tác
động bất lợi hay tận dụng được các thời cơ, giúp nhà quản
lý tuân thủ pháp luật và các quy định.

48
1.3. Trách nhiệm về kiểm soát nội bộ LOGO

1.3.3. Kiểm toán viên nội bộ

Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh
giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần
giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ
cung cấp cho các bộ phận trong đơn vị.
1.3.4. Nhân viên
Kiểm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm của mọi thành
viên trong một đơn vị. Thông qua các hoạt động hàng
ngày, mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động
kiểm soát ở những mức độ khác nhau, từ người trưởng
phòng khi phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đến người thủ
kho bảo quản hàng hóa theo các chính sách của đơn vị.
Hơn nữa mọi thành viên đều nằm trong một hệ thống xử lý

49
1.3. Trách nhiệm về kiểm soát nội bộ LOGO

Thông tin được sử dụng để thực hiện các hoạt động trong
đơn vị, từ việc ghi chép ban đầu cho đến sự phản hồi hay
báo cáo về những vấn đề rắc rối trong các hoạt động.
1.3.5. Các đối tượng khác ở bên ngoài
Ngoài những đối tượng bên trong nêu trên, một số đối tượng
bên ngoài cũng có những đóng góp nhất định đối với hệ
thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp tổ chức đạt được các
mục tiêu đã đề ra, những đối tượng này bao gồm:
- Các kiểm toán viên bên ngoài, thông qua các cuộc kiểm toán
báo cáo tài chính hoặc kiểm toán tuân thủ sẽ phát hiện và
cung cấp thông tin về những điểm yếu kém trong
HTKSNB nhằm giúp Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc
nhận biết và chấn chỉnh kịp thời

50
1.3. Trách nhiệm về kiểm soát nội bộ LOGO

Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung
cấp những thông tin hữu ích thông qua các giao
dịch với đơn vị.

51
1.4. Vai trò của kiểm toán nội bộ LOGO

 Kiểm toán nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc
đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sót nội
bộ:
- Thu thập bằng chứng về sự hữu hiệu của hệ thống
kiểm soát nội bộ
+ Kiểm tra việc xét duyệt chi
+ Quan sát việc chấp hành quy định về xuất nhập
kho
+ Phỏng vấn các thành viên trong công ty về nhiệm
vụ của họ

52
CHƯƠNG 2: THIẾT LẬP HỆ THỐNG KSNB LOGO

2.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ DN

 Nội dung tìm hiểu
 Các bộ phận của kiểm soát nội bộ và các mục tiêu
 Kiểm soát chung và các chu trình chính
 Phương pháp tìm hiểu
 Thu thập và nghiên cứu tài liệu
 Quan sát và phỏng vấn
 Công cụ tìm hiểu
 Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ
 Bảng tường thuật
 Lưu đồ

53
2.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ LOGO

2.1.1. Tìm hiệu những bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Tìm hiểu về môi trường kiểm soát
+ Kiểm toán viên nội bộ(độc lập) phải có đầy đủ kiến thức để
hiểu biết về các nhân tố trong môi trường kiểm soát, trong
đó quan trọng nhất là hiểu biết về thái độ, nhận thức và
hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà
quản lý. kiểm toán viên cần tập trung vào thực chất, nội
dung của các quá trình kiểm soát hơn là hình thức của
chúng. Ví dụ các quy định về đạo đức sẽ chẳng có giá trị
nếu chính những nhà quản lý cấp cao nhất lại có những
hành động trái đạo lý.

54
 2.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ DN LOGO

- Tìm hiểu về thông tin và truyền thông:

+ Tìm hiểu các loại nghiệp vụ chính trong doanh nghiệp
+ Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ: Cách thức ghi nhận
chúng, những sổ sách kế toán có liên quan.
+ Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo tài chính, bao gồm cả chính
sách kế toán và phương pháp xác định các ước tính kế
toán.
Trong quá trình tìm hiểu hệ thống kế toán và các hoạt động
kiểm soát có liên quan, kiểm toán viên nội bộ(KTV độc
lập) phân chia hệ thống thành những chu trình nghiệp vụ
chủ yếu:

55
2.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ DN LOGO

+ Chu trình bán hàng và thu tiền: Gồm các thủ tục và chính sách
liên quan đến việc nhận đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, gởi
hàng, lập hóa đơn bán hàng, ghi chép doanh thu và nợ phải
thu, thu tiền và ghi chép vào tài khoản tiền
+ Chu trình mua hàng và thanh toán: Gồm các thủ tục và chính
sách liên quan đến việc lập đơn đặt hàng, kiểm tra hàng khi
tiếp nhận, lập báo cáo mua hàng, ghi chép nợ phải trả, phê
chuẩn việc trả tiền, trả tiền và ghi chép số tiền đã trả.
+ Chu trình sản xuất: Gồm các thủ tục và chính sách liên quan
đến việc dự trữ nguyên vật liệu, đưa nguyên vật liệu vào sản
xuất, phân bổ chi phí sản xuất cho sản phẩm.
+ chu trình tiền lương: Gồm các thủ tục và chính sách liên quan
đến việc tuyển dụng, xây dựng định mức tiền lương, chấm
công, tính lương, tính thuế thu nhập cá nhân, trả lương, ghi
chép tiền lương phải trả.
56
2.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ DN LOGO

+ Chu trình tài chính: Gồm các chính sách liên quan đến
việc phê chuẩn, thi hành và ghi chép các nghiệp vụ về
vay tiền, góp vốn, mua cổ phiếu, phát hành cổ phiếu,
trái phiếu.
2.1.2. Phương pháp tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
- Kiểm toán nội bộ thường xuyên kiểm tra tài liệu kế
toán và sổ sách kế toán để có hướng xử lý kịp thời.
- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của
chúng trong thực tế. Như xem xét các chu trình hoạt
động về mua hàng, bán hàng, chu trình sản xuất… có
vận hành đúng như thủ tục đề ra hay không.

57
2.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ DN LOGO

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của một doanh
nghiệp là kiểm toán viên nội bộ(hoặc KTV độc lập)
thu thập các bằng chứng về sự hữu hiệu của hệ thống
kiểm soát nội bộ. Để thực việc thu thập này kiểm toán
viên cần thực hiện các cuộc thử nghiệm sau:
- Thử nghiệm kiểm soát
- Thử nghiệm cơ bản, bao gồm:
+ Thủ tục phân tích
+ Thử nghiệm chi tiết

58
2.3. Thiết kế ma trận kiểm soát theo chiều dọc LOGO

SV tự thiết kế sơ đồ.

59
2.4. Thiết kế ma trận kiểm soát theo chiều ngang LOGO

SV tự thiết kế sơ đồ.

60
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

3.1. Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền

3.1.1. Đặc điểm của chu trình
Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng của các
doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp chịu
ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này. Ví
dụ đơn vị có bán được hàng hóa và dịch vụ không, có kiểm
soát được nợ phải thu không, có bị tổn thất tài sản không…đều
là mối quan tâm của nhà quản lý.
Trong thực tế chu trình bán hàng – thu tiền thường bao gòm các
bước công việc sau: Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách
hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu xuất, lập hóa
đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
Chu trình này có đặc điểm là trải qua nhiều khâu, có liên quan
đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hóa, tiền
nên thường là những đối tượng bị tham ô, chiếm dụng. Do vậy
thường xảy ra các sai phạm trong quá trình thực hiện

61
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

3.1.2. Mục tiêu kiểm soát

Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán
hàng – thu tiền là nhằm hạn chế tối đa những sai
phạm, giúp doanh nghiệp đạt được 3 mục tiêu chung,
đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Tuân thủ pháp luật và các quy định
Cụ thể:
+ Hữu hiệu và hiệu quả: Hoạt động bán hàng giúp đơn
vị đạt được các mục tiêu về doanh thu, chiếm được
nhiều thị phần.
62
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

Sự tồn tại và phát triển của DN chịu ảnh hưởng bởi mục tiêu này.
Tính hiệu quả là kết quả bán hàng với chi phí bỏ ra như chi phí
quảng cáo, khuyến mãi, chi phí vận chuyển, hoa hồng.
+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Các khoản mục doanh thu, giá
vốn, nợ phải thu, lợi nhuận, hàng tồn kho được trình bày trung
thực và hợp lý trên báo cáo tài chính.
+ Tuân thủ pháp luật và quy định: Hoạt động bán hàng phải
chịu sự chi phối bởi một số quy định pháp luật như: Việc ký
kết hợp đồng mua bán, quản lý và xuất hóa đơn phải đúng,
đồng thời với một số ngành nghề cần quan tâm nghiêm ngặt
như sản xuất kinh doanh thuốc, văn hóa phẩm, vật liệu cháy
nổ, có chất phóng xạ…

63
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

3.1.3. Các thủ tục kiểm soát

3.1.3.1. Những thủ tục kiểm soát chung:
- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng (nhằm hạn chế
khả năng gian lận)
+ Bộ phận bán hàng: Tiếp nhận đơn đặt hàng và lập lệnh bán
hàng
+ Bộ phận xét duyệt bán chịu
+ Bộ phận giao hàng: kiểm tra hàng trước khi giao cho khách
+ Bộ phận lập hóa đơn
+ Bộ phận kho:
+ Bô phận theo dõi nợ phải thu: liên lạc với khách hàng, đúc thúc
việc trả tiền, phân tích tuổi nợ để lập dự phòng.

