EVENTi

Renginiu vadyba
Vadovas

1
Pagrindimas

Šis Vadovas yra parašytas bendradarbiaujant tokioms organizacijoms, kaip Laisvasis Varnos
Universitetas “Chernorizets Hrabar” – VFU Bulgarija, Regioninis Mursijos Universitetas – FUERM
Ispanija, Klaipėdos valstybinė kolegija – KSC, Lietuva, ir Liverpulio Džono Muro Universitetas,
Jungtinė Karalystė. Kuriant vadovą kiekvienas iš jų gavo patarimų ir nuorodų tiek iš akademinių
organizacijų, tiek iš verslo įmonių. Ši knyga padės apmokyti ir išlavinti personalą renginių
organizavimui, planavimui ir pravedimui.

Autoriai:
Asta Belovienė, Įmonių ir įstaigų administravimo katedros lektorė, turi didelę patirtį ugdymo
proceso vadyboje, bendradarbiavime su įvairių lygių ir socialinių grupių partneriais.

Remigijus Kinderis, Turizmo administravimo katedros lektorius, Klaipėdos “Pajūrio” viešbučio

direktorius, įvairių turizmo plėtros studijų ir projektų autorius.

Filas Viljamsonas (Phill Williamson - FHEA, MSc Events, Cert Ed, DMS, BA), Renginių Vadybos
vyr. Lektorius, turi 12-os metų patirtį dėstant verslą universitetų bakalaurams ir magistrantams,
specializavosi svarbiausiose Anglijos komercinių renginių organizacijose.

Tilcho Ivanov, Prof. Dr., Verslo Ekonomikos ir Vadybos bei Ekonominės Analizės profesorius,
dirba Nacionalinės ir Pasaulio Ekonomikos Universitete bei Varnos Laisvajame Universitete
“Černorizets Hrabar”. Jis įvairiuose turi virš 30-ies metų darbo patirtį ekonomikos sektoriuose.

Carmen Anton Ortin dirba Regioniniame Mursijos Universitete. Universitete ji studijavo

Rinkodarą ir Ryšius su Visuomene bendrovėse ir tarptautinėje prekyboje. 12 metų profesionaliai
užsiiminėjo renginių vadyba ir planavimu.

2
 Turinys

Įvadas 5

1. Skirsnis. Renginių planavimo modeliai 6

1.1 Renginio apibrėžimas 6
1.2 Renginių modeliai ir jų proceso vadyba 9
1.3 Pagrindiniai planavimo klausimai 11
1.4 Suvažiavimų ir konferencijų organizavimas 15
Skaitinių sąrašas
Naudingi internetiniai puslapiai

2. Skirsnis. Sėkmingos strategijos 17

2.1 Strategijos kūrimo procesas 17
2.2 Strategijos turinys 18
2.3 Renginio tikslai 22
Skaitinių sąrašas
Naudingi internetiniai puslapiai

3. Skirsnis. Renginio rinkodara 25

3.1 Rinkodaros aplinka 27
3.2 Renginio rinkodaros maiša (mix) 30
3.3 Rinkodaros strategija
Skaitiniai
Naudingi internetiniai puslapiai

4. Skirsnis. Logistika 37
4.1 Logistikos apibrėžimas 37
4.2 Logistikos modelis 39
4.3 Logistikos vadyba 43
4.4 Logistinis organizavimas 45
4.5 Logistikos operacijų derinimas 45
4.6 Logistinių sprendimų įvertinimo kriterijai 49
Skaitininių sąrašas
Naudingi internetiniai puslapiai

5. Skirsnis. Finansavimas 52
5.1 Įvadas 52
5.2 Biudžetas 55
5.3 Pajamos ir finansavimas 61
Skaitinų sąrašas
Naudingi internetiniai puslapiai

6. Skirsnis. Sveikatos, saugumo ir rizikos įvertinimas 64

6.1 Rizikos įvertinimas – Penkios pakopos 64
6.2 Rizikos kategorijos 64
6.3 Rizikos įvertinimo forma 65
6.4 Pagrindiniai apibrėžimai 65
6.5 Organizavimas 66
6.6 Vykdymo įvertinimas 66
Skaitinių sąrašas
Naudingi internetiniai puslapiai

3
7 Skirsnis. Stebėjimas (monitoringas) ir įvertinimas 72
7.1 Renginio įvertinimo eiga 72
7.2 Kietieji ir minkštieji kriterijai 73
Skaitinių sąrašas
Naudingi internetiniai puslapiai

4
Įvadas
Renginių verslas yra sudėtingas ir dinamiškas dalykas, tokiu būdu šios knygos ir būsimų
interaktyviųjų seminarų tikslai yra skirti tam, kad asmenys dirbantys renginių planavime,
organizavime ir vykdyme užtikrintų:

• Gerą šio verslo teorijos išmanymą ir, dirbant su renginiais, sugebėtų ją pritaikyti
atitinkamoms problemoms spręsti.
• Gebėjimą siūlyti ir taikyti sprendimus problemoms, kurios iškyla planuojant profesionalų
renginį, spręsti.
• Mokėjimą įvertinti asmeninius ir profesionalius sugebėjimus ir, reikalui esant, juos
patobulinti profesinio mokymo sistemoje.

Projekto tikslas
Projekto tikslas duoti galimybę jo dalyviams:

• Mokintis tarpusavyje bendradarbiaujant, kai yra vertinama patirtis ir jie gali tą patirtį kartu
apsvarstyti ir įvertinti.
• Įžvelgti ir suprasti visą eilę teorinių galimybių, kurios galėtų būti pritaikytos tobulinant
praktinį darbą, įgalinant dalyvius geriau atlikti renginio planavimą, organizavimą ir
vykdymą savo pačių organizacijose ir šalyse.
• Lavinti įgūdžius, kaupti žinias ir patirtį renginių planavime, organizavime ir vykdyme,
analizuojant, vykdant veiksmų programas, sudarančias galimybes įtakoti įvykius taip, kad
esančioje situacijoje jie padėtų nukreipti įvykius norima linkme.

Vadovo tikslai
Jo tikslai yra:
• Pademonstruoti atitinkamos teorijos supratimą, kaip ji gali būti naudingai pritaikyta
organizacijoms, kurios norėtų surengti renginį, praktiniam tobulėjimui.
• Išskirti pagrindinius klausimus kylančius rengiant, planuojant ir vykdant renginį bei
išsiaiškinti kokį vaidmenį kiekvienas iš jų vaidina ir ką sprendžia.
• Renginių rengimo plotmėje sekti, stebėti ir vertinti naujų perspektyvų vyksmą ir sekas.
• Sukurti lanksčius ir tvirtus pagrindus, kurie seminaruose užtikrintų akademinio griežtumo ir
vadybos kokybę.
• Tiekti informaciją, reikalingą asmenims ir organizacijoms.
• Pagausinti įgytą patirtį ir žinias tiek atskiriems asmenims, tiek ir jų organizacijoms.

Pagrindimas ir struktūra
Šis vadovas siekia patenkinti šiuolaikinių renginių planuotojų ir organizuotojų poreikius. Jis suteiks
jiems ir visiems, dirbantiems renginių vadybos srityje, būtiną paspirtį.
Vadovas susideda iš skirsnių, kur rasite pavyzdžių veiklų, susietų su atitinkamais šio vadovo
priedais ir papildomais šaltiniai, įskaitant tinklalapius. Vadovo skirsniai sudaro platų vientisą
požiūrį į problemas ir sąvokas, sprendžiamas šiais laikais. Tai duoda knygai pakankamai daug
įvairovės, kad šiuo projektu galėtų pasinaudoti ir privatūs asmenys ir organizacijos. Kiekvieno
pristatymo ar seminaro specialus turinys priklausys nuo dalyvio šalies ir rinkos konteksto. Detalios
pagrindinių klausimų versijos skirsis, kadangi jie yra išdirbti tarnauti toms rinkoms ir poreikiams.

5
 1. Skirsnis. Renginio planavimo modeliai

1.1. Renginio apibrėžimas

Renginio apibrėžimas suteikia mums pradžios tašką. Daugelis apibrėžimų, esančių žemiau, yra iš
akademinių ar praktinių šaltinių, todėl jie suteiks tinkamą apimtį ir aiškumą. Jie gali būti ginčytini,
tačiau praktikams padės labiau susidomėti ir padiskutuoti šia tema.

“Renginiai yra laikini įvykiai... Jie turi tam tikrą trukmę, kuri planuotiems renginiams yra paprastai
nustatyta ir paskelbta”. (Getz 1997, p. 4) Toliau Getzas komentuoja, kad “renginiai yra laikini
dalykai ir kiekvienas jų yra trukmės, aplinkos, vadybos ir žmonių visuma”.

Šios citatos raktažodžiai yra iškalbingi - jie bus detaliau nagrinėjami ateinančiuose skirsniuose. Tuo
pačiu citata pažymi samplaiką ir sąryšius tarp vadybos, laiko, kadrų, lankytojų ir vietos. Viso šito
pagrindas vis tik yra šių išteklių organizavimas ir planavimas.

“Išskirtinis laiko momentas, švenčiamas su ceremonijomis ir ritualais, kad pabrėžtų ypatingą jo

reikšmę” (Goldblatt, 2005). Kalbant apie specialius renginius manoma, kad jie dėl nuomonių
įvairovės neturi standartinio apibrėžimo. O nesant aiškumui, apibrėžimas naudojamas toks, kokį
jam duoda renginio organizatorius ir lankytojas.

1. Ypatingasis arba specialus renginys yra vienintelis arba retai vykstantis renginys, kuris
išeina iš normalios ar eilinės rengėjo ar organizatoriaus programos arba veiklos sferos.
2. Lankytojui arba svečiui specialusis renginys yra galimybė atsipalaiduoti, socialiai ir
kultūringai praleisti laiką, žodžiu, kitaip negu jam duoda kasdienis gyvenimas. (Getz,
1997, p.4)

“Specialieji renginiai yra reiškinys, kylantis iš nekasdienių įvykių, kurie teikia poilsio, kultūros ir
patenkina asmeninius bei organizacinius tikslus ir, kurie skirtingai nei įprasta, duoda galimybę
šviesti, švęsti, pramogauti arba grupei žmonių mesti iššūkį. (Shone & Parry 2004, p. 3)

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Sugalvokite savąjį apibrėžimą. Kokius raktažodžius jūs

panaudosite?
•

6
1 pav. Specialiųjų renginių klasifikavimas. (Šaltinis: Shone&Parry 2004)

2 pav. Renginių tipologija. (Šaltinis: Getz 1997)

7
 Veikla -  Laikas 10 Minučių

Sekant iš Getzo renginių apibrėžimo, kiekvienam iš šių

tipologinių dalių pateikite specifinių pavyzdžių. Pavyzdžiui,
kaip jūs galėtumėte įvardinti tokias kultūrines šventes, kaip:
• festivaliai
• paradai
• religiniai renginiai

Tolesni apibrėžimai:.

• “Svarbiausiais renginiais vadinami renginiai, kurie savo mastu ir žiniasklaidos

susidomėjimu pritraukia dideles mases žmonių, sulaukia žiniasklaidos dėmesio ir
ekonominės naudos” (Bowdin ir kt., 2001, p. 17);

• “Ypatingieji renginiai priklauso tiems renginiams, kurie yra susilieję su miesto dvasia ir
gyvenimo būdu, tad, tapdami vietovės sinonimu, įgyja platų pripažinimą ir išgarsėjimą.
(Bowdin ir kt., 2001, p. 17);

• “Svarbiausieji arba pasikartojantys ribotos trukmės vienkartiniai renginiai išsivystė visų

pirma norint padidinti trumpesniam ar ilgesniam terminui turistinio objekto patrauklumą ir
pajamingumą. Tokių renginių sėkmė priklauso nuo jų unikalumo, prestižo arba momento
svarbos, galinčių sukelti susidomėjimą bei patraukti dėmesį. (Ritchie, 1984, p. 2)

• “Megarenginiai savo mastu ir svarba yra tie renginiai, kurie sutraukia ypač daug turistų,
sukelia žiniasklaidos dėmesį, pakelia objekto prestižą, turi ekonominį efektą vietovės
bendruomenei ar tam, kam jie skirti”. (Getz, 1997, p.6)

• “Megarenginiai yra tokie didžiuliai renginiai, kad jie paveikia ištisas ekonomikas ir yra
aprašomi viso pasaulio žiniasklaidoje. Šiaip tokie renginiai išsivysto kaip konkurencijos
išdava”. (Bowdin ir kt., 2001, p. 16)

8
 3 pav. Renginių klasifikavimas. (Šaltinis: Bodwin ir kt. 2001)

Išvados

1. Specialūs renginiai vyksta nesusietai su įprasta programa.

2. Ypatingieji renginiai pagrindinai yra numatyti kaip aukšto lygio reginiai bendruomenei.
3. Megarenginiai pasiekia milžiniškas lankytojų minias, žiniasklaidos dėmesį, prestižą ir
ekonominį poveikį.
4. Įvairiausi kriterijai gali būti naudojami apibūdinant smulkiuosius renginius.

Papildomi apibrėžimai“ verslinis turizmas ir „MICE“.

Bendrai paėmus, renginių terminologijoje nėra pakankamai žodžių ir terminų, tad “verslo turizmas”
tebėra ginčytinas terminas, apibūdinant tą veiklos sritį, kuri apima suvažiavimus, konferencijas,
parodas ir skatinamąsias keliones (Rogers, 2008). Šis terminas paprastai yra priimtas Europoje, bet
visur kitur pasaulyje (pav.: Australijoje) jis vadinamas “Verslo renginiu”.

Sutrumpinimas “MICE” (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions or Events –

Pasitarimai, Paskatinimas, Konferencijos, Parodos arba Renginiai) taip pat yra naudojamas.
Kanadoje yra paplitęs terminas MC&IT – ( Meetings, Conferences and Incentive Travels) -
Pasitarimai, Konferencijos ir Paskatinamosios kelionės. Šioje šalyje terminija yra sudėtinga ir
kartais būna sunku susigaudyti kokį žodį panaudoti aptariant kai kuriuos šio verslo klausimus.

1.2. Renginių modeliai ir renginių proceso vadyba

Šio skirsnio tikslas yra supažindinti su procesais, susietais su renginių vadyba. Dalyviai susipažins
su teorinėmis renginių vadybos įžvalgomis bei pritaikys jas jų pačių darbo vietose ar renginyje. Tai
duos jiems daugiau supratimo apie pagrindinius renginio vadybininko naudojamus metodus kuriant,
svarstant, planuojant ir vykdant įvairius renginius.

Modelis yra pradinis naudingas veiksmo taškas, kuris gali padėti struktūriškai nubrėžti renginio
plano metmenis. Nėra tokio modelio, kuris tiktų visiems. Pasirinkti ir pasinaudoti tam tikru modeliu
yra vadybininko reikalas, kai jis mato vieną ar kitą modelį kaip naudingą ir suprantamą veiksmą,
kuriuo, apsitarę su kolegomis ar tarpininkais, gali pasikliauti ką nors pradedant arba atmetant.

Šie modeliai ne akmeninė statula - juos reikia išnagrinėti, kad jie galų gale padėtų vadybininkams
susigaudyti nuo ko pradėti. Jie, kaip pagrindinių renginio planavimo klausimų sprendimo vizualūs
pavyzdžiai, padės suformuoti bendrą busimojo proceso vaizdą, kuris, reikalui esant, gali būti

9
padalintas ir į atskiras, ir į tarpusavyje sujungtas dalis. Siūlytina susikurti ir savo pačių renginio
planavimo modelį. Svarbiausia suprasti kas yra geriausia jums ar jūsų organizacijai.

Renginio planavimo modeliai tikrai padeda planuoti. Greitai judančiame įvykių pasaulyje, kur
laikas yra brangus ir jo trūksta, o aplinkui vyrauja konkurencija, svarbu, kad visi esami resursai būtų
veiksmingai išnaudojami, tame tarpe ir laikas, kuriam taip pat reikia vadybos. Planavimas ir
renginio planavimo modelių panaudojimas yra gana didelė paspirtis šiame reikale.

10
 1.3. Pagrindiniai planavimo momentai

Svarbiausi planavimo momentai

• Sėkmingas planavimas užtikrina organizacijos/renginio konkurencingumą.

• Jis sukuria strategijų įsisavinimą ir jį perduoda organizacijai.
• Jis susideda iš nustatymo kur įstaiga yra dabar, kur ji yra geriausiai pasiruošusi
žengimui ateityje, bei kokios strategijos ir taktikos jai laikytis, kad pasiektų šią poziciją.

Planavimo privalumai

• Jis padeda vadybininkams pastebėti ir išspręsti problemas.

• Atkreipiamas dėmesys į atskleistas alternatyvias strategijas.
• Išsiaiškinamos personalo atsakomybės.
• Sumažinamas netikrumas dėl ateities, tokiu būdu sumažėja ir pasipriešinimas pokyčiams.

• “Kadangi kiekvienas specialusis renginys turi unikalią prigimtį, planavimas yra procesas,
kuris privalo pastoviai vykti nuo paraiškos (pradinės idėjos) iki renginio galo (įvertinimo ir
atgalinio ryšio). (Catherwood & Van Kirk, 1992, p. 5)

Tikrai būna, kad renginiai yra rengiami be formalaus planavimo ir vadybinės struktūros. Bet kai
renginiai stambėja, sudėtingėja ir pareikalauja didesnių finansinių, žmogiškųjų, laiko ir patirties
išteklių, tada galima pasinaudoti visomis verslo vadybos teorijomis ir metodais.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Kuo jūs pagrįstumėte nenorą planuoti. Sudarykite priežasčių
sąrašą.

Palyginkite savo sąrašą su kitų. Sudarykite savo sąrašą.

Paklauskite ar tai pateisinamos priežastys ar tik
atsikalbinėjimai. .

Nenustačius iš anksto renginio kriterijų ir tikslų, neįmanoma įvertinti ar jis pasisekė ar ne. Be to,
nėra kito mato, kuris galėtų įvertinti renginio sėkmę. Renginio įvertinimas yra svarbus dalykas.
Išstudijavus tarpininkų, klientų, atstovų poreikius ir pasvarsčius kaip idėją paversti į tikrovę, o galų
gale ir į gerai suplanuotą renginį, nereikia užmiršti sudaryti aiškų tikslų sąrašą. Tai visiškai
įvykdomi dalykai, kurie duos apčiuopiamus rezultatus. Tikslai turi būti nustatyti, suderinti ir
kiekvieno dalyvio suprasti– tai prives prie aiškaus tikslo matymo, suderintų veiksmų ir suvienyto
siekio.

Naudinga angliškas sutrumpinimas šiems tikslams nusakyti yra SMART.

SMART renginių tikslai (Watt 1988, p 11)

• Nustatyti konkrečiam renginiui (angl. Specific to the event);

• Statistiškai išmatuojami (angl. Measurable in statistical terms);
• Pasiekiami arba priimtini dalyviams (angl. Achievable or Agreed by those involved);

11
 • Realūs arba atitinkami turimiems ištekliams (Realistic or Relevant to the resources
available);
• Suderintas laiko atžvilgiu su renginių tvarkaraščiu (Timed around the event schedule).

Veikla -  laikas 10 Minučių

Prisiminkite renginį, kuriame jūs aktyviai dirbote nuo pat

idėjos pradžios.

.................................................................................................
Apsvarstykite ir užrašykite visas jūsų atliktus veiksmų
žingsnius nuo pačios renginio pradžios iki jo užbaigimo.

Palyginkite savo sąrašą su kitų ir su teorija. Jei juose yra

skirtumų, nurodykite jų priežastis.

Veikla -  Laikas 20 Minučių

Sudarykite renginio, su kuriuo jūs gerai susipažinę, ir kuriame
jūs dalyvaujate ar dalyvavote, kontrolinį veiksmų sąrašą.
Įtraukite visas užduotis, kurios reikalavo veiksmo. Jums
reikėtų sugrupuoti įvairias pagrindines veiklas pagal jų
klasifikaciją.

Modelių rinkinys skirtas renginio planavimui yra pateiktas žemiau. Šie modeliai yra akademiniai ir
praktiniai Jungtinės Karalystės, Šiaurės Amerikos ir Australijos specialistų darbai.

12
 4 pav. Renginių planavimo procesas. (Šaltinis: Watt 1998)

5 pav. Renginių planavimo procesas. (Šaltinis: Bodwin ir kt. 2004, adaptuota iš Robins & Coulter 1999)

13
 6 pav. Projekto planavimo procesas vienkartiniams renginiams. (Šaltinis: getz 1997)

7 pav. Renginių planavimo procesas. (Šaltinis: Allen ir kt. 2002, po Getz 1997)

Apžvelkite keturis aukščiau parodytus renginio planavimo modelius.

• Į kokius klausimus jūs atkreipėte didžiausią dėmesį?

• Ar jūs priimtumėte šitokį, ar kurtumėte savo modelį?

14
 1.4. Suvažiavimų, konferencijų organizavimas

Labai svarbu, kad suvažiavimo programa atitiktų visus renginio tikslus. Be abejonės, kiekvienas
renginys skiriasi savo turiniu, vieta, dalyvių sąstatu, trukme, pobūdžiu, stiliumi ir t.t. Ir vis tik
matosi polinkis link verslingumo bei papildomo mokymosi ar tiesiog dalyvavimo.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Pasidaliję į mažas grupes, sudarykite sąrašą klausimų, kuriuos

jūs užduotumėte, norėdami nustatyti renginio tikslą.
•

* Nuoroda: Atsakymų priedai

Kai kurie iš šių klausimų iš pirmo žvilgsnio atrodo lyg ir aiškūs, bet daugiau paskyrę laiko šių
klausimų studijai, jūsų organizacija gautų naudos taupant laiką, koncentruojantis į esmę bei detales,
ir galų gale tai užtikrintų renginio sėkmę ir tai, kad jūs iš naujo imsitės šio verslo.
Organizatoriams reikia daugiau laiko ir dėmesio skirti programos/užsiėmimų kūrimui. Dalyviai ir
galimi partneriai, kilę iš įvairiausių kultūrų, su skirtingu emociniu bagažu, rengiant jų suvažiavimus
ar pasitarimus, reikalauja ypatingo požiūrio.

Dėmesys turi būti skirtas tiek pietų, priėmimų numatymui bei kitiems renginio dalykams,
vykstantiems pagal programą, tiek tiems dalykams, kurie vyksta už pagrindinio suvažiavimo ar
pasitarimo plano rėmų. Jei renginio verslo programa yra sujungta su socialine, tai paskutinioji
pareikalaus iš organizatorių planavimo ir kūrybingumo, kad renginys būtų įsimintinas. Surasti
teisingą derinį tarp pranešėjų ir dalyvių nėra lengva ir reikalauja apmąstymo. Štai kokios dar mintys
siūlytinos verslo srityje:

Penkios naujų pasitarimų “D” (The “Five D’s” of new meetings)

(Copenhagen Convention and VisitorBureau (CVB), 2007)

• Geriau dialogas (pokalbis) negu pasitarimas (Dialogue rather than meeting) ;

• Dalyvių sudominimas ir įtraukimas (Dedication and involvement of participants);
• Formato, dienotvarkės ir aplinkos struktūra (Design of format, agenda, and surroundings0;
• Skaitmeninė sklaida (Digital media);
• Dramatiškas turinys (Dramatizing content).

