CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN
MỤC TIÊU

Hiểu hệ thống và hệ thống thông tin

Phân loại, nhiệm vụ, chức năng của hệ thống

thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hiểu rõ công cụ lập tài liệu hệ thống

NỘI DUNG

Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán

Công cụ lập tài liệu hệ thống thông tin kế toán

 HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN

A
Khái niệm về hệ thống

B
Hệ thống thông tin

C
Hệ thống thông tin doanh nghiệp

D
Hệ thống thông tin kế toán
KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG

Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận,

thành phần có mối quan hệ với nhau để thực
hiện những mục tiêu chung nhất định

MỤC TIÊU
A

B
C Hệ thống 1.0
1.1 A

1.2
C

B
1.4
Ví dụ: ?
D 1.3

Hình 1.1
HỆ THỐNG THÔNG TIN

Heä thoáng thoâng tin laø heä thoáng do con người thiết lập
nhằm thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ caùc döõ lieäu ñeå cung cấp
thoâng tin höuõ ích cho ngöôøi söû duïng.

Döõ lieäu Thoâng tin

Xöû lyù
thoâng tin Ng.Söû duïng

Thoâng tin: DL ñöôïc xöû lyù, saép
xeáp laïi cho coù yù nghóa phuø hôïp
vôùi ngöôøi söû duïng
Döõ lieäu: laø nhöõng söï kieän,
con soá, hình aûnh…chöa coù yù
nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû
duïng
Ví duï: Hoaït ñoäng nhaäp kho 100 Sp
laø thoâng tin vôùi thuû kho vaø keá toaùn
vaät tö. Laø döõ lieäu vôùi giaùm ñoác (caàn
bieát toång vaät tö nhaäp, xuaát, toàn
Vôùi ngöôøi naøy laø döõ lieäu, vôùi ngöôøi
khaùc laø thoâng tin
6
 HỆ THỐNG THÔNG TIN

Mô hình các thành phần chức năng của hệ thống

thông tin:
Lưu trữ

Đầu vào Xử lý Đầu ra

Người dùng

Thông thường khái niệm HTTT gắn liền với môi trường xử
lý hổ trợ bởi CNTT
HỆ THỐNG THÔNG TIN

Döõ lieäu Thoâng tin

Xöû lyù
Ng.Söû duïng
thoâng tin
Xöû lyù thoâng tin laø
quaù trình: Ví duï.
Phaân loaïi D.lieäu Phieáu xuaát kho chuyeån veà phoøng keá
Phân tích toaùn, ghi soå chi tieát vaät tö, toång hôïp baoù
Toång hôïp D.lieäu caùo xuaát vaät tö, chuyeån baùo caùo cho
Tính toán, ghi giaùm ñoác .
chép, xác nhận…
Thuû Xuaát Keá Xuaát Giaùm
kho haøng A toaùn haøng A ñoác
Quaù trình xöû lyù thoâng
tin taïo doøng thoâng tin:
Thoâng tin gì luaân chuyeån:
Thoâng tin gì luaân
chuyeån? Doøng thoâng tin Töø ñaâu tôùi ñaâu:
Theo höôùng naøo?
8
Mô hình hệ thống thông tin

Cơ sở dữ liệu

Dữ liệu Chuyển hóa Thông tin

Người dùng

Hình 1.3b Moâ hình heä thoáng thoâng tin

 HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

 Là hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có

quan hệ với nhau trong một tổ chức nhằm hỗ trợ
cho các hoạt động chức năng, các quá trình ra
quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung
cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị doanh
nghiệp để thực hiện các chức năng quản trị.
 Các cấp quản lý sử dụng thông tin

 Quyết định các chính sách dài hạn

 Thông tin từ nhiều nguồn, có tính
Chiến khái quát, tổng hợp cao
Quản lý cấp cao
lược
 Quyết định các chính sách
ngắn hạn
 Thông tin tổng hợp và có
Quản lý cấp trung Chiến thuật mức độ chi tiết nhất định

