‫اساسات منجمنت‬

‫جلسه هشتم‬
‫)فعالیت صنفی(‬

‫استاد مضمون ‪ :‬پوهنمل عبدالخلیل "مرأت"‬

 ‫اصول اساسی مدیریت (منجمنت ) ‪ :‬درطول تاریج دانشمندان‬
‫عرصۀ مدیریت نظریات مختلفی دررابطه به اصول مدیریت‬
‫ارائه نموده اند که دربعضی موارد اتفاق نظر و بعضًا ‪ ،‬هم‬
‫نظر نبوده اند ‪.‬‬
‫‪ -‬دانشمندان علم مدیریت مانند (فایول) (‪)14‬اصل را برای‬
‫مدیریت پیشنهاد میکند اما باالی (‪ )9‬اصل اکثرًا دانشمندان‬
‫اتفاق نظر دارند که همین (‪ )9‬اصل به گونه ای ازنگاه مفهومی‬
‫شامل همان (‪ )14‬اصل است ‪.‬‬
 ‫‪ – 1‬اصل هماهنگی ‪ :‬این اصل با اصل سلسلۀ مراتبی اداری‬
‫که تسهیالت زیادی را برای اصل هماهنگی میسر میسازد‬
‫استوار است ‪.‬‬
‫تعریف ‪ :‬هماهنگی پروسۀ برقراری ارتباط بین کارها ومنابع‬
‫تمام بخش های مختلف سازمان ‪ ،‬بمنظور رسیدن به هدف‬
‫مشترک است ‪.‬‬
‫‪ -‬عدم هماهنگی باعث کاهش بهره وری کارکنان ‪ ،‬پیچیده شدن‬
‫فرآیند ها و تأخیردرتکمیل پروژه های سازمان میگردد ‪.‬‬
 ‫همانطوریکه حفظ تعادل و ارتباط منطقی بین اجرای مختلف‬
‫یک ماشین ضروری است ‪ ،‬به همین ترتیب تطبیق و تعادل‬
‫وظایف در بین واحد های اداری برای تأمین هدف مشترک‬
‫ضروری و الزمی می باشد ‪.‬‬
‫‪ – 2‬اصل سلسلۀ مراتب ‪ :‬سلسلۀ مراتب سازمانی دراصول‬
‫مدیریتی ‪ ،‬به نظم و ترتیبی اشاره دارد که طبق آن ‪ ،‬افراد ‪،‬‬
‫واحد ها و بخش های مختلف یک سازمان براساس جایگاه‬
‫سازمانی و اختیارات شان درسطوح مختلف طبقه بندی میشود‪.‬‬
 ‫‪ -‬برقراری سلسلۀ مراتب در سازمان ‪ ،‬روشی برای تفکیک‬
‫اختیارات ‪ ،‬وظایف و ایجاد زنجیرۀ مدیریت در سازمان است‬
‫‪ ،‬به طوری که سطوح باالتر وظیفۀ کنترول سطوح پایین تر‬
‫سلسلۀ مراتب را برعهده دارند ‪.‬‬
‫‪ -‬این اصل هم برای ایجاد هماهنگی ‪ ،‬تسهیالت الزم را میسر‬
‫ساخته که این تسهیالت ناشی از طبقه بندی وظایف ‪ ،‬تثبیت‬
‫صالحیت ها و مسئولیت ها می شود ‪.‬‬
‫‪ – 3‬اصل وحدت در فرماندهی ‪ :‬به اساس این اصل افراد زیر‬
‫مجموعه در یک سازمان رسمی ‪ ،‬دستورات فعالیت خود را‬
‫ازیک فرد مسئول مافوق ادارۀ خویش گرفته و به آن از‬
‫اجراأت خویش گزارش تهیه نماید ‪.‬‬
‫‪ -‬هدف آن اطمینان ازوحدت تالش ‪ ،‬تحت نظر یک فرد مسئول‬
‫برای انجام یک کار است ‪.‬‬
‫‪ -‬برای ایجاد هماهنگی وجلوگیری از پراگندگی روی این اصل‬
‫درعلم مدیریت تأکید می شود ‪.‬‬
‫‪ -‬به استناد این اصل مادونان فقط مسئول به اجرای دساتیر آمر مافوق‬
‫خود می باشد (آمرمستقیم کارکن می تواند عندالزوم کار ها و‬