Tinkamas pranešėjų parinkimas, pasitarimo vadovai yra labai svarbus momentas, bet dažnai
pasitaiko, kad šie dalykai organizatoriams yra primesti vadovybės. Tokiu atveju organizatoriaus
pareiga yra užtikrinti, kad pranešėjai gerai žinotų savo vaidmenis ir suvažiavimo tikslus bei siekius.

• Trumpi pristatymai: atrinkimai, instruktažai, jų sėkmingas ir savalaikis įterpimas į bendrą

programą yra esminis dalykas.

• Socialinė integracija ir sąveika bei nuomonių apsikeitimas mažose grupėse yra labai svarbu. Kuo
didesnį dėmesį skirkite dalyvių tarpusavio bendravimui ir jų aktyviam dalyvavimui.

• Efektyvios priemonės: Jei pasitarime yra įvedami nauji mokymo metodai, tai turi būti atlikta
įgudusių specialistų.

Skaitinių sąrašas
• Bowdin, G. et al (2007) Events Management, 2nd Ed, Elsevier Butterworth-Heinemann, Oxford.

15
• Getz, D (2007) Event studies; Theory, research and policy for planned events.
• Goldblatt, J.J. (2002) Special Events: Twenty-first Century Global Event Management, Wiley,
London.
• Health & Safety Executive (1999) The Event Safety Guide, HMSO, London.
• Health & Safety Executive (1996) Managing Crowds Safely, HMSO, London.
• Rogers, T. (2008) Conferences & Conventions: A Global Industry,(2nd ed) Butterworth
Heinemann.
• Watt, D.C. (1998) Event Management in Leisure & Tourism, Longman, Harlow.

Naudingi tinklalapiai
AEO - Association of Exhibition Organisers. http://www.aeo.org.uk.
AFO - Association of Festival Organisers. http://www.afouk.org.
Eventia – http://www.eventia.org.uk
NOEA - National Outdoor Events Association. http://www.noea.org.uk.

Priedas 1. Suvažiavimų ir konferencijų rengimas

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Pasidaliję į mažas grupes, sudarykite sąrašą klausimų, kuriuos
jūs užduotumėte, norėdami nustatyti renginio tikslą.

Palyginkite jūsų sąrašą su klausimais apačioje.

• Koks yra renginio tikslas: Šviesti? Informuoti? Pardavinėti? Motyvuoti? Švęsti?

• Kokios yra kliento organizacijos esminės vertybės?
• Kas yra apčiuopiami ir neapčiuopiami tikslai? Kiek klientas tikisi gauti už savo sąnaudas?
• Kas yra dalyviai? Kokio jie pobūdžio?
• Ar dalyviai pažįsta vienas kitą?
• Kokia tai misija?
• Kokį įvaizdį nori susikurti klientas?
• Kokį įspūdį turėtų renginys padaryti dalyviams? Kaip turėtų dalyviai jaustis palikdami
renginį ir ką jie išsineštų su savimi?
• Koks procesas turėtų iššaukti atgalinį lankytojų ryšį?
• Ar šis renginys yra rinkos platesnio vystimosi dalis? Kaip jis įkomponuos kliento identitetą?
• Kada vyksta šis renginys? Kokiu metų laiku jis rengiamas?
• Kiek ten bus lankytojų?
• Koks jo biudžetas? Ar pirmenybė teikiama apipavidalinimui, ar turiniui, ar kažkur tarp jų?
• Ar tai pirmasis renginys? Jei ne, tai kokia šio renginio istorija?
• Kokia yra jo komanda? Kas yra jų pagrindiniai bendražygiai?
• Kas yra jų partneriai, rėmėjai, tarpininkai?
• Kur vyksta renginys ir kuo pasižymi vietovės logistika?
• Ko klientas nenorėtų?

16
 2. Skirsnis. Sėkmingos Strategijos

2.1. Strategijos kūrimo procesas

Renginio strategijos įgyvendinimas apima visus veiksnius, kurie apsprendžia jo sėkmę.

Organizuojant bet kokį renginį reikia sekti, kad būtų įvykdyti penki svarbiausi strategijos planavimo
uždaviniai:

8 pav. Penki renginio strategijos uždaviniai

1. MISIJOS FORMULUOTĖS siekis yra pabrėžti renginių tikslą, filosofiją ir vertybes, kuriomis
jie vadovaujasi, bei verslo užmojį.

Misijos formuluotė turi būti:

• Trumpa, aiški, suprantama
• Tikslinga, kryptinga ir esminė.
• Apibrėžianti firmos operacijų apimtį ir sėkmės kriterijus.
• Įkvepianti ir motyvuota, duodanti bendradarbiams priklausomybės jausmą.
• Atspindinti bendrovės strategiją.

Pav: Jūros šventės renginys Klaipėdoje.

Misija: „suteikti įvairiausio amžiaus ir kultūrinių poreikių žmonėms įdomų ir
spalvingą laisvalaikį, surengiant jiems renginių jūrine tema.
Vizija: „šia populiaria švente padidinti ypatingą Klaipėdos uosto įvaizdį ir Lietuvoje, ir
užsienyje”.

2. Du strategijos tipai: finansinis ir strateginis

3. Strategijos kūrimas rezultatų pasiekimui: 5 požiūriai
• Makroekonominė analizė
• Industrinė analizė
• Žaidimų teorija
• Galimybėmis paremta strategijos formuluotė
• Dinamiški sugebėjimai ir evoliucinė galvosena

4. Strategijos įgyvendinimas iš esmės yra administracinė veikla ir susideda iš šių komponentų:

• Organizacijos, galinčios sėkmingai įgyvendinti strategiją, kūrimas.
• Strategiją palaikančio biudžeto sukūrimas.
• Vidaus administracinio palaikymo sistemos sukūrimas.
• Premijų ir paskatinimų įvedimas sąryšyje su tikslais ir strategija.

17
 • Korporatyvinės kultūros diegimas į strategiją.
• Strateginio vadovavimo vykdymas.

5. Strateginės vadybos užduočių vykdymas yra nuosekli atsakomybė. Vadybininkai privalo

pastoviai vertinti darbą, sekti reikalų padėtį, spręsti kaip aplamai sekasi.
Organizacijos ilgalaikės krypties pakeitimas.
• Verslo peržiūrėjimas
• Vykdomų tikslų pakėlimas arba pažeminimas
• Strategijos pakeitimas
• Strategijos įgyvendinimo gerinimas

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Sukurkite tradicinės jūsų miesto šventės misiją ir viziją..

2.2. Strategijos turinys

Kaip ir daugelyje verslo ir gyvenimo veiklų, svarbu yra užduoti sau keletą klausimų prieš
kuriant renginio strategiją. Svarbiausieji klausimai turi gauti aiškius atsakymus kas darytina,
kodėl būtent šitaip, kad taptų aišku ar renginys yra įgyvendinamas ar ne. Reikėtų eiti nuo
paprasčiausių klausimų link sudėtingiausių, kuriuos galima būtų panaudoti dar rimtesniems
renginiams. Anot Sonderio (Saunder) kai kurie jų skamba šitaip:
• Pirma, kodėl mes turėtume organizuoti šį renginį?
• Ar tai geriausias būdas kaip pasiekti ko mes norime?
• Kokį tiksliai pavidalą įgaus mūsų siekiamas renginys?
• Ar yra pasirinkimas? Jei taip, tai ką mes išsirinksime?
• Kada planuojame rengti šį renginį?
• Ar tai suderinome su savais žmonėmis?
• Ar sutarėte su televizija ir suderinote su renginių kalendoriumi?
• Kur jūsų renginys vyks?
• Ar tikrai turite tam tinkamas sąlygas?
• O gal galėtų būti surengtas kur kitur tinkamesnėje vietoje?
• Ar vieta, kurią mes pasirinkome, atitinka visiems mūsų poreikiams?
• Kokiu būdu mes tai pasieksime?
• Ar galima pasinaudoti renginio mechanizmais, kurie užtikrintų jo sėkmingą užbaigimą?
• Kiek renginio organizacija kainuos?
• Iš kur paimsime tiek pinigų?
• Kas viso to imsis?

18
 • Kas bus lankytojai?
• Kas bus žiūrovai?
• Kas jame dalyvaus?
• Kas mokės?
• Ar žiniasklaida susidomės?
• Ar rėmėjai susidomės?
• Ar politikams ir valdžiai tai patiks?
• Kiek tokių renginių yra?
• Koks mūsų sekantis žingsnis?
• Nuo ko pradėsime?

Panašūs klausimai užduoti I. Pereverzino, Sporto Renginių Vadybos Menas autoriaus (p. 195).

Kodėl?
Tai pagrindinis klausimas, iškylantis sporto ir poilsio renginio rengėjams. Jei nėra aiškios
priežasties ir nėra lygiagrečių tikslų, tada renginio nereikia. Kam jį rengti tik todėl, kad toks jau
buvo prieš metus arba tik todėl, kad jis pažymėtas mūsų kalendoriuje? Būtų gaila prarasto laiko, tad
geriau jį užmiršti.

Kokį?
Nutarus, kad renginį tikrai apsimoka rengti, iš karto reikia nuspręsti kokio pavidalo jis bus. Ar jis
skirtas tam tikro amžiaus žmonėms? Jei taip, tai kaip jį jiems aplamai pritaikyti? Kiekviena renginio
detalė turi būti kruopščiai išdirbta ir iki galo įvykdyta. Netikęs renginys yra toks pat blogas kaip ir
renginys be priežasties.

Kur?
Tinkamos renginiui vietos ir aplinkos parinkimas yra labai svarbus momentas. Būtinai reikia, kad
renginio metu dirbtų medikai, būtų atskirų tuščių patalpų ypatingiems atvejams ir taip toliau. Iš
anksto turi būti išdirbta visa eilė sąlygų, kurių privaloma laikytis.

Kada?
Renginio laikas yra nulemtas daugelių objektyvių priežasčių. Kad sukeltų didesnį publikos
susidomėjimą ir kad renginys nesutaptų su kitu renginiu tiek vietinėje erdvėje, tiek ir nacionalinėje
bei tarptautinėje, reikia gerai išstudijuoti kalendorius ir įsitikinti, kad šiuo atžvilgiu viskas yra
tvarkoje.

Kam?
Tai taip pat esminis klausimas, nes jei žmonės renginiu nesidomi, nėra prasmės jo rengti. Renginio
tikslas gali būti surinkti pinigų ar sukelti jo populiarumą liaudyje, todėl bendrumo veiksnys
neišvengiamas, jei norima, kad renginys patrauktų visų dėmesį. Kitaip visi planai žlugs. Gali
atsitikti, kad renginys yra organizuojamas ne masėms, o patiems organizatoriams arba politikams,
netgi tokiu laiku, kai tokie renginiai nerengiami. Kai dalyvauja rimta vartotojų grupė, renginį rengti
apsimoka.

Kieno globoje?
Tai aktualu, nes renginys gali būti sėkmingai surengtas tik stiprios grupės organizatorių. Šis darbas
reikalauja didelių sugebėjimų iš organizatorių pusės, nesvarbu ar jiems už tai mokama ar ne.
Nesėkmės rizika visada yra - ypač rengiant sportinius renginius, kai pati sporto organizacija neturi
patirties arba įgudusių šios srities vadybininkų. Žmonės turėtų išmesti iš galvos mintį, kad jie
sugebės suorganizuoti tarptautinį Europos arba Britanijos Sandraugos čempionatą tik todėl, kad
jiems pasisekė renginys vietinėse žaidynėse. Be abejonės, yra galimybė nusipirkti tokias paslaugas,
bet tai per brangiai kainuos, todėl šis klausimas turi būti rimtai apmąstytas dar iki biudžeto
svarstymo. Taigi, jei neturite patyrusių organizatorių, šią idėją meskite iš galvos.

Kas žiūrės?
19
Tarp tų, kurie susiję su sportu, yra nusistovėjusi nuomonė, kad jei renginys surengtas, tai visi
strimgalviais į jį puls. Deja praktiškai taip nėra. Išskyrus didžiausius sporto renginius kaip UEFA
taurės žaidynes arba Euroviziją, dalyvių skaičius nėra didelis. Tiesą sakant, didžiąją dalį galimų
dalyvių atbaido per aukštos renginių bilietų kainos.

Kiek tai kainuos?

Tai yra labai svarbus klausimas, kuris kartais nebūna pakankamai kruopščiai ištirtas. Pirmoje vietoje
turi būti nustatomos visos galimos išlaidos ir tai, ar galimi pajamų šaltiniai aiškiai atitiks planą.
Nesugebėjimas iš anksto sudaryti išsamaus biudžeto yra rūpesčio ir galimos nesėkmės receptas.
Labai svarbu būti pesimistiškai nusiteikusiam dėl pajamų ir realistiškai dėl išlaidų.

Kas vadovaus?
Ar egzistuoja toks žmogus ar grupė žmonių, kurie gali vadovauti organizacijai vedant ją link šio
svarbaus įsipareigojimo – siekti, suorganizuoti, suplanuoti ir įgyvendinti renginį? Netgi natūralioje
vadovavimo sportui aplinkoje nėra lengva surasti vadovą, turintį suburtą efektyvią komandą, kuri
galėtų dirbti nepaisant nepaprasto streso atsirandančio renginio metu.

Kas mokės?
Sporto renginių finansavimas labai dažnai yra sudėtingas dalykas, ypač didesnių renginių, kur gali
būti ypatingai sunku surasti reikalingų pinigų jų įgyvendinimui. Todėl labai svarbu, kad prieš
imantis bet kokio projekto, pirmiausia reikia išsamiai nustatyti biudžetą taip, kad būtų tiksliai
nustatytos visos išlaidos bei nusakyti tikslūs metodai, kaip jas padengti. Nemažai renginių praeityje
žlugo, nes iš anksto nebuvo imtasi realaus biudžeto sudarymo.

Pavyzdžiui, yra įprasta manyti, kad finansavimą galima surasti, ir tada, kai tai padaryti ypač
sudėtinga arba neįmanoma. Pats daugelio sporto renginių pobūdis gali nebūtinai būti patrauklus
rėmėjams, todėl pasikliauti tokiomis pajamomis būtų kelias į nesėkmę. Yra tokių žmonių, kurie
noriai gali paremti renginį, tai būtų vietinė valdžia, savanorių grupės ir kiti suinteresuoti asmenys,
tačiau pats svarbiausias dalykas yra tai, kad šie potencialūs finansavimo šaltiniai būtų aiškiai
nustatyti ir užtikrinti iš anksto.

Veikla -  Laikas 45 Minutės

Grupinis praktinis darbas. Komandos po 4-5 narius. Parengti
savo miesto tradicinio renginio strategiją.

Atsižvelgiant į renginio rūšį ir apimtį, skirtingiems strategijos elementams priskiriamas

skirtingas svarbumo laipsnis. Ypatingai, jei norime sulaukti renginio sėkmes, reikia įvertinti
strateginius galimos sėkmės veiksnius: renginio tikslo nustatymas ir prekybinio ženklo sukūrimas;
tikslinių grupių nustatymas ir galimybių, esančių rinkoje, analizė; kainų, produkto ir paskirstymo
politikos nustatymas; pardavimų sistemos, ryšių, reklamos galimybių panaudojimas; darbo su
visuomene priemonių nustatymas; galimų renginio rėmėjų nustatymas. Čia labai padeda kontrolinės
lentelės, kuriose yra pagrindinių idėjų, skirtų kūrybiškai paremti renginio pravedimą, rinkinys ir
šaltiniai,.

20
 Kaip pavyzdžiui (Halcbauer, Event management, psl. 237):

Sėkmės faktoriai Pradžia:

Būsena:
Atsakingas: Pavaduotojas:
Sėkmės faktorių nustatymas:
Tema Rezultatas Kas Kada
Tikslai
Tikslinės grupės (sudėtis)
Renginio pavadinimas (prekinis ženklas)
Renginio rūšis, priežastis
Šūkis
Logotipas
Suinteresuotos šalys
Rinkos galimybių analizė
Rinkodaros strategija, įskaitant:
• Produktą (pravedimo vieta, programa,
maitinimas, aptarnavimas ir t. t.)
• Kainos (įėjimo kaina, kaina maistui ir
gėrimams ir t. t.)
• Platinimas (kvietimai, įėjimo bilietų
pardavimas ir t. t.)
• Komunikacija (reklama, agitacija,
darbas su visuomene ir t. t.)
Rėmimas
Strategijos organizavimas ir realizavimas
Valdymas/kontrolė
Baigiamoji ataskaita
Įvykdyta: Pastabos:

Užpildykite „X“ renginio pasirengimo lentelę

Sonderis (Saunder)
Renginio lentelė
Renginys:_________________
Data:_____________________
Laikas:___________________
Vieta:____________________
Žmonių skaičius:
Patalpa: (turima informacija)
Vietų skaičius salėje:
Apipavidalinimas:
Prekybos vietos:
Muzika:
Pramoginė programa:
Reikalavimai:
Ryšiai:
Artistai:
Informacija:
Išlaidos:
Valgiai ir gėrimai:

Vadinasi galima daryti išvada, jog renginio strategija yra sudėtine daugelio strategijų suma,
kurią galima pavaizduoti taip:

21
 9 pav. Renginio strategija kaip daugelių strategijų suma.

2.3. Renginio tikslai

Nesuvokus renginio tikslo (o tai ir yra strategija), negali būti sukurti to tikslo pasiekimui keliai (pav.
X)

10 pav. Renginio tikslai. (Šaltinis: Watt 1998)

Daugelis renginių nepasiseka tik todėl, kad buvo netiksliai nustatyti tikslai, t. y. tiksliai neapibrėžta,
kam skirtas renginys, jo tikslinės grupės; kokie tos grupės interesai; apie kokio renginio rūšį eina
kalba bei jo turinys - kuo skiriasi šis renginys nuo visų kitų, kas daro jį išskirtiniu ir panašiai.
Apart bendros priežasties, bet koks renginys privalo turėti ir savo tikslus. Jų turėtų būti apie tris –
penkis; jie turi būti aiškūs ir išdėstyti taip, kad galėtume įvertinti savo renginio pasisekimą jam
pasibaigus.
Tikslai turi būti (Yeoman, Festival and events):
• tikslūs
• išmatuojami
• sutarti
• suprasti
• aiškūs
• pasiekiami
• realūs
• paprasti
• nedviprasmiški
• apibrėžti laike.

Jeigu patikrinsime šį sąrašą, mes turėsime tikslus, pagal kuriuos galėsime įvertinti savo renginį, kai
viskas bus baigta. Tai mums labai padės konstruktyviai ir planingai dirbti, kad būtume teigiamai
įvertinti po renginio, visa tai turės įtakos dar geresnių renginių organizavimui ateityje.
Tikslai taip pat turi būti išmatuojami. Naudinga tikslus išskirti į kokybinius ir kiekybinius.
• Kokybiniai tikslai: lankytojų pasitenkinimas, aplinka, atmosfera;
• Kiekybiniai tikslai: lankytojų skaičius, prekių apyvarta, pelnas.

Kiekybiniai tikslai, tokie kaip lankytojų skaičius, lengvai apskaičiuojami. Kokybiniai rodikliai,
tokie kaip pasitenkinimas maistu ir aptarnavimu, gali būti matuojami, pavyzdžiui, pagal gautų
skundų skaičių; daugelyje renginių tikslinga atlikti apklausas (apklausinėjimų forma). Jeigu jų
pagrindu sekantiems renginiams bus įmanoma nustatyti optimalią paklausą vienoms ar kitoms

22
paslaugoms, reiškia, kad investicijos jiems bus pateisintos. Rėmėjai taip pat suinteresuoti tuo, kad jų
pastangų sėkmė būtų išmatuota ir įvertinta.

Veikla -  laikas 45 Minutes

Suformuluokite pramoginio renginio, pvz. „Miesto šventės“
tikslus, išskirkite juos į kokybinius ir kiekybinius.
•

Keliami tikslai, kuriuos būtina nustatyti ir pasiekti, priklauso nuo renginio rūšies. Rekomenduojama
naudoti kontrolinę lentelę : (Halcbauer, Event management p. 60)

Tikslų nustatymas Pradžia:

Būsena:
Atsakingas: Pavaduotojas:
Tikslų nustatymas ir sėkmės matavimo metodai:
Tema Rezultatas Kas Kada Nr.
Tikslinė grupė, tame tarpe:
Geografija (miestas/priemiestis)
Amžius
Lytis
Pajamos, išsilavinimas, profesija
Šeimyninė padėtis
Veiklos sfera (maitinimas, žinybos,
masinio informavimo priemonės)
Lankytojų skaičius, renginio eiga,
lankymosi pasiskirstymas pagal laiką
Prekių apyvarta
Biudžetas
Pajamos/pelnas/rezultatas
Kontaktai su žiniasklaida ir kitomis MIP
Lankytojų pasitenkinimas
Tikslo pasiekimo išmatavimo būdai (pvz.:
lankytojų srauto nustatymas skaičiavimo
būdu; prekių apyvartos, pelno duomenų
apdorojimas; rinkos konjunktūros tyrimai;
spaudos medžiagos atranka ir t. t.)

Įvykdyta: Pastabos:

23
Praktinis darbas skirtas mažam Lietuvos miesteliui (pvz. Kretinga), nes paprastai yra didelė
socialinė atskirtis tarp didžiųjų Lietuvos miestų ir miestelių. Tam, kad miestelyje pagyvintų
visuomeninę veiklą, plėsti rekreacinių paslaugų spektrą, siūlome tokį pavyzdį:

Renginio forma

Renginio strategija

Renginys: ______________________ Data:

______________________
Laikas: ______________________ Vieta: ______________________

Koncepcija: Kas per renginys?

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
_____________________

Kodėl organizuojame šį renginį?

 Pakelti Kretingos reputaciją/prestižą tarp tikslinių lankytojų
 Parodyti, kad šioje vietoje Kretinga yra vertingas dalykas
 Stiprinti ryšius su rėmėjais ir svarbiais asmenimis
 Užmegzti ryšius su įtakingaisiais ir svarbiais asmenimis
 Informuoti lankytojus apie tam tikrą vietą
 Skatinti lankytojų pasididžiavimą ir dalyvavimą
 Iššaukti liežuvavimą apie mūsų “kietumą”
 Kita___________________________________________________________________
________

Kas mūsų lankytojai?

 Buvusieji studentai  Personalas
 Patikėtiniai  Žiniasklaida
 Garbingi svečiai  Valstybės pareigūnai
 Perspektyvus/dabartiniai rėmėjai  Universiteto draugai
 Studentai  Įtakingieji
 Tėvai  Korporacijos/Fondai
 Fakultetas  Kita:
___________________________

Koks renginio tonas?

