HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EMAILSHIP 05.00.

00
Hotline: 1800 1540
Email: ess.vn@dhl.com

DHL Vietnam Electronic Shipping Solutions Team - 18001540

Name of the presenter
1 Presentation title | Location | xx month 20xx
Biểu mẫu hàng hóa
MỤC 1: TÀI KHOẢN THANH TOÁN CƯỚC:
• Chọn hình thức thanh toán (người gởi, người nhận, bên thứ 3).
• Nhập số tài khoản của bên thanh toán được chọn.
• LƯU Ý: Nếu chọn ‘Người gửi’ thanh toán , số tài khoản phải bắt đầu
bằng 527xxxxxx.
• Thanh toán tiền mặt: Liên hệ ESS hỗ trợ 1800 1540
• Để được tư vấn về dịch vụ bảo hiểm hàng hóa/phạm vi trách nhiệm
mở rộng: Liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng 1800 1530
• Khách hàng có nhu cầu mua dịch vụ phạm vị trách nhiệm mở rộng
cho chứng từ cần gửi. Vui lòng chọn

MỤC 2: THÔNG TIN NGƯỜI GỬI

• Hoàn tất các trường có dấu * (bắt buộc)
• Trường “Thành phố”: không nhập thêm chữ “city”
Ví dụ: Ho Chi Minh/ Ha Noi/…
• Đối với người gửi ở Việt Nam: để trống “Mã bưu điện” , “Vùng phụ
cận” và “Tiểu bang”
MỤC 3: THÔNG TIN NGƯỜI NHẬN
• Hoàn tất các trường có dấu * (bắt buộc)
• Đối với địa chỉ gửi USA, cần chọn thêm tên Tiểu bang.
• Mã bưu điện có thể bắt buộc hoặc không tùy vào nước nhận.
• Để kiểm tra mã bưu điện, bạn truy cập trang http://dct.dhl.com

2 DHL Vietnam Electronic Shipping Solutions Team – 18001540

Biểu mẫu hàng hóa MỤC 4: SẢN PHẨM & DỊCH VỤ
• Ô ‘Kiểu: chọn International Non-Document (gửi hàng hóa) hoặc
• International Document (gửi tài liệu)
• Ô ‘Sản phẩm’: Chọn Express Worldwide
• LƯU Ý: Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ phát xác định thời gian: Express
9:00-10:30-12:00, vui lòng liên hệ Bộ phận chăm sóc khách hàng 18001530 .
MỤC 5: CHI TIẾT HÀNG HÓA

• Chỉ điền thông tin số kiện, trọng lượng/ mỗi kiện.

• Mục Kích thước (Dài – rộng – cao) không bắt buộc.
• Emailship cho phép tối đa 99 kiện hàng trong một lần gửi.
MỤC 6: MÔ TẢ HÀNG HÓA
Nhập nội dung và số lượng hàng (bằng tiếng Anh)
Nếu lô hàng của bạn là tài liệu, vui lòng ghi Document.

MỤC 7: CHỈ DÀNH CHO HÀNG HÓA KHÔNG PHẢI TÀI LIỆU
• Trị giá lô hàng khai báo hải quan: Bắt buộc điền trị giá hàng theo Invoice và
chọn đơn vị tiền tệ quốc tế (USD/EUR..)
• Loại hình xuất khẩu: Nếu bạn chọn Tạm xuất/Sửa-Tái nhập, vui lòng liên hệ
Customer Service 1800 1530 để yêu cầu tư vấn về thủ tục.
• Nơi chịu thuế nhập khẩu:
+ Mặc định ‘Người nhận’ thanh toán.
+ Trường hợp Người gửi/Bên thứ ba (Khác) thanh toán thuế này, bạn vui lòng liên
hệ ESS 1800 1540 để được hướng dẫn thêm và bổ sung ‘Giấy Cam kết trả phí DDP’
MỤC 8: THỎA THUẬN CỦA NGƯỜI GỬI

• Tham khảo điều khoản & điều kiện vận chuyển DHL.
3 DHL Vietnam Electronic Shipping Solutions Team – 18001540• Chọn vào ô ‘Tôi đồng ý’.
Chứng từ hải quan
CHỈ DÀNH CHO LÔ HÀNG GỬI LÀ HÀNG HÓA (NON-DOCUMENT)
MỤC 1-2-3:

Thông tin tự động cập nhật từ trang Biểu mẫu hàng hóa
MỤC 4: HÓA ĐƠN CHI TIẾT
• Nếu gửi hàng phi mậu dịch (tặng/làm mẫu): Proforma Invoice
• Nếu gửi hàng mậu dịch: Commercial Invoice
• Điền số hóa đơn/tham chiếu nếu có
MỤC 5: ĐIỀU KHOẢN VẬN CHUYỂN
• Tùy theo loại hình xuất khẩu, số VAT/GST người thanh toán, tiền
tệ mà bạn đã điền trên trang Biểu mẫu hàng hóa – mục 7, chương
trình sẽ tự động cập nhật lại các thông tin này.
• Điều khoản thương mại: Chọn lựa theo thỏa thuận giao dịch của
người gửi và người nhận.
MỤC 7: MÔ TẢ MẶT HÀNG
• Bắt buộc phải điền thông tin có dấu *.
Bao gồm: Mô tả đầy đủ về hàng hóa (tiếng Anh), Số lượng,
Đơn vị tính, Đơn vị giá trị, Quốc gia nước gốc

• Bấm vào ô để thêm dòng cho việc khai báo.

• Cho phép khai báo tối đa 10 mặt hàng.

4 DHL Vietnam Electronic Shipping Solutions Team – 18001540

Biểu mẫu nhận hàng
HỖ TRỢ NGƯỜI GỬI ĐẶT XÁC NHẬN LẤY HÀNG TỪ DHL
MỤC 1: NGƯỜI GỬI

• Nếu địa chỉ lấy hàng thực tế và trên bill giống nhau, bạn chọn nút

• Nếu địa chỉ lấy hàng thực tế khác địa chỉ trên bill, bạn vui lòng
điền thông tin chi tiết theo dấu *
LƯU Ý:
Trường ‘Số tài khoản thanh toán cước’, bạn phải điền số tài khoản
giống mục 1 ở trang Biểu mẫu hàng hóa.

MỤC 2: CHI TIẾT NHẬN HÀNG

• Chọn ngày nhận hàng, điền tổng trọng lượng, tổng số kiện.
• Chọn thời điểm sẵn sàng để DHL tới nhận hàng. phải sau thời điểm
hiện tại trên máy tính của bạn.

• Chọn thời điểm kết thúc: cách thời điểm nhận hàng ít nhất 1 giờ
• Ví dụ: Hiện tại 14h, bạn có thể chọn yêu cầu lấy
hàng: Thời điểm sẵn sàng: 14h30

Thời điểm kết thúc: 15h30

5 DHL Vietnam Electronic Shipping Solutions Team – 18001540

Sau khi hoàn tất các biểu mẫu Mục Tạo Tài liệu Vận Chuyển: Chọn lệnh này để
eMailship trả về airway bill (ứng với trang Biểu mẫu hàng
hóa)

Mục Yêu cầu nhận hàng: Chọn lệnh này để eMailship trả về
số xác nhận lấy hàng (ứng với trang Biểu mẫu nhận hàng)

Sau đó, nhấn nút Gởi tới DHL, hệ thống sẽ hiện

lên bản thông báo chọn chương trình email mà
bạn đang sử dụng
Chọn Desktop Email/ Default eMail Application và
nhấn Continue nếu bạn dùng email cài đặt trên máy
tính (VD: Microsoft Outlook)

Hệ thống sẽ hiện lên của sổ email với nội dung gửi tới DHL, vui lòng nhấn Send

6 DHL Vietnam Electronic Shipping Solutions Team – 18001540

 Trường hợp bạn sử dụng Webmail
Sau khi điền hoàn tất thông tin, chọn vào ô “ Nhấp chuột vào đây nếu bạn
không có Desktop Mail và không thể kết nối dịch vụ Internet email”
Nhấn Gửi tới DHL
Hệ thống tự động nhảy ra cửa sổ ‘Save file as’ có định dạng (*.xml).
7 DHL Vietnam Electronic Shipping Solutions Team – 18001540
LƯU Ý: Webmail là loại mail mà bạn dùng trình
duyệt web để đọc như Internet Explorer, Firefox,
Chrome. Ví dụ: Yahoo mail, Gmail, Hotmail,…
Đăng nhập webmail của bạn, soạn thư với nội dung như hình trên:
To: emailship@dhl.com
Subject: VN:Shipment and Pickup Request
Đính kèm file .xml vừa lưu, sau đó nhấn Send
Kiểm tra mail sau 5-10 phút để nhận bill và số xác nhận lấy hàng.
LƯU Ý:
Nếu chỉ ‘In không vận đơn’ thì Subject là: VN:Shipment Request
Nếu chỉ ‘Yêu cầu nhận hàng’ thì Subject là: VN:Pickup Request
Cảm ơn