‫مسئولیت ها را بین واحد های دومی خود تقسیم و جهت دادن‬
‫صالحیت به آنها تفویض اختیار نماید ‪.‬‬
‫‪ – 4‬اصل حیطۀ نظارت یا محدوده کنترول ‪ :‬این اصل که با اصل‬
‫سلسلۀ مراتب اداری ارتباط نزدیک دارد ‪ ،‬مربوط به اشخاصی است‬
‫که آنها بخوبی واساسی می توانند مادونان خود را کنترول و تظارت‬
‫نمایند ‪.‬‬
 ‫‪ -‬تعداد کارمندانیکه یک مدیرمیتواند آنها را بصورت مؤثر نظارت‬
‫نماید نظر به نوع و وظایف اداره فرق می نمایند که درآن عوامل از‬
‫قبیل ( مهارتها و توانایی مدیر‪ ،‬نوع کارمند و وظیفه ‪ ،‬شباهت در‬
‫وظایف ‪ ،‬پیچیدگی وظایف ‪ ،‬محل انجام وظایف ذیدخل اند ‪.‬‬
‫‪ -‬درقرن ‪ 20‬دانشمند علم مدیریت (‪ )Umick‬دربارۀ (اصل حیطۀ‬
‫نظارت یا محدودۀ کنترول ) چنین اظهار نظرکرده است ‪:‬‬
‫(همانطوریکه انگشتان نوازنده تعداد محدود از (پیانو) را رسیدگی‬
‫می تواند ‪ ،‬فکرو نیروی یک مدیر هم می تواند تعداد محدودی از‬
‫کارکنان را اداره نماید ‪.‬‬
 ‫‪ -‬به عقیدۀ (‪ )Umick‬تعداد کارمندان مربوط یک آمرنباید از‬
‫(‪ )6 - 5‬بیشتر باشد ‪ .‬ولی نظر شان درهمه جا و همه حاالت‬
‫و شرایط متغیر کامًال تطبیق نمی باشد ‪ ،‬زیرا در محدودۀ‬
‫کنترول عوامل زیادی از قبیل ‪ ( :‬کمیت کارها ‪ ،‬عدم تمرکز‬
‫کارها ‪ ،‬نوع وظایف و محل وظایف نیز ذیدخل اند ‪.‬‬
‫عوامل تعیین کنندۀ حیطۀ نظارت ‪:‬‬
‫‪ )1‬ویژگی های شخصی ‪ :‬ازمیان ویژگیهای فردی مدیر ‪ ،‬دو‬
‫مورد تأثیر بیشتری بر حیطۀ نظارت وی دارند ‪:‬‬
 ‫‪ - 1‬چگونگی نگرش فرد نسبت به کار‪.‬‬
‫‪ - 2‬میزان توانایی و لیاقت وی در اجرای وظایف سپرده شده ‪.‬‬
‫‪ -‬همچنین وجود کارکنان الیق و توانمند ‪ ،‬استفاده ازحیطۀ نظارت‬
‫گسترده تری را امکان پذیر می سازد ‪.‬‬
‫‪ ) 2‬عوامل شغلی ‪ :‬ماهیت وظایف شغلی مدیر‪ ،‬اثر حایز اهمیتی‬
‫بر تعیین حیطۀ مناسب برای وی دارد ‪.‬‬
‫‪ -‬عوامل نظیر(اهمیت نسبی مشاغل کارکنان تحت سرپرستی ) و‬
‫‪ ( -‬میزان نیاز آنان به مشورت با مدیران ما فوق ) ‪.‬‬
 ‫‪( -‬همبستگی و وابستگی وظایف اداری ) ‪.‬‬
‫این عواملی است که بر اندازۀ حیطۀ نظارت تأثیر میگذارد ‪.‬‬
‫‪ -‬صاحبنظران علم مدیریت منابع بشری ‪ ،‬به اساس تحقیقاتی‬
‫دریافتند که ‪ ( :‬اگر اندازۀ گروه های کاری بیشتر از ‪6-5‬‬
‫شوند ‪ ،‬ممکن است ‪ ،‬در درون آن گروها ‪ ،‬گروهک های‬
‫کوچکتری تشکیل شوند و به دلیل بروز تضاد های درون‬
‫گروهی ‪ ،‬مشکالت ایجاد هماهنگی و جلب مشارکت اعضا‬
‫افزایش یافته و رضایت شعلی کارکنان کاهش پیدا کند ‪.‬‬