 Neformalus
__________________________________________________________________
 Formalus
__________________________________________________________________
 Kitoks:
__________________________________________________________________

Ko tikslų siekiama? (Matavimas)

 Lankymas ___________________________________________
 Atgalinis svečių ryšis ___________________________________________
 Kontaktai su rėmėjais ___________________________________________
 Rėmėjų dovanos ___________________________________________
 Kita ___________________________________________

24
Kokių tikslų siekiame? (Išdėstykite pagal svarbumą)
 _________________________________________________________________________
________
 _________________________________________________________________________
________
 _________________________________________________________________________
______
 _________________________________________________________________________
________

Kokias strategines temas galėtume įtraukti į programą?

 Dailę ir humanitarinius mokslus
 Biotechnologijas/biologiją
 Infotechnologijas
 Įvairias temas
 Pounversitetines studijas
 Aplinkosaugos studijas ir tyrinėjimus
 Regioninį ekonominį poveikį
 Technologines įvairenybes

Koks vaidmuo yra universiteto-šeimininko ir pareigūno (prez., rektoriaus, VP, ir t.t.)?

 Pranešėjas  Svečias
 Tarpininkas  Nedalyvauja
 Sveikintojas  Kitkas:
____________________
Bazinė dienotvarkė:
Laikas – Universiteto personalas renkasi ir pradeda _________
Laikas – Atvyksta svečiai _________
Laikas – Prasideda programa (nagrinėti nuo čia) _________
Laikas - Baigiasi programa _________
Laikas - Universiteto darbuotojai skirstosi _________

Teisinga įvertinkite:

 Nurodykite savo tinklalapį:

 Kvieskite Vardenį Pavardenį:

3. Skirsnis. Renginio Rinkodara

3.1. Rinkodaros Aplinka

Organizacijos sėkmė yra įtakojama veiksnių, veikiančių kaip iš išorės, taip ir iš vidaus. Organizacija
gali pagerinti savo rezultatus, priimdama tokią strategiją, kuri nukreips tuos faktorius savo naudai.
Gerai išmananti organizacija ne tik supranta veiknius, bet ir numato jų tolesnę kaitą, tokiu būdu
pasinaudoja aplinkos, kurioje jie dirba, pasikeitimais sau į naudą.

25
 11 pav. Rinkodaros Aplinka. (Šaltinis:
http://www.marketingteacher.com/Lessons/lesson_marketing_environment.htm)

Rinkodaros aplinka supa ir įtakoja organizaciją. Rinkos aplinkybes apsprendžia trys pagrindinės
perspektyvos: makroaplinka, mikroaplinka ir vidinė aplinka.

Mikroaplinka.
Ši aplinka įtakoja organizaciją tiesiogiai. Tai tiekėjai, kurie veikia tiesiogiai ar netiesiogiai,
vartotojai ir klientai ar kitokie vietiniai tarpininkai Pats žodis „mikro“ lyg reikštų mažą, tačiau tai
apgaulinga. Šiame kontekste „mikro“ pažymi ryšius tarp firmų ir varančiųjų jėgų, kurios
kontroliuoja šiuos ryšius. Tai daugiau vietiniai ryšiai, kur firma gali daryti savo įtaką.
Mikroaplinkos faktoriai yra vidiniai veiknisi, kuriuos organizacija gali kontroliuoti.

Makroaplinka.
Į ją įeina visi faktoriai, kurie gali įtakoti organizaciją, tačiau ji negali jų tiesiogiai kontroliuoti ar
valdyti. Aplamai bendrovė negali įtakoti įstatymų (nors yra priimta, kad jos gali įtakoti valdžią arba
tapti profesinių sąjungų organizacijų dalimi). Ji pastoviai keičiasi, lanksčiai dirba, kadangi jai reikia
prisitaikyti prie aplinkybių. Pasitaiko ir agresyvi konkurencija. Globalizacija reiškia, jog pastoviai
egzistuoja gaminių pakaitalai ir nauji varžovai. Makroaplinka taip pat kaitaliojasi, tad kiekvienas
rinkos dalyvis stengiasi išsilaikyti per kultūrą, politiką, ekonomiką, technologijas.

PEST veiksniai – angliškas veiksnių pirmųjų raidžių trumpinys (Political, Economical Social and
Technological). Tai išorinės jėgos, kurių veikimo faktorių organizacija tiesiogiai kontroliuoti negali.

Vidinė aplinka.
Visi veiksniai, veikiantys organizacijos viduje yra vadinami vidine aplinka. Bendrai juos vadina
“penkiais M” nuo angliškų visiems suprantamų žodžių Men, Money, Machinery, Materials and
Markets. Vidinės aplinkos kaitos valdymas, yra toks pat svarbus kaip ir išorinės. Tokiu būdu turėtų
būti du rinkos aplinkos tipai – mikro ir makro.

26
 12 pav. Marketingo aplinkos tipai (Šaltinis: Leonard F. Holey, CAE, CMP 2002).

Veikla -  Laikas 10-60 Minučių

1. Kodėl turėtume susirūpinti, jei mažai kontroliuojame makroaplinką?
•
•
•
2. Kodėl dviejų tipų renginių organizacija – viena valstybinė, kita privati - turėtų
būti skirtingai įtakojama politinės aplinkos?
•
•
•
3. Išnagrinėkite trimis lygiais – vietinio, nacionalinio ir globalinio ,- pasirinktos
paslaugų organizacijos PEST’o veiknius.

Vietinis Nacionalinis Globalinis

Politiniai
veiksniai
Ekonominiai
veiksniai
Technologiniai
veiksniai
Sociokultūriniai
veiksniai

3.2 Renginio rinkodaros samplaika

Paslaugų rinkodaros samplaika apima 7 “P”. Tai yra:

• Produktas (Product);
• Kaina (Price);
• Vieta (Place);
• Reklama, agitacija (Promotion);
• Žmonės (People);
• Procesas (Process);
• Fizinis akivaizdumas (Physical evidence);

27
 13 pav. Renginio rinkodaros samplaika (Šaltinis: www.smartdraw.com)

Renginio produktas – Jis turi pateikti klientui vertę, bet tuo pačiu laiku neturi būti juntamas. Iš
esmės, jis dalyvauja įdiegiant naujus produktus arba keičiant esamus. Produkto Elementų
Vadybininkai turi atrinkti centrinio produkto elementus ir eilę pridėtinių paslaugų elementų, kurie
supa pirmąjį, ir remdamiesi tuo, ko siekia vartotojai, juos pateikti. Produktų elementai: visų
paslaugų komponentai, kurie sukuria vartotojams vertę. Tai gali būti renginio programa, transportas,
patalpos, pasitarimai…

Kaina – Ji privalo būti konkurencinga ir nešti pelną. Kainų strategija apima nuolaidas, naudingus
pasiūlymus ir taip toliau. Renginio paslaugų vadybininkai pripažįsta, ir tai daro, kad kainos būtų
kuo žemesnės ir klientas, pirkdamas prekę ar paslaugą, nepatirtų per didelių išlaidų, laiko
praradimo, fizinės įtampos ir neigiamų emocijų.

Vieta – Tai yra vieta, kur klientas gali pirkti produktą ir kur tas produktas patenka. Tai daroma
įvairiais kanalais: Internetu bei didmenininkų ir mažmenininkų pagalba. Vieta: vadybininkų
pasiruošimas kur, kada ir kaip pateikti paslaugas vartotojams. Jų poreikiai yra tapę svarbiais
faktoriais paslaugų teikimo strategijoje. Renginių vietos gali būti viešos ir neviešos, masinės,
privačios, po atviru dangumi ir po stogu.

28
Reklama – Jokia rinkodara neapsieina be veiksmingos viešųjų ryšių programos. Šis komponentas
vaidina tris svarbius vaidmenis: teikia reikalingą informaciją ir patarimą, įtikina vartotoją apie
specifinio produkto vertę, ir skatina jį tam tikru laiku tuo pasinaudoti. Paslaugų rinkodaroje didžioji
dalis reklamos iš esmės yra švietėjiška, ypač naujiems vartotojams. Renginio bendrovėms prisieina
juos supažindinti su savo paslaugų naudingumu, kur ir kada jas galima gauti, kaip efektingai
dalyvauti šiame paslaugų procese. Informacija gali būti perduota asmenimis pardavėjų, išnešiotojų
arba žiniasklaidos priemonių, tokių kaip TV, radijas, laikraščiai, žurnalai, skelbimai, skrajutės ir
tinklalapiai, pav. (http://www.upas.lt/; http://www.jurossvente.lt/)

Žmonės – Žmonės yra visi: vartotojai, tarnautojai, vadovybė ir bet koks dalyvis. Kiekvienam reikia
būtinai įsiminti, jog renginio, su kuriuo jūs užsiimate, reputacija yra visų rankose. Dauguma
paslaugų priklauso nuo tiesioginių tarpusavio ryšių tarp klientų ir bendrovės darbuotojų (kaip
apsikerpant ar valgant restorane). Šių ryšių charakteris smarkiai įtakoja kliento supratimą apie
paslaugų kokybę. Vartotojai dažnai sprendžia apie paslaugos kokybę per paslaugos tiekėjo
įvertinimą. Sėkmingai dirbančios paslaugų bendrovės daug dėmesio skiria personalo ugdymui,
lavinimui, motyvacijos kėlimui, ypač tų – bet ne išskirtinai – kurie tiesiogiai kontaktuoja su
vartotojais.

Procesas – Tai liečia paslaugų teikimo metodus ir veiksmus, tad yra svarbu gerai žinoti ar
paslaugos, kurios teikiamos visiškai patenkina vartotojus, ar viskas vyksta laiku, ar jie yra
informuojami apie jiems svarbius dalykus. Kuriant ir teikiant produkto elementus vartotojams
reikalaujama planavimo ir atitinkamų procesų efektyvumo. Procesas reiškia metodus ir sekas,
kuriuose vyksta paslaugų sistemų darbas. Blogai suplanuotas procesas suerzins vartotoją dėl lėtų,
biurokratiškų, neefektyvių paslaugų teikimo. Panašu, kad blogai organizuotas procesas neįgalina
pilnai atsiduoti darbui, ypač pirmaeiliams darbuotojams, tad rezultatai gaunasi žemi, kurie veda
prie nesėkmių..

Fizinis akivaizdumas – Tai liečia produkto arba paslaugos naudojimo praktiką. Kai paslauga
pereina pas vartotoją, yra svarbu jam padėti išsiaiškinti ką pirkti ir ko ne. Pavyzdžiui, tam dalykui
tinka skrajutės, brošiūros ir t.t. Pastatų išvaizda, kraštovaizdis, mašinos, vidaus apstatymas,
personalas, ženklai, spaudiniai ir kitos vaizdinės priemonės tarnauja kaip akivaizdus bendrovės
darbo stiliaus ir kokybės atspindys. Paslaugų bendrovės turi parodyti savo veiklos fizinį
akivaizdumą, kad, per kokybės įspūdį, jis giliai paveiktų vartotojų sąmonę. Paslaugų sektoriuje, kur
fizinis akivaizdumas ne toks ryškus, kaip pavyzdžiui draudimas, reklamų biuras, daugiau yra
naudojami prasmingi simboliai. Pav. skėtis gali reikšti apsaugą, tvirtovė saugumą. (Lovelock Ch..,
Wright L., 1999).

Veikla -  Laikas 10 -60 Minučių

1. Pasirinkite renginių organizavimo bendrovę, su kuria jūs esate susipažinę, ir
parodykite, kaip yra šioje bendrovėje pritaikytas kiekvienas integruotos paslaugų
vadybos elementas iš “septynių P”.
•
•
•
2. Duokite pavyzdžių kaip kompiuteris ir telekomunikacijos pakeitė bendrovės,
kuria jūs naudojatės profesionaliame ir asmeniniame gyvenime, paslaugas.
•
3. Kodėl laikas yra toks svarbus renginio organizavime?
•
•
4. Sukurkite renginio paslaugos produktą sportiniam ar kultūriniam festivaliui.
•

29
 3.3. Rinkodaros Strategija

Rinkos tyrinėjimas. Anksčiau mes mokėmės, kad pagrindinis rinkodaros septynių „P“
komponentas yra rinkos analizavimas. Prieš sėkmingai projektuojant renginį, svarbu išskirti
lankytojų, dėl kurių ši rinkodara yra vykdoma, siekius, viltis ir lūkesčius. Renginys gali būti
originalus produktas – istorinis, tradicinis, kasmetinis – bet jo rinkodara yra būtina. Kruopščiai
tyrinėdami rinką, renginio tyrėjai joje pastebės tendencijas ir atitinkamai sureaguos į jas, kol
nedideli pokyčiai nepavirto į didelius. Keičiantis demografijai, skoniams, pageidavimams ir
problemoms, rinkodara turi visais įmanomais metodais, naudojamais reklamoje ir pačioje
rinkodaroje, reaguoti į kiekvieną jų svyravimą.

Kiekybiniai/kokybiniai tyrinėjimai. Yra dvi pagrindinės tyrinėjimo metodų kategorijos, su

kuriomis mes turėtume būti gerai susipažinę: kiekybinis ir kokybinis tyrimas. Kiekvienas jų gali
būti naudojamas ir prieš renginį ir po. Tačiau kokybinė metodologija ypač yra veiksminga kai
vykdoma renginio metu. Pagrindinis skirtumas tarp šiųdviejų yra: kiekybiniai tyrimai neduoda daug
galimybių interpretacijoms – tai tiesiog požiūrio ar nuomonės, kuri remiasi skaitmenine ir analitine
reitingų sistema, vaizdu. Šis tyrinėjimas yra greitas, kadangi tai paprasta suskaičiuoti ir diagramuoti,
pigiau atlikti, ir nereikalauja tokio gilaus apmąstymo ir išmanymo, negu kokybiniai tyrimai. Iš kitos
pusės kokybiniai tyrimai yra gilesni. Tai nuomonių, vizijų, tikslingumo, o taip pat patirties ir
sugebėjimo nagrinėjimas. Jis reikalauja daugiau laiko, dažnai brangiau apsieina, ir labiau
interpretuojamas negu kiekybinis. Vėlgi abu yra dažnai naudojami kartu bei atskirai ir gali būti
rinkodaroje bei planavimo strategijose efektyvūs ir prieš renginį ir po jo. Jums patiems reikės
nuspręsti, kuris iš šių metodų tinka geriau priklausomai nuo laiko, darbuotojų sugebėjimo ir
informacijos, kurios jūs ieškote. (Guy Masterman, 2006 ).

Kiekybiniai tyrimai („kietieji“ duomenys). Dažniausiai šie tyrimai atliekami popieriuje,

skaitmeniniu būdu, ar per telerinkodarą. Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad jūs svarstote ar
nepasisamdžius Joninėms dviejų vedančiųjų. Jūsų kiekybiniame priešrengininiame tyrime jūs
klausiate savo būsimųjų žiūrovų, kurį vedantįjį jie norėtų matyti ir girdėti, nustatant jų reitingą tarp
1 ir 10 balų. Vedantysis A gauna 5.6 balo, o B – 9.3 balo. Rezultatas reikalauja truputį apmąstymo.
Duomenys yra “kieti”. Eiti pas B, ar būti pasiruošusiam žiūrovams paaiškinti alternatyvą. Ši sistema
dirba gerai visais renginio rinkodaros ir vertinimo atvejais, įskaitant įvairiapusių mokymo programų
reitingavimą, viešuosius renginius ir bendrus empirinius atsiliepimus. Kiekybiniai tyrimų
instrumentai yra objektyvūs. Klausimai gali būti padalinti į du skirtingus porūšius. Diagramoje 4 jūs
matote tipišką kiekybinį priešrengininį tyrimo modelį.

Kokybiniai tyrimai („minkštieji“ duomenys). Kas yra užslaptinta reikšmė? Kokie yra šio
renginio tikslai? Kokia yra interesų gama rinkose, kurias mes bandome pritraukti? Tai klausimai,
reikalaujantys kokybinių tyrimų, gilių požiūrių, nuomonių, interesų ir organizacinių tendencijų
studijų. Savo prigimtimi šie tyrimai reikalauja daugiau laiko bei išlaidų ir atvirų įvairialypių, netgi
konfliktuojančių analizuojančiųjų interpretacijų. Kokybiniai tyrimų instrumentai yra subjektyvus.
Užtat kokybinis tyrimas yra daug įdomesnis. Tai rizikingi tyrimai turint omenyje kokie gali būti
atsakymai. Žodžiu, kokybinių metodų rezultatai gali jus nuvesti prie visiškai nelauktų išvadų, prie
naujų koncepcijų, gal net iki “Svajonių Pasaulio”. Kokybiniams tyrimams atlikti yra naudojami
keletas būdų.

Šis tyrimas įgalins ABC renginio organizatorius nuspręsti ar bus įmanoma surengti kitą renginį.
Jūsų dalyvavimas šiame darbe yra būtinas. Atsakykite į visus klausimus pasitikrindami
atitinkamame langelyje. Tyrimą grąžinkite iki 2010.01.01.
1. Lytis? ■ Vyras Moteris Vvvvv
2. Amžius? ■ iki mažiau iiIIkider 25 ■ 26–34 ■ 35–44 ■ 45–60 ■ 61 ir daugiau
3.Pajamos? ■ Euro 24,999 ■ Euro 25,000–34,999 virš Euro 35,000

30
4. Jei renginys rengiamas vasarą, aš : (Likerto skalė)
■ Nesilankysiu GG Gal būt lankysiuosi ■ e Be nuomonės ■ Tikriausiai lankysiuosi Tikrai
lankysiuosi
5. Jei renginys rengiamas rudenį, aš: (semantinė diferencialinė skalė)
Nelankau ■ 1 ■ 2 ■ 3 ■ 4 ■ 5 Lankau
6. Jei pažymėjote aukščiau Nr. 1, paaiškinkite žemiau, kodėl nedalyvausite: (Atvirai baigiantis
klausimas)
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_____________________________________________
Grąžinkite šį tyrimą iki 2010.01.01
Remigijui Kinderiui
P.O. Box..........
Lietuva
Norint gauti tyrimo laisvą kopiją, pateikite savo vizitinę kortelę.

Kiekybinis Priešrengininio Tyrimo Modelis

Šaltinis: Pagal Leonard F. Holey, CAE, CMP (2002).
P.S. Tyrimų modelis diagramoje 4 yra pirmiausiai kiekybinis, o klausimas 6 duoda galimybę ir
kokybiniam išplėstinio atsakymo interpretavimui.

Tikslinė Grupė. Tai maža dalyvių grupė, kuri domisi tema, bet kuri yra visiškai atskirta nuo jūsų
rinkos ir klientūros. Juos reikėtų supažindinti su tema vadovaujant specialiam tarpininkui. Jis taip
pat turi žinoti temą, tačiau neturi turėti savo išankstinės darbotvarkės ir tikslų. Tiksliau sakant,
tarpininkas yra atsakingas už derybų tam tikra tema vedimą, tvarkos palaikymą ir išvadų, kokios jos
bebūtų, darymą. Derybos dažnai yra įrašomos į video ar audio juostas arba, blogiausiu atveju,
užrašuose ar rašymo lentoje.
Tikslinės grupės svarstymai gali trukti ir valandą, ir dieną, priklausomai nuo klausimų skaičiaus ir
sudėtingumo. Svarbu, kad tikslų pasiekimui būtų duota pakankamai laiko. Laiko trūkumas gali
sudaryti rimtą pavojų sėkmingiems ir turiningiems pokalbiams bei prasmingiems sutarimams.

Stebėjimas/Dalyvavimas. Ši tyrimo strategija reikalauja pastovaus budrumo ir laiko bei žmonių

bendradarbiavimo. Pavyzdžiui, jūs kaip rinkodarininkas nutarėte aplankyti numatytą renginio vietą,
kad galėtumėte įsijausti į situaciją ir įsirašyti ją į rinkodaros knygas. Atsitiktiniai pokalbiai su
tarnautojais arba vietiniais žmonėmis jums pasitarnaus kaip geras domėjimosi jūsų renginiu lygio
matuoklis. Tiesiog stebėdami teikiamų paslaugų lygį ir rasdami galimas problemas, jūs turėsite
galimybę pagerinti planavimo procesą ir jų išvengti problemų būsimajame renginyje. Kokio ilgio
eilė prie registracijos stalo? Lengva ar sunku pasistatyti mašiną? Kokia minia susirenka prie kavos
pusryčių metu? Koks apskritai yra personalo atsakingumo lygis ir kokia jų darbo kokybė? Kokie yra
šeimininkavimo standartai bei aplinkos būsena? Tapk detektyvu! Viską iššnipinėk. Gausūs
užsirašinėjimai ir ypatingas budrumas šiame procese yra esminiai.
Dirbant vadybininku ir rinkodarininku dideliame nacionalinio lygio suvažiavime, reiktų apeiti visus
seminaro kambarius – (pvz. iš viso 65 seminarai trijų dienų laikotarpyje). Patartina suskaičiuoti
žmones ir palyginti su bendru kambarių plotu. Taip pat svarbu stebėti studentų ir mokytojų kūno
kalbą. Rankos aukštai - gerai, galvos ant stalo - blogai. Po keleto neformalių išeitinių apklausų
galima viską užfiksuoti. Noras tai ne balistikos mokslas, tačiau tai gali tapti didžiule paspirtimi, kai
reikės susitvarkyti su temomis, mokytojais, patalpomis kitų metų seminare. Tai yra realus
stebėjimo/dalyvavimo metodas pačiame praktiškiausiame ir veiksmingiausiame lygyje.

Veikla -  Laikas 10 - 60 Minučių

1.Kuris tyrimo tipas būtų pats tinkamiausias šiose situacijose ir kodėl?
a) renginių bendrovė nori ištyrinėti rezultatus kai pardavėjai parduoda savo

31
 paslaugas pigiau.
b) konferencijų viešbutis nori gauti išankstinės informacijos kaip klientai jaučiasi
konferencijų salėje, koks yra valgiaraštis ir maistas restorane.
2. Tikslinės grupės interviu davimas yra ir plačiai paplitęs ir plačiai kritikuojamas
tyrimų metodas rinkodaroje. Kokios yra Tikslinių grupių gerosios ir blogosios
pusės? Kokie klausimai būtų joms tinkiamiausi tyrimui?

3.2 Segmentavimas ir tikslinių rinkų parinkimas.

Renginių rinkodaros verslas susideda iš dviejų tikslinių rinkų. Visi renginiai turi dalyvius, o
daugelis renginių turi klausytojus, žiūrovus, sirgalius. Vienas iš unikaliausių renginių verslo faktorių
yra tai, kad dalyviai ir klausytojai yra esminė renginio produkto dalis. Jūsų komandos bėgikas ar
šalia stadione sėdintis žmogus prisideda prie renginio vyksmo. Turint tai galvoje rinkodarininkas
privalo ieškoti našiausius ir veiksmingiausius metodus, kad suieškotų šiuos klientus. Kliento
elgsenos žinojimas leidžia organizacijai atpažinti klientų grupes su panašiais ir bendrais požymiais,
kas duoda organizacijai galimybę greičiau surasti juos savo ryšių priemonių pagalba. Ši planavimo
dalis yra vadinama segmentavimu. Didelių masinių rinkų dalijimas į mažesnius aiškius segmentus,
kurių sudedamosios dalys gali turėti panašius poreikių požymius patrauklius organizacijai.
Reikalingos žinios gali įskaityti klientų psichografiją, geografiją ir demografiją. Segmentavimo
tikslas yra gerai susipažinti su kliento poreikiais, kuriuos organizacija tikisi patenkinti geriau negu
jos konkurentai. Džoberis (Jobber 1998) mano, kad to pasiekimui naudojami trys kriterijai.