 Quyết định liên

quan đến hoạt
Hoạt động động hàng ngày
Quản lý  Thông tin chi tiết,
cung cấp thường
cấp thấp xuyên
Xử lý nghiệp vụ

11
 HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

 Phân loại thông tin và đối tượng sử dụng

thông tin
Phân loại thông tin

Có cấu trúc Bán cấu trúc Không cấu trúc

Cấp quản lý

Hoạch định chiến lược

Kiểm soát quản lý

Kiểm soát hoạt động

 HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

 Phân loại hệ thống thông tin doanh nghiệp:

 Theo nội dung kinh tế của các quá trình sản xuất
kinh doanh:
• Hệ thống thông tin sản xuất
• Hệ thống thông tin bán hàng
• Hệ thống thông tin nhân sự
• Hệ thống thông tin kế toán
• Hệ thống thông tin tài chính
• ……..
 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

 Phân loại hệ thống thông tin quản lý:

 Theo cấp độ quản lý:
• Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Process
Systems – TPS)
• Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support
Systems – DSS)
• Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support
Systems – ESS)
• Hệ thống chuyên gia (Expert Systems – ES)
 Caáp ñieàu haønh (caáp cao)

ESS Döï baùo Keá hoaïch hoaït Döï baùo ngaân saùch 5 naêm Laäp keá hoaïch
khuynh höôùng ñoäng 5 naêm Laäp keá hoaïch lôïi nhuaän nguoàn nhaân löïc
baùn haøng- 5
ES naêm

Caáp ñoä quaûn lyù (caáp trung)

Quaûn lyù baùn Kieån soaùt haøng Laäp ngaân saùch haøng naêm Phaân tích söï
haøng toàn kho Keá hoaïch Ñaàu tö voán phaân boá lao ñoäng
Laäp keá hoaïch Phaân tích lôïi nhuaän- giaù caû Phaân tích chi phí
DSS Phaân tích saûn xuaát hôïp ñoàng LÑ
Phaân tích chi phí
baùn haøng
Caáp ñoä hoaït ñoäng
Xöû lyùñ.haøng Söû duïng maùy Thu, chi KT taøi chính Tuyeån duïng
X.ñònh giaù moùc Chính saùch Laäp BC thueá Huaán luyeän
baùn Söû duïng VL thanh toaùn cuï  Kieåm toaùn Chính saùch
TPSï Ngh.cöùu TT,
XN kho VL theå v.v löông, thöôûng
khuyeán maõi
v.v v.v v.v
HT TT b.haøng HT TT Saûn xuaát HT TT taøi chính HT TT keá toaùn HT TT nhaân löïc
& T.tröôøng 15
 Hệ thống thông tin kế toán

Mục tiêu Chức năng

DN Kế toán AIS
Thực hiện các Cung cấp các Là 1 hệ thống
hoạt động cung thông tin hỗ trợ
được thiết lập
cấp hàng hóa hoạch định, thực
dịch vụ có giá hiện, kiểm soát, nhằm thu thập, xử
trị cho khách đánh giá các lý, lưu trữ và cung
hàng hoạt động của cấp thông tin kế
DN toán cho người sử
dụng
Hệ thống thông tin kế toán
CÁC THÀNH PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TRÊN NỀN MÁY TÍNH

1. Dữ liệu về doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp

2. Thủ tục và quy định trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ
dữ liệu
3. Phần mềm xử lý dữ liệu: Hệ điều hành, Hệ quản trị
CSDL, Phần mềm kế toán
4. Con ngöôøi: là người dùng hệ thống (trực tiếp hoặc
gián tiếp)
5. Cơ sở hạ tầng CNTT: máy tính, thiết bị ngoại vi,
thiết bị truyền thông, mạng…

6. Thủ tục kiểm soát đảm bảo an ninh, an toàn cho

hệ thống

18
 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Hỗ trợ thực hiện và
quản lý các hoạt động
phát sinh hàng ngày
B