64
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:

+ Kiểm soát dữ liệu: kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng
từ; Kiểm tra sự phê duyệt chứng từ
+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: Nhập đúng mã khách hàng, các
thông tin cần thiết về khách hàng
+ Kiểm soát chứng từ sổ sách:
• Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các ấn chỉ
quan trọng, ví dụ như: lệnh bán hàng, hóa đơn, phiếu giao
hàng; Biểu mẫu phải rõ ràng, có đánh số tham chiếu để có thể
kiểm tra khi cần thiết
• Hóa đơn bán hàng phải được lập trên cơ sở căn cứ vào đơn đặt
hàng, hợp đồng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho.
• Ghi nhận kịp thời các khỏan nợ phải thu khách hàng, hay tiền
bán hàng thu được.

65
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

3.1.3.2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng
giai đoạn
- Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng và xét
duyệt bán chịu
- Kiểm soát quá trình giao hàng và lập hóa đơn
- Kiểm soát việc thu tiền và các khoản phải thu khách
hàng.

66
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

3.2. Kiểm soát chu tr mua hàng, tồn trữ và trả tiền
3.2.1. Đặc điểm
- Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trải qua nhiều
khâu, liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ
khác, liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm như hàng
tồn kho, tiền nên dễ bị tham ô, chiếm dụng.
- Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng
lớn trong tổng tài sản của đơn vị. Hàng tồn kho có thể
bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng
lớn, nhập xuất liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm
và liên quan đến nhiều hoạt động khác như hoạt động
sản xuất, bán hàng. Điều này làm tăng rủi ro sai phạm
có thể xảy ra.
67
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

3.2.1. Đặc điểm

- Xuất phát từ những đặc điểm trên, việc kiểm soát chặt
chẽ chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền luôn là một
trong những nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống kiểm
soát nội bộ trong các đơn vị.
- Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền trên thực tế
thường boa gồm các bước công việc sau: Đề nghị
mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn nhà cung cấp,
đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, cuối cùng là theo dõi
nợ phải trả và chi trả tiền hàng.

68
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

3.2.2. Mục tiêu kiểm soát

Việc kiểm soát tốt chu trình mua hàng sẽ giúp đơn vị đạt được
các mục tiêu sau:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Tuân thủ pháp luật và các quy định
Cụ thể:
+ Sự hữu hiệu và hiệu quả: Hữu hiệu ở đây là hoạt động mua
hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu sản xuất, doanh số, thị
phần. Sự tồn tại và phát triển của đơn vị chịu ảnh hưởng đáng
kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Vì thế đơn vị cần mua hàng đúng
như nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, giá cả hợp lý, nhận
hàng đúng chất lượng như đã đặt hàng. Trong khi đó hiệu quả
là so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra(mua hàng
chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất)

69
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

+ Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Những khoản mục bị
ảnh hưởng bởi quy trình này như hàng tồn kho, nợ
phải trả, tiền, giá vốn hàng bán được trình bày trung
thực và hợp lý. việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng
từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và
nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ,
chính xác , kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên
quan đến quá trình mua hàng là các yêu cầu chủ yếu
của công tác kế toán, từ đó giúp đơn vị cung cấp
được báo cáo tài chính đáng tin cậy.
+ Tuân thủ pháp luật và các quy định: Việc ký hợp
đồng, quản lý hóa đơn mua hàng, chi trả tiền hàng
phải tuân thủ đúng pháp luật.
70
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

3.2.3. Các thủ tục kiểm soát đối với quy trình mua hàng
3.2.3.1. Những thủ tục chung
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Nhằm hạn chế khả năng gian
lận.
+ Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác
+ Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua
hàng
+ Chức năng xét duyệt chọn lựa nhà cung cấp phải độc lập với
chức năng đặt hàng
+ Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng
+ Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho

71
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

+ Sử dụng phần mềm để quản lý
+ Nhập liệu càng sớm càng tốt, sao lưu dữ liệu để đề phòng bất
trắc
+ Tạo lập mã hàng
- Kiểm soát chứng từ và sổ sách:
+ Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng các chứng từ như đơn
đặt hàng, phiếu nhập kho
+ Biểu mẫu phải rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi
cần thiết
+ Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn
mua hàng, biên bản nhận hàng
+ Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả.