Segmentavimo pagrindas. Elgsenos segmentavimas: kokios naudos jie siekia, kaip ir kur jie perka,
ar jie nekaitalioja savo tapatybės ir ar jie palankiai vertina produktą. Psichografinis segmentavimas:
Kokį gyvenimą jie gyvena? Pavyzdžiui, ar jie krypties nustatytojai, sekėjai, konservatoriai,
sudėtingi tipai? Kas per asmenybės yra jie? Jie ekstravertai ar intravertai? Agresyvūs ar nuolankūs?

Profilio segmentavimas: Amžius, lytis, gyvenimo ciklo pakopa, socialinė klasė, išsilavinimo lygis,
pajamų lygis ir gyvenimo vieta. Kartais šių formų kombinacija gali suteikti bendrą supratimą kaip
pasiekti žinių lygį, kuris duotų renginio vadybininkams galimybę nustatyti tam tikrą didesnių rinkų
segmentų kiekį, kuris būtų naudingas kaip patrauklus produkto vartotojas. Pavyzdžiui, dieninis
pardavimas bilietų tam tikroms tikslinėms rinkoms ne spūsčių metu pareikalaus demografinių žinių
apie darbą, asmeninius adresus, psichgrafinės informacijos apie interesus ir apskritai apie jų buvimą
tuo laiku. Ne spūsčių valandomis užpildomos sėdynės į Nabisco Masters Doubles žaidynes prie
Royal Albert Hall stoties Londone paskatino galimą aklųjų vaikų mokyklų mokytojų, esančių
Anglijos viduje, kelionių tikslinį tyrimą. Pasiūlymas pasirodė dar patrauklesnis, kai jį pakomentavo
savo asmeninėmis techninėmis priemonėmis vienas iš partnerių.

Segmentai yra masės dalis, tuo tarpu nišos yra dar mažesnės visumos dalys. Segmentai iš esmės yra
gana dideli ir linkę į varžymąsi, o gi nišos gali pasiūlyti tik bendras korporatyvines galimybes savo
produktu aptarnaudamos tik gana mažą rinkos dalį ir gaudamos vėl gi tik kuklų pelną, užtat
galėdamos pasiūlyti rinkai akcijų dominavimą, kas mažai organizacijai yra daugiau negu
pakankamai. Nišos identifikavimas seka tą patį segmantavimo procesą. Segmentavimo proceso
laikymasis negarantuoja sėkmės. Iš viso yra keturi pagrindiniai kriterijai, kurių anot Boon and Kurtz
(2002) reikia laikytis:
1. Rinkos segmentas turi pasiūlyti didelę pirkimo jėgą ir mastą.
2. Rinkos segmentui reikia sugebėti pasiūlyti atitinkamą pelno lygį.
3. Organizacija turi sugebėti pateikti segmentui atitinkamą pasiūlymą ir jo išplatinimą
atitinkama kaina.
4. Organizacijos rinkodara turi sugebėti šį segmentą reklamuoti ir aptarnauti.

Segmentavimo procesas esantis žemiau buvo perimtas iš Boone and Kurtz's (2002) modelio.

32
 Segmentavimo procesas. 1. Segmentavimo pagrindo nustatymas: Jis sudaromas iš segmentavimo
pagrindo parinkimo ir perspektyvių segmentų atrankos. Nustačius segmentą, remiantis tik
stebėjimais ar rinkodaros tyrimais, galima padaryti atranką.

Išdirbti segmento profilį: Kiekviename segmente tobulinkite klientų supratimą, kad būtų galima
nustatyti panašumus ir skirtumus tarp segmentų. To tikslas yra tipinių klientų paieška kiekvienam
segmentui.

Pajėgumo nustatymas: Kiekvienam segmentui nustatykite rinkos potencialą.

Rinkos dalies numatymas: Kiekvieno segmento pasiekimui reikalingas galimos rinkos dalies
numatymas, apskaičiuojant konkurentų rinkų pozicijas bei projektuojant rinkodaros strategijas. Tai
padės nustatyti būtinus resursus ir numatyti kaštus ir pajamas.

Tikslinės rinkos atranka. Yra keletas požiūrių į tikslinės rinkos atranką. Masinės rinkos
požiūris iššaukia didžiulių skaičių atranką, kur mėginimas gali pasisekti be didelių išlaidų
rinkodarai. Renginys, turintis patrauklumą visų amžiaus tarpsnių žmonėms, ir vienišiams ir
šeimoms, gali sėkmingai sudaryti masinę rinką.
Vis tik, yra daug renginių, kurie pareikalaus diferencijuotų tikslinių rinkų, atidžiau atrinktų
segmentavimo būdu. Kaip pavyzdys čia galėtų pasitarnauti ekstremalaus sporto renginys, kuris ypač
dideliu patrauklumu nepasižymi. Skirtingumą galima parodyti ir nišos atvejyje. Pavyzdžiui,
renginys vykstantis ne spūsčių valandomis pareikalaus geresnio atrinkimo – gal vietinių mokyklų,
gal moterų grupių pavidale. Po segmentavimo organizacija gali padaryti kompetentingą sprendimą,
kokie segmentai yra jų tikslas.

Veikla -  Laikas 10 -60 Minutės

1. Tinklalapyje pamatėte rimto lygio renginį arba svetingumo bendrovę.
Paaiškinkite, kaip jie kreipiasi į įvairius segmentus internetu. Pateikite konkrečių
pavyzdžių.

2. Atraskite renginių bendrovės skelbimą, kuris taikosi į konkretų segmentą –

vaikus, jaunuomenę, vyresniuosius, pajamingus klientus ir pan. Po to aplankykite
bendrovės buveinę. Kaip bendrovė išnaudoja savo buveinę rinkodaros samplaikos
(marketing mix) prasme, kad patrauktų segmentą, į kurį taikėsi skelbime? Tai gali
apimti pardavimų reklamą, produktus, bendrovės vietą, produkto įkainavimą.

Rinkodaros planavimas.
Rinkodaros planavimui nėra bendrai priimto apibrėžimo ar traktavimo. Taip yra todėl, kad
rinkodaros planavimo literatūra yra perpildyta įvairiausių požiūrių į organizacijos dydį, rinką ar
sektorių, kurioje ji dirba, kultūrą ir joje dirbančius žmones. Atliekami platūs tyrinėjimai ir
rinkodaros planavimo, ir jos modelių, ir struktūrų bei procesų, ir teorijų bei tipologijų klausimais.
Vienintelis aiškus dalykas yra tai, kad apžvelgus daugybės studijų rezultatus ir kompetentingų
nuomonių išvadas, galima tvirtinti, jog bendro rinkodaros planavimo apibrėžimo ar požiūrio nėra.

Bendras būdas kaip paruošti rinkodaros planavimą yra angliškas trumpinys AOSTC, kuris
paraidžiui reiškia:
1. Aplinkos analizė (Analysis – Of environment)
2. Savo SMART tikslų nustatymas (Objectives – Setting yourself SMART objectives).
3. Segmentavimo, augimo, tikslo ir pozicionavimo strategija (Strategies – For
segmentation and growth, targeting and positioning).
4. Taikoma taktika t.y. rinkodaros samplaika (Tactics – Used i.e. marketing mix)
5. Kaip jūs pasitikrinsite, kad pasiekiate savo tikslus (Control. – How you will monitor
that you are achieving objective).

33
Tipinio Rinkodaros Plano Struktūra.

Situacijos Analizė – Kur esame dabar? Kiekvienas geras rinkodaros planas reikalauja ištyrinėti
esančią verslo padėtį ir paprastai paklausti kur mūsų verslas dabar. Pirma, verslui reikia vidaus
audito. Jis parodys:
- Buvusiuosius tikslus ir sėkmės našumą.
- Buvusiosios rinkodaros smplaikos strategijas.
- Buvusiuosius biudžetus.
- Buvusiuosius segmentavimo, augimo, tikslo ir pozicionavimo strategijas.
Vidaus auditas parodys ką jūs veikėte praeityje, ar jūsų veikla buvo sėkminga; jei ne, kodėl ne; jei
taip, kodėl taip.

Po vidaus audito atėjo laikas atlikti išorinį auditą, kuris apima:

- PEST’o (atsiminkite ką šis trumpinys reiškia) analizę ir jo poveikį jūsų strategijai.
- Jūsų vykdomo verslo tyrimai. Kokie yra jūsų verslo poslinkiai.
- Konkurentų tyrimai. Kur jie linksta?
- SWOT’o tyrimai padėsiantys jums nustatyti jūsų turimus pajėgumus, silpnumus, pavojus,
galimybes

2. Nustatykite sau tikslus – Kur mes einame?

Nustatykite savo SMART tikslus, kad susigaudytumėte kur krypstate. Atsiminkite ką
SMART reiškia:
 Savitas (Specific) Aiškiai pareikškite ko siekiate.
 Išmatuojamas (Measurable)- Ar lengva nustatyti (pamatuoti) tikslus, kurių jūs
siekiate sekdami pardavimus, savo rinkos dalį?
 Pasiekiamas (Achievable) – Nustatykite sau pasiekiamus tikslus.
 Realus (Realistic) – Ar su savo turimais ištekliais tikrai galite juos pasiekti?
 Terminuotas (Timed) – Savo tikslų įgyvendinimui nustatykite realų laiko tarpą.

3. Kokią taktiką ar būdus panaudosite jų pasiekimui? Kaip tai pasieksite?

- Apibrėžkite jūsų tikslinę rinką. Atsirinkite savo segmentą, tikslinę strategiją ir
pozicionavimo strategiją.
- Kaip panaudosite rinkodaros samplaiką savo naudai? Kokios bus jūsų produkto, kainos,
vietos ir reklamos strategija?

4. Kaip aš vertinu strategiją? Ar ji mums padeda?

Ar pasiekiate tikslus, kuriuos sau nusibrėžėte? Jūsų plano įvertinimas reikalauja tam tikrų gairių:
- Rinkos dalies duomenų.
- Pardavimų duomenų.
- Vartotojų atgalinio ryšio.
- Personalo atgalinio ryšio.
- Mažmenininkų atgalinio ryšio.

5. Administracinė suvestinė – Parašykite plano santrauką.

Šio uždavinio gale parašykite plano santrauką ir pasidėkite priekyje. Kodėl? Tai bus greitas ką tik
jūsų parašyto plano vadovas. Ši suvestinė atrodo kaip tipinis rinkodaros planas.

Rinkodaros Plano Struktūra.

1. Administracinė suvestinė
2. Situacijos analizė.
2.1 Rinkos suvestinė
2.1.1 Rinkos demografija
2.1.2 Rinkos poreikiai
2.2.3 Rinkos tendencijos
2.2.4 Rinkos augimas

34
 2.2. Swot’o analizė
2.2.1 Pajėgumai
2.2.2 Silpnumai
2.2.3 Galimybės
2.2.4 Pavojai
2.3 Konkurencija
2.4 Produkto pasiūla
2.5 Raktai į sėkmę
2.6 Kritiniai klausimai
3. Rinkodaros Strategija
3.1 Misija •
3.2 Rinkodaros tikslai
3.3 Finansiniai tikslai
3.4 Tikslinės rinkos
3.5 Pozicionavimas
3.6 Strategijos
3.7 Rinkodaros samplaika
3.8 Rinkodaros tyrimai
4. Finansai
4.1 Pelno ir nuostolių analizė
4.2 Pardavimų prognozė
4.3 Kaštų prognozė
5. Kontroliavimas
5.1 Įgyvendinimas
5.2 Rinkodaros organizavimas
5.3 Atsitiktinumų planavimas

Strateginiai ir taktiniai rinkodaros planai.

Kuo skiriasi strateginis rinkodaros planas nuo taktinio rinkodaros ryšių plano? Pagrindinis
skirtumas yra koncentravimasis į bendrų vartotojų situacijų suderinimą su jūsų kompanijos bendra
kryptimi.
Be strateginio rinkodaros plano bendrovė išeikvotų resursus arba tiesiog praleistų progą. Kokia yra
progos praleidimo kaina? Žinoma, tai neįmanoma sužinoti tuo metu kai proga buvo praleista. Bet po
kelių metų, kai konkurentas atidarys gamyklą arba atras naują rinką ir jo pajamos augs greičiau
negu varžovų, tada tai ir sužinosite.
Kitaip tariant, palyginus su pajamomis, rinkos dalimi, pelningumu, kuriuos galima gauti, kasmetinė
strateginės rinkodaros plano peržiūros kaina yra mažytė.

Strateginio Rinkodaros Plano Kūrimas.

Strateginio rinkodaros plano procesas paprastai turi tris pakopas:
1. Segmentuokite rinką
• Geografiškai
• Demografiškai
• Psichografiškai
• Pagal elgseną
2. Profiliuokite rinkos segmentus
• Pajamų potencialas
• Rinkos dalies potencialas
• Pajamingumo potencialas
3. Sukurkite rinkos segmentui rinkodaros strategiją
• Rinkos lyderis arba produkto linijos išplėtimas
• Masinė rinkodara arba tikslinė rinkodara
• Tiesioginiai ir netiesioginiai pardavimai

35
 Po rinkos segmentų, vartotojų interesų, ir pirkimo proceso analizės atėjo laikas sukurti strateginį
rinkodaros planą. Strateginis rinkodaros planas kaip dokumentas paprastai apima:
• Situacijos Analizę – Kur yra bendrovė dabar?
a) Rinkos pobūdis
b) Pagrindiniai sėkmės veiksniai
c) Konkurencija ir produkto palyginimai
d) Technologijų svarba
e) Teisinė aplinka
f) Socialinė aplinka
g) Problemos ir galimybės
Rinkodaros tikslai – Kur vadovybė veda bendrovę?
a) Produkto savybės
b) Tikslinė rinka
c) Tikslinė apimtis pinigais ir/ar vienetais;
• Rinkodaros strategijos – Ką turėtų bendrovė daryti, kad pasiektų savo tikslus?
a) Produkto strategija
b) Kainų strategija
c) Reklamos strategija
d) Pasiskirstimo strategija
e) Rinkodaros strategijos projektavimas

Kaip naudotis Strateginiu rinkodaros planu. Kai bendrovės vadovybė patvirtino strateginį
rinkodaros planą, atėjo laikas sekančiam žingsniui – sudaryti taktines rinkodaros programas ir
projektus, reikalingus plano įgyvendinimui.
Šias taktines programas paprastai sudaro:
• Produkto vystymo planas;
• Rinkodaros informacijos planas;
• Pardavimų vystymo planas;
• Vartotojų paslaugų planas;

Strateginio rinkodaros plano nauda. Kruopštus strateginio rinkodaros plano vykdymo procesas
padeda užtikrinti, kad visos taktinės rinkodaros programos sutaptų su bendrovės tikslais ir tuo pat
metu paduotų aiškų priminimą vartotojams. Toks požiūris pagerina bendrovės veiksmingumą,
pakelia našumą ir rinkos dalies augimą, sumažina išlaidas, kas galų gale veda prie aukštesnio
pajamingumo.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

1. Ar strateginis planavimas tas pats kaip rinkodaros planavimas ir
restruktūrizavimas?
•
•
2. Pasirinkite vietinę renginių bendrovę. Raskite Internete informaciją, kuri jūsų
organizacijai padėtų sukurti rinkodaros planą.
•
•

Skaitynių sąrašas
Boone L. and Kurtz D. (2002 ). Contemporary marketing. London, Thomson Learning.
Jobber D. (1998). Principals and practice of marketing. London. MacGraw-Hill.
Guy Masterman ( 2006 ). Strategic Sports Event Management. Elsevier Butterworth Heimann.

36
Kotler, Ph., John T. Bowen, Jame C. Makens (2006). Marketing for Hospitality and Tourism. Person
Education International.
Leonard F. Holey, CAE, CMP (2002). Event Marketing. How to successfully Promote Events,
Festivals, Conventions, and Expositions.
Lovelock, Ch., Wright, L. (1999). Principles of Service Marketing and Management. USA, New
Jersey:Prentice-Hall, Inc.

Naudingi tinklalapiai
http://www.marketingteacher.com/Lessons/lesson_marketing_environment.htm;
www.smartdraw.com;
http://www.jurossvente.lt/;
http://www.upas.lt/;

4. Skirsnis. Logistika

4.1. Logistikos Apibrėžimas

Gerai žinoma, kad šiuolaikinis visuomeninis mokslas ir praktika išsivystė iš karo meno. Žemiau
esantys šio termino apibrėžimai atskleidžia procesą, kaip šis dalykas iš karinio elemento pavirto į
civilinę, mokslinę ir praktinę veiklą. Anot Vebsterio (Webster) žodyno (1963) logistika yra:
”Karinių reikmenų ir personalo gavimas, aptarnavimas ir transportavimas”. Eilė tyrimų pabrėžia
jungiamąjį logistikos aspektą.
Klasikiniai karinės logistikos apibrėžimai neatspindi šiuolaikinio požiūrio į logistiką. Požiūrio į
logistiką perėjimas iš karinės sferos į civilinio verslo sferą įvyko dėl ekonominės vizijos
evoliucijos. Būtinybė imtis tokios traktuotės buvo pagrįsta 1955 metais viename Šiaurės Amerikos
žurnale. Po to 60-tajame praeito amžiaus dešimtmetyje sekė spartus nacionalinių logistikos
asociacijų kūrimas, kuris kaip tik ir pagrindė kelią į jos visuomeninį pritaikymą kaip Amerikoje,
taip ir Didžiojoje Britanijoje, Vokietijoje ir kitose šalyse. Logistikos Tarybos Vadovybės, -
profesionalų – vadybininkų, švietėjų, praktikų, paskelbtas logistikos apibrėžimas,– skamba taip:
“Logistika yra planavimo, įgyvendinimo ir veiksmingo bei kainos prasme efektyvaus žaliavų,
gamybos priemonių, gatavų gaminių srauto kontrolės procesas, lydimas atitinkamos informacijos
nuo jų ištakos iki vartotojo ”.
Tokiu būdu santykinai trumpas pokarinis logistikos supratimas yra įveiktas. Logistika yra dažniau
traktuojama kaip sudėtinė integralinės, globalinės, nacionalinės, pramonės šakos ir korporatyvinės
ekonomikos sistema. Magee (1968) rašo, kad tai “Medžiagų ir produktų srauto vadybos menas, nuo
jų ištakų iki vartotojo”. Soce mato logistiką kaip “meną ir mokslą, inžinerinę ir techninę veiklą,
nukreiptą į poreikių nustatymą ir veiksmus juos patenkinant; resursų parūpinimą bei tiekimą tam
tikrų tikslų, planų ir operacijų įgyvendinimui”.

Platesnis logistikos supratimas yra logiška rinkos ekonomikos vystymo pasekmė. Penktajame
pokario dešimtmetyje dėmesys buvo sutelktas į atstatymų ir racionalizacijos procesus. Šeštajame
dešimtmetyje į rinkos tyrimus ir rinkodarą. Septintasis tapo individualizuotos paklausos ir pasiūlos
era (taip vadinamu “klientizacijos” procesu”). Tai era, kur rinkoje dominuoja ne gamintojas, o
klientas. Atsiradęs poreikis parūpinti prekę tam tikru laiku ir vietoje, tam tikros kokybės ir
mažiausiomis išlaidomis privedė prie naujo supratimo apie medžiagų judėjimą ir jų ekonominį
valdymą. Siūlomų prekių srautų vadyba užima pirmutines gretas. Ekonomikos funkcionavimas
tampa sudėtingesnis, nes jis apima daugelio svarbių faktorių ir aplinkybių tarpusavio sąveiką ir
integraciją Sėkmę nulemia ne atskirų ekonominių sistemų patobulinimas, o jų grandžių ir santykių
integracija. Tradicinė logistinė veikla ir jos vadyba įgauna naują dimensiją organizuojant ir
pravedant įvairius specialius renginius, ypač tokius, kurie liečia didžiulių kiekių transportavimą į
renginio vietą bei jų tvarkymą ten. Tam tikra prasme judėjimo klausimai sprendžiami panašiai kaip
kariuomenės išdėstymas, kuris yra gerai žinomas ir vykdomas karinėje logistikoje.
Išeinant iš logistikos požiūrio taško įdomus yra kiekvienas specialusis renginys (iš anksto planuota
veikla, pritraukianti didelį kiekį dalyvių ir lankytojų), kuris yra visiškai ar dalinai susijęs ir
reikalauja logistinio palaikymo ir specialios logistikos vadybos. Prie šių renginių mes dar

37
pridedame sporto, kultūros, pramoginius renginius, kuriems specialios logistikos vadybos gal ir
nereikia, tačiau jie ribotoje ar didesnėje teritorinėje zonoje savaime iššaukia logistikos procesus.
Dėmesys logistikos vadybai apskritai ir specialiųjų renginių logistikai atskirai imant didėja kartu su
verslo procesų ir vietinės ekonomikos augimu. Globalinis perėjimas iš masinės gamybos į gamybą
nukreiptą į vartotojus ir yra tas logiškas logistikos vadybos vystimosi pagrindas.
Logistikos amžius yra natūrali trečioji globalinės ekonomikos vystimosi pakopa, kuri apima šias
fazes:
• Masinę mašinų gamybą 50-aisiais metais. Tame laikotarpyje ypatingas dėmesys buvo
kreipiamas į Fordo gamybos teoriją, tai yra į gamybos procesų racionalizaciją. Dėmesys yra
sutelktas ir į operacinius, techninius ir technologinius aspektus, kurie tokiam gamybos
mastui užtikrina našumą.
• Rinkos persotinimas prekėmis 6-ajame dešimtmetyje kiek neutralizavo gamybos
mastus. Rinka koncentruojasi į gamybos vadybą. Rinkodaros praktika ir teorija rutuliojasi į
naują sąvoką, pagal kurią vadyba turi pereiti nuo gamybos problemų sprendimo prie rinkos
patenkinimo problemų, tokiu būdu atiduodami pirmenybę rinkai ir ją modifikuodami.
• Vartotojo dominuojama rinka. Po 70-ųjų metų vartotojų dominuojanti rinka visiškai
pakeičia gamintojų dominuojančią rinką. Vartotojų įtaka prekių kainai ir paslaugoms didėja.
Dabar gamintojai privalo turėti omenyje individualius paklausos ypatumus. Ateina
“individualios paklausos era”. Klientai reikalauja, kad prekės ir paslaugos būtų pateiktos tam
tikroje vietoje, kad jos būtų aukštos kokybės ir prieinamos kainos ir sutartu laiku. Todėl
dėmesys yra sutelktas į prekių ir paslaugų judėjimo organizavimą bei vadybą klientui. Tai ir
yra verslo logistikos sąvokos esmė.