Cung cấp thông Hỗ trợ việc ra các

tin cho các đối A C quyết định quản trị
tượng liên quan
Chức năng
HTTTKT

E D Hoạch định và
kiểm soát
Thiết lập hệ thống KSNB
 Nhiệm vụ của HTTT kế toán
Chứng từ
Ghi nhận dữ Tài khoản
liệu đầu vào Đối tượng chi tiết, đối
tượng kế toán
Thủ tục kiểm soát

Bộ máy
Quy trình
Lưu trữ Xử lý Phương thức

Báo cáo tài chính

Kết xuất Sổ kế toán
thông tin Báo cáo quản trị
 Hệ thống thông tin kế toán
 Đối tượng của HTTTKT: Là nội dung của
quá trình sản xuất kinh doanh

chu trình doanh thu

Tập hợp các chu trình chi phí

Sản xuất
hoạt động
cùng liên quan chu trình sản xuất
đến một nội
Kinh doanh dung của quá chu trình tài chính
trình SXKD
chu trình nhân sự

21
 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

 Phân loại hệ thống thông tin kế toán:

 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp:
• Hệ thống thông tin kế toán tài chính
• Hệ thống thông tin kế toán quản trị
 Phân loại theo phương thức xử lý:
• Hệ thống thông tin kế toán thủ công
• Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công
• Hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường
máy tính
 Hệ thống thông tin kế toán
 Tại sao phải phát triển AIS
Nguyên nhân
Sự PT của DN Sự PT của CNTT

 Hệ thống tồn
tại nhiều vấn
Nhu cầu đề
AIS thông tin
thay đổi
 không đáp
ứng yêu cầu
mới
 Lạc hậu…
Yêu cầu KS, QL Quy định của PL

23
Mục tiêu phát triển hệ thống thông tin kế toán

Cung cấp cho người dùng các thông tin hữu ích
một cách chính xác, kịp thời và đáng tin cậy
Cung cấp cho nhà quản lý công cụ hiệu quả để
kiểm soát và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh
Phù hợp với mục tiêu chung của hệ thống thông tin
quản trị doanh nghiệp
Chi phí phát triển hệ thống thông tin kế toán phải
tương xứng với hiệu quả mang lại
 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

 Chu kỳ phát triển HTTT kế toán

Lập kế hoạch
phát triễn Vận hành,
Phân tích bảo trì
hệ thống hệ thống

Thiết kế Thực hiện

hệ thống hệ thống
 Hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp (ERP)

 ERP là một thuật ngữ được dùng liên

quan đến mọi hoạt động của doanh
nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và
thực hiện các qui trình xử lý một cách tự
động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp
quản lý các hoạt động then chốt.
E: Interprise
R: Resource
P: Planning
 Thành phần của ERP

 Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu

các phân hệ
 Ưu điểm của ERP

 Cung cấp một tầm nhìn tích hợp, tổng thể, tập trung
về tình hình và tình trạng của doanh nghiệp.
Dữ liệu dùng chung chỉ cần nhập 1 lần và truy xuất
trực tiếp (các phân hệ có liên quan đều cập nhật)
Quản trị thuận tiện
Hệ thống kiểm soát tốt hơn do tích hợp nhiều mô
hình, thủ tục an ninh và an toàn dữ liệu
Các thủ tục và báo cáo được chuẩn hóa
Dịch vụ cung cấp cho KH được nâng cao
 Hạn chế của ERP

 Chi phí ban đầu và chi phí thường niên

 Thời gian phát triễn ERP
 DN phải tùy biến quy trình theo yêu cầu và thay đổi
quy trình quản lý theo nguyên mẫu của PM để giảm
chi phí và thời gian  có thể thất bại.
 Phức tạp trong việc tích hợp các hệ thống con
trong ERP
 Chịu đựng áp lực cao.
CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ, LẬP TÀI LIỆU HỆ THỐNG

 Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)