 ‫‪ )3‬متغیرهای محیطی ‪ :‬فناوری و نوع آن ازجملۀ مهمترین‬
‫متغیرهای محیطی مؤثر برحیطۀ نظارت درنظرگرفته میشود ‪.‬‬
‫‪ -‬براساس مطالعات انجام شده ‪ ،‬درفراگرد های تولید انبوه از‬
‫حیطۀ نظارت گسترده تری استفاده می شود ‪ .‬درحالیکه در‬
‫تولید انبوه میتوان (‪ )60 – 40‬نفر تحت نظر یک سرپرست‬
‫قرار داد ‪.‬‬
‫‪ -‬پراگندگی جغرافیایی نیزازجملۀ عوامل محیطی مؤثربر حیطۀ‬
‫نظارت است ‪.‬‬
‫‪ -‬در واقع هرچه پراگندگی جغرافیایی افزایش یابد ‪ ،‬باید از‬
‫حیطۀ نظارت محدودتری استفاده شود ‪.‬‬
‫نتایج کلی حاصل ازمطالعۀ حیطۀ نظارت ‪:‬‬
‫‪ – 1‬حد مطلوب حیطۀ نظارت مدیران عالی با حد مطلوب‬
‫حیطۀ نظارت سرپرستان ‪ ،‬متفاوت است ‪.‬‬
‫‪ – 2‬حد مطلوب حیطۀ نظارت مدیران عالی (‪ ) 10- 5‬نفر‬
‫متغیراست ‪ ،‬هرچند در صورت لزوم ‪ ،‬استفاده از حیطۀ‬
‫نظارت گسترده تر نیزدراین سطح مجاز است ‪.‬‬
‫‪ – 3‬عوامل مربوط به مدیران و سرپرستان ‪ ،‬میزان ورزیدگی‬
‫و مهارت ‪ ،‬تمایل مدیر به نظارت دقیق ( به جای نظارت کلی)‬
‫تنوع و تعدد وظایف مدیر‪ ،‬امکان استفاده از افراد دیگر بر‬
‫نظارت ‪.‬‬
‫‪ – 5‬اصل صالحیت و مسئولیت ‪ :‬اختیارات و مسئولیت ها در‬
‫واحد های مربوط یک اداره صراحت کامل داشته ‪ ،‬واضح و‬
‫روشن میباشد ‪ ( .‬طبقه بندی بست های مدیریتی صالحیت و‬
‫مسئولیت کارکنان را در پیشگاه شان قرار میدهد ) ‪.‬‬
‫‪ -‬به منظور تعین صالحیت و مسئولیت فرد در اداره و عدم‬
‫مداخله درامور یکدیگرتقسیم کاربا طرح ( الیحۀ وظایف )‬
‫چشم انداز فرد را دراجرای وظایف رسمًا واضح میسازد ‪.‬‬
‫‪ -‬هرشخص مسئول اجرای وظایف مطروحه و ارایۀ گزارش‬
‫از چگونگی عملکرد خویش دراداره در مقابل مقام ما فوق‬
‫خود ‪ ،‬درحدود اختیارات که بوی اعطا گردیده می باشد و‬
‫نباید از حدود صالحیت و مسئولیت خویش خارج شود ‪.‬‬
 ‫‪ -‬به اساس این اصل مدیران درتهیۀ منابع و الزامات ضروی‬
‫کاردرمقابل زیردستان و کارکنان از اجرای مؤفقانه و مثمر‬
‫وظایف سپرده شده به اساس ‪ ،‬قانون و مقررات جاری در‬
‫اداره نزد مدیران ‪ ،‬مسئولیت داشته و باید عندالموقع به آگاهی‬
‫یکدیگر برسانند ‪.‬‬
‫‪ – 6‬اصل تعادل ‪ :‬تعادل بین تمرکز گرایی و تمرکز زدایی‬
‫جزوظایف مدیریت ازدیدگاه (فایول) است ‪.‬‬
 ‫‪ -‬با درنظر داشت این اصل تمام قوانین و مقررات مربوط اداری‬
‫طوری تهیه ‪ ،‬ترتیب و تحت اجرا قرارمیگیرد که عدالت درآن‬
‫میسر شده بتواند و باعث ایجاد تسهیالت جهت رسیدن به اهداف‬
‫اداره گردد ‪.‬‬