Ši sąvoka apjungia abi ankstesniąsias sąvokas. Be to, ji ne tik apjungia gamybą ir rinkodarą, bet
taipogi atveria kelią kitai sąvokai, kuri privedė prie kokybiškos prekių ir paslaugų vadybos
atsiradimo.
Logistikos sąvokos išplėtimas yra charakterizuojamas perėjimu nuo tradicinės ilgai naudotos
centralizuotos “materialinės ir techninės priedangos ir tiekimų” veiklos prie “logistinio palaikymo”
arba “logistikos vadybos”. Čia ne terminologijos pakeitimas, kurį galima atlikti tiesiog pakeičiant
veiklos pavadinimą. Yra ir turinio skirtumų, kuriuos reikia turėti omenyje vykdant aukščiau minėtą
perėjimą. Faktiškai mes kalbame apie svarbią esančios praktikos transformaciją, pritaikant ją šios
veiklos globaliniams modeliams. Galime trumpai suminėti šiuolaikinius verslo logistikos aspektus,
kurie tarnauja specialiųjų renginių vadybai.
• Tai nauja vadybos sąvoka arba naujas mąstysenos būdas, kaip renginiams tiekti prekes ir
paslaugas.
• Tai nauja ekonominės funkcijos vizija ir jos objektai bei renginiai. Logistika pabrėžia
ne procesą, bet joje esančius santykius ir priklausomybę - tai yra nukreipiant prekių ir
paslaugų judėjimą specialiojo renginio dalyviams ir vartotojams.
• Logistika leidžia sistemos integraciją ir veiklų balansą, kurie fiziškai ir informatyviai
yra susiję su prekių ir paslaugų tiekimu klientui.

Visus šiuos aspektus jūs galėtumėte susumuoti priimant, kad logistikos misija yra reikiamų prekių ir
paslaugų tiekimas į reikiamą vietą, reikiamu laiku ir sutartomis sąlygomis.

Ta logistikos dalis, kuri yra susijusi su renginiais, logistikos vadyba siekia vystyti ir išlaikyti
galimybę užtikrinti viską, kas reikalinga specialiojo renginio palaikymui. Pagrindinis jos tikslas yra
užtikrinti prekių judėjimo ir tinklo aspektų vadybą dirbant su medžiagomis, infrastruktūra ir
paslaugomis. Ypatingo dėmesio centre yra dalyvių (vartotojų) ir tiekėjų judėjimas į renginio vietą.

Specifinė koncepcija ir požiūris susieti su logistinių paslaugų teikimu kaip tik ir yra moderniųjų
metodų pritaikymas esančių resursų rinkos vadybai. Jos pritaikymas yra įrankis, padedantis pasiekti
geresnės pusiausviros tarp paklausos ir pasiūlos, išnaudojant modernius rinkos svertus klientų ir
verslininkų santykių reguliavimui. Gera logistikos vadyba yra ekonominių rinkos santykių
brandumo ir demokratinės ekonomikos vadybos išraiška. Šių logistikos idėjų ir specialių priemonių

38
ėmimasis jų pritaikymui specialiųjų renginių vadyboje yra realių resursų vadybos revoliucijos
išraiška turistiniame ekonomikos sektoriuje.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Pasiūlykite savo specialiojo renginio logistikos apibrėžimą.

Koks renginių logistikos aspektas iš jūsų patirties yra pats

svarbiausias jūsų praktikoje?

4.2. Logistikos Sritis ir Modeliai

Logistikos transformacija į civilinę atskleidžia ir peržiūri logistinių idėjų duotas galimybes kaip
nugalėti sprendimų aplinkos rizikas ir netikrumus, kurie atsitinka specialiųjų renginių vadybos
metu. Ši idėja tampa tuo svertu, kuris padeda pašalinti tradicines silpnąsias puses verslo proceso
koordinavime. Logistika priima naująjį metodą, jungiantį “sprendimų aplinką (pavojus, rizikas,
netikrumus) – aktyvią strategiją – taktiką – renginio operaciją” ir siūlo specialius svertus
atoveiksmiui į aplinkos pasikeitimus.

14 pav. Sąsajos: “sprendimų aplinka - strategija – taktika – operacija” ir pagrindinės logistikos sistemos.
.

Rizikų ir netikrumų problemų sprendimui logistika išvystė keturias pagrindines sistemas:

operacinių poreikių nustatymui, strateginiam paklausos prisotinimo valdymui, logistikos vadybos
taktikai, atsakantis kaip turi būti valdomas specifinis renginys, ir galiausiai jos operatyvinei
vadybai.

39
Poreikių sistema sprendžia klausimus, kaip nustatyti reikalingus veiklos poreikius ir suplanuoti,
kokiu būdu tai atlikti. Verslininkų ir tiekėjų, dirbančių turistiniame sektoriuje, manymu tai klientų
operatyvinių poreikių (užsakymų) generavimas (renginių rengimui) įskaitant būtiną transportavimą
ir įrangos bei priemonių parinkimą. Tai atsako į klausimą – kas yra būtina, kad galėtumėte surengti
ir pravesti suplanuotus renginius. Tai apima renginių organizatorių ir klientų atstovus, kurie duoda
užsakymus ir galimybę suprojektuoti ir suplanuoti renginį, kuris yra neišvengiamas, kad būtų
įmanoma surasti geriausius būdus paklausos prisotinimui. Poreikių sistemos (logistiniai
operatyviniai poreikiai) yra renginio vadybos tyrimų fazės dalis.

Strateginė logistikos sistema ir jos produktas – logistikos strategija yra geros korporatyvinės
sistemos ir strategijos dalys. Jos turi atsakyti į klausimą – kaip patenkinti poreikius ir reikalavimus.
Strategija nusako reikalavimus, požiūrius, veiksmų politiką, tikslus ir esamus resursus jų
pasiekimui. Ji apima aukščiausią organizacijos vadovybę, įskaitant resursų vadybininką, kuris yra
atsakingas už renginio logistikos vadybą ir pirkimo sistemą. Ypatingais atvejais ši sistema turi būti
paremta vidinių ir išorinių konsultantų arba „R&D“ (angl. Research and Development - Tyrimų ir
Vystymo) grupių, kurios galėtų būti nusamdytos logistikos vadybos strateginių aspektų
išsiaiškinimui. Logistinė strategija yra strateginio renginio plano dalis.

Taktinė ir organizacinė logistikos sistema užsiima klausimais, susietais su renginio planavimu ir

vykdymu. Ji sprendžia, kas atliks būtinąsias logistikos operacijas. Tai apima logistinių užduočių tarp
dirbančio personalo paskirstymą, pirkimą, saugojimą, skirstymą, transportą ir taip toliau.
Pagrindinis atlikėjas yra organizacijos resursų vadybininko komanda.

Operacinė ir kontrolinė logistikos sistema apima logistikos procesų vadybą, vykdymą,

koordinaciją ir kontrolę. Ji atsako į klausimą - kaip atlikti logistines operacijas, kaip organizuoti
dalyvių transportavimą, parūpinti būtinas priemones ir įrangą, įskaitant pirkimą, išlaikymą,
aptarnavimą, sandėliavimą, transportavimą ir panašiai. Šie dalykai paprastai yra atliekami
organizacijos ir dalyvaujančių subrangovų – specialių logistinių organizacijų grupių, kurios yra
nusamdytos renginio organizavimui. Ši sistema užsiima logistine išorinių bendradarbių paieška ir
vedančiųjų organizacijų logistinių paslaugų tiekimui bendrovėms.

Visos šios posistemės yra ribotos laiko atžvilgiu ir įeidamos į grandinę “ - sprendimų aplinka
(pavojai, rizika, netikrumai) - strategija – taktika – operacija” - privalo turėti omenyje pagrindinės
logistikos sistemos laiko aspektą. Visos šios sistemos priklauso nuo to, kada ir kur bus atlikti
susietieji veiksmai? Gera daugialypių organizacinių grupių veiksmų laiko ir vietos harmonizacija
yra svarbiausias kriterijus sėkmingam specialiojo renginio įgyvendinimui.

Poreikių, strategijos, medžiagų, priemonių bei paslaugų organizavimo ir kontrolės derinimas su

laiko ir vietos reikalavimais leidžia nustatyti logistinės veiklos mobilųjį charakterį. Logistikoje
akcentas yra dedamas ant resursų srautų, atsižvelgiant į laiką ir vietą. Logistika apima tris iš šešių
ekonomikos srautų tipų:
• Medžiaginiai srautai arba būtinų medžiagų, priemonių ir paslaugų srautai.
• Paklausos srautai renginių medžiagoms, priemonėms ir paslaugoms.
• Informaciniai duomenų srautai medžiagų ir paklausos srautams.

Likusieji srautai yra pinigų, darbo jėgos ir investicijų. Bet tai ne logistikos tema. Tai kitų
ekonomikos šakų subjektai, nors dažnai šių srautų elementai gali būti logistinės veiklos subjektai.
Šie logistiniai srautai turi įvairiausius santykius su įvairiausio tipo ir reikšmės specialiais renginiais.
Vis tik, yra galimybė parodyti logistinių srautų sąsają su kai kuriais renginių aspektais.

Logistinių srautų sąsajos su rengiamų renginių aspektais

Renginių aspektai/Srautai Medžiagų Poreikių Informacijos

srautai srautai srautai

40
Renginio rengimas taip taip taip
Svečiai ir sudominta publika taip taip
Renginio vedimo technologija taip taip
Rinkos (paslaugų tiekėjai) taip taip taip
Išsilavinimas ir apmokymas taip taip
Vertinimas ir sertifikavimas taip taip

Medžiagų srautai visų pirma yra susiję su organizacija, priimtais svečiais, technologija ir specialiųjų
renginių tiekėjais. Poreikių ir informacijos srautai paveikia visus paminėtus specialiųjų renginių
rengimo aspektus. Detalus šių sąsajų išsiaiškinimas duoda sistematizacijos, dalinės unifikacijos ir
net medžiagų, poreikių bei informacijos srautų standartizacijos galimybę. Yra įmanoma pasiekti
standartizuotą poreikių (paklausos) sistemą, o taip pat specifinius reikalavimus informacijos ir
medžiaginių srautų organizavimui specialiesiems renginiams

Paminėti srautai yra kompleksiškai susiję su labai dideliu specifinių logistikos paslaugų sąrašu.
Logistiniai paslaugų srautai teka logistiniuose tinkluose arba grandinėse. Praktiškai galime lengvai
atskirti gamybos tinklus ir srautus nuo vartotojų arba paslaugų tinklų ir tų srautų, kurie yra iššaukti
iš jų sudedamųjų elementų. Pavyzdžiui, gamybos medžiagų tinklas apima: žaliavų ir medžiagų
įsigijimą, jų sandėliavimą, pusfabrikačių gamybos dirbtuves, jų sandėliavimą, surinkimo cechus ir
sandėlius gatavos produkcijos laikymui bei ekspedijavimui. Tokie tinklai paprastai yra būdingi
gamybos logistikai.
Paslaugų tinklas turėtų natūraliai susidėti iš būtinų produktų įsigijimo, centrinių sandėlių, produktų
išskirstymo, tarpinių (teritorinių sandėlių), įsigijimo, galutinio sandėliavimo ir naudojimo. Šis
tinklas yra įprastas vartotojų logistikai. Toks padalijimas yra gana sąlyginis, kadangi kiekviena
logistinė paslauga tuo pačiu metu apima abiejų – ir gamybos ir vartotojų logistikos tinklų
elementus.

Logistiniai tinklai yra ypatingu būdu susiję su logistinių paslaugų tiekėjais ir su priemonių bei
įrangos atrinkimu, tam kad galėtų teikti paslaugas, kurias jie naudoja.
Logistikos paslaugų tiekėjai yra verslo logistikos sektoriaus dalis. Tai organizacijos, kurios teikia
visą eilę logistinių paslaugų. Tai organizacijos tiekiančios vieną ar daugiau logistinių paslaugų. Jų
yra įvairiausių tipų ir atitinkamai įtakoja teikiamų paslaugų arealą: būtinų priemonių ir įrangos
turėjimu, paslaugų kokybe ir kiekybe, teikiamų paslaugų kaštais ir kainomis. Priklausomai nuo
teikiamų paslaugų jie skirstomi į:

• Atskirų nepriklausomų paslaugų teikėjus (pav. oro transportas).

• Kombinuotų paslaugų teikėjus, siūlančius įvairius paslaugų paketus, pav. transporto ir
viešbučio paslaugos, teikiamos iš vieno vadybinio centro.
• Vedančiuosius logistinių paslaugų teikėjus, kurie teikia integruotas paslaugas keliems
kombinuotų paslaugų teikėjams.
• Grandininių paslaugų integruotus teikėjus, kuriems yra būdinga apvienyti vedančiųjų teikėjų
sugebėjimus, technologijas ir resursus su savo organizacijos ištekliais.

Šių tipų teikėjai yra aprūpinti įvairiomis priemonėmis ir įranga būtinomis paslaugų teikimui.
Įeidamas į specifinę specialiųjų renginių rinką, kiekvienas teikėjas privalo apgalvoti, kokias
paslaugas ar paslaugų paketus jis gali teikti ir kokios priemonės ir įranga reikalinga jų palaikymui.
Tai reiškia, kad jis privalo kruopščiai apsvarstyti ar jo teikiamos paslaugos atitinka organizacijos
infrastruktūrą (vanduo, techninės sistemos, saugumas, sveikatos draudimas, transportas ir
parkavimas, sandėliavimas, aptarnavimas, valymas ir taip toliau). Svarbu, kad teikėjas turėtų
organizacinę grupę galinčią visa tai atlikti. Jam reikia sujungti ir subalansuoti patrauklumą su
priemonėmis, kuriomis jis teikia paslaugas. Anot Oregono Valstybinio Universiteto Vystymo
Centro, patrauklumas apima natūralias ir dirbtines traukas, pritraukiančias žmones apsilankyti. Jos
gali būti gamtinės, rekreacinės, kultūrinės, politinės, socialinės kilmės, kurios yra pakankamai
vertingos, kad ten teikiamos paslaugos patrauktų žmonių dėmesį.

41
Priemonės apima kelius, oro uostus, geležinkelį, parkavimo zonas, vandens tiekimą, kanalizaciją,
elektros ir dujų tiekimą, eismo, tvarkos ir saugumo palaikymą, medicinines zonas, greitąją pagalbą,
ligoninę ir panašiai. Visos šios priemonės ir paslaugos yra būtinos, kad specialusis renginys būtų
saugus ir patogus vartotojams. Dar reikėtų pridėti viešbučius, restoranus, mažmeninius tiekėjus ir
paslaugų teikėjus, kurie daug prisideda, kad renginys praeitų gerai; ir be abejonės visą būtiną
įrangą, be kurios šios priemonės nebūtų tokios veiksmingos.

Paklausos ir patrauklumo derinimas su būtinosiomis priemonėmis ir įranga yra iššauktas specialiųjų

renginių ypatumo. Jo sprendimui įmanoma pateikti bendrą orientyrų sistemą, kuri susideda iš šių
fazių:
• Atrakcijų apjungimas su specialiųjų renginių paslaugų prieinamumu ir jų priemonėmis bei
įranga. Šioje fazėje bus atlikta ekspertizė, esminiu, gyvu dalyko apsvarstymu ir nuomonių
apsikeitimu, kad būtų galima nustatyti ir sudaryti būtiną suplanuotų specifinių renginių
atrakcijų, paslaugų, priemonių ir įrengimų sąrašą.
• Specifinių renginių ir paslaugų priemonių prieinamumo nustatymas.
• Patalpų (viešbučių, motelių, ir t.t.) ir viešojo maitinimo (restoranai ir pan.) tinkamumo
įvertinimas kartu su dalyviais.
• Priemonių darbo krūvio ir laiko nustatymas.
• Išankstinis priemonių užsakymas tiesioginiais ryšiais su savininkais.
• Užsakymų pataisymas priklausomai nuo dalyvių grupės reikalavimo.
• Tolesnė renginio veiksmų plano peržiūra ir pataisymas vadovybės ir vadybininkų
sprendimu.

Kuo daugiau yra logistinių paslaugų teikėjų, tuo sudėtingesnis darbas suderinant atrakcijas su
priemonėmis, kad gautųsi darnūs logistikos tinklai ir srautai, užtikrinantys gerą vadybą. Logistika
yra daugybės funkcinių veiklų, kurios pasikartoja veiksmų erdvėje, visuma, kur įvairios aplinkybės
ir faktoriai (indėlis) paverčiami į sėkmingą renginio pravedimą ir užbaigimą. Šios veiklos galėtų
būti:
• Transportas.
• Inventoriaus aptarnavimas.
• Tvarkos palaikymas.
• Tiekimas, parūpinimas, įsigijimas.
• Pirkimas.
• Apsauginis pakavimas.
• Sandėliavimas.
• Saugojimas ir perkrovimas.
• Informacija, aptarnavimas ir kitos pagalbinės veiklos.

Praktiškai taikomosios logistikos apimtis ir struktūra keičiasi priklausomai nuo organizacijos tipo.
Tačiau ji yra visada susijusi su “renginių operacijų instrumentų teikimu”, kurios yra: klientai
(dalyviai), medžiagos, priemonės ir paslaugos.

Yra sukurta visa eilė įvairiausių rūšių modelių, kad padėtų vadybininkams atlikti savo pareigas:

• Transporto ir paskirstymo modelis ir metodas.

• Inventorizacijos modelis.
• Patikimumo ir tinkamumo modeliai.
• Vadybos kontrolės modeliai.
• Tinklo modeliai ir analizė.
• Eiliškumas ir kt.

42
Šie ir kiti modeliai padeda vadybininkams suprasti, supaprastinti ir optimizuoti logistikos procesus.
Kad galėtų jais naudotis, jie privalo turėti smulkią ir tikslią informaciją. Paprastesniuose dalykuose
vadybininkai gali pasikliauti savo intuicija.

Veikla -  Laikas 15 Minučių

Kokios yra jūsų organizacijos pagrindinės logistinės veiklos

rengiant renginius? Kokius resursus daugiausia jiems
naudojate? Suminėkite tipus:
Klientų (dalyvių)
•

Medžiagų:

Priemonių:

Paslaugų:

Kokie jiems keliami pagrindiniai reikalavimai?

4.3. Logistikos vadyba

Logistikos vadyba paprasčiausiai yra logistinio požiūrio įdiegimas į tradicinio verslo procesų
vadybą. Tai procesas “pateikti reikiamą daiktą, į reikiamą vietą, reikiamu laiku ir reikiama kaina”. Ji
akcentuoja ne skirtingus logistinius procesus, bet jų sąsajas ir santykius. Kad pasiektų aukštą
specialiųjų renginių paslaugų lygį, ji balansuoja ir integruoja laike bei erdvėje įvairius dalyvius bei
veiklas.
Kaip ir kiekvienas vadybos procesas logistikos vadyba turi ciklą susidedantį iš šių pagrindinių fazių:
• Logistikos tinklų projektavimas ir kūrimas. Ši fazė apima renginio poreikių įvardijimą,
pirkimo poreikius bei teikėjų, vartotojų, platintojų, sandėlių parinkimą. Šios fazės gale turi
būti apsispręsta dėl apvienijančio tinklo. Turės būti nustatyti tiekimo kaštai ir laikas bei
sudarytos sutartys.
• Tinklų tobulinimas ir optimizacija. Antroji fazė apima planų sudarymą jų geriausiam
panaudojimui esančiuose tinkluose. Įvertinamas, vartotojų priskyrimas prie teikėjų.
Kombinuotas planavimas susieja visus dalyvius į logistinį tinklą.
• Biržos analizė. Ši fazė įvertina galutinio produkto išteklius. Apsvarstomi transporto
klausimai. Įvertinamos veiksmų galimybės pasiūlos vykdymui ir apsikeitimų galimybės.
Pašalinamos silpnosios sistemos grandys.
• Veiksmų planavimas ir įgyvendinimas. Tai atliekama medžiagų, priemonių ir paslaugų
planavimu. Pagrindiniai šio proceso uždaviniai yra:
• Poreikių priėmimas.
• Paskirstymas ir transportavimas.
• Pagrindinių produktų įsigijimo ir tiekimo grafikas.
• Paskirstymo planas ir sandėliavimas.

Logistikos sandoriai yra sudaromi proceso metu. Grafiko laikymaisi ir nukrypimai nuo jo turi būti
sekami. Sistemos operacinis stovis turi būti vertinamas ir tobulinamas.

Skirtinguose renginių tipuose šis standartinis ciklas įgauna specifinę formą. Sekančios šio ciklo fazės
apima:

43
 • Specialiųjų renginių klasifikacija. Klasifikacija yra būtina geros vadybos sąlyga. Ji
turi identifikuoti renginį, pabrėžiant jo elementus, ypatumus, ir formas. Ji turi atskirti
galimus tipus ir faktorius, kurie ją įtakoja. Ji turi susieti renginius su specifiniais
reikalavimais jų logistiniam aprūpinimui.
• Tikslinių grupių nustatymas, kurios yra renginio ir jo logistikos subjektai. Logistika
padeda įvertinti renginio patrauklumą. Tokiu būdu galima numatyti lankytojų skaičių ir
bendrus reikalavimus organizuojant renginį. Šie reikalavimai yra būtini nustatant būdus,
kaip judės ar važiuos dalyviai.
• Transporto koridorių projektavimas, įskaitant dalyvių, medžiagų, priemonių ir
paslaugų pervežimus. Maršrutų ir paveiktų zonų nustatymas. Taip pat reikalinga
informacija apie renginio struktūrą ir turinį, įskaitant visus integralios sąvokos elementus
jos įgyvendinimui.
• Dalyvių profiliavimas logistiniam aprūpinimui ir jų interesams. Dalyvių ir jų interesų
analizė leidžia numatyti galimus konfliktus bei rizikos ir pavojų šaltinius, galinčius
neigiamai paveikti renginio pravedimą. Kuo didesnis renginys, tuo ryškiau suvienytos
pastangos pasireiškia kaip sėkmės faktorius.
• Renginio logistikos planavimas apima atsakomybės pasidalijimą, renginio vietos ir
apylinkių struktūrą, eismo ir apgyvendinimo vadybą (eismo ir apgyvendinimo planai), o
taip pat saugumo ir aplinkos apsaugos priemones. Tipiniai saugumo planavimo elementai
yra Rizikos vadybos planas, Ypatingos padėties planas. Rizikos vadybos planas yra skirtas
galimų rizikų vadybai renginio metu. Ypatingos padėties vadybos planas yra panašus į
rizikos vadybos planą, bet yra sutelktas į netikėtą pavojingą situaciją, kurią sunku iš
anksto numatyti. Turima omenyje netikėti veiksmai ar nelaimės, kurios gali sutrikdyti,
nutraukti arba kelti pavojų specialiųjų renginių eigai. Planavimo dalimi taip pat tarnauja
renginio apdraudimas.
• Operacinė vadyba ir kontrolė apima renginių įgyvendinimo palyginimą su veiklos
planu ir nukrypimų pataisymą, įskaitant vykstančių procesų stabilumą ir patikimumą
• Renginių kokybės ir sėkmingumo analizė bei įvertinimas remiasi sukaupta
patirtimi, kuri įgyta juos vykdant. Tai palengvins busimą darbą renginių logistikos
vadyboje.