 Lưu đồ (Flowchart)
 Nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động một
cách khoa học, dễ hiểu. Nó thể hiện dữ liệu đầu vào,
xử lý, lưu trữ, thông tin đầu ra và hệ thống kiểm
soát.
 Giúp ích cho người làm kế toán, kiểm toán và các
đối tượng khác trong đánh giá HTKSNB của doanh
nghiệp
 TÌNH HUỐNG:Quá trình thu tiền bán chịu

 Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả
nợ của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và
ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo.
Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển
thông báo trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra
số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu
thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu
theo số thứ tự
Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do nhân viên bán hàng chuyển
đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ
quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào
chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số
hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận
nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng
hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và
chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái.
Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền
cho ngân hàng. 31
 VẤN ĐỀ ĐẶT RA

Những ai tham gia vào quá trình trên

Các chứng từ luân chuyển như thế nào
Phần mềm xử lý ra sao
Đánh giá rủi ro của quá trình
Đề ra các biện pháp kiểm soát, thay đổi quy trình
hoạt động
…….

32
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram - DFD)

Định nghĩa:
 DFD mô tả bằng hình vẽ các thành phần của hệ thống bao
gồm: các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần,
điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu.
 Giúp xác định nội dung, chức năng, trình tự thực hiện các
hoạt động trong hệ thống.
 Đánh giá hoạt động có thực hiện đúng chức năng và đánh
giá rủi ro khi thực hiện hoạt động
 Có nhiều cấp DFD
• DFD khái quát
• DFD cấp 0
• DFD cấp 1
• ……
33
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

Các kí hiệu:
 Có 4 kí hiệu biễu diễn

Hoạt động xử lý Lưu trữ dữ

Dòng dữ liệu Thực thể bên
ngoài, nguồn liệu
dữ liệu và
điểm đến
34
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

DFD khái quát

 Là sơ đồ cấp cao nhất, mang tính tổng quát, mô
tả khái quát nội dung của hệ thống và các hoạt
động bên trong của nó bởi 1 hình tròn, biểu
diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra
(outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên
ngoài hệ thống.
 Đối tượng: các đối tượng thực hiện hoặc điều
khiển các hoạt động (như người, nơi chốn, vật)
 Đối tượng bên ngoài hệ thống: là những đối
tượng chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống
(không xử lý dữ liệu)
35
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

DFD khái quát

Thanh toán Hệ
Nộp tiền NH
Khách hàng thống
thu tiền
bán chịu
Ngân hàng
Tổng hợp
thanh toán
Kế toán
tổng hợp
 DFD khái quát cho biết
• Hệ thống này là gì, làm cái gì
• Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu
36
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

DFD (cấp 0)
 Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ bao gồm các
hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các
hoạt động xử lý đó.
 DFD cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua
các quá trình như thế nào mà không quan tâm
đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu.

37
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

DFD (cấp 0)
Lập giấy
Nhận chuyển
Khách Tiền,
thanh ngân
hàng TB trả tiền toán hàng
1.0 3.0
Thông tin thu tiền
TB trả tiền
Chuyển tiền và
Phiếu thu
Ghi nhận Phiếu thu đã Chuyển tiền
thanh xác nhận
toán
4.0
Đối chiếu
Chuyển phiếu xác nhận Ngân hàng
thu đã xác thanh toán
Kế toán nhận 2.0 38
tổng hợp
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

Phân cấp DFD

 Các quá trình xử lý của DFD luận lý (hình
tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp
 Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo
cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …)
 Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng
hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn
 Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý
chi tiết bên trong của hệ thống

39
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

Phân cấp DFD

Điểm đầu Điểm đầu

2.0
A C
A
1.0
Lưu trữ
Hệ thống
D 3.0
B

Điểm cuối B
Điểm cuối

40
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Phân cấp DFD

Lưu trữ
D I
D
E 1.2
A 3.1.1
1.1 3.1
G
J
H I
F
1.3
3.1.2
1.4 3.2
C
H
D B

41
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Mô tả hệ thống hiện hành bằng DFD

 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả
 Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến
các đối tượng đó
Đối tượng Hoạt động
Khách hàng Trả tiền và thông báo trả
tiền
NV bán hàng Lập phiếu thu x
Ghi số tiền, số hóa đơn…x
…. ……
Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng
….. ……
42
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Vẽ DFD khái quát

 Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2:
• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất,
chuyển hóa. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác
nhận, tính toán, tổng hợp, lập chứng từ…
• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các
đối tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu.