‫‪ – 7‬اصل انعطاف پذیری ‪ :‬انعظاف پذیری مدیر یکی از مهمترین‬
‫توانایی های یک مدیر موفق است ‪.‬‬
‫‪ -‬مدیران مداوم با تغییرات مختلف درمحیط کار خود روبرو هستند‬
‫و گاهی ناگزیربه تغییردررویه ها و استاندرد های معمول میباشند‪.‬‬
 ‫‪ -‬مدیران انعطاف پذیراز لحاظ تجربه غنی هستند ‪ ،‬چون‬
‫تجارب جدید را می پسندند و عالقمندند آنها را لمس و تجربه‬
‫کنند ‪.‬‬
‫‪ -‬تغیرات به اوضاع سیاسی ‪ ،‬اجتماعی و اقتصادی در‬
‫جوامع ‪ ،‬روی شیوه و اهداف کارهم تأثیرگذار بوده ‪ ،‬به‬
‫اساس همین اصل مدیر باید با روحیۀ انعطاف پذیری روی‬
‫برنامه ها ‪ ،‬پالنها و رویۀ کار آماده باشد تا بتواند سازمان را‬
‫روی مسیر اهداف نهایی درحرکت داشته باشد ‪.‬‬
 ‫‪ – 8‬اصل تخصص ‪ :‬دریک سازمان افراد مختلف با دیدگاه ها‬
‫وتوان کاری مختلفی حضور دارند ‪.‬‬
‫این افراد دررده های مختلف شغلی مشغول فعالیت بوده ‪ ،‬و در واحد‬
‫های خود باهم و با افراد دیگر واحد ها درتعامل و ارتباط می‬
‫باشند ‪.‬‬
‫‪ -‬این اصل بیشتر با نوعیت و ماهیت کارارتباط داشته و طبقه بندی‬
‫و تقسیم وظایف بین واحد های اصلی و واحد های مشورتی به‬
‫استناد این اصل صورت میگرد ‪.‬‬
 ‫‪ -‬با تعمیل این اصل اهل کار شناخته شده ‪ ،‬کار به اهل کار‬
‫سپرده می شود ‪.‬‬
‫‪ -‬با نتایج متوقعه آن فرصت های الزم درایجاد روابط مؤثر‬
‫بین کارکنان ‪ ،‬ازدیاد کمیت وکیفیت تولید ‪ ،‬جلوگیری ازضیاع‬
‫و استهالکات زیاد از منابع کار ‪ ،‬جلوگیری از تقلب کاری‬
‫وغیره میسر می گردد ‪.‬‬
 ‫‪ – 9‬اصل کارایی ‪ :‬مفهومی است که هزینۀ منابع صرف شده در‬
‫فرآیند کسب هدف را ارزیابی می کند ‪ .‬بدین صورت که مقایسۀ‬
‫خروجی ها به دست آمده با ورودی های مصرف شده میزان‬
‫(کارایی) را مشخص میکند ‪ ( .‬تولید به وقت کم و قیمت قلیل و‬
‫سرمایۀ محدود افزایش میابد و در نتیجه محصول کار بررسی‬
‫میگردد ) ‪.‬‬
‫‪ -‬ممکن دراین جریان و یا ختم پروسه های عامل و حاصل بعضی‬
‫کارها که مفاد روانی و خدماتی آن قابل ارزیابی به پول نباشد نیز‬
‫صورت میگیرد ‪.‬‬
 ‫‪ -‬به اساس همین اصل دراصول مدیریت شیوه های ذیل بکار‬
‫رفته است ‪.‬‬
‫‪ – 1‬بررسی واندازه گیری زمان دقیق درهرجزء کار و تعیین‬
‫نحوۀ انجام دادن آن ‪.‬‬
‫‪ – 2‬تخصصی کردن کارها در یک مؤسسه و ایجاد سرپرستی‬
‫های جدا گانه ‪.‬‬
‫‪ – 3‬استندرد کردن تمام وسایل کار و تعیین بهترین شیوۀ‬
‫استفاده از آنها ‪.‬‬
 ‫‪ - 4‬تهیه و تشریح الیحۀ وظایف هر یک از کارمندان ‪.‬‬
‫‪ - 5‬تنظیم سیستم پرداخت حقوق ومزد با کیفیت برای کارکنان‪.‬‬