Aukščiau pateiktas renginių vadybos logistikos pobūdis ir ciklas akcentuoja, kad aprūpinimas turi
tinklo ir srauto pobūdį. Vadybos proceso minėtų fazių pakeitimas kitais vadybos principais ir
požiūriais, logistikos sistemą transformuoja į įsigijimą (projektuoti, vystyti, testuoti, gaminti ir
paskirstyti, modifikacija, operacijos bei parama), aprūpinimą (taisyklės, politika, pirkimas,
patikimumas ir išlaikymas, tarnybinė parama, biudžeto sudarymas), tiekimą (reikalavimai,
inventoriaus kontrolė, aprūpinimas, transportavimas, išplatinimas, katalogavimas, standartizacija,
finansavimas ir disponavimas), pirkimą (reikalavimas, pasiūlymas ir kontraktavimas, finansavimas)
ar į kitą paslaugų sistemos tipą.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Nustatykite kaip standartinės logistikos fazės yra paveiktos

klausimų ir tikslų, susietų su jūsų bendrovės specifika?
Kokios fazės turi ryšį su jūsų praktika?

44
 4.4. Logistikos Organizacija

Logistikos organizacija yra struktūra, kuri palengvina logistikos veiklų vadybą. Tai formalus arba
neformalus instrumentas taip paskirstyti personalą, kad jis įgyvendintų bendrovės tikslus.
Optimaliam jo paskirstymui taisyklių nėra. Todėl bendrovei reikia vadovautis bendromis
taisyklėmis ir savo patirtimi. Organizacinė struktūra nustato būtinas vadovavimo gaires ir
atsakomybę, kad užtikrintų, jog logistiniai indėliai juda pagal renginio planą.

Dėmesys yra sutelktas į logistikos organizavimą teisingai paskirstant asmenis atsakinguosius už

bendrovės logistiką. Paskirstymas turi užtikrinti gerą vidinę koordinaciją ir išorines verslo funkcijas
(rinkodarą, finansus, operacijas) bei sekti, kad laiku butų pašalinti galimi tarp jų konfliktai.
Koordinuotų logistinių sprendimų vykdymui taip pat reikalinga organizacinė struktūra. Bendrovės
struktūrinės integracijos įvairių loginių veiklų lygis priklauso nuo priimtos filosofijos, kaip
sumažinti kaštus ir laiką bei kaip suderinti su kitomis bendrovės veiklomis.

Vadybininkai turi tris pagrindines alternatyvas, iš kurių gali pasirinkti: neformalią, pusiau formalią
ir formalią. Logistinė struktūra galėtų taip pat būti: centralizuota arba decentralizuotą, didelė arba
mažą, remiančią personalą arba kurso išlaikymą ir kitos. Teisingas pasirinkimas priklauso nuo
žmonių, tradicinės ir organizacinės kultūros bei logistinių veiklų svarbumo.

Veikla -  Laikas 15 Minučių

Atsakydami į klausimus apibūdinkite jūsų logistinę

organizaciją:
Kas dalyvauja logistinėje veiklose ir jų vadyboje?
• Kokie yra jų vaidmenys? (sprendimo, patarimo,

konsultanto, stebėtojo, vykdytojo)

• Kaip jie dalyvauja? (tiesiogiai ar netiesiogiai, ar tik

apsiribodami tam tikromis temomis ir uždaviniais)

Šie du klausimai atsakytini turint omenyje kiekvieną svarbų

logistinio proceso etapą.

Ar jūsų organizacinė struktūra duoda aiškų atsakymą į šiuos

klausimus? Kokio tai tipo struktūra? Ar įmanoma ją
patobulinti, ir kaip?

4.5. Logistinių Operacijų Koordinacija

Pagrindinė organizacijos kaip vadybinės funkcijos problema yra kaip pasiekti gerą koordinaciją ir
kooperaciją tarp veiklų, funkcijų, personalo, kad būtų sėkmingai įgyvendinti logistiniai tikslai. Bet
koordinacija ir kooperacija negali būti pasiektos tik geros organizacijos ir kitų pagrindinių
vadybinių funkcijų: sprendimų, personalo, planavimo, kontrolės, ryšių ir vadovavimo dėka.
Koordinacija pati savaime yra bendrovės operatyvinės vadybos tikslas, kuris koncentruojasi į
techninius bendrovės aspektus.

Logistinė vadyba yra bendrovės vadovybės atsakomybė. Jie turi suderinti visas specifines logistikos
operacijas ir funkcijas, kad logistinių veiklų reguliavimas ir derinimas būtų harmoningas. Kitos
problemos turėtų būti išspręstos kaip geros integralinės vadybinės koordinacijos pagrindas:
• Paskirti logistikos vadybininką atsakingą už operatyvinę koordinaciją.
• Paruošti logistinį planą kaip renginio plano dalį.
• Nustatyti politiką ir procedūrą kryžminėms paslaugoms ir kryžminiam tiekimui.

45
 • Sekti renginiui reikalingų medžiagų, priemonių ir paslaugų poreikį.
• Rekomenduoti, kam atiduoti pirmenybę ir kaip elgtis su šiais elementais.
• Suformuoti komandas, kurios užsiėminės logistinėmis veiklomis.
• Teikti logistinę informaciją esantiems dalyviams.
• Renginio vadovui teikti operatyvinę informaciją apie plano vykdymą.

Pirkimo ir tiekimo vadyba yra platesnės Logistikos vadybos dalis. Tai veikla, kurios tikslas yra
palengvinti renginių tikslų pasiekimą. Tai apima:
• Poreikius;
• Inventoriaus kontrolę;
• Aprūpinimą;
• Transportavimą;
• Paskirstymą;
• Disponavimą.

Tiekimo vadybos organizacinė atsakomybė priklauso nuo renginio tipo ir pačių darbuotojų
sugebėjimų paslaugų srityje.

Aprūpinimas yra vienas iš keleto funkcijų, įeinančių į kompleksinį logistikos procesą. Tai
patarnavimas, kuris nukreiptas į įrengimų, tiekinių ar paslaugų (reikiamos kokybės, pakankamo
kiekio, normalios kainos ir norimu laiku) gavimą. Aprūpinimo ratas apima:
• Tyrimas ir vystymas (Research and development - R&D).
• Pirkimas, nuomojimas ar skolinimas (lizingas).
• Gamyba, modifikacija, surinkimas.
• Aptarnavimas ir išlaikymas.

Iš visų šių operacijų ir funkcijų mes atkreipsime jūsų dėmesį į keletą ypatingai logistinių veiklų.

Reikalavimai ir Techninės Specifikacijos.

Reikalavimai ir Techninės Specifikacijos yra įsigyjamų medžiagų, priemonių ir paslaugų
aprašymas, įskaitant aiškią paraišką apie minimalius kokybės reikalavimus. Reikalavimai yra
paraiškos tiekti, parūpinti ar įsigyti tam tikrų prekių ar paslaugų nurodant bendrą maksimalų jų
kiekį. Techninės specifikacijos yra pirkinio dizaino, kokybės, savybių specifikacijų (patikslintų
aprašymų) dalis .

Reikalavimo apibūdinimas būtų kaip pirmoji įsigijimo, aprūpinimo, tiekimo ar pirkimo stadija. Jis
susideda iš:
• Reikalaujamų medžiagų, priemonių ar paslaugų pavadinimo, tipo, kiekio.
• Reikalaujamo įsigyjamo produkto kokybės ir kokybės įvertinimo standartų, kuriais galima
būtų pamatuoti produktą tiekimo momentu.
• Įsigyjamo produkto rinkos kainos.
• Reikalaujamų savybių įvertinimo ir atrinkimo.

Pagrindinis šio proceso dalykas yra tai, kad suformuluoti reikalavimai privalo atitikti renginio
poreikius. Šioje fazėje iškils kiti klausimai: specialistų trūkumas, informacijos deficitas, blogas
bendradarbiavimas tarp organizacijos skyrių.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Specialiojo renginio atveju - atsakykite į šiuos klausimus:

• Kodėl mums reikia šių medžiagų, priemonių, paslaugų?

46
 • Kokių tikslų mes siekiame?

• Kokios specifinės informacijos mums reikia, kas ją teiks

ir kaip dažnai ji turi būti teikiama?

Logistikos planavimas

Renginių logistikos vadyboje planavimas yra bendrų pastangų koordinavimas. Pirkimų plano ar
programos sukūrimas nėra lengvas dalykas. Į jį įeina:
• Informacijos rinkimas įsigijimui.
• Paklausos ir tiekimo analizė.
• Strategijos pasirinkimas.
• Tiekimo būdo pasirinkimas.
• Operatyvių sprendimų grafikas.
• Kontrolė ir korekcija.
Planas ar programa (kaip renginio planas ir programa) mėgina atsakyti į klausimus kur, kaip, kada
patenkinti renginio poreikius. Planas gali būti strateginio, organizacinio (taktinio) ir operatyvinio
lygio. Kiekvienas planavimo lygis reikalauja skirtingos perspektyvos. Operacinis planas turi būti
pritaikytas konkrečiam atvejui ar problemai.

Tiekėjo pasirinkimas.

Netinkamas tiekėjo pasirinkimas gali iššaukti dideles išlaidas. Jis gali būti gerai žinomas senas ir
naujas. Jei tiekėjas senas, jūs galėtumėte atsakyti į šiuos klausimus:
• Kodėl jis mums tieks geriausios kokybės produktą?
• Ar ši prekė ar paslauga iš tikrųjų tiek kainuoja?
• Ar mes buvome patenkinti praėjusiais tiekimais?
• Kokios yra dabartinės tiekėjo galimybės (techninės, logistinės, fizinės, finansinės,
vadybinės)?

Jei jis naujas? Tai jums reikia išsiaiškinti:

• Ko mums reikia?
• Ar tiekėjas gali patenkinti mūsų reikmes?
• Kaip susirasti tiekėją siūlantį geriausias sąlygas?
• Kokia yra tiekėjų galimybių gama?
• Kokia yra jų produkto kokybė ir kaina?
• Kaip galėtumėme garantuoti produktų kokybę?
• Kaip mes išmatuosime, kad būtent tas tiekėjas yra geriausias?
• Koks tiekėjo patikimumas?

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Palyginkite du tiekėjus, iš kurių jūs perkate konkrečius

produktus:

• Reikalaujamo produkto kokybė.

• Kokybės užtikrinimo būdas ir jos patikrinimas.

• Kaina.

47
 • Tiekimo laikas.

• Tiekimo trukmė ir rėžimas.

• Apmokėjimo būdas.

Pridėkite savo kriterijus ir padarykite bendrą visų parametrų

įvertinimą. Atsirinkite patį tinkamiausią tiekėją.

Konkursas
Konkursas yra tiekėjo atrankos metodas. Paprastai tai liečia stambius tiekimus ir kai su tiekėju
numatomas ilgesnis bendradarbiavimas. Konkursas apima dvi fazes: kvietimą jame dalyvauti ir
pasiūlymų tyrimas bei vertinimas. Konkursai būna: atviro pobūdžio (atviras konkursas įskaitant
kvietimą bendradarbiauti neribotam tiekėjų skaičiui), ribotas pobūdis (atrankinis) ir derybinis
pobūdis (ribotas arba koordinuotas). Atrankinis konkursas suprantamas kaipo kreipinys į ribotą
tiekėjų skaičių (optimalus skaičius yra šeši). Ribotas ar koordinuotas konkursas apima derybas su
tiksliomis sąlygomis (kokybė, kiekybė, kaina).

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Parašykite bendrovei kvietimą dalyvauti atvirame konkurse

specialių medžiagų, įrangos ir paslaugų tiekimui.

Palyginkite jūsų kvietimą su kitais ir įskaitykite trūkstamus

elementus.

Sandėriai
Sandėrių sudarymas yra profesionali veikla, turinti stiprų teisinį aspektą, kuris reikalauja juridinės
pagalbos. Kontraktas (sutartis) yra veiksmas, kai du ar daugiau asmenų pareiškia savo sutikimą
įvykdyti tam tikrus vienos pusės įsipareigojimus kitai pusei. Sutartis gali būti rašytinė, tačiau būna
ir žodinė, kuri tampa kliuviniu bylinėjimosi atveju. Kadangi sutarties pasirašymas iššaukia teisines
pasekmės, sutarties dalyviai turi būti tam atitinkamai įpareigoti. Sutartis turi turėti kainą ir atitikti
teisinėms normoms.
Sandėris apima:
• Pirkimo poreikį.
• Priimtinos kainos pasiūlymą.
• Tiekėjo atranką.
• Tiekimo užsakymą.
• Patvirtinimo laišką.
• Derybas ir galutinį sprendimą.
• Sutarties vykdymą.
Be abejonės prieš pasirašant sutartį būtinas abiejų pusių visų sąlygų suderinimas ir sutikimas,
įskaitant kokybės užtikrinimo standartus, nuostolių atlyginimą ir taip toliau.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Ypatingam renginio atvejui suminėkite svarbiausias sandėrio

sąlygas.
•

48
Logistinė kontrolė
Kontrolės tikslas yra užtikrinti, kad medžiagos, priemonės ir paslaugos yra teikiamos laiku ir
sutinkamai su biudžetu. Tai taip pat turi padėti susekti patvirtinto plano ar programos nukrypimus,
ypač grafiko, kaštų ir kokybės atžvilgiu. Kontrolė apima:
• Konkrečių logistinių tikslų, tokių kaip grafiko, kaštų vykdymo ir pan. palyginimas su
priimtais plane arba programoje.
• Nukrypimų priežasčių nustatymas.
• Pataisomųjų veiksmų, jei būtina, vadyba.

Kontrolė gali būti vykdoma periodiškai renginio vykdymo metu (kai yra pasiekti preliminariai
nustatytų sprendimų rezultatai) arba išteklių tam dalykui skyrimo metu. Bet kokiu atveju būtina
balansuoti tarp vadovybės atsakomybės už renginio gerą vykdymą ir kaštų, kuriuos iššauktų
kontrolės mechanizmų panaudojimas.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Ypatingam renginio atvejui surenkite patikrinimą ar tiekėjas

yra pasiruošęs sutarties pasirašymui.

Įvertinimas
Įvertinimas arba analizė yra svarbi logistinio proceso veikla., kuri yra vykdoma kai kuriose jos
stadijose (alternatyvų paieška poreikiams, tiekėjams ar kontraktams).

Jo mastas, kriterijai ir metodai skiriasi ir priklauso nuo spręstinų problemų.

Galiausiai bendras logistinės paramos vertinamas arba nagrinėjimas padės nustatyti tikrąjį renginio
veiksmingumą.

4.6 Logistinių Sprendimų Įvertinimo Kriterijai

Logistinių sprendimų įvertinimas yra svarbi renginio įvertinimo dalis. Kiekvienas renginio
logistinis planas yra skirtingas, todėl kiekvienam reikia specifinių kriterijų ir akcentų. Tačiau visada
reikia turėti omenyje kaštus kaip svarbiausią kriterijų, nes jie apsprendžia bendras renginio išlaidas.
Laikas ir paslaugų kokybė gali taip pat apriboti renginio veiksmingumą ir įspūdingumą.

Tinklai yra integralus logistinės vadybos komponentas, tačiau jie taip pat atspindi vidinius vadybos
prieštaravimus. Iš vienos pusės daugybės elementų, sandėliavimo ir transportavimo operacijų
buvimas sulėtina srauto judėjimą. Tai suvaržo resursus ir iššaukia gana žymų pinigų praradimą.
Pavyzdžiui, įsivaizduokime, kad kasmetinis resursų neprieinamumas siekia vieną dešimtąją turimų
resursų. Iš kitos pusės turimo kiekio sumažėjimas gali privesti prie situacijų kai logistinei sistemai
pritrūks resursų. Šitokiu atveju vėl bus nuostoliai, bet ši kartą dėl veiklos nutraukimo. Tad tinkle
esami ištekliai yra prieštaringo pobūdžio ir iššaukia nuostolius ir dideli, ir maži jų kiekiai. Gera yra
ta logistinė sistema, kuri leidžia tiekti medžiaginius produktus laikydamasi žemiausių kaštų. Ši
logika veda prie modernios tendencijos vystyti logistines sistemas “tik laiku”, kur sandėliavimo
trūkumas yra kompensuojamas absoliučiai punktualiu medžiagų, priemonių ir paslaugų pristatymu.

Šis pavyzdys atskleidžia vidinį paslaugų kokybės ir kainų prieštaravimą renginio logistikoje. Norint
pasiekti specialiųjų renginių vadybos tikslų, teisingas kriterijaus pritaikymas logistinės vadybos
veiksmų įvertinime yra svarbus dalykas.

49
Kriterijaus funkcinis tikslas arba uždavinys yra užtikrinti patikimą matavimą, palyginti ir įvertinti
uždavinių vykdymo santykį ir tokiu būdu privesti prie teisingo alternatyvių sprendimų pasirinkimo.
Plačiau kalbant, kriterijus yra priemonė kaip pamatuoti ir įvertinti esamą ir siekiamą būklę. Be tokio
vertinimo kriterijaus sprendimai ir veiksmai yra nekryptingi, kurie tik atsitiktinai gali duoti gerus
rezultatus.

Kriterijaus esmė yra pamatuoti ir įvertinti darbo, įdėto į tikslo pasiekimą, santykį, palyginus jį su
paskirtais ir turimais resursais.

Renginį aptarnaujantis darbas yra susumuotas verslo produkto matmuo. Tai privati laisva veikla,
kuri patenkina norimo produkto reikalingumą ir kuris yra kuriamas sutelkiant (logistinėmis
priemonėmis) įvairias gamybos veiksnių kombinacijas.

Priklausomai nuo kintamųjų skaičiaus, naudojamų analizei ir įvertinimui, logistikos vadybos

analizei ir įvertinimui galima sukurti įvairius kriterijų santykius. Išnagrinėsime du atvejus –
paprastąjį su dviem kintamaisiais ir detalųjį su keturiais kintamaisiais.
А) Du kintamieji:
Šiame pavyzdyje yra du kintamieji - sąnaudos ir rezultatai. Sąnaudos paprastai yra patiektos
medžiagos, priemonės ir paslaugos, o rezultatai – atliktas darbas. Kai užduotas tikslinis darbas ir
palyginamosios alternatyvos įtakoja kaštus jų pasiekimui bei siekia jų mažinimo, tada kriterijus,
kuris pritaikomas jo įvertinimui yra pasirinktos alternatyvos ekonomiškumas. Priešingai, jei su
resursų bagažu mes dėsime daug pastangų kuo didesniam darbui, tada kriterijumi, renkantis
alternatyvą, tampa jo našumas.

Taupymas – įvertinimo kriterijus, kur iš anksto užduotas darbo kiekis turi būti atliktas minimaliais
kaštais.

Tuo atveju, kai yra iš anksto paruoštas paslaugų darbo tikslo lygis (rezultatas), ir kai mes ieškome
kuo mažesnių kaštų jų pasiekimui, tada mes kalbame apie “ekonomišką” logistinio aprūpinimo
alternatyvą. Šiuo atveju taikomas kriterijus yra ekonomiškumas.

Našumas – įvertinimo kriterijus kur su nustatytais kaštais mums reikia atlikti maksimalų darbo
kiekį.

Šiuo atveju mes turime fiksuotus gamybos paslaugų resursus (kaštus, indėlį) ir stengiamės kuo
daugiau atlikti darbo, kuris įmanomas su skirtais resursais. Šis tyrimo ir įvertinimo kriterijus yra
našumas. Ekonomiškumo ir našumo analizė veda prie rentabilaus balanso tarp resursų ir įdėto
darbo, kuris yra kiekviename specifiniame logistikos procese.

Dažnai viešasis darbas sukuriamas įvairios prigimties produktų (prekių ar paslaugų). Šiais
specifiniais atvejais mes naudojame kai kurias ypatingas ir savitas kriterijų formas. Tokiu pavyzdžiu
gali būti kriterijai, naudojami alternatyvų įvertinimui tokiose srityse kaip infrastruktūros
aptarnavimas, įsigytas turtas (paslaugų priemonės), įsipareigota partnerystė ir taip toliau.

B) Keturi kintamieji.
Šis atvejis apima keturis kintamuosius, kurie pavaizduoja resursų sąnaudas paslaugų teikimui.
Procesas prasideda nuo pinigų įdėjimo. Šie pinigai yra naudojami indėlio resursų pirkimui.
Rezultatas yra paslaugų atlikimas. Produkcijos rezultatas kartu su rinkos aplinka sukuria tam tikrą
vertę už įdėtus pinigus.

50
 15 pav. Keturių kintamųjų analizė.

Šiuo atveju yra naudojami keturi kriterijai:

• Ekonomiškumas = Indėlis (I)/Pinigai (M)

Šis kriterijus reiškia, kad geriausia alternatyva yra tokia, kuri leidžia įsigyti būtinus indėlius
specialiųjų renginių organizavimui už pačią mažiausią sumą. Šis kriterijus, naudojamas logistinio
aprūpinimo įvertinimui, logiškai yra taikomas kai jaučiamas pinigų stygius aptarnaujant produkto
gamybą. Tai negarantuoja, kad bus priimtas geriausias sprendimas, nes įmanoma, kad tam tikras
pinigų augimas prives prie žymaus sąnaudų aptarnaujančių veiksnių ir atitinkamai sukurto produkto
augimo.

Našumas = Rezultatai (O)/Sąnaudos (I)

Našumo kriterijus yra skirtas logistikos paslaugų alternatyvai, kuri veda prie geriausių rezultatų,
palyginus su kitomis vienodos vertės naudotų indėlių alternatyvomis. Akivaizdu, kad tai tvirtas
sprendimų kriterijus, kurį sunku pakeisti kitomis priemonėmis. Praktiškai šis kriterijus duoda
geriausią sprendimą, pasirenkant logistinės vadybos alternatyvas.

• Efektyvumas = Pinigų vertė (V)/Rezultatas (O)

Efektyvumas yra silpniausias racionalus kriterijus alternatyvų įvertinimui. Jis pamatuoja ar

produkcijos išeiga, nežiūrint į priemones ir kaštus, sukuria reikalingą vertę, naudą klientui.
Efektyvus yra viskas, kas dirba nežiūrint į už jį sumokėtą kainą. Efektyvus sprendimas vis tik nėra
geriausias sprendimas, jį galimą vertinti kaip minimaliai patenkinamą sprendimą.

The Best Value for Money (TBVM) = Economy. Efficiency. Effectiveness = (I)/(M). (O)/(I). (V)/
(O) = V/M
Geriausia Vertė už Pinigus = Ekonomiškumas (taupumas). Našumas. Efektyvumas.

Šis kriterijus integruoja trijų ankstesniųjų ypatingų kriterijų įtaką ir nustato geriausią piniginę vertę,
gautą už norimą produktą. Tai labai svarbus kriterijus ekonomiškumo logistikos verslo sektoriuje
įvertinimui, nes tai veikia ir įvertina pasiektą už klientų pinigus efektą. Klientams labai svarbu kaip
bus panaudoti už paslaugas sumokėti pinigai.