43
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Vẽ DFD khái quát

 Bước 4:
 Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống
 Bước 5:
• Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên
ngoài trên
• Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt
động xử lý của hệ thống hiện hành. (Đặt tên mang
tính khái quát)
• Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng
bên ngoài hệ thống
• Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ
hành động nhận và gửi dữ liệu
44
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Vẽ DFD (cấp 0)
 Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu trong bảng
theo từng đối tượng và trình tự diễn ra các hoạt động
đó.
 Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên
• Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng
thời điểm
• Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm
nhưng khác nơi xảy ra
• Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý
với nhau
• Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình
tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp
 Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm
hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các
hoạt động trong nhóm 45
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

Vẽ DFD cấp 1

 Bước 9:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các
hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý
 Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu
thấy hợp lý
Phân cấp DFD (cấp 2, 3)
 Bước 11:
• Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở
bước 7. Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các
hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn.
• Thực hiện các bước 8,9,10
46
 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

DFD (cấp 0)

Nhận Lập giấy

Khách Tiền, chuyển
thanh
hàng ngân hàng
TB trả tiền toán 3.0
1.0
Thông tin thu tiền
TB trả tiền
Chuyển tiền và
Phiếu thu
Ghi nhận Phiếu thu đã Chuyển tiền
thanh xác nhận
toán
4.0
Đối chiếu
Chuyển phiếu xác nhận Ngân
thu đã xác thanh toán hàng
Kế toán nhận 2.0 47
tổng hợp
Lưu đồ - Flowchart

Lưu đồ

Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử

lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ)
Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức năng
như bán. Mua, nhập xuất…(người thực hiện, các
hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ, trình tự xử
lý, phương thức xử lý, số liên chứng từ)
Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm
soát của hệ thống.
Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời cả khía cạnh
vật lý và luận lý của hệ thống
48
 Lưu đồ - Flowchart

Ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ

Đầu vào Xử lý Đầu ra Lưu trữ Kết nối
Mô tả chứng từ 1 Hoạt động xử lý Hiển thị thông tin Dữ liệu lưu trữ Điểm bắt đầu/kết
liên hoặc báo cáo bằng máy tính trên màn hình bằng máy thúc của lưu đồ

Phiếu thu Tính giá Báo Khách

xuất cáo Dữ liệu hàng

Mô tả chứng từ Hoạt động xử lý Sổ sách Lưu trữ chứng Điểm nối các
nhiều liên thủ công từ dòng dữ liệu trên
Lập N: Lưu theo số 1 trang
Sổ A: Lưu theo
Hóa đơn hóa A
quỹ Alphabet
đơn D: Lưu theo
Nhập chứng từ Kết nối liên lạc ngày Nối sang trang
vào máy (email, internet) khác

N 2
Nhập liệu
49
Ví dụ minh họa LƯU ĐỒ

Quá trình thu tiền

Kế toán tiền Thủ quỹ

A
KH
Phiếu thu Phiếu
Lập
phiếu thu
thu
Ghi sổ Xác nhận, Sổ quỹ
ghi sổ
Phiếu
thu
Phiếu thu Sổ cái,
Phiếu Kế toán
S chi tiết
A thu công nợ
N
50
KH
 TÌNH HUỐNG:Quá trình thu tiền bán chịu

 Khách hàng trả tiền cho nhân viên bán hàng kèm theo thông báo trả nợ của
công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền
thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Nhân viên bán
hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế
toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu
xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại
dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự
Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do nhân viên bán hàng chuyển đến.
Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán
kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý
phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu
đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ
phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng
tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái.
Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho
ngân hàng.