72
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

- Uỷ quyền và xét duyệt: giấy đề nghị nhận hàng, lựa
chọn nhà cung cấp, giấy đề nghị thanh toán cần được
người thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm
kiểm soát việc mua hàng, chọn lựa nhà cung cấp, việc
chi trả cũng như kiểm soát tiền, hàng hóa của đơn vị.
Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt
những vấn đề này thông qua việc xây dựng và ban
hành các chính sách.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

73
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

3.2.3.2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
- Kiểm soát quá trình mua hàng:
+ Xuất phát từ bộ phận có nhu cầu mua hàng: Phân xưởng sản
xuất, kho, bộ phận vật tư
+ Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng
đã được phê duyệt: Nhằm hạn chế rủi ro xảy ra
+ Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và được lập tối
thiểu là 2 liên (bộ phận có nhu cầu 1 liên và bộ phận mua hàng
1 liên) và đánh số liên tục trước khi sử dụng
+ Lựa chọn nhà cung cấp: Nhằm đảo bảo chất lượng và giá cả
hợp lý(phải có bảng báo giá, tổ chức đấu thầu khi mua hàng có
giá trị cao, hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng với nhau,
kỷ luật nghiêm đối với nhân viên có hành vi nhận hoa hồng,
tách biệt chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp)

74
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

- Kiểm soát quá trình nhận hàng

+ Thành lập bộ phận nhận hàng độc lập, tách biệt với bộ phận đặt
hàng
+ Khi nhận hàng phải lập báo cáo nhận hàng, trong đó ghi rõ về
số lượng, chủng loại và chất lượng(không ghi giá) hàng thực
nhận; Lập 3 liên: Một liên lưu tại bộ phận nhận hàng; Một liên
gởi cho kế toán để ghi nhận và đối chiếu với hóa đơn, hợp
đồng trước khi thanh toán; Một liên gởi cho bộ phận mua hàng
để theo dõi thông tin cho các lần mua hàng sau.
+ Nếu hàng giao không đúng thỏa thuận, bộ phận nhận hàng có
thể từ chối nhận hàng, hoặc lập biên bản ghi nhận để làm căn
cứ sau này. Biên bản phải có chữ ký của hai bên giao và nhận,
mỗi bên giữ một bản

75
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

- Kiểm soát quá trình tồn trữ:

+ Dựa vào báo cáo nhận hàng, thủ kho lập phiếu nhập kho (một
liên lưu tại bộ phận kho, một liên gởi cho bộ phận kế toán)
+ Kho bảo quản hàng hóa phải đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn, quy
định cần thiết.
+ Quy trách nhiệm bảo quản hàng hóa cho thủ kho
+ Mở sổ theo dõi chi tiết nhập xuất tồn từng loại hàng, có sơ đồ
sắp xếp và sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng tồn kho (chủng
loại, số lượng)
+ Thủ kho chỉ được xuất hàng khi có lệnh xuất kho (do người có
thẩm quyền duyệt)
+ Sắp xếp hàng ngăn nắp, phân loại khoa học và theo thứ tự ưu
tiên sử dụng để thuận tiện cho việc nhập xuất thường xuyên.
+ Tổ chức kiểm tra hàng tồn kho định kỳ đế phát hiện các mặt
hàng tồn đọng lâu, lỗi thời để có hướng xử lý kịp thời.

76
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

- Kiểm soát quá trình tồn trữ

+ Tiến hành kiểm kê định kỳ, kiểm kê đột xuất nhằm
phát hiện sai sót để có hướng xử lý.
+ Sau khi kiểm kê, phải lập biên bản và phải có chữ ký
xác nhận của các bên tham gia kiểm kê.
+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và báo cáo nhận hàng
phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng, hoặc sử
dụng phần mềm đánh số tự động khi lập phiếu.
- Kiểm soát nợ phải trả người bán:
+ Có quy định về lưu chuyển chứng từ để đảm bảo hóa
đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến phòng
kế toán.
77
Chương 3: Các thủ tục kiểm soát nội bộ LOGO

- Kiểm soát nợ phải trả người bán:

+ Kế toán công nợ tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa hóa đơn với
các chứng từ khác, như đơn đặt hàng, hợp đồng, báo cáo nhận
hàng, phiếu nhập kho
+ Sau khi kiểm tra sự chính xác của hóa đơn, kế toán công nợ lưu
vào hồ sơ các hóa đơn chưa thanh toán theo thứ tự của thời
hạn thanh toán
+ Khi thanh toán, kế toán công nợ phải tập hợp các chứng từ liên
quan đính kèm với phiếu chi(ủy nhiệm chi) trình kế toán
trưởng và Giám đốc phê duyệt.
+ Các hóa đơn chưa trả tiền, cần được sắp xếp theo thứ tự ngày
đến hạn thanh toán.
+ Các hóa đơn đã trả tiền, cần được đóng dấu “đã thanh toán”
ngay để tránh trả tiền 2 lần cho cùng một hóa đơn.

78