Be aukščiau minėtos dviejų kriterijų tinklų logikos, galimi ir logistinio aprūpinimo bei vadybos
analitiniam įvertinimui praktiškai naudojami kiti ypatingi kriterijai. Pavyzdžiui, tokie yra
investicinio pelno, piniginių srautų apyvartos, likvidumo, potencialaus augimo ir kiti kriterijai. Dėl
jų savotiško pobūdžio šiame vadove jie nebus nagrinėjami.

Veikla -  Laikas 15 Minučių

Paimkite kokį nors renginį, kuriame jūs esate dalyvavęs.

Patikrinkite logistinius kaštus, paslaugų darbą ir pajamas
susietas su lankytojų kiekiu. Išnagrinėkite logistinės vadybos
ekonomiškumą ir našumą.

51
 Paimkite du skirtingus renginius ir nustatykite, kuris iš jų yra
ekonomiškas ar efektyvus

Skaitinių sąrašas
Димитров, П., Ек. Величкова, М. Раковска, Развитие на логистичния сектор в
България, УИ „Стопанство”, С., 2008.
Asset management Handbook, Center for Transport Research and Education, Iowa State
University Research Park, October 2000, Community Tourism assessment Handbook,
Western Rural Development Center, Oregon State University, 1996.
Ballou, R. H., Businss Logistics Management, Prentice-Hall, Inc. Englewood Cliffs, New
Jersey, 1992.
Goldblatt, J., Special Events: Twenty-first Century Global Event Management, CSEP, 3 rd
edition, Wiley Event Management Series, John Wiley & Sons, Inc., New York, 2002.
(Голдблат, Д., Специални събития, Рой Комюникейшънс, С., 2006).
Kortschak, B. N., Was ist logistic, Wirtschaftsuniversitat Wien, 1993.
Kelly, J., Purchasing for Profit, NatWest Business Handbooks, Pitman, 1990.
Massie, L.L., Essentials of management, Prentice-Hall, Inc. Englewood Cliffs, New Jersey,
1987.
Special Events Handbook, Asset Use Section, Roads ACT, City Management, 04/200.
Westring G., G. Jadoun, Public Procurement Manual for Central and Eastern Europe,
SIGMA, Turin, 1996.

5. Skirsnis. Finansavimas
5.1 Įvadas

Vienas iš svarbiausių ir sunkiausių uždavinių rengiant renginį yra finansinės dalies vadyba. Be
finansavimo renginio surengti neįmanoma.

Pirmiausia mes turėtumėme užduoti sau keletą klausimų:

• Ką aš noriu surengti?
• Kodėl, koks to tikslas?
• Kaip tai atrodys?
• Kada tai turi įvykti?
• Kiek tai kainuos?

Kai mes turėsime atsakymus, mes turėsime tam tikras gaires projekto ruošimui ir galėsime imtis
finansinės proceso stadijos.

RENGINIŲ TIPAI
Kad galėtume nustatyti rengtino renginio tikslą, visų pirma mums reikia žinoti, kokio tipo tai
renginys.

• Ką aš noriu surengti?

Renginys gali būti:

• Mokslinis:
o Kongresai, konferencijos, seminarai ir t.t..
• Kultūrinis:
o Parodos, ekskursijos, koncertai ir t.t..
52
 • Korporatyvinis:
o Suvažiavimai, skatinamosios kelionės, FAM išvykos, Mugės ir t.t..
• Institucinis:
o Vėliavos diena, istorinės atminties diena, ir t.t..
• Sporto:
• Varžybos, labdaros žaidynės, sportinė veikla, ir t.t..
• Ceremonijos:
o Vestuvės, banketai ir t.t..

Kiekvienas renginys yra skirtingas ir reikalauja skirtingos struktūros ir skirtingų finansavimo

šaltinių. Jų tikslai taip pat yra skirtingi ir kai vieni renginiai atneša žymų pelną, kiti vos padengia
kaštus.

Pavyzdžiui, sporto renginys greičiausiai bus finansuojamas sportinių „etikečių“, transliavimo teisių
ir t.t., rėmėjų. Iš kitos pusės, mokslinis renginys bus tikriausiai finansuojamas iš dalyvių mokesčių
arba dalyvių susivienijimų, draugijų ar universitetų.

RENGINIO VIETA

Kaip renginys atrodys?

Kitas pamatinis klausimas yra renginio mastas, tai yra dalyvių skaičius jame. Svarbu nuspręsti ar jis
skirtas didelei auditorijai, ar tik atrinktų asmenų grupei, pavyzdžiui, tik savo ar užsienio dalyviams,
susirinkusiems užbaigiančiajai programai, administracinei procedūrai; tad socialiniai veiksmai
priklausys nuo renginio dydžio ir pobūdžio.

Dar daugiau, ir pajamos, ir išlaidos skirsis priklausomai nuo renginio lygio: vietinio, nacionalinio,
tarptautinio. Atitinkami bus ir finansavimo šaltiniai.

Galiausiai, renginio pobūdis taip pat skatina galimą finansavimą iš publikos ir privačių įstaigų
pusės.

RENGINIO TIKSLAS

Ką aš noriu surengti?

Trumpa aprašomoji ataskaita apie rengiamą renginį, jo tikslus, reikmes ir pobūdį.

Kada jį rengti?

Laiko nustatymas yra lemiamas dalykas, nes jis liečia ne tik renginį ir jo organizavimą, bet ir lėšų
gavimą.

Kokio pobūdžio bus renginys?

Reikia turėti galvoje:

• Bendrus renginio bruožus:

o Dalyvius
o Laiką
o Reikalaujamą erdvę
o Atsakomybes

53
Ši informacija yra būtina tikslaus renginio profilio nustatymui ir išsiaiškinimui ar yra pakankamai
lėšų jo projektavimui.

Tikslas. Tai, ko norime pasiekti renginiu. Nauda, gauta iš renginio, priklausomai nuo jo tipo, yra
įvairiapusė:
• Ekonominė
• Dalyvavimo
• Socialinė
• Politinė
• Kvalifikacinė
• Viešojo įvaizdžio
• Turistinė
• Mokslinė
• Žiniasklaidos

Kas liečia finansavimą, tai kiekvieno renginio pagrindinis tikslas, be minėtų aukščiau, yra atlikti
galutinius pajamų ir išlaidų apskaičiavimus, kad galutinis rezultatas atitiktų originalųjį planą.

POTENCIALŪS DALYVIAI

Kam renginys skirtas?

Labai svarbu žinoti, kokie rengiamame renginyje dalyvaus dalyviai, tokiu būdu stengiantis
patenkinti jų lūkesčius ir padaryti viską, kad jis būtų dinamiškas ir įdomus ir patrauktų visuomenės
dėmesį.

Dalyvių profilis:

• Ekspertai
• Profesionalai
• Studentai
• Vaikai
• Jaunimas
• Suaugusieji
• Pagyvenusieji
• Technikai
• Bendra publika

Veikla -  Laikas 30 - 60 Minučių

1. Renginio tipas (mokslinis, kultūrinis, korporatyvinis, institucinis, sporto ir t.t..)

•
•
•
2. Dalyvių tipas (profesionalai, vaikai, jaunimas, ekspertai, bendra publika ir t.t..)
•
•
•
3. Renginio mastas
•
•

54
 4. Renginio tikslas (ekonominis, socialinis, politinis, turistinis, mokslinis ir t.t..)
•
•

5.2 Biudžetas

Kai yra nustatytas renginio tipas, mums reikia sužinoti ar apskritai jį galima surengti ir kas darytina,
kad biudžetas atitiktų planuojamas pajamas ir išlaidas.

RENGINIO REIKALAVIMAI

Rengiant renginį turi būti sudaryti biudžeto metmenys ir padaryti kai kurie atitaisymai. Tai užima
daug išankstinio laiko ir iš esmės jie yra teoriniai.

Organizavimo eigoje bus sudarytas antrasis biudžetas. Jis bus artimesnis tikrovei su patikslintais
duomenimis, nors dalyvių skaičius ir galutiniai finansavimo šaltiniai tebebus nežinomi.

Galiausiai bus sudarytas galutinis biudžetas. Jis bus tikras ir veikiantis – kaip loginė antrojo
biudžeto išdava. Čia reikėtų pabrėžti faktą, kad rengiant renginį iškils netikėti kaštai. Tai ypatingos
išlaidos, kurios iškyla renginio eigoje ir sudaro apie 20% bendrų kaštų.

ĮMANOMUMŲ STUDIJA

Papunkčiui sudarytas biudžetas turėtų įskaityti ir techninius reikalavimus, tiekėjus, būtinas renginiui
teikiamas paslaugas.

Priklausomai nuo laukiamo renginio finansavimo, sprendimai turėtų būti padaryti dėl logistinių,
organizacinių, personalo ir oficialių reikalavimų, o taip pat dėl renginio vietos, masto, metų laiko ir
trukmės.

Į šią studiją turėtų būti įtrauktas kiekvienas renginio aspektas. Reikia išsiaiškinti ar apskritai jį
įmanoma surengti, turint galvoje mažą tikslų kiekį ir jų santykį su būsimais kaštais, tad ar iš viso iš
to išeis kokia nors nauda.

Kad renginys pasisektų, reikia sukurti finansavimo gavimo strategiją. Ši strategija turėtų įtraukti
privačius ir viešus rėmėjus, o taip pat dalyvius.

Reikia patikrinti ar šis projektas turi paklausą. Be abejo radus pinigų šaltinį, svarbu, kokia galiausiai
bus pelno marža, jei tokia bus.

KAIP SUDARYTI BIUDŽETĄ. PAVYZDŽIAI

Tam, kad sudarytume biudžetą, mums reikia kai ką paklausti ir į kai ką atsakyti. Koks renginio
mastas? Kam jis skirtas? Kokio mes tikimės dalyvavimo? Kur jis vyks? Į šiuos klausimus buvo
atsakyta aukščiau.

Kiekviename biudžete turi būti balansas tarp pajamų ir išlaidų.

Dviejų biudžetų pavyzdžiai parodyti žemiau. Jie tikriausiai yra tipiškiausi: sporto renginys ir
mokslinis renginys.

55
Sporto renginys yra visuomeninis susiėjimas su dideliu skaičiumi dalyvių, nes tai labai dinamiškas
sektorius, kuris iššaukia platų susidomėjimą kaip visuomenės, taip ir rėmėjų, ypač jei teisingai
parinkti žaidėjai. Kaip jau sakyta, pagrindinis sportinio renginio tikslas yra ekonominė nauda.

Šio pavyzdžio galutiniame balanse lengvai matosi gauta nauda, nes pajamos viršija išlaidas, todėl
organizatoriai gaus perteklių arba savo naudai, arba kito renginio organizavimui.
Šiame pavyzdyje matosi šitokios išlaidos:

SPORTO RENGINYS

Transporto, apgyvendinimo, išmokos varžovams ir teisėjams bei jų algos – visa tai logistikos
išlaidos.

• Atidarymo Kokteilis arba Ceremonija su dalyviais ir žiniasklaida.

• Korporatyvinio įvaizdžio išlaidos: Renginio programa, bilietai, plakatai, spauda, tinklalapiai

(kur pardavinėjami bilietai), laiškai (perspektyviems dalyviams ir rėmėjams).

• Techninė ir audiovizualinė įranga: ekranai rezultatų parodymui, vertėjų kabinos, viešųjų

ryšių sistemos ir t.t..

• Koordinavimo išlaidos. Techninis sekretoriatas kainuoja nemažai, tačiau kaip tik jis ir yra
atsakingas už sėkmingą renginio pravedimą nuo jo pradžios iki sąskaitų suvedimo renginiui
pasibaigus.

• Spaudos tarnyba bus atsakinga už žiniasklaidą ir įvykių publikavimą. Skelbimai

spaudoje taip pat iššaukia išlaidas.

• Vieta ir patalpos: būtina erdvė renginio pravedimui.

• Įvykus nelaimėms ar atsitikimams viešosios atsakomybės draudimas padengs organizatorių

išlaidas, jei dėl rengėjų klaidų, dėl kurių sustabdžius renginį, klientams reikėtų kompensuoti.

• Čia netikėti kaštai yra įtraukti, nes renginiuose tai įprastas dalykas.

Pajamų dalyje yra keturi skyriai:

• Dalyvių mokesčiai: tai renginio lankytojai mokantys už įėjimo bilietus.

• Rėmėjai: Sporto etikečių ir šiaip rėmėjai, kurie ekonomiškai padės padengti rengėjų
medžiagines išlaidas, jei tai pateisina mokesčių tarnyba.

• Viešosios Institucijos: Fondai gauti iš vietinių administracijų, kur vyksta renginys.

• Vietinė Valdžia skirs lėšų renginio pravedimui.

SPORTO RENGINYS

IŠLAIDOS

Straipsnis Kaina
TRANSPORTAS IR
APGYVENDINIMAS € 10.000,00
Pervežimai: Oro uostas – Viešbutis –Oro € 2.100,00

56
 uostas
Išmokos € 3.000,00
Medicininės išlaidos €1.500,00
Teisėjai €2.000,00
RINKODARA
Plakatai €500,00
Sertifikatai €600,00
Žurnalas €1.500,00
Žiniasklaida ir ryšiai €800,00
Pašto išlaidos €3.000,00
Renginio reklaminės dovanėlės
(kepuraitės, marškinukai, vėliavėlės ir t.t..) €6.000,00
Spaudos koordinavimas €300,00
LOGISTIKA
Techninė Įranga
PC projektorius, portatyvinis komp. €600,00
Ekranai €300,00
Viešųjų Ryšių sistema €600,00
Garsiakalbiai €500,00
Techninės pagalbinės priemonės €600,00
Vertimas €2.150,00
Video €3.000,00
Techninis Sekretoriatas €6.000,00
Sporto medžiagos €1.500,00
Raštinės priemonės €700,00
Vertėjai žodžiu €3.000,00
Varžybų vieta
Sporto Priemonių nuoma €15.000,00
Maitinimas
Atidarymo ceremonija €20.000
Draudimai €1.200,00
Kitos išlaidos €3.000,00

GALUTINĖ SUMA € 89.450

PAJAMOS

Straipsnis Viso

Dalyviai €25.000,00
Sporto Etiketės €30.000,00
Viešosios Institucijos €30.000,00
Municipalitetas (varžybų vietos) €20.000,00

GALUTINĖ SUMA €105.000,00

PAJAMOS – IŠLAIDOS = 105.000 – 89.450 Eurų = PELNAS -€ 15.550 eurų.

MOKSLINIS RENGINYS: KONGRESAS
57
Moksliniam renginiui biudžetas turi įtraukti visas išlaidas numatytas jo rengimui. Didelių sumų
projektavimui, jo pravedimui ar panašiai neturėtų būti įtraukta, nes renginio tikslas yra mokslo
vystymas, o ne ekonominis pelnas.

Problemą sudaro renginio rėmimas, kadangi jis negauna nei žiniasklaidos palaikymo, nei rėmėjų
intereso, kadangi privačios bendrovės čia betarpiško pelno sau nemato. Didžiausias finansavimas
ateina iš pašalpų, skirtų trynėjimams iš universitetų bei tyrimų institutų. Tai paprastai ne daugiau
negu reikia renginio pravedimui. Dalyvių įmokos padeda padengti visas išlaidas.

Specialus mokslinis renginys yra medicininis, kadangi jis pritraukia paramą iš farmacijos pramonės,
sudomintos nauja produkcija, kuri atneštų jai pelno, tad ji yra pasiruošusi padengti tam tikrus
išlaidų straipsnius, kaip maitinimą (pietus, vakarienes), kai kurių dalyvių kelionių kaštus, bendrą
kongreso eigą ir t.t.

Šiame pavyzdyje yra šios išlaidos:

• Transporto, apgyvendinimo ir priemokos pakviestiems pranešėjams.

• Maitinimas: Pertraukos kavai ir užsakyti pietūs posėdžių metu.

• Renginio mokslinės programos ir korporatyvinio įvaizdžio kainos. Turėtų būti trys

programos: dvi preliminarinės ir viena galutinė, priklausomai nuo organizacinio komiteto
nustatytų datų ir patikslintos informacijos, kuri turi būti išsiųsta dalyviams, pranešėjams ir
viešajai publikai.

• Techninė ir audiovizualinė įranga naudojama renginio sesijose.

• Organizaciniai kaštai: Techninis ir mokslinis sekretoriatai bus atsakingi už programos

vykdymą.

• Renginio Vieta. Tai turėtų būti didelė Auditorija arba Suvažiavimų Rūmai.

• Viešosios atsakomybės ir delegatų draudimai.

• Galimos netikėtos išlaidos renginio metu. Šiuo atveju vargu ar iškils naujos išlaidos, nes visi
galimi kaštai yra jau įskaičiuoti.

Pajamų straipsniai apima dvi dideles dalis:

• Dalyvių Įmokos: Pagrindinis šio tipo pajamų šaltinis.

• Rėmėjai, Viešosios Institucijos, ir Universitetai: Jie padengs dalį išlaidų, paprastai

plenariniams pranešėjams ir spausdinimui. Šie fondai yra lengvai pateisinami.

MOKSLINIS RENGINYS: KONGRESAS

IŠLAIDOS

Straipsnis Viso
TRANSPORTAS IR
APGYVENDINIMAS €3.150,00
Kelionės €9.000,00
Pervežimai: Oro uostas – Viešbutis – €2.100,00

58
Oro uostas
Išmokos pranešėjui €3.000,00
RINKODARA
Logo projektavimas, ir antkainis €300,00
1-oji Projektinė Programa €900,00
2-oji Projektinė Programa €900,00
Galutinė Programa €1.500,00
Dalyvavimo biuletenis €300,00
Apgyvendinimo biuletenis €300,00
Pravedimas €3.000,00
Dalyvių ženkliukai €100,00
Pranešėjų ženkliukai €100,00
Pranešėjų tapatybės etiketės €100,00
Paštas €3.000,00
LOGISTIKA
Techninis ir Mokslinis
Sekretoriatas €15.000,00
Daugiakalbiai renginio vedėjai €1.500,00
Vertėjai €3.000,00
Maitinimas
Pertraukos kavai ir pietums €18.000,00
Techninė įranga
PC projektorius ir kompiuteris €600,00
Ekranas €300,00
Viešojo Ryšio Sistema €700,00
Techninės Pagalbos Priemonės €600,00
Vertimai €2.150,00
Rašymo Reikmenys €6.000,00
Vieta
Kongresų Rūmai €13.000,00
DRAUDIMAI €1.500,00

GALUTINĖ SUMA € 90.100,00

PAJAMOS

Straipsniai Total
300
dalyvių
Rinkliava € 250,00 €75.000,00
Rėmėjai, Viešosios Institucijos,
Universitetai €15.100,00 €15.100,00
Rinkodaros priemonės
Stendai € 3.000,00
Programos tinklalapis
Spausdinta programa
Pranešėjai

59
 Viešbutis pranešėjams
Pranešėjo kelionės
Pranešėjų maitinimas
Programos

GALUTINĖ SUMA € 90.100,00

PAJAMOS – IŠLAIDOS = € 90.100 – € 90.100 =PELNAS = € 0

RIZIKOS IR ATSAKOMYBĖS

Būna momentų kai tarp dviejų pirminių biudžetų ir galutinio, kai įtraukiami netikėti kaštai, susidaro
toks skirtumas, kad atrodo, jog visas renginys sužlugs.

Pavojai gali slypėti:

Renginių organizavimo patirties stokoje: Tai paprastai pasireiškia neįtraukus į biudžeto planą kai
kurių straipsnių.

Įžvalgumo stokoje: Renginių eiga ir seka turi būti apgalvota ir apsvarstyta iš anksto; atitinkamai turi
būti sudarytas biudžeto planas įskaitant visas išlaidas, kas be abejonės, padės išvengti lėšų trūkumo.

Lėšų ir dalyvių stokoje: Biudžetas gali būti per daug optimistiškai sudarytas, o pinigų įplauka per
maža. Numatytas lankytojų skaičius nepasiteisino – atvyko žymiai mažiau žmonių. Taip gali
atsitikti tik pradėjus šį verslą.

Blogame organizavime: Renginio data neturėtų sutapti su panašaus tipo kitu renginiu. Nors
atrodytų, kad jie yra skirtingos kategorijos, tačiau lankytojų abiems tikrai neužteks.

Atsakomybės:

Organizacinis Komitetas, kuris skiria rengėją arba rengėjus, prisiims pilną atsakomybę už
neįvykdytus įsipareigojimus, nes jis yra atsakingas už biudžeto vykdymą nuo pirmojo
preliminarinio biudžeto iki galutinio sąskaitų suvedimo.

IŠLAIDOS

Sudarant išlaidų biudžetą reikėtų turėti galvoje visas esančias renginių organizavimo taisykles.
Todėl dėl renginio pobūdžio ir apimties išsiaiškinimo reikia sudaryti klausimų ratą.

Žemiau yra paminėti keletas pagrindinių biudžeto kaštų elementų.

• Ar reikalingi žmogiškieji resursai? Ar turime pakankamai darbuotojų? Ar mums

reikia nusisamdyti ypač kvalifikuotų žmonių?
Techninį sekretoriatą, vedančiųjų, reklamuotojų, modelių, gidų, koordinatorių, įvaizdžio
konsultantų, renginių organizatorių, protokolo konsultantų, pirmininkų, pranešėjų, saugumo
darbuotojų, medikų, vertėjų, valytojų, aptarnaujančio personalo.

• Techninė Įranga. Ko mums reikia?

60
 Viešojo bendravimo sistemos, sinchroninio vertimo, įrašų studijos, kino filmavimo,
žiniasklaidos darbo ir transliavimo, korporatyvinės televizijos ir t.t..

• Komunikacijos. Ko reikia, kad mūsų renginį išgirstų?

Reklamos, rinkodaros ir komunikacijų, grafinio dizaino ir spaudinių, žiniasklaidos darbo,
scenaristų, multimedijų, tinklalapio dizaino, pašto ir prekybos

• Pramogos. Ar mums reikia dinamiško renginio?

Pramogų artistai, dydžėjai, karaokė, parodos, kultūriniai vizitai, muzikiniai vakarai.

• Scena ir apstatymas. Kokio mes norime pristatymo?

Nuomos apstatymui, skaitmeninio vizualinio meno, pobūvių salės, didžiosios palapinės,
platformos, scenos, dekoro ir dizaino, stendų dizaino ir surinkimo, gėlių puokščių, skelbimų,
iškabų ir etikečių.

• Socialinė Programa. Kiek pasiūlysime pramogų laisvalaikiui?

Pietūs ir vakarienės, maitinimas, iškilmingos vaišės, atidarymo ir uždarymo ceremonijos,
apdovanojimai.

• Renginio vieta. Kur norime renginį rengti?

Savivaldybėje, laivuose, menėse, vyninėse, kongresų rūmuose, istoriniuose pastatuose, pilyse,
rūmuose, sporto salėse, po atviru dangumi, viešbučiuose, restoranuose.

• Transportas. Ar mums reikės transporto priemonių?

Automobilių nuomos, vairuotojų, taksistų, oro transporto, kito.