51
 LƯU ĐỒ

 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô

tả
 Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan
đến các đối tượng đó
Đối tượng: Các đối tượng thực hiện hoặc điều khiển các
hoạt động, như người, nơi chốn, vật
Đối tượng bên ngoài hệ thống: Là những đối tượng chỉ
cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ liệu)
Đối tượng bên trong hệ thống: Là những đối tượng của
hệ thống tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu

52
 LƯU ĐỒ
 Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan
đến các đối tượng đó
Đối tượng Hoạt động

Khách hàng Trả tiền và TB trả tiền

Nhân viên BH Nhận tiền + TB trả tiền (TBTT)

Lập phiếu thu X
Ghi số Pthu, số tiền, vào TBTT X
Chuyển PThu + tiền cho thủ quỹ
Chuyển TBTT cho KTpthu
Thủ quỹ Kiểm tra tiền nhận
Xác nhận pthu X
Ghi sổ quỹ X
Lưu chứng từ
Chuyển Pthu cho KTPThu
KT Phải thu Nhận TBTT
Nhận Pthu
Đối chiếu ctừ X
Nhập chứng 53từ X
 LƯU ĐỒ
 Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan
đến các đối tượng đó

Đối tượng Hoạt động

Phần mềm quản lý Kiểm tra hóa đơn, KH X

Ghi nhận thanh toán, giảm nợ phải thu X
In bảng TH thanh toán X
Chuyển bảng THTToán cho KTThợp
Kế toán THợp Nhận bảng tổng hợp

Thủ quỹ Lập chứng từ nộp tiền X

Chuyển NHàng

Ngân hàng Nhận tiền + ctừ nộp tiền

54
LƯU ĐỒ

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong

các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2

• Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển

hóa. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính
toán, tổng hợp, lập chứng từ.
• Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối
tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu

55
 LƯU ĐỒ

 Bước 4: Chia lưu đồ thành các cột

• Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ
• Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các
hoạt động từ trái sang phải
 Bước 5: Xác định các thành phần của từng cột
• Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
• Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển
thông tin từ trên xuống dưới
• Các chứng từ đi vào biểu tượng xử lý sẽ đi ra biểu tượng
xử lý đó

56
 LƯU ĐỒ

 Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

• Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
• Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua
cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc
• Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung
thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)
• Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết
thúc
• Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu
trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý
máy (hình chữ nhật)
• Sử dụng thêm ký hiệu chú thích để giải thích thêm

57
 Thực hành vẽ lưu đồ

Để tuyển dụng một vị trí bị khuyết, các bộ phận có nhu cầu về nhân
sự sẽ điền thông tin vào phiếu yêu cầu tuyển nhân sự. Sau đó, công ty
dựa vào phiếu này, đăng tuyển và phỏng vấn các ứng cử viên. Khi đã
tuyển được nhân viên, bộ phận nhân sự chuẩn bị hợp đồng lao động
thành 3 bản. Họ điền thông tin cả 3 bản này bằng tay sau đó đính kèm
hợp đồng lao động số 3 với phiếu yêu cầu tuyển nhân sự và gửi trở lại
bộ phận có nhu cầu về nhân sự và được thư ký bộ phận này lưu trữ thủ
công theo tên của nhân viên. Hợp đồng lao động bản 1 được lưu tại bộ
phận nhân sự theo tên nhân viên.
Bộ phận nhân sự gửi hợp đồng lao động bản số 2 cho kế toán tiền
lương. Kế toán tiền lương dựa vào hợp đồng lao động bản số 2 để làm
căn cứ tạo một tệp tin tính lương cho nhân viên mới bằng cách nhập
liệu thông tin nhân viên vào máy tính, sau khi nhập xong hợp đồng
lao động bản số 2 theo tên nhân viên tại nơi làm việc của kế toán tiền
lương.