Veikla -  Laikas 30 - 60 Minučių

1. Pagalvokite apie darbuotojus, kurių prireiktų renginio organizavimui.

•
•
2. Kokios jums reikia techninės įrangos?
•
•
•
3. Kokias komunikacines priemones naudosime renginyje?
•
•
•
4. Ar mums reikia socialinės programos? (pietų ir vakarienės, maitinimo,
atidarymo ir uždarymo ceremonijų, apdovanojimų ir t.t..)

5. Ar mums reikia kokio nors transporto?

•

5. 3. Pajamos ir Finansavimas

KAIP ĮSIGYSIME PINIGŲ? FINANSAVIMO ŠALTINIAI

Kai biudžetas paskaičiuotas ir renginio apimtis žinoma, sekantis žingsnis yra finansų klausimo
sprendimas biudžeto subalansavimui. Bet kokio renginio tipo atveju yra du finansavimo tipai:
vidinis ir išorinis.
61
Vidinis finansavimas: Pagrindinai tai fondai, priklausantys pačiai organizacijai, gauti iš anksčiau
pravestų renginių, iš narių mokesčių ir organizatoriaus privačių fondų.

Išorinis finansavimas būna iš:

Rinkliavos:

Iš renginio dalyvių ir lankytojų. Tai jau paskaičiuojama pirmajame preliminariniame projekte,

atkreipiant dėmesį į praėjusių panašių problemų sprendimą ir pasvarstymo, kaip sekėsi su
rinkliavų surinkimu. Be to, iki rinkliavos dydžio nustatymo, reikia nors apytiksliai žinoti įvairių
institucijų įnašus. Apskritai rinkliava sudaro apie 50% visų renginio kaštų.

Parama iš Viešųjų Institucijų ir Privačių rėmėjų:

Institucijų Parama:

• Viešosios Institucijos: Vietinės savivaldybės ir Miestų Tarybos

• Oficialios dotacijos (pašalpos): Vietinės, nacionalinės, tarptautinės.

Šio tipo pašalpų keblumas yra tame, kad jų gavimas yra lydimas sudėtingų veiksmų ir begalinės
biurokratijos. Dažnai šios pašalpos turi būti iš anksto iš dalies pateisintos arba visos grąžintos, jei
jos nepadengia kaštų, kuriems jos buvo skirtos.
Kitas svarbus šių pašalpų aspektas yra tas, kad mūsų renginio laikas nesutaptų su panašiu renginiu,
nes rėmėjai galėtų padėti ir aniems rengėjams, kas smarkiai sumažintų mūsų pajamas.

Kartais dotacijos yra metinio biudžeto dalis ir yra numatomos dar toli prieš renginio rengimą. Todėl
į pašalpos davėją reikėtų kreiptis iš anksto, kad mūsų paraiška suspėtų pereiti visas būtinas
procedūras.

Privatūs Rėmėjai: Renginio pilnam ar daliniam palaikymui priklausomai nuo jo tipo ir apimties yra
galimybė surasti privačių institucijų (bankų, bendrovių, rėmėjų ir t.t..)

Džinsų prekybininko parama renginiui natūra ar pinigais atsispindės viešojoje nuomonėje bei
žiniasklaidoje, ir tikėtina, kad su laiku tai atsipirks su kaupu.

Kai įnašai yra vykdomi natūra, kaštai, kaip matėme aukščiau pavyzdžiuose, bus padengti.
Pavyzdžiui, miesto taryba tiesiogiai apmokės renginio vietos nuomą arba privatus rėmėjas
padengs kelionių kaštus, mokėdami už bilietus, kuriuos jie prisiėmė kaip įnašą.

Privatūs rėmėjai būna:

Draugijos: juridinis subjektas sudarytas iš panašių siekių partnerių, kurie periodiškai moka nario
mokesčius šio tipo renginių palaikymui.

Federacijos: Draugijų susivienijimas.

Bendrovės: Jos finansuoja renginius, kad galėtų greitai išgarsėti. Jos išmaino savo ekonominę
pagalbą į galimybę per renginius papulti į žiniasklaidą.

Labdara: Tai nepelno juridiniai subjektai, kurie gali užsiiminėti komercine veikla atiduodami dalį
savo pajamų kultūrinės, socialinės ar aplinkosauginės veiklos skatinimui.

Rėmėjai: Jie siūlo pagalbą natūra arba pinigais ilgalaikiam socialinių, kultūrinių, mokslinių ir
aplinkosauginių klausimų sprendimui savo rajone.

62
Šie rėmėjai reklamuoja ir organizuoja virš 80% rengiamų renginių. Dauguma renginių be jų
pagalbos tiesiog būtų neįmanomi.

Veikla -  Laikas 30 - 60 Minučių

1. Vidinių finansavimo šaltinių tipai ir kiekiai iš

•
•
•
2. Išorinių finansavimo šaltinių tipai ir kiekiai
•
•
•
3. Ar dalyviai mokės mokesčius? Kiek? Kokį viso biudžeto nuošimtį?
•
•
4. Ar mums reikia / turime privačių rėmėjų?
•

5. Ar yra viešųjų dotacijų, kurias galėtume panaudoti?

•

Skaitynių sąrašas:

Management of Event Operations

By Julia Tum, Philippa Norton, J. Nevan Wright. Editorial El Servier
Curso de Financiación del Sector Turístico.
Valentín Bote Gómez. Ed. Mc – GrawHill

Naudingi saitai:
http://www.opcspain.org
http://www.nexotur.com/conexo
http://www.iccaworld.com

63
 6. Skirsnis. Sveikata, Saugumas ir Rizikos Įvertinimas.

6.1 Rizikos Įvertinimas – Penkios Pakopos

1. Identifikuoti rizikas
2. Nustatyti kas rizikuoja
3. Nustatyti ar yra pakankama kontrolė
4. Užfiksuoti radinius
5. Įvertinimų apžvalga, jei būtina

Identifikuoti rizikas

Pradžiai kontrolinis sąrašas padėtų nustatyti esamas rizikas. Patirtis, buvusieji įrašai ir
stebėjimo įgūdžiai yra svarbiausi kontrolės punktai.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Pasidaliję į mažas grupes nustatykite galinčius pasitaikyti renginyje tipinius pavojus. Ar jūsų
nuomone lauko renginyje slypi daugiau pavojų negu patalpoje ar mišriame?

 * Jūsų sąrašas gali įskaityti punktus iš Priedų.

6.2 Pavojų Kategorijos

 Fiziniai: triukšmas, vibracija, lazeriniai ir elektriniai pavojai

 Cheminis: nuodai, rūdys, dirgikliai, pavojingos medžiagos ir ugnis

 Poziciniai: darbas aukštyje, darbas prie vandens, vietos išsidėstymas, mašinos ir laikini
statiniai

 Aplinkos: karštis, šaltis, vėjas, teršalai, skardžiai

 Sveikata: nuovargis, dehidracija, sužeidimai, psichologinė įtampa

Gaisras kartais traktuojamas kaip atskira kategorija.

Pasvarstykite kaip šios kategorijos galėtų sąveikauti.

Nustatykite kas rizikuoja

Kai kurie žmonės yra daugiau pažeidžiami ir mažiau atskaitingi tam tikrų pavojų akivaizdoje – štai
konkretūs pavyzdžiai:
• Vaikai ir jų prižiūrėtojai
 Pagyvenusieji
 Neįgalieji
 Savanoriai
 Rangovai
 Jaunos motinos ir nėščiosios
 Kitakalbiai
 Apsvaigusieji
Rizikuojančiųjų nustatymo svarbumas štai kur:

64
  Jų skirtingas pažeidžiamumas
 Jų skirtinga patirtis ir supratimas
 Jų skirtingas pavojaus pajutimas
 Jų skirtingas sugebėjimas atsiliepti į informaciją
 Jų skirtingas elgesys tam tikrose situacijose

6.3 Rizikos Įvertinimo (Nustatymo) Forma

Gausu metodų ir požiūrių į rizikos įvertinimo formas ir jų atlikimą. Žemiau yra toks pavyzdys.
Papasakokite apie esančias administracines rizikos įvertinimo formas ir specifinius šios srities
įstatymus, veikiančius jūsų šalyje.

• Nubraižykite renginio rizikos įvertinimo schemą

 Naudokitės paprasta Likerto Skale (numeravimo skalė)
 1 -10 Pavojingumas (S)
 1 žemas, o 10 aukštas
 Skalė 1 - 5 (1 žemas,o 5 aukštas) Galimybė (L) -
 Įveskite kokios galėtų būti turimos kontrolės priemonės ir mėginkite, kaip vadybininkų
komanda, nustatyti kitas problemas.
 Pavojingumo balas tikriausiai pasiliks toks pat, o galimybės balas sumažės.
 Mėginkite užbaigti visas gardeles.
 Tikslumas ir specifiškumas čia yra būtini.

* Remkitės Rizikos Įvertinimo Formų ir Rizikos Įvertinimo Schemos Priedais.

Renginiai gali būti ypač pažeidžiantys sveikatą ir saugumą, nes:

• Jie paprastai liečia kokią nors “audienciją”

• Rizikingos veiklos gali būti renginio tikslu
• Jie gali būti vienkartiniai arba vieninteliai (netradiciniai)
• Jie gali naudotis mažai patyrusiais ar išmanačiais žmonėmis
• Jie visada įtraukia rangovus

6.4 Pagrindiniai Apibrėžimai

• Pavojus = kažkas galintis sukelti nelaimę

• Rizika = pavojaus galimybė
• Rizikos vertinimas = rizikos nustatymo būdas
• Rizikos kontrolė = priemonės rizikos sumažinimui

• Veiksmingam sveikatos ir saugumo priemonių vykdymui būtų gerai išdirbti tam tikrą
sistemą.
• Sveikatos ir saugumo valdymui reikia priimti teisingą planų ir jų vykdymo taktiką.
HSG65 Sveikatos ir Saugumo Valdymo Sistema priimta Jungtinėje Karalystėje.

Sveikatos ir Saugumo Politika

Organizavimas

65
 Auditas Planavimas ir jo Įgyvendinimas

Vykdymo Matavimas

Patikros Atlikimas

Šaltinis: Sveikatos ir Saugumo Administratorius Jungtinėje Karalystėje, HSE (1997)

Sveikatos ir saugumo problemoms spręsti pagal įstatymą iš organizacijų yra arba gali būti
reikalaujama turėti raštu prisiimtą veiksmų planą. Jame turėtų būti:

• Ketinimų išdėstymas
• Atsakomybių ir vaidmenų sąrašas
• Detalės kaip yra nustatomos ir kontroliuojamos rizikos.

Renginiai dažnai yra daugianarių veiklų vyksmas ir to vyksmo elementai turi būti kruopščiai
koordinuojami (derinami).

6.5 Organizavimas

Į Organizavimą įeina:

• Vadovybės Kontrolė, Visų įstaigų bendradarbiavimas, visų lygių Ryšiai ir personalo

Kompetencija .

• Vadovybės nurodymai turėtų užtikrinti personalo, rangovų, savanorių ir t.t. sugebėjimus.

• Specialistai ir konsultantai turėtų gerai informuoti organizaciją apie rizikų galimumą.

Planavimas ir Įgyvendinimas

• Šis elementas yra susijęs su renginio planavimu saugumo srityje per rizikų įvertinimu bei
teisinga jų vadyba ir kontrole.
• Kai yra apspręsta dėl rizikos vertintojo, turi būti sudarytas renginio veiksmų planas, o
atitinkamai jame turi atsispindėti tai, kas visą tai įgyvendina, prižiūri ir seka.
• Rizikos įvertinimas taip pat reikalauja priemonių kovai su netikėtumais ir atsitikimais.
• Šie visi kontrolės straipsniai turi būti įtraukti į biudžetus.
• Renginių metu paprastai yra naudojami taip vadinamieji paskutiniųjų minučių saugumo
pasitikrinimai, kad būtų išvengta nemalonių atsitiktinumų.
• Rizikos įvertinimo procesas turi vykti kartu su renginio veiksmais iki pat jo pabaigos ir
kiekvienu momentu iškilus pavojams, rizikos vertintojai turi būti pasiruošę imtis atitinkamų
veiksmų. Lankstumas yra labai svarbu.

6.6 Vykdymo Matavimas

Kad sistema būtų veiksminga, jos vykdymas turi būti matuojamas:

• Tikrinant procedūrų laikymąsi - SĖKMĖ ( = aktyvus sekimas ( monitoringas)

• Registruojant ir tyrinėjant atsitikimus - NESĖKMĖ = reaktyvinis sekimas ( monitoringas)

Kai kas iš šios patikros taps įgyvendinimo pakopos dalimi, o kai kas pereis į kontrolės
pakopą.

Teisingai atliekamas matavimas yra vadinamas “aktyviuoju sekimu”.

66
 • Nustatytų kurso ir procedūrų laikymasis yra tikrinamas apklausinėjant, stebint,
pasitikrinant vietose ir naudojantis kontroliniais sąrašais.

• Reikalaujamų dokumentų patikrinimas vietoje, kad saugumo patikros buvo atliktos

pagal planą ir, kad buvo pravesti atitinkami apmokymai.

Neteisingai atliekamų veiksmų matavimas yra vadinamas “reaktyviuoju sekimu”.

• Nelaimingų atsitikimų ir įvykių tyrinėjimas.

• Nelaimingų atsitikimų pranešimų ir įvykių įrašų tyrinėjimas norint surasti pavyzdžius ir

silpnąsias vietas.

• Ilgalaikių negalavimų tarp personalo patikra.

Sėkminga Sveikatos ir Saugumo Vadyba

• Aiškiai nustatyti sveikatos ir saugumo atsakomybes:

-Sveikatos ir saugumo planavimą laiku įderinti į bendrąjį renginio planavimą – o ne pavėluotai.
- Kovai su pavojais ir rizikomis bus reikalingas biudžetas įrangai, personalui, kontrolės
sistemoms įsigyti.
• Personalo apmokymas ir išmanančių sveikatos ir saugumo patarėjų išnaudojimas.

67
Priedas 6. RIZIKOS ĮVERTINIMO Forma

Vieta .......................... Vertintojas .......................... Data ................. Kopijos į ........................

Pavojingu
mas x Pavojingu Reikiami
Vieta Pavojus ir Kam Įmanomu Esančios Kontrolės mas x Veiksmai kai Kiti Komentarai
Pasekmė mas = Priemonės Įmanomu Nepakankamai
Pirminė mas = Kontroliuojamos
Rizika dėl Liekamoji Rizikos
kontrolės Rizika
nebuvimo
PxĮ=R PxĮ=R

68
Pakartotinio Įvertinimo Data .........................

RIZIKOS įVERTINIMAS
Įvertinta Vieta: Muzikos Festivalis 15,16 & 17 Rugpjūtis, 2008 … 6 puslapių tęsinys, 28 pavojai

Pavojingu
mas x Pavojingu Reikiami
Vieta Pavojus ir Kam Įmanomu Esančios Kontrolės mas x Veiksmai kai Kiti Komentarai
Pasekmė mas = Priemonės Įmanomu Nepakankamai
Pirminė mas = Kontroliuojamos
Rizika dėl Liekamoji Rizikos
kontrolės Rizika
nebuvimo
PxĮ=R PxĮ=R
Žmonių Kelių žmonių Lankytojai Scenos prieigos buvo patikrintos Didelių minių atveju Vyresnysis stiuardas
griūtis griuvimas griūties ir rastos beveik lygios ir be reikalingas akylumas seks situaciją.
scenos minioje. vietoje. 10 4 40 pašalinių kliuvinių, žemės 10 2 20 ir budrumas. Minioje visaip
priekyje. Kai kurie paviršius atrodo normaliai. . atsitinka. Vyr.
susižeidė. Stiuardas nusiunčia
administratorių į
įvykį, kuris blogesniu
atveju gali sustabdyti
renginį ir iškviesti
kontrolę.
2. Barjero lūžimas Lankytojai Patikrinti scenos barjero Barjerai bus tikrinami
Sulūžo iššaukė minios scenos patikimumą naudojimui. Tokie ar nėra spragų rankų
priekinissc griūtį ir žmonių priekyje. 10 4 40 barjerai atlaiko 5kN/m 10 1 10 Jokių žinių. susižeidimams ir
enos sužalojimus. stačiakampio apkrovą. Kiekvieną panašiai.
barjeras. dieną prieš atidarant duris juos
tikrinti.
3.Mažas Tai gali sukelti Lankytojai. Speciali darbuotojų grupė Viskas sutvarkyta.
šiukšlių rimtesnį gaisrą. patikrins situaciją ir rankiniu būdu
užsidegim 2 4 8 užgesins ugnį. 2 4 8
as.

69
4. Rimti Šiukšlės bus pašalintos kiekvieną Per šventes tokie
Didelis apdegimai, Lankytojai dieną prieš atsidarant. Ir Šis dalykas bus dalykai atsitinka.
šiukšlių ugnies ir 6 4 24 darbuotojai ir gaisrininkai imsis 6 2 12 tikrinamas ir Rengėjų politika yra
užsidegim plėtimąsi. darbuotojai priemonių kad nieko panašaus sekamas. kaip galima daugiau
as. . nebeatsitiktų. tai minimizuoti
5. Pėsčiojo Eismo įvykiai Mašinų eismas bus apribotas laiko Šis atvejis bus ir Tokios problemos
ir mašinos su pėsčiaisiais atžvilgiu ypač susigrūdimo toliau sekamas bei iškildavo ir
susidūrima iššaukiant Lankytojai 8 4 32 vietose. Jų judėjimas bus sekamas 8 2 16 pastoviai ankstesniuose
s. sužalojimus ar darbuotojų. Būtinumo atveju į kontroliuojamas. renginiuose. Viskas
mirtį. pagalbą atvyks specialios mašinos daroma, kad jos
su mirksinčiomis lempomis. nebesikartotų.

70
RIZIKOS ĮVERTINIMO SCHEMA

Jei likutinė rizika

Kas paveikti? Ar jie per aukšta, kokie
Skirtingų vietų, tikrai pažeidžiami kontrolės veiksmai
veiklų ir pavojų pavojų? ją patenkins?
tipai.

Pavojingu
mas x Pavojingu Reikiami
Vieta Pavojus ir Kam Įmanomu Esančios Kontrolės mas x Veiksmai kai Kiti Komentarai
Pasekmė mas = Priemonės Įmanomu Nepakankamai
Pirminė mas = Kontroliuojamos
Rizika dėl Liekamoji Rizikos
kontrolės Rizika
nebuvimo
PxĮ=R PxĮ=R

Kiekvienos vietos Nustatykite susietus

sąrašas klausimus, atsakomybes
Įmanomas efektas Kontrolės priemonės ir t.t.
renginio vietoje arba
Įmanomumasx pagal renginio planą.
Įmanomumasx
Pavojingumas = Rizika Pavojingumas =
Rizikos Reitingas

71
 7. Skirsnis. Monitoringas ir Įvetinimas

“Renginio įgyvendinimo įvertinimas yra kritiško stebėjimo, matavimo, sekimo procesas, kad būtų
tiksliai numatytas jo rezultatas. ” Bowdin et al. (2001) p. 271

16 pav. Renginių organizavimo ciklas.

Veikla -  Laikas 10 Minučių

Poromis. Kodėl įvertinti? Poromis. – Išvardinkite klausimus.
• Klausimų paieškoje kreipkitės į Priedus.

7.1 Renginio Įvertinimo Procesas

1. Tiksliai nustatykite renginio įvertinimo kriterijus

2. Sukurkite Įvertinimo Procesą
– Neformalų ir Formalų
– Kliento atgalinis ryšys
– Dalyvių/lankytojų ir t.t. atgalinis ryšys
– Renginio vadybos komandos atgalinis ryšys
– Individualas
3. Nustatykite tinkamus šaltinius informacijos/duomenų įvertinimui

Įvertinimas ir Sekimas (Monitoringas)

• Sumuojantis – renginio gale

• Formatyvinis – formuojamas viso renginio procese
• Aktyvus Sekimas – reikalingas visame renginio planavimo procese. – Dar kartą
paskaitykite: Watt (1998) and Shone with Parry - Event Planning Models

72
 7.2 Kietieji ir Minkštieji Kriterijai

• Kietieji kriterijai liečia išeigą ir linksta link materialumo ir kiekybiškumo.

• Minkštieji kriterijai liečia procesą ir linksta link nematerialumo ir kokybiškumo.

Veikla -  Laikas 5 Minutės

• Poromis: Išvardinkite kaip galima daugiau informacijos šaltinių, kuriais jūs galėtumėte
pasinaudoti per kietuosius ir minkštuosius kriterijus.
* Ieškodami papildomų šaltinių pasinaudokite Priedais.

Veikla -  Laikas 5 Minutės

• Poromis: išvardinkite potencialias priemones/būdus, kuriuos jūs galėtumėte panaudoti

įvertinime.

* Ieškodami papildomų šaltinių pasinaudokite Priedais.

Kokią naudą ir iššūkius/kliuvinius renginio vadybos organizacijai sukelia įvertinimo priemonės bei
būdai?

Priedo Skirsnis 7.

Galimi atsakymai į tai, kaip mes turėtume įvertinti:

• Nustatyti arba spręsti problemas
• Ieškoti būdų vadybos tobulinimui
• Nustatyti ar apsimoka rengti renginį ar jo programą
• Pamatuoti renginio sėkmę ir nesėkmę
• Nustatyti kaštus ir pajamas
• Įvertinti ir pamatuoti poveikius
• Patenkinti rėmėjus, tarpininkus, valdžią (atskaitomybė)
• Laimėti pripažinimą, pasitikėjimą, paramą.

Individualiai pateikite žemiau duotus informacijos šaltinius kietųjų ir minkštųjų kriterijų

įvertinimui.

Atsakymai kietiesiems (h) ir minkštiesiems (s) kriterijams – kai kurie atsakymai yra ginčytini.

Vykdymo specifikacijos - h
• Teigiamas įvaizdis-s
• Bendra kokybė -s
• Resursų nepriteklius-h

73
 • Personalo įsipareigojimai – s
• Lankytojų įspūdžiai –s
• Vadovybės pastabos ir komentarai-s
• Pardavimų duomenys – h
• Lankytojų skaičius – h
• Finansinės ataskaitos ir sąskaitos - h
• Paskutinieji terminai -h
• Bendradarbiaujantis požiūris - s
• Etiškas elgesys - s
• Kaštų poreikis- h
• Socialinė gerovė – s
• Lankytojų srauto rodiklis- h
• Išeitinės apklausos - s
• Lankytojų profiliai - h
• Specifinės kokybės standartai –h
• Personalo ir savanorių sąveika - s

Galimi atsakymai – Įvertinimo Priemonės ir Būdai.

• 1) stebėjimas
• 2) audio juostelės įrašai
• 3) interviu
• 4) derybinės grupės
• 5) video įrašai
• 6) liaudies balsas
• 7) pasiūlymų dėžutė
• 8) žiniasklaidos sekimas – laikraščių iškarpos ir t.t..
• 9) nuotraukos
• 10) paslaptingi svečiai
• 11) apklausos lapai
• 12) personalinis žurnalas
• 13) darbuotojų susirinkimas

74